Cum să faci un program de lucru (+ șabloane de program de lucru)

Cercetările arată că managerii petrec aproximativ 3,14 ore pe săptămână creând programe de lucru, ceea ce se traduce în aproximativ 20% din timpul de lucru al unui manager.

Dar trei ore par a fi o cantitate mică de timp pentru o sarcină atât de importantă.

Și este adevărat – timpul pare puțin – dar, pentru a planifica și a crea un program de lucru perfect, nu trebuie neapărat să depășești.

Dar de unde să încep? Mintea ta trebuie să fie plină de întrebări, mai ales dacă ești nou în managementul echipei. De la Care este programul de lucru perfect la Pot programa angajații în afara programului lor de lucru — preocupările pe care le puteți avea sunt naturale.

Totuși, nu trebuie să fie așa. Vom trece peste toate întrebările pe care le-ați putea avea despre programarea angajaților , vom vorbi despre diferitele tipuri de programe de lucru și despre toate punctele pe care trebuie să le acoperiți înainte de a emite un program .

Ca măsură specială de siguranță – pentru a ne asigura că totul decurge conform planului – am pregătit 6 șabloane gratuite de program de lucru pe care le puteți descărca și utiliza de câte ori aveți nevoie.

Acces rapid la șabloane de program de lucru descărcabile gratuit:

• Șablon de formular de disponibilitate a angajaților — Excel, Foi de calcul Google, PDF
• Șablon de program zilnic de lucru — Excel, Foi de calcul Google, PDF
• Șablon de program săptămânal de lucru — Excel, Foi de calcul Google, PDF
• Șablon de program de lucru bisăptămânal — Excel, Foi de calcul Google, PDF
• Șablon de program lunar de lucru — Excel, Foi de calcul Google, PDF
• Șablon de program anual de lucru — Excel, Foi de calcul Google, PDF

O introducere rapidă în programul de lucru

Înainte de a aborda problema cum să programăm eficient timpul de lucru al angajaților, să ne uităm la elementele de bază ale programelor de lucru:

• Ce sunt ei ,
• De ce sunt benefice pentru o afacere , și
• Ce tipuri de programe de lucru puteți implementa .

Ce este un program de lucru?

Un program de lucru (cunoscut și ca rotație sau listă) este o listă care conține informații despre angajați, cum ar fi:

• Ore de lucru
• Schimbări
• Locații de lucru
• Responsabilități în perioada acoperită de program
• Alte informații asociate angajaților

Procesul de creare a unui program este denumit programare și este de obicei efectuat de un manager. Multe tipuri de afaceri necesită programe, inclusiv:

• Magazine de vânzare cu amănuntul
• Facilități de producție
• Restaurante și cafenele
• Centre de apeluri
• Afaceri cu echipe de asistență pentru clienți/utilizatori
• Afaceri care angajează freelanceri
• Afaceri care angajează lucrători sezonieri

De ce este importantă programarea muncii?

Când te gândești la programul de lucru, este ușor să găsești zeci de motive pentru care sunt importante chiar din capul tău.

Însă programul de lucru este și mai mult decât se vede - așa că haideți să intrăm direct în beneficiile pe care le puteți culege dacă investiți ceva timp în crearea unui program de angajați.

Programul de lucru asigură o funcționare eficientă

Atunci când angajații își înțeleg orele de lucru și responsabilitățile lor, precum și locația muncii lor (în cazul în care efectuează muncă de teren), ei sunt în poziția de a-și maximiza productivitatea.

Programarea muncii ajută la planificarea muncii în funcție de disponibilitatea angajaților

Planificarea corectă a muncii ar trebui să se refere la stabilirea unui program de lucru care necesită modificări minime pe parcurs.

Acest lucru se realizează de obicei atunci când managerul ia în considerare prezența angajaților, orele de lucru așteptate ale acestora și cererile de PTO.

Programarea muncii eradica ideea de favoritism

Programele de lucru fac schimburile transparente, astfel încât membrii echipei sunt capabili să vadă schimburile/sarcinile tuturor și să înțeleagă că nimeni nu primește (sperăm) cele mai bune ture/sarcini de fiecare dată.

Programarea muncii vă ajută să vă gestionați mai bine timpul și să respectați termenele limită

Gestionarea adecvată a timpului este importantă pentru menținerea unei productivități ridicate și, programul de lucru vă ajută să vă organizați mai bine volumul de muncă, făcându-vă astfel mai productiv.

Când toate sarcinile sunt bine organizate, niciunul dintre angajați nu rămâne îngropat sub mormane de termene limită. În schimb, îi întâlnesc conform planului și țin mereu sub control volumul de muncă.

Programul de lucru îi ajută pe angajați să găsească un echilibru între viața profesională și viața privată

Atunci când angajații sunt conștienți de când sunt programați să lucreze, ei sunt capabili să își planifice și să își echilibreze obligațiile de muncă, dar și programările la doctor, sarcinile personale și activitățile de familie. Acest lucru ajută, de asemenea, la menținerea unui echilibru sănătos între viața profesională și viața privată și menține nivelul de stres al membrilor echipei dvs. mai scăzut.

Programul de lucru reduce fluctuația angajaților

Angajații care au un nivel scăzut de stres și care simt că sunt la fel de apreciați ca și colegii lor sunt mai puțin probabil să-și părăsească locul de muncă.

Programarea muncii ajută la creșterea satisfacției clienților/clienților

Un program bine gândit ajută la menținerea fluxului de lucru ca un ceas. Este de la sine înțeles că, atunci când totul funcționează fără probleme, clienții sau clienții obțin calitatea așteptată a serviciilor.

Un program organizat este deosebit de benefic dacă afacerea dvs. cere să comunicați cu clienții prin telefon - deoarece poate contribui la reducerea timpului mediu de gestionare și la creșterea satisfacției generale a clienților.

Care sunt tipurile de program de lucru?

Chiar dacă programele de lucru au diferite forme și dimensiuni (mai ales acum că munca de la distanță este aici pentru a rămâne), putem alege totuși 12 tipuri principale de programe de lucru :

1. Un program full-time

Un program cu normă întreagă are angajații să lucreze între 35 și 40 de ore pe săptămână. De obicei, este legat de posturile de muncă ale căror volum și tip de volum de muncă necesită specialiști cu normă întreagă.

Multe state din SUA impun ca angajații care lucrează cu normă întreagă să primească beneficii pentru angajați. Majoritatea acestor angajați lucrează în același număr de zile pe săptămână și același număr de ore pe zi. Cu toate acestea, programul exact de lucru al acestora poate fi fix (de exemplu, 9:00 am – 5:00 pm) sau flexibil (de exemplu, 8 ore pe zi, fără o ordine fixă).

Exemplu : un designer intern programat să lucreze 40 de ore pe săptămână, 8 ore pe zi, de luni până vineri.

2. Un program part-time

Un program cu fracțiune de normă face ca angajații să lucreze mai puțin decât programul echivalent cu normă întreagă prescris de companie (de exemplu, în companiile care numără 35 de ore pe săptămână drept normă întreagă, orice lucru mai puțin contează ca fracțiune de normă). De obicei, este legată de posturi de muncă al căror tip de volum de muncă permite mai multor angajați cu normă parțială să o desfășoare sau a căror valoare nu necesită angajare cu normă întreagă.

Este posibil ca angajații cu program part-time să nu beneficieze de beneficii asociate de obicei cu munca cu normă întreagă. Astfel de programe pot fi consecvente (de exemplu, 9:00 – 14:00 în fiecare zi lucrătoare), sau nu (de exemplu, 8:00 – 13:00 de luni până miercuri + 13:00 – 18:00 sâmbăta și duminica). ).

Exemplu : O hostess de restaurant care lucrează 25 de ore pe săptămână în total, în orele aglomerate ale zilei.

3. Un program fix

Un program fix are un orar cu același număr de zile lucrătoare și de ore pe săptămână. Poate fi folosit pentru orice tip de afacere care necesită ca angajații să lucreze împreună în același timp sau să fie la serviciul clienților/clienților în timpul orelor fixe de deschis. Un program fix poate implica muncă cu normă întreagă sau cu jumătate de normă.

Exemplu : o echipă de specialiști în resurse umane care sunt programate să lucreze de luni până vineri, de la 9:00 la 17:00

4. Un program flexibil

Un program flexibil prevede ca un angajat să lucreze un anumit număr de ore pe zi, ca cerință minimă (de exemplu, 6 ore). Însă, orele efective vor depinde de ora de sosire a angajatului la locul de muncă (de exemplu, angajata sosește luni la 8:00 și apoi lucrează până la 14:00 Dar, ea ajunge la 9:00 marți și apoi lucrează până la ora 15.00).

Astfel de programe pot fi full-time sau part-time. Poate fi folosit pentru orice tip de afacere care NU necesită angajații să lucreze împreună în același timp sau să fie în serviciul clienților/clienților în timpul orelor fixe de deschis.

Exemplu : Un specialist în asistență pentru clienți este programat să lucreze de luni până vineri timp de 8 ore pe zi, din momentul sosirii la birou.

5. Un program flotant

Un program flotant presupune o parte fixă, principală (angajatul fiind la dispoziția angajatorului) și o parte variabilă, „flotante” (angajatul își poate alege orele de începere și de încheiere în timpul zilei de lucru).

În practică, programele flotante sunt utilizate de ceva timp. Dar, li s-a oferit un cadru legal doar odată cu introducerea actului „Flexibil și funcțional” (FWW-act) – cel puțin în Belgia.

Exemplu : Un tehnician de întreținere este programat să înlocuiască o parte vitală a unei mașini de înghețată după fiecare 20.000 de galoane de înghețată creată, ceea ce se întâmplă la fiecare două săptămâni. În timp ce întreținerea mașinii de înghețată este o sarcină fixă ​​care are loc la fiecare două săptămâni, tehnicianul de întreținere efectuează și alte lucrări între timp.

6. Un program bazat pe ture

Un program bazat pe ture este de obicei implementat în afacerile care funcționează timp de 10 sau mai multe ore pe zi. Dacă o afacere funcționează 24/7, de obicei implementează o abordare în trei schimburi: angajații lucrează întotdeauna sau lucrează pe rând în primul schimb (turul de dimineață), al doilea schimb (turul de după-amiază) și al treilea schimb (turul de noapte).

Exemplu : 3 însoțitori de benzinărie care lucrează pe rând în trei schimburi (7:00 – 15:00; 15:00 – 23:00; 23:00 – 7:00) de luni până joi.

7. Un program sezonier

Un program sezonier poate fi pe ture, flexibil, fix, cu normă parțială sau cu normă întreagă, dar este limitat la un anumit sezon sau perioadă de timp (de exemplu, sezonul sărbătorilor de iarnă în noiembrie și decembrie).

Exemplu : Doi Moș Crăciun programați să lucreze într-un centru comercial în lunile noiembrie și decembrie, în două schimburi (Turmul 1: 8:00 am – 2:00 pm; Turnul 2: 2:00 pm – 8:00 pm).

8. Un orar suplimentar

Un program de ore suplimentare implică munca mai mult decât standardul de 40 de ore pe săptămână. În funcție de ziua sau durata orelor suplimentare, dar și de statul american în care lucrătorul este angajat, orele suplimentare se plătesc fie 1,5. sau dublați tarifele obișnuite ale angajaților - acest lucru se aplică numai angajaților care nu sunt scutiți de Legea privind standardele echitabile de muncă (FLSA).

Exemplu : un chelner programat să lucreze 45 de ore într-o săptămână — cele 5 ore suplimentare programate sunt considerate ore suplimentare.

9. Un program comprimat

Un program comprimat presupune munca tradițională de 35-40 de ore pe săptămână, dar în mai puține zile.

Exemplu : o mașină de spălat geamuri programată să funcționeze 40 de ore pe săptămână, 10 ore pe zi (7:00 am – 5:00 pm) de luni până joi.

10. Un program rotativ

Un program rotativ este de obicei legat de munca pe ture. Angajaților li se atribuie ture pe baza unui model predefinit, de obicei săptămânal sau zilnic.

Exemplu : Un medic care lucrează la urgență este programat să lucreze în ture de zi de 12 ore în zilele de luni și sâmbătă și în ture de noapte de 12 ore în zilele de marți și duminică. Miercurea, joia și vinerea sunt libere.

11. Un program împărțit

Un program divizat implică analizarea unei intrări a unei zile lucrătoare în trei puncte distincte:

• Lucrând câteva ore dintr-o singură mișcare
• Având câteva ore libere
• Lucrând încă un set de ore după „pauză”

Exemplu : un șofer de taxi programat să lucreze de la 5:00 la 21:00, face o pauză de la 9:00 la 14:00 și apoi începe să lucreze din nou de la 14:00 la 21:00

12. Un program de gardă

Un program de gardă implică angajații să fie disponibili în anumite momente ale zilei, sau zile în general, când pot sau nu pot fi chemați la muncă.

Exemplu : Un pompier programat să lucreze la gardă trebuie să se afle în apropiere de 5 minute de stația de pompieri în zilele programate.

Cum să creezi cel mai bine un program de lucru?

Pentru a programa eficient timpul angajatului, va trebui să:

1. Fă-ți timp pentru a-ți înțelege echipa.
2. Fă-ți timp pentru a analiza volumul de muncă.
3. Urmăriți orele de intrare și de plecare ale angajaților.
4. Urmați un set de reguli pentru a programa corect angajații.
5. Stabiliți un sistem eficient de comunicare în echipă.
6. Publicați programul de lucru cu cel puțin 7 zile înainte.
7. Evitați erorile comune de programare.
8. Respectați preferințele de muncă și cererile de concediu cât de mult puteți.
9. Programează cel puțin un angajat de top pe tură.
10. Implicați angajații în procesul de programare.
11. Utilizați șabloanele de program de lucru pentru a accelera procesul de programare.

Să ne uităm la fiecare punct în detaliu.

#1: Fă-ți timp pentru a-ți înțelege echipa

S-ar putea să credeți că a avea destui oameni în timpul unei ture este suficient pentru succes. Dar, va trebui, de asemenea, să vă asigurați că sunt oamenii potriviți pentru tipul de sarcini, volumul de muncă, ora din zi sau tipul de clienți.

Deci, primul pas real în crearea unui program de lucru eficient este să vă cunoașteți echipa. Faceți o listă care să includă:

• Abilitati relevante
• Calități personale precum perseverența, eficiența sau fiabilitatea
• Atestări, educație relevantă, experiență
• Statutul lor de muncă (sunt cu normă întreagă sau cu jumătate de normă?)
• Tip de personalitate (sunt introvertiți sau extrovertiți?)
• Obiceiuri de lucru, mai ales dacă ai un program flexibil, iar unii angajați au obiceiul să ajungă mai devreme decât alții

Cu o astfel de listă, vei putea alege colegii ideali pentru fiecare tură/sarcină.

Exemplu : sarcina dezvoltatorului full-stack extrovertit, care tinde să vină mai târziu și să termine lucrul la o oră ulterioară, cu apelul zilnic de la 17:00 cu un client care tocmai își începe ziua de lucru din cauza diferenței de fus orar.

#2: Fă-ți timp pentru a analiza volumul de muncă

Acum că înțelegeți abilitățile, calitățile și trăsăturile fiecărui membru al echipei dvs., este timpul să analizați volumul de muncă și resursele de care aveți pentru a le gestiona.

O opțiune este să faci un grafic al zilelor și orelor de lucru pe care echipa ta le are la dispoziție. Deci, dacă operați pe un program flexibil, bazat pe 8 ore, de luni până vineri, membrii echipei dumneavoastră vor avea la dispoziție câte 40 de ore pentru a-și desfășura munca.

Apoi, puteți identifica orele aglomerate sau cele mai importante sarcini care trebuie efectuate și vă puteți programa în consecință specialiștii cei mai necesari.

Alternativ, puteți rămâne mereu la curent cu disponibilitatea și partajarea de lucru a tuturor, utilizând funcția Clockify de planificare a proiectelor și a echipelor.

Puteți fie să aruncați o privire la proiecte separate și să vedeți cine este implicat activ în ele, fie să verificați membrii echipei individuale și să vă dați seama rapid cine este suprarezervat, cine lucrează peste capacitate și cine este disponibil.

#3: Urmăriți orele de intrare și de plecare ale angajaților

Înregistrarea timpului angajat nu numai că ajută la urmărirea orelor suplimentare (dacă afacerea dvs. a autorizat orele suplimentare), dar oferă și angajaților un jurnal clar al orelor lucrate.

Înainte de a vă configura programul de lucru, va trebui să vă instruiți angajații cum să-și urmărească orele de plecare. În acest scop, puteți utiliza o aplicație pentru ceasul orar al angajaților, cum ar fi Clockify.

Clockify vă ajută să vă definiți proiectele și sarcinile și să atribuiți sarcini membrilor echipei. Odată ce toate sarcinile sunt distribuite, membrii echipei pot urmări progresul lor în două moduri:

1. Urmărind timpul în modul cronometru — trebuie doar să înceapă/oprească cronometrul pe măsură ce încep să lucreze/termină lucrul la o sarcină atribuită/turul de astăzi.

2. Prin înregistrarea manuală a timpului după lucru, tot în 2 moduri distincte:

În modul manual, trebuie doar ca toată lumea să adauge manual durata fiecărei sarcini/schimbă atribuită.

Într-o foaie de pontaj - trebuie doar ca toată lumea să adauge durata turei pentru fiecare zi într-o fișă de pontaj săptămânal.

Tot timpul introdus poate fi vizualizat ulterior în rapoarte vizuale și săptămânale care vă pot ajuta să creați programe și mai bune în viitor.

Dacă angajații dvs. înregistrează orele facturabile, puteți utiliza și datele Clockify pentru salarizare, deoarece instrumentul de urmărire va calcula automat cât trebuie să plătiți angajaților pe baza timpului lor urmărit.

#4: Urmați un set de reguli pentru a programa corect angajatul

Deși mai sunt multe de făcut pentru a se asigura că angajații sunt capabili să mențină un echilibru sănătos între viața profesională și viața privată, legile privind programarea predictivă sunt un pas mai departe în protejarea angajaților de suprasolicitare.

Aceste legi impun ca anumite practici de programare să fie urmate, cum ar fi o notificare prealabilă a programului de lucru.

În cazul în care angajatul nu a fost informat în timp util cu privire la programul său viitor, acesta primește o plată garantată de predictibilitate.

În ciuda faptului că doar câteva orașe din SUA le adoptă în prezent (de exemplu, Chicago, Emeryville, Philadelphia, New York, San Francisco și Seattle) și numai anumite industrii (de exemplu, servicii alimentare, comerț cu amănuntul și ospitalitate), cele 10 reguli de programare prescrise de acestea legile pot fi un plus excelent pentru orice practică de programare:

Regula # 1 — Furnizați „estimari cu bună-credință” pentru programul tuturor noilor angajați.

Regula nr. 2 – Cereți angajaților să-și declare timpul/zile de lucru și preferințele de locație.

Regula nr. 3 – Notificați angajații în avans despre programul lor de lucru.

Regula #4 — Oferă ore suplimentare angajaților existenți înainte de a angaja pe cineva nou.

Regula nr. 5 – Notificați angajații cu privire la modificările programului lor de lucru.

Regula #6 — Oferiți o plată premium pentru modificările de program pe care a trebuit să le faceți fără notificare în timp util.

Regula #7 - Asigurați o perioadă de odihnă între două schimburi ale angajaților, cu excepția cazului în care angajatul menționat a fost de acord să lucreze în acest timp.

Regula #8 — Păstrați înregistrările programelor anterioare, pentru referințe viitoare.

Regula nr. 9 – Să aveți o listă de drepturi legate de program publicată la locul de muncă și/sau ușor accesibilă online.

Regula #10 — Nu ripostați împotriva angajatului pentru că a încercat să impună drepturile angajaților legate de program.

#5: Stabiliți un sistem eficient de comunicare în echipă

Una dintre cheile productivității echipei și gestionării adecvate a timpului angajaților este să vă asigurați că echipa se simte conectată și bine informată cu privire la evoluțiile recente, actualizările sau schimbările aduse fluxului de lucru sau volumului de lucru așteptat.

Așadar, asigurați-vă că comunicați întotdeauna orice modificări legate de programul de lucru și oferiți tuturor șansa de a vă contacta cu propriile întrebări și solicitări.

Pentru a stabili un sistem de comunicare eficient, nu uitați să:

• Notificați angajații imediat ce ați terminat și ați postat cel mai nou program de lucru.
• Informați toată lumea despre actualizările de ultimă oră sau despre obligațiile suplimentare neașteptate.
• Spuneți clar că echipa dvs. trebuie să vă informeze ori de câte ori schimbă ture sau preia sarcini suplimentare, deoarece aceste modificări ar putea influența programarea ulterioară.

Desigur, pentru a gestiona toată această comunicare, va trebui să stabiliți un sistem de comunicare bine organizat, care poate implica:

• Mesaje text
• Apeluri telefonice
• E-mailuri
• Aplicații de chat
• Întâlniri video online

Dacă folosești Clockify pentru programare, poți să-ți anunți cu ușurință colegii de echipă ori de câte ori urmează o misiune pentru ei, astfel încât nimic să nu treacă neobservat.

Prin crearea unei sarcini, alegeți intervalul de timp exact pentru sarcina respectivă și numărul de ore pe zi pe care membrii echipei dvs. trebuie să le dedice sarcinii.

#6: Publicați programul de lucru cu cel puțin 7 zile înainte

În conformitate cu Legile privind programarea predictivă, angajatorii trebuie să publice noi programe de lucru între 7 și 14 zile înainte de prima tură programată. Cu toate acestea, așa cum am discutat anterior, aceste legi sunt adoptate în principal în anumite orașe, deoarece se încadrează în categoria legilor locale.

Legile federale privind ocuparea forței de muncă, cum ar fi Legea privind standardele echitabile de muncă, permit angajatorilor să schimbe programul fără nicio notificare prealabilă.

Totuși, atunci când îi informați pe membrii echipei despre programul lor cu zile în avans, lăsați suficient timp în cazul în care cineva:

• Trebuie să programeze (sau să reprogrameze) angajamentele personale pentru a se adapta noului program de lucru.
• Dorește să găsească un înlocuitor sau schimburi de schimb (puteți fie să lăsați angajații să schimbe schimburi, fie să aveți un sistem pentru înlocuitori).
• Vrea să-ți vorbească despre zilele sau orele în care lucrează (poate că programezi întotdeauna angajatul X la ore și zile care nu funcționează niciodată pentru el).

#7: Evitați erorile comune de programare

Când programați, asigurați-vă că nu:

1. Angajati cu program dublu care au responsabilitati duble, dar in aceleasi ture

Exemplu : O persoană care lucrează atât ca hostess la hotel, cât și ca transportator de autobuz, care a primit accidental o programare dublă.

2. Programează personalul pentru postul pe care nu a fost instruit să îl ocupe

Exemplu : Un bucătar de cămară într-un restaurant de lux este programat să îndeplinească sarcinile de bucătar de friptură.

3. Subprogramează-ți sau depășește-ți angajații, în ceea ce privește orele de lucru

Exemplu : un angajat cu normă parțială este programat cu prea multe ture sau un angajat cu normă întreagă este programat cu prea puține ture.

4. Subprogramați sau supraprogramați-vă angajații, în ceea ce privește volumul de lucru așteptat

Exemplu : realizând că un bar de cocktailuri nu are personal suficient în timpul happy hour.

#8: Respectați preferințele de muncă și cererile de concediu cât de mult puteți

Satisfacția ridicată a angajaților înseamnă o productivitate mai mare. Și, cea mai bună modalitate de a obține o satisfacție ridicată a angajaților este să-i anunțați pe angajați că sunt auziți de conducere.

Deci, dacă anumiți angajați preferă să lucreze în anumite ore sau zile, acomodați-i dacă puteți.

Sau, atunci când un angajat cere timp liber, încercați să fiți de acord cu cererea sa ori de câte ori este posibil.

Mai mult, ar trebui să implementați întotdeauna un sistem clar pentru angajații care solicită ore și timp liber preferat. În acest fel, veți face aprobările/respensările cererii transparente, arătând clar că nu există favoritism.

Dacă dvs. și echipa dvs. utilizați Clockify pentru a urmări orele de lucru și a planifica sarcinile în avans, puteți seta o politică de concediu și puteți aproba pe loc solicitările de concediu ale echipei dvs.

Folosirea Clockify ca program de urmărire a timpului liber și a vacanțelor vă oferă, de asemenea, o perspectivă precisă asupra disponibilității tuturor și a concediilor viitoare, astfel încât să puteți programa timpul de lucru în consecință.

#9: Programează cel puțin un angajat de top pe tură

Dacă afacerea dvs. funcționează în ture, asigurați-vă că fiecare tură prezintă cel puțin unul dintre jucătorii dvs. de top în ceea ce privește abilitățile relevante ale angajaților, expertiza, experiența și calitățile personale. Acest lucru va îmbunătăți în mare măsură calitatea schimbului, dar și experiența clienților. Mai mult decât atât, angajații cu mai puțină experiență (în special cei nou angajați) vor avea pe cineva la care să se uite în ceea ce privește standardele de muncă sau să apeleze pentru sprijin atunci când va fi nevoie.

Să ai unul dintre cei mai buni angajați ai tăi este deosebit de relevant în perioadele aglomerate, când vrei ca cineva de încredere la fața locului să „tragă” volumul de muncă și să inspire alți colegi de echipă să țină pasul.

Exemplu : programarea unui specialist de încredere în servicii alimentare pentru a opera casa de marcat, a servi clienții și a stoca provizii în timpul prânzului în cartierul de afaceri al unui oraș.

#10: Implicați angajații în procesul de programare

Probabil că nu doriți să pierdeți timpul cu actualizări constante ale programului de lucru, deoarece angajații dvs. cer mereu schimburi de ture sau prelungiri de termen.

Pentru a minimiza acest lucru, puteți urmări să implicați angajații în procesul de creare a programelor de lucru atât cât considerați potrivit.

1. Rugați pe cineva să vă ajute la programare

Este mai probabil ca colegii să înțeleagă ce cred colegii lor despre programul lor, așa că este optim ca cineva din „din interior” să vă ajute direct cu programul. În acest fel, veți afla dacă membrii echipei dvs.:

• Sunt mulțumiți de orele stabilite
• Vrei mai mult sau mai puțin timp programat pe săptămână
• Preferă alte zile sau ore pentru programul lor

2. Cereți echipei să completeze diagramele de disponibilitate

Cu un grafic de disponibilitate, tot ce trebuie să facă angajații este să marcheze zilele în care sunt disponibili să lucreze într-o anumită săptămână. Mai târziu, veți folosi aceste date pentru a crea programe de lucru fezabile.

Exemplu : programați pe cineva pentru prima tură, dar acea persoană nu este disponibilă să lucreze în această perioadă. Aruncați o privire la tabelul de disponibilitate și găsiți următorul angajat potrivit care și-a marcat disponibilitatea în timpul necesar. S-ar putea chiar să descoperi că ai avea o copie de rezervă pentru backup dacă este disponibil un număr mai mare de angajați.

3. Când programați în afara orelor disponibile, consultați mai întâi

Uneori, în ciuda tuturor eforturilor pe care le-a făcut echipa cu diagrama de disponibilitate, va trebui totuși să programați pe cineva în afara orelor de disponibilitate.

Exemplu : Poate că există o mare sărbătoare găzduită la restaurantul dvs. și veți avea nevoie de toate mâinile pe punte. Sau, poate, există o eroare neașteptată în aplicația dvs. și trebuie să apelați la inginerul dvs. full-stack pentru a vă ajuta din vacanța ei.

Urgențele apar, dar este important cum le abordați. Dacă este posibil, încercați întotdeauna să găsiți persoana care ar fi cel mai puțin deranjată lucrând în afara orelor ideale de disponibilitate.

Exemplu : Dacă trebuie să alegeți între două opțiuni, alegeți întotdeauna persoana care nu este disponibilă din cauza programării la spa, în loc să suni un membru al echipei care se află la spital îngrijorat de membrul familiei.

Oricum ar fi, cel mai bine este întotdeauna să suni persoana în cauză, să explici situația și să fii politicos cu privire la cerere. Un angajat de încredere și conștiincios va răspunde cererii dumneavoastră dacă este posibil și va aprecia să aibă un cuvânt de spus în acest sens.

Totuși, încercați să fiți înțelegător dacă un angajat cu adevărat nu poate fi de acord cu cererea dvs., de exemplu, are o programare la medic.

#11: Folosiți șabloanele de program de lucru pentru a accelera procesul de programare

Cele 10 puncte anterioare sunt concepute pentru a vă ajuta să programați în mod eficient timpul angajaților, dar șabloanele de programare vă vor ajuta să faceți procesul de programare mai rapid și mai precis. Iată 6 șabloane de program de lucru pe care le puteți folosi acum, gratuit:

• Șablon de formular de disponibilitate a angajaților
• Șablon de program zilnic de lucru
• Șablon de program săptămânal de lucru
• Șablon de program de lucru bisăptămânal
• Șablon de program lunar de lucru
• Șablon de program anual de lucru

Șablon de formular de disponibilitate a angajaților

Despre ce e vorba?

Șablonul de formular de disponibilitate a angajaților oferă echipei dvs. opțiunea de a vă împărtăși orele disponibile, astfel încât să puteți programa timpul de lucru în consecință.

Angajații trebuie să marcheze cu bifă (Google Sheets) sau „X” (Excel) ora la care pot veni la serviciu și/sau pot fi de gardă.

Alternativ, puteți imprima formularele și cereți angajaților să le completeze cu un stilou.

Mai târziu, puteți utiliza aceste formulare individuale de disponibilitate a angajaților pentru a crea programe fezabile.

Cine este pentru?

Acest formular de programare este perfect pentru orice tip de afacere care se învârte în jurul programării.

️ Descărcați șablonul clasic de formular de disponibilitate a angajaților în Excel

️ Descărcați șablonul de formular de disponibilitate a angajaților online, care poate fi partajat în Google Sheets

️ Descărcați șablonul de formular de disponibilitate a angajaților imprimabil în format PDF

Șablon de program zilnic de lucru

Despre ce e vorba?

Șablonul de program zilnic de lucru vă permite să programați atât orele de lucru, cât și sarcinile pentru fiecare zi de lucru.

Pur și simplu introduceți numele angajatului, departamentul acestuia, data și adăugați o bifă (Foi de calcul Google) sau „X” (Excel) lângă fiecare oră în care este programat să lucreze.

Alternativ, puteți imprima programul și îl puteți completa cu un pix.

Cine este pentru?

Acest șablon este perfect dacă preferați să programați zilnic orele de lucru și sarcinile.

În cazul în care trebuie să respectați regula de programare a muncii cu cel puțin 7 zile înainte, puteți combina acest program mai detaliat, orientat spre sarcini, cu programe care acoperă o perioadă de timp mai mare.

️ Descărcați șablonul clasic de program zilnic de lucru în Excel

️ Descărcați șablonul de program zilnic de lucru online, care poate fi partajat în Google Sheets

️ Descărcați șablonul de program zilnic de lucru imprimabil în PDF

Șablon de program săptămânal de lucru

Despre ce e vorba?

Șablonul de program săptămânal de lucru vă permite să programați zilele și schimburile de lucru ale angajaților săptămânal.

Pur și simplu adăugați numele angajaților și un „X” sau o bifă sub fiecare zi în care sunt programați să lucreze.

Versiunile Google Sheet și Excel ale șablonului calculează și statisticile zilnice per angajat, în ceea ce privește:

• De câte ori angajații individuali au fost programați să lucreze pe săptămână
• De câte ori au fost programați să lucreze în primul, al doilea, al treilea sau al treilea schimb (dacă este cazul)

Alternativ, puteți imprima programul și îl puteți completa cu un pix.

În cazul în care angajații dvs. lucrează în schimburi diferite, fac ore suplimentare sau au solicitări specifice cu privire la programul lor, puteți clarifica acest lucru sub fiecare rând de angajat.

Cine este pentru?

Acest șablon este perfect dacă preferați să programați zilele de lucru săptămânal și/sau să vă plătiți angajații săptămânal.

️ Descărcați șablonul clasic de program săptămânal de lucru în Excel

️ Descărcați șablonul de program săptămânal de lucru online, care poate fi partajat în Google Sheets

️ Descărcați șablonul de program săptămânal de lucru imprimabil în PDF

Șablon de program de lucru bisăptămânal

Despre ce e vorba?

Șablonul de program de lucru bisăptămânal vă oferă opțiunea de a programa atât zilele de lucru ale angajaților, cât și turele pe o bază bisăptămânală.

Pur și simplu adăugați numele angajaților și adăugați un „X” sau o bifă în fiecare zi în care sunt programați să lucreze.

Versiunile Google Sheet și Excel ale șablonului calculează și statisticile zilnice per angajat, în ceea ce privește:

• De câte ori angajații individuali au fost programați să lucreze pe două săptămâni
• De câte ori au fost programați să lucreze în primul, al doilea, al treilea sau al treilea schimb (dacă este cazul)

Alternativ, puteți imprima programul și îl puteți completa cu un pix.

În cazul în care angajații dvs. lucrează în schimburi diferite, fac ore suplimentare sau au solicitări specifice cu privire la programul lor, puteți clarifica acest lucru sub fiecare rând de angajat.

Cine este pentru?

Acest șablon este perfect dacă preferați să programați zilele de lucru de două ori pe săptămână și/sau să vă plătiți angajații pe o bază de două ori pe săptămână.

️ Descărcați șablonul clasic de program de lucru bisăptămânal în Excel

️ Descărcați șablonul online, care poate fi partajat pentru programul de lucru bisăptămânal în Google Sheets

️ Descărcați șablonul de program de lucru bisăptămânal imprimabil în PDF

Șablon de program lunar de lucru

Despre ce e vorba?

Șablonul de program lunar de lucru vă permite să programați atât zilele de lucru ale angajaților, cât și turele pentru fiecare dată în mod lunar.

Simply add the employee names, and an “X” or a checkmark under each date they are scheduled to work.

The Google Sheet and Excel versions of the template also calculate the daily statistics per employee, in terms of:

• How many times individual employees have been scheduled to work per month
• How many times they were scheduled to work the First, Second, Third, or Split shift (if applicable)

Alternatively, you can print out the schedule and fill it out with a pen.

In case your employees work different split shifts, work overtime, or have specific instructions regarding their schedules, you can clarify this below each employee row.

Who is it for?

This template is perfect if you prefer to schedule workdays on a monthly basis, and/or pay your employees on a monthly basis.

️ Download the classic Monthly Work Schedule Template in Excel

️ Download the online, shareable Monthly Work Schedule Template in Google Sheets

️ Download the printable Monthly Work Schedule Template in PDF

Yearly Work Schedule Template

Despre ce e vorba?

The Yearly Work Schedule Template lets you schedule 5 employees over the course of one year (or several weeks or months).

Simply name your employees and associate each with a symbol (“x1”, “x2”, “x3”, “x4”, “x5”).

Write the appropriate symbol (eg “x1” for employee 1) next to the suitable date to schedule an employee.

Who is it for?

This template is perfect if your team operates on a rotating schedule, or you manage seasonal workers. It can also be a great choice if you prefer to view and plan the workweeks on a larger scale.

️ Download the classic Yearly Work Schedule Template in Excel

️ Download the online, shareable Yearly Work Schedule Template in Google Sheets

️ Download the printable Yearly Work Schedule Template in PDF

Încheierea

Scheduling employee time effectively should not be a challenge — if you implement the right scheduling system that involves:

• Understanding your team and the workload
• Having employees track their work time
• Making sure you schedule work fairly and in a timely manner
• Communicating everything
• Avoiding common scheduling errors
• Honoring work preferences and time off requests to the best of your ability
• Building shifts around the best employees
• Involving employees in the scheduling process

If you add a scheduling template to this equation, you will both speed up the entire scheduling process and ensure that tasks always go as planned.

In the end, no matter whether you work on a fixed, flexible, floating, or any other type of schedule, if you schedule properly, you'll improve:

• Business operations
• Time management
• Employee work-life balance
• Employee satisfaction
• Customer/client satisfaction

As a result, the employee turnover rate will start declining, while transparency will almost instantly become the norm.