วิธีทำตารางงาน (+ แม่แบบตารางงาน)

การวิจัยแสดงให้เห็นว่าผู้จัดการใช้เวลาประมาณ 3.14 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการสร้างตารางการทำงาน ซึ่งคิดเป็นประมาณ 20% ของเวลาทำงานของผู้จัดการ

แต่สามชั่วโมงดูเหมือนเวลาเล็กน้อยสำหรับงานสำคัญเช่นนั้น

และเป็นความจริง — ระยะเวลาดูเหมือนจะน้อย — แต่สำหรับการวางแผนและสร้างตารางการทำงานที่สมบูรณ์แบบ คุณไม่จำเป็นต้องทำอะไรให้มากไปกว่านั้น

แต่จะเริ่มต้นที่ไหน จิตใจของคุณจะต้องเต็มไปด้วยคำถาม โดยเฉพาะหากคุณยังใหม่ต่อการจัดการทีม จาก ตารางงานที่สมบูรณ์แบบคืออะไร ไปจนถึง ฉันจัดตารางให้พนักงานนอกเวลาทำงาน ได้ไหม ข้อกังวลที่คุณอาจมีนั้นเป็นเรื่องปกติ

ยังไงก็ต้องไม่ใช่แบบนั้น เราจะพูดถึง ทุกคำถามที่คุณอาจมีเกี่ยวกับการจัดกำหนดการของพนักงาน พูดคุยเกี่ยวกับ ตารางการทำงานประเภทต่างๆ และ ประเด็นทั้งหมดที่คุณต้องครอบคลุมก่อนที่คุณจะออกกำหนดการ

ตามมาตรการความปลอดภัยพิเศษ — เพื่อให้มั่นใจว่าทุกอย่างเป็นไปตามแผนที่วางไว้ — เราได้เตรียม เทมเพลตกำหนดการทำงานฟรี 6 แบบ ซึ่งคุณสามารถดาวน์โหลดและใช้งานได้หลายครั้งตามที่คุณต้องการ

เข้าถึงเทมเพลตตารางการทำงานที่ดาวน์โหลดได้ฟรีอย่างรวดเร็ว:

• เทมเพลตฟอร์มความพร้อมของพนักงาน — Excel, Google ชีต, PDF
• เทมเพลตตารางงานประจำวัน — Excel, Google ชีต, PDF
• เทมเพลตตารางการทำงานรายสัปดาห์ — Excel, Google ชีต, PDF
• เทมเพลตตารางงานรายปักษ์ — Excel, Google ชีต, PDF
• เทมเพลตตารางงานรายเดือน — Excel, Google ชีต, PDF
• เทมเพลตตารางงานประจำปี — Excel, Google ชีต, PDF

ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับตารางการทำงาน

ก่อนที่เราจะดำน้ำในคำถามเกี่ยวกับวิธีการจัดตารางเวลาพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ มาดูพื้นฐานของตารางการทำงานกันก่อน:

• สิ่งที่พวกเขาเป็น
• เหตุใดจึงเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจ และ
• ประเภทของตารางการทำงานที่คุณสามารถนำ ไปใช้ได้

ตารางงานคืออะไร?

ตารางการทำงาน (หรือเรียกอีกอย่างว่า rota หรือ roster) คือรายการที่มีข้อมูลพนักงาน เช่น:

• ชั่วโมงทำงาน
• กะ
• สถานที่ทำงาน
• ความรับผิดชอบในช่วงเวลาที่ครอบคลุมโดยกำหนดการ
• ข้อมูลพนักงานที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ

กระบวนการสร้างกำหนดการจะเรียกว่า การจัดกำหนดการ และมักจะดำเนินการโดยผู้จัดการ ธุรกิจหลายประเภทต้องการตารางเวลา รวมถึง:

• ร้านค้าปลีก
• โรงงานผลิต
• ร้านอาหารและร้านกาแฟ
• คอลเซ็นเตอร์
• ธุรกิจที่มีทีมสนับสนุนลูกค้า/ผู้ใช้
• ธุรกิจที่จ้างฟรีแลนซ์
• ธุรกิจที่จ้างคนงานตามฤดูกาล

ทำไมตารางงานถึงสำคัญ?

เมื่อคุณนึกถึงตารางงาน มันง่ายที่จะคิดหาเหตุผลหลายสิบข้อว่าทำไมมันถึงสำคัญตั้งแต่หัวของคุณ

แต่การจัดตารางการทำงานยังมีอะไรอีกมากกว่าที่คิด ดังนั้น มาดูประโยชน์ที่คุณจะได้รับหากคุณลงทุนเวลาเพื่อสร้างกำหนดการของพนักงานกัน

การจัดตารางการทำงานช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพ

เมื่อพนักงานเข้าใจชั่วโมงทำงานและความรับผิดชอบ ตลอดจนสถานที่ทำงาน (ในกรณีที่ทำงานภาคสนาม) พวกเขาอยู่ในตำแหน่งที่จะเพิ่มผลิตภาพสูงสุดได้

การจัดตารางการทำงานช่วยวางแผนการทำงานตามความพร้อมของพนักงาน

การวางแผนงานที่เหมาะสมควรเกี่ยวกับการกำหนดตารางการทำงานที่ต้องมีการเปลี่ยนแปลงขั้นต่ำตลอดเส้นทาง

โดยปกติจะเกิดขึ้นได้เมื่อผู้จัดการคำนึงถึงการเข้างานของพนักงาน ชั่วโมงการทำงานที่คาดหวัง และคำขอส่ง PTO

ตารางงานขจัดความคิดเรื่องความลำเอียง

ตารางการทำงานทำให้กะโปร่งใส ดังนั้นสมาชิกในทีมสามารถเห็นกะ/งานของทุกคนและเข้าใจว่าไม่มีใคร (หวังว่า) จะได้รับกะ/งานที่ดีที่สุดทุกครั้ง

การจัดตารางการทำงานช่วยให้คุณจัดการเวลาได้ดีขึ้นและตรงตามกำหนดเวลา

การจัดการเวลาที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการรักษาประสิทธิภาพการทำงานที่สูง — และตารางการทำงานช่วยให้คุณจัดระเบียบปริมาณงานได้ดีขึ้น ทำให้คุณมีประสิทธิผลมากขึ้น

เมื่องานทั้งหมดมีการจัดการอย่างดี พนักงานคนใดก็จะไม่ถูกฝังอยู่ใต้เส้นตายตามกำหนด แต่พวกเขาพบพวกเขาตามแผนและควบคุมปริมาณงานเสมอ

การจัดตารางการทำงานช่วยให้พนักงานสร้างสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน

เมื่อพนักงานรู้ว่าพวกเขาถูกกำหนดให้ทำงานเมื่อใด พวกเขาสามารถวางแผนและสร้างสมดุลให้กับภาระหน้าที่ในการทำงาน แต่ยังรวมถึงการนัดหมายแพทย์ ธุระส่วนตัว และกิจกรรมครอบครัว นอกจากนี้ยังช่วยรักษาสมดุลชีวิตการทำงานและชีวิตที่ดี และทำให้ระดับความเครียดของสมาชิกในทีมของคุณลดลง

ตารางงานลดการลาออกของพนักงาน

พนักงานที่มีระดับความเครียดต่ำและรู้สึกว่าตนได้รับการชื่นชมพอๆ กับเพื่อนร่วมงานที่มีแนวโน้มว่าจะลาออกจากงานน้อยลง

การจัดตารางการทำงานช่วยเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า/ลูกค้า

กำหนดการที่รอบคอบช่วยให้เวิร์กโฟลว์ทำงานเหมือนเครื่องจักร มันไปโดยไม่บอกว่าเมื่อทุกอย่างทำงานได้อย่างราบรื่นลูกค้าหรือลูกค้าจะได้รับคุณภาพการบริการที่คาดหวัง

ตารางเวลาที่เป็นระเบียบจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งหากธุรกิจของคุณต้องการให้คุณสื่อสารกับลูกค้าทางโทรศัพท์ เพราะสามารถช่วยลดเวลาในการจัดการโดยเฉลี่ยและเพิ่มความพึงพอใจโดยรวมของลูกค้าได้

ตารางงานมีกี่ประเภท?

แม้ว่าตารางการทำงานจะมีรูปร่างและขนาดต่างกัน (โดยเฉพาะตอนนี้ที่งานทางไกลยังมีอยู่) เรายังคงสามารถเลือก ตารางการทำงานหลัก 12 ประเภทได้ :

1. ตารางงานเต็มเวลา

ตารางงานเต็มเวลามีพนักงานทำงานระหว่าง 35 ถึง 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ มักจะเชื่อมโยงกับตำแหน่งงานที่จำนวนและประเภทของภาระงานที่ต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญเต็มเวลา

หลายรัฐในสหรัฐฯ มอบอำนาจให้พนักงานที่ทำงานเต็มเวลาได้รับผลประโยชน์พนักงาน พนักงานส่วนใหญ่ทำงานจำนวนวันต่อสัปดาห์เท่ากันและจำนวนชั่วโมงต่อวันเท่ากัน อย่างไรก็ตาม ชั่วโมงการทำงานที่แน่นอนอาจได้รับการแก้ไข (เช่น 9:00 - 17:00 น.) หรือยืดหยุ่นได้ (เช่น 8 ชั่วโมงต่อวัน โดยไม่มีลำดับตายตัว)

ตัวอย่าง : นักออกแบบภายในที่กำหนดให้ทำงาน 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ 8 ชั่วโมงต่อวัน ตั้งแต่วันจันทร์ถึงวันศุกร์

2. ตารางงานพาร์ทไทม์

ตารางงานนอกเวลามีพนักงานทำงานน้อยกว่าตารางเวลาเต็มเวลาเทียบเท่าที่บริษัทกำหนด (เช่น ในบริษัทที่นับ 35 ชั่วโมงต่อสัปดาห์เป็นงานเต็มเวลา อะไรที่น้อยกว่าจะนับเป็นงานนอกเวลา) โดยปกติแล้วจะผูกติดอยู่กับตำแหน่งงานที่ประเภทของภาระงานที่อนุญาตให้พนักงานนอกเวลาหลายคนทำงาน หรือมีจำนวนที่ไม่ต้องการการจ้างงานเต็มเวลา

พนักงานที่มีตารางงานนอกเวลาอาจไม่ได้รับผลประโยชน์ของพนักงานซึ่งมักจะเกี่ยวข้องกับงานเต็มเวลา ตารางดังกล่าวอาจสอดคล้องกัน (เช่น 9:00 – 14:00 น. ทุกวันทำงาน) หรือไม่ (เช่น 8.00 – 13.00 น. ตั้งแต่วันจันทร์ถึงวันพุธ + 13:00 น. – 18:00 น. ในวันเสาร์และวันอาทิตย์ ).

ตัวอย่าง : เจ้าของร้านอาหารที่ทำงานทั้งหมด 25 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ในช่วงเวลาที่วุ่นวายของวัน

3. กำหนดการที่แน่นอน

ตารางที่แน่นอนมีตารางเวลาที่มีจำนวนวันทำงานและชั่วโมงต่อสัปดาห์เท่ากัน สามารถใช้ในธุรกิจประเภทใดก็ได้ที่ต้องการให้พนักงานทำงานพร้อมกัน หรือให้บริการแก่ลูกค้า/ลูกค้าในช่วงเวลาเปิดทำการที่แน่นอน ตารางที่แน่นอนอาจเกี่ยวข้องกับการทำงานเต็มเวลาหรือนอกเวลา

ตัวอย่าง : ทีมผู้เชี่ยวชาญด้าน HR ที่มีกำหนดทำงานจันทร์-ศุกร์ เวลา 9.00 - 17.00 น.

4. ตารางเวลาที่ยืดหยุ่น

ตารางที่ยืดหยุ่นได้กำหนดว่าพนักงานต้องทำงานเป็นจำนวนชั่วโมงต่อวันโดยเฉพาะ ตามข้อกำหนดขั้นต่ำ (เช่น 6 ชั่วโมง) แต่เวลาจริงจะขึ้นอยู่กับเวลาที่พนักงานมาถึงที่ทำงาน (เช่น พนักงานมาถึงวันจันทร์ เวลา 8.00 น. และทำงานถึง 14.00 น. แต่เธอมาถึง เวลา 9.00 น. ในวันอังคาร แล้วจึงทำงาน ถึง 15.00 น.)

ตารางดังกล่าวอาจเป็นแบบเต็มเวลาหรือนอกเวลา สามารถใช้กับธุรกิจประเภทใดก็ได้ที่ไม่ต้องการให้พนักงานทำงานร่วมกันในเวลาเดียวกัน หรือให้บริการแก่ลูกค้า/ลูกค้าในช่วงเวลาเปิดทำการที่แน่นอน

ตัวอย่าง : ผู้เชี่ยวชาญด้านการสนับสนุนลูกค้ากำหนดให้ทำงานตั้งแต่วันจันทร์ถึงวันศุกร์เป็นเวลา 8 ชั่วโมงต่อวัน ตั้งแต่มาถึงสำนักงาน

5. ตารางลอยตัว

ตารางลอยตัวเกี่ยวข้องกับส่วนหลักคงที่ (พนักงานอยู่ที่นายจ้าง) และส่วนตัวแปร "ลอยตัว" (พนักงานสามารถเลือกเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดได้ในระหว่างวันทำงาน)

ในทางปฏิบัติ มีการใช้กำหนดการลอยตัวมาระยะหนึ่งแล้ว แต่พวกเขาได้รับเพียงกรอบกฎหมายที่มีการแนะนำพระราชบัญญัติ "ยืดหยุ่นและใช้งานได้" (FWW-act) - อย่างน้อยที่สุดในเบลเยียม

ตัวอย่าง : ช่างซ่อมบำรุงมีกำหนดจะเปลี่ยนชิ้นส่วนสำคัญของเครื่องทำไอศกรีมหลังจากสร้างไอศกรีมทุกๆ 20,000 แกลลอน ซึ่งจะเกิดขึ้นทุกๆ สองสัปดาห์ แม้ว่าการบำรุงรักษาเครื่องทำไอศกรีมจะเป็นงานแบบตายตัวซึ่งเกิดขึ้นทุกสองสัปดาห์ แต่ช่างซ่อมบำรุงก็ทำงานอื่นในระหว่างนี้

6. กำหนดการตามกะ

โดยปกติแล้ว กำหนดการตามกะจะนำไปใช้ในธุรกิจที่ดำเนินการตั้งแต่ 10 ชั่วโมงขึ้นไปต่อวัน หากธุรกิจทำงานตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน พวกเขามักจะใช้วิธีสามกะ: พนักงานมักจะทำงานหรือผลัดกันทำงานในกะแรก (กะเช้า) กะที่สอง (กะบ่าย) และกะที่สาม (กะกลางคืน)

ตัวอย่าง : พนักงานปั๊มน้ำมัน 3 คนที่ผลัดกันทำงานในสามกะ (07:00 น. – 15:00 น., 15:00 น. – 23:00 น., 23:00 น. – 7:00 น.) วันจันทร์ถึงวันพฤหัสบดี

7. ตารางตามฤดูกาล

ตารางตามฤดูกาลอาจเป็นแบบกะ ยืดหยุ่น ตายตัว ไม่เต็มเวลา หรือเต็มเวลา แต่จำกัดเฉพาะฤดูกาลหรือช่วงเวลาหนึ่งๆ (เช่น ช่วงวันหยุดฤดูหนาวในเดือนพฤศจิกายนและธันวาคม)

ตัวอย่าง : ซานตาคลอสสองคนที่กำหนดให้ทำงานในห้างสรรพสินค้าตลอดเดือนพฤศจิกายนและธันวาคม เป็น 2 กะ (กะ 1:08.00-14.00 น. กะ 14.00-14.00 น.)

8. ตารางการทำงานล่วงเวลา

ตารางการทำงานล่วงเวลาเกี่ยวข้องกับการทำงานมากกว่ามาตรฐาน 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ขึ้นอยู่กับวันหรือระยะเวลาของการทำงานล่วงเวลา แต่ยังรวมถึงรัฐในสหรัฐอเมริกาที่มีลูกจ้าง ค่าล่วงเวลาจะได้รับค่าแรง 1.5 หรือสองเท่าของอัตราพนักงานปกติ - ใช้เฉพาะกับพนักงานที่ไม่ได้รับการยกเว้นจากพระราชบัญญัติมาตรฐานแรงงานที่เป็นธรรม (FLSA)

ตัวอย่าง : พนักงานเสิร์ฟที่กำหนดให้ทำงาน 45 ชั่วโมงในหนึ่งสัปดาห์ — 5 ชั่วโมงพิเศษที่กำหนดไว้จะถือเป็นการทำงานล่วงเวลา

9. กำหนดการที่บีบอัด

ตารางงานที่บีบอัดนั้นเกี่ยวข้องกับการทำงานแบบเดิมๆ 35-40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ แต่ใช้เวลาน้อยลง

ตัวอย่าง : เครื่องซักผ้าหน้าต่างกำหนดให้ทำงาน 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ 10 ชั่วโมงต่อวัน (07:00 น. - 17:00 น.) วันจันทร์ถึงวันพฤหัสบดี

10. กำหนดการหมุนเวียน

ตารางการหมุนเวียนมักจะผูกติดอยู่กับงานที่เป็นกะ พนักงานจะได้รับมอบหมายกะตามรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ซึ่งมักจะเป็นรายสัปดาห์หรือรายวัน

ตัวอย่าง : แพทย์ที่ทำงานแผนกฉุกเฉินกำหนดให้ทำงานกะวัน 12 ชั่วโมงในวันจันทร์และวันเสาร์ และกะกลางคืน 12 ชั่วโมงในวันอังคารและวันอาทิตย์ วันพุธ วันพฤหัสบดี และวันศุกร์ หยุดให้บริการ

11. ตารางแยก

กำหนดการแยกเกี่ยวข้องกับการแยกวิเคราะห์ช่วงแนะนำวันทำงานสามจุดที่แตกต่างกัน:

• ทำงานไม่กี่ชั่วโมงในครั้งเดียว
• หยุดหลายชั่วโมง
• ทำงานอีกชุดหนึ่งหลัง “พัก”

ตัวอย่าง : คนขับแท็กซี่ที่กำหนดให้ทำงานตั้งแต่ 5.00 น. ถึง 21.00 น. หยุดพักระหว่างเวลา 9.00 น. ถึง 14.00 น. แล้วเริ่มทำงานอีกครั้งเวลา 14.00 น. ถึง 21.00 น.

12. ตารางการโทร

ตารางการโทรติดต่อเกี่ยวข้องกับพนักงานที่พร้อมให้บริการในช่วงเวลาที่กำหนดของวัน หรือวันโดยทั่วไป โดยที่พวกเขาอาจจะหรืออาจไม่ได้รับเชิญให้ทำงาน

ตัวอย่าง : นักผจญเพลิงที่ได้รับมอบหมายให้ทำงานตามคำสั่งต้องอยู่ในบริเวณใกล้เคียง 5 นาทีจากสถานีดับเพลิงในช่วงวันที่กำหนด

วิธีที่ดีที่สุดในการสร้างตารางการทำงาน?

ในการกำหนดเวลาพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ คุณจะต้อง:

1. ให้เวลาเพื่อทำความเข้าใจทีมของคุณ
2. ให้เวลาในการวิเคราะห์ปริมาณงาน
3. ติดตามเวลาตอกบัตรเข้าและออกของพนักงาน
4. ปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ต่างๆ เพื่อกำหนดเวลาพนักงานอย่างเป็นธรรม
5. สร้างระบบการสื่อสารของทีมที่มีประสิทธิภาพ
6. ลงตารางงานล่วงหน้าอย่างน้อย 7 วัน
7. หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปในการจัดกำหนดการ
8. ให้เกียรติความชอบในการทำงานและการขอเวลาหยุดงานให้มากที่สุด
9. จัดกำหนดการพนักงานระดับแนวหน้าอย่างน้อยหนึ่งคนต่อกะ
10. ให้พนักงานมีส่วนร่วมในกระบวนการจัดกำหนดการ
11. ใช้เทมเพลตกำหนดการงานเพื่อเพิ่มความเร็วในกระบวนการจัดกำหนดการ

มาดูรายละเอียดแต่ละจุดกัน

#1: หาเวลาทำความเข้าใจทีมของคุณ

คุณอาจคิดว่าการมีคนเพียงพอระหว่างกะก็เพียงพอแล้วสำหรับความสำเร็จ แต่คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจด้วยว่าพวกเขาเป็นคน ที่เหมาะสม กับประเภทของงาน ปริมาณงาน ช่วงเวลาของวัน หรือประเภทของลูกค้า

ดังนั้น ขั้นตอนแรกที่แท้จริงในการสร้างตารางการทำงานที่มีประสิทธิภาพคือการรู้จักทีมของคุณ ทำรายการที่มี:

• ทักษะที่เกี่ยวข้อง
• คุณสมบัติส่วนบุคคล เช่น ความพากเพียร ประสิทธิภาพ หรือความน่าเชื่อถือ
• ใบรับรองการศึกษาที่เกี่ยวข้องประสบการณ์
• สถานะการจ้างงานของพวกเขา (เป็นแบบเต็มเวลาหรือนอกเวลา?)
• ประเภทบุคลิกภาพ (พวกเขาเก็บตัวหรือเก็บตัวหรือไม่)
• นิสัยในการทำงาน โดยเฉพาะถ้าคุณมีตารางเวลาที่ยืดหยุ่น และพนักงานบางคนมีนิสัยมาเร็วกว่าคนอื่น

ด้วยรายการดังกล่าว คุณจะสามารถเลือกเพื่อนร่วมทีมที่เหมาะกับแต่ละกะ/งานได้

ตัวอย่าง : มอบหมายงานให้กับนักพัฒนาแบบ full-stack ที่เอาแต่ใจ ซึ่งมักจะเข้ามาทำงานทีหลังและทำงานให้เสร็จในเวลาต่อมา โดยจะโทรหาลูกค้าที่เพิ่งเริ่มวันทำงานในเวลา 17.00 น. เนื่องจากเขตเวลาต่างกัน

#2: หาเวลาวิเคราะห์ภาระงาน

เมื่อคุณเข้าใจทักษะ คุณภาพ และคุณลักษณะของสมาชิกแต่ละคนในทีมแล้ว ก็ถึงเวลาที่คุณจะวิเคราะห์ปริมาณงานและทรัพยากรที่คุณต้องจัดการ

ทางเลือกหนึ่งคือสร้างแผนภูมิวันทำงานและชั่วโมงทำงานที่ทีมของคุณมี ดังนั้น หากคุณดำเนินการตามกำหนดเวลาที่ยืดหยุ่นได้ 8 ชั่วโมงตั้งแต่วันจันทร์ถึงวันศุกร์ สมาชิกในทีมของคุณจะมีเวลา 40 ชั่วโมงในการทำงานของตน

จากนั้น คุณสามารถระบุชั่วโมงที่มีงานยุ่งหรืองานที่สำคัญที่สุดที่ต้องทำ และกำหนดเวลาผู้เชี่ยวชาญที่จำเป็นที่สุดของคุณตามลำดับ

อีกทางหนึ่ง คุณสามารถติดตามความพร้อมใช้งานและเวิร์กแชร์ของทุกคนได้เสมอโดยใช้คุณสมบัติโปรเจ็กต์และการจัดกำหนดการทีมของ Clockify

คุณสามารถดูโปรเจ็กต์แยกจากกัน และดูว่าใครมีส่วนร่วมอย่างมากในโครงการ หรือตรวจสอบสมาชิกในทีมแต่ละคนและค้นหาได้อย่างรวดเร็วว่าใครจองเกินจำนวน ใครทำงานเกินความสามารถ และใครว่าง

#3: ติดตามเวลาตอกบัตรเข้าและออกของพนักงาน

การบันทึกเวลาของพนักงานไม่เพียงแต่ช่วยติดตามชั่วโมงการทำงานล่วงเวลา (หากธุรกิจของคุณอนุญาตให้ทำงานล่วงเวลา) แต่ยังช่วยให้พนักงานมีบันทึกชั่วโมงทำงานที่ชัดเจน

ก่อนตั้งค่าตารางการทำงานของคุณ คุณจะต้องแนะนำพนักงานของคุณเกี่ยวกับวิธีติดตามเวลาตอกบัตรเข้าออก เพื่อจุดประสงค์นี้ คุณสามารถใช้แอปนาฬิกาบอกเวลาของพนักงาน เช่น Clockify

Clockify ช่วยให้คุณกำหนดโครงการและงานของคุณ และมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม เมื่อกระจายงานทั้งหมดแล้ว สมาชิกในทีมสามารถติดตามความคืบหน้าได้ 2 วิธี:

1. โดยการติดตามเวลาในโหมดตัวจับเวลา — เพียงแค่ให้ทุกคนเริ่ม/หยุดตัวจับเวลาขณะเริ่มทำงาน/เสร็จสิ้นงานที่ได้รับมอบหมาย/กะของวันนี้

2. โดยการบันทึกเวลาหลังเลิกงานด้วยตนเอง นอกจากนี้ ใน 2 วิธีที่แตกต่างกัน:

ในโหมดกำหนดเอง — เพียงแค่ให้ทุกคนเพิ่มระยะเวลาสำหรับงาน/กะที่ได้รับมอบหมายแต่ละรายการด้วยตนเอง

ในแผ่นเวลา — เพียงแค่ให้ทุกคนเพิ่มระยะเวลากะในแต่ละวันในบัตรลงเวลารายสัปดาห์

เวลาทั้งหมดที่ป้อนสามารถดูได้ในภายหลังในรายงานแบบภาพและรายสัปดาห์ที่สามารถช่วยคุณในการสร้างกำหนดการที่ดียิ่งขึ้นในอนาคต

หากพนักงานของคุณบันทึกชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ คุณยังสามารถใช้ข้อมูล Clockify สำหรับเงินเดือนได้ เนื่องจากตัวติดตามจะคำนวณโดยอัตโนมัติว่าคุณต้องจ่ายเงินเท่าไรให้พนักงานตามเวลาที่พวกเขาติดตาม

#4: ปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ต่างๆ เพื่อกำหนดเวลาพนักงานอย่างเป็นธรรม

แม้ว่าจะยังมีอีกหลายอย่างที่ต้องทำเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานสามารถรักษาสมดุลระหว่างชีวิตการทำงานและการทำงานที่ดีได้ แต่กฎหมายการจัดตารางเวลาคาดการณ์ล่วงหน้าก็เป็นอีกขั้นหนึ่งในการปกป้องพนักงานจากการทำงานมากเกินไป

กฎหมายเหล่านี้กำหนดให้มีการปฏิบัติตามกำหนดเวลาบางอย่าง เช่น การแจ้งตารางการทำงานล่วงหน้า

ในกรณีที่พนักงานไม่ได้รับแจ้งเกี่ยวกับกำหนดการที่จะมาถึงในเวลาที่เหมาะสม พนักงานจะได้รับการชำระเงินที่คาดการณ์ได้

แม้ว่าจะมีเพียงไม่กี่เมืองในสหรัฐฯ ที่ออกกฎหมายดังกล่าว (เช่น ชิคาโก เอเมอรีวิลล์ ฟิลาเดลเฟีย นิวยอร์ก ซานฟรานซิสโก และซีแอตเทิล) และมีเพียงบางอุตสาหกรรมเท่านั้น (เช่น บริการด้านอาหาร การค้าปลีก และการบริการ) กฎการจัดตารางเวลา 10 ข้อที่กำหนดโดยสิ่งเหล่านี้ กฎหมายอาจเป็นส่วนเสริมที่ดีในการกำหนดเวลา:

กฎ #1 — ระบุ “การประมาณการโดยสุจริต” สำหรับกำหนดการของพนักงานใหม่ทั้งหมด

กฎข้อที่ #2 — ให้พนักงานระบุเวลา/วันทำงานและสถานที่ที่ต้องการ

กฎ #3 — แจ้งพนักงานล่วงหน้าเกี่ยวกับตารางการทำงานของพวกเขา

กฎ #4 — เสนอชั่วโมงเพิ่มเติมให้กับพนักงานที่มีอยู่ก่อนที่จะจ้างคนใหม่

กฎ #5 — แจ้งพนักงานเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงตารางการทำงานของพวกเขา

กฎ #6 — เสนอการจ่ายเบี้ยประกันภัยสำหรับการเปลี่ยนแปลงกำหนดการที่คุณต้องทำโดยไม่ต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้า

กฎข้อที่ 7 — จัดให้มีช่วงเวลาพักระหว่างกะของพนักงานสองคน เว้นแต่พนักงานดังกล่าวตกลงที่จะทำงานในช่วงเวลานี้

กฎ #8 — เก็บบันทึกของกำหนดการก่อนหน้า เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต

กฎข้อที่ 9 — มีรายการสิทธิ์เกี่ยวกับกำหนดการที่โพสต์ในที่ทำงานและ/หรือเข้าถึงได้ง่ายทางออนไลน์

กฎ #10 — อย่าตอบโต้พนักงานที่พยายามบังคับใช้สิทธิ์ของพนักงานที่เกี่ยวข้องกับกำหนดการ

#5: สร้างระบบการสื่อสารในทีมที่มีประสิทธิภาพ

กุญแจสำคัญประการหนึ่งในประสิทธิภาพการทำงานของทีมและการจัดการเวลาของพนักงานที่เหมาะสมคือทำให้มั่นใจว่าทีมรู้สึกเชื่อมต่อและได้รับข้อมูลอย่างดีเกี่ยวกับการพัฒนา การอัปเดต หรือการเปลี่ยนแปลงล่าสุดในเวิร์กโฟลว์หรือปริมาณงานที่คาดหวัง

ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณแจ้งการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับตารางงานเสมอ และให้โอกาสทุกคนติดต่อคุณด้วยคำถามและคำขอของตนเอง

เพื่อสร้างระบบการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ อย่าลืม:

• แจ้งพนักงานทันทีที่คุณทำเสร็จและลงตารางงานใหม่ล่าสุด
• แจ้งให้ทุกคนทราบเกี่ยวกับการอัปเดตกำหนดการในนาทีสุดท้ายหรือภาระหน้าที่เพิ่มเติมที่ไม่คาดคิด
• ระบุให้ชัดเจนว่าทีมของคุณต้องแจ้งให้คุณทราบทุกครั้งที่เปลี่ยนกะหรือรับงานเพิ่มเติม เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้อาจส่งผลต่อการจัดกำหนดการเพิ่มเติม

แน่นอน ในการจัดการการสื่อสารทั้งหมดนี้ คุณจะต้องสร้างระบบการสื่อสารที่มีการจัดการที่ดี ซึ่งอาจรวมถึง:

• ข้อความ
• โทรศัพท์
• อีเมล
• แอพแชท
• การประชุมทางวิดีโอออนไลน์

หากคุณกำลังใช้ Clockify ในการตั้งเวลา คุณสามารถแจ้งเพื่อนร่วมทีมของคุณได้ทุกเมื่อที่มีงานมอบหมายที่จะมาถึงสำหรับพวกเขา เพื่อไม่ให้สิ่งใดผ่านไปโดยไม่มีใครสังเกตเห็น

โดยการสร้างงาน คุณจะเลือกช่วงเวลาที่แน่นอนสำหรับงานนั้น ๆ และจำนวนชั่วโมงต่อวันที่สมาชิกในทีมของคุณต้องอุทิศให้กับงานที่ได้รับมอบหมาย

#6: ลงตารางงานล่วงหน้าอย่างน้อย 7 วัน

ตามกฎหมายว่าด้วยการจัดตารางคาดการณ์ล่วงหน้า นายจ้างต้องโพสต์ตารางการทำงานใหม่ระหว่าง 7 ถึง 14 วันก่อนถึงกะที่กำหนดไว้ครั้งแรก อย่างไรก็ตาม ตามที่เราได้พูดคุยกันก่อนหน้านี้ กฎหมายเหล่านี้มีการตราขึ้นเป็นหลักในบางเมือง เนื่องจากอยู่ภายใต้หมวดหมู่ของกฎหมายท้องถิ่น

กฎหมายการจ้างงานของรัฐบาลกลาง เช่น พระราชบัญญัติมาตรฐานแรงงานที่เป็นธรรม อนุญาตให้นายจ้างเปลี่ยนตารางเวลาโดยไม่ต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้า

กระนั้น เมื่อคุณแจ้งสมาชิกในทีมของคุณเกี่ยวกับกำหนดการของพวกเขาล่วงหน้าเป็นวัน คุณจะเหลือเวลาเพียงพอในกรณีที่มีคน:

• จำเป็นต้องกำหนดเวลา (หรือกำหนดเวลาใหม่) ข้อผูกพันส่วนตัวเพื่อรองรับตารางการทำงานใหม่
• ต้องการหาคนมาทดแทนหรือเปลี่ยนกะ (คุณสามารถให้พนักงานแลกเปลี่ยนกะหรือมีระบบทดแทนได้)
• ต้องการพูดคุยกับคุณเกี่ยวกับวันหรือเวลาที่พวกเขาทำงาน (บางทีคุณอาจจัดตารางเวลาพนักงาน X ให้ตรงเวลาและวันที่ไม่เคยทำงานให้พวกเขาเลย)

#7: หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการจัดกำหนดการทั่วไป

เมื่อกำหนดเวลา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่:

1. พนักงานแบบ Double-schedul ที่มีหน้าที่ 2 อย่างแต่เป็นกะเดียวกัน

ตัวอย่าง : บุคคลที่ทำงานเป็นทั้งปฏิคมโรงแรมและบริกรรับส่งโดยไม่ได้ตั้งใจ

2. จัดตารางพนักงานสำหรับตำแหน่งที่ไม่ได้รับการฝึกฝนให้กรอก

ตัวอย่าง : Pantry Chef ในร้านอาหารสุดหรูซึ่งมีกำหนดจะทำหน้าที่ Roast Chef

3. ทำงานไม่ตรงเวลาหรือเกินกำหนดเวลาพนักงานของคุณในแง่ของชั่วโมงทำงาน

ตัวอย่าง : พนักงานพาร์ทไทม์ที่เข้ากะกะมากเกินไป หรือ พนักงานประจำที่เข้ากะน้อยเกินไป

4. ทำงานไม่ตรงเวลาหรือเกินกำหนดเวลาพนักงานของคุณในแง่ของปริมาณงานที่คาดหวัง

ตัวอย่าง : ตระหนักว่าค็อกเทลบาร์มีไม่เพียงพอในช่วงเวลาแห่งความสุข

#8: ให้เกียรติการตั้งค่างานและการขอเวลาหยุดให้มากที่สุด

ความพึงพอใจของพนักงานสูงหมายถึงผลผลิตที่สูงขึ้น และวิธีที่ดีที่สุดในการทำให้พนักงานมีความพึงพอใจสูงคือการแจ้งให้พนักงานทราบว่าพวกเขากำลังรับฟังจากฝ่ายบริหาร

ดังนั้น หากพนักงานบางคนต้องการทำงานในบางชั่วโมงหรือบางวัน ให้ช่วยเหลือพวกเขาถ้าทำได้

หรือเมื่อพนักงานขอเวลาพัก พยายามยอมรับคำขอของพวกเขาทุกครั้งที่ทำได้

นอกจากนี้คุณควรใช้ระบบที่ชัดเจนสำหรับพนักงานที่ขอเวลาและเวลาว่างที่ต้องการ วิธีนี้จะทำให้การอนุมัติ/ปฏิเสธคำขอมีความโปร่งใส ทำให้ชัดเจนว่าไม่มีการเล่นพรรคเล่นพวก

หากคุณและทีมของคุณใช้ Clockify เพื่อติดตามชั่วโมงทำงานและวางแผนงานล่วงหน้า คุณสามารถกำหนดนโยบายเวลาหยุดพักและอนุมัติคำขอเวลาหยุดของทีมได้ทันที

การใช้ Clockify เป็นวันหยุดและตัวติดตามวันหยุดยังช่วยให้คุณเข้าใจถึงความพร้อมใช้งานของทุกคนและการลางานที่กำลังจะมาถึงอย่างแม่นยำ เพื่อให้คุณสามารถกำหนดเวลาทำงานของพวกเขาได้ตามลำดับ

#9: จัดกำหนดการพนักงานระดับแนวหน้าอย่างน้อยหนึ่งคนต่อกะ

หากธุรกิจของคุณทำงานเป็นกะ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละกะมีคุณสมบัติอย่างน้อยหนึ่งในผู้เล่นชั้นนำของคุณในแง่ของทักษะ ความเชี่ยวชาญ ประสบการณ์ และคุณสมบัติส่วนบุคคลของพนักงานที่เกี่ยวข้อง สิ่งนี้จะช่วยปรับปรุงคุณภาพของกะงานได้อย่างมาก แต่ยังรวมถึงประสบการณ์ของลูกค้าด้วย นอกจากนี้ พนักงานที่ไม่มีประสบการณ์ (โดยเฉพาะพนักงานใหม่) จะมีคนคอยดูแลในแง่ของมาตรฐานการทำงานหรือขอความช่วยเหลือเมื่อจำเป็น

การมีพนักงานที่ดีที่สุดคนหนึ่งของคุณนั้นมีความเกี่ยวข้องโดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงเวลาที่มีงานยุ่ง เมื่อคุณต้องการให้คนที่เชื่อถือได้ในที่เกิดเหตุ "ดึง" ปริมาณงานและสร้างแรงบันดาลใจให้เพื่อนร่วมทีมคนอื่นๆ ก้าวให้ทัน

ตัวอย่าง : กำหนดเวลาให้ผู้เชี่ยวชาญด้านบริการอาหารที่น่าเชื่อถือเพื่อดำเนินการเครื่องบันทึกเงินสด ให้บริการลูกค้า และสต็อกสินค้าในช่วงเวลาอาหารกลางวันในย่านธุรกิจของเมือง

#10: ให้พนักงานมีส่วนร่วมในกระบวนการจัดกำหนดการ

คุณอาจไม่ต้องการเสียเวลากับการอัปเดตตารางการทำงานอย่างต่อเนื่องเพราะพนักงานของคุณมักจะขอเปลี่ยนกะหรือขยายกำหนดเวลา

เพื่อลดสิ่งนี้ คุณสามารถตั้งเป้าที่จะให้พนักงานมีส่วนร่วมในกระบวนการสร้างตารางการทำงานให้มากที่สุดเท่าที่คุณเห็นว่าเหมาะสม

1. มีคนช่วยคุณจัดตารางเวลา

เพื่อนร่วมงานมักจะเข้าใจสิ่งที่เพื่อนร่วมงานคิดเกี่ยวกับตารางงานของพวกเขา ดังนั้นการมีใครสักคนจาก "ข้างใน" จะช่วยคุณจัดตารางเวลาโดยตรงจึงดีที่สุด ด้วยวิธีนี้ คุณจะทราบว่าสมาชิกในทีมของคุณ:

• พอใจกับเวลาที่กำหนด
• ต้องการกำหนดเวลามากหรือน้อยต่อสัปดาห์
• ต้องการวันหรือเวลาอื่นสำหรับตารางเวลาของพวกเขา

2. ให้ทีมกรอกตารางห้องว่าง

ด้วยแผนภูมิความพร้อมใช้งาน พนักงานทุกคนต้องทำคือทำเครื่องหมายวันที่พวกเขาพร้อมที่จะทำงานในช่วงสัปดาห์ใดสัปดาห์หนึ่ง ในภายหลัง คุณจะใช้ข้อมูลนี้เพื่อสร้างตารางการทำงานที่เป็นไปได้

ตัวอย่าง : คุณกำหนดเวลาให้ใครบางคนสำหรับกะแรก แต่บางคนไม่พร้อมทำงานในช่วงเวลานี้ คุณเหลือบไปที่แผนภูมิความพร้อมและค้นหาพนักงานที่เหมาะสมคนต่อไปซึ่งทำเครื่องหมายความพร้อมของเขา/เธอในช่วงเวลาที่กำหนด คุณอาจพบว่าคุณต้องสำรองข้อมูลไว้หากมีพนักงานจำนวนมากขึ้น

3.เมื่อจัดนอกเวลาว่างปรึกษาก่อน

ในบางครั้ง แม้ว่าทีมจะพยายามอย่างเต็มที่กับแผนภูมิความพร้อมแล้ว คุณก็ยังต้องการกำหนดเวลาให้บุคคลอื่นนอกเวลาที่พร้อมให้บริการ

ตัวอย่าง : บางทีอาจมีการจัดงานเฉลิมฉลองครั้งใหญ่ที่ร้านอาหารของคุณ และคุณจะต้องใช้มือทั้งหมดบนดาดฟ้า หรืออาจมีข้อบกพร่องที่ไม่คาดคิดในแอปของคุณ และคุณต้องโทรหาวิศวกรฟูลสแตกของคุณเพื่อช่วยเหลือคุณจากการลาพักร้อนของเธอ

เหตุฉุกเฉินเกิดขึ้นได้ แต่วิธีที่คุณเข้าใกล้มันเป็นสิ่งสำคัญ ถ้าเป็นไปได้ พยายามหาคนที่ไม่สะดวกน้อยที่สุดโดยทำงานนอกเวลาที่เหมาะสมที่สุดของเขา/เธอ

ตัวอย่าง : ถ้าคุณต้องเลือกระหว่างสองทางเลือก ให้ไปหาคนที่ไม่ว่างเพราะนัดสปา แทนที่จะโทรหาสมาชิกในทีมที่โรงพยาบาลกังวลเกี่ยวกับสมาชิกในครอบครัว

ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด เป็นการดีที่สุดที่จะโทรหาบุคคลที่มีปัญหา อธิบายสถานการณ์ และแสดงความเคารพต่อคำขอนั้น พนักงานที่น่าเชื่อถือและขยันขันแข็งจะปฏิบัติตามคำขอของคุณหากเป็นไปได้และจะยินดีเป็นอย่างยิ่งที่ได้พูดในเรื่องนี้

ยังคงพยายามทำความเข้าใจว่าพนักงานไม่สามารถตกลงตามคำขอของคุณได้จริงหรือไม่ เช่น พวกเขาได้รับการแต่งตั้งจากแพทย์

#11: ใช้เทมเพลตกำหนดการงานเพื่อเร่งกระบวนการจัดกำหนดการ

10 คะแนนก่อนหน้านี้ออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณจัดตารางเวลาพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่เทมเพลตการจัดกำหนดการจะช่วยให้คุณทำให้กระบวนการจัดกำหนดการเร็วขึ้นและแม่นยำยิ่งขึ้น เทมเพลตตารางงาน 6 แบบที่คุณสามารถใช้ได้ฟรีตอนนี้:

• เทมเพลตฟอร์มความพร้อมของพนักงาน
• แม่แบบตารางการทำงานประจำวัน
• เทมเพลตตารางการทำงานรายสัปดาห์
• เทมเพลตตารางการทำงานรายปักษ์
• เทมเพลตตารางการทำงานรายเดือน
• เทมเพลตตารางงานประจำปี

เทมเพลตฟอร์มความพร้อมของพนักงาน

มันเกี่ยวกับอะไร?

เทมเพลตฟอร์มความพร้อมของพนักงานทำให้ทีมของคุณมีตัวเลือกในการแบ่งปันชั่วโมงที่ว่างกับคุณ เพื่อให้คุณสามารถกำหนดเวลาทำงานของพวกเขาได้ตามลำดับ

พนักงานควรทำเครื่องหมายเวลาที่พวกเขาสามารถมาทำงานและ/หรือปฏิบัติหน้าที่ตามคำสั่งด้วยเครื่องหมายถูก (Google ชีต) หรือ "X" (Excel)

หรือคุณสามารถพิมพ์แบบฟอร์มและให้พนักงานกรอกด้วยปากกา

ในภายหลัง คุณสามารถใช้แบบฟอร์มความพร้อมของพนักงานแต่ละคนเหล่านี้เพื่อสร้างกำหนดการที่เป็นไปได้

สำหรับใคร?

แบบฟอร์มการจัดกำหนดการนี้เหมาะสำหรับธุรกิจทุกประเภทที่เกี่ยวกับการจัดกำหนดการ

️ ดาวน์โหลดเทมเพลตฟอร์มความพร้อมใช้งานของพนักงานแบบคลาสสิกใน Excel

️ ดาวน์โหลดเทมเพลตฟอร์มความพร้อมของพนักงานออนไลน์ที่แชร์ได้ใน Google ชีต

️ ดาวน์โหลดเทมเพลตแบบฟอร์มความพร้อมของพนักงานที่พิมพ์ได้ในรูปแบบ PDF

แม่แบบตารางการทำงานประจำวัน

มันเกี่ยวกับอะไร?

เทมเพลตตารางงานรายวันช่วยให้คุณจัดกำหนดการทั้งชั่วโมงทำงานและงานสำหรับแต่ละวันทำงาน

เพียงใส่ชื่อพนักงาน แผนก วันที่ และเพิ่มเครื่องหมายถูก (Google ชีต) หรือ “X” (Excel) ถัดจากแต่ละชั่วโมงที่พวกเขากำหนดให้ทำงาน

หรือจะพิมพ์กำหนดการและกรอกด้วยปากกาก็ได้

สำหรับใคร?

เทมเพลตนี้เหมาะอย่างยิ่งหากคุณต้องการกำหนดเวลาทำงานและงานในแต่ละวัน

ในกรณีที่คุณจำเป็นต้องปฏิบัติตามกฎการจัดกำหนดการงานล่วงหน้าอย่างน้อย 7 วัน คุณสามารถรวมกำหนดการที่เน้นงานที่มีรายละเอียดมากกว่านี้เข้ากับกำหนดการที่ครอบคลุมช่วงเวลาที่กว้างกว่าได้

️ ดาวน์โหลดเทมเพลตตารางงานประจำวันแบบคลาสสิกใน Excel

️ ดาวน์โหลดเทมเพลตตารางการทำงานรายวันออนไลน์ที่แชร์ได้ใน Google ชีต

️ ดาวน์โหลดเทมเพลตกำหนดการทำงานรายวันที่พิมพ์ได้ในรูปแบบ PDF

เทมเพลตตารางการทำงานรายสัปดาห์

มันเกี่ยวกับอะไร?

เทมเพลตตารางงานรายสัปดาห์ช่วยให้คุณจัดกำหนดการวันทำงานและกะของพนักงานเป็นรายสัปดาห์ได้

เพียงเพิ่มชื่อพนักงานและ "X" หรือเครื่องหมายถูกที่ด้านล่างในแต่ละวันที่พวกเขาถูกกำหนดให้ทำงาน

เทมเพลตเวอร์ชัน Google ชีตและ Excel ยังคำนวณสถิติรายวันต่อพนักงานหนึ่งราย ในแง่ของ:

• พนักงานแต่ละคนได้รับมอบหมายให้ทำงานกี่ครั้งต่อสัปดาห์
• จำนวนครั้งที่พวกเขาถูกกำหนดให้ทำงานในกะที่หนึ่ง สอง สาม หรือแยก (ถ้ามี)

หรือจะพิมพ์กำหนดการและกรอกด้วยปากกาก็ได้

ในกรณีที่พนักงานของคุณทำงานแยกกะ ทำงานล่วงเวลา หรือมีคำขอเฉพาะเกี่ยวกับกำหนดการของพวกเขา คุณสามารถชี้แจงสิ่งนี้ได้ด้านล่างแถวพนักงานแต่ละแถว

สำหรับใคร?

เทมเพลตนี้เหมาะอย่างยิ่งหากคุณต้องการกำหนดเวลาทำงานเป็นรายสัปดาห์ และ/หรือจ่ายเงินให้พนักงานเป็นรายสัปดาห์

️ ดาวน์โหลดเทมเพลตตารางงานรายสัปดาห์แบบคลาสสิกใน Excel

️ ดาวน์โหลดเทมเพลตตารางการทำงานรายสัปดาห์ออนไลน์ที่แชร์ได้ใน Google ชีต

️ ดาวน์โหลดเทมเพลตตารางการทำงานรายสัปดาห์ที่พิมพ์ได้ในรูปแบบ PDF

เทมเพลตตารางการทำงานรายปักษ์

มันเกี่ยวกับอะไร?

เทมเพลตกำหนดการงานรายปักษ์ให้ตัวเลือกแก่คุณในการจัดกำหนดการทั้งวันทำงานและกะของพนักงานแบบรายปักษ์

เพียงเพิ่มชื่อพนักงาน และเพิ่ม "X" หรือเครื่องหมายถูกในแต่ละวันที่พวกเขาถูกกำหนดให้ทำงาน

เทมเพลตเวอร์ชัน Google ชีตและ Excel ยังคำนวณสถิติรายวันต่อพนักงานหนึ่งราย ในแง่ของ:

• พนักงานแต่ละคนได้รับมอบหมายให้ทำงานกี่ครั้งในสองสัปดาห์
• จำนวนครั้งที่พวกเขาถูกกำหนดให้ทำงานในกะที่หนึ่ง สอง สาม หรือแยก (ถ้ามี)

หรือจะพิมพ์กำหนดการและกรอกด้วยปากกาก็ได้

ในกรณีที่พนักงานของคุณทำงานแยกกะ ทำงานล่วงเวลา หรือมีคำขอเฉพาะเกี่ยวกับกำหนดการของพวกเขา คุณสามารถชี้แจงสิ่งนี้ได้ด้านล่างแถวพนักงานแต่ละแถว

สำหรับใคร?

เทมเพลตนี้เหมาะอย่างยิ่งหากคุณต้องการกำหนดเวลาทำงานเป็นรายปักษ์ และ/หรือจ่ายเงินให้พนักงานเป็นรายปักษ์

️ ดาวน์โหลดเทมเพลตตารางงานรายปักษ์แบบคลาสสิกใน Excel

️ ดาวน์โหลดเทมเพลตตารางงานรายปักษ์ออนไลน์ที่แชร์ได้ใน Google ชีต

️ ดาวน์โหลดเทมเพลตตารางการทำงานรายปักษ์ที่พิมพ์ได้ในรูปแบบ PDF

เทมเพลตตารางการทำงานรายเดือน

มันเกี่ยวกับอะไร?

เทมเพลตตารางงานรายเดือนช่วยให้คุณจัดกำหนดการทั้งวันทำงานของพนักงานและกะสำหรับแต่ละวันเป็นรายเดือน

Simply add the employee names, and an “X” or a checkmark under each date they are scheduled to work.

The Google Sheet and Excel versions of the template also calculate the daily statistics per employee, in terms of:

• How many times individual employees have been scheduled to work per month
• How many times they were scheduled to work the First, Second, Third, or Split shift (if applicable)

Alternatively, you can print out the schedule and fill it out with a pen.

In case your employees work different split shifts, work overtime, or have specific instructions regarding their schedules, you can clarify this below each employee row.

Who is it for?

This template is perfect if you prefer to schedule workdays on a monthly basis, and/or pay your employees on a monthly basis.

️ Download the classic Monthly Work Schedule Template in Excel

️ Download the online, shareable Monthly Work Schedule Template in Google Sheets

️ Download the printable Monthly Work Schedule Template in PDF

Yearly Work Schedule Template

มันเกี่ยวกับอะไร?

The Yearly Work Schedule Template lets you schedule 5 employees over the course of one year (or several weeks or months).

Simply name your employees and associate each with a symbol (“x1”, “x2”, “x3”, “x4”, “x5”).

Write the appropriate symbol (eg “x1” for employee 1) next to the suitable date to schedule an employee.

Who is it for?

This template is perfect if your team operates on a rotating schedule, or you manage seasonal workers. It can also be a great choice if you prefer to view and plan the workweeks on a larger scale.

️ Download the classic Yearly Work Schedule Template in Excel

️ Download the online, shareable Yearly Work Schedule Template in Google Sheets

️ Download the printable Yearly Work Schedule Template in PDF

ห่อ

Scheduling employee time effectively should not be a challenge — if you implement the right scheduling system that involves:

• Understanding your team and the workload
• Having employees track their work time
• Making sure you schedule work fairly and in a timely manner
• Communicating everything
• Avoiding common scheduling errors
• Honoring work preferences and time off requests to the best of your ability
• Building shifts around the best employees
• Involving employees in the scheduling process

If you add a scheduling template to this equation, you will both speed up the entire scheduling process and ensure that tasks always go as planned.

In the end, no matter whether you work on a fixed, flexible, floating, or any other type of schedule, if you schedule properly, you'll improve:

• การดำเนินธุรกิจ
• Time management
• Employee work-life balance
• Employee satisfaction
• Customer/client satisfaction

As a result, the employee turnover rate will start declining, while transparency will almost instantly become the norm.