如何制定工作計劃（+工作計劃模板）

研究表明，經理每週花費大約 3.14 小時來製定工作時間表，這相當於經理大約 20% 的工作時間。

但是對於如此重要的任務來說，三個小時似乎只是一小部分時間。

確實如此——時間似乎很少——但是，為了計劃和創建一個完美的工作時間表，你不一定需要超越。

但是從哪裡開始呢？ 你的腦海中一定充滿了問題，特別是如果你是團隊管理的新手。 從什麼是完美的工作時間表到我可以安排員工在工作時間以外的時間——您可能有的擔憂是很自然的。

不過，它不必是那樣的。 我們將討論您可能對員工日程安排提出的每一個問題，討論不同類型的工作日程安排以及在發布日程安排之前您需要涵蓋的所有要點。

作為一項特殊的安全措施——以確保一切按計劃進行——我們準備了6 個免費的工作計劃模板，您可以根據需要多次下載和使用。

快速訪問可免費下載的工作計劃模板：

• 員工可用性表格模板 — Excel、Google 表格、PDF
• 每日工作計劃模板 — Excel、Google 表格、PDF
• 每週工作計劃模板 — Excel、Google 表格、PDF
• 雙週工作計劃模板 — Excel、Google 表格、PDF
• 每月工作計劃模板 — Excel、Google 表格、PDF
• 年度工作計劃模板 — Excel、Google 表格、PDF

工作時間表的快速介紹

在深入探討如何有效安排員工時間的問題之前，讓我們先來看看工作時間表的基礎知識：

• 它們是什麼，
• 為什麼它們對企業有益，以及
• 您可以實施哪些類型的工作計劃。

什麼是工作時間表？

工作時間表（也稱為輪班表或名冊）是包含員工信息的列表，例如：

• 工作時間
• 轉移
• 工作地點
• 時間表涵蓋的時間段內的職責
• 其他相關員工信息

創建計劃的過程稱為計劃，通常由經理執行。 許多類型的企業都需要時間表，包括：

• 零售店
• 製造設施
• 餐廳和咖啡店
• 呼叫中心
• 擁有客戶/用戶支持團隊的企業
• 僱用自由職業者的企業
• 僱傭季節性工人的企業

為什麼工作安排很重要？

當您想到工作時間表時，您很容易想到幾十個為什麼它們很重要的原因。

但是，工作日程安排遠比表面上看到的要多——所以讓我們直接了解如果您花一些時間來創建員工日程安排，您可以獲得的好處。

工作調度確保高效運行

當員工了解他們的工作時間和職責以及工作地點（以防他們進行實地工作）時，他們就能夠最大限度地提高生產力。

工作安排有助於根據員工的可用性計劃工作

正確的工作計劃應該是建立一個在此過程中需要最少更改的工作時間表。

這通常是在經理考慮員工出勤率、他們的預期工作時間和 PTO 請求時實現的。

工作安排消除了偏袒的想法

工作時間表使輪班變得透明，因此團隊成員能夠看到每個人的輪班/任務，並了解沒有人（希望）每次都能獲得最好的輪班/任務。

工作安排可幫助您更好地管理時間並按時完成任務

適當的時間管理對於保持高生產力很重要——而且，工作時間表可以幫助您更好地組織工作量，從而提高您的工作效率。

當所有任務都安排得井井有條時，沒有一個員工會埋在成堆的最後期限之下。 相反，他們會按照計劃與他們會面，並始終控制工作量。

工作安排有助於員工實現工作與生活的平衡

當員工知道他們計劃何時工作時，他們就能夠計劃和平衡他們的工作義務，以及他們的醫生預約、個人差事和家庭活動。 這也有助於保持健康的工作與生活平衡，並降低團隊成員的壓力水平。

工作安排減少員工流動率

壓力水平較低且感覺自己與同事一樣受到讚賞的員工不太可能離職。

工作安排有助於提高客戶/客戶滿意度

深思熟慮的時間表有助於保持工作流程像鐘錶一樣運行。 不言而喻，當一切運行順利時，客戶或客戶將獲得預期的服務質量。

如果您的企業需要您通過電話與客戶溝通，則有條理的日程安排尤其有益——因為它有助於減少您的平均處理時間並提高客戶的整體滿意度。

工作時間表的類型有哪些？

即使工作時間表有不同的形式和大小（尤其是現在遠程工作已經存在），我們仍然可以挑選出12 種主要類型的工作時間表：

1. 全職時間表

全職時間表要求員工每週工作 35 到 40 小時。 它通常與工作量和工作類型需要全職專家的工作職位相關聯。

美國的許多州都要求全職工作的員工領取員工福利。 大多數這樣的員工每週工作相同的天數和每天相同的小時數。 但是，他們的確切工作時間可能是固定的（例如上午 9:00 至下午 5:00）或靈活的（例如每天 8 小時，沒有固定的順序）。

示例：一名內部設計師計劃每週工作 40 小時，每天工作 8 小時，從周一到週五。

2. 兼職時間表

兼職時間表使員工的工作時間少於公司規定的全職等效時間表（例如，在每週將 35 小時計為全職的公司中，任何更少的時間都算作兼職）。 它通常與工作量類型允許幾名兼職員工執行的工作職位相關，或者其數量不需要全職工作。

具有兼職時間表的員工可能無法獲得通常與全職工作相關的員工福利。 這樣的時間表可能是一致的（例如每個工作日上午 9:00 – 下午 2:00），也可能不一致（例如周一至週三上午 8:00 – 下午 1:00 + 週六和周日下午 1:00 – 下午 6:00 ）。

示例：在一天中的繁忙時段，每週工作 25 小時的餐廳女主人。

3. 固定的時間表

固定時間表具有每週相同的工作日數和小時數的時間表。 可用於需要員工同時工作或在固定營業時間為客戶/客戶提供服務的任何類型的業務。 固定的時間表可能涉及全職或兼職工作。

示例：一個人力資源專家團隊，他們計劃在周一至週五上午 9:00 至下午 5:00 工作

4. 靈活的時間表

靈活的時間表規定員工每天需要工作特定小時數，作為最低要求（例如 6 小時）。 但是，實際工作時間將取決於員工到達工作場所的時間（例如，員工週一早上 8:00 到達，然後工作到下午 2:00 但是，她在周二早上 9:00 到達然後工作直到下午 3:00）。

這樣的時間表可以是全職或兼職。 可用於不需要員工同時一起工作或在固定營業時間為客戶/客戶提供服務的任何類型的業務。

示例：客戶支持專家計劃從到達辦公室的那一刻起，每週一到週五每天工作 8 小時。

5.浮動時間表

浮動時間表包括一個固定的主要部分（僱員由雇主支配）和一個可變的“浮動”部分（僱員可以在工作日選擇他/她的開始和結束時間）。

在實踐中，浮動時間表已經使用了一段時間。 但是，他們只有在引入“靈活和可行”法案（FWW-act）時才獲得了一個法律框架——至少在比利時是這樣。

示例：維護技術人員計劃在每生產 20,000 加侖冰淇淋後更換冰淇淋機的重要部件，每兩週更換一次。 雖然冰淇淋機維護是每兩週發生一次的固定任務，但維護技術人員同時執行其他工作。

6. 基於輪班的時間表

基於輪班的時間表通常在每天運營 10 小時或更長時間的企業中實施。 如果企業 24/7 全天候運營，他們通常會實施三班制：員工總是在第一班（早班）、第二班（下午班）和第三班（夜班）工作或輪流工作。

示例：週一至週四，3 名加油站服務員輪流工作，分三班（上午 7:00 至下午 3:00；下午 3:00 至晚上 11:00；晚上 11:00 至上午 7:00）。

7. 季節性時間表

季節性時間表可以是基於輪班的、靈活的、固定的、兼職的或全職的，但僅限於特定的季節或時間段（例如 11 月和 12 月的寒假季節）。

示例：兩個聖誕老人計劃在整個 11 月和 12 月在購物中心工作，分兩班（第 1 班：上午 8:00 至下午 2:00；第 2 班：下午 2:00 至晚上 8:00）。

8. 加班時間表

加班計劃包括每週工作超過標準的 40 小時。 根據加班時間或加班時間，以及工人所在的美國州，加班費為 1.5。 或加倍正常員工費率——這僅適用於未豁免《公平勞動標準法》(FLSA) 的員工。

示例：一名服務員計劃在一周內工作 45 小時——計劃的額外 5 小時被視為加班。

9. 壓縮時間表

壓縮的時間表包括每週工作 35-40 小時，但工作天數更少。

示例：一個窗戶清洗機計劃每週工作 40 小時，每天工作 10 小時（上午 7:00 至下午 5:00）週一至週四。

10. 輪換時間表

輪換時間表通常與基於輪班的工作聯繫在一起。 根據預定義的模式為員工分配班次，通常每週或每天一次。

示例：一名在急診室工作的醫生被安排在周一和周六工作 12 小時白班，在周二和周日工作 12 小時夜班。 週三、週四和周五休息。

11. 拆分時間表

拆分計劃涉及解析工作日介紹三個不同的點：

• 一口氣工作幾個小時
• 休息幾個小時
• “休息”後又工作了幾個小時

示例：出租車司機計劃從上午 5:00 到晚上 9:00 工作，從上午 9:00 到下午 2:00 休息，然後從下午 2:00 到晚上 9 點重新開始工作

12. 待命時間表

待命時間表涉及員工在一天中的特定時間或一般幾天內有空，他們可能會或可能不會被叫到工作。

示例：安排隨叫隨到工作的消防員需要在預定的日子裡距離消防站 5 分鐘的距離。

如何最好地創建工作時間表？

為了有效地安排員工時間，您需要：

1. 花時間了解你的團隊。
2. 花時間分析工作量。
3. 跟踪員工上班和下班時間。
4. 遵循一套規則來公平地安排員工。
5. 建立高效的團隊溝通體系。
6. 至少提前 7 天發布工作計劃。
7. 避免常見的調度錯誤。
8. 盡可能尊重工作偏好和休假請求。
9. 每個班次至少安排一名優秀員工。
10. 讓員工參與調度過程。
11. 使用工作計劃模板來加快計劃過程。

讓我們詳細看看每一點。

#1：花時間了解你的團隊

您可能認為輪班期間有足夠多的人就足以取得成功。 但是，您還需要確保他們是適合任務類型、工作量、一天中的時間或客戶類型的人。

因此，創建高效工作計劃的第一步是了解您的團隊。 列出一份清單，其中包括：

• 相關技能
• 個人品質，例如毅力、效率或可靠性
• 證書、相關教育、經驗
• 他們的就業狀況（他們是全職還是兼職？）
• 性格類型（他們是內向還是外向？）
• 工作習慣，特別是如果您有靈活的日程安排，並且一些員工有比其他人更早到達的習慣

有了這樣的列表，您將能夠為每個班次/任務選擇理想的隊友。

示例：給性格外向的全棧開發人員分配任務，該開發人員傾向於在較晚的時間加入並在較晚的時間完成工作，每天下午 5:00 與一位由於時區差異而剛剛開始工作日的客戶通話。

#2：花時間分析工作量

現在您了解了團隊中每個成員的技能、素質和特徵，是時候分析工作量和必須處理的資源了。

一種選擇是製作一個您的團隊可以使用的工作日和小時數的圖表。 因此，如果您在周一至週五以 8 小時為基礎的靈活時間表進行操作，那麼您的團隊成員將有 40 小時的時間來開展他們的工作。

然後，您可以確定繁忙時間或需要完成的最重要任務，並相應地安排您最需要的專家。

或者，您可以通過使用 Clockify 的項目和團隊調度功能，隨時了解每個人的可用性和工作共享。

您可以查看單獨的項目並查看誰積極參與其中，或者檢查各個團隊成員并快速找出誰超額預訂、誰工作超出容量以及誰有空。

#3：跟踪員工上班和下班時間

記錄員工時間不僅有助於跟踪加班時間（如果您的企業授權加班），而且還為員工提供了清晰的工作時間日誌。

在設置工作時間表之前，您需要指導您的員工如何跟踪他們的打卡時間。 為此，您可以使用員工時鐘應用程序，例如 Clockify。

Clockify 可幫助您定義項目和任務並將任務分配給團隊成員。 分配完所有任務後，團隊成員可以通過兩種方式跟踪他們的進度：

1. 通過在計時器模式下跟踪時間——讓每個人在他們開始工作/完成分配的任務/今天的輪班工作時啟動/停止計時器。

2. 通過手動記錄下班後的時間，也有兩種不同的方式：

在手動模式下——只需讓每個人手動添加每個分配的任務/班次的持續時間。

在時間表中 - 只需讓每個人在每週時間表中添加每天的輪班持續時間。

輸入的所有時間稍後可以在可視化和每週報告中查看，這可以幫助您在未來創建更好的時間表。

如果您的員工記錄計費時間，您還可以將 Clockify 數據用於工資單——因為跟踪器會根據員工的跟踪時間自動計算您需要支付多少員工工資。

#4：遵循一套規則來公平地安排員工

儘管要確保員工能夠保持健康的工作與生活平衡還有很多工作要做，但預測性調度法在保護員工免於過度工作方面又向前邁進了一步。

這些法律要求遵循某些日程安排慣例，例如提前通知工作日程。

如果員工沒有及時收到關於他們即將到來的日程安排的通知，他們會收到保證的可預測性付款。

儘管目前只有少數幾個美國城市（例如芝加哥、埃默里維爾、費城、紐約、舊金山和西雅圖）和某些行業（例如食品服務、零售和酒店）頒布了它們，但這些規定的 10 條調度規則法律可能是對任何調度實踐的重要補充：

規則#1——為所有新員工的日程安排提供“善意的估計”。

規則#2——讓員工說明他們的工作時間/日期和地點偏好。

規則# 3——提前通知員工他們的工作時間表。

規則# 4——在僱用新員工之前，為現有員工提供額外的工作時間。

規則#5 - 通知員工他們的工作日程變更。

規則#6——為你不得不在沒有及時通知的情況下做出的日程變更提供額外的報酬。

規則 #7 — 在兩次員工輪班之間提供休息時間，除非該員工同意在此期間工作。

規則 #8 — 保留以前的時間表記錄，以備將來參考。

規則# 9——在工作場所張貼和/或在線輕鬆訪問的日程相關權利列表。

規則# 10——不要對試圖強制執行與日程相關的員工權利的員工進行報復。

#5：建立高效的團隊溝通系統

團隊生產力和適當的員工時間管理的關鍵之一是確保團隊對預期工作流或工作負載的最新發展、更新或更改感到聯繫並充分了解情況。

因此，請確保您始終傳達與工作時間表相關的任何更改，並讓每個人都有機會向您提出他們自己的問題和要求。

要建立高效的溝通系統，不要忘記：

• 完成並發布最新的工作時間表後立即通知員工。
• 讓每個人都知道最後一分鐘的日程更新或意外的額外義務。
• 明確說明您的團隊在換班或承擔其他任務時需要通知您，因為這些更改可能會影響進一步的日程安排。

當然，要管理所有這些通信，您需要建立一個組織良好的通信系統，其中可能涉及：

• 短信
• 電話
• 電子郵件
• 聊天應用
• 在線視頻會議

如果您使用 Clockify 進行日程安排，您可以在有即將到來的任務時輕鬆通知您的隊友，這樣就不會被忽視。

通過創建分配，您可以選擇該特定任務的確切時間範圍以及您的團隊成員每天需要投入到分配中的小時數。

#6：至少提前7天發布工作計劃

根據預測性排班法，雇主必須在第一次排班前 7 至 14 天發布新的工作時間表。 然而，正如我們之前所討論的，這些法律主要是在某些城市製定的，因為它們屬於地方法律的範疇。

聯邦就業法，例如公平勞動標準法，允許雇主在沒有任何事先通知的情況下更改時間表。

儘管如此，當您提前幾天通知您的團隊成員他們的日程安排時，您會留出足夠的時間以防有人：

• 需要安排（或重新安排）個人承諾以適應新的工作時間表。
• 想要找到替代品或換班（您可以讓員工換班或擁有替代系統）。
• 想和你談談他們工作的日子或時間（也許你總是把員工 X 安排在從不為他們工作的時間和日子）。

#7：避免常見的調度錯誤

安排時，請確保您沒有：

1.雙重安排具有雙重職責但在同一班次的員工

示例：一個同時擔任酒店女主人和公共服務員的人不小心被雙重安排。

2. 為他們沒有接受過培訓的職位安排員工

示例：一家豪華餐廳的食品儲藏室廚師被安排履行烤肉廚師的職責。

3.根據員工的工作時間安排或過度安排您的員工

示例：一名兼職員工被安排輪班太多，或一名全職員工被安排輪班太少。

4. 根據預期的工作量，安排或過度安排您的員工

示例：意識到雞尾酒吧在歡樂時光期間人手不足。

#8：盡可能多地尊重工作偏好和休假請求

高員工滿意度意味著更高的生產力。 而且，獲得高員工滿意度的最佳方法是讓員工知道他們正在被管理層聽到。

因此，如果某些員工喜歡在特定的時間或日期工作，請盡可能容納他們。

或者，當員工要求休假時，盡可能同意他們的請求。

此外，您應該始終為要求首選時間和休假的員工實施明確的系統。 這樣，您將使請求批准/拒絕透明化，明確沒有偏袒。

如果您和您的團隊正在使用 Clockify 來跟踪工作時間並提前計劃任務，您可以設置休假政策並當場批准團隊的休假請求。

使用 Clockify 作為休假和假期跟踪器還可以讓您準確了解每個人的可用性和即將到來的假期，以便您可以相應地安排他們的工作時間。

#9：每班至少安排一名優秀員工

如果您的企業輪班運作，請確保每個班次至少有一名在相關員工技能、專業知識、經驗和個人素質方面的頂尖員工。 這將在很大程度上提高轉變的質量，同時也會改善客戶體驗。 此外，經驗不足的員工（尤其是新聘用的員工）在工作標準方面會有人值得尊敬，或在需要時尋求支持。

當您希望現場可靠的人“拉動”工作量並激勵其他隊友跟上步伐時，在忙碌的時候擁有一名最好的員工尤其重要。

示例：安排可靠的食品服務專家在午餐時間在城市商業區操作收銀機、為顧客服務和庫存供應。

#10：讓員工參與調度過程

您可能不想將時間浪費在不斷更新的工作日程上，因為您的員工總是要求換班或延長截止日期。

為了盡量減少這種情況，您可以盡可能多地讓員工參與創建工作時間表的過程。

1. 有人協助您安排時間

同事更有可能了解他們的同事對他們的日程安排的看法，因此讓“內部”的人直接協助您安排日程安排是最佳選擇。 這樣，您將了解您的團隊成員是否：

• 對他們約定的時間感到滿意
• 希望每周安排更多或更少的時間
• 更喜歡其他日期或時間作為他們的日程安排

2. 讓團隊填寫可用性圖表

使用可用性圖表，所有員工需要做的就是標記他們在某一周內可以工作的日子。 稍後，您將使用這些數據來創建可行的工作計劃。

示例：您安排某人進行第一次輪班，但該人在此期間無法工作。 您瀏覽可用性圖表並找到下一個在所需時間內標記了他/她的可用性的合適員工。 如果有大量員工可用，您甚至可能會發現您的備份有備份。

3.在可用時間之外安排時，請先諮詢

有時，儘管團隊已經為可用性圖表做出了所有努力，但您仍然需要在他們的可用性時間之外安排某人。

示例：也許，您的餐廳正在舉辦一場盛大的慶祝活動，您需要所有人齊心協力。 或者，您的應用程序中可能存在意外錯誤，您需要請全棧工程師在她的假期中為您提供幫助。

緊急情況發生了，但重要的是你如何處理它們。 如果可能，請始終嘗試找到在他/她理想的可用時間之外工作的最不方便的人。

示例：如果您必須在兩個選項之間進行選擇，請始終選擇因預約水療而無法使用的人，而不是打電話給在醫院擔心家人的團隊成員。

無論哪種方式，最好打電話給有問題的人，解釋情況，並對請求保持禮貌。 如果可能的話，一個可靠、盡責的員工會滿足您的要求，並且會很高興在這方面有發言權。

不過，如果員工真的不能同意您的請求，請嘗試理解，例如他們有醫生的預約。

#11：使用工作計劃模板來加快計劃進程

前面的 10 點旨在幫助您有效地安排員工時間 - 但是，計劃模板將幫助您使計劃流程更快、更準確。 以下是您現在可以免費使用的 6 個工作計劃模板：

• 員工可用性表格模板
• 每日工作時間表模板
• 每週工作計劃模板
• 雙週工作計劃模板
• 每月工作計劃模板
• 年度工作計劃模板

員工可用性表格模板

那是關於什麼的？

員工可用性表格模板使您的團隊可以選擇與您分享他們的可用時間 - 以便您可以相應地安排他們的工作時間。

員工應使用複選標記（谷歌表格）或“X”（Excel）標記他們可以上班和/或值班的時間。

或者，您可以打印表格並讓員工用筆填寫。

稍後，您可以使用這些單獨的員工可用性表格來創建可行的時間表。

它是給誰的？

這種調度形式非常適合任何圍繞調度的業務類型。

️ 在 Excel 中下載經典的員工可用性表格模板

️ 在 Google 表格中下載在線、可共享的員工可用性表格模板

️ 以 PDF 格式下載可打印的員工可用性表格模板

每日工作時間表模板

那是關於什麼的？

每日工作計劃模板可讓您安排每個工作日的工作時間和任務。

只需插入員工的姓名、部門、日期，並在他們計劃工作的每個小時旁邊添加一個複選標記 (Google Sheets) 或“X”(Excel)。

或者，您可以打印出時間表並用筆填寫。

它是給誰的？

如果您喜歡每天安排工作時間和任務，則此模板非常適合。

如果您需要至少提前 7 天遵守安排工作的規則，您可以將這個更詳細、面向任務的時間表與涵蓋更長時間段的時間表結合起來。

️ 在 Excel 中下載經典的每日工作計劃模板

️ 在 Google 表格中下載在線、可共享的每日工作計劃模板

️ 以 PDF 格式下載可打印的每日工作計劃模板

每週工作計劃模板

那是關於什麼的？

每週工作計劃模板讓您可以每周安排員工的工作日和輪班。

只需在他們計劃工作的每一天下方添加員工姓名和“X”或複選標記。

該模板的 Google 表格和 Excel 版本還計算每個員工的每日統計數據，具體如下：

• 個別員工每週計劃工作多少次
• 他們被安排在第一班、第二班、第三班或分班工作多少次（如果適用）

或者，您可以打印出時間表並用筆填寫。

如果您的員工在不同的輪班班次、加班工作或對他們的日程安排有特定要求，您可以在每個員工行下方說明這一點。

它是給誰的？

如果您希望每周安排工作日和/或每週支付員工工資，則此模板非常適合。

️ 在 Excel 中下載經典的每週工作計劃模板

️ 在 Google 表格中下載在線、可共享的每週工作計劃模板

️ 以 PDF 格式下載可打印的每週工作計劃模板

雙週工作計劃模板

那是關於什麼的？

雙週工作計劃模板讓您可以選擇每兩周安排員工的工作日和輪班。

只需添加員工姓名，並在他們計劃工作的每一天添加一個“X”或一個複選標記。

該模板的 Google 表格和 Excel 版本還計算每個員工的每日統計數據，具體如下：

• 個別員工每兩週計劃工作多少次
• 他們被安排在第一班、第二班、第三班或分班工作多少次（如果適用）

或者，您可以打印出時間表並用筆填寫。

如果您的員工在不同的輪班班次、加班工作或對他們的日程安排有特定要求，您可以在每個員工行下方說明這一點。

它是給誰的？

如果您希望每兩周安排一次工作日，和/或每兩周向您的員工付款，則此模板非常適合。

️ 在 Excel 中下載經典的雙週工作計劃模板

️ 在 Google 表格中下載可在線共享的雙週工作計劃模板

️ 以 PDF 格式下載可打印的雙週工作計劃模板

每月工作計劃模板

那是關於什麼的？

每月工作計劃模板可讓您按月安排員工的工作日和每個日期的輪班。

只需在他們計劃工作的每個日期下添加員工姓名和“X”或複選標記。

該模板的 Google 表格和 Excel 版本還計算每個員工的每日統計數據，具體如下：

• 個別員工每月計劃工作多少次
• 他們被安排在第一班、第二班、第三班或分班工作多少次（如果適用）

Alternatively, you can print out the schedule and fill it out with a pen.

In case your employees work different split shifts, work overtime, or have specific instructions regarding their schedules, you can clarify this below each employee row.

Who is it for?

This template is perfect if you prefer to schedule workdays on a monthly basis, and/or pay your employees on a monthly basis.

️ Download the classic Monthly Work Schedule Template in Excel

️ Download the online, shareable Monthly Work Schedule Template in Google Sheets

️ Download the printable Monthly Work Schedule Template in PDF

Yearly Work Schedule Template

那是關於什麼的？

The Yearly Work Schedule Template lets you schedule 5 employees over the course of one year (or several weeks or months).

Simply name your employees and associate each with a symbol (“x1”, “x2”, “x3”, “x4”, “x5”).

Write the appropriate symbol (eg “x1” for employee 1) next to the suitable date to schedule an employee.

Who is it for?

This template is perfect if your team operates on a rotating schedule, or you manage seasonal workers. It can also be a great choice if you prefer to view and plan the workweeks on a larger scale.

️ Download the classic Yearly Work Schedule Template in Excel

️ Download the online, shareable Yearly Work Schedule Template in Google Sheets

️ Download the printable Yearly Work Schedule Template in PDF

包起來

Scheduling employee time effectively should not be a challenge — if you implement the right scheduling system that involves:

• Understanding your team and the workload
• Having employees track their work time
• Making sure you schedule work fairly and in a timely manner
• Communicating everything
• Avoiding common scheduling errors
• Honoring work preferences and time off requests to the best of your ability
• Building shifts around the best employees
• Involving employees in the scheduling process

If you add a scheduling template to this equation, you will both speed up the entire scheduling process and ensure that tasks always go as planned.

In the end, no matter whether you work on a fixed, flexible, floating, or any other type of schedule, if you schedule properly, you'll improve:

• 商業運作
• 時間管理
• Employee work-life balance
• Employee satisfaction
• Customer/client satisfaction

As a result, the employee turnover rate will start declining, while transparency will almost instantly become the norm.