작업 일정을 만드는 방법 (+ 작업 일정 템플릿)

연구에 따르면 관리자는 주당 약 3.14시간을 작업 일정을 만드는 데 사용하며 이는 관리자가 직장에서 보내는 시간의 약 20%에 해당합니다.

하지만 이렇게 중요한 일을 하기에는 3시간이 짧은 시간처럼 느껴진다.

시간이 거의 없어 보이는 것은 사실이지만 완벽한 작업 일정을 계획하고 작성하기 위해 반드시 초과 작업을 수행할 필요는 없습니다.

하지만 어디서부터 시작해야 할까요? 특히 팀 관리를 처음 접하는 경우 마음은 질문으로 가득 차 있어야 합니다. 완벽한 근무 일정은 무엇인가 에서 근무 시간 외 직원 일정을 잡을 수 있는지 에 이르기까지 — 여러분이 가질 수 있는 우려는 지극히 당연합니다.

그래도 그럴 필요는 없습니다. 우리는 직원 일정에 대해 가질 수 있는 모든 질문을 검토하고 다양한 유형의 작업 일정 및 일정 을 발행하기 전에 다루어야 할 모든 요점 에 대해 이야기합니다.

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작업 일정에 대한 간략한 소개

직원의 시간을 효과적으로 예약하는 방법에 대한 질문에 들어가기 전에 작업 일정의 기본 사항을 살펴보겠습니다.

• 그들이 무엇인지 ,
• 비즈니스에 유익한 이유 및
• 어떤 유형의 작업 일정을 구현할 수 있습니다 .

작업 일정이 어떻게 되나요?

근무 일정(로타 또는 명단이라고도 함)은 다음과 같은 직원 정보가 포함된 목록입니다.

• 일하는 시간
• 교대
• 작업 위치
• 일정에 포함된 기간 동안의 책임
• 기타 관련 직원 정보

일정을 만드는 과정을 일정관리 라고 하며 일반적으로 관리자가 수행합니다. 많은 유형의 비즈니스에는 다음과 같은 일정이 필요합니다.

• 소매 상점
• 제조 시설
• 레스토랑 및 커피숍
• 콜센터
• 고객/사용자 지원 팀이 있는 비즈니스
• 프리랜서를 고용하는 기업
• 계절근로자를 고용하는 사업

작업 일정이 중요한 이유는 무엇입니까?

작업 일정에 대해 생각할 때 머리 꼭대기에서 바로 그것이 중요한 수십 가지 이유를 생각해 내기 쉽습니다.

그러나 작업 일정에는 눈에 보이는 것보다 훨씬 더 많은 것이 있습니다. 따라서 직원 일정을 만드는 데 시간을 투자하면 얻을 수 있는 이점을 바로 살펴보겠습니다.

작업 일정은 효율적인 운영을 보장합니다.

직원들이 근무시간과 책임, 근무장소(현장조사를 하는 경우)를 이해한다면 생산성을 극대화할 수 있는 위치에 있습니다.

작업 일정은 직원 가용성에 따라 작업을 계획하는 데 도움이 됩니다.

적절한 작업 계획은 도중에 최소한의 변경이 필요한 작업 일정을 수립하는 것이어야 합니다.

이는 일반적으로 관리자가 직원 출석, 예상 근무 시간 및 PTO 요청을 고려할 때 달성됩니다.

작업 일정은 편애에 대한 생각을 근절합니다.

작업 일정은 교대조를 투명하게 하므로 팀 구성원은 모든 사람의 교대/작업을 볼 수 있고 항상 최고의 교대/작업을 받는 사람은 아무도 없다는 것을 이해할 수 있습니다.

작업 일정은 시간을 더 잘 관리하고 마감일을 맞추는 데 도움이 됩니다.

적절한 시간 관리는 높은 생산성을 유지하는 데 중요하며, 작업 일정은 작업 부하를 더 잘 구성하여 생산성을 높이는 데 도움이 됩니다.

모든 작업이 잘 조직되면 직원 중 누구도 마감일 더미에 묻혀 있지 않습니다. 대신, 그들은 계획에 따라 그것들을 충족시키고 항상 워크로드를 통제하에 유지합니다.

작업 일정은 직원이 일과 삶의 균형을 유지하는 데 도움이 됩니다.

직원이 근무 예정 시간을 알고 있으면 업무 의무는 물론 의사 약속, 개인 심부름 및 가족 활동도 계획하고 균형을 맞출 수 있습니다. 이는 또한 건강한 일과 삶의 균형을 유지하는 데 도움이 되며 팀원들의 스트레스 수준을 낮추는 데 도움이 됩니다.

작업 일정은 직원 이직률을 줄입니다.

스트레스 수준이 낮고 동료만큼 인정받고 있다고 느끼는 직원은 직장을 떠날 가능성이 적습니다.

작업 일정은 고객/클라이언트 만족도를 높이는 데 도움이 됩니다.

잘 계획된 일정은 워크플로를 시계처럼 계속 실행하는 데 도움이 됩니다. 모든 것이 원활하게 작동할 때 고객 또는 고객이 기대하는 서비스 품질을 얻는 것은 당연합니다.

조직화된 일정은 비즈니스에서 전화로 고객과 통신해야 하는 경우 특히 유용합니다. 평균 처리 시간을 줄이고 고객의 전반적인 만족도를 높이는 데 기여할 수 있기 때문입니다.

근무 일정의 종류는 무엇입니까?

작업 일정의 모양과 크기가 다양하지만(특히 원격 작업이 유지되는 지금) 작업 일정의 주요 유형은 12가지입니다 .

1. 풀타임 일정

풀타임 일정은 직원들이 주당 35시간에서 40시간 사이를 일하게 합니다. 일반적으로 작업량과 유형에 따라 정규직 전문가가 필요한 직위와 관련이 있습니다.

미국의 많은 주에서는 정규 근무 시간에 근무하는 직원이 직원 혜택을 받도록 의무화하고 있습니다. 이러한 직원 대부분은 주당 동일한 일수와 동일한 시간을 일합니다. 그러나 정확한 근무 시간은 고정(예: ​​오전 9:00 – 오후 5:00) 또는 유동적(예: 하루 8시간, 정해진 순서 없음)일 수 있습니다.

예 : 월요일부터 금요일까지 주당 40시간, 하루 8시간 근무하는 사내 디자이너.

2. 아르바이트 일정

시간제 근무 일정은 직원이 회사에서 규정한 정규 근무 시간보다 적게 일하게 합니다(예: 주당 35시간을 상근으로 계산하는 회사의 경우 이보다 적은 시간은 시간제로 계산). 일반적으로 여러 파트 타임 직원이 수행할 수 있는 작업 부하 유형 또는 풀 타임 고용을 필요로 하지 않는 작업 위치와 관련이 있습니다.

시간제 일정이 있는 직원은 일반적으로 풀타임 근무와 관련된 직원 혜택을 받지 못할 수 있습니다. 이러한 일정은 일관되거나(예: 매일 오후 9:00 – 오후 2:00) 그렇지 않을 수도 있습니다(예: 월요일부터 수요일까지 오전 8:00 – 오후 1:00 + 토요일 및 일요일에는 오후 1:00 – 오후 6:00). ).

예 : 하루 중 바쁜 시간에 주당 총 25시간을 일하는 식당 여주인.

3. 정해진 일정

고정 일정에는 주당 근무일과 시간이 동일한 시간표가 있습니다. 직원이 동시에 함께 일하거나 고정된 영업 시간 동안 고객/고객에게 서비스를 제공해야 하는 모든 유형의 비즈니스에 사용할 수 있습니다. 고정된 일정에는 풀타임 또는 파트타임 작업이 포함될 수 있습니다.

예 : 월요일부터 금요일, 오전 9시부터 오후 5시까지 근무하도록 예정된 HR 전문가 팀

4. 유연한 일정

유연한 일정은 직원이 최소 요구 사항(예: 6시간)으로 하루에 특정 시간을 일해야 한다고 규정합니다. 단, 실제 근무시간은 근로자가 직장에 도착하는 시간에 따라 달라질 수 있습니다. (예: 근로자는 월요일 오전 8시에 출근하여 오후 2시까지 근무합니다. 단, 화요일 오전 9시에 출근하여 근무 오후 3시까지).

이러한 일정은 풀타임 또는 파트타임일 수 있습니다. 직원이 동시에 함께 일하거나 고정된 영업 시간 동안 고객/클라이언트에게 서비스를 제공할 필요가 없는 모든 유형의 비즈니스에 사용할 수 있습니다.

예 : 고객 지원 전문가는 월요일부터 금요일까지 사무실에 도착하는 순간부터 하루 8시간 동안 근무하도록 예정되어 있습니다.

5. 유동적인 일정

유동적 일정에는 고정된 주요 부분(고용주가 사용자의 처분에 따라 고용인)과 가변적인 "유동적" 부분(직원이 근무일 중 시작 및 종료 시간을 선택할 수 있음)이 포함됩니다.

실제로는 변동 일정이 한동안 사용되었습니다. 그러나 최소한 벨기에에서는 "유연하고 실행 가능한"법(FWW-act)의 도입과 함께 법적 틀만 제공받았습니다.

예 : 유지 관리 기술자는 2주에 한 번씩 20,000갤런의 아이스크림이 만들어질 때마다 아이스크림 기계의 중요한 부품을 교체할 예정입니다. 아이스크림 기계 유지 보수는 2주마다 발생하는 고정 작업이지만 유지 보수 기술자는 그 동안 다른 작업을 수행합니다.

6. 교대제 일정

교대 기반 일정은 일반적으로 하루에 10시간 이상 운영되는 비즈니스에서 구현됩니다. 비즈니스가 24시간 운영되는 경우 일반적으로 3교대 방식을 구현합니다. 직원은 항상 일하거나 교대로 1교대(오전 교대), 2교대(오후 교대), 3교대(야간 교대)로 근무합니다.

예 : 월요일부터 목요일까지 3교대(오전 7시~오후 3시, 오후 3시~11시, 오후 11시~오전 7시)로 교대로 일하는 3명의 주유소 직원.

7. 계절별 일정

계절적 일정은 교대제, 탄력적, 고정식, 시간제 또는 전일제일 수 있지만 특정 계절 또는 기간(예: 11월과 12월의 겨울 휴가 시즌)으로 제한됩니다.

예 : 11월과 12월 내내 쇼핑몰에서 두 개의 산타클로스가 2교대로 일할 예정입니다(교대 1: 오전 8:00 – 오후 2:00, 교대 2: 오후 2:00 – 오후 8:00).

8. 초과 근무 일정

초과 근무 일정에는 주당 표준 40시간 이상 근무가 포함됩니다. 초과 근무의 날이나 길이에 따라, 또한 근로자가 고용된 미국 주에 따라 초과 근무 수당은 1.5. 또는 정규 직원 요율의 두 배 — 이는 FLSA(공정근로기준법)에서 면제되지 않는 직원에게만 적용됩니다.

예 : 1주일에 45시간 근무하도록 예정된 웨이터 — 예정된 추가 5시간은 초과 근무로 간주됩니다.

9. 압축된 일정

압축된 일정에는 전통적인 주당 35-40시간의 작업이 포함되지만 더 적은 수의 시간이 소요됩니다.

예 : 월요일부터 목요일까지 주당 40시간, 하루 10시간(오전 7:00 – 오후 5:00) 작동하도록 예약된 창문 세탁기.

10. 순환 일정

순환 일정은 일반적으로 교대 근무와 관련이 있습니다. 직원은 일반적으로 매주 또는 매일 미리 정의된 패턴에 따라 교대 근무를 할당받습니다.

예 : 응급실에서 일하는 의사는 월요일과 토요일에 12시간 근무하고 화요일과 일요일에 12시간 야간 근무로 예정되어 있습니다. 수요일, 목요일, 금요일은 휴무입니다.

11. 분할 일정

분할 일정에는 근무일 소개를 세 가지 별개의 지점으로 구문 분석하는 작업이 포함됩니다.

• 한 번에 몇 시간 일하고
• 몇 시간 쉬고
• "휴식" 후 몇 시간 동안 작업

예 : 오전 5시부터 오후 9시까지 근무할 예정인 택시기사가 오전 9시부터 오후 2시까지 휴식을 취하고 오후 2시부터 오후 9시까지 다시 일을 시작하는 경우

12. 대기 일정

대기 일정에는 직원이 하루 중 특정 시간 또는 일반적으로 작업에 호출될 수도 있고 호출되지 않을 수도 있는 시간에 근무할 수 있다는 내용이 포함됩니다.

예 : 출동 예정인 소방관은 예정된 요일에 소방서에서 5분 이내 거리에 있어야 합니다.

작업 일정을 만드는 가장 좋은 방법은 무엇입니까?

직원의 시간을 효율적으로 예약하려면 다음을 수행해야 합니다.

1. 팀을 이해하는 시간을 가지십시오.
2. 작업량을 분석할 시간을 만드십시오.
3. 직원의 출근 및 퇴근 시간을 추적합니다.
4. 직원 일정을 공정하게 유지하기 위해 일련의 규칙을 따릅니다.
5. 효율적인 팀 커뮤니케이션 시스템을 구축합니다.
6. 작업 일정은 최소 7일 전에 게시하십시오.
7. 일반적인 일정 오류를 피하십시오.
8. 가능한 한 직장 선호도와 휴가 요청을 존중하십시오.
9. 교대 근무당 최소 한 명의 최고 수준의 직원을 예약하십시오.
10. 일정 프로세스에 직원을 참여시키십시오.
11. 작업 일정 템플릿을 사용하여 일정 프로세스의 속도를 높입니다.

각 지점을 자세히 살펴보겠습니다.

#1: 팀을 이해하는 시간을 가지세요

교대 근무 중에 충분한 인원이 있으면 성공할 수 있다고 생각할 수도 있습니다. 그러나 그들이 작업 유형, 작업량, 시간 또는 고객 유형에 적합한 사람인지 확인해야 합니다.

따라서 효율적인 작업 일정을 만드는 첫 번째 단계는 팀을 아는 것입니다. 다음을 포함하는 목록을 만드십시오.

• 관련 기술
• 인내, 효율성 또는 신뢰성과 같은 개인의 자질
• 자격증, 관련 교육, 경험
• 고용 상태(풀타임입니까, 파트타임입니까?)
• 성격 유형(내향적입니까 외향적입니까?)
• 근무 습관, 특히 일정이 유연하고 일부 직원이 다른 직원보다 일찍 도착하는 습관이 있는 경우

이러한 목록을 사용하면 각 교대조/작업에 이상적인 팀원을 선택할 수 있습니다.

예 : 늦게 들어와 늦게 끝내는 외향적인 풀스택 개발자에게 매일 오후 5시에 시차로 인해 업무를 시작하는 고객과 통화를 합니다.

#2: 작업량을 분석할 시간 확보

이제 팀의 각 구성원의 기술, 자질 및 특성을 이해했으므로 이를 처리하는 데 필요한 작업량과 리소스를 분석할 때입니다.

한 가지 옵션은 팀에서 사용할 수 있는 근무일 및 시간 차트를 만드는 것입니다. 따라서 월요일부터 금요일까지 유연한 8시간 일정으로 운영하는 경우 팀원들은 각자 40시간의 업무 시간을 갖게 됩니다.

그런 다음 가장 바쁜 시간이나 수행해야 하는 가장 중요한 작업을 식별하고 그에 따라 가장 필요한 전문가를 예약할 수 있습니다.

또는 Clockify의 프로젝트 및 팀 일정 기능을 사용하여 항상 모든 사람의 가용성과 작업 공유를 유지할 수 있습니다.

개별 프로젝트를 살펴보고 누가 그 프로젝트에 적극적으로 참여하고 있는지 확인하거나 개별 팀 구성원을 확인하여 누가 초과 예약되었는지, 누가 용량 초과 작업을 하는지, 누가 사용 가능한지 빠르게 파악할 수 있습니다.

#3: 직원의 출근 및 퇴근 시간 추적

직원 시간 기록은 초과 근무 시간을 추적하는 데 도움이 될 뿐만 아니라(비즈니스에서 초과 근무를 승인한 경우) 직원에게 근무 시간에 대한 명확한 로그를 제공합니다.

작업 일정을 설정하기 전에 직원들에게 출근 퇴근 시간을 추적하는 방법을 알려야 합니다. 이를 위해 Clockify와 같은 직원 시간 시계 앱을 사용할 수 있습니다.

Clockify는 프로젝트와 작업을 정의하고 팀 구성원에게 작업을 할당하는 데 도움이 됩니다. 모든 작업이 배포되면 팀 구성원은 다음 두 가지 방법으로 진행 상황을 추적할 수 있습니다.

1. 타이머 모드에서 시간을 추적하여 할당된 작업/오늘의 교대조에서 작업을 시작/마칠 때 모든 사람이 타이머를 시작/중지하도록 합니다.

2. 작업 후 시간을 수동으로 기록하여 두 가지 방법으로:

수동 모드에서 — 모든 사람이 할당된 각 작업/교대조의 기간을 수동으로 추가하도록 하십시오.

작업표에서 — 모든 사람이 주간 작업표에 매일 교대 근무 시간을 추가하도록 하십시오.

입력한 모든 시간은 나중에 시각적 및 주간 보고서에서 볼 수 있으므로 향후 더 나은 일정을 만드는 데 도움이 됩니다.

직원이 청구 가능 시간을 기록하는 경우 급여에 Clockify 데이터를 사용할 수도 있습니다. 트래커는 추적된 시간을 기반으로 직원에게 지불해야 하는 금액을 자동으로 계산하기 때문입니다.

#4: 직원의 일정을 공정하게 유지하기 위해 일련의 규칙을 따르십시오.

직원들이 건강한 일과 삶의 균형을 유지할 수 있도록 하기 위해 해야 할 일이 아직 많이 남아 있지만, 예측 일정 관리법은 직원이 과로하지 않도록 보호하는 데 한 걸음 더 나아갑니다.

이러한 법률은 작업 일정에 대한 사전 통지와 같은 특정 일정 관행을 따라야 한다고 규정하고 있습니다.

직원이 예정된 일정에 대해 적시에 통지를 받지 못한 경우 예측 가능성이 보장된 급여를 받습니다.

현재 이를 제정하고 있는 미국 도시 중 소수(예: 시카고, 에머리빌, 필라델피아, 뉴욕, 샌프란시스코, 시애틀)와 특정 산업(예: 식품 서비스, 소매 및 접대)에도 불구하고 이 규정에서 규정한 10가지 일정 규칙은 법률은 모든 일정 관리에 큰 도움이 될 수 있습니다.

규칙 #1 — 모든 신규 고용 일정에 대해 "선의의 추정치"를 제공합니다.

규칙 #2 — 직원들이 근무 시간/요일 및 선호하는 위치를 명시하도록 합니다.

규칙 #3 — 직원에게 작업 일정에 대해 미리 알립니다.

규칙 #4 — 새로운 사람을 고용하기 전에 기존 직원에게 추가 시간을 제공하십시오.

규칙 #5 — 근무 일정 변경에 대해 직원에게 알립니다.

규칙 #6 — 적시에 통지하지 않고 해야 했던 일정 변경에 대해 프리미엄 급여를 제공합니다.

규칙 #7 — 해당 직원이 이 시간 동안 일하기로 동의하지 않는 한 두 직원 교대 사이에 휴식 시간을 제공합니다.

규칙 #8 - 향후 참조를 위해 이전 일정의 기록을 유지합니다.

규칙 #9 — 일정 관련 권리 목록을 직장에 게시하고/하거나 온라인에서 쉽게 액세스할 수 있습니다.

규칙 #10 — 일정 관련 직원의 권리를 시행하려는 직원에 대해 보복하지 마십시오.

#5: 효율적인 팀 커뮤니케이션 시스템 구축

팀 생산성과 적절한 직원 시간 관리의 핵심 중 하나는 팀이 연결되어 있고 예상되는 워크플로나 워크로드에 대한 최근 개발, 업데이트 또는 변경 사항에 대해 잘 알고 있다는 느낌을 갖도록 하는 것입니다.

따라서 작업 일정과 관련된 변경 사항을 항상 알리고 모든 사람이 자신의 질문과 요청에 대해 연락할 수 있는 기회를 제공하십시오.

효율적인 커뮤니케이션 시스템을 구축하려면 다음을 잊지 마십시오.

• 최신 작업 일정을 완료하고 게시하는 즉시 직원에게 알리십시오.
• 모든 사람에게 막바지 일정 업데이트나 예상치 못한 추가 의무에 대해 알립니다.
• 이러한 변경 사항은 향후 일정에 영향을 미칠 수 있으므로 팀에서 교대 근무를 바꾸거나 추가 작업을 수행할 때마다 알려야 한다고 분명히 명시합니다.

물론 이 모든 커뮤니케이션을 관리하려면 잘 조직된 커뮤니케이션 시스템을 구축해야 합니다. 여기에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 문자 메시지
• 전화 통화
• 이메일
• 채팅 앱
• 온라인 화상 회의

일정을 예약하기 위해 Clockify를 사용하는 경우 팀 동료에게 다가오는 과제가 있을 때마다 쉽게 알릴 수 있으므로 눈에 띄지 않게 통과할 수 있습니다.

할당을 생성하여 특정 작업에 대한 정확한 시간 범위와 팀 구성원이 할당에 할애해야 하는 하루 시간을 선택합니다.

#6: 작업 일정을 최소 7일 전에 게시하십시오.

예측 일정법(Predictive Scheduling Laws)에 따라 고용주는 첫 교대 근무일로부터 7일에서 14일 사이에 새로운 작업 일정을 게시해야 합니다. 그러나 앞서 논의한 바와 같이 이러한 법률은 지방법의 범주에 속하기 때문에 주로 특정 도시에서 제정됩니다.

공정 노동 기준법(Fair Labor Standards Act)과 같은 연방 고용법은 고용주가 사전 통지 없이 일정을 변경할 수 있도록 허용합니다.

그래도 몇 일 전에 팀원들에게 일정을 알릴 때 누군가가 다음과 같은 경우를 대비하여 충분한 시간을 둡니다.

• 새로운 작업 일정을 수용하기 위해 개인적인 약속을 예약(또는 일정 변경)해야 합니다.
• 대체자를 찾거나 교대 근무를 원합니다(직원이 교대 근무를 하도록 하거나 대체자를 위한 시스템을 가질 수 있음).
• 그들이 일하는 요일이나 시간에 대해 이야기하고 싶습니다(아마도 항상 X 직원에게 일하지 않는 시간과 요일에 직원 X를 예약하고 있을 것입니다).

#7: 일반적인 일정 오류 방지

일정을 잡을 때 다음을 하지 않도록 하세요.

1. 이중 업무를 담당하지만 동일한 교대 근무를 하는 이중 일정 직원

예 : 호텔 여주인이자 버스 도우미로 일하는 사람이 실수로 이중 일정을 잡습니다.

2. 교육을 받지 않은 직책에 직원을 배정합니다.

예 : 고급 레스토랑의 팬트리 셰프가 로스트 셰프의 직무를 수행할 예정입니다.

3. 직원의 근무 시간과 관련하여 일정을 과소 또는 초과합니다.

예 : 시간제 직원이 너무 많은 교대 근무로 일정이 잡혔거나 정규직 직원이 너무 적은 교대로 일정이 잡혔습니다.

4. 예상되는 작업량 측면에서 직원의 일정을 과소 또는 초과합니다.

예 : 해피 아워 동안 칵테일 바에 직원이 부족하다는 사실을 깨닫습니다.

#8: 가능한 한 직장 선호도와 휴가 요청을 존중하십시오.

높은 직원 만족도는 높은 생산성을 의미합니다. 그리고 높은 직원 만족도를 얻는 가장 좋은 방법은 직원들에게 경영진이 자신의 의견을 경청하고 있다는 사실을 알리는 것입니다.

따라서 특정 직원이 특정 시간이나 요일에 일하는 것을 선호한다면 가능하면 그들을 수용하십시오.

또는 직원이 휴가를 요청하면 가능한 한 직원의 요청에 동의하도록 하십시오.

또한 직원이 선호하는 시간과 휴가를 요청하는 명확한 시스템을 항상 구현해야 합니다. 이렇게 하면 요청 승인/거부를 투명하게 만들어 편애가 없음을 분명히 할 수 있습니다.

귀하와 귀하의 팀이 Clockify를 사용하여 사전에 작업 시간을 추적하고 작업을 계획하는 경우 휴가 정책을 설정하고 그 자리에서 팀의 휴가 요청을 승인할 수 있습니다.

Clockify를 휴가 및 휴가 추적기로 사용하면 모든 사람의 가용성과 다가오는 휴가에 대한 정확한 통찰력을 얻을 수 있으므로 그에 따라 작업 시간을 예약할 수 있습니다.

#9: 교대 근무당 최소 한 명의 최고 수준의 직원을 예약하십시오.

귀하의 비즈니스가 교대로 운영되는 경우 각 교대조에는 관련 직원 기술, 전문 지식, 경험 및 개인적 자질 측면에서 최고의 직원 중 한 명 이상이 포함되어야 합니다. 이것은 교대조의 품질뿐만 아니라 고객 경험도 크게 향상시킬 것입니다. 또한, 경험이 부족한 직원(특히 새로 고용한 직원)에게는 업무 기준에서 존경할 만한 사람이 있거나 필요할 때 지원을 요청할 수 있습니다.

최고의 직원 중 한 명을 두는 것은 현장에서 신뢰할 수 있는 사람이 작업량을 "끌어당기고" 다른 팀원들이 속도를 유지하도록 영감을 주기를 원하는 바쁜 시간에 특히 관련이 있습니다.

예 : 신뢰할 수 있는 식품 서비스 전문가가 도시의 비즈니스 지구에서 점심 시간에 금전 등록기를 운영하고, 고객에게 서비스를 제공하고, 공급품을 비축하도록 예약합니다.

#10: 일정 프로세스에 직원 참여

직원들이 항상 교대 근무 또는 마감 시간 연장을 요구하기 때문에 지속적인 작업 일정 업데이트에 시간을 낭비하고 싶지 않을 것입니다.

이를 최소화하기 위해 적절하다고 생각되는 만큼 작업 일정을 만드는 과정에 직원을 참여시키는 것을 목표로 할 수 있습니다.

1. 다른 사람이 일정을 잡도록 도와주세요.

동료는 동료가 자신의 일정에 대해 어떻게 생각하는지 더 잘 이해할 수 있으므로 "내부"의 누군가가 일정을 직접 도와주는 것이 가장 좋습니다. 이렇게 하면 팀 구성원이 다음을 수행하는지 확인할 수 있습니다.

• 정해진 시간에 만족한다
• 주당 일정이 더 많거나 적은 시간을 원함
• 일정에 따라 다른 요일이나 시간을 선호

2. 팀이 가용성 차트를 작성하도록 합니다.

가용성 차트를 사용하면 모든 직원이 특정 주에 작업할 수 있는 날짜를 표시하기만 하면 됩니다. 나중에 이 데이터를 사용하여 실행 가능한 작업 일정을 만들 수 있습니다.

예 : 첫 번째 교대 근무를 위해 누군가를 예약했지만 이 시간에는 누군가가 일할 수 없습니다. 가용성 차트를 보고 필요한 시간 동안 가용성을 표시한 다음 적합한 직원을 찾습니다. 더 많은 수의 직원을 사용할 수 있는 경우 백업을 위한 백업이 있을 수도 있습니다.

3. 예약 가능 시간 외 예약 시 먼저 상담

때때로 팀이 가용성 차트에 대해 모든 노력을 기울였음에도 불구하고 가용성 시간이 아닌 다른 사람을 예약해야 하는 경우가 있습니다.

예 : 아마도 식당에서 큰 축하 행사가 열리고 갑판에 모든 손이 필요할 것입니다. 또는 앱에 예기치 않은 버그가 있어서 휴가에서 도움을 받기 위해 전체 스택 엔지니어를 불러야 할 수도 있습니다.

긴급 상황이 발생하지만 어떻게 접근하느냐가 중요합니다. 가능하면 항상 이상적인 근무 시간 외에 작업을 하여 가장 불편을 겪을 수 있는 사람을 찾으십시오.

예 : 두 가지 옵션 중 하나를 선택해야 하는 경우 가족을 걱정하는 병원에 있는 팀원에게 전화하기 보다는 항상 스파 예약으로 인해 사용할 수 없는 사람을 찾으십시오.

어느 쪽이든 항상 문제의 사람에게 전화를 걸어 상황을 설명하고 요청에 대해 정중하게 응대하는 것이 가장 좋습니다. 신뢰할 수 있고 성실한 직원은 가능한 경우 귀하의 요청을 이행할 것이며 이에 대해 말할 수 있는 것에 감사할 것입니다.

그럼에도 불구하고 직원이 귀하의 요청에 진정으로 동의할 수 없는지(예: 병원 예약이 있는 경우) 이해하려고 노력하십시오.

#11: 작업 일정 템플릿을 사용하여 일정 프로세스 속도 향상

앞의 10가지 포인트는 직원의 시간을 효과적으로 예약하는 데 도움이 되도록 설계되었지만 일정 템플릿은 일정 프로세스를 더 빠르고 정확하게 만드는 데 도움이 됩니다. 다음은 지금 무료로 사용할 수 있는 6가지 작업 일정 템플릿입니다.

• 직원 가용성 양식 템플릿
• 일일 작업 일정 템플릿
• 주간 작업 일정 템플릿
• 격주 근무 일정 템플릿
• 월간 작업 일정 템플릿
• 연간 작업 일정 템플릿

직원 가용성 양식 템플릿

무슨 일이야?

직원 가용성 양식 템플릿을 사용하면 팀에 사용 가능한 시간을 공유할 수 있는 옵션이 제공되므로 그에 따라 작업 시간을 예약할 수 있습니다.

직원은 출근 ​​및/또는 출퇴근 시간을 체크 표시(Google Sheets) 또는 "X"(Excel)로 표시해야 합니다.

또는 양식을 인쇄하여 직원이 펜으로 작성하도록 할 수 있습니다.

나중에 이러한 개별 직원 가용성 양식을 사용하여 실행 가능한 일정을 만들 수 있습니다.

누구를 위한 것입니까?

이 일정 양식은 일정 잡기와 관련된 모든 유형의 비즈니스에 적합합니다.

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일일 작업 일정 템플릿

무슨 일이야?

일일 작업 일정 템플릿을 사용하면 각 근무일에 대한 작업 시간과 작업을 모두 예약할 수 있습니다.

직원의 이름, 부서, 날짜를 입력하고 근무 예정 시간 옆에 체크 표시(Google Sheets) 또는 "X"(Excel)를 추가하기만 하면 됩니다.

또는 일정표를 인쇄하여 펜으로 작성할 수 있습니다.

누구를 위한 것입니까?

이 템플릿은 매일 작업 시간과 작업을 예약하려는 경우에 적합합니다.

최소 7일 전에 작업 일정을 예약하는 규칙을 준수해야 하는 경우 이 보다 자세한 작업 중심 일정을 더 큰 기간을 포함하는 일정과 결합할 수 있습니다.

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주간 작업 일정 템플릿

무슨 일이야?

주간 근무 일정 템플릿을 사용하면 매주 직원의 근무일과 교대 근무 일정을 잡을 수 있습니다.

직원 이름과 근무 예정일 아래에 "X" 또는 확인 표시를 추가하기만 하면 됩니다.

템플릿의 Google 시트 및 Excel 버전은 다음과 같은 측면에서 직원당 일일 통계도 계산합니다.

• 개별 직원이 일주일에 몇 번 일하도록 예약되었는지
• 1교대, 2교대, 3교대 또는 분할 교대 근무로 예정된 횟수(해당되는 경우)

또는 일정표를 인쇄하여 펜으로 작성할 수 있습니다.

직원이 다른 교대 근무를 하거나 초과 근무를 하거나 일정과 관련하여 특정 요청이 있는 경우 각 직원 행 아래에서 이를 명확히 할 수 있습니다.

누구를 위한 것입니까?

이 템플릿은 주 단위로 근무일을 예약하거나 주 단위로 직원에게 급여를 지급하려는 경우에 적합합니다.

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격주 근무 일정 템플릿

무슨 일이야?

격주 근무 일정 템플릿은 격주로 직원의 근무일과 교대 근무를 모두 예약할 수 있는 옵션을 제공합니다.

직원 이름을 추가하고 근무 예정일에 "X" 또는 체크 표시를 추가하기만 하면 됩니다.

템플릿의 Google 시트 및 Excel 버전은 다음과 같은 측면에서 직원당 일일 통계도 계산합니다.

• 개별 직원이 2주에 근무하도록 예정된 횟수
• 1교대, 2교대, 3교대 또는 분할 교대 근무로 예정된 횟수(해당되는 경우)

또는 일정표를 인쇄하여 펜으로 작성할 수 있습니다.

직원이 다른 교대 근무를 하거나 초과 근무를 하거나 일정과 관련하여 특정 요청이 있는 경우 각 직원 행 아래에서 이를 명확히 할 수 있습니다.

누구를 위한 것입니까?

이 템플릿은 격주로 근무일을 예약하거나 격주로 직원에게 급여를 지급하려는 경우에 적합합니다.

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️ Google 스프레드시트에서 공유 가능한 온라인 격주 근무 일정 템플릿 다운로드

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월간 작업 일정 템플릿

무슨 일이야?

월간 작업 일정 템플릿을 사용하면 직원의 근무일과 각 날짜의 교대 근무 일정을 월 단위로 설정할 수 있습니다.

직원 이름을 추가하고 근무 예정 날짜 아래에 "X" 또는 확인 표시를 추가하기만 하면 됩니다.

The Google Sheet and Excel versions of the template also calculate the daily statistics per employee, in terms of:

• How many times individual employees have been scheduled to work per month
• How many times they were scheduled to work the First, Second, Third, or Split shift (if applicable)

Alternatively, you can print out the schedule and fill it out with a pen.

In case your employees work different split shifts, work overtime, or have specific instructions regarding their schedules, you can clarify this below each employee row.

Who is it for?

This template is perfect if you prefer to schedule workdays on a monthly basis, and/or pay your employees on a monthly basis.

️ Download the classic Monthly Work Schedule Template in Excel

️ Download the online, shareable Monthly Work Schedule Template in Google Sheets

️ Download the printable Monthly Work Schedule Template in PDF

Yearly Work Schedule Template

무슨 일이야?

The Yearly Work Schedule Template lets you schedule 5 employees over the course of one year (or several weeks or months).

Simply name your employees and associate each with a symbol (“x1”, “x2”, “x3”, “x4”, “x5”).

Write the appropriate symbol (eg “x1” for employee 1) next to the suitable date to schedule an employee.

Who is it for?

This template is perfect if your team operates on a rotating schedule, or you manage seasonal workers. It can also be a great choice if you prefer to view and plan the workweeks on a larger scale.

️ Download the classic Yearly Work Schedule Template in Excel

️ Download the online, shareable Yearly Work Schedule Template in Google Sheets

️ Download the printable Yearly Work Schedule Template in PDF

마무리

Scheduling employee time effectively should not be a challenge — if you implement the right scheduling system that involves:

• Understanding your team and the workload
• Having employees track their work time
• Making sure you schedule work fairly and in a timely manner
• Communicating everything
• Avoiding common scheduling errors
• Honoring work preferences and time off requests to the best of your ability
• Building shifts around the best employees
• Involving employees in the scheduling process

If you add a scheduling template to this equation, you will both speed up the entire scheduling process and ensure that tasks always go as planned.

In the end, no matter whether you work on a fixed, flexible, floating, or any other type of schedule, if you schedule properly, you'll improve:

• 사업 운영
• 시간 관리
• Employee work-life balance
• 직원 만족도
• Customer/client satisfaction

As a result, the employee turnover rate will start declining, while transparency will almost instantly become the norm.