Come creare un programma di lavoro (+ modelli di programma di lavoro)

La ricerca mostra che i manager dedicano circa 3,14 ore alla settimana alla creazione di programmi di lavoro, il che si traduce in circa il 20% del tempo di lavoro di un manager.

Ma tre ore sembrano una piccola quantità di tempo per un compito così importante.

Ed è vero - la quantità di tempo sembra poco - ma, per pianificare e creare un programma di lavoro perfetto, non è necessario andare oltre.

Ma da dove cominciare? La tua mente deve essere piena di domande, soprattutto se sei nuovo nella gestione del team. Da Qual è l'orario di lavoro perfetto a Posso programmare i dipendenti al di fuori dell'orario di lavoro : le preoccupazioni che potresti avere sono naturali.

Tuttavia, non deve essere così. Esamineremo ogni singola domanda che potresti avere sulla pianificazione dei dipendenti , parleremo di diversi tipi di orari di lavoro e tutti i punti che devi affrontare prima di emettere un programma .

Come misura di sicurezza speciale, per garantire che tutto vada come pianificato, abbiamo preparato 6 modelli di programma di lavoro gratuiti che puoi scaricare e utilizzare tutte le volte che vuoi.

Accesso rapido ai modelli di programma di lavoro scaricabili gratuitamente:

• Modello di modulo per la disponibilità dei dipendenti: Excel, Fogli Google, PDF
• Modello di programma di lavoro giornaliero: Excel, Fogli Google, PDF
• Modello di programma di lavoro settimanale: Excel, Fogli Google, PDF
• Modello di programma di lavoro bisettimanale: Excel, Fogli Google, PDF
• Modello di programma di lavoro mensile: Excel, Fogli Google, PDF
• Modello di programma di lavoro annuale: Excel, Fogli Google, PDF

Una rapida introduzione agli orari di lavoro

Prima di approfondire la questione di come programmare in modo efficace il tempo dei dipendenti, diamo un'occhiata alle basi degli orari di lavoro:

• cosa sono ,
• Perché sono utili per un'azienda e
• Quali tipi di programmi di lavoro è possibile implementare .

Che cos'è un programma di lavoro?

Un programma di lavoro (noto anche come turni o turni) è un elenco che contiene informazioni sui dipendenti come:

• Ore di lavoro
• Turni
• Luoghi di lavoro
• Responsabilità durante il periodo coperto dal programma
• Altre informazioni sui dipendenti associate

Il processo di creazione di una pianificazione è denominato pianificazione e viene solitamente eseguito da un manager. Molti tipi di attività richiedono orari, tra cui:

• Negozi al dettaglio
• Impianti di produzione
• Ristoranti e caffetterie
• Call center
• Aziende con team di assistenza clienti/utenti
• Aziende che impiegano liberi professionisti
• Aziende che impiegano lavoratori stagionali

Perché la pianificazione del lavoro è importante?

Quando pensi agli orari di lavoro, è facile trovare decine di motivi per cui sono importanti fin dall'inizio.

Ma c'è ancora di più nella pianificazione del lavoro di quanto sembri, quindi entriamo subito nei vantaggi che puoi ottenere se investi del tempo nella creazione di un programma per i dipendenti.

La pianificazione del lavoro garantisce un funzionamento efficiente

Quando i dipendenti capiscono il loro orario di lavoro e le loro responsabilità, nonché il luogo in cui svolgono il loro lavoro (nel caso in cui svolgano lavori sul campo), sono nella posizione di massimizzare la loro produttività.

La pianificazione del lavoro aiuta a pianificare il lavoro in base alla disponibilità dei dipendenti

Una corretta pianificazione del lavoro dovrebbe riguardare la definizione di un programma di lavoro che richieda modifiche minime lungo il percorso.

Questo di solito si ottiene quando il manager tiene conto della presenza dei dipendenti, dell'orario di lavoro previsto e delle richieste di presa di forza.

La pianificazione del lavoro sradica l'idea di favoritismo

Gli orari di lavoro rendono i turni trasparenti, in modo che i membri del team siano in grado di vedere i turni/compiti di tutti e capire che nessuno (si spera) ottiene i turni/compiti migliori ogni volta.

La pianificazione del lavoro ti aiuta a gestire meglio il tuo tempo e a rispettare le scadenze

Una corretta gestione del tempo è importante per mantenere un'elevata produttività e gli orari di lavoro ti aiutano a organizzare meglio il tuo carico di lavoro, rendendoti così più produttivo.

Quando tutti i compiti sono ben organizzati, nessuno dei dipendenti rimane sepolto sotto pile di scadenze. Invece, li soddisfano secondo il piano e tengono sempre sotto controllo il carico di lavoro.

La pianificazione del lavoro aiuta i dipendenti a trovare un equilibrio tra lavoro e vita privata

Quando i dipendenti sono consapevoli di quando sono programmati per lavorare, sono in grado di pianificare e bilanciare i loro obblighi di lavoro, ma anche gli appuntamenti dal medico, le commissioni personali e le attività familiari. Questo aiuta anche a mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata e mantiene bassi i livelli di stress dei membri del tuo team.

La pianificazione del lavoro riduce il turnover dei dipendenti

I dipendenti che hanno bassi livelli di stress e si sentono apprezzati quanto i loro colleghi hanno meno probabilità di lasciare il lavoro.

La pianificazione del lavoro aiuta ad aumentare la soddisfazione del cliente/cliente

Una pianificazione ben ponderata aiuta a mantenere il flusso di lavoro in esecuzione come un orologio. Inutile dire che, quando tutto funziona senza intoppi, i clienti oi clienti ottengono la qualità del servizio prevista.

Un programma organizzato è particolarmente vantaggioso se la tua azienda richiede di comunicare con i clienti al telefono, perché può contribuire a ridurre il tempo medio di gestione e aumentare la soddisfazione generale dei tuoi clienti.

Quali sono i tipi di orari di lavoro?

Anche se gli orari di lavoro sono disponibili in diverse forme e dimensioni (soprattutto ora che il lavoro a distanza è qui per restare), possiamo comunque scegliere 12 tipi principali di orari di lavoro :

1. Un programma a tempo pieno

Un programma a tempo pieno prevede che i dipendenti lavorino tra le 35 e le 40 ore settimanali. Di solito è legato a posizioni lavorative la cui quantità e tipo di carico di lavoro richiede specialisti a tempo pieno.

Molti stati degli Stati Uniti impongono che i dipendenti che lavorano con orari a tempo pieno ricevano benefici per i dipendenti. La maggior parte di questi dipendenti lavora lo stesso numero di giorni alla settimana e lo stesso numero di ore al giorno. Tuttavia, il loro orario di lavoro esatto può essere fisso (ad es. 9:00 – 17:00) o flessibile (ad es. 8 ore al giorno, senza un ordine fisso).

Esempio : un designer interno programmato per lavorare 40 ore a settimana, 8 ore al giorno, dal lunedì al venerdì.

2. Un orario part-time

Un orario part-time prevede che i dipendenti lavorino meno rispetto all'orario equivalente a tempo pieno prescritto dall'azienda (ad esempio, nelle aziende che contano 35 ore settimanali a tempo pieno, qualsiasi cosa in meno conta come part-time). Di solito è legato a posizioni lavorative il cui tipo di carico di lavoro consente a più dipendenti part-time di svolgerlo o il cui importo non richiede un impiego a tempo pieno.

I dipendenti con orari part-time potrebbero non ricevere benefici per i dipendenti solitamente associati al lavoro a tempo pieno. Tali orari possono essere coerenti (es. 9:00 – 14:00 tutti i giorni feriali), oppure no (es. 8:00 – 13:00 dal lunedì al mercoledì + 13:00 – 18:00 il sabato e la domenica ).

Esempio : una hostess di un ristorante che lavora 25 ore a settimana in totale, durante le ore di punta della giornata.

3. Un programma fisso

Un orario fisso ha un orario con lo stesso numero di giorni lavorativi e ore settimanali. Può essere utilizzato per qualsiasi tipo di attività che richieda ai dipendenti di collaborare contemporaneamente o di essere al servizio di clienti/clienti durante orari di apertura fissi. Un orario fisso può comportare un lavoro a tempo pieno o part-time.

Esempio : un team di specialisti delle risorse umane che dovrebbe lavorare dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 17:00

4. Un programma flessibile

Un orario flessibile prescrive che un dipendente debba lavorare un numero specifico di ore al giorno, come requisito minimo (es. 6 ore). Tuttavia, le ore effettive dipenderanno dall'orario di arrivo del dipendente sul posto di lavoro (ad es. Il dipendente arriva lunedì alle 8:00 e poi lavora fino alle 14:00 Ma arriva alle 9:00 di martedì e poi lavora fino alle 15:00).

Tali orari possono essere a tempo pieno o part-time. Può essere utilizzato per qualsiasi tipo di attività che NON richieda ai dipendenti di collaborare contemporaneamente o di essere al servizio di clienti/clienti durante orari di apertura fissi.

Esempio : uno specialista dell'assistenza clienti deve lavorare dal lunedì al venerdì per 8 ore al giorno, dal momento dell'arrivo in ufficio.

5. Un programma fluttuante

Un programma variabile prevede una parte fissa, principale (il dipendente è a disposizione del datore di lavoro) e una parte variabile, “fluttuante” (il dipendente può scegliere i suoi orari di inizio e fine durante la giornata lavorativa).

In pratica, gli orari fluttuanti sono in uso da tempo. Ma è stato loro fornito un quadro giuridico solo con l'introduzione della legge "flessibile e praticabile" (legge FWW), almeno in Belgio.

Esempio : un tecnico della manutenzione deve sostituire una parte vitale di una gelatiera ogni 20.000 galloni di gelato creati, il che avviene ogni due settimane. Mentre la manutenzione della macchina del gelato è un incarico fisso che avviene ogni due settimane, il manutentore svolge nel frattempo altri lavori.

6. Un programma basato sui turni

Un programma basato su turni viene solitamente implementato nelle aziende che operano per 10 o più ore al giorno. Se un'azienda opera 24 ore su 24, 7 giorni su 7, di solito implementa un approccio su tre turni: i dipendenti lavorano sempre o si alternano nel primo turno (turno mattutino), nel secondo turno (turno pomeridiano) e nel terzo turno (turno notturno).

Esempio : 3 benzinai che, a turno, lavorano su tre turni (7:00 – 15:00; 15:00 – 23:00; 23:00 – 7:00) dal lunedì al giovedì.

7. Un programma stagionale

Un orario stagionale può essere basato su turni, flessibile, fisso, part-time o full-time, ma è limitato a una stagione oa un periodo di tempo specifico (ad es. la stagione delle vacanze invernali a novembre e dicembre).

Esempio : Due Babbo Natale programmati per lavorare in un centro commerciale per tutto novembre e dicembre, in due turni (Turno 1: 8:00 – 14:00; Turno 2: 14:00 – 20:00).

8. Un programma di straordinari

Un programma di lavoro straordinario prevede di lavorare per più delle 40 ore settimanali standard. A seconda del giorno o della durata del lavoro straordinario, ma anche dello stato USA in cui il lavoratore è impiegato, lo straordinario viene pagato 1,5. o il doppio delle normali tariffe dei dipendenti: questo vale solo per i dipendenti che non sono esentati dal Fair Labor Standards Act (FLSA).

Esempio : un cameriere programmato per lavorare 45 ore in una settimana — le 5 ore extra programmate sono considerate straordinari.

9. Un programma compresso

Un programma compresso prevede di lavorare le tradizionali 35-40 ore settimanali, ma in meno giorni.

Esempio : un lavavetri programmato per funzionare 40 ore settimanali, 10 ore al giorno (7:00 – 17:00) dal lunedì al giovedì.

10. Un programma a rotazione

Un programma a rotazione è solitamente legato al lavoro a turni. Ai dipendenti vengono assegnati i turni in base a uno schema predefinito, di solito su base settimanale o giornaliera.

Esempio : un medico che lavora al pronto soccorso è programmato per lavorare su turni diurni di 12 ore il lunedì e il sabato e su turni notturni di 12 ore il martedì e la domenica. Il mercoledì, il giovedì e il venerdì sono chiusi.

11. Un programma diviso

Una pianificazione divisa comporta l'analisi di un'introduzione di una giornata lavorativa in tre punti distinti:

• Lavorando per poche ore in una volta
• Avere diverse ore libere
• Lavorare per un'altra serie di ore dopo la "pausa"

Esempio : un tassista che ha un orario di lavoro dalle 5:00 alle 21:00, fa una pausa dalle 9:00 alle 14:00 e poi riprende a lavorare dalle 14:00 alle 21:00

12. Un programma di reperibilità

Un programma di reperibilità prevede che i dipendenti siano disponibili in orari specifici della giornata, o giorni in generale, in cui possono o non possono essere chiamati a lavorare.

Esempio : un vigile del fuoco programmato per lavorare su chiamata deve trovarsi a una distanza di 5 minuti dalla caserma dei vigili del fuoco durante i giorni programmati.

Come creare al meglio i programmi di lavoro?

Per programmare in modo efficace il tempo dei dipendenti, dovrai:

1. Trova il tempo per capire la tua squadra.
2. Trova il tempo per analizzare il carico di lavoro.
3. Tieni traccia dei tempi di entrata e uscita dei dipendenti.
4. Segui una serie di regole per programmare i dipendenti in modo equo.
5. Stabilire un efficiente sistema di comunicazione del team.
6. Pubblica il programma di lavoro con almeno 7 giorni di anticipo.
7. Evita gli errori di pianificazione comuni.
8. Onora le preferenze di lavoro e le richieste di permessi il più possibile.
9. Pianifica almeno un dipendente di prim'ordine per turno.
10. Coinvolgere i dipendenti nel processo di pianificazione.
11. Utilizza i modelli di pianificazione del lavoro per accelerare il processo di pianificazione.

Diamo un'occhiata a ogni punto in dettaglio.

#1: Trova il tempo per capire la tua squadra

Potresti pensare che avere abbastanza persone durante un turno sia sufficiente per avere successo. Ma dovrai anche assicurarti che siano le persone giuste per il tipo di attività, la quantità di carico di lavoro, l'ora del giorno o il tipo di clienti.

Quindi, il primo vero passo per creare programmi di lavoro efficienti è conoscere il tuo team. Fai un elenco che includa i loro:

• Abilità rilevanti
• Qualità personali come perseveranza, efficienza o affidabilità
• Certificazioni, formazione pertinente, esperienza
• Il loro stato lavorativo (sono a tempo pieno o part-time?)
• Tipo di personalità (sono introversi o estroversi?)
• Abitudini lavorative, soprattutto se hai orari flessibili, e alcuni dipendenti hanno l'abitudine di arrivare prima di altri

Con un elenco del genere, sarai in grado di scegliere i compagni di squadra ideali per ogni turno/attività.

Esempio : Incaricare lo sviluppatore estroverso full-stack, che tende ad entrare in un secondo momento e finire il lavoro in un secondo momento, con la chiamata quotidiana alle 17:00 con un cliente che sta appena iniziando la sua giornata lavorativa a causa della differenza di fuso orario.

#2: Trova il tempo per analizzare il carico di lavoro

Ora che comprendi le capacità, le qualità e le caratteristiche di ogni membro del tuo team, è il momento di analizzare il carico di lavoro e le risorse che hai per gestirlo.

Un'opzione è creare un grafico dei giorni lavorativi e delle ore a disposizione del tuo team. Quindi, se operi con un programma flessibile di 8 ore dal lunedì al venerdì, i membri del tuo team avranno 40 ore ciascuno per svolgere il proprio lavoro.

Quindi, puoi identificare le ore di punta o le attività più importanti che devono essere svolte e pianificare di conseguenza gli specialisti più necessari.

In alternativa, puoi sempre rimanere aggiornato con la disponibilità e la condivisione del lavoro di tutti utilizzando la funzione di pianificazione del progetto e del team di Clockify.

Puoi dare un'occhiata a progetti separati e vedere chi è attivamente coinvolto in essi, oppure controllare i singoli membri del team e capire rapidamente chi è in overbooking, chi sta lavorando in eccesso e chi è disponibile.

#3: Tieni traccia dei tempi di entrata e uscita dei dipendenti

La registrazione del tempo dei dipendenti non solo aiuta a tenere traccia delle ore di straordinario (se la tua azienda ha autorizzato gli straordinari), ma fornisce anche ai dipendenti un registro chiaro delle ore lavorate.

Prima di impostare i tuoi orari di lavoro, dovrai istruire i tuoi dipendenti su come tenere traccia dei loro tempi di entrata e uscita. A tale scopo, puoi utilizzare un'app per l'orologio dei dipendenti, come Clockify.

Clockify ti aiuta a definire i tuoi progetti e attività e ad assegnare compiti ai membri del team. Una volta che tutte le attività sono state distribuite, i membri del team possono tenere traccia dei loro progressi in 2 modi:

1. Tracciando il tempo nella modalità timer: basta che tutti avviino/arrestano il timer mentre iniziano a lavorare/finiscono il lavoro su un'attività assegnata/il turno di oggi.

2. Registrando manualmente il tempo dopo il lavoro, anche in 2 modi distinti:

Nella modalità manuale, chiedi a tutti di aggiungere manualmente la durata di ogni attività/turno assegnato.

In una scheda attività: chiedi a tutti di aggiungere la durata del turno per ogni giorno in una scheda attività settimanale.

Tutto il tempo inserito può essere visualizzato in seguito in report visivi e settimanali che possono aiutarti a creare pianificazioni ancora migliori in futuro.

Se i tuoi dipendenti registrano le ore fatturabili, puoi anche utilizzare i dati di Clockify per il libro paga, poiché il tracker calcolerà automaticamente quanto devi pagare ai dipendenti in base al loro tempo monitorato.

#4: Segui una serie di regole per programmare i dipendenti in modo equo

Anche se c'è ancora molto da fare per garantire che i dipendenti siano in grado di mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata, le leggi sulla pianificazione predittiva sono un passo avanti nella protezione dei dipendenti dal superlavoro.

Queste leggi impongono di seguire alcune pratiche di pianificazione, come un preavviso sull'orario di lavoro.

Nel caso in cui il dipendente non sia stato informato tempestivamente del proprio programma imminente, riceverà un pagamento di prevedibilità garantito.

Nonostante solo una manciata di città americane li stiano attualmente adottando (ad es. Chicago, Emeryville, Philadelphia, New York, San Francisco e Seattle) e solo alcuni settori (ad es. ristorazione, vendita al dettaglio e ospitalità), le 10 regole di programmazione prescritte da questi le leggi possono essere una grande aggiunta a qualsiasi pratica di pianificazione:

Regola n. 1 — Fornire "stime in buona fede" per i programmi di tutte le nuove assunzioni.

Regola n. 2 : chiedi ai dipendenti di indicare le loro preferenze di orario/giorno di lavoro e posizione.

Regola n. 3 — Informare in anticipo i dipendenti sui loro programmi di lavoro.

Regola n. 4 : offrire ore aggiuntive ai dipendenti esistenti prima di assumere qualcuno di nuovo.

Regola n. 5 — Avvisa i dipendenti delle modifiche all'orario di lavoro.

Regola n. 6 : offri una retribuzione premium per le modifiche al programma che hai dovuto apportare senza preavviso.

Regola n. 7 — Fornire un periodo di riposo tra due turni di lavoro, a meno che il suddetto dipendente non abbia accettato di lavorare durante questo periodo.

Regola n. 8 — Conserva i registri degli orari precedenti, per riferimento futuro.

Regola n. 9 : avere un elenco dei diritti relativi agli orari pubblicato sul posto di lavoro e/o facilmente accessibile online.

Regola n. 10 : non vendicare il dipendente per aver tentato di far valere i diritti dei dipendenti legati al programma.

#5: Stabilire un efficiente sistema di comunicazione di squadra

Una delle chiavi per la produttività del team e una corretta gestione del tempo dei dipendenti è garantire che il team si senta connesso e ben informato sugli sviluppi recenti, gli aggiornamenti o le modifiche al flusso di lavoro o al carico di lavoro previsto.

Quindi, assicurati di comunicare sempre eventuali modifiche relative agli orari di lavoro e dai a tutti la possibilità di contattarti con le proprie domande e richieste.

Per stabilire un sistema di comunicazione efficiente, non dimenticare di:

• Avvisa i dipendenti non appena hai finito e pubblicato il programma di lavoro più recente.
• Fai sapere a tutti gli aggiornamenti del programma dell'ultimo minuto o gli obblighi aggiuntivi imprevisti.
• Indica chiaramente che il tuo team deve informarti ogni volta che si scambiano i turni o si occupano di attività aggiuntive, poiché queste modifiche potrebbero influenzare un'ulteriore pianificazione.

Naturalmente, per gestire tutta questa comunicazione, dovrai stabilire un sistema di comunicazione ben organizzato, che può comportare:

• Messaggi di testo
• Chiamate telefoniche
• E-mail
• App di chat
• Videoconferenze online

Se utilizzi Clockify per la pianificazione, puoi facilmente avvisare i tuoi compagni di squadra ogni volta che c'è un compito imminente per loro in modo che nulla passi inosservato.

Creando un compito, scegli l'intervallo di tempo esatto per quella particolare attività e il numero di ore al giorno che i membri del tuo team devono dedicare al compito.

#6: Pubblica il programma di lavoro con almeno 7 giorni di anticipo

In linea con le leggi sulla programmazione predittiva, i datori di lavoro devono pubblicare nuovi orari di lavoro tra 7 e 14 giorni prima del primo turno programmato. Tuttavia, come abbiamo discusso in precedenza, queste leggi sono emanate principalmente in alcune città perché rientrano nella categoria delle leggi locali.

Le leggi federali sul lavoro, come il Fair Labor Standards Act, consentono ai datori di lavoro di modificare gli orari senza alcun preavviso.

Tuttavia, quando informi i membri del tuo team dei loro programmi con giorni di anticipo, lasci abbastanza tempo nel caso qualcuno:

• Ha bisogno di programmare (o riprogrammare) gli impegni personali per adattarsi al nuovo programma di lavoro.
• Vuole trovare un sostituto o scambiare i turni (puoi lasciare che i dipendenti scambino i turni o avere un sistema per i sostituti).
• Vuole parlarti dei giorni o degli orari in cui lavora (forse stai sempre programmando il dipendente X in orari e giorni che non lavorano mai per loro).

#7: Evita gli errori di pianificazione comuni

Durante la pianificazione, assicurati di non:

1. Dipendenti a doppio orario con doppia responsabilità, ma negli stessi turni

Esempio : una persona che lavora sia come hostess dell'hotel che come busser viene accidentalmente doppiata.

2. Pianifica il personale per la posizione che non è stato formato per ricoprire

Esempio : uno chef dispensa in un ristorante di lusso che deve svolgere le funzioni di chef arrosto.

3. Pianifica troppo o troppo poco i tuoi dipendenti, in termini di orario di lavoro

Esempio : un dipendente part-time programmato con troppi turni o un dipendente a tempo pieno programmato con troppo pochi turni.

4. Programmazione insufficiente o eccessiva dei dipendenti, in termini di carico di lavoro previsto

Esempio : rendersi conto che un cocktail bar è a corto di personale durante l'happy hour.

#8: Onora le preferenze di lavoro e le richieste di tempo libero il più possibile

Un'elevata soddisfazione dei dipendenti significa una maggiore produttività. Inoltre, il modo migliore per ottenere un'elevata soddisfazione dei dipendenti è far sapere ai dipendenti che vengono ascoltati dalla direzione.

Quindi, se alcuni dipendenti preferiscono lavorare in determinati orari o giorni, accontentali se puoi.

Oppure, quando un dipendente chiede un permesso, cerca di accettare la sua richiesta quando possibile.

Inoltre, dovresti sempre implementare un sistema chiaro per i dipendenti che chiedono orari e permessi preferiti. In questo modo, renderai trasparenti le approvazioni/rifiuti della richiesta, chiarendo che non ci sono favoritismi.

Se tu e il tuo team state utilizzando Clockify per tenere traccia delle ore di lavoro e pianificare le attività in anticipo, puoi impostare una politica di permessi e approvare le richieste di permessi del tuo team in loco.

L'uso di Clockify come monitoraggio delle ferie e delle ferie ti offre anche informazioni accurate sulla disponibilità di tutti e sulle ferie imminenti in modo da poter pianificare il loro orario di lavoro di conseguenza.

#9: Pianifica almeno un dipendente di prim'ordine per turno

Se la tua azienda opera a turni, assicurati che ogni turno presenti almeno uno dei tuoi migliori giocatori in termini di competenze, competenze, esperienza e qualità personali pertinenti dei dipendenti. Ciò migliorerà ampiamente la qualità del turno, ma anche l'esperienza del cliente. Inoltre, i dipendenti meno esperti (soprattutto i neoassunti) avranno qualcuno a cui guardare in termini di standard di lavoro o chiedere supporto quando necessario.

Avere uno dei tuoi migliori dipendenti è particolarmente importante durante i periodi di punta quando vuoi che qualcuno affidabile sul posto "tiri" il carico di lavoro e ispiri gli altri compagni di squadra a tenere il passo.

Esempio : programmare uno specialista affidabile del servizio di ristorazione per gestire il registratore di cassa, servire i clienti e fare scorta di forniture durante l'ora di pranzo nel quartiere degli affari di una città.

#10: Coinvolgi i dipendenti nel processo di pianificazione

Probabilmente non vuoi perdere tempo con aggiornamenti costanti del programma di lavoro perché i tuoi dipendenti chiedono sempre scambi di turni o estensioni delle scadenze.

Per ridurre al minimo ciò, puoi mirare a coinvolgere i dipendenti nel processo di creazione degli orari di lavoro per quanto ritieni opportuno.

1. Fatti aiutare da qualcuno nella pianificazione

È più probabile che i colleghi capiscano cosa pensano i loro colleghi dei loro programmi, quindi avere qualcuno "dall'interno" che ti assista direttamente con i programmi è ottimale. In questo modo, scoprirai se i membri del tuo team:

• Sono soddisfatto dei tempi stabiliti
• Vuoi più o meno tempo programmato a settimana
• Preferisci altri giorni o orari per i loro programmi

2. Chiedi al team di compilare le tabelle di disponibilità

Con un grafico della disponibilità, tutto ciò che i dipendenti devono fare è segnare i giorni in cui sono disponibili a lavorare durante una determinata settimana. Successivamente, utilizzerai questi dati per creare programmi di lavoro fattibili.

Esempio : pianifichi qualcuno per il primo turno, ma quel qualcuno non è disponibile a lavorare durante questo periodo. Dai un'occhiata alla tabella delle disponibilità e trovi il prossimo dipendente idoneo che ha contrassegnato la sua disponibilità durante il tempo richiesto. Potresti anche scoprire che avresti un backup per il tuo backup se è disponibile un numero maggiore di dipendenti.

3. In caso di pianificazione al di fuori degli orari disponibili, consultare prima

A volte, nonostante tutti gli sforzi che il team ha fatto con il grafico della disponibilità, dovrai comunque programmare qualcuno al di fuori dei suoi orari di disponibilità.

Esempio : forse c'è una grande festa in corso nel tuo ristorante e avrai bisogno di tutte le mani sul ponte. O, forse, c'è un bug imprevisto nella tua app e devi chiamare il tuo ingegnere completo per assisterti dalle sue vacanze.

Le emergenze accadono, ma è importante come affrontarle. Se possibile, cerca sempre di trovare la persona che potrebbe essere meno disagiata lavorando al di fuori dei suoi orari di disponibilità ideali.

Esempio : se devi scegliere tra due opzioni, rivolgiti sempre alla persona che non è disponibile a causa del suo appuntamento presso la spa invece di chiamare un membro del team che è in ospedale preoccupato per il suo familiare.

In ogni caso, è sempre meglio chiamare la persona in questione, spiegare la situazione ed essere cortesi riguardo alla richiesta. Un dipendente affidabile e coscienzioso sarà obbligato a soddisfare la tua richiesta, se possibile, e apprezzerà avere voce in capitolo.

Tuttavia, cerca di essere comprensivo se un dipendente non è davvero in grado di accettare la tua richiesta, ad esempio se ha un appuntamento dal medico.

N. 11: utilizza i modelli di pianificazione del lavoro per accelerare il processo di pianificazione

I 10 punti precedenti sono progettati per aiutarti a pianificare in modo efficace il tempo dei dipendenti, ma i modelli di pianificazione ti aiuteranno a rendere il processo di pianificazione più veloce e accurato. Ecco 6 modelli di programma di lavoro che puoi utilizzare ora, gratuitamente:

• Modello di modulo per la disponibilità dei dipendenti
• Modello di programma di lavoro giornaliero
• Modello di programma di lavoro settimanale
• Modello di programma di lavoro bisettimanale
• Modello di programma di lavoro mensile
• Modello di programma di lavoro annuale

Modello di modulo per la disponibilità dei dipendenti

In cosa consiste?

Il modello di modulo per la disponibilità dei dipendenti offre al tuo team la possibilità di condividere con te le ore disponibili, in modo che tu possa programmare di conseguenza l'orario di lavoro.

I dipendenti devono contrassegnare l'orario in cui possono venire al lavoro e/o essere di guardia con un segno di spunta (Fogli Google) o "X" (Excel).

In alternativa, puoi stampare i moduli e farli compilare ai dipendenti con una penna.

Successivamente, puoi utilizzare questi moduli di disponibilità dei singoli dipendenti per creare pianificazioni fattibili.

Per chi è?

Questo modulo di pianificazione è perfetto per qualsiasi tipo di attività che ruota attorno alla pianificazione.

️ Scarica il classico Modello di modulo disponibilità dipendenti in Excel

️ Scarica il modello di modulo di disponibilità dei dipendenti online e condivisibile in Fogli Google

️ Scarica il modello stampabile del modulo di disponibilità dei dipendenti in PDF

Modello di programma di lavoro giornaliero

In cosa consiste?

Il modello di pianificazione del lavoro giornaliero ti consente di pianificare sia le ore di lavoro che le attività per ogni giorno lavorativo.

Basta inserire il nome del dipendente, il reparto, la data e aggiungere un segno di spunta (Fogli Google) o una "X" (Excel) accanto a ogni ora in cui è previsto il lavoro.

In alternativa, puoi stampare il programma e compilarlo con una penna.

Per chi è?

Questo modello è perfetto se preferisci pianificare le ore di lavoro e le attività su base giornaliera.

Nel caso in cui sia necessario rispettare la regola della pianificazione del lavoro con almeno 7 giorni di anticipo, è possibile combinare questa pianificazione più dettagliata e orientata alle attività con pianificazioni che coprono un periodo di tempo più ampio.

ℹ Scarica il classico Modello di Orario di Lavoro Giornaliero in Excel

️ Scarica il modello di programma di lavoro giornaliero online e condivisibile in Fogli Google

️ Scarica il modello stampabile del programma di lavoro giornaliero in PDF

Modello di programma di lavoro settimanale

In cosa consiste?

Il modello di pianificazione del lavoro settimanale consente di pianificare i giorni di lavoro e i turni dei dipendenti su base settimanale.

Aggiungi semplicemente i nomi dei dipendenti e una "X" o un segno di spunta sotto ogni giorno in cui è programmato per lavorare.

Le versioni Foglio Google ed Excel del modello calcolano anche le statistiche giornaliere per dipendente, in termini di:

• Quante volte i singoli dipendenti sono stati programmati per lavorare a settimana
• Quante volte avrebbero dovuto lavorare il primo, il secondo, il terzo o il turno diviso (se applicabile)

In alternativa, puoi stampare il programma e compilarlo con una penna.

Nel caso in cui i tuoi dipendenti lavorino su turni divisi diversi, facciano straordinari o abbiano richieste specifiche in merito ai loro orari, puoi chiarirlo sotto ogni riga di dipendente.

Per chi è?

Questo modello è perfetto se preferisci programmare i giorni lavorativi su base settimanale e/o pagare i tuoi dipendenti su base settimanale.

ℹ Scarica il classico Modello di orario di lavoro settimanale in Excel

️ Scarica il modello di programma di lavoro settimanale online e condivisibile in Fogli Google

️ Scarica il modello stampabile del programma di lavoro settimanale in PDF

Modello di programma di lavoro bisettimanale

In cosa consiste?

Il modello di programma di lavoro bisettimanale ti dà la possibilità di programmare sia i giorni di lavoro che i turni dei dipendenti su base bisettimanale.

Aggiungi semplicemente i nomi dei dipendenti e aggiungi una "X" o un segno di spunta ogni giorno in cui è programmato per lavorare.

Le versioni Foglio Google ed Excel del modello calcolano anche le statistiche giornaliere per dipendente, in termini di:

• Quante volte i singoli dipendenti sono stati programmati per lavorare in due settimane
• Quante volte avrebbero dovuto lavorare il primo, il secondo, il terzo o il turno diviso (se applicabile)

In alternativa, puoi stampare il programma e compilarlo con una penna.

Nel caso in cui i tuoi dipendenti lavorino su turni divisi diversi, facciano straordinari o abbiano richieste specifiche in merito ai loro orari, puoi chiarirlo sotto ogni riga di dipendente.

Per chi è?

Questo modello è perfetto se preferisci programmare i giorni lavorativi su base bisettimanale e/o pagare i tuoi dipendenti su base bisettimanale.

ℹ Scarica il classico Modello di orario di lavoro bisettimanale in Excel

️ Scarica il modello di programma di lavoro bisettimanale online e condivisibile in Fogli Google

️ Scarica il modello stampabile di orario di lavoro bisettimanale in PDF

Modello di programma di lavoro mensile

In cosa consiste?

Il modello di pianificazione del lavoro mensile consente di pianificare sia i giorni di lavoro che i turni dei dipendenti per ciascuna data su base mensile.

Simply add the employee names, and an “X” or a checkmark under each date they are scheduled to work.

The Google Sheet and Excel versions of the template also calculate the daily statistics per employee, in terms of:

• How many times individual employees have been scheduled to work per month
• How many times they were scheduled to work the First, Second, Third, or Split shift (if applicable)

Alternatively, you can print out the schedule and fill it out with a pen.

In case your employees work different split shifts, work overtime, or have specific instructions regarding their schedules, you can clarify this below each employee row.

Who is it for?

This template is perfect if you prefer to schedule workdays on a monthly basis, and/or pay your employees on a monthly basis.

️ Download the classic Monthly Work Schedule Template in Excel

️ Download the online, shareable Monthly Work Schedule Template in Google Sheets

️ Download the printable Monthly Work Schedule Template in PDF

Yearly Work Schedule Template

In cosa consiste?

The Yearly Work Schedule Template lets you schedule 5 employees over the course of one year (or several weeks or months).

Simply name your employees and associate each with a symbol (“x1”, “x2”, “x3”, “x4”, “x5”).

Write the appropriate symbol (eg “x1” for employee 1) next to the suitable date to schedule an employee.

Who is it for?

This template is perfect if your team operates on a rotating schedule, or you manage seasonal workers. It can also be a great choice if you prefer to view and plan the workweeks on a larger scale.

️ Download the classic Yearly Work Schedule Template in Excel

️ Download the online, shareable Yearly Work Schedule Template in Google Sheets

️ Download the printable Yearly Work Schedule Template in PDF

Avvolgendo

Scheduling employee time effectively should not be a challenge — if you implement the right scheduling system that involves:

• Understanding your team and the workload
• Having employees track their work time
• Making sure you schedule work fairly and in a timely manner
• Communicating everything
• Avoiding common scheduling errors
• Honoring work preferences and time off requests to the best of your ability
• Building shifts around the best employees
• Involving employees in the scheduling process

If you add a scheduling template to this equation, you will both speed up the entire scheduling process and ensure that tasks always go as planned.

In the end, no matter whether you work on a fixed, flexible, floating, or any other type of schedule, if you schedule properly, you'll improve:

• Business operations
• Time management
• Employee work-life balance
• Employee satisfaction
• Customer/client satisfaction

As a result, the employee turnover rate will start declining, while transparency will almost instantly become the norm.