Cara membuat jadwal kerja (+ template jadwal kerja)

Penelitian menunjukkan bahwa manajer menghabiskan sekitar 3,14 jam per minggu untuk membuat jadwal kerja, yang berarti sekitar 20% waktu manajer di tempat kerja.

Tapi tiga jam sepertinya sedikit waktu untuk tugas yang begitu penting.

Dan memang benar — jumlah waktu memang tampak sedikit — tetapi, untuk merencanakan dan membuat jadwal kerja yang sempurna, Anda tidak perlu berlebihan.

Tapi di mana untuk memulai? Pikiran Anda pasti penuh dengan pertanyaan, terutama jika Anda baru mengenal manajemen tim. Dari Apa jadwal kerja yang sempurna hingga Dapatkah saya menjadwalkan karyawan di luar jam kerja mereka — kekhawatiran yang mungkin Anda alami adalah hal yang wajar.

Lagi pula, tidak harus seperti itu. Kami akan membahas setiap pertanyaan yang mungkin Anda miliki tentang penjadwalan karyawan , berbicara tentang berbagai jenis jadwal kerja dan semua poin yang perlu Anda bahas sebelum Anda mengeluarkan jadwal .

Sebagai tindakan keamanan khusus — untuk memastikan semuanya berjalan sesuai rencana — kami telah menyiapkan 6 templat jadwal kerja gratis yang dapat Anda unduh dan gunakan sebanyak yang Anda butuhkan.

Akses cepat ke templat jadwal kerja yang dapat diunduh gratis:

• Templat Formulir Ketersediaan Karyawan — Excel, Google Spreadsheet, PDF
• Templat Jadwal Kerja Harian — Excel, Google Spreadsheet, PDF
• Templat Jadwal Kerja Mingguan — Excel, Google Spreadsheet, PDF
• Templat Jadwal Kerja Dua Mingguan — Excel, Google Spreadsheet, PDF
• Templat Jadwal Kerja Bulanan — Excel, Google Spreadsheet, PDF
• Templat Jadwal Kerja Tahunan — Excel, Google Spreadsheet, PDF

Pengantar singkat untuk jadwal kerja

Sebelum kita masuk ke pertanyaan tentang bagaimana menjadwalkan waktu karyawan secara efektif, mari kita lihat dasar-dasar jadwal kerja:

• Apa mereka ,
• Mengapa mereka bermanfaat untuk bisnis , dan
• Jenis jadwal kerja apa yang bisa Anda terapkan .

Apa itu jadwal kerja?

Jadwal kerja (juga dikenal sebagai rota atau roster), adalah daftar yang berisi informasi karyawan seperti:

• Jam kerja
• Pergeseran
• Lokasi kerja
• Tanggung jawab selama periode waktu yang dicakup oleh jadwal
• Informasi karyawan terkait lainnya

Proses pembuatan jadwal disebut sebagai penjadwalan dan biasanya dilakukan oleh seorang manajer. Banyak jenis bisnis memerlukan jadwal, termasuk:

• Toko ritel
• Fasilitas pabrik
• Restoran dan kedai kopi
• Pusat panggilan
• Bisnis dengan tim dukungan pelanggan/pengguna
• Bisnis yang mempekerjakan freelancer
• Bisnis yang mempekerjakan pekerja musiman

Mengapa penjadwalan kerja itu penting?

Ketika Anda memikirkan jadwal kerja, mudah untuk menemukan lusinan alasan mengapa itu penting langsung dari kepala Anda.

Tetapi ada lebih banyak lagi penjadwalan kerja daripada yang terlihat — jadi mari kita langsung ke manfaat yang dapat Anda peroleh jika Anda menginvestasikan waktu dalam membuat jadwal karyawan.

Penjadwalan kerja memastikan operasi yang efisien

Ketika karyawan memahami jam kerja dan tanggung jawab mereka, serta lokasi pekerjaan mereka (jika mereka melakukan kerja lapangan), mereka berada dalam posisi untuk memaksimalkan produktivitas mereka.

Penjadwalan kerja membantu merencanakan pekerjaan sesuai dengan ketersediaan karyawan

Perencanaan kerja yang tepat harus tentang menetapkan jadwal kerja yang membutuhkan perubahan minimum di sepanjang jalan.

Ini biasanya dicapai ketika manajer memperhitungkan kehadiran karyawan, jam kerja yang diharapkan, dan permintaan PTO.

Penjadwalan kerja menghilangkan gagasan pilih kasih

Jadwal kerja membuat shift transparan, sehingga anggota tim dapat melihat shift/tugas setiap orang dan memahami bahwa tidak ada yang (semoga) mendapatkan shift/tugas terbaik setiap saat.

Penjadwalan kerja membantu Anda mengatur waktu dengan lebih baik dan memenuhi tenggat waktu

Manajemen waktu yang tepat penting untuk mempertahankan produktivitas tinggi — dan, jadwal kerja membantu Anda mengatur beban kerja dengan lebih baik, sehingga membuat Anda lebih produktif.

Ketika semua tugas diatur dengan baik, tidak ada karyawan yang terkubur di bawah tumpukan tenggat waktu. Sebaliknya, mereka menemui mereka sesuai rencana dan selalu menjaga beban kerja tetap terkendali.

Penjadwalan kerja membantu karyawan mencapai keseimbangan kehidupan kerja

Ketika karyawan mengetahui kapan mereka dijadwalkan untuk bekerja, mereka dapat merencanakan dan menyeimbangkan kewajiban kerja mereka, tetapi juga janji dengan dokter, tugas pribadi, dan aktivitas keluarga. Ini juga membantu dalam mempertahankan keseimbangan kehidupan kerja yang sehat dan menjaga tingkat stres anggota tim Anda lebih rendah.

Penjadwalan kerja mengurangi pergantian karyawan

Karyawan yang memiliki tingkat stres rendah dan merasa dihargai seperti rekan kerja mereka cenderung tidak meninggalkan pekerjaan mereka.

Penjadwalan kerja membantu meningkatkan kepuasan pelanggan/klien

Jadwal yang dipikirkan dengan matang membantu menjaga alur kerja tetap berjalan seperti jarum jam. Tak perlu dikatakan bahwa, ketika semuanya berfungsi dengan lancar, pelanggan atau klien mendapatkan kualitas layanan yang diharapkan.

Jadwal yang terorganisir sangat bermanfaat jika bisnis Anda mengharuskan Anda untuk berkomunikasi dengan pelanggan melalui telepon — karena dapat berkontribusi untuk mengurangi rata-rata waktu penanganan dan meningkatkan kepuasan pelanggan Anda secara keseluruhan.

Apa saja jenis jadwal kerja?

Meskipun jadwal kerja datang dalam berbagai bentuk dan ukuran (terutama sekarang karena pekerjaan jarak jauh tetap ada), kami masih dapat memilih 12 jenis jadwal kerja utama :

1. Jadwal penuh waktu

Jadwal penuh waktu membuat karyawan bekerja antara 35 dan 40 jam per minggu. Biasanya terkait dengan posisi pekerjaan yang jumlah dan jenis beban kerjanya membutuhkan spesialis penuh waktu.

Banyak negara bagian AS mengamanatkan bahwa karyawan yang bekerja dengan jadwal penuh waktu menerima tunjangan karyawan. Sebagian besar karyawan seperti itu bekerja dengan jumlah hari yang sama per minggu dan jumlah jam yang sama per hari. Namun, jam kerja mereka yang tepat mungkin tetap (misalnya 9:00 – 17:00) atau fleksibel (misalnya 8 jam per hari, tanpa urutan tetap).

Contoh : Seorang desainer in-house dijadwalkan untuk bekerja 40 jam per minggu, 8 jam per hari, dari Senin sampai Jumat.

2. Jadwal paruh waktu

Jadwal paruh waktu memiliki karyawan yang bekerja kurang dari jadwal setara penuh waktu yang ditentukan oleh perusahaan (misalnya, di perusahaan yang menghitung 35 jam per minggu sebagai penuh waktu, apa pun yang lebih sedikit dianggap sebagai paruh waktu). Hal ini biasanya terkait dengan posisi pekerjaan yang jenis beban kerjanya memungkinkan beberapa karyawan paruh waktu untuk melaksanakannya, atau yang jumlahnya tidak memerlukan pekerjaan penuh waktu.

Karyawan dengan jadwal paruh waktu mungkin tidak mendapatkan tunjangan karyawan yang biasanya dikaitkan dengan pekerjaan penuh waktu. Jadwal tersebut mungkin konsisten (misalnya 9:00 – 14:00 setiap hari kerja), atau tidak (misalnya 8:00 – 13:00 dari Senin sampai Rabu + 13:00 – 18:00 pada hari Sabtu dan Minggu ).

Contoh : Seorang nyonya rumah restoran yang bekerja 25 jam per minggu, selama jam sibuk dalam sehari.

3. Jadwal tetap

Jadwal tetap memiliki jadwal dengan jumlah hari dan jam kerja yang sama per minggu. Dapat digunakan untuk semua jenis bisnis yang membutuhkan karyawan untuk bekerja sama pada waktu yang sama, atau melayani pelanggan/klien selama jam buka tetap. Jadwal tetap mungkin melibatkan pekerjaan penuh waktu atau paruh waktu.

Contoh : Tim spesialis SDM yang dijadwalkan bekerja Senin sampai Jumat, dari jam 9.00 sampai 17.00

4. Jadwal yang fleksibel

Jadwal yang fleksibel menetapkan bahwa seorang karyawan perlu bekerja dalam jumlah jam tertentu per hari, sebagai persyaratan minimum (misalnya 6 jam). Tapi, jam sebenarnya akan tergantung pada waktu kedatangan karyawan di tempat kerja (mis. Karyawan tiba pada hari Senin jam 8:00 pagi dan kemudian bekerja hingga jam 2:00 siang. Tetapi, dia tiba pada jam 9:00 pagi pada hari Selasa dan kemudian bekerja sampai pukul 15.00).

Jadwal tersebut mungkin penuh waktu atau paruh waktu. Dapat digunakan untuk semua jenis bisnis yang TIDAK mengharuskan karyawan untuk bekerja sama pada waktu yang sama, atau melayani pelanggan/klien selama jam buka tetap.

Contoh : Seorang spesialis dukungan pelanggan dijadwalkan untuk bekerja Senin sampai Jumat selama 8 jam per hari, dari saat kedatangan ke kantor.

5. Jadwal mengambang

Jadwal mengambang melibatkan bagian utama yang tetap (karyawan berada di tangan majikan) dan variabel, bagian "mengambang" (karyawan dapat memilih waktu mulai dan berakhirnya selama hari kerja).

Dalam prakteknya, floating schedule telah digunakan selama beberapa waktu. Tapi, mereka hanya diberi kerangka hukum dengan diperkenalkannya undang-undang “Flexible and Workable” (FWW-act) — setidaknya di Belgia.

Contoh : Seorang teknisi pemeliharaan dijadwalkan untuk mengganti bagian penting dari mesin es krim setelah setiap 20.000 galon es krim dibuat, yang terjadi setiap dua minggu. Sementara perawatan mesin es krim adalah tugas tetap yang dilakukan setiap dua minggu, teknisi perawatan melakukan pekerjaan lain sementara itu.

6. Jadwal berbasis shift

Jadwal berbasis shift biasanya diterapkan dalam bisnis yang beroperasi selama 10 jam atau lebih per hari. Jika sebuah bisnis beroperasi 24/7, mereka biasanya menerapkan pendekatan tiga shift: karyawan selalu bekerja atau bergiliran bekerja di shift pertama (shift pagi), shift kedua (shift siang), dan shift ketiga (shift malam).

Contoh : 3 petugas SPBU yang bergiliran bekerja dalam tiga shift (07.00 – 15.00; 15.00 – 23.00; 11.00 – 07.00) Senin sampai Kamis.

7. Jadwal musiman

Jadwal musiman mungkin berbasis shift, fleksibel, tetap, paruh waktu, atau penuh waktu, tetapi terbatas pada musim atau periode waktu tertentu (misalnya musim liburan musim dingin di bulan November dan Desember).

Contoh : Dua Sinterklas dijadwalkan bekerja di pusat perbelanjaan sepanjang November dan Desember, dalam dua shift (Shift 1: 8:00 – 14:00; Shift 2: 14:00 – 20:00).

8. Jadwal lembur

Jadwal lembur melibatkan bekerja lebih dari standar 40 jam per minggu. Tergantung pada hari atau lama lembur, tetapi juga negara bagian AS tempat pekerja tersebut bekerja, lembur dibayar 1,5. atau dua kali lipat tarif karyawan biasa — ini hanya berlaku untuk karyawan yang tidak dibebaskan dari Fair Labor Standards Act (FLSA).

Contoh : Seorang pelayan yang dijadwalkan bekerja 45 jam dalam satu minggu — 5 jam tambahan yang dijadwalkan dianggap lembur.

9. Jadwal terkompresi

Jadwal terkompresi melibatkan kerja tradisional 35-40 jam per minggu, tetapi dalam hari yang lebih sedikit.

Contoh : Pencuci jendela dijadwalkan bekerja 40 jam per minggu, 10 jam per hari (07.00 – 17.00) Senin sampai Kamis.

10. Jadwal bergilir

Jadwal bergilir biasanya terkait dengan pekerjaan berbasis shift. Karyawan ditugaskan shift berdasarkan pola yang telah ditentukan, biasanya setiap minggu atau setiap hari.

Contoh : Seorang dokter yang bekerja di UGD dijadwalkan bekerja shift siang 12 jam pada hari Senin dan Sabtu dan shift malam 12 jam pada hari Selasa dan Minggu. Rabu, Kamis, dan Jumat libur.

11. Jadwal terpisah

Jadwal split melibatkan penguraian intro hari kerja tiga poin berbeda:

• Bekerja selama beberapa jam dalam sekali jalan
• Memiliki beberapa jam libur
• Bekerja selama beberapa jam setelah "istirahat"

Contoh : Seorang sopir taksi yang dijadwalkan bekerja dari jam 5:00 pagi sampai jam 9:00 malam, istirahat dari jam 9:00 pagi sampai jam 2:00 siang, dan kemudian mulai bekerja lagi dari jam 2:00 siang sampai jam 9 malam.

12. Jadwal panggilan

Jadwal on-call melibatkan karyawan yang tersedia selama waktu tertentu dalam sehari, atau hari-hari pada umumnya, ketika mereka mungkin, atau mungkin tidak dipanggil untuk bekerja.

Contoh : Seorang petugas pemadam kebakaran yang dijadwalkan untuk bekerja sesuai panggilan harus berada di sekitar 5 menit dari stasiun pemadam kebakaran selama hari-hari yang dijadwalkan.

Bagaimana cara terbaik untuk membuat jadwal kerja?

Untuk menjadwalkan waktu karyawan secara efektif, Anda harus:

1. Luangkan waktu untuk memahami tim Anda.
2. Luangkan waktu untuk menganalisis beban kerja.
3. Lacak jam masuk dan jam keluar karyawan.
4. Ikuti seperangkat aturan untuk menjadwalkan karyawan secara adil.
5. Membangun sistem komunikasi tim yang efisien.
6. Posting jadwal kerja minimal 7 hari sebelumnya.
7. Hindari kesalahan penjadwalan yang umum.
8. Hormati preferensi kerja dan permintaan cuti sebanyak yang Anda bisa.
9. Jadwalkan setidaknya satu karyawan terbaik per shift.
10. Libatkan karyawan dalam proses penjadwalan.
11. Gunakan templat jadwal kerja untuk mempercepat proses penjadwalan.

Mari kita lihat setiap poin secara detail.

#1: Luangkan waktu untuk memahami tim Anda

Anda mungkin berpikir bahwa memiliki cukup banyak orang selama shift sudah cukup untuk sukses. Namun, Anda juga harus memastikan bahwa mereka adalah orang yang tepat untuk jenis tugas, jumlah beban kerja, waktu, atau jenis pelanggan.

Jadi, langkah nyata pertama dalam menciptakan jadwal kerja yang efisien adalah mengetahui tim Anda. Buatlah daftar yang mencakup mereka:

• Keterampilan yang relevan
• Kualitas pribadi seperti ketekunan, efisiensi, atau keandalan
• Sertifikasi, pendidikan yang relevan, pengalaman
• Status pekerjaan mereka (Apakah mereka penuh waktu atau paruh waktu?)
• Tipe kepribadian (Apakah mereka introvert atau ekstrovert?)
• Kebiasaan kerja, terutama jika Anda memiliki jadwal yang fleksibel, dan beberapa karyawan memiliki kebiasaan datang lebih cepat dari yang lain

Dengan daftar seperti itu, Anda akan dapat memilih rekan tim yang ideal untuk setiap shift/tugas.

Contoh : Menugaskan pengembang full-stack ekstrovert, yang cenderung datang lebih lambat dan menyelesaikan pekerjaan di lain waktu, dengan panggilan harian pukul 17.00 dengan klien yang baru memulai hari kerjanya karena perbedaan zona waktu.

#2: Luangkan waktu untuk menganalisis beban kerja

Sekarang setelah Anda memahami keterampilan, kualitas, dan sifat setiap anggota tim Anda, inilah saatnya Anda menganalisis beban kerja dan sumber daya yang Anda miliki untuk menanganinya.

Salah satu opsinya adalah membuat bagan hari kerja dan jam kerja yang tersedia bagi tim Anda. Jadi, jika Anda beroperasi pada jadwal fleksibel berbasis 8 jam Senin sampai Jumat, anggota tim Anda akan memiliki masing-masing 40 jam untuk melakukan pekerjaan mereka.

Kemudian, Anda dapat mengidentifikasi jam sibuk atau tugas terpenting yang perlu dilakukan, dan menjadwalkan spesialis yang paling dibutuhkan.

Atau, Anda selalu dapat mengetahui ketersediaan dan pembagian kerja semua orang dengan memanfaatkan fitur penjadwalan tim dan proyek Clockify.

Anda dapat melihat proyek terpisah dan melihat siapa yang secara aktif terlibat di dalamnya, atau memeriksa anggota tim individu dan dengan cepat mengetahui siapa yang kelebihan pesanan, siapa yang bekerja melebihi kapasitas, dan siapa yang tersedia.

#3: Lacak waktu masuk dan keluar karyawan

Pencatatan waktu karyawan tidak hanya membantu melacak jam lembur (jika bisnis Anda mengizinkan lembur), tetapi juga memberi karyawan catatan jam kerja yang jelas.

Sebelum mengatur jadwal kerja Anda, Anda harus menginstruksikan karyawan Anda tentang cara melacak waktu masuk jam kerja mereka. Untuk tujuan ini, Anda dapat menggunakan aplikasi jam waktu karyawan, seperti Clockify.

Clockify membantu Anda menentukan proyek dan tugas Anda serta menetapkan tugas ke anggota tim. Setelah semua tugas didistribusikan, anggota tim dapat melacak kemajuan mereka dengan 2 cara:

1. Dengan melacak waktu dalam mode pengatur waktu — minta semua orang memulai/menghentikan pengatur waktu saat mereka mulai bekerja/menyelesaikan tugas yang diberikan/shift hari ini.

2. Dengan mencatat waktu setelah bekerja secara manual, juga dengan 2 cara berbeda:

Dalam mode manual — minta semua orang menambahkan durasi untuk setiap tugas/shift yang ditetapkan secara manual.

Dalam lembar waktu — minta setiap orang menambahkan durasi shift untuk setiap hari dalam kartu waktu mingguan.

Semua waktu yang dimasukkan nantinya dapat dilihat dalam laporan visual dan mingguan yang dapat membantu Anda dalam membuat jadwal yang lebih baik lagi di masa mendatang.

Jika karyawan Anda mencatat jam yang dapat ditagih, Anda juga dapat menggunakan data Clockify untuk penggajian — karena pelacak akan secara otomatis menghitung berapa banyak Anda harus membayar karyawan berdasarkan waktu yang mereka lacak.

#4: Ikuti seperangkat aturan untuk menjadwalkan karyawan secara adil

Meskipun masih banyak yang harus dilakukan untuk memastikan karyawan dapat menjaga keseimbangan kehidupan kerja yang sehat, Hukum Penjadwalan Prediktif adalah satu langkah lebih jauh dalam melindungi karyawan dari kerja berlebihan.

Undang-undang ini mengamanatkan praktik penjadwalan tertentu untuk diikuti, seperti pemberitahuan sebelumnya tentang jadwal kerja.

Jika karyawan tidak diberitahu tepat waktu tentang jadwal mereka yang akan datang, mereka menerima pembayaran yang dapat diprediksi.

Meskipun hanya segelintir kota AS yang saat ini memberlakukannya (misalnya Chicago, Emeryville, Philadelphia, New York, San Francisco, dan Seattle), dan hanya industri tertentu (misalnya layanan makanan, ritel, dan perhotelan), 10 aturan penjadwalan yang ditentukan oleh ini undang-undang dapat menjadi tambahan yang bagus untuk praktik penjadwalan apa pun:

Aturan #1 — Berikan “Perkiraan itikad baik” untuk jadwal semua karyawan baru.

Aturan #2 — Mintalah karyawan menyatakan waktu/hari kerja dan preferensi lokasi mereka.

Aturan #3 — Beri tahu karyawan sebelumnya tentang jadwal kerja mereka.

Aturan #4 — Tawarkan jam tambahan kepada karyawan yang sudah ada sebelum mempekerjakan orang baru.

Aturan #5 — Beri tahu karyawan tentang perubahan jadwal kerja mereka.

Aturan #6 — Tawarkan pembayaran premium untuk perubahan jadwal yang harus Anda lakukan tanpa pemberitahuan tepat waktu.

Aturan #7 — Berikan waktu istirahat di antara dua shift karyawan, kecuali jika karyawan tersebut setuju untuk bekerja selama waktu tersebut.

Aturan #8 — Simpan catatan jadwal sebelumnya, untuk referensi di masa mendatang.

Aturan #9 — Miliki daftar hak terkait jadwal yang dipasang di tempat kerja dan/atau mudah diakses secara online.

Aturan #10 — Jangan membalas dendam terhadap karyawan yang mencoba menegakkan hak karyawan terkait jadwal.

#5: Bangun sistem komunikasi tim yang efisien

Salah satu kunci produktivitas tim dan manajemen waktu karyawan yang tepat adalah memastikan tim merasa terhubung dan mendapat informasi yang baik tentang perkembangan, pembaruan, atau perubahan terkini pada alur kerja atau beban kerja yang diharapkan.

Jadi, pastikan Anda selalu mengomunikasikan perubahan apa pun yang terkait dengan jadwal kerja, dan beri semua orang kesempatan untuk menghubungi Anda dengan pertanyaan dan permintaan mereka sendiri.

Untuk membangun sistem komunikasi yang efisien, jangan lupa untuk:

• Beri tahu karyawan segera setelah Anda selesai dan memposting jadwal kerja terbaru.
• Beri tahu semua orang tentang pembaruan jadwal menit terakhir atau kewajiban tambahan yang tidak terduga.
• Nyatakan dengan jelas bahwa tim Anda perlu memberi tahu Anda kapan pun mereka bertukar shift atau mengambil tugas tambahan, karena perubahan ini dapat memengaruhi penjadwalan lebih lanjut.

Tentu saja, untuk mengelola semua komunikasi ini, Anda perlu membangun sistem komunikasi yang terorganisir dengan baik, yang mungkin melibatkan:

• Pesan teks
• Panggilan telepon
• Email
• Aplikasi obrolan
• Rapat video online

Jika Anda menggunakan Clockify untuk penjadwalan, Anda dapat dengan mudah memberi tahu rekan tim Anda setiap kali ada tugas yang akan datang untuk mereka sehingga tidak ada yang terlewatkan.

Dengan membuat tugas, Anda memilih rentang waktu yang tepat untuk tugas tertentu dan jumlah jam per hari yang harus dicurahkan oleh anggota tim Anda untuk tugas tersebut.

#6: Posting jadwal kerja setidaknya 7 hari sebelumnya

Sejalan dengan Hukum Penjadwalan Prediktif, pemberi kerja harus memposting jadwal kerja baru antara 7 dan 14 hari sebelum jadwal shift pertama. Namun, seperti yang telah kita bahas sebelumnya, undang-undang ini terutama diberlakukan di kota-kota tertentu karena termasuk dalam kategori undang-undang setempat.

Undang-undang ketenagakerjaan federal, seperti Undang-Undang Standar Perburuhan yang Adil memungkinkan pemberi kerja mengubah jadwal tanpa pemberitahuan sebelumnya.

Namun, ketika Anda memberi tahu anggota tim Anda tentang jadwal mereka beberapa hari sebelumnya, Anda menyisakan cukup waktu jika seseorang:

• Perlu menjadwalkan (atau menjadwal ulang) komitmen pribadi untuk mengakomodasi jadwal kerja baru.
• Ingin mencari pengganti atau bertukar shift (Anda dapat membiarkan karyawan menukar shift atau memiliki sistem untuk pengganti).
• Ingin berbicara dengan Anda tentang hari atau waktu mereka bekerja (mungkin Anda selalu menjadwalkan karyawan X pada waktu dan hari yang tidak pernah bekerja untuk mereka).

#7: Hindari kesalahan penjadwalan umum

Saat menjadwalkan, pastikan Anda tidak:

1. Jadwal ganda karyawan yang memiliki tanggung jawab ganda, tetapi dalam shift yang sama

Contoh : Seseorang yang bekerja sebagai nyonya rumah dan busser secara tidak sengaja mendapatkan jadwal ganda.

2. Jadwalkan staf untuk posisi yang tidak mereka latih untuk diisi

Contoh : Seorang Pantry Chef di sebuah restoran mewah sedang dijadwalkan untuk menjalankan tugas sebagai Roast Chef.

3. Kurangi jadwal atau terlalu banyak jadwalkan karyawan Anda, dalam hal jam kerja mereka

Contoh : Seorang karyawan paruh waktu yang dijadwalkan dengan shift yang terlalu banyak, atau karyawan penuh waktu yang dijadwalkan dengan shift yang terlalu sedikit.

4. Kurangi jadwal atau terlalu banyak jadwalkan karyawan Anda, dalam hal beban kerja yang diharapkan

Contoh : Menyadari bahwa bar koktail kekurangan staf selama happy hour.

#8: Hormati preferensi kerja dan permintaan cuti sebanyak yang Anda bisa

Kepuasan karyawan yang tinggi berarti produktivitas yang lebih tinggi. Dan, cara terbaik untuk mendapatkan kepuasan karyawan yang tinggi adalah dengan memberi tahu karyawan bahwa mereka didengar oleh manajemen.

Jadi, jika karyawan tertentu lebih suka bekerja pada jam atau hari tertentu, tampung mereka jika Anda bisa.

Atau, ketika seorang karyawan meminta cuti, cobalah untuk menyetujui permintaan mereka bila memungkinkan.

Selain itu, Anda harus selalu menerapkan sistem yang jelas bagi karyawan yang meminta waktu dan waktu istirahat yang diinginkan. Dengan cara ini, Anda akan membuat permintaan persetujuan/penolakan transparan, memperjelas tidak ada pilih kasih.

Jika Anda dan tim Anda menggunakan Clockify untuk melacak jam kerja dan merencanakan tugas sebelumnya, Anda dapat menyetel kebijakan waktu istirahat dan menyetujui permintaan waktu istirahat tim Anda di tempat.

Menggunakan Clockify sebagai pelacak waktu libur dan liburan juga memberi Anda wawasan yang akurat tentang ketersediaan semua orang dan cuti yang akan datang sehingga Anda dapat menjadwalkan waktu kerja mereka dengan tepat.

#9: Jadwalkan setidaknya satu karyawan terbaik per shift

Jika bisnis Anda beroperasi dalam shift, pastikan bahwa setiap shift menampilkan setidaknya salah satu pemain top Anda dalam hal keterampilan, keahlian, pengalaman, dan kualitas pribadi karyawan yang relevan. Ini sebagian besar akan meningkatkan kualitas shift, tetapi juga pengalaman pelanggan. Selain itu, karyawan yang kurang berpengalaman (terutama yang baru direkrut) akan memiliki seseorang untuk dijadikan panutan dalam hal standar kerja atau meminta dukungan saat dibutuhkan.

Memiliki salah satu karyawan terbaik Anda sangat relevan selama masa sibuk ketika Anda ingin seseorang yang dapat diandalkan di tempat kejadian untuk "menarik" beban kerja dan menginspirasi rekan tim lainnya untuk mengikuti langkah.

Contoh : Menjadwalkan spesialis layanan makanan yang andal untuk mengoperasikan mesin kasir, melayani pelanggan, dan menyimpan persediaan selama jam makan siang di kawasan bisnis kota.

#10: Libatkan karyawan dalam proses penjadwalan

Anda mungkin tidak ingin membuang waktu untuk pembaruan jadwal kerja yang konstan karena karyawan Anda selalu meminta pertukaran shift atau perpanjangan tenggat waktu.

Untuk meminimalkan hal ini, Anda dapat bertujuan untuk melibatkan karyawan dalam proses pembuatan jadwal kerja sebanyak yang Anda anggap cocok.

1. Minta seseorang membantu Anda dalam menjadwalkan

Rekan kerja lebih mungkin untuk memahami apa yang rekan kerja mereka pikirkan tentang jadwal mereka, jadi meminta seseorang dari "dalam" secara langsung membantu Anda dengan jadwal adalah optimal. Dengan cara ini, Anda akan mengetahui apakah anggota tim Anda:

• Puas dengan waktu yang ditentukan
• Ingin lebih banyak atau lebih sedikit waktu yang dijadwalkan per minggu
• Lebih suka hari atau waktu lain untuk jadwal mereka

2. Minta tim mengisi grafik ketersediaan

Dengan grafik ketersediaan, yang perlu dilakukan karyawan hanyalah menandai hari-hari ketika mereka tersedia untuk bekerja selama minggu tertentu. Nantinya, Anda akan menggunakan data ini untuk membuat jadwal kerja yang layak.

Contoh : Anda menjadwalkan seseorang untuk shift pertama, tetapi seseorang itu tidak tersedia untuk bekerja selama waktu tersebut. Anda melirik bagan ketersediaan dan menemukan karyawan yang cocok berikutnya yang menandai ketersediaannya selama waktu yang diperlukan. Anda bahkan mungkin menemukan bahwa Anda akan memiliki cadangan untuk cadangan Anda jika jumlah karyawan yang lebih banyak tersedia.

3. Saat menjadwalkan di luar waktu yang tersedia, konsultasikan terlebih dahulu

Terkadang, terlepas dari semua upaya yang telah dilakukan tim dengan bagan ketersediaan, Anda masih perlu menjadwalkan seseorang di luar waktu ketersediaannya.

Contoh : Mungkin, ada perayaan besar yang diselenggarakan di restoran Anda dan Anda akan membutuhkan semua tangan di dek. Atau, mungkin, ada bug tak terduga di aplikasi Anda, dan Anda perlu memanggil teknisi full-stack untuk membantu Anda dari liburannya.

Keadaan darurat terjadi, tetapi penting bagaimana Anda mendekatinya. Jika memungkinkan, selalu berusaha menemukan orang yang paling tidak nyaman bekerja di luar waktu ketersediaan idealnya.

Contoh : Jika Anda harus memilih di antara dua pilihan, selalu pilih orang yang tidak ada karena janji spa mereka daripada menelepon anggota tim yang ada di rumah sakit mengkhawatirkan anggota keluarganya.

Apa pun itu, yang terbaik adalah selalu menelepon orang yang bersangkutan, menjelaskan situasinya, dan bersikap sopan tentang permintaan tersebut. Karyawan yang dapat diandalkan dan teliti akan memenuhi permintaan Anda jika memungkinkan dan akan menghargai pendapat Anda dalam hal ini.

Namun, cobalah untuk memahami jika seorang karyawan benar-benar tidak dapat menyetujui permintaan Anda, misalnya mereka memiliki janji dengan dokter.

#11: Gunakan templat jadwal kerja untuk mempercepat proses penjadwalan

10 poin sebelumnya dirancang untuk membantu Anda menjadwalkan waktu karyawan secara efektif — tetapi, templat jadwal akan membantu Anda membuat proses penjadwalan lebih cepat dan akurat. Berikut 6 template jadwal kerja yang bisa Anda gunakan sekarang, gratis:

• Templat Formulir Ketersediaan Karyawan
• Templat Jadwal Kerja Harian
• Templat Jadwal Kerja Mingguan
• Templat Jadwal Kerja Dua Mingguan
• Templat Jadwal Kerja Bulanan
• Templat Jadwal Kerja Tahunan

Templat Formulir Ketersediaan Karyawan

Tentang apa ini?

Templat Formulir Ketersediaan Karyawan memberi tim Anda opsi untuk berbagi jam kerja yang tersedia dengan Anda — sehingga Anda dapat menjadwalkan waktu kerja mereka dengan tepat.

Karyawan harus menandai waktu mereka dapat datang untuk bekerja dan/atau bertugas dengan tanda centang (Google Spreadsheet) atau “X” (Excel).

Atau, Anda dapat mencetak formulir dan meminta karyawan mengisinya dengan pena.

Nanti, Anda dapat menggunakan formulir ketersediaan karyawan individu ini untuk membuat jadwal yang layak.

Untuk siapa ini?

Formulir penjadwalan ini sangat cocok untuk semua jenis bisnis yang berputar di sekitar penjadwalan.

️ Unduh Templat Formulir Ketersediaan Karyawan klasik di Excel

️ Unduh Templat Formulir Ketersediaan Karyawan online yang dapat dibagikan di Google Spreadsheet

️ Unduh Templat Formulir Ketersediaan Karyawan yang dapat dicetak dalam PDF

Templat Jadwal Kerja Harian

Tentang apa ini?

Template Jadwal Kerja Harian memungkinkan Anda menjadwalkan jam kerja dan tugas untuk setiap hari kerja.

Cukup masukkan nama karyawan, departemen mereka, tanggal, dan tambahkan tanda centang (Google Spreadsheet) atau “X” (Excel) di samping setiap jam mereka dijadwalkan untuk bekerja.

Atau, Anda dapat mencetak jadwal dan mengisinya dengan pena.

Untuk siapa ini?

Template ini sangat cocok jika Anda lebih suka menjadwalkan jam kerja dan tugas setiap hari.

Jika Anda harus tetap mematuhi aturan penjadwalan pekerjaan setidaknya 7 hari sebelumnya, Anda dapat menggabungkan jadwal berorientasi tugas yang lebih mendetail ini dengan jadwal yang mencakup periode waktu yang lebih lama.

️ Unduh Template Jadwal Kerja Harian klasik di Excel

️ Unduh Templat Jadwal Kerja Harian yang dapat dibagikan secara online di Google Spreadsheet

️ Unduh Template Jadwal Kerja Harian yang dapat dicetak dalam PDF

Templat Jadwal Kerja Mingguan

Tentang apa ini?

Template Jadwal Kerja Mingguan memungkinkan Anda menjadwalkan hari kerja dan shift karyawan setiap minggu.

Cukup tambahkan nama karyawan dan "X" atau tanda centang di bawah setiap hari mereka dijadwalkan untuk bekerja.

Versi Google Sheet dan Excel dari template juga menghitung statistik harian per karyawan, dalam hal:

• Berapa kali karyawan individu telah dijadwalkan untuk bekerja per minggu?
• Berapa kali mereka dijadwalkan untuk bekerja pada shift Pertama, Kedua, Ketiga, atau Split (jika ada)

Atau, Anda dapat mencetak jadwal dan mengisinya dengan pena.

Jika karyawan Anda bekerja dengan shift yang berbeda, bekerja lembur, atau memiliki permintaan khusus terkait jadwal mereka, Anda dapat mengklarifikasinya di bawah setiap baris karyawan.

Untuk siapa ini?

Template ini sangat cocok jika Anda lebih suka menjadwalkan hari kerja setiap minggu, dan/atau membayar karyawan Anda setiap minggu.

️ Unduh Templat Jadwal Kerja Mingguan klasik di Excel

️ Unduh Templat Jadwal Kerja Mingguan online yang dapat dibagikan di Google Spreadsheet

️ Unduh Templat Jadwal Kerja Mingguan yang dapat dicetak dalam PDF

Templat Jadwal Kerja Dua Mingguan

Tentang apa ini?

Template Jadwal Kerja Dua Mingguan memberi Anda pilihan untuk menjadwalkan hari kerja dan shift karyawan setiap dua mingguan.

Cukup tambahkan nama karyawan, dan tambahkan "X" atau tanda centang setiap hari mereka dijadwalkan untuk bekerja.

Versi Google Sheet dan Excel dari template juga menghitung statistik harian per karyawan, dalam hal:

• Berapa kali karyawan individu telah dijadwalkan untuk bekerja per dua minggu?
• Berapa kali mereka dijadwalkan untuk bekerja pada shift Pertama, Kedua, Ketiga, atau Split (jika ada)

Atau, Anda dapat mencetak jadwal dan mengisinya dengan pena.

Jika karyawan Anda bekerja dengan shift yang berbeda, bekerja lembur, atau memiliki permintaan khusus terkait jadwal mereka, Anda dapat mengklarifikasinya di bawah setiap baris karyawan.

Untuk siapa ini?

Template ini sangat cocok jika Anda lebih suka menjadwalkan hari kerja setiap dua minggu sekali, dan/atau membayar karyawan Anda setiap dua minggu sekali.

️ Unduh Templat Jadwal Kerja Dua Mingguan klasik di Excel

️ Unduh Templat Jadwal Kerja Dua Mingguan online yang dapat dibagikan di Google Spreadsheet

️ Unduh Templat Jadwal Kerja Dua Mingguan yang dapat dicetak dalam PDF

Templat Jadwal Kerja Bulanan

Tentang apa ini?

Template Jadwal Kerja Bulanan memungkinkan Anda menjadwalkan hari kerja karyawan dan shift untuk setiap tanggal secara bulanan.

Simply add the employee names, and an “X” or a checkmark under each date they are scheduled to work.

The Google Sheet and Excel versions of the template also calculate the daily statistics per employee, in terms of:

• How many times individual employees have been scheduled to work per month
• How many times they were scheduled to work the First, Second, Third, or Split shift (if applicable)

Alternatively, you can print out the schedule and fill it out with a pen.

In case your employees work different split shifts, work overtime, or have specific instructions regarding their schedules, you can clarify this below each employee row.

Who is it for?

This template is perfect if you prefer to schedule workdays on a monthly basis, and/or pay your employees on a monthly basis.

️ Download the classic Monthly Work Schedule Template in Excel

️ Download the online, shareable Monthly Work Schedule Template in Google Sheets

️ Download the printable Monthly Work Schedule Template in PDF

Yearly Work Schedule Template

Tentang apa ini?

The Yearly Work Schedule Template lets you schedule 5 employees over the course of one year (or several weeks or months).

Simply name your employees and associate each with a symbol (“x1”, “x2”, “x3”, “x4”, “x5”).

Write the appropriate symbol (eg “x1” for employee 1) next to the suitable date to schedule an employee.

Who is it for?

This template is perfect if your team operates on a rotating schedule, or you manage seasonal workers. It can also be a great choice if you prefer to view and plan the workweeks on a larger scale.

️ Download the classic Yearly Work Schedule Template in Excel

️ Download the online, shareable Yearly Work Schedule Template in Google Sheets

️ Download the printable Yearly Work Schedule Template in PDF

Membungkus

Scheduling employee time effectively should not be a challenge — if you implement the right scheduling system that involves:

• Understanding your team and the workload
• Having employees track their work time
• Making sure you schedule work fairly and in a timely manner
• Communicating everything
• Avoiding common scheduling errors
• Honoring work preferences and time off requests to the best of your ability
• Building shifts around the best employees
• Involving employees in the scheduling process

If you add a scheduling template to this equation, you will both speed up the entire scheduling process and ensure that tasks always go as planned.

In the end, no matter whether you work on a fixed, flexible, floating, or any other type of schedule, if you schedule properly, you'll improve:

• Business operations
• Manajemen waktu
• Employee work-life balance
• Employee satisfaction
• Customer/client satisfaction

As a result, the employee turnover rate will start declining, while transparency will almost instantly become the norm.