So erstellen Sie einen Arbeitsplan (+ Arbeitsplanvorlagen)

Untersuchungen zeigen, dass Manager etwa 3,14 Stunden pro Woche mit der Erstellung von Arbeitsplänen verbringen, was etwa 20 % der Arbeitszeit eines Managers entspricht.

Aber drei Stunden scheinen eine kleine Zeit für eine so wichtige Aufgabe zu sein.

Und es ist wahr – der Zeitaufwand scheint gering – aber für die Planung und Erstellung eines perfekten Arbeitsplans müssen Sie nicht unbedingt darüber hinausgehen.

Aber wo anfangen? Ihr Kopf muss voller Fragen sein, besonders wenn Sie neu im Teammanagement sind. Von Was ist der perfekte Arbeitszeitplan bis Kann ich Mitarbeiter außerhalb ihrer Arbeitszeiten einplanen – die Bedenken, die Sie möglicherweise haben, sind nur natürlich.

Trotzdem muss es nicht so sein. Wir gehen alle Fragen durch, die Sie zur Mitarbeitereinsatzplanung haben könnten , sprechen über verschiedene Arten von Arbeitszeitplänen und alle Punkte, die Sie abdecken müssen, bevor Sie einen Dienstplan erstellen .

Als besondere Sicherheitsmaßnahme – damit alles wie geplant läuft – haben wir 6 kostenlose Vorlagen für Arbeitspläne vorbereitet, die Sie herunterladen und beliebig oft verwenden können.

Schneller Zugriff auf kostenlos herunterladbare Arbeitsplanvorlagen:

• Vorlage für Mitarbeiterverfügbarkeitsformulare – Excel, Google Sheets, PDF
• Vorlage für einen täglichen Arbeitsplan – Excel, Google Sheets, PDF
• Wöchentliche Arbeitsplanvorlage – Excel, Google Sheets, PDF
• Zweiwöchentliche Arbeitsplanvorlage – Excel, Google Sheets, PDF
• Monatliche Arbeitsplanvorlage – Excel, Google Sheets, PDF
• Jährliche Arbeitsplanvorlage – Excel, Google Sheets, PDF

Eine schnelle Einführung in Arbeitszeitpläne

Bevor wir uns mit der Frage befassen, wie die Arbeitszeit der Mitarbeiter effektiv geplant werden kann, werfen wir einen Blick auf die Grundlagen von Arbeitszeitplänen:

• Was sie sind ,
• Warum sie für ein Unternehmen von Vorteil sind , und
• Welche Arten von Arbeitszeitplänen können Sie implementieren?

Was ist ein Arbeitszeitplan?

Ein Arbeitsplan (auch Rota oder Dienstplan genannt) ist eine Liste mit Mitarbeiterinformationen wie:

• Arbeitsstunden
• Verschiebungen
• Arbeitsorte
• Verantwortlichkeiten während des vom Zeitplan abgedeckten Zeitraums
• Andere zugehörige Mitarbeiterinformationen

Der Prozess der Erstellung eines Zeitplans wird als Terminierung bezeichnet und wird normalerweise von einem Manager durchgeführt. Viele Arten von Unternehmen benötigen Zeitpläne, darunter:

• Einzelhandelsgeschäfte
• Produktionsstätten
• Restaurants und Cafés
• Call-Center
• Unternehmen mit Kunden-/Benutzer-Support-Teams
• Unternehmen, die Freiberufler beschäftigen
• Unternehmen, die Saisonkräfte beschäftigen

Warum ist die Arbeitszeitplanung wichtig?

Wenn Sie an Arbeitspläne denken, fallen Ihnen auf Anhieb Dutzende von Gründen ein, warum sie wichtig sind.

Aber zur Arbeitsplanung gehört noch mehr, als man auf den ersten Blick sieht – also kommen wir gleich zu den Vorteilen, die Sie ernten können, wenn Sie etwas Zeit in die Erstellung eines Mitarbeiterzeitplans investieren.

Die Arbeitsplanung sorgt für einen effizienten Betrieb

Wenn die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten und ihre Verantwortlichkeiten sowie den Ort ihrer Arbeit (falls sie Feldarbeit leisten) verstehen, sind sie in der Lage, ihre Produktivität zu maximieren.

Die Arbeitsplanung hilft bei der Planung der Arbeit gemäß der Verfügbarkeit der Mitarbeiter

Bei der richtigen Arbeitsplanung sollte es darum gehen, einen Arbeitsplan zu erstellen, der nur minimale Änderungen auf dem Weg erfordert.

Dies wird normalerweise erreicht, wenn der Manager die Anwesenheit der Mitarbeiter, ihre erwarteten Arbeitszeiten und Anträge auf PTO berücksichtigt.

Arbeitsplanung beseitigt die Idee der Bevorzugung

Arbeitspläne machen Schichten transparent, sodass die Teammitglieder die Schichten/Aufgaben aller sehen und verstehen können, dass niemand (hoffentlich) jedes Mal die besten Schichten/Aufgaben bekommt.

Die Arbeitsplanung hilft Ihnen, Ihre Zeit besser zu verwalten und Fristen einzuhalten

Richtiges Zeitmanagement ist wichtig, um eine hohe Produktivität aufrechtzuerhalten – und Arbeitspläne helfen Ihnen, Ihre Arbeitsbelastung besser zu organisieren und dadurch produktiver zu werden.

Wenn alle Aufgaben gut organisiert sind, bleibt keiner der Mitarbeiter unter Terminbergen begraben. Stattdessen erfüllen sie diese nach Plan und behalten die Arbeitsbelastung stets im Griff.

Die Arbeitszeitplanung hilft Mitarbeitern, eine Work-Life-Balance zu finden

Wenn Mitarbeiter wissen, wann sie arbeiten, können sie ihre Arbeitsverpflichtungen, aber auch ihre Arzttermine, persönlichen Besorgungen und Familienaktivitäten planen und ausgleichen. Dies trägt auch dazu bei, eine gesunde Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten und den Stresspegel Ihrer Teammitglieder zu senken.

Die Arbeitsplanung verringert die Mitarbeiterfluktuation

Mitarbeiter, die ein niedriges Stressniveau haben und das Gefühl haben, genauso geschätzt zu werden wie ihre Kollegen, verlassen ihre Stelle seltener.

Die Arbeitsplanung trägt zur Steigerung der Kunden-/Auftraggeberzufriedenheit bei

Ein gut durchdachter Zeitplan trägt dazu bei, dass der Workflow wie am Schnürchen läuft. Es versteht sich von selbst, dass, wenn alles reibungslos funktioniert, die Kunden oder Klienten die erwartete Servicequalität erhalten.

Ein organisierter Zeitplan ist besonders vorteilhaft, wenn Sie in Ihrem Unternehmen telefonisch mit Kunden kommunizieren müssen, da er dazu beitragen kann, Ihre durchschnittliche Bearbeitungszeit zu verkürzen und die Gesamtzufriedenheit Ihrer Kunden zu steigern.

Welche Arten von Arbeitszeitmodellen gibt es?

Auch wenn es Arbeitszeitpläne in verschiedenen Formen und Größen gibt (insbesondere jetzt, wo Fernarbeit nicht mehr wegzudenken ist), können wir immer noch 12 Haupttypen von Arbeitszeitplänen herausgreifen :

1. Ein Vollzeitplan

Bei einer Vollzeitbeschäftigung arbeiten die Mitarbeiter zwischen 35 und 40 Stunden pro Woche. Sie ist in der Regel an Stellen gebunden, deren Umfang und Art der Arbeitsbelastung hauptamtliche Fachkräfte erfordert.

Viele US-Bundesstaaten schreiben vor, dass Arbeitnehmer, die in Vollzeit arbeiten, Sozialleistungen erhalten. Die meisten dieser Mitarbeiter arbeiten die gleiche Anzahl von Tagen pro Woche und die gleiche Anzahl von Stunden pro Tag. Ihre genauen Arbeitszeiten können jedoch fest (z. B. 9:00 – 17:00 Uhr) oder flexibel (z. B. 8 Stunden pro Tag, in keiner festen Reihenfolge) sein.

Beispiel : Ein interner Designer soll 40 Stunden pro Woche, 8 Stunden pro Tag, von Montag bis Freitag arbeiten.

2. Ein Teilzeitplan

Bei einem Teilzeitplan arbeiten Mitarbeiter weniger als der vom Unternehmen vorgeschriebene Vollzeitäquivalentplan (z. B. gilt in Unternehmen, die 35 Stunden pro Woche als Vollzeit zählen, alles weniger als Teilzeit). Sie ist in der Regel an Stellen gebunden, deren Auslastung mehrere Teilzeitbeschäftigte zulässt oder deren Höhe keine Vollzeitbeschäftigung erfordert.

Arbeitnehmer mit Teilzeitplänen erhalten möglicherweise keine Arbeitnehmerleistungen, die normalerweise mit einer Vollzeitbeschäftigung verbunden sind. Solche Zeitpläne können konsistent sein (z. B. 9:00 – 14:00 Uhr an jedem Werktag) oder nicht (z. B. 8:00 – 13:00 Uhr von Montag bis Mittwoch + 13:00 – 18:00 Uhr an Samstagen und Sonntagen). ).

Beispiel : Eine Restaurantwirtin, die während der Stoßzeiten des Tages insgesamt 25 Stunden pro Woche arbeitet.

3. Ein fester Zeitplan

Ein fester Zeitplan hat einen Zeitplan mit der gleichen Anzahl von Arbeitstagen und Stunden pro Woche. Kann für jede Art von Geschäft verwendet werden, bei dem Mitarbeiter gleichzeitig zusammenarbeiten oder während fester Öffnungszeiten für Kunden/Klienten im Einsatz sein müssen. Ein fester Stundenplan kann Vollzeit- oder Teilzeitarbeit beinhalten.

Beispiel : Ein Team von HR-Spezialisten, die von Montag bis Freitag von 9:00 bis 17:00 Uhr arbeiten sollen

4. Ein flexibler Zeitplan

Ein flexibler Stundenplan schreibt vor, dass ein Mitarbeiter mindestens eine bestimmte Anzahl von Stunden pro Tag arbeiten muss (z. B. 6 Stunden). Die tatsächlichen Stunden hängen jedoch von der Ankunftszeit der Mitarbeiterin am Arbeitsplatz ab (z. B. Die Mitarbeiterin kommt am Montag um 8:00 Uhr an und arbeitet dann bis 14:00 Uhr. Aber sie kommt am Dienstag um 9:00 Uhr an und arbeitet dann bis 15:00 Uhr).

Solche Zeitpläne können Vollzeit oder Teilzeit sein. Kann für jede Art von Geschäft verwendet werden, bei dem es NICHT erforderlich ist, dass Mitarbeiter gleichzeitig zusammenarbeiten oder während fester Öffnungszeiten für Kunden/Klienten zu Diensten sind.

Beispiel : Ein Kundendienstspezialist soll von Montag bis Freitag 8 Stunden pro Tag arbeiten, ab dem Moment der Ankunft im Büro.

5. Ein schwebender Zeitplan

Ein flexibler Dienstplan besteht aus einem festen Hauptteil (der Arbeitnehmer steht dem Arbeitgeber zur Verfügung) und einem variablen, „schwebenden“ Teil (der Arbeitnehmer kann seine Anfangs- und Endzeiten während des Arbeitstages wählen).

In der Praxis werden seit einiger Zeit schwimmende Fahrpläne verwendet. Einen rechtlichen Rahmen erhielten sie aber erst mit der Einführung des „Flexible and Workable“-Gesetzes (FWW-Gesetz) – zumindest in Belgien.

Beispiel : Ein Wartungstechniker soll ein wichtiges Teil einer Eismaschine nach jeweils 20.000 Gallonen hergestellter Eiscreme ersetzen, was alle zwei Wochen geschieht. Während die Wartung der Eismaschine ein fester Auftrag ist, der alle zwei Wochen stattfindet, erledigt der Wartungstechniker in der Zwischenzeit andere Arbeiten.

6. Ein schichtbasierter Zeitplan

Ein schichtbasierter Zeitplan wird normalerweise in Unternehmen implementiert, die 10 oder mehr Stunden pro Tag arbeiten. Wenn ein Unternehmen rund um die Uhr arbeitet, wird in der Regel im Dreischichtbetrieb gearbeitet: Die Mitarbeiter arbeiten immer oder abwechselnd in der ersten Schicht (Frühschicht), der zweiten Schicht (Nachmittagsschicht) und der dritten Schicht (Nachtschicht).

Beispiel : 3 Tankwarten, die abwechselnd in drei Schichten (7:00 – 15:00 Uhr; 15:00 – 23:00 Uhr; 23:00 – 7:00 Uhr) von Montag bis Donnerstag arbeiten.

7. Ein saisonaler Zeitplan

Ein Saisonplan kann schichtbasiert, flexibel, fest, Teilzeit oder Vollzeit sein, ist aber auf eine bestimmte Saison oder einen bestimmten Zeitraum beschränkt (z. B. die Winterferienzeit im November und Dezember).

Beispiel : Zwei Weihnachtsmänner sollen im November und Dezember in zwei Schichten in einem Einkaufszentrum arbeiten (Schicht 1: 8:00 – 14:00 Uhr; Schicht 2: 14:00 – 20:00 Uhr).

8. Ein Überstundenplan

Ein Überstundenplan bedeutet, dass mehr als die üblichen 40 Stunden pro Woche gearbeitet werden. Je nach Tag oder Länge der Überstunden, aber auch dem US-Bundesstaat, in dem der Arbeiter beschäftigt ist, werden Überstunden entweder mit 1,5. oder das Doppelte der regulären Mitarbeitersätze – dies gilt nur für Mitarbeiter, die nicht vom Fair Labor Standards Act (FLSA) ausgenommen sind.

Beispiel : Ein Kellner soll 45 Stunden in einer Woche arbeiten – die 5 zusätzlichen Stunden, die geplant sind, gelten als Überstunden.

9. Ein komprimierter Zeitplan

Ein komprimierter Zeitplan beinhaltet die Arbeit der traditionellen 35-40 Stunden pro Woche, aber an weniger Tagen.

Beispiel : Ein Fensterputzer soll 40 Stunden pro Woche, 10 Stunden pro Tag (7:00 – 17:00 Uhr) von Montag bis Donnerstag arbeiten.

10. Ein rotierender Zeitplan

Ein Rotationsplan ist in der Regel an Schichtarbeit gebunden. Den Mitarbeitern werden Schichten nach einem vordefinierten Muster zugewiesen, normalerweise wöchentlich oder täglich.

Beispiel : Ein Arzt, der in der Notaufnahme arbeitet, soll montags und samstags 12-Stunden-Tagschichten und dienstags und sonntags 12-Stunden-Nachtschichten arbeiten. Mittwoch, Donnerstag und Freitag sind frei.

11. Ein geteilter Zeitplan

Ein geteilter Zeitplan beinhaltet das Analysieren eines Arbeitstages intro drei verschiedene Punkte:

• Ein paar Stunden am Stück arbeiten
• Mehrere Stunden frei haben
• Nach der „Pause“ noch weitere Stunden arbeiten

Beispiel : Ein Taxifahrer, der von 5:00 bis 21:00 Uhr arbeiten soll, macht von 9:00 bis 14:00 Uhr eine Pause und beginnt dann von 14:00 bis 21:00 Uhr wieder zu arbeiten

12. Ein Bereitschaftsplan

Ein Bereitschaftsplan beinhaltet, dass Mitarbeiter zu bestimmten Tageszeiten oder Tagen im Allgemeinen verfügbar sind, an denen sie zur Arbeit gerufen werden können oder nicht.

Beispiel : Ein Feuerwehrmann, der für den Bereitschaftsdienst vorgesehen ist, muss sich während der geplanten Tage in einem 5-Minuten-Umkreis von der Feuerwache befinden.

Wie erstellt man am besten Arbeitszeitpläne?

Um die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter effektiv zu planen, müssen Sie:

1. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihr Team zu verstehen.
2. Nehmen Sie sich die Zeit, die Arbeitsbelastung zu analysieren.
3. Verfolgen Sie die Ein- und Ausstempelzeiten Ihrer Mitarbeiter.
4. Befolgen Sie eine Reihe von Regeln, um Mitarbeiter fair einzuteilen.
5. Etablieren Sie ein effizientes Team-Kommunikationssystem.
6. Veröffentlichen Sie den Arbeitsplan mindestens 7 Tage im Voraus.
7. Vermeiden Sie häufige Planungsfehler.
8. Berücksichtigen Sie Arbeitspräferenzen und Urlaubswünsche so weit wie möglich.
9. Planen Sie mindestens einen erstklassigen Mitarbeiter pro Schicht ein.
10. Beziehen Sie die Mitarbeiter in den Planungsprozess mit ein.
11. Verwenden Sie Arbeitsplanvorlagen, um den Planungsprozess zu beschleunigen.

Schauen wir uns jeden Punkt im Detail an.

#1: Nehmen Sie sich die Zeit, Ihr Team zu verstehen

Sie denken vielleicht, dass es für den Erfolg ausreicht, während einer Schicht genügend Leute zu haben. Sie müssen jedoch auch sicherstellen, dass es sich um die richtigen Personen für die Art der Aufgaben, den Umfang der Arbeitsbelastung, die Tageszeit oder die Art der Kunden handelt.

Der erste wirkliche Schritt bei der Erstellung effizienter Arbeitspläne besteht also darin, Ihr Team zu kennen. Erstellen Sie eine Liste, die Folgendes enthält:

• Relevante Fähigkeiten
• Persönliche Eigenschaften wie Ausdauer, Leistungsfähigkeit oder Zuverlässigkeit
• Zertifizierungen, relevante Ausbildung, Erfahrung
• Ihr Beschäftigungsstatus (Sind sie Vollzeit oder Teilzeit?)
• Persönlichkeitstyp (introvertiert oder extrovertiert?)
• Arbeitsgewohnheiten, insbesondere wenn Sie flexible Zeitpläne haben und einige Mitarbeiter die Angewohnheit haben, früher als andere zu erscheinen

Mit einer solchen Liste können Sie die idealen Teamkollegen für jede Schicht/Aufgabe auswählen.

Beispiel : Beauftragung des extrovertierten Full-Stack-Entwicklers, der tendenziell später kommt und die Arbeit später beendet, mit dem täglichen Anruf um 17:00 Uhr bei einer Kundin, die aufgrund der Zeitzonenverschiebung gerade ihren Arbeitstag beginnt.

#2: Nehmen Sie sich die Zeit, die Arbeitsbelastung zu analysieren

Jetzt, da Sie die Fähigkeiten, Qualitäten und Eigenschaften jedes Mitglieds Ihres Teams verstehen, ist es an der Zeit, die Arbeitsbelastung und die Ressourcen zu analysieren, die Ihnen zur Verfügung stehen, um sie zu bewältigen.

Eine Möglichkeit besteht darin, ein Diagramm der Arbeitstage und -stunden zu erstellen, die Ihrem Team zur Verfügung stehen. Wenn Sie also von Montag bis Freitag nach einem flexiblen 8-Stunden-Zeitplan arbeiten, haben Ihre Teammitglieder jeweils 40 Stunden Zeit, um ihre Arbeit zu erledigen.

Dann können Sie die Stoßzeiten oder die wichtigsten Aufgaben, die erledigt werden müssen, identifizieren und Ihre am meisten benötigten Spezialisten entsprechend einplanen.

Alternativ können Sie immer über die Verfügbarkeit und Arbeitsteilung aller auf dem Laufenden bleiben, indem Sie die Projekt- und Teamplanungsfunktion von Clockify nutzen.

Sie können sich entweder einzelne Projekte ansehen und sehen, wer aktiv daran beteiligt ist, oder einzelne Teammitglieder überprüfen und schnell herausfinden, wer überbucht ist, wer überlastet ist und wer verfügbar ist.

#3: Verfolgen Sie die Ein- und Ausstempelzeiten Ihrer Mitarbeiter

Die Aufzeichnung der Mitarbeiterzeit hilft nicht nur dabei, die Überstunden nachzuverfolgen (sofern Ihr Unternehmen Überstunden genehmigt hat), sondern bietet den Mitarbeitern auch ein klares Protokoll der geleisteten Arbeitsstunden.

Bevor Sie Ihre Arbeitspläne einrichten, müssen Sie Ihre Mitarbeiter anweisen, wie sie ihre Ein- und Ausstempelzeiten nachverfolgen können. Zu diesem Zweck können Sie eine Mitarbeiter-Stempeluhr-App wie Clockify verwenden.

Clockify hilft Ihnen, Ihre Projekte und Aufgaben zu definieren und Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen. Sobald alle Aufgaben verteilt sind, können die Teammitglieder ihren Fortschritt auf zwei Arten verfolgen:

1. Indem Sie die Zeit im Timer-Modus verfolgen – lassen Sie einfach alle den Timer starten/stoppen, wenn sie mit der Arbeit an einer zugewiesenen Aufgabe/heutigen Schicht beginnen/beenden.

2. Durch manuelle Protokollierung der Zeit nach der Arbeit, ebenfalls auf 2 verschiedene Arten:

Im manuellen Modus – lassen Sie einfach jeden die Dauer für jede zugewiesene Aufgabe/Schicht manuell hinzufügen.

In einer Arbeitszeittabelle – lassen Sie einfach jeden die Schichtdauer für jeden Tag in einer wöchentlichen Zeitkarte hinzufügen.

Die gesamte eingegebene Zeit kann später in visuellen und wöchentlichen Berichten angezeigt werden, die Ihnen helfen können, in Zukunft noch bessere Zeitpläne zu erstellen.

Wenn Ihre Mitarbeiter abrechenbare Stunden protokollieren, können Sie die Clockify-Daten auch für die Gehaltsabrechnung verwenden – da der Tracker automatisch berechnet, wie viel Sie den Mitarbeitern auf der Grundlage ihrer erfassten Zeit zahlen müssen.

Nr. 4: Befolgen Sie eine Reihe von Regeln, um Mitarbeiter fair einzuteilen

Obwohl noch viel zu tun ist, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter eine gesunde Work-Life-Balance aufrechterhalten können, gehen Predictive Scheduling Laws einen Schritt weiter, um die Mitarbeiter vor Überlastung zu schützen.

Diese Gesetze schreiben die Einhaltung bestimmter Planungspraktiken vor, wie z. B. eine Vorankündigung des Arbeitsplans.

Falls der Mitarbeiter nicht rechtzeitig über seinen bevorstehenden Dienstplan informiert wurde, erhält er eine garantierte Planbarkeitszahlung.

Obwohl nur eine Handvoll US-Städte sie derzeit erlassen (z. B. Chicago, Emeryville, Philadelphia, New York, San Francisco und Seattle) und nur bestimmte Branchen (z. B. Gastronomie, Einzelhandel und Gastgewerbe), die von diesen vorgeschriebenen 10 Planungsregeln Gesetze können eine großartige Ergänzung für jede Planungspraxis sein:

Regel Nr. 1 – Geben Sie für die Zeitpläne aller Neueinstellungen „Schätzungen nach Treu und Glauben“ an.

Regel Nr. 2 – Lassen Sie die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit/Tag und Standortpräferenzen angeben.

Regel Nr. 3 – Benachrichtigen Sie die Mitarbeiter im Voraus über ihre Arbeitszeiten.

Regel Nr. 4 – Bieten Sie bestehenden Mitarbeitern zusätzliche Stunden an, bevor Sie jemanden neu einstellen.

Regel Nr. 5 – Benachrichtigen Sie die Mitarbeiter über Änderungen ihres Arbeitsplans.

Regel Nr. 6 – Bieten Sie eine Prämienzahlung für Zeitplanänderungen an, die Sie ohne rechtzeitige Ankündigung vornehmen mussten.

Regel Nr. 7 – Sorgen Sie für eine Ruhezeit zwischen zwei Mitarbeiterschichten, es sei denn, der besagte Mitarbeiter hat zugestimmt, während dieser Zeit zu arbeiten.

Regel Nr. 8 – Bewahren Sie die Aufzeichnungen früherer Zeitpläne zum späteren Nachschlagen auf.

Regel Nr. 9 – Halten Sie eine Liste der zeitplanbezogenen Rechte am Arbeitsplatz ausgehängt und/oder online leicht zugänglich.

Regel Nr. 10 – Vergelten Sie sich nicht gegen den Mitarbeiter, wenn er versucht, zeitplanbezogene Mitarbeiterrechte durchzusetzen.

#5: Etablieren Sie ein effizientes Team-Kommunikationssystem

Einer der Schlüssel zur Teamproduktivität und zum richtigen Zeitmanagement der Mitarbeiter besteht darin, sicherzustellen, dass sich das Team verbunden und über aktuelle Entwicklungen, Aktualisierungen oder Änderungen des erwarteten Arbeitsablaufs oder der erwarteten Arbeitsbelastung gut informiert fühlt.

Stellen Sie also sicher, dass Sie alle Änderungen im Zusammenhang mit den Arbeitsplänen immer mitteilen, und geben Sie allen die Möglichkeit, sich mit ihren eigenen Fragen und Wünschen an Sie zu wenden.

Um ein effizientes Kommunikationssystem einzurichten, vergessen Sie nicht:

• Benachrichtigen Sie die Mitarbeiter, sobald Sie fertig sind und den neuesten Arbeitsplan veröffentlicht haben.
• Informieren Sie alle über kurzfristige Terminaktualisierungen oder unerwartete zusätzliche Verpflichtungen.
• Machen Sie deutlich, dass Ihr Team Sie informieren muss, wenn es die Schicht wechselt oder zusätzliche Aufgaben übernimmt, da diese Änderungen die weitere Planung beeinflussen könnten.

Um all diese Kommunikation zu verwalten, müssen Sie natürlich ein gut organisiertes Kommunikationssystem einrichten, das Folgendes umfassen kann:

• Textnachrichten
• Telefonanrufe
• E-Mails
• Chat-Apps
• Online-Video-Meetings

Wenn Sie Clockify für die Planung verwenden, können Sie Ihre Teamkollegen einfach benachrichtigen, wenn eine bevorstehende Aufgabe für sie ansteht, sodass nichts unbemerkt bleibt.

Indem Sie eine Aufgabe erstellen, wählen Sie den genauen Zeitraum für diese bestimmte Aufgabe und die Anzahl der Stunden pro Tag, die Ihre Teammitglieder für die Aufgabe aufwenden müssen.

#6: Veröffentlichen Sie den Arbeitsplan mindestens 7 Tage im Voraus

In Übereinstimmung mit den Predictive Scheduling Laws müssen Arbeitgeber neue Arbeitspläne zwischen 7 und 14 Tagen vor der ersten geplanten Schicht veröffentlichen. Wie wir jedoch bereits besprochen haben, werden diese Gesetze hauptsächlich in bestimmten Städten erlassen, da sie unter die Kategorie der lokalen Gesetze fallen.

Bundesarbeitsgesetze wie der Fair Labor Standards Act erlauben es Arbeitgebern, Zeitpläne ohne vorherige Ankündigung zu ändern.

Wenn Sie Ihre Teammitglieder jedoch Tage im Voraus über ihre Zeitpläne informieren, lassen Sie genügend Zeit, falls jemand:

• Muss persönliche Verpflichtungen planen (oder umplanen), um den neuen Arbeitsplan zu berücksichtigen.
• Will einen Ersatz finden oder Schichten tauschen (Sie können entweder Mitarbeiter Schichten tauschen lassen oder ein System für Ersatz haben).
• Möchte mit Ihnen über die Tage oder Zeiten sprechen, an denen sie arbeiten (vielleicht planen Sie Mitarbeiter X immer für Zeiten und Tage ein, an denen er nie arbeitet).

#7: Vermeiden Sie häufige Planungsfehler

Stellen Sie bei der Planung sicher, dass Sie Folgendes nicht tun:

1. Doppelte Einteilung von Mitarbeitern mit doppelter Verantwortung, aber in denselben Schichten

Beispiel : Eine Person, die sowohl als Hotelhostess als auch als Busfahrer arbeitet, wird versehentlich doppelt eingeplant.

2. Planen Sie Mitarbeiter für die Position ein, für deren Besetzung sie nicht ausgebildet wurden

Beispiel : Ein Küchenchef in einem Luxusrestaurant soll die Pflichten des Roast Chefs erfüllen.

3. Unterplanen oder überplanen Sie Ihre Mitarbeiter in Bezug auf ihre Arbeitszeiten

Beispiel : Ein Teilzeitmitarbeiter wird mit zu vielen Schichten eingeplant, oder ein Vollzeitmitarbeiter wird mit zu wenig Schichten eingeplant.

4. Unterplanen oder überplanen Sie Ihre Mitarbeiter im Hinblick auf die erwartete Arbeitsbelastung

Beispiel : Erkennen, dass eine Cocktailbar während der Happy Hour unterbesetzt ist.

Nr. 8: Respektieren Sie Arbeitspräferenzen und Urlaubswünsche so weit wie möglich

Hohe Mitarbeiterzufriedenheit bedeutet höhere Produktivität. Und der beste Weg, um eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit zu erreichen, besteht darin, die Mitarbeiter wissen zu lassen, dass sie vom Management gehört werden.

Wenn also bestimmte Mitarbeiter es vorziehen, zu bestimmten Zeiten oder Tagen zu arbeiten, berücksichtigen Sie sie, wenn Sie können.

Oder versuchen Sie, wenn ein Mitarbeiter um Urlaub bittet, seiner Bitte nach Möglichkeit zuzustimmen.

Darüber hinaus sollten Sie immer ein klares System für Mitarbeiter implementieren, die nach bevorzugten Zeiten und Freizeit fragen. Auf diese Weise machen Sie die Genehmigungen/Ablehnungen von Anfragen transparent und machen deutlich, dass es keine Bevorzugung gibt.

Wenn Sie und Ihr Team Clockify verwenden, um die Arbeitszeiten zu verfolgen und Aufgaben im Voraus zu planen, können Sie eine Freistellungsrichtlinie festlegen und die Freistellungsanträge Ihres Teams vor Ort genehmigen.

Die Verwendung von Clockify als Freizeit- und Urlaubs-Tracker gibt Ihnen auch einen genauen Einblick in die Verfügbarkeit und die bevorstehenden Abwesenheiten aller Personen, sodass Sie ihre Arbeitszeit entsprechend planen können.

Nr. 9: Planen Sie mindestens einen erstklassigen Mitarbeiter pro Schicht ein

Wenn Ihr Unternehmen in Schichten arbeitet, stellen Sie sicher, dass in jeder Schicht mindestens einer Ihrer Top-Spieler in Bezug auf relevante Mitarbeiterfähigkeiten, Fachwissen, Erfahrung und persönliche Qualitäten vertreten ist. Dies wird die Qualität der Schicht, aber auch das Kundenerlebnis erheblich verbessern. Darüber hinaus haben die weniger erfahrenen Mitarbeiter (insbesondere die neu eingestellten) jemanden, zu dem sie in Bezug auf Arbeitsstandards aufschauen oder sich bei Bedarf an Unterstützung wenden können.

Einen Ihrer besten Mitarbeiter zu haben, ist besonders in Stoßzeiten relevant, wenn Sie jemanden brauchen, der zuverlässig vor Ort ist, um die Arbeitslast zu „ziehen“ und andere Teamkollegen zu inspirieren, mit dem Tempo Schritt zu halten.

Beispiel : Terminierung eines zuverlässigen Gastronomiespezialisten für die Bedienung der Registrierkasse, die Bedienung von Kunden und die Einlagerung von Vorräten während der Mittagszeit im Geschäftsviertel einer Stadt.

#10: Beziehen Sie die Mitarbeiter in den Planungsprozess ein

Wahrscheinlich möchten Sie keine Zeit mit ständigen Aktualisierungen des Arbeitsplans verschwenden, da Ihre Mitarbeiter ständig um Schichtwechsel oder Fristverlängerungen bitten.

Um dies zu minimieren, können Sie darauf abzielen, die Mitarbeiter so weit wie Sie es für geeignet halten, in den Prozess der Erstellung von Arbeitsplänen einzubeziehen.

1. Lassen Sie sich bei der Planung von jemandem helfen

Kollegen verstehen mit größerer Wahrscheinlichkeit, was ihre Kollegen über ihre Zeitpläne denken, daher ist es optimal, jemanden von „innen“ zu haben, der Sie direkt bei den Zeitplänen unterstützt. So finden Sie heraus, ob Mitglieder Ihres Teams:

• Sind mit den vereinbarten Zeiten zufrieden
• Sie möchten mehr oder weniger Zeit pro Woche einplanen
• Bevorzugen Sie andere Tage oder Zeiten für ihre Zeitpläne

2. Lassen Sie das Team Verfügbarkeitstabellen ausfüllen

Mit einem Verfügbarkeitsdiagramm müssen die Mitarbeiter lediglich die Tage markieren, an denen sie in einer bestimmten Woche für die Arbeit verfügbar sind. Später verwenden Sie diese Daten, um realisierbare Arbeitszeitpläne zu erstellen.

Beispiel : Sie planen jemanden für die erste Schicht ein, aber dieser Jemand ist während dieser Zeit nicht verfügbar. Sie werfen einen Blick auf die Verfügbarkeitstabelle und finden den nächsten passenden Mitarbeiter, der seine Verfügbarkeit in der gewünschten Zeit markiert hat. Möglicherweise stellen Sie sogar fest, dass Sie ein Backup für Ihr Backup haben würden, wenn eine größere Anzahl von Mitarbeitern verfügbar ist.

3. Wenn Sie außerhalb der verfügbaren Zeiten planen, konsultieren Sie zuerst

Manchmal müssen Sie trotz aller Bemühungen, die das Team mit dem Verfügbarkeitsdiagramm unternommen hat, immer noch jemanden außerhalb seiner Verfügbarkeitszeiten einplanen.

Beispiel : Vielleicht findet in Ihrem Restaurant eine große Feier statt und Sie brauchen alle Hände an Deck. Oder vielleicht gibt es einen unerwarteten Fehler in Ihrer App, und Sie müssen Ihren Full-Stack-Ingenieur anrufen, um Sie aus ihrem Urlaub zu unterstützen.

Notfälle passieren, aber es ist wichtig, wie Sie sie angehen. Versuchen Sie nach Möglichkeit immer, die Person zu finden, für die es am wenigsten unangenehm wäre, außerhalb ihrer idealen Verfügbarkeitszeiten zu arbeiten.

Beispiel : Wenn Sie sich zwischen zwei Optionen entscheiden müssen, gehen Sie immer zu der Person, die wegen ihres Spa-Termins nicht erreichbar ist, anstatt ein Teammitglied anzurufen, das sich im Krankenhaus Sorgen um sein Familienmitglied macht.

In jedem Fall ist es immer am besten, die betreffende Person anzurufen, die Situation zu erklären und höflich mit der Anfrage umzugehen. Ein zuverlässiger, gewissenhafter Mitarbeiter wird nach Möglichkeit Ihrem Wunsch nachkommen und gerne mitreden.

Versuchen Sie trotzdem verständnisvoll zu sein, wenn ein Mitarbeiter Ihrem Anliegen tatsächlich nicht nachkommen kann, z. B. wegen eines Arzttermins.

Nr. 11: Verwenden Sie Arbeitsplanvorlagen, um den Planungsprozess zu beschleunigen

Die vorherigen 10 Punkte sollen Ihnen dabei helfen, die Zeit Ihrer Mitarbeiter effektiv zu planen – aber Zeitplanvorlagen helfen Ihnen dabei, den Planungsprozess schneller und genauer zu gestalten. Hier sind 6 Vorlagen für Arbeitspläne, die Sie jetzt kostenlos verwenden können:

• Formularvorlage zur Verfügbarkeit von Mitarbeitern
• Vorlage für einen täglichen Arbeitsplan
• Wöchentliche Arbeitsplanvorlage
• Vorlage für einen zweiwöchentlichen Arbeitsplan
• Vorlage für einen monatlichen Arbeitsplan
• Vorlage für einen Jahresarbeitsplan

Formularvorlage zur Verfügbarkeit von Mitarbeitern

Worum geht es?

Die Formularvorlage zur Mitarbeiterverfügbarkeit gibt Ihrem Team die Möglichkeit, seine verfügbaren Stunden mit Ihnen zu teilen, damit Sie seine Arbeitszeit entsprechend planen können.

Die Mitarbeiter sollten die Zeit, zu der sie zur Arbeit kommen und/oder Bereitschaftsdienst leisten können, mit Häkchen (Google Sheets) oder „X“ (Excel) markieren.

Alternativ können Sie die Formulare ausdrucken und von den Mitarbeitern mit einem Stift ausfüllen lassen.

Später können Sie diese individuellen Mitarbeiterverfügbarkeitsformulare verwenden, um realisierbare Zeitpläne zu erstellen.

Für wen ist das?

Dieses Planungsformular ist perfekt für jede Art von Geschäft, bei dem es um die Planung geht.

️ Laden Sie die klassische Vorlage für Mitarbeiterverfügbarkeitsformulare in Excel herunter

️ Laden Sie die gemeinsam nutzbare Online-Vorlage für Mitarbeiterverfügbarkeitsformulare in Google Sheets herunter

️ Laden Sie die druckbare Vorlage für das Mitarbeiterverfügbarkeitsformular als PDF herunter

Vorlage für einen täglichen Arbeitsplan

Worum geht es?

Mit der Vorlage für den täglichen Arbeitsplan können Sie sowohl Arbeitszeiten als auch Aufgaben für jeden Arbeitstag planen.

Geben Sie einfach den Namen des Mitarbeiters, seine Abteilung und das Datum ein und fügen Sie ein Häkchen (Google Sheets) oder ein „X“ (Excel) neben jeder Stunde ein, für die er arbeiten soll.

Alternativ können Sie den Stundenplan ausdrucken und mit einem Stift ausfüllen.

Für wen ist das?

Diese Vorlage ist perfekt, wenn Sie Arbeitszeiten und Aufgaben lieber täglich planen.

Falls Sie die Regel einhalten müssen, die Arbeit mindestens 7 Tage im Voraus zu planen, können Sie diesen detaillierteren, aufgabenorientierten Zeitplan mit Zeitplänen kombinieren, die einen größeren Zeitraum abdecken.

️ Laden Sie die klassische Tagesarbeitsplanvorlage in Excel herunter

️ Laden Sie die gemeinsam nutzbare Online-Tagesarbeitsplanvorlage in Google Sheets herunter

️ Laden Sie die druckbare Vorlage für den täglichen Arbeitsplan als PDF herunter

Wöchentliche Arbeitsplanvorlage

Worum geht es?

Mit der Vorlage Wochenarbeitsplan können Sie die Arbeitstage und Schichten der Mitarbeiter auf Wochenbasis planen.

Fügen Sie einfach die Namen der Mitarbeiter und ein „X“ oder ein Häkchen unter jedem Tag hinzu, an dem sie arbeiten sollen.

Die Google Sheet- und Excel-Versionen der Vorlage berechnen auch die täglichen Statistiken pro Mitarbeiter in Bezug auf:

• Wie oft einzelne Mitarbeiter pro Woche arbeiten sollen
• Wie oft sie für die erste, zweite, dritte oder Teilschicht (falls zutreffend) eingeplant waren

Alternativ können Sie den Stundenplan ausdrucken und mit einem Stift ausfüllen.

Falls Ihre Mitarbeiter in unterschiedlichen Schichten arbeiten, Überstunden machen oder bestimmte Wünsche bezüglich ihrer Arbeitszeiten haben, können Sie dies unter jeder Mitarbeiterzeile klären.

Für wen ist das?

Diese Vorlage ist perfekt, wenn Sie es vorziehen, Arbeitstage wöchentlich zu planen und/oder Ihre Mitarbeiter wöchentlich zu bezahlen.

️ Laden Sie die klassische wöchentliche Arbeitsplanvorlage in Excel herunter

️ Laden Sie die gemeinsam nutzbare Online-Wochenarbeitszeitplanvorlage in Google Sheets herunter

️ Laden Sie die druckbare wöchentliche Arbeitsplanvorlage als PDF herunter

Vorlage für einen zweiwöchentlichen Arbeitsplan

Worum geht es?

Die zweiwöchentliche Arbeitsplanvorlage bietet Ihnen die Möglichkeit, sowohl die Arbeitstage als auch die Schichten der Mitarbeiter zweiwöchentlich zu planen.

Fügen Sie einfach die Namen der Mitarbeiter hinzu und fügen Sie an jedem Tag, an dem sie arbeiten sollen, ein „X“ oder ein Häkchen hinzu.

Die Google Sheet- und Excel-Versionen der Vorlage berechnen auch die täglichen Statistiken pro Mitarbeiter in Bezug auf:

• Wie oft einzelne Mitarbeiter pro zwei Wochen arbeiten sollen
• Wie oft sie für die erste, zweite, dritte oder Teilschicht (falls zutreffend) eingeplant waren

Alternativ können Sie den Stundenplan ausdrucken und mit einem Stift ausfüllen.

Falls Ihre Mitarbeiter in unterschiedlichen Schichten arbeiten, Überstunden machen oder bestimmte Wünsche bezüglich ihrer Arbeitszeiten haben, können Sie dies unter jeder Mitarbeiterzeile klären.

Für wen ist das?

Diese Vorlage ist perfekt, wenn Sie es vorziehen, Arbeitstage zweiwöchentlich zu planen und/oder Ihre Mitarbeiter zweiwöchentlich zu bezahlen.

️ Laden Sie die klassische zweiwöchentliche Arbeitsplanvorlage in Excel herunter

️ Laden Sie die gemeinsam nutzbare Online-Vorlage für einen zweiwöchentlichen Arbeitsplan in Google Sheets herunter

️ Laden Sie die druckbare zweiwöchentliche Arbeitsplanvorlage als PDF herunter

Vorlage für einen monatlichen Arbeitsplan

Worum geht es?

Mit der Vorlage für den monatlichen Arbeitsplan können Sie sowohl die Arbeitstage als auch die Schichten der Mitarbeiter für jedes Datum auf monatlicher Basis planen.

Simply add the employee names, and an “X” or a checkmark under each date they are scheduled to work.

The Google Sheet and Excel versions of the template also calculate the daily statistics per employee, in terms of:

• How many times individual employees have been scheduled to work per month
• How many times they were scheduled to work the First, Second, Third, or Split shift (if applicable)

Alternatively, you can print out the schedule and fill it out with a pen.

In case your employees work different split shifts, work overtime, or have specific instructions regarding their schedules, you can clarify this below each employee row.

Who is it for?

This template is perfect if you prefer to schedule workdays on a monthly basis, and/or pay your employees on a monthly basis.

️ Download the classic Monthly Work Schedule Template in Excel

️ Download the online, shareable Monthly Work Schedule Template in Google Sheets

️ Download the printable Monthly Work Schedule Template in PDF

Yearly Work Schedule Template

Worum geht es?

The Yearly Work Schedule Template lets you schedule 5 employees over the course of one year (or several weeks or months).

Simply name your employees and associate each with a symbol (“x1”, “x2”, “x3”, “x4”, “x5”).

Write the appropriate symbol (eg “x1” for employee 1) next to the suitable date to schedule an employee.

Who is it for?

This template is perfect if your team operates on a rotating schedule, or you manage seasonal workers. It can also be a great choice if you prefer to view and plan the workweeks on a larger scale.

️ Download the classic Yearly Work Schedule Template in Excel

️ Download the online, shareable Yearly Work Schedule Template in Google Sheets

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Scheduling employee time effectively should not be a challenge — if you implement the right scheduling system that involves:

• Understanding your team and the workload
• Having employees track their work time
• Making sure you schedule work fairly and in a timely manner
• Communicating everything
• Avoiding common scheduling errors
• Honoring work preferences and time off requests to the best of your ability
• Building shifts around the best employees
• Involving employees in the scheduling process

If you add a scheduling template to this equation, you will both speed up the entire scheduling process and ensure that tasks always go as planned.

In the end, no matter whether you work on a fixed, flexible, floating, or any other type of schedule, if you schedule properly, you'll improve:

• Business operations
• Time management
• Employee work-life balance
• Employee satisfaction
• Customer/client satisfaction

As a result, the employee turnover rate will start declining, while transparency will almost instantly become the norm.