كيفية عمل جدول عمل (+ قوالب جدول العمل)

تظهر الأبحاث أن المديرين يقضون حوالي 3.14 ساعة أسبوعيًا في إنشاء جداول عمل ، وهو ما يُترجم إلى حوالي 20٪ من وقت المدير في العمل.

لكن ثلاث ساعات تبدو كمية صغيرة من الوقت لمثل هذه المهمة الهامة.

وهذا صحيح - يبدو مقدار الوقت ضئيلًا - ولكن ، للتخطيط وإنشاء جدول عمل مثالي ، لا تحتاج بالضرورة إلى الذهاب إلى أبعد من ذلك.

لكن من أين نبدأ؟ يجب أن يكون عقلك مليئًا بالأسئلة ، خاصة إذا كنت جديدًا في إدارة الفريق. من ما هو جدول العمل المثالي إلى هل يمكنني جدولة الموظفين خارج ساعات عملهم - المخاوف التي قد تكون لديكم طبيعية فقط.

ومع ذلك ، لا يجب أن يكون الأمر كذلك. سنراجع كل سؤال قد يكون لديك حول جدولة الموظفين ، ونتحدث عن أنواع مختلفة من جداول العمل وجميع النقاط التي تحتاج إلى تغطيتها قبل إصدار جدول زمني .

كتدبير أمان خاص - لضمان أن كل شيء يسير كما هو مخطط له - قمنا بإعداد 6 قوالب مجانية لجدول العمل يمكنك تنزيلها واستخدامها عدة مرات حسب حاجتك.

وصول سريع إلى قوالب جدول العمل المجانية القابلة للتنزيل:

• نموذج نموذج توافر الموظف - Excel ، Google Sheets ، PDF
• قالب جدول العمل اليومي - Excel ، Google Sheets ، PDF
• قالب جدول العمل الأسبوعي - Excel ، جداول بيانات Google ، PDF
• نموذج جدول العمل نصف الأسبوعي - Excel ، جداول بيانات Google ، PDF
• قالب جدول العمل الشهري - Excel ، Google Sheets ، PDF
• قالب جدول العمل السنوي - Excel ، Google Sheets ، PDF

مقدمة سريعة لجداول العمل

قبل أن نتعمق في مسألة كيفية جدولة وقت الموظف بشكل فعال ، دعنا نلقي نظرة على أساسيات جداول العمل:

• ما هم ،
• لماذا هم مفيدون للأعمال التجارية ، و
• ما هي أنواع جداول العمل التي يمكنك تنفيذها .

ما هو جدول العمل؟

جدول العمل (المعروف أيضًا باسم rota أو roster) ، هو قائمة تحتوي على معلومات الموظف مثل:

• ساعات العمل
• التحولات
• مواقع العمل
• المسؤوليات خلال الفترة الزمنية التي يغطيها الجدول
• معلومات الموظف الأخرى ذات الصلة

يشار إلى عملية إنشاء جدول باسم الجدولة وعادة ما يتم تنفيذها بواسطة المدير. تتطلب العديد من أنواع الأعمال جداول زمنية ، بما في ذلك:

• متاجر البيع بالتجزئة
• مرافق التصنيع
• مطاعم ومقاهي
• مراكز الاتصال
• الأعمال مع فرق دعم العملاء / المستخدم
• الشركات التي توظف العاملين لحسابهم الخاص
• الشركات التي توظف عاملين موسمين

لماذا جدولة العمل مهمة؟

عندما تفكر في جداول العمل ، من السهل أن تبتكر عشرات الأسباب التي تجعلها مهمة مباشرة من أعلى رأسك.

ولكن هناك المزيد لجدولة العمل أكثر مما تراه العين - لذلك دعونا ندخل مباشرة في الفوائد التي يمكنك جنيها إذا استثمرت بعض الوقت في إنشاء جدول للموظفين.

تضمن جدولة العمل التشغيل الفعال

عندما يفهم الموظفون ساعات عملهم ومسؤولياتهم ، بالإضافة إلى موقع عملهم (في حالة قيامهم بعمل ميداني) ، فإنهم في وضع يسمح لهم بزيادة إنتاجيتهم إلى الحد الأقصى.

تساعد جدولة العمل في تخطيط العمل وفقًا لتوافر الموظف

يجب أن يكون تخطيط العمل المناسب حول إنشاء جدول عمل يتطلب الحد الأدنى من التغييرات على طول الطريق.

يتم تحقيق ذلك عادةً عندما يأخذ المدير في الاعتبار حضور الموظف وساعات العمل المتوقعة وطلبات PTO.

تقضي جدولة العمل على فكرة المحسوبية

تجعل جداول العمل التحولات شفافة ، بحيث يكون أعضاء الفريق قادرين على رؤية مناوبات / مهام كل فرد ويفهمون أنه لا أحد (نأمل) يحصل على أفضل المناوبات / المهام في كل مرة.

تساعدك جدولة العمل على إدارة وقتك بشكل أفضل والوفاء بالمواعيد النهائية

تعد الإدارة السليمة للوقت أمرًا مهمًا للحفاظ على الإنتاجية العالية - وتساعدك جداول العمل على تنظيم عبء العمل بشكل أفضل ، مما يجعلك أكثر إنتاجية.

عندما يتم تنظيم جميع المهام بشكل جيد ، لا يبقى أي من الموظفين مدفونًا تحت أكوام من المواعيد النهائية. بدلاً من ذلك ، يلتقون بهم وفقًا للخطة ويبقون دائمًا عبء العمل تحت السيطرة.

تساعد جدولة العمل الموظفين على تحقيق التوازن بين العمل والحياة

عندما يكون الموظفون على دراية بالموعد المحدد للعمل ، فإنهم قادرون على التخطيط والتوازن بين التزامات العمل الخاصة بهم ، وكذلك مواعيد الطبيب والمهمات الشخصية والأنشطة العائلية. يساعد هذا أيضًا في الحفاظ على توازن صحي بين العمل والحياة ويحافظ على مستويات التوتر لدى أعضاء فريقك أقل.

تعمل جدولة العمل على تقليل معدل دوران الموظفين

الموظفون الذين يعانون من مستويات ضغط منخفضة ويشعرون بأنهم موضع تقدير مثل زملائهم هم أقل عرضة لترك وظائفهم.

تساعد جدولة العمل على زيادة رضا العملاء / العملاء

يساعد الجدول الزمني المدروس جيدًا في الحفاظ على سير العمل يعمل كالساعة. وغني عن القول أنه عندما يعمل كل شيء بسلاسة ، يحصل العملاء أو العملاء على الجودة المتوقعة للخدمة.

يعد الجدول الزمني المنظم مفيدًا بشكل خاص إذا كان عملك يتطلب منك التواصل مع العملاء عبر الهاتف - لأنه يمكن أن يساهم في تقليل متوسط ​​وقت التعامل وزيادة رضا عملائك بشكل عام.

ما هي أنواع جداول العمل؟

على الرغم من أن جداول العمل تأتي بأشكال وأحجام مختلفة (خاصة الآن أن العمل عن بعد موجود لتبقى) ، لا يزال بإمكاننا اختيار 12 نوعًا رئيسيًا من جداول العمل :

1. جدول بدوام كامل

الجدول الزمني بدوام كامل يجعل الموظفين يعملون ما بين 35 و 40 ساعة في الأسبوع. عادة ما يكون مرتبطًا بمناصب وظيفية تتطلب حجم ونوع عبء العمل متخصصين بدوام كامل.

تفرض العديد من الولايات الأمريكية على الموظفين العاملين في جداول بدوام كامل تلقي مزايا الموظفين. يعمل معظم هؤلاء الموظفين نفس عدد الأيام في الأسبوع ونفس عدد الساعات في اليوم. ومع ذلك ، قد يتم تحديد ساعات العمل بالضبط (على سبيل المثال 9:00 صباحًا - 5:00 مساءً) أو مرنة (على سبيل المثال 8 ساعات يوميًا ، بدون ترتيب ثابت).

مثال : مصمم داخلي من المقرر أن يعمل 40 ساعة في الأسبوع ، 8 ساعات في اليوم ، من الاثنين إلى الجمعة.

2. جدول بدوام جزئي

يعمل جدول الدوام الجزئي على أن يعمل الموظفون أقل من الجدول الزمني المكافئ بدوام كامل الذي تحدده الشركة (على سبيل المثال ، في الشركات التي تحسب 35 ساعة في الأسبوع على أنها بدوام كامل ، أي أقل من ذلك يعتبر بدوام جزئي). عادة ما يكون مرتبطًا بالمناصب الوظيفية التي يسمح نوع عبء العمل بها للعديد من الموظفين بدوام جزئي بتنفيذها ، أو التي لا يتطلب مقدارها عملًا بدوام كامل.

قد لا يحصل الموظفون ذوو جداول الدوام الجزئي على مزايا الموظفين المرتبطة عادةً بالعمل بدوام كامل. قد تكون هذه الجداول ثابتة (على سبيل المثال 9:00 - 2:00 مساءً كل يوم عمل) ، أو لا (على سبيل المثال 8:00 صباحًا - 1:00 مساءً من الاثنين إلى الأربعاء + 1:00 مساءً - 6:00 مساءً يومي السبت والأحد ).

مثال : مضيفة مطعم تعمل 25 ساعة في الأسبوع إجمالاً ، خلال الأوقات المزدحمة من اليوم.

3. جدول زمني ثابت

يحتوي الجدول الزمني الثابت على جدول زمني بنفس عدد أيام وساعات العمل في الأسبوع. يمكن استخدامها لأي نوع من الأعمال التي تتطلب من الموظفين العمل معًا في نفس الوقت ، أو أن يكونوا في خدمة العملاء / العملاء خلال ساعات العمل الثابتة. قد يتضمن الجدول الزمني الثابت العمل بدوام كامل أو بدوام جزئي.

مثال : فريق من المتخصصين في الموارد البشرية من المقرر أن يعملوا من الاثنين إلى الجمعة من الساعة 9:00 صباحًا حتى 5:00 مساءً

4. جدول زمني مرن

ينص الجدول الزمني المرن على أن الموظف يحتاج إلى العمل لعدد محدد من الساعات في اليوم ، كحد أدنى من المتطلبات (على سبيل المثال 6 ساعات). لكن ، ستعتمد الساعات الفعلية على وقت وصول الموظف إلى مكان العمل (على سبيل المثال ، تصل الموظفة يوم الاثنين الساعة 8:00 صباحًا ثم تعمل حتى الساعة 2:00 مساءً ، لكنها تصل في تمام الساعة 9:00 صباحًا يوم الثلاثاء ثم تعمل حتى الساعة 3:00 مساءً).

قد تكون هذه الجداول بدوام كامل أو بدوام جزئي. يمكن استخدامها لأي نوع من الأعمال التي لا تتطلب من الموظفين العمل معًا في نفس الوقت ، أو أن تكون في خدمة العملاء / العملاء خلال ساعات العمل الثابتة.

مثال : من المقرر أن يعمل أخصائي دعم العملاء من الاثنين إلى الجمعة لمدة 8 ساعات يوميًا ، من لحظة الوصول إلى المكتب.

5. جدول عائم

يتضمن الجدول العائم جزءًا رئيسيًا ثابتًا (يكون الموظف تحت تصرف صاحب العمل) وجزءًا متغيرًا "عائمًا" (يمكن للموظف اختيار وقت البدء والانتهاء خلال يوم العمل).

في الممارسة العملية ، تم استخدام الجداول العائمة لبعض الوقت. لكن لم يتم منحهم سوى إطار قانوني بإدخال قانون "مرن وقابل للتطبيق" (قانون FWW) - على الأقل في بلجيكا.

مثال : تمت جدولة فني صيانة ليحل محل جزء حيوي من آلة الآيس كريم بعد كل 20000 جالون من الآيس كريم ، والذي يحدث كل أسبوعين. في حين أن صيانة آلة الآيس كريم هي مهمة ثابتة تحدث كل أسبوعين ، يقوم فني الصيانة بعمل آخر في هذه الأثناء.

6. الجدول الزمني القائم على التحول

عادة ما يتم تنفيذ الجدول الزمني القائم على المناوبة في الأعمال التجارية التي تعمل لمدة 10 ساعات أو أكثر في اليوم. إذا كانت الشركة تعمل على مدار الساعة وطوال أيام الأسبوع ، فإنها عادةً ما تطبق نهجًا من ثلاث نوبات: يعمل الموظفون دائمًا أو يتناوبون في العمل في الوردية الأولى (وردية الصباح) ، والمناوبة الثانية (وردية بعد الظهر) ، والنوبة الثالثة (الوردية الليلية).

مثال : 3 من العاملين في محطة وقود يتناوبون العمل في ثلاث نوبات (7:00 صباحًا - 3:00 مساءً ؛ 3:00 مساءً - 11:00 مساءً ؛ 11:00 مساءً - 7:00 صباحًا) من الاثنين إلى الخميس.

7. جدول موسمي

قد يكون الجدول الموسمي قائمًا على الوردية ، أو مرنًا ، أو ثابتًا ، أو بدوام جزئي ، أو بدوام كامل ، ولكنه يقتصر على موسم معين أو فترة زمنية معينة (على سبيل المثال ، موسم العطلات الشتوية في نوفمبر وديسمبر).

مثال : اثنان من بابا نويل مجدول للعمل في مركز تسوق طوال شهري نوفمبر وديسمبر ، في نوبتين (الوردية 1: 8:00 صباحًا - 2:00 مساءً ؛ الوردية 2: 2:00 مساءً - 8:00 مساءً).

8. جدول العمل الإضافي

يتضمن جدول العمل الإضافي العمل لأكثر من 40 ساعة في الأسبوع. اعتمادًا على اليوم أو طول العمل الإضافي ، وكذلك الولاية الأمريكية التي يعمل فيها العامل ، يتم دفع أجر للعمل الإضافي إما 1.5. أو مضاعفة معدلات الموظفين العادية - وهذا ينطبق فقط على الموظفين غير المعفيين من قانون معايير العمل العادلة (FLSA).

مثال : نادل مجدول للعمل 45 ساعة في أسبوع واحد - تعتبر الساعات الخمس الإضافية المجدولة ساعات عمل إضافية.

9. جدول مضغوط

جدول مضغوط يتضمن العمل التقليدي 35-40 ساعة في الأسبوع ، ولكن في أيام أقل.

مثال : مغسلة نوافذ مجدولة للعمل 40 ساعة في الأسبوع ، 10 ساعات في اليوم (7:00 صباحًا - 5:00 مساءً) من الاثنين إلى الخميس.

10. جدول دوري

عادة ما يكون الجدول الزمني المتناوب مرتبطًا بالعمل القائم على الوردية. يتم تعيين نوبات للموظفين بناءً على نمط محدد مسبقًا ، عادةً على أساس أسبوعي أو يومي.

مثال : من المقرر أن يعمل طبيب يعمل في غرفة الطوارئ لمدة 12 ساعة في الورديات النهارية يومي الاثنين والسبت و 12 ساعة في المناوبات الليلية يومي الثلاثاء والأحد. الأربعاء والخميس والجمعة عطلة.

11. جدول مجزأ

يتضمن الجدول المنقسم تحليل مقدمة يوم عمل بثلاث نقاط مميزة:

• العمل لبضع ساعات دفعة واحدة
• قضاء عدة ساعات راحة
• العمل لمجموعة ساعات أخرى بعد "الاستراحة"

مثال : سائق تاكسي مجدول للعمل من 5:00 صباحًا إلى 9:00 مساءً ، يأخذ استراحة من 9:00 صباحًا إلى 2:00 مساءً ، ثم يبدأ العمل مرة أخرى من 2:00 مساءً إلى 9:00 مساءً

12. جدول تحت الطلب

يتضمن الجدول الزمني عند الطلب الموظفين متاحين خلال أوقات محددة من اليوم ، أو أيام بشكل عام ، عندما يمكن أو لا يتم استدعاؤهم للعمل.

مثال : يجب أن يكون رجل الإطفاء المجدول للعمل عند الطلب على بعد 5 دقائق من محطة الإطفاء خلال الأيام المحددة.

ما هي أفضل طريقة لإنشاء جداول العمل؟

من أجل جدولة وقت الموظف بشكل فعال ، ستحتاج إلى:

1. خصص الوقت لفهم فريقك.
2. خصص وقتًا لتحليل عبء العمل.
3. تتبع أوقات دوام الموظف وانتهائه.
4. اتبع مجموعة من القواعد لجدولة الموظفين بشكل عادل.
5. إنشاء نظام اتصالات فريق فعال.
6. انشر جدول العمل قبل 7 أيام على الأقل.
7. تجنب أخطاء الجدولة الشائعة.
8. احترم تفضيلات العمل وطلبات الإجازة بقدر ما تستطيع.
9. قم بجدولة موظف واحد على الأقل من الدرجة الأولى لكل وردية.
10. إشراك الموظفين في عملية الجدولة.
11. استخدم قوالب جدول العمل لتسريع عملية الجدولة.

دعونا نلقي نظرة على كل نقطة بالتفصيل.

# 1: خصص الوقت لفهم فريقك

قد تعتقد أن وجود عدد كافٍ من الأشخاص أثناء المناوبة كافٍ للنجاح. ولكن ، ستحتاج أيضًا إلى التأكد من أنهم الأشخاص المناسبون لنوع المهام أو حجم عبء العمل أو الوقت من اليوم أو نوع العملاء.

لذا ، فإن الخطوة الحقيقية الأولى في إنشاء جداول عمل فعالة هي معرفة فريقك. قم بعمل قائمة تتضمن:

• المهارات ذات الصلة
• الصفات الشخصية مثل المثابرة أو الكفاءة أو الموثوقية
• الشهادات والتعليم والخبرة ذات الصلة
• وضعهم الوظيفي (هل هم بدوام كامل أم بدوام جزئي؟)
• نوع الشخصية (هل هم انطوائيون أم منفتحون؟)
• عادات العمل ، خاصةً إذا كان لديك جداول زمنية مرنة ، وعادة ما يصل بعض الموظفين في وقت مبكر أكثر من غيرهم

باستخدام هذه القائمة ، ستتمكن من اختيار زملاء الفريق المثاليين لكل وردية / مهمة.

مثال : تكليف مطور مكدس كامل المنفتح ، والذي يميل إلى القدوم في وقت لاحق وإنهاء العمل في وقت لاحق ، بمكالمة يومية 5:00 مساءً مع عميل بدأ للتو يوم عمله بسبب اختلاف المنطقة الزمنية.

# 2: خصص وقتًا لتحليل عبء العمل

الآن بعد أن فهمت المهارات والصفات والسمات الخاصة بكل عضو في فريقك ، فقد حان الوقت لتحليل عبء العمل والموارد التي لديك للتعامل معها.

أحد الخيارات هو عمل مخطط لأيام العمل والساعات التي يكون فريقك تحت تصرفهم. لذلك ، إذا كنت تعمل وفقًا لجدول زمني مرن يتكون من 8 ساعات من الاثنين إلى الجمعة ، فسيتاح لأعضاء فريقك 40 ساعة لكل منهم لأداء عملهم.

بعد ذلك ، يمكنك تحديد الساعات المزدحمة أو أهم المهام التي يجب القيام بها ، وجدولة المتخصصين الأكثر احتياجًا وفقًا لذلك.

بدلاً من ذلك ، يمكنك دائمًا البقاء في الحلقة مع توفر الجميع ومشاركة العمل من خلال الاستفادة من مشروع Clockify وميزة جدولة الفريق.

يمكنك إما إلقاء نظرة على مشاريع منفصلة ومعرفة من يشارك بنشاط فيها ، أو التحقق من أعضاء الفريق الفرديين ومعرفة سريعًا من لديه زيادة في الحجز ، ومن يعمل فوق طاقته ، ومن هو متاح.

# 3: تتبع أوقات دوام الموظف وانتهائه

لا يساعد تسجيل وقت الموظف فقط في تتبع ساعات العمل الإضافي (إذا سمح عملك بالعمل الإضافي) ، ولكنه يوفر أيضًا للموظفين سجلاً واضحًا لساعات العمل.

قبل إعداد جداول العمل الخاصة بك ، ستحتاج إلى إرشاد موظفيك حول كيفية تتبع أوقات الدوام. لهذا الغرض ، يمكنك استخدام تطبيق ساعة وقت الموظف ، مثل Clockify.

يساعدك كلوكيفاي على تحديد مشاريعك ومهامك وتعيين المهام لأعضاء الفريق. بمجرد توزيع جميع المهام ، يمكن لأعضاء الفريق تتبع تقدمهم بطريقتين:

1. من خلال تتبع الوقت في وضع المؤقت - فقط اطلب من الجميع بدء / إيقاف المؤقت عند بدء العمل / إنهاء العمل في مهمة معينة / وردية اليوم.

2. بتسجيل الوقت بعد العمل يدويًا ، أيضًا بطريقتين مختلفتين:

في الوضع اليدوي - اطلب فقط من الجميع إضافة المدة لكل مهمة / وردية معينة يدويًا.

في الجدول الزمني - اطلب من الجميع إضافة مدة التحول لكل يوم في بطاقة الوقت الأسبوعية.

يمكن عرض كل الوقت الذي تم إدخاله لاحقًا في تقارير مرئية وأسبوعية يمكن أن تساعدك في إنشاء جداول زمنية أفضل في المستقبل.

إذا قام موظفوك بتسجيل الساعات القابلة للفوترة ، فيمكنك أيضًا استخدام بيانات Clockify لكشوف المرتبات - نظرًا لأن المتعقب سيحسب تلقائيًا المبلغ الذي تحتاجه لدفع رواتب الموظفين بناءً على وقتهم المتعقب.

# 4: اتبع مجموعة من القواعد لجدولة الموظف بشكل عادل

على الرغم من أنه لا يزال هناك الكثير الذي يتعين القيام به لضمان قدرة الموظفين على الحفاظ على توازن صحي بين العمل والحياة ، إلا أن قوانين الجدولة التنبؤية هي خطوة أخرى في حماية الموظفين من الإرهاق.

تفرض هذه القوانين ممارسات جدولة معينة يجب اتباعها ، مثل الإشعار المسبق بجدول العمل.

في حالة عدم إخطار الموظف في الوقت المناسب بجدول أعماله القادم ، فإنه يحصل على دفعة مضمونة قابلة للتنبؤ.

على الرغم من عدد قليل فقط من المدن الأمريكية التي تطبقها حاليًا (مثل شيكاغو وإميريفيل وفيلادلفيا ونيويورك وسان فرانسيسكو وسياتل) ، وبعض الصناعات (مثل خدمات الطعام وتجارة التجزئة والضيافة) ، فإن قواعد الجدولة العشر المنصوص عليها في هذه قد تكون القوانين إضافة رائعة لأي ممارسة جدولة:

القاعدة # 1 - تقديم "تقديرات حسن النية" للجداول الزمنية لجميع التعيينات الجديدة.

القاعدة # 2 - اطلب من الموظفين تحديد وقت العمل / اليوم وتفضيلات الموقع.

القاعدة # 3 - إخطار الموظفين مسبقًا بجداول عملهم.

القاعدة رقم 4 - امنح ساعات إضافية للموظفين الحاليين قبل تعيين شخص جديد.

القاعدة # 5 - إخطار الموظفين بتغييرات جدول عملهم.

القاعدة # 6 - اعرض أجرًا مميزًا لتغييرات الجدول الزمني التي كان عليك إجراؤها دون إشعار في الوقت المناسب.

القاعدة # 7 - توفير فترة راحة بين مناوبتين ، ما لم يوافق الموظف المذكور على العمل خلال هذه الفترة.

القاعدة # 8 - احتفظ بسجلات الجداول السابقة ، للرجوع إليها في المستقبل.

القاعدة # 9 - ضع قائمة بالحقوق المتعلقة بالجدول الزمني المنشورة في مكان العمل و / أو يمكن الوصول إليها بسهولة عبر الإنترنت.

القاعدة رقم 10 - لا تنتقم من الموظف لمحاولته فرض حقوق الموظف المتعلقة بالجدول الزمني.

# 5: إنشاء نظام اتصالات فريق فعال

يتمثل أحد مفاتيح إنتاجية الفريق والإدارة المناسبة لوقت الموظف في ضمان شعور الفريق بالتواصل وإطلاعه جيدًا على التطورات أو التحديثات أو التغييرات الأخيرة في سير العمل أو عبء العمل المتوقع.

لذلك ، تأكد من إبلاغك دائمًا بأي تغييرات تتعلق بجداول العمل ، ومنح الجميع فرصة للتواصل معك بأسئلتهم وطلباتهم.

لإنشاء نظام اتصالات فعال ، لا تنس:

• قم بإخطار الموظفين بمجرد الانتهاء ونشر أحدث جدول عمل.
• دع الجميع يعرف تحديثات الجدول الزمني في اللحظة الأخيرة أو الالتزامات الإضافية غير المتوقعة.
• اذكر بوضوح أن فريقك بحاجة إلى إبلاغك عند تبديل الورديات أو تولي مهام إضافية ، لأن هذه التغييرات قد تؤثر على المزيد من الجدولة.

بالطبع ، لإدارة كل هذه الاتصالات ، ستحتاج إلى إنشاء نظام اتصالات جيد التنظيم ، والذي قد يتضمن:

• رسائل نصية
• اتصالات هاتفية
• رسائل البريد الإلكتروني
• تطبيقات الدردشة
• اجتماعات الفيديو عبر الإنترنت

إذا كنت تستخدم Clockify للجدولة ، فيمكنك إخطار زملائك في الفريق بسهولة متى كان هناك مهمة قادمة لهم حتى لا يمر أي شيء دون أن يلاحظه أحد.

من خلال إنشاء مهمة ، فإنك تختار النطاق الزمني الدقيق لتلك المهمة المعينة وعدد الساعات التي يحتاج أعضاء فريقك إلى تكريسها في اليوم للمهمة.

# 6: انشر جدول العمل قبل 7 أيام على الأقل

تماشياً مع قوانين الجدولة التنبؤية ، يجب على أصحاب العمل نشر جداول عمل جديدة بين 7 و 14 يومًا قبل المناوبة الأولى المجدولة. ومع ذلك ، كما ناقشنا سابقًا ، يتم سن هذه القوانين بشكل أساسي في مدن معينة لأنها تندرج تحت فئة القوانين المحلية.

تسمح قوانين العمل الفيدرالية ، مثل قانون معايير العمل العادلة ، لأصحاب العمل بتغيير الجداول دون أي إشعار مسبق.

ومع ذلك ، عندما تخبر أعضاء فريقك عن جداولهم بأيام مقدمًا ، فإنك تترك وقتًا كافيًا في حالة ما يلي:

• يحتاج إلى جدولة (أو إعادة جدولة) الالتزامات الشخصية لاستيعاب جدول العمل الجديد.
• تريد العثور على بديل أو نوبات تجارية (يمكنك إما السماح للموظفين بالتداول في نوبات أو أن يكون لديك نظام للبدائل).
• يريد التحدث معك عن الأيام أو الأوقات التي يعملون فيها (ربما تقوم دائمًا بجدولة الموظف X في الأوقات والأيام التي لا تعمل معهم أبدًا).

# 7: تجنب أخطاء الجدولة الشائعة

عند الجدولة ، تأكد من عدم القيام بما يلي:

1. ازدواج الجدول الزمني للموظفين الذين لديهم مسؤوليات مزدوجة ، ولكن في نفس النوبات

مثال : شخص يعمل كمضيفة في الفندق وسائق في نفس الوقت يحصل على جدولة مزدوجة عن طريق الخطأ.

2. جدولة الموظفين للوظيفة التي لم يتم تدريبهم لشغلها

مثال : طاهي المؤن في مطعم فاخر تمت جدولته لأداء واجبات الشيف المشوي.

3. جدولة أقل أو زائدة في جدول موظفيك ، من حيث ساعات عملهم

مثال : يتم جدولة موظف بدوام جزئي مع نوبات كثيرة جدًا ، أو موظف بدوام كامل يتم جدولته مع نوبات قليلة جدًا.

4. جدولة أقل أو زائدة في جدول موظفيك ، من حيث عبء العمل المتوقع

مثال : إدراك أن بار الكوكتيل يعاني من نقص في الموظفين خلال ساعة التخفيضات.

# 8: احترم تفضيلات العمل وطلبات الإجازة بقدر ما تستطيع

ارتفاع رضا الموظفين يعني إنتاجية أعلى. وأفضل طريقة للحصول على درجة عالية من رضا الموظفين هي السماح للموظفين بمعرفة أن الإدارة تسمعهم.

لذلك ، إذا كان بعض الموظفين يفضلون العمل في ساعات أو أيام معينة ، فاستوعبهم إذا استطعت.

أو عندما يطلب الموظف إجازة ، حاول الموافقة على طلبه كلما أمكن ذلك.

علاوة على ذلك ، يجب عليك دائمًا تنفيذ نظام واضح للموظفين الذين يطلبون الأوقات والأوقات المفضلة. بهذه الطريقة ، ستجعل الموافقات / الرفض على الطلب شفافة ، مما يوضح عدم وجود محاباة.

إذا كنت تستخدم أنت وفريقك Clockify لتتبع ساعات العمل وتخطيط المهام مسبقًا ، فيمكنك تعيين سياسة الإجازة والموافقة على طلبات إجازة فريقك على الفور.

يمنحك استخدام Clockify كوقت إجازة ومتعقب الإجازة نظرة ثاقبة دقيقة حول مدى توفر كل فرد والإجازات القادمة حتى تتمكن من جدولة وقت العمل وفقًا لذلك.

رقم 9: جدولة موظف واحد على الأقل من الدرجة الأولى لكل وردية

إذا كان عملك يعمل في نوبات ، فتأكد من أن كل وردية تتميز بواحد على الأقل من أفضل اللاعبين لديك من حيث مهارات الموظف ذات الصلة والخبرة والتجربة والصفات الشخصية. سيؤدي ذلك إلى تحسين جودة التحول إلى حد كبير ، وكذلك تجربة العملاء. علاوة على ذلك ، سيكون لدى الموظفين الأقل خبرة (خاصةً المعينين حديثًا) شخص ما للبحث عنه فيما يتعلق بمعايير العمل أو اللجوء للحصول على الدعم عند الحاجة.

يعد وجود أحد أفضل الموظفين أمرًا مهمًا بشكل خاص خلال الأوقات المزدحمة عندما تريد شخصًا موثوقًا به في مكان الحادث "لسحب" عبء العمل وإلهام زملائك الآخرين في الفريق لمواكبة الوتيرة.

مثال : جدولة اختصاصي خدمات طعام موثوق به لتشغيل السجل النقدي وخدمة العملاء وإمدادات المخزون أثناء وقت الغداء في منطقة الأعمال بالمدينة.

# 10: قم بإشراك الموظفين في عملية الجدولة

ربما لا ترغب في إضاعة الوقت في تحديثات جدول العمل المستمرة لأن موظفيك يطلبون دائمًا مقايضات الورديات أو تمديد المواعيد النهائية.

لتقليل ذلك ، يمكنك أن تهدف إلى إشراك الموظفين في عملية إنشاء جداول العمل بقدر ما تجده مناسبًا.

1. اطلب من شخص ما مساعدتك في الجدولة

من المرجح أن يفهم الزملاء ما يفكر فيه زملاؤهم في العمل حول جداولهم ، لذا فإن وجود شخص من "الداخل" يساعدك بشكل مباشر في الجداول الزمنية هو الأمثل. بهذه الطريقة ، ستكتشف ما إذا كان أعضاء فريقك:

• راضون عن أوقاتهم المعينة
• تريد وقتًا أكثر أو أقل مجدولًا في الأسبوع
• تفضل أيامًا أو أوقاتًا أخرى لجداولها

2. اطلب من الفريق ملء مخططات التوفر

باستخدام مخطط التوفر ، كل ما يتعين على الموظفين القيام به هو تحديد الأيام التي يكونون فيها متاحين للعمل خلال أسبوع معين. لاحقًا ، ستستخدم هذه البيانات لإنشاء جداول عمل ممكنة.

مثال : تقوم بجدولة شخص ما للنوبة الأولى ، ولكن هذا الشخص غير متاح للعمل خلال هذا الوقت. يمكنك إلقاء نظرة على مخطط التوفر والعثور على الموظف المناسب التالي الذي حدد مدى توفره خلال الوقت المطلوب. قد تجد أنه لديك نسخة احتياطية لنسختك الاحتياطية إذا توفر عدد أكبر من الموظفين.

3. عند الجدولة خارج الأوقات المتاحة ، استشر أولاً

في بعض الأحيان ، على الرغم من كل الجهود التي بذلها الفريق مع مخطط التوفر ، ستظل بحاجة إلى جدولة شخص ما خارج أوقات التوفر الخاصة به.

مثال : ربما ، هناك احتفال كبير يتم استضافته في مطعمك وستحتاج إلى كل الأيدي على سطح السفينة. أو ربما هناك خطأ غير متوقع في تطبيقك ، وتحتاج إلى الاتصال بمهندس متكامل لمساعدتك في إجازتها.

تحدث حالات الطوارئ ، ولكن من المهم أن تتعامل معها. إذا كان ذلك ممكنًا ، فحاول دائمًا العثور على الشخص الأقل إزعاجًا من خلال العمل خارج أوقات التوفر المثالية.

مثال : إذا كان عليك الاختيار من بين خيارين ، فابحث دائمًا عن الشخص غير المتاح بسبب موعده في المنتجع الصحي بدلاً من الاتصال بأحد أعضاء الفريق الموجود في المستشفى القلق بشأن أحد أفراد أسرته.

في كلتا الحالتين ، من الأفضل دائمًا الاتصال بالشخص المعني ، وشرح الموقف ، والتعامل بلطف مع الطلب. سيلزم الموظف الموثوق والضميري بطلبك إذا كان ذلك ممكنًا وسيقدر أن يكون لك رأي في هذا الأمر.

ومع ذلك ، حاول أن تفهم ما إذا كان الموظف غير قادر حقًا على الموافقة على طلبك ، على سبيل المثال ، لديه موعد مع الطبيب.

# 11: استخدم قوالب جدول العمل لتسريع عملية الجدولة

تم تصميم النقاط العشر السابقة لمساعدتك على جدولة وقت الموظف بشكل فعال - ولكن قوالب الجدول ستساعدك على جعل عملية الجدولة أسرع وأكثر دقة. فيما يلي 6 قوالب لجدول العمل يمكنك استخدامها الآن مجانًا:

• نموذج نموذج توافر الموظف
• قالب جدول العمل اليومي
• قالب جدول العمل الأسبوعي
• نموذج جدول العمل نصف الأسبوعي
• نموذج جدول العمل الشهري
• نموذج جدول العمل السنوي

نموذج نموذج توافر الموظف

ماذا تخص؟

يوفر نموذج نموذج توفر الموظف لفريقك خيار مشاركة ساعاتهم المتاحة معك - حتى تتمكن من جدولة وقت عملهم وفقًا لذلك.

يجب على الموظفين تحديد الوقت الذي يمكنهم فيه القدوم إلى العمل و / أو العمل تحت الطلب بعلامات اختيار (جداول بيانات Google) أو "X" (Excel).

بدلاً من ذلك ، يمكنك طباعة النماذج وجعل الموظفين يملأونها بقلم.

في وقت لاحق ، يمكنك استخدام نماذج توفر الموظفين الفرديين هذه لإنشاء جداول زمنية ممكنة.

لمن هذا؟

نموذج الجدولة هذا مثالي لأي نوع من الأعمال التي تدور حول الجدولة.

️ قم بتنزيل نموذج "نموذج توفر الموظف" الكلاسيكي في Excel

️ قم بتنزيل قالب نموذج توفر الموظف القابل للمشاركة عبر الإنترنت في جداول بيانات Google

️ قم بتنزيل نموذج "نموذج توفر الموظف" القابل للطباعة بتنسيق PDF

قالب جدول العمل اليومي

ماذا تخص؟

يتيح لك قالب جدول العمل اليومي جدولة كل من ساعات العمل والمهام لكل يوم عمل.

ما عليك سوى إدخال اسم الموظف وقسمه والتاريخ وإضافة علامة اختيار (جداول بيانات Google) أو "X" (في Excel) بجوار كل ساعة مجدولة للعمل.

بدلاً من ذلك ، يمكنك طباعة الجدول وتعبئته بقلم حبر.

لمن هذا؟

هذا القالب مثالي إذا كنت تفضل جدولة ساعات العمل والمهام على أساس يومي.

في حالة احتياجك إلى الالتزام بقاعدة جدولة العمل قبل 7 أيام على الأقل ، يمكنك الجمع بين هذا الجدول الزمني الأكثر تفصيلاً والموجه نحو المهام والجداول التي تغطي فترة زمنية أطول.

️ قم بتنزيل قالب جدول العمل اليومي الكلاسيكي في Excel

️ قم بتنزيل قالب جدول العمل اليومي القابل للمشاركة عبر الإنترنت في جداول بيانات Google

️ قم بتنزيل قالب جدول العمل اليومي القابل للطباعة بتنسيق PDF

قالب جدول العمل الأسبوعي

ماذا تخص؟

يتيح لك قالب جدول العمل الأسبوعي جدولة أيام عمل الموظفين وتحولاتهم على أساس أسبوعي.

ما عليك سوى إضافة أسماء الموظفين وعلامة "X" أو علامة اختيار أسفل كل يوم من المقرر أن يعملوا فيه.

تحسب نسختا Google Sheet و Excel من النموذج أيضًا الإحصائيات اليومية لكل موظف ، من حيث:

• كم مرة تمت جدولة الموظفين الفرديين للعمل في الأسبوع
• كم مرة تمت جدولة عملهم في الوردية الأولى أو الثانية أو الثالثة أو المنقسمة (إن أمكن)

بدلاً من ذلك ، يمكنك طباعة الجدول وتعبئته بقلم حبر.

في حالة عمل موظفيك في نوبات مختلفة مقسمة ، أو العمل الإضافي ، أو لديهم طلبات محددة تتعلق بجداولهم ، يمكنك توضيح ذلك أسفل كل صف موظف.

لمن هذا؟

هذا النموذج مثالي إذا كنت تفضل جدولة أيام العمل على أساس أسبوعي ، و / أو دفع رواتب موظفيك على أساس أسبوعي.

️ قم بتنزيل قالب جدول العمل الأسبوعي الكلاسيكي في Excel

️ قم بتنزيل نموذج جدول العمل الأسبوعي القابل للمشاركة عبر الإنترنت في جداول بيانات Google

️ قم بتنزيل نموذج جدول العمل الأسبوعي القابل للطباعة بتنسيق PDF

نموذج جدول العمل نصف الأسبوعي

ماذا تخص؟

يمنحك نموذج جدول العمل نصف الأسبوعي خيار جدولة أيام عمل الموظفين والتحولات على أساس نصف أسبوعي.

ما عليك سوى إضافة أسماء الموظفين وإضافة "X" أو علامة اختيار كل يوم من المقرر أن يعملوا فيه.

تحسب نسختا Google Sheet و Excel من النموذج أيضًا الإحصائيات اليومية لكل موظف ، من حيث:

• كم مرة تمت جدولة الموظفين الفرديين للعمل كل أسبوعين
• كم مرة تمت جدولة عملهم في الوردية الأولى أو الثانية أو الثالثة أو المنقسمة (إن أمكن)

بدلاً من ذلك ، يمكنك طباعة الجدول وتعبئته بقلم حبر.

في حالة عمل موظفيك في نوبات مختلفة من الانقسام ، أو العمل الإضافي ، أو لديهم طلبات محددة تتعلق بجداولهم ، يمكنك توضيح ذلك أسفل كل صف موظف.

لمن هذا؟

هذا النموذج مثالي إذا كنت تفضل جدولة أيام العمل كل أسبوعين ، و / أو تدفع لموظفيك كل أسبوعين.

️ قم بتنزيل نموذج جدول العمل نصف الأسبوعي الكلاسيكي في Excel

️ قم بتنزيل نموذج جدول العمل نصف الأسبوعي القابل للمشاركة عبر الإنترنت في جداول بيانات Google

️ قم بتنزيل نموذج جدول العمل نصف الأسبوعي القابل للطباعة بتنسيق PDF

نموذج جدول العمل الشهري

ماذا تخص؟

يتيح لك قالب جدول العمل الشهري جدولة كل من أيام عمل الموظفين والتحولات لكل تاريخ على أساس شهري.

Simply add the employee names, and an “X” or a checkmark under each date they are scheduled to work.

The Google Sheet and Excel versions of the template also calculate the daily statistics per employee, in terms of:

• How many times individual employees have been scheduled to work per month
• How many times they were scheduled to work the First, Second, Third, or Split shift (if applicable)

Alternatively, you can print out the schedule and fill it out with a pen.

In case your employees work different split shifts, work overtime, or have specific instructions regarding their schedules, you can clarify this below each employee row.

Who is it for?

This template is perfect if you prefer to schedule workdays on a monthly basis, and/or pay your employees on a monthly basis.

️ Download the classic Monthly Work Schedule Template in Excel

️ Download the online, shareable Monthly Work Schedule Template in Google Sheets

️ Download the printable Monthly Work Schedule Template in PDF

Yearly Work Schedule Template

ماذا تخص؟

The Yearly Work Schedule Template lets you schedule 5 employees over the course of one year (or several weeks or months).

Simply name your employees and associate each with a symbol (“x1”, “x2”, “x3”, “x4”, “x5”).

Write the appropriate symbol (eg “x1” for employee 1) next to the suitable date to schedule an employee.

Who is it for?

This template is perfect if your team operates on a rotating schedule, or you manage seasonal workers. It can also be a great choice if you prefer to view and plan the workweeks on a larger scale.

️ Download the classic Yearly Work Schedule Template in Excel

️ Download the online, shareable Yearly Work Schedule Template in Google Sheets

️ Download the printable Yearly Work Schedule Template in PDF

تغليف

Scheduling employee time effectively should not be a challenge — if you implement the right scheduling system that involves:

• Understanding your team and the workload
• Having employees track their work time
• Making sure you schedule work fairly and in a timely manner
• Communicating everything
• Avoiding common scheduling errors
• Honoring work preferences and time off requests to the best of your ability
• Building shifts around the best employees
• Involving employees in the scheduling process

If you add a scheduling template to this equation, you will both speed up the entire scheduling process and ensure that tasks always go as planned.

In the end, no matter whether you work on a fixed, flexible, floating, or any other type of schedule, if you schedule properly, you'll improve:

• Business operations
• إدارة الوقت
• Employee work-life balance
• Employee satisfaction
• Customer/client satisfaction

As a result, the employee turnover rate will start declining, while transparency will almost instantly become the norm.