Bir çalışma programı nasıl yapılır (+ çalışma programı şablonları)

Araştırmalar, yöneticilerin çalışma programları oluşturmak için haftada yaklaşık 3.14 saat harcadıklarını ve bu da bir yöneticinin işteki zamanının yaklaşık %20'sini oluşturduğunu gösteriyor.

Ancak bu kadar önemli bir görev için üç saat az bir süre gibi görünüyor.

Ve bu doğru - zaman miktarı az görünüyor - ancak mükemmel bir çalışma programı planlamak ve oluşturmak için mutlaka daha fazlasını ve ötesine geçmeniz gerekmez.

Ama nereden başlamalı? Özellikle ekip yönetiminde yeniyseniz, zihniniz sorularla dolu olmalıdır. Mükemmel çalışma programı nedir'den Çalışanları mesai saatleri dışında planlayabilir miyim? 'e kadar - endişeleriniz çok doğal.

Yine de böyle olmak zorunda değil. Çalışan planlaması hakkında aklınıza gelebilecek her soruyu gözden geçireceğiz, farklı çalışma programları türleri hakkında konuşacağız ve bir program yayınlamadan önce ele almanız gereken tüm noktalar hakkında konuşacağız.

Özel bir güvenlik önlemi olarak - her şeyin planlandığı gibi gitmesini sağlamak için - indirebileceğiniz ve istediğiniz kadar kullanabileceğiniz 6 ücretsiz çalışma programı şablonu hazırladık.

Ücretsiz indirilebilir çalışma programı şablonlarına hızlı erişim:

• Çalışan Uygunluk Formu Şablonu — Excel, Google E-Tablolar, PDF
• Günlük Çalışma Takvimi Şablonu — Excel, Google E-Tablolar, PDF
• Haftalık Çalışma Takvimi Şablonu — Excel, Google E-Tablolar, PDF
• İki Haftalık Çalışma Takvimi Şablonu — Excel, Google E-Tablolar, PDF
• Aylık Çalışma Takvimi Şablonu — Excel, Google E-Tablolar, PDF
• Yıllık Çalışma Takvimi Şablonu — Excel, Google E-Tablolar, PDF

Çalışma programlarına hızlı bir giriş

Çalışan zamanını etkili bir şekilde nasıl planlayacağımız sorusuna dalmadan önce, çalışma programlarının temellerine bakalım:

• onlar ne ,
• Neden bir işletme için faydalıdırlar ve
• Ne tür çalışma programları uygulayabilirsiniz .

Çalışma programı nedir?

Bir çalışma programı (rota veya görev listesi olarak da bilinir), aşağıdakiler gibi çalışan bilgilerini içeren bir listedir:

• Çalışma saatleri
• Vardiyalar
• Çalışma yerleri
• Programın kapsadığı süre boyunca sorumluluklar
• Diğer ilişkili çalışan bilgileri

Bir çizelge oluşturma sürecine çizelgeleme denir ve genellikle bir yönetici tarafından gerçekleştirilir. Birçok işletme türü, aşağıdakiler de dahil olmak üzere zamanlama gerektirir:

• Perakende mağazaları
• Üretim tesisleri
• Restoranlar ve kafeler
• Çağrı merkezleri
• Müşteri/kullanıcı destek ekipleri olan işletmeler
• Serbest çalışan istihdam eden işletmeler
• Mevsimlik işçi çalıştıran işyerleri

İş planlaması neden önemlidir?

Çalışma programlarını düşündüğünüzde, neden önemli olduklarına dair düzinelerce sebep bulmak çok kolay.

Ancak, iş planlamasında göründüğünden daha fazlası var - o halde, bir çalışan programı oluşturmaya biraz zaman ayırırsanız, doğrudan elde edebileceğiniz avantajlara geçelim.

İş planlaması verimli çalışmayı sağlar

Çalışanlar, çalışma saatlerini ve sorumluluklarını ve yaptıkları işin yerini (saha çalışması yapmaları durumunda) anladıklarında, verimliliklerini en üst düzeye çıkarabilecek konumdadırlar.

İş planlaması, işlerin çalışanların müsaitlik durumuna göre planlanmasına yardımcı olur

Doğru iş planlaması, yol boyunca minimum değişiklik gerektiren bir iş programı oluşturmakla ilgili olmalıdır.

Bu genellikle yönetici, çalışanların katılımını, beklenen çalışma saatlerini ve PTO taleplerini dikkate aldığında başarılır.

İş planlaması, adam kayırma fikrini ortadan kaldırır

Çalışma programları vardiyaları şeffaf hale getirir, böylece ekip üyeleri herkesin vardiyalarını/görevlerini görebilir ve hiç kimsenin (umarım) her seferinde en iyi vardiyaları/görevleri almadığını anlayabilir.

İş planlaması, zamanınızı daha iyi yönetmenize ve son teslim tarihlerini karşılamanıza yardımcı olur

Doğru zaman yönetimi, yüksek üretkenliği sürdürmek için önemlidir - ve çalışma programları, iş yükünüzü daha iyi organize etmenize yardımcı olarak sizi daha üretken kılar.

Tüm görevler iyi organize edildiğinde, çalışanların hiçbiri son teslim tarihlerine gömülmez. Bunun yerine, onları plana göre karşılar ve iş yükünü her zaman kontrol altında tutarlar.

İş planlaması, çalışanların iş-yaşam dengesi kurmasına yardımcı olur

Çalışanlar, ne zaman çalışacaklarının farkında olduklarında, iş yükümlülüklerinin yanı sıra doktor randevularını, kişisel işlerini ve aile aktivitelerini de planlayabilir ve dengeleyebilirler. Bu aynı zamanda sağlıklı bir iş-yaşam dengesinin korunmasına yardımcı olur ve ekip üyelerinizin stres düzeylerini daha düşük tutar.

İş planlaması, çalışan devrini azaltır

Stres düzeyi düşük olan ve meslektaşları kadar takdir edildiğini hisseden çalışanların işlerinden ayrılma olasılıkları daha düşüktür.

İş planlaması, müşteri/müşteri memnuniyetini artırmaya yardımcı olur

İyi düşünülmüş bir program, iş akışının saat gibi çalışmasına yardımcı olur. Her şey sorunsuz çalıştığında, müşterilerin veya müşterilerin beklenen hizmet kalitesini elde ettiğini söylemeye gerek yok.

Düzenli bir program, özellikle işiniz müşterilerle telefon üzerinden iletişim kurmanızı gerektiriyorsa faydalıdır - çünkü ortalama işlem sürenizi azaltmaya ve müşterilerinizin genel memnuniyetini artırmaya katkıda bulunabilir.

Çalışma takvimi türleri nelerdir?

Çalışma programları farklı şekil ve boyutlarda olsa da (özellikle de artık uzaktan çalışma kalıcı olduğu için), yine de 12 ana çalışma programı türü seçebiliriz:

1. Tam zamanlı bir program

Tam zamanlı bir program, çalışanların haftada 35 ila 40 saat arasında çalışmasını sağlar. Genellikle, iş yükü miktarı ve türü tam zamanlı uzmanlar gerektiren iş pozisyonlarına bağlıdır.

Birçok ABD eyaleti, tam zamanlı programlarda çalışan çalışanların çalışanlara sağlanan faydalar almasını zorunlu kılar. Bu tür çalışanların çoğu, haftada aynı sayıda gün ve günde aynı sayıda saat çalışır. Ancak, tam çalışma saatleri sabit (örn. 9:00 – 17:00) veya esnek (örn. günde 8 saat, sabit bir sıra olmaksızın) olabilir.

Örnek : Pazartesiden Cumaya haftada 40 saat, günde 8 saat çalışacak şekilde programlanmış bir kurum içi tasarımcı.

2. Yarı zamanlı bir program

Yarı zamanlı bir program, çalışanların şirket tarafından öngörülen tam zamanlı eşdeğer programdan daha az çalışmasına neden olur (örneğin, haftada 35 saati tam zamanlı olarak sayan şirketlerde, daha azı yarı zamanlı olarak sayılır). Genellikle, iş yükü türü birkaç yarı zamanlı çalışanın bunu gerçekleştirmesine izin veren veya miktarı tam zamanlı istihdam gerektirmeyen iş pozisyonlarına bağlıdır.

Yarı zamanlı programları olan çalışanlar, genellikle tam zamanlı çalışma ile ilişkili çalışanlara sağlanan faydalardan yararlanamayabilir. Bu tür programlar tutarlı olabilir (örneğin her iş günü 9:00 – 14:00) veya olmayabilir (örneğin Pazartesiden Çarşambaya 08:00 – 13:00 + Cumartesi ve Pazar günleri 13:00 – 18:00 ).

Örnek : Günün yoğun saatlerinde haftada toplam 25 saat çalışan bir restoran hostesi.

3. Sabit bir program

Sabit bir program, haftada aynı sayıda çalışma günü ve saati olan bir zaman çizelgesine sahiptir. Çalışanların aynı anda birlikte çalışmasını veya sabit çalışma saatlerinde müşterilere/müşterilere hizmet vermesini gerektiren her türlü iş için kullanılabilir. Sabit bir program, tam zamanlı veya yarı zamanlı çalışmayı içerebilir.

Örnek : Pazartesiden Cumaya 09:00-17:00 saatleri arasında çalışması planlanan İK uzmanlarından oluşan bir ekip

4. Esnek bir program

Esnek bir program, bir çalışanın minimum gereklilik olarak (örneğin 6 saat) günde belirli sayıda saat çalışması gerektiğini belirtir. Ancak, fiili saatler çalışanın işyerine varış saatine bağlı olacaktır (örn. Çalışan Pazartesi günü sabah 8:00'de gelir ve ardından 14:00'e kadar çalışır Ancak, Salı günü sabah 9:00'da gelir ve daha sonra çalışır. 15.00'e kadar).

Bu programlar tam zamanlı veya yarı zamanlı olabilir. Çalışanların aynı anda birlikte çalışmasını gerektirmeyen veya sabit çalışma saatlerinde müşterilere/müşterilere hizmet veren her türlü iş için kullanılabilir.

Örnek : Bir müşteri destek uzmanının ofise geldiği andan itibaren Pazartesiden Cumaya günde 8 saat çalışması planlanmıştır.

5. Değişken bir program

Değişken bir çizelge, sabit, ana bir bölüm (çalışan işverenin emrindedir) ve değişken, "değişken" bir bölümden (çalışan iş günü içinde başlangıç ​​ve bitiş saatlerini seçebilir) içerir.

Uygulamada, değişken çizelgeler bir süredir kullanılmaktadır. Ancak, en azından Belçika'da “Esnek ve İşlenebilir” kanunun (FWW kanunu) yürürlüğe girmesiyle onlara yalnızca yasal bir çerçeve verildi.

Örnek : Bir bakım teknisyeninin, iki haftada bir gerçekleşen her 20.000 galon dondurmadan sonra bir dondurma makinesinin hayati bir parçasını değiştirmesi planlanıyor. Dondurma makinesi bakımı iki haftada bir yapılan sabit bir görev olsa da bakım teknisyeni bu arada başka işler de yapar.

6. Vardiya bazlı bir program

Vardiya bazlı bir program genellikle günde 10 saat veya daha fazla çalışan işletmelerde uygulanır. Bir işletme 7/24 çalışıyorsa, genellikle üç vardiyalı bir yaklaşım uygular: çalışanlar her zaman ilk vardiyada (sabah vardiyası), ikinci vardiyada (öğle vardiyası) ve üçüncü vardiyada (gece vardiyası) çalışır veya sırayla çalışırlar.

Örnek : Pazartesiden Perşembeye üç vardiyada (07:00 – 15:00; 15:00 – 23:00; 23:00 – 07:00) sırayla çalışan 3 benzin istasyonu görevlisi.

7. Sezonluk bir program

Mevsimsel bir program vardiya bazlı, esnek, sabit, yarı zamanlı veya tam zamanlı olabilir, ancak belirli bir sezon veya zaman dilimiyle sınırlıdır (örneğin, Kasım ve Aralık aylarındaki kış tatili sezonu).

Örnek : Bir alışveriş merkezinde Kasım ve Aralık aylarında iki vardiya halinde çalışması planlanan iki Noel Baba (Vardiya 1: 08:00 – 14:00; Vardiya 2: 14:00 – 20:00).

8. Fazla mesai programı

Fazla mesai programı, haftada standart 40 saatten fazla çalışmayı içerir. Fazla mesainin gününe veya süresine ve aynı zamanda işçinin çalıştığı ABD eyaletine bağlı olarak, fazla mesai ya 1.5 ödenir. veya normal çalışan ücretlerini ikiye katlayın - bu yalnızca Adil Çalışma Standartları Yasası'ndan (FLSA) muaf olmayan çalışanlar için geçerlidir.

Örnek : Bir haftada 45 saat çalışacak şekilde programlanmış bir garson — planlanan 5 ekstra saat fazla mesai olarak kabul edilir.

9. Sıkıştırılmış bir program

Sıkıştırılmış bir program, geleneksel olarak haftada 35-40 saat, ancak daha az gün içinde çalışmayı içerir.

Örnek : Pazartesiden Perşembeye haftada 40 saat, günde 10 saat (7:00 - 17:00) çalışacak şekilde programlanmış bir cam yıkayıcı.

10. Dönen bir program

Dönen bir program genellikle vardiya bazlı çalışmaya bağlıdır. Çalışanlara, genellikle haftalık veya günlük olarak önceden tanımlanmış bir modele göre vardiyalar atanır.

Örnek : Acil serviste çalışan bir doktorun Pazartesi ve Cumartesi günleri 12 saat gündüz vardiyasında, Salı ve Pazar günleri ise 12 saat gece vardiyasında çalışması planlanmıştır. Çarşamba, Perşembe ve Cuma günleri tatildir.

11. Bölünmüş bir program

Bölünmüş bir zamanlama, bir iş gününün üç farklı noktanın ayrıştırılmasını içerir:

• Tek seferde birkaç saat çalışmak
• Birkaç saat izinli olmak
• “Moladan” sonra birkaç saat daha çalışmak

Örnek : Bir taksi şoförü 05:00 - 21:00 arası çalışmakta, 09:00 - 14:00 arası mola vermekte ve daha sonra 14:00 - 21:00 arası tekrar çalışmaya başlamaktadır.

12. Çağrı üzerine bir program

Bir çağrı programı, çalışanların işe çağrılabilecekleri veya çağrılmayacakları günün belirli saatlerinde veya genel olarak günlerde hazır bulunmalarını içerir.

Örnek : Çağrı üzerine çalışacak bir itfaiyeci, planlanan günlerde itfaiye istasyonundan 5 dakika uzaklıkta olmalıdır.

Çalışma programları en iyi nasıl oluşturulur?

Çalışan zamanını etkili bir şekilde planlamak için yapmanız gerekenler:

1. Ekibinizi anlamak için zaman ayırın.
2. İş yükünü analiz etmek için zaman ayırın.
3. Çalışan giriş ve çıkış saatlerini takip edin.
4. Çalışanları adil bir şekilde planlamak için bir dizi kuralı izleyin.
5. Etkin bir ekip iletişim sistemi kurun.
6. Çalışma programını en az 7 gün önceden yayınlayın.
7. Yaygın zamanlama hatalarından kaçının.
8. İş tercihlerini ve izin isteklerini olabildiğince yerine getirin.
9. Vardiya başına en az bir birinci sınıf çalışan planlayın.
10. Çalışanları planlama sürecine dahil edin.
11. Zamanlama sürecini hızlandırmak için çalışma programı şablonlarını kullanın.

Her noktaya ayrıntılı olarak bakalım.

#1: Ekibinizi anlamak için zaman ayırın

Bir vardiya sırasında yeterli sayıda insana sahip olmanın başarı için yeterli olduğunu düşünebilirsiniz. Ancak, görev türü, iş yükü miktarı, günün saati veya müşteri türü için doğru kişiler olduklarından da emin olmanız gerekir.

Bu nedenle, verimli çalışma programları oluşturmanın ilk gerçek adımı ekibinizi tanımaktır. Aşağıdakileri içeren bir liste yapın:

• ilgili beceriler
• Azim, verimlilik veya güvenilirlik gibi kişisel nitelikler
• Sertifikalar, ilgili eğitim, deneyim
• İstihdam durumları (Tam zamanlı mı yoksa yarı zamanlı mı?)
• Kişilik tipi (içe dönük mü yoksa dışa dönük mü?)
• Çalışma alışkanlıkları, özellikle esnek programlarınız varsa ve bazı çalışanlar diğerlerinden daha erken gelme alışkanlığına sahipse

Böyle bir liste ile her vardiya/görev için ideal takım arkadaşlarını seçebileceksiniz.

Örnek : Daha geç bir saatte gelme ve işi daha geç bir saatte bitirme eğiliminde olan dışa dönük tam yığın geliştiricinin, saat dilimi farkı nedeniyle iş gününe yeni başlayan bir müşteriyle günlük 17:00'deki aramayla görevlendirilmesi.

#2: İş yükünü analiz etmek için zaman ayırın

Artık ekibinizin her bir üyesinin becerilerini, niteliklerini ve özelliklerini anladığınıza göre, iş yükünü ve bununla başa çıkmak için gereken kaynakları analiz etmenin zamanı geldi.

Seçeneklerden biri, ekibinizin emrinde olan iş günlerinin ve saatlerinin bir çizelgesini yapmaktır. Bu nedenle, Pazartesiden Cumaya kadar esnek, 8 saatlik bir programa göre çalışırsanız, ekip üyelerinizin her birinin işlerini yürütmek için 40 saati olacaktır.

Ardından yoğun saatleri veya yapılması gereken en önemli işleri belirleyebilir ve en çok ihtiyaç duyduğunuz uzmanları buna göre planlayabilirsiniz.

Alternatif olarak, Clockify'ın proje ve ekip çizelgeleme özelliğini kullanarak herkesin kullanılabilirliği ve iş paylaşımı ile her zaman döngüde kalabilirsiniz.

Ayrı projelere göz atabilir ve bu projelerde kimlerin aktif olarak yer aldığını görebilir veya bireysel ekip üyelerini kontrol edebilir ve kimin çifte rezervasyon yaptığını, kimin kapasite üzerinde çalıştığını ve kimin müsait olduğunu çabucak anlayabilirsiniz.

#3: Çalışan giriş ve çıkış saatlerini takip edin

Çalışan süresinin kaydedilmesi, fazla mesai saatlerinin izlenmesine yardımcı olmakla kalmaz (işletmeniz fazla mesaiye izin veriyorsa), aynı zamanda çalışanlara çalışılan saatlerin net bir kaydını sağlar.

Çalışma programlarınızı ayarlamadan önce, çalışanlarınıza mesai saatlerinin çıkış saatlerini nasıl takip edecekleri konusunda talimat vermeniz gerekir. Bu amaçla Clockify gibi bir çalışan zaman saati uygulamasını kullanabilirsiniz.

Clockify, projelerinizi ve görevlerinizi tanımlamanıza ve ekip üyelerine görevler atamanıza yardımcı olur. Tüm görevler dağıtıldıktan sonra ekip üyeleri ilerlemelerini 2 şekilde takip edebilir:

1. Zamanlayıcı modunda zamanı izleyerek — herkesin çalışmaya başlarken/atanmış bir görevde/bugünkü vardiyada işi bitirirken zamanlayıcıyı başlatmasını/durdurmasını sağlayın.

2. İşten sonra zamanı manuel olarak kaydederek, ayrıca 2 farklı yolla:

Manuel modda — herkesin atanan her görev/vardiya için süreyi manuel olarak eklemesini sağlayın.

Bir zaman çizelgesinde - herkesin haftalık bir zaman çizelgesinde her gün için vardiya süresi eklemesini sağlayın.

Girilen tüm zamanlar, gelecekte daha da iyi programlar oluşturmanıza yardımcı olabilecek görsel ve haftalık raporlarda daha sonra görüntülenebilir.

Çalışanlarınız faturalandırılabilir saatleri günlüğe kaydediyorsa, maaş bordrosu için Clockify verilerini de kullanabilirsiniz; çünkü izleyici, izlenen süreye göre çalışanlara ne kadar ödemeniz gerektiğini otomatik olarak hesaplayacaktır.

#4: Çalışanı adil bir şekilde planlamak için bir dizi kuralı takip edin

Çalışanların sağlıklı bir iş-yaşam dengesini sürdürebilmelerini sağlamak için daha yapılacak çok şey olmasına rağmen, Öngörülü Çizelgeleme Yasaları, çalışanları fazla çalışmaktan korumada bir adım daha ileridir.

Bu yasalar, çalışma takviminin önceden bildirilmesi gibi belirli zamanlama uygulamalarının izlenmesini zorunlu kılar.

Çalışanın yaklaşan programı hakkında zamanında bilgilendirilmemesi durumunda, garantili bir öngörülebilirlik ödemesi alırlar.

Şu anda onları yasalaştıran yalnızca birkaç ABD şehrine (örneğin Chicago, Emeryville, Philadelphia, New York, San Francisco ve Seattle) ve yalnızca belirli endüstrilere (örneğin yemek servisi, perakende satış ve konaklama) rağmen, bunlar tarafından öngörülen 10 zamanlama kuralı yasalar, herhangi bir zamanlama uygulamasına harika bir katkı olabilir:

Kural#1 — Tüm yeni işe alınanların programları için "İyi niyetli tahminler" sağlayın.

Kural #2 — Çalışanların çalışma saatlerini/günlerini ve konum tercihlerini belirtmelerini sağlayın.

Kural #3 — Çalışanları çalışma programları hakkında önceden bilgilendirin.

Kural #4 — Yeni birini işe almadan önce mevcut çalışanlara ek saatler sunun.

Kural #5 — Çalışanları çalışma programı değişiklikleri hakkında bilgilendirin.

Kural #6 - Zamanında haber vermeden yapmak zorunda kaldığınız program değişiklikleri için prim ödemesi teklif edin.

Kural #7 — Söz konusu çalışan bu süre içinde çalışmayı kabul etmedikçe, iki çalışan vardiyası arasında bir dinlenme süresi sağlayın.

Kural #8 — Gelecekte başvurmak üzere önceki programların kayıtlarını saklayın.

Kural #9 - İşyerinde yayınlanan ve/veya çevrimiçi olarak kolayca erişilebilen programla ilgili hakların bir listesini bulundurun.

Kural # 10 - Programla ilgili çalışan haklarını uygulamaya çalıştığı için çalışana karşı misilleme yapmayın.

#5: Etkili bir ekip iletişim sistemi kurun

Ekip üretkenliğinin ve uygun çalışan zaman yönetiminin anahtarlarından biri, ekibin son gelişmeler, güncellemeler veya beklenen iş akışı veya iş yükündeki değişiklikler hakkında bağlantılı ve bilgili hissetmesini sağlamaktır.

Bu nedenle, çalışma programlarıyla ilgili değişiklikleri her zaman bildirdiğinizden emin olun ve herkese kendi soru ve istekleriyle size ulaşma şansı verin.

Etkin bir iletişim sistemi kurmak için şunları unutmayın:

• İşiniz biter bitmez çalışanları bilgilendirin ve en yeni çalışma programını yayınlayın.
• Herkesin son dakika program güncellemeleri veya beklenmedik, ek yükümlülükler hakkında bilgi sahibi olmasını sağlayın.
• Ekibinizin vardiya değiştirdiğinde veya ek görevler üstlendiğinde sizi bilgilendirmesi gerektiğini açıkça belirtin, çünkü bu değişiklikler daha sonraki zamanlamayı etkileyebilir.

Elbette, tüm bu iletişimi yönetmek için iyi organize edilmiş bir iletişim sistemi kurmanız gerekecek ve bu sistem şunları içerebilir:

• Metin mesajları
• Telefon çağrıları
• e-postalar
• Sohbet uygulamaları
• Çevrimiçi görüntülü toplantılar

Zamanlama için Clockify kullanıyorsanız, hiçbir şeyin fark edilmeden geçmesi için yaklaşan bir görev olduğunda ekip arkadaşlarınızı kolayca bilgilendirebilirsiniz.

Bir ödev oluşturarak, söz konusu görev için tam zaman aralığını ve ekip üyelerinizin atamaya ayırması gereken günlük saat sayısını seçersiniz.

#6: Çalışma programını en az 7 gün önceden yayınlayın

Tahmine Dayalı Programlama Yasaları uyarınca, işverenler, ilk programlanmış vardiyadan 7 ila 14 gün önce yeni çalışma programları yayınlamalıdır. Ancak, daha önce tartıştığımız gibi, bu yasalar yerel yasalar kategorisine girdiğinden, çoğunlukla belirli şehirlerde çıkarılmaktadır.

Adil Çalışma Standartları Yasası gibi federal istihdam yasaları, işverenlerin önceden haber vermeksizin programları değiştirmesine izin verir.

Yine de, ekip üyelerinizi programları hakkında günler öncesinden bilgilendirdiğinizde, birinin:

• Yeni çalışma programına uyum sağlamak için kişisel taahhütleri planlamak (veya yeniden planlamak) gerekiyor.
• Bir ikame veya takas vardiyası bulmak istiyor (çalışanların vardiya değiştirmesine izin verebilir veya ikameler için bir sisteme sahip olabilirsiniz).
• Sizinle çalıştıkları günler veya saatler hakkında konuşmak istiyor (belki de X çalışanını her zaman onlar için hiç çalışmayacak zaman ve günlerde planlıyorsunuz).

#7: Yaygın zamanlama hatalarından kaçının

Planlama yaparken şunları yapmadığınızdan emin olun:

1. Çifte sorumlulukları olan ancak aynı vardiyalarda çalışan çalışanlar

Örnek : Hem otel hostesi hem de otobüs şoförü olarak çalışan bir kişi yanlışlıkla çifte program alıyor.

2. Personeli doldurmak için eğitilmedikleri pozisyon için planlayın

Örnek : Lüks bir restoranda bir Kiler Aşçısı, Roast Chef'in görevlerini yerine getirmesi planlanıyor.

3. Çalışanlarınızı çalışma saatleri açısından eksik veya fazla programlayın

Örnek : Çok fazla vardiya ile programlanan yarı zamanlı bir çalışan veya çok az vardiya ile programlanan tam zamanlı bir çalışan.

4. Beklenen iş yükü açısından çalışanlarınızı eksik veya fazla programlayın

Örnek : Mutlu saatler sırasında bir kokteyl barında yeterli sayıda personel bulunmadığını fark etmek.

#8: İş tercihlerine ve izin isteklerine mümkün olduğu kadar saygı gösterin

Yüksek çalışan memnuniyeti, daha yüksek verimlilik anlamına gelir. Ve çalışan memnuniyetini yüksek tutmanın en iyi yolu, çalışanlara yönetim tarafından duyulduklarını bildirmektir.

Bu nedenle, belirli çalışanlar belirli saatlerde veya günlerde çalışmayı tercih ediyorsa, imkanınız varsa onları ağırlayın.

Veya bir çalışan izin istediğinde, mümkün olduğunda bu talebi kabul etmeye çalışın.

Ayrıca, tercih edilen zaman ve izin isteyen çalışanlar için her zaman net bir sistem uygulamalısınız. Bu şekilde, istek onaylarını/reddetmelerini şeffaf hale getirecek ve hiçbir kayırmacılık olmadığını açıkça belirteceksiniz.

Siz ve ekibiniz, çalışma saatlerini izlemek ve görevleri önceden planlamak için Clockify'ı kullanıyorsanız, bir izin politikası belirleyebilir ve ekibinizin izin isteklerini yerinde onaylayabilirsiniz.

Clockify'ı izin ve tatil takipçisi olarak kullanmak, aynı zamanda, çalışma saatlerini buna göre planlayabilmeniz için herkesin müsaitliği ve yaklaşan izinleri hakkında size doğru bilgiler verir.

#9: Vardiya başına en az bir birinci sınıf çalışan planlayın

İşletmeniz vardiyalar halinde çalışıyorsa, her vardiyada ilgili çalışan becerileri, uzmanlık, deneyim ve kişisel nitelikler açısından en iyi oyuncularınızdan en az birinin yer aldığından emin olun. Bu, vardiya kalitesinin yanı sıra müşteri deneyimini de büyük ölçüde iyileştirecektir. Ayrıca, daha az deneyimli çalışanların (özellikle yeni işe alınanların) çalışma standartları açısından bakabilecekleri veya gerektiğinde destek isteyebilecekleri birileri olacaktır.

En iyi çalışanlarınızdan birine sahip olmak, özellikle olay yerinde güvenilir birinin iş yükünü "çekmesini" ve diğer ekip arkadaşlarına hızına ayak uydurmaları için ilham vermesini istediğiniz yoğun zamanlarda önemlidir.

Örnek : Bir şehrin ticaret bölgesinde öğle yemeği sırasında kasayı işletmek, müşterilere hizmet vermek ve malzeme stoklamak için güvenilir bir yemek servisi uzmanı planlamak.

#10: Çalışanları planlama sürecine dahil edin

Çalışanlarınız her zaman vardiya değişimi veya son teslim tarihi uzatmaları istediğinden, muhtemelen sürekli çalışma programı güncellemeleriyle zaman kaybetmek istemezsiniz.

Bunu en aza indirgemek için uygun bulduğunuz ölçüde iş programlarını oluşturma sürecine çalışanları dahil etmeyi hedefleyebilirsiniz.

1. Birinin size zamanlama konusunda yardım etmesini sağlayın

Meslektaşların, iş arkadaşlarının programları hakkında ne düşündüklerini anlamaları daha olasıdır, bu nedenle “içeriden” birinin programlarda size doğrudan yardımcı olması en uygunudur. Bu şekilde, ekibinizin üyelerinin:

• Belirlenen zamanlardan memnunlar
• Haftada daha fazla veya daha az zaman planlanmış olsun
• Programları için diğer günleri veya saatleri tercih edin

2. Ekibin uygunluk çizelgelerini doldurmasını sağlayın

Bir uygunluk tablosu ile tüm çalışanların yapması gereken, belirli bir hafta boyunca çalışmaya uygun oldukları günleri işaretlemektir. Daha sonra, uygulanabilir çalışma programları oluşturmak için bu verileri kullanacaksınız.

Örnek : İlk vardiya için birini planladınız, ancak bu süre zarfında birisi çalışmak için müsait değil. Müsaitlik tablosuna bakar ve gerekli süre boyunca uygunluğunu işaretleyen bir sonraki uygun çalışanı bulursunuz. Daha fazla sayıda çalışan varsa, yedeğiniz için bir yedeğiniz olduğunu bile görebilirsiniz.

3. Uygun zamanların dışında planlama yaparken, önce

Bazen, ekibin müsaitlik durumu çizelgesiyle ilgili tüm çabalarına rağmen, yine de birini müsaitlik zamanlarının dışında planlamanız gerekir.

Örnek : Belki de restoranınızda büyük bir kutlama yapılıyor ve herkesin güvertede olması gerekiyor. Veya, belki de uygulamanızda beklenmedik bir hata var ve tatilinden size yardımcı olması için tam donanımlı mühendisinizi aramanız gerekiyor.

Acil durumlar olur, ancak onlara nasıl yaklaştığınız önemlidir. Mümkünse, her zaman ideal müsaitlik zamanlarının dışında çalışarak en az rahatsızlık verecek kişiyi bulmaya çalışın.

Örnek : İki seçenekten birini seçmek zorunda kalırsanız, ailesinden endişe duyan hastanede bulunan bir ekip üyesini aramak yerine, her zaman spa randevusu nedeniyle müsait olmayan kişiye gidin.

Her iki durumda da, söz konusu kişiyi aramak, durumu açıklamak ve istek konusunda nazik olmak her zaman en iyisidir. Güvenilir, vicdanlı bir çalışan, mümkünse talebinizi yerine getirecek ve bu konuda söz sahibi olmaktan memnuniyet duyacaktır.

Yine de, bir çalışanın talebinizi gerçekten kabul edemeyecek durumda olup olmadığını, örneğin bir doktor randevusu olup olmadığını anlamaya çalışın.

#11: Planlama sürecini hızlandırmak için çalışma programı şablonlarını kullanın

Önceki 10 nokta, çalışan zamanını etkili bir şekilde planlamanıza yardımcı olmak için tasarlanmıştır - ancak zamanlama şablonları, zamanlama sürecini daha hızlı ve daha doğru hale getirmenize yardımcı olur. İşte şimdi ücretsiz olarak kullanabileceğiniz 6 çalışma programı şablonu:

• Çalışan Uygunluk Formu Şablonu
• Günlük Çalışma Takvimi Şablonu
• Haftalık Çalışma Takvimi Şablonu
• İki Haftalık Çalışma Takvimi Şablonu
• Aylık Çalışma Takvimi Şablonu
• Yıllık Çalışma Takvimi Şablonu

Çalışan Uygunluk Formu Şablonu

Bu ne hakkında?

Çalışan Uygunluk Formu Şablonu, ekibinize uygun saatlerini sizinle paylaşma seçeneği sunar - böylece çalışma saatlerini buna göre planlayabilirsiniz.

Çalışanlar işe gelebilecekleri ve/veya nöbetçi olabilecekleri zamanı onay işaretleri (Google E-Tablolar) veya “X” (Excel) ile işaretlemelidir.

Alternatif olarak, formları yazdırabilir ve çalışanların bunları bir kalemle doldurmasını sağlayabilirsiniz.

Daha sonra, uygulanabilir programlar oluşturmak için bu bireysel çalışan uygunluk formlarını kullanabilirsiniz.

Kimin için?

Bu zamanlama formu, zamanlama etrafında dönen her türlü iş için mükemmeldir.

️ Excel'deki klasik Çalışan Uygunluk Formu Şablonunu indirin

️ Google E-Tablolar'da çevrimiçi, paylaşılabilir Çalışan Uygunluk Formu Şablonunu indirin

️ Yazdırılabilir Çalışan Uygunluk Formu Şablonunu PDF olarak indirin

Günlük Çalışma Takvimi Şablonu

Bu ne hakkında?

Günlük Çalışma Takvimi Şablonu, her bir iş günü için hem çalışma saatlerini hem de görevleri planlamanıza olanak tanır.

Çalışanın adını, departmanını, tarihini girin ve çalışması planlanan her saatin yanına bir onay işareti (Google E-Tablolar) veya "X" (Excel) ekleyin.

Alternatif olarak, programı yazdırabilir ve bir kalemle doldurabilirsiniz.

Kimin için?

Bu şablon, çalışma saatlerini ve görevleri günlük olarak planlamayı tercih ediyorsanız idealdir.

Çalışmayı en az 7 gün önceden planlama kuralına uymanız gerekiyorsa, bu daha detaylı, görev odaklı çizelgeyi daha geniş bir zaman dilimini kapsayan çizelgelerle birleştirebilirsiniz.

️ Excel'deki klasik Günlük Çalışma Takvimi Şablonunu indirin

️ Google E-Tablolar'da çevrimiçi, paylaşılabilir Günlük Çalışma Takvimi Şablonunu indirin

️ Yazdırılabilir Günlük Çalışma Takvimi Şablonunu PDF olarak indirin

Haftalık Çalışma Takvimi Şablonu

Bu ne hakkında?

Haftalık Çalışma Takvimi Şablonu, çalışanların çalışma günlerini ve vardiyalarını haftalık olarak planlamanıza olanak tanır.

Çalışan adlarını ve çalışacakları her günün altına bir "X" veya bir onay işareti eklemeniz yeterlidir.

Şablonun Google E-Tablosu ve Excel sürümleri, çalışan başına günlük istatistikleri aşağıdakiler açısından da hesaplar:

• Bireysel çalışanların haftada kaç kez çalışması planlandı?
• Birinci, İkinci, Üçüncü veya Bölünmüş vardiyada (varsa) kaç kez çalışacakları planlandı.

Alternatif olarak, programı yazdırabilir ve bir kalemle doldurabilirsiniz.

Çalışanlarınızın farklı vardiyalarda çalışması, fazla mesai yapması veya programlarıyla ilgili özel talepleri olması durumunda, bunu her çalışan satırının altında netleştirebilirsiniz.

Kimin için?

Bu şablon, çalışma günlerini haftalık olarak planlamayı ve/veya çalışanlarınıza haftalık olarak ödeme yapmayı tercih ediyorsanız idealdir.

️ Excel'de klasik Haftalık Çalışma Takvimi Şablonunu indirin

️ Google E-Tablolar'da çevrimiçi, paylaşılabilir Haftalık Çalışma Takvimi Şablonunu indirin

️ Yazdırılabilir Haftalık Çalışma Takvimi Şablonunu PDF olarak indirin

İki Haftalık Çalışma Takvimi Şablonu

Bu ne hakkında?

İki Haftalık Çalışma Takvimi Şablonu, size hem çalışanların çalışma günlerini hem de vardiyalarını iki haftada bir planlama seçeneği sunar.

Çalışan adlarını ekleyin ve çalışacakları her gün bir "X" veya bir onay işareti ekleyin.

Şablonun Google E-Tablosu ve Excel sürümleri, çalışan başına günlük istatistikleri aşağıdakiler açısından da hesaplar:

• Bireysel çalışanların iki haftada kaç kez çalışması planlandı?
• Birinci, İkinci, Üçüncü veya Bölünmüş vardiyada (varsa) kaç kez çalışacakları planlandı.

Alternatif olarak, programı yazdırabilir ve bir kalemle doldurabilirsiniz.

Çalışanlarınızın farklı vardiyalarda çalışması, fazla mesai yapması veya programlarıyla ilgili özel talepleri olması durumunda, bunu her çalışan satırının altında netleştirebilirsiniz.

Kimin için?

Bu şablon, iş günlerini iki haftada bir planlamayı ve/veya çalışanlarınıza iki haftada bir ödeme yapmayı tercih ediyorsanız idealdir.

️ Excel'de klasik İki Haftalık Çalışma Takvimi Şablonunu indirin

️ Google E-Tablolar'da çevrimiçi, paylaşılabilir İki Haftalık Çalışma Takvimi Şablonunu indirin

️ Yazdırılabilir İki Haftalık Çalışma Takvimi Şablonunu PDF olarak indirin

Aylık Çalışma Takvimi Şablonu

Bu ne hakkında?

Aylık Çalışma Takvimi Şablonu, çalışanların hem çalışma günlerini hem de her tarih için vardiyalarını aylık olarak planlamanıza olanak tanır.

Simply add the employee names, and an “X” or a checkmark under each date they are scheduled to work.

The Google Sheet and Excel versions of the template also calculate the daily statistics per employee, in terms of:

• How many times individual employees have been scheduled to work per month
• How many times they were scheduled to work the First, Second, Third, or Split shift (if applicable)

Alternatively, you can print out the schedule and fill it out with a pen.

In case your employees work different split shifts, work overtime, or have specific instructions regarding their schedules, you can clarify this below each employee row.

Who is it for?

This template is perfect if you prefer to schedule workdays on a monthly basis, and/or pay your employees on a monthly basis.

️ Download the classic Monthly Work Schedule Template in Excel

️ Download the online, shareable Monthly Work Schedule Template in Google Sheets

️ Download the printable Monthly Work Schedule Template in PDF

Yearly Work Schedule Template

Bu ne hakkında?

The Yearly Work Schedule Template lets you schedule 5 employees over the course of one year (or several weeks or months).

Simply name your employees and associate each with a symbol (“x1”, “x2”, “x3”, “x4”, “x5”).

Write the appropriate symbol (eg “x1” for employee 1) next to the suitable date to schedule an employee.

Who is it for?

This template is perfect if your team operates on a rotating schedule, or you manage seasonal workers. It can also be a great choice if you prefer to view and plan the workweeks on a larger scale.

️ Download the classic Yearly Work Schedule Template in Excel

️ Download the online, shareable Yearly Work Schedule Template in Google Sheets

️ Download the printable Yearly Work Schedule Template in PDF

toparlamak

Scheduling employee time effectively should not be a challenge — if you implement the right scheduling system that involves:

• Understanding your team and the workload
• Having employees track their work time
• Making sure you schedule work fairly and in a timely manner
• Communicating everything
• Avoiding common scheduling errors
• Honoring work preferences and time off requests to the best of your ability
• Building shifts around the best employees
• Involving employees in the scheduling process

If you add a scheduling template to this equation, you will both speed up the entire scheduling process and ensure that tasks always go as planned.

In the end, no matter whether you work on a fixed, flexible, floating, or any other type of schedule, if you schedule properly, you'll improve:

• Business operations
• Time management
• Employee work-life balance
• Employee satisfaction
• Customer/client satisfaction

As a result, the employee turnover rate will start declining, while transparency will almost instantly become the norm.