Como fazer um horário de trabalho (+ modelos de horário de trabalho)

A pesquisa mostra que os gerentes gastam cerca de 3,14 horas por semana criando horários de trabalho, o que se traduz em cerca de 20% do tempo de um gerente no trabalho.

Mas três horas parece pouco tempo para uma tarefa tão importante.

E é verdade – a quantidade de tempo parece pouco – mas, para planejar e criar um cronograma de trabalho perfeito, você não precisa necessariamente ir além.

Mas por onde começar? Sua mente deve estar cheia de perguntas, especialmente se você é novo no gerenciamento de equipes. De Qual é o horário de trabalho perfeito a Posso agendar funcionários fora do horário de trabalho - as preocupações que você pode ter são naturais.

Ainda assim, não precisa ser assim. Analisaremos todas as perguntas que você possa ter sobre agendamento de funcionários , falaremos sobre diferentes tipos de horários de trabalho e todos os pontos que você precisa abordar antes de emitir um agendamento .

Como medida de segurança especial — para garantir que tudo saia conforme o planejado — preparamos 6 modelos de cronograma de trabalho gratuitos que você pode baixar e usar quantas vezes precisar.

Acesso rápido a modelos de cronograma de trabalho gratuitos para download:

• Modelo de formulário de disponibilidade de funcionários — Excel, Planilhas Google, PDF
• Modelo de cronograma de trabalho diário — Excel, Planilhas Google, PDF
• Modelo de cronograma de trabalho semanal — Excel, Planilhas Google, PDF
• Modelo de cronograma de trabalho quinzenal — Excel, Planilhas Google, PDF
• Modelo de cronograma de trabalho mensal — Excel, Planilhas Google, PDF
• Modelo de cronograma de trabalho anual — Excel, Planilhas Google, PDF

Uma rápida introdução aos horários de trabalho

Antes de nos aprofundarmos na questão de como agendar efetivamente o tempo dos funcionários, vejamos o básico dos horários de trabalho:

• O que são ,
• Por que eles são benéficos para um negócio e
• Que tipos de horários de trabalho você pode implementar .

O que é um horário de trabalho?

Um horário de trabalho (também conhecido como rota ou escala) é uma lista que contém informações de funcionários, como:

• Horas de trabalho
• Turnos
• Locais de trabalho
• Responsabilidades durante o período de tempo coberto pelo cronograma
• Outras informações de funcionários associadas

O processo de criação de um agendamento é conhecido como agendamento e geralmente é realizado por um gerente. Muitos tipos de negócios exigem horários, incluindo:

• Lojas de varejo
• Instalações de fabricação
• Restaurantes e cafeterias
• Centros de chamada
• Empresas com equipes de suporte ao cliente/usuário
• Empresas que contratam freelancers
• Empresas que empregam trabalhadores sazonais

Por que o agendamento de trabalho é importante?

Quando você pensa em horários de trabalho, é fácil pensar em dezenas de razões pelas quais eles são importantes logo de cara.

Mas há ainda mais na agenda de trabalho do que aparenta – então vamos direto aos benefícios que você pode colher se investir algum tempo na criação de uma agenda de funcionários.

A programação de trabalho garante uma operação eficiente

Quando os funcionários entendem suas horas de trabalho e suas responsabilidades, bem como a localização de seu trabalho (caso realizem trabalho de campo), estão em condições de maximizar sua produtividade.

O agendamento de trabalho ajuda a planejar o trabalho de acordo com a disponibilidade do funcionário

O planejamento de trabalho adequado deve consistir em estabelecer um cronograma de trabalho que exija mudanças mínimas ao longo do caminho.

Isso geralmente é alcançado quando o gerente leva em consideração a presença dos funcionários, suas horas de trabalho esperadas e solicitações de PTO.

A programação de trabalho erradica a ideia de favoritismo

Os horários de trabalho tornam os turnos transparentes, para que os membros da equipe possam ver os turnos/tarefas de todos e entender que ninguém está (espero) recebendo os melhores turnos/tarefas todas as vezes.

O agendamento de trabalho ajuda você a gerenciar melhor seu tempo e cumprir prazos

O gerenciamento adequado do tempo é importante para manter a alta produtividade — e os horários de trabalho ajudam você a organizar melhor sua carga de trabalho, tornando-o mais produtivo.

Quando todas as tarefas estão bem organizadas, nenhum dos funcionários fica enterrado sob pilhas de prazos. Em vez disso, eles os atendem de acordo com o plano e sempre mantêm a carga de trabalho sob controle.

A programação de trabalho ajuda os funcionários a encontrar um equilíbrio entre vida profissional e pessoal

Quando os funcionários estão cientes de quando estão programados para trabalhar, eles podem planejar e equilibrar suas obrigações de trabalho, mas também suas consultas médicas, recados pessoais e atividades familiares. Isso também ajuda a manter um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal e mantém os níveis de estresse dos membros de sua equipe mais baixos.

Agendamento de trabalho diminui a rotatividade de funcionários

Funcionários que têm baixos níveis de estresse e sentem que são tão apreciados quanto seus colegas são menos propensos a deixar seus empregos.

O agendamento de trabalho ajuda a aumentar a satisfação do cliente/cliente

Um cronograma bem pensado ajuda a manter o fluxo de trabalho funcionando como um relógio. Escusado será dizer que, quando tudo funciona bem, os clientes ou clientes obtêm a qualidade de serviço esperada.

Uma agenda organizada é especialmente benéfica se sua empresa exigir que você se comunique com os clientes por telefone, pois pode contribuir para reduzir o tempo médio de atendimento e aumentar a satisfação geral de seus clientes.

Quais são os tipos de horários de trabalho?

Embora os horários de trabalho tenham diferentes formas e tamanhos (especialmente agora que o trabalho remoto chegou para ficar), ainda podemos escolher 12 tipos principais de horários de trabalho :

1. Uma programação em tempo integral

Um horário de tempo integral faz com que os funcionários trabalhem entre 35 e 40 horas por semana. Geralmente está vinculado a cargos cuja quantidade e tipo de carga de trabalho exigem especialistas em tempo integral.

Muitos estados dos EUA exigem que os funcionários que trabalham em horário integral recebam benefícios de funcionários. A maioria desses funcionários trabalha o mesmo número de dias por semana e o mesmo número de horas por dia. No entanto, seu horário exato de trabalho pode ser fixo (por exemplo, 9h00 – 17h00) ou flexível (por exemplo, 8 horas por dia, sem ordem fixa).

Exemplo : Um designer interno programado para trabalhar 40 horas por semana, 8 horas por dia, de segunda a sexta-feira.

2. Um horário de meio período

Um horário de meio período faz com que os funcionários trabalhem menos do que o horário equivalente de período integral prescrito pela empresa (por exemplo, em empresas que contam 35 horas por semana como período integral, qualquer coisa menos conta como meio período). Geralmente está vinculado a cargos cujo tipo de carga de trabalho permite que vários funcionários de meio período o realizem, ou cuja quantidade não exija emprego em período integral.

Os funcionários com horários de meio período podem não obter benefícios de funcionários geralmente associados ao trabalho em período integral. Esses horários podem ser consistentes (por exemplo, 9h00 – 14h00 todos os dias úteis), ou não (por exemplo, 8h00 – 13h00 de segunda a quarta-feira + 13h00 – 18h00 aos sábados e domingos ).

Exemplo : Uma recepcionista de restaurante que trabalha 25 horas por semana no total, durante os horários de pico do dia.

3. Um cronograma fixo

Um horário fixo tem um horário com o mesmo número de dias e horas de trabalho por semana. Pode ser utilizado para qualquer tipo de negócio que exija que os funcionários trabalhem juntos ao mesmo tempo, ou que estejam ao serviço de clientes/clientes em horário fixo de funcionamento. Um horário fixo pode envolver trabalho a tempo inteiro ou a tempo parcial.

Exemplo : Uma equipe de especialistas de RH programados para trabalhar de segunda a sexta-feira, das 9h às 17h

4. Um horário flexível

Um horário flexível prescreve que um funcionário precisa trabalhar um número específico de horas por dia, como requisito mínimo (por exemplo, 6 horas). Mas, o horário real dependerá do horário de chegada do funcionário ao local de trabalho (por exemplo, o funcionário chega na segunda-feira às 8h e trabalha até as 14h. até às 15h).

Esses horários podem ser em tempo integral ou meio período. Pode ser utilizado para qualquer tipo de negócio que NÃO exija que os funcionários trabalhem juntos ao mesmo tempo, ou que estejam ao serviço de clientes/clientes em horário fixo de funcionamento.

Exemplo : Um especialista de suporte ao cliente está programado para trabalhar de segunda a sexta-feira durante 8 horas por dia, a partir do momento da chegada ao escritório.

5. Um cronograma flutuante

Um horário flutuante envolve uma parte fixa, principal (o empregado está à disposição do empregador) e uma parte variável, “flutuante” (o empregado pode escolher seus horários de início e término durante a jornada de trabalho).

Na prática, os horários flutuantes estão em uso há algum tempo. Mas, eles só receberam uma estrutura legal com a introdução da lei “Flexible and Workable” (FWW-act) – pelo menos na Bélgica.

Exemplo : Um técnico de manutenção está programado para substituir uma parte vital de uma máquina de sorvete a cada 20.000 galões de sorvete produzidos, o que acontece a cada duas semanas. Enquanto a manutenção da máquina de sorvete é uma tarefa fixa que ocorre a cada duas semanas, o técnico de manutenção realiza outros trabalhos nesse meio tempo.

6. Um cronograma baseado em turnos

Um cronograma baseado em turnos geralmente é implementado em empresas que operam por 10 ou mais horas por dia. Se uma empresa opera 24 horas por dia, 7 dias por semana, eles geralmente implementam uma abordagem de três turnos: os funcionários sempre trabalham ou se revezam no primeiro turno (turno da manhã), segundo turno (turno da tarde) e terceiro turno (turno da noite).

Exemplo : 3 frentistas que se revezam no trabalho em três turnos (7h às 15h; 15h às 23h; 23h às 7h) de segunda a quinta-feira.

7. Uma programação sazonal

Uma programação sazonal pode ser baseada em turnos, flexível, fixa, em tempo parcial ou em tempo integral, mas é limitada a uma estação ou período de tempo específico (por exemplo, a temporada de férias de inverno em novembro e dezembro).

Exemplo : Dois Papais Noéis programados para trabalhar em um shopping durante os meses de novembro e dezembro, em dois turnos (Turno 1: 8h00 – 14h00; Turno 2: 14h00 – 20h00).

8. Um cronograma de horas extras

Uma programação de horas extras envolve trabalhar por mais do que o padrão de 40 horas por semana. Dependendo do dia ou da duração das horas extras, mas também do estado dos EUA onde o trabalhador está empregado, as horas extras são pagas 1,5. ou o dobro das taxas de funcionários regulares — isso se aplica apenas a funcionários que não estão isentos do Fair Labor Standards Act (FLSA).

Exemplo : Um garçom programado para trabalhar 45 horas em uma semana — as 5 horas extras programadas são consideradas horas extras.

9. Um cronograma comprimido

Um cronograma comprimido envolve trabalhar as tradicionais 35-40 horas por semana, mas em menos dias.

Exemplo : Um lavador de janelas programado para trabalhar 40 horas por semana, 10 horas por dia (7:00 – 17:00) de segunda a quinta-feira.

10. Um cronograma rotativo

Um horário rotativo geralmente está vinculado ao trabalho baseado em turnos. Os funcionários recebem turnos com base em um padrão predefinido, geralmente semanal ou diariamente.

Exemplo : Um médico que trabalha no pronto-socorro está programado para trabalhar em turnos diurnos de 12 horas às segundas e sábados e turnos noturnos de 12 horas às terças e domingos. Quartas, quintas e sextas-feiras estão de folga.

11. Um cronograma dividido

Um cronograma dividido envolve analisar uma introdução de um dia de trabalho em três pontos distintos:

• Trabalhar por algumas horas de uma só vez
• Tendo várias horas de folga
• Trabalhando por mais um conjunto de horas após o “pausa”

Exemplo : Um taxista programado para trabalhar das 5h00 às 21h00, faz uma pausa das 9h00 às 14h00 e depois volta a trabalhar das 14h00 às 21h00.

12. Um cronograma de plantão

Uma programação de plantão envolve a disponibilidade dos funcionários em horários específicos do dia, ou dias em geral, quando podem ou não ser chamados para trabalhar.

Exemplo : Um bombeiro programado para trabalhar de plantão precisa estar a 5 minutos das proximidades do quartel durante os dias programados.

Qual a melhor forma de criar horários de trabalho?

Para agendar efetivamente o tempo dos funcionários, você precisará:

1. Reserve um tempo para entender sua equipe.
2. Reserve um tempo para analisar a carga de trabalho.
3. Acompanhe os horários de entrada e saída dos funcionários.
4. Siga um conjunto de regras para agendar os funcionários de forma justa.
5. Estabeleça um sistema de comunicação eficiente da equipe.
6. Publique o horário de trabalho com pelo menos 7 dias de antecedência.
7. Evite erros comuns de agendamento.
8. Honre as preferências de trabalho e os pedidos de folga o máximo que puder.
9. Agende pelo menos um funcionário de alto nível por turno.
10. Envolva os funcionários no processo de agendamento.
11. Use modelos de cronograma de trabalho para acelerar o processo de agendamento.

Vejamos cada ponto em detalhes.

#1: Reserve um tempo para entender sua equipe

Você pode pensar que ter pessoas suficientes durante um turno é suficiente para o sucesso. Mas você também precisará garantir que eles sejam as pessoas certas para o tipo de tarefa, quantidade de carga de trabalho, hora do dia ou tipo de cliente.

Portanto, o primeiro passo real para criar cronogramas de trabalho eficientes é conhecer sua equipe. Faça uma lista que inclua:

• Habilidades relevantes
• Qualidades pessoais como perseverança, eficiência ou confiabilidade
• Certificações, educação relevante, experiência
• Seu status de emprego (Eles são em período integral ou meio período?)
• Tipo de personalidade (Eles são introvertidos ou extrovertidos?)
• Hábitos de trabalho, especialmente se você tem horários flexíveis, e alguns funcionários têm o hábito de chegar mais cedo do que outros

Com essa lista, você poderá escolher os companheiros de equipe ideais para cada turno/tarefa.

Exemplo : Tarefa do desenvolvedor full-stack extrovertido, que tende a chegar mais tarde e terminar o trabalho mais tarde, com a ligação diária das 17h com um cliente que está apenas começando seu dia de trabalho devido à diferença de fuso horário.

#2: Reserve um tempo para analisar a carga de trabalho

Agora que você entende as habilidades, qualidades e características de cada membro de sua equipe, é hora de analisar a carga de trabalho e os recursos que você tem para lidar com isso.

Uma opção é fazer um gráfico de dias de trabalho e horas que sua equipe tem à disposição. Portanto, se você operar em um horário flexível baseado em 8 horas de segunda a sexta-feira, os membros de sua equipe terão 40 horas cada para realizar seu trabalho.

Então, você pode identificar as horas ocupadas ou as tarefas mais importantes que precisam ser feitas e agendar seus especialistas mais necessários de acordo.

Como alternativa, você sempre pode ficar por dentro da disponibilidade e do compartilhamento de trabalho de todos, usando o recurso de agendamento de projetos e equipes do Clockify.

Você pode dar uma olhada em projetos separados e ver quem está ativamente envolvido neles, ou verificar os membros individuais da equipe e descobrir rapidamente quem está sobrecarregado, quem está trabalhando acima da capacidade e quem está disponível.

#3: Acompanhe os horários de entrada e saída dos funcionários

O registro do tempo do funcionário não apenas ajuda a rastrear as horas extras (se sua empresa autorizou horas extras), mas também fornece aos funcionários um registro claro das horas trabalhadas.

Antes de configurar seus horários de trabalho, você precisará instruir seus funcionários sobre como rastrear seus horários de entrada e saída. Para isso, você pode usar um aplicativo de relógio de ponto do funcionário, como o Clockify.

Clockify ajuda você a definir seus projetos e tarefas e atribuir tarefas aos membros da equipe. Depois que todas as tarefas são distribuídas, os membros da equipe podem acompanhar seu progresso de duas maneiras:

1. Acompanhando o tempo no modo de cronômetro — basta que todos iniciem/parem o cronômetro quando começarem a trabalhar/terminarem o trabalho em uma tarefa atribuída/no turno de hoje.

2. Registrando o tempo após o trabalho manualmente, também de 2 maneiras distintas:

No modo manual, basta que todos adicionem manualmente a duração de cada tarefa/turno atribuído.

Em um quadro de horários - basta que todos adicionem a duração do turno para cada dia em um cartão de ponto semanal.

Todo o tempo inserido pode ser visualizado posteriormente em relatórios visuais e semanais que podem ajudá-lo a criar agendas ainda melhores no futuro.

Se seus funcionários registrarem horas faturáveis, você também poderá usar os dados do Clockify para folha de pagamento, pois o rastreador calculará automaticamente quanto você precisa pagar aos funcionários com base no tempo rastreado.

#4: Siga um conjunto de regras para agendar funcionários de forma justa

Embora ainda haja muito a ser feito para garantir que os funcionários possam manter um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal, as Leis de Agendamento Preditivo são um passo adiante na proteção dos funcionários contra o excesso de trabalho.

Essas leis exigem que certas práticas de agendamento sejam seguidas, como um aviso prévio do horário de trabalho.

Caso o funcionário não tenha sido notificado em tempo hábil sobre sua próxima programação, ele recebe um pagamento de previsibilidade garantido.

Apesar de apenas um punhado de cidades norte-americanas que atualmente os adotam (por exemplo, Chicago, Emeryville, Filadélfia, Nova York, São Francisco e Seattle) e apenas alguns setores (por exemplo, serviços de alimentação, varejo e hospitalidade), as 10 regras de agendamento prescritas por esses leis podem ser um ótimo complemento para qualquer prática de agendamento:

Regra nº 1 – Forneça “Estimativas de boa fé” para os horários de todas as novas contratações.

Regra nº 2 — Faça com que os funcionários indiquem suas preferências de horário/dia de trabalho e localização.

Regra nº 3 – Notifique os funcionários com antecedência sobre seus horários de trabalho.

Regra nº 4 – Ofereça horas adicionais aos funcionários existentes antes de contratar alguém novo.

Regra nº 5 — Notifique os funcionários sobre as mudanças no horário de trabalho.

Regra nº 6 – Ofereça pagamento premium para mudanças de horário que você teve que fazer sem aviso prévio.

Regra nº 7 — Providencie um período de descanso entre dois turnos de trabalho, a menos que o referido funcionário concorde em trabalhar durante esse período.

Regra nº 8 — Guarde os registros dos horários anteriores, para referência futura.

Regra nº 9 — Tenha uma lista de direitos relacionados a horários afixada no local de trabalho e/ou facilmente acessível online.

Regra nº 10 — Não retalie o funcionário por tentar fazer valer os direitos do funcionário relacionados ao horário.

#5: Estabeleça um sistema eficiente de comunicação da equipe

Uma das chaves para a produtividade da equipe e o gerenciamento adequado do tempo dos funcionários é garantir que a equipe se sinta conectada e bem informada sobre os desenvolvimentos, atualizações ou alterações recentes no fluxo de trabalho ou na carga de trabalho esperados.

Portanto, certifique-se de sempre comunicar quaisquer alterações relacionadas aos horários de trabalho e dê a todos a chance de entrar em contato com você com suas próprias perguntas e solicitações.

Para estabelecer um sistema de comunicação eficiente, não se esqueça de:

• Notifique os funcionários assim que terminar e publicar o horário de trabalho mais recente.
• Informe a todos sobre atualizações de última hora ou obrigações adicionais inesperadas.
• Afirme claramente que sua equipe precisa informá-lo sempre que trocar de turno ou assumir tarefas adicionais, pois essas alterações podem influenciar no agendamento.

Claro que, para gerenciar toda essa comunicação, você precisará estabelecer um sistema de comunicação bem organizado, que pode envolver:

• Mensagens de texto
• Telefonemas
• E-mails
• Aplicativos de bate-papo
• Videoconferências online

Se você estiver usando o Clockify para agendamento, poderá notificar facilmente seus colegas de equipe sempre que houver uma tarefa futura para eles, para que nada passe despercebido.

Ao criar uma tarefa, você escolhe o intervalo de tempo exato para essa tarefa específica e o número de horas por dia que os membros da sua equipe precisam dedicar à tarefa.

#6: Publique o horário de trabalho com pelo menos 7 dias de antecedência

De acordo com as Leis de Agendamento Preditivo, os empregadores devem divulgar novos horários de trabalho entre 7 e 14 dias antes do primeiro turno programado. No entanto, como discutimos anteriormente, essas leis são promulgadas principalmente em certas cidades porque se enquadram na categoria de leis locais.

As leis trabalhistas federais, como o Fair Labor Standards Act, permitem que os empregadores alterem os horários sem aviso prévio.

Ainda assim, quando você informa os membros de sua equipe sobre suas agendas com dias de antecedência, você deixa tempo suficiente para o caso de alguém:

• Precisa agendar (ou reprogramar) compromissos pessoais para acomodar o novo horário de trabalho.
• Quer encontrar um substituto ou trocar de turno (você pode deixar os funcionários trocarem de turno ou ter um sistema para substitutos).
• Quer falar com você sobre os dias ou horários em que eles trabalham (talvez você esteja sempre agendando o funcionário X em horários e dias que nunca funcionam para eles).

#7: Evite erros comuns de agendamento

Ao agendar, certifique-se de não:

1. Funcionários de horário duplo que têm responsabilidades duplas, mas nos mesmos turnos

Exemplo : Uma pessoa que trabalha tanto como recepcionista de hotel quanto como busser acidentalmente sendo agendada duplamente.

2. Agendar funcionários para o cargo que não foram treinados para preencher

Exemplo : Um Chef de Despensa em um restaurante de luxo sendo escalado para desempenhar as funções de Chef de Assado.

3. Agendar abaixo ou acima do horário de seus funcionários, em termos de horas de trabalho

Exemplo : Um funcionário de meio período sendo agendado com muitos turnos ou um funcionário de período integral sendo agendado com poucos turnos.

4. Agendar abaixo ou acima de seus funcionários, em termos da carga de trabalho esperada

Exemplo : Perceber que um bar de coquetéis está com falta de funcionários durante o happy hour.

#8: Honre as preferências de trabalho e os pedidos de folga o máximo que puder

Alta satisfação dos funcionários significa maior produtividade. E, a melhor maneira de obter alta satisfação dos funcionários é fazer com que eles saibam que estão sendo ouvidos pela gerência.

Portanto, se certos funcionários preferem trabalhar em determinadas horas ou dias, acomode-os se puder.

Ou, quando um funcionário pedir folga, tente concordar com o pedido sempre que possível.

Além disso, você deve sempre implementar um sistema claro para os funcionários que solicitam horários e folgas preferenciais. Dessa forma, você tornará as aprovações/rejeições de solicitações transparentes, deixando claro que não há favoritismo.

Se você e sua equipe estiverem usando o Clockify para rastrear horas de trabalho e planejar tarefas com antecedência, você poderá definir uma política de folga e aprovar as solicitações de folga de sua equipe no local.

O uso do Clockify como um rastreador de folgas e férias também fornece informações precisas sobre a disponibilidade de todos e as próximas licenças, para que você possa agendar seu horário de trabalho de acordo.

#9: Agende pelo menos um funcionário de alto nível por turno

Se sua empresa opera em turnos, certifique-se de que cada turno tenha pelo menos um de seus principais participantes em termos de habilidades, conhecimentos, experiência e qualidades pessoais relevantes dos funcionários. Isso melhorará amplamente a qualidade da mudança, mas também a experiência do cliente. Além disso, os funcionários menos experientes (especialmente os recém-contratados) terão alguém para se espelhar em termos de padrões de trabalho ou procurar apoio quando necessário.

Ter um de seus melhores funcionários é especialmente relevante durante os horários de pico, quando você deseja que alguém confiável no local “puxe” a carga de trabalho e inspire outros colegas de equipe a acompanhar o ritmo.

Exemplo : Agendar um especialista confiável em serviços de alimentação para operar a caixa registradora, atender clientes e estocar suprimentos durante a hora do almoço no distrito comercial de uma cidade.

#10: Envolva os funcionários no processo de agendamento

Você provavelmente não quer perder tempo com atualizações constantes do horário de trabalho porque seus funcionários estão sempre pedindo trocas de turno ou extensões de prazo.

Para minimizar isso, você pode tentar envolver os funcionários no processo de criação de horários de trabalho tanto quanto achar adequado.

1. Peça para alguém ajudá-lo no agendamento

Os colegas são mais propensos a entender o que seus colegas de trabalho pensam sobre seus horários, portanto, ter alguém de “dentro” para ajudá-lo diretamente com os horários é o ideal. Dessa forma, você descobrirá se os membros de sua equipe:

• Estão satisfeitos com seus tempos designados
• Quer mais ou menos tempo programado por semana
• Prefira outros dias ou horários para seus horários

2. Faça com que a equipe preencha os gráficos de disponibilidade

Com um gráfico de disponibilidade, tudo o que os funcionários precisam fazer é marcar os dias em que estão disponíveis para trabalhar durante uma determinada semana. Mais tarde, você usará esses dados para criar cronogramas de trabalho viáveis.

Exemplo : Você agenda alguém para o primeiro turno, mas essa pessoa não está disponível para trabalhar durante esse período. Você olha para o gráfico de disponibilidade e encontra o próximo funcionário adequado que marcou sua disponibilidade durante o tempo necessário. Você pode até descobrir que teria um backup para seu backup se um número maior de funcionários estiver disponível.

3. Ao agendar fora dos horários disponíveis, consulte primeiro

Às vezes, apesar de todos os esforços que a equipe fez com o gráfico de disponibilidade, você ainda precisará agendar alguém fora do horário de disponibilidade.

Exemplo : Talvez haja uma grande festa sendo realizada em seu restaurante e você precisará de todas as mãos no convés. Ou, talvez, haja um bug inesperado em seu aplicativo e você precise chamar seu engenheiro full-stack para ajudá-lo nas férias.

Emergências acontecem, mas é importante como você as aborda. Se possível, tente sempre encontrar a pessoa que seria menos incomodada por trabalhar fora do seu horário ideal de disponibilidade.

Exemplo : Se você tiver que escolher entre duas opções, sempre vá para a pessoa que não está disponível por causa de sua consulta no spa, em vez de ligar para um membro da equipe que está no hospital preocupado com seu familiar.

De qualquer forma, é sempre melhor ligar para a pessoa em questão, explicar a situação e ser cortês com o pedido. Um funcionário confiável e consciencioso atenderá sua solicitação se for possível e apreciará ter uma palavra a dizer sobre isso.

Ainda assim, tente ser compreensivo se um funcionário realmente não puder concordar com sua solicitação, por exemplo, ele tem uma consulta médica.

#11: Use modelos de cronograma de trabalho para acelerar o processo de agendamento

Os 10 pontos anteriores foram projetados para ajudá-lo a agendar efetivamente o tempo dos funcionários, mas os modelos de agendamento ajudarão você a tornar o processo de agendamento mais rápido e preciso. Aqui estão 6 modelos de cronograma de trabalho que você pode usar agora, gratuitamente:

• Modelo de Formulário de Disponibilidade do Funcionário
• Modelo de Cronograma de Trabalho Diário
• Modelo de Cronograma de Trabalho Semanal
• Modelo de cronograma de trabalho quinzenal
• Modelo de Cronograma de Trabalho Mensal
• Modelo de Cronograma de Trabalho Anual

Modelo de Formulário de Disponibilidade do Funcionário

É sobre o que?

O modelo de formulário de disponibilidade do funcionário oferece à sua equipe a opção de compartilhar suas horas disponíveis com você, para que você possa agendar o horário de trabalho de acordo.

Os funcionários devem marcar o horário em que podem vir ao trabalho e/ou estar de plantão com marcas de seleção (Planilhas Google) ou “X” (Excel).

Alternativamente, você pode imprimir os formulários e fazer com que os funcionários os preencham com uma caneta.

Mais tarde, você pode usar esses formulários de disponibilidade de funcionários individuais para criar programações viáveis.

para quem é isso?

Este formulário de agendamento é perfeito para qualquer tipo de negócio que gire em torno de agendamento.

️ Baixe o modelo clássico de formulário de disponibilidade de funcionários no Excel

️ Faça o download do modelo de formulário de disponibilidade de funcionários on-line e compartilhável no Planilhas Google

️ Faça o download do modelo de formulário de disponibilidade do funcionário para impressão em PDF

Modelo de Cronograma de Trabalho Diário

É sobre o que?

O modelo de cronograma de trabalho diário permite agendar horas de trabalho e tarefas para cada dia de trabalho.

Basta inserir o nome do funcionário, seu departamento, a data e adicionar uma marca de seleção (Planilhas Google) ou um “X” (Excel) ao lado de cada hora programada para o trabalho.

Alternativamente, você pode imprimir o cronograma e preenchê-lo com uma caneta.

para quem é isso?

Este modelo é perfeito se você preferir agendar horas de trabalho e tarefas diariamente.

Caso você precise se manter em conformidade com a regra de agendar o trabalho com pelo menos 7 dias de antecedência, você pode combinar esse agendamento mais detalhado e orientado a tarefas com agendamentos que cobrem um período de tempo maior.

️ Baixe o modelo clássico de horário de trabalho diário no Excel

️ Faça o download do modelo de cronograma de trabalho diário compartilhável on-line no Planilhas Google

️ Faça o download do modelo de cronograma de trabalho diário para impressão em PDF

Modelo de Cronograma de Trabalho Semanal

É sobre o que?

O modelo de cronograma de trabalho semanal permite agendar os dias de trabalho e os turnos dos funcionários semanalmente.

Basta adicionar os nomes dos funcionários e um “X” ou uma marca de seleção em cada dia programado para o trabalho.

As versões Google Sheet e Excel do modelo também calculam as estatísticas diárias por funcionário, em termos de:

• Quantas vezes os funcionários individuais foram programados para trabalhar por semana
• Quantas vezes eles foram programados para trabalhar no primeiro, segundo, terceiro ou turno dividido (se aplicável)

Alternativamente, você pode imprimir o cronograma e preenchê-lo com uma caneta.

Caso seus funcionários trabalhem em turnos divididos diferentes, façam horas extras ou tenham solicitações específicas sobre seus horários, você pode esclarecer isso abaixo de cada linha de funcionário.

para quem é isso?

Este modelo é perfeito se você preferir agendar dias de trabalho semanalmente e/ou pagar seus funcionários semanalmente.

️ Baixe o modelo clássico de horário de trabalho semanal no Excel

️ Faça o download do modelo de cronograma de trabalho semanal compartilhável on-line no Planilhas Google

️ Baixe o modelo de cronograma de trabalho semanal para impressão em PDF

Modelo de cronograma de trabalho quinzenal

É sobre o que?

O modelo de cronograma de trabalho quinzenal oferece a opção de agendar os dias de trabalho e os turnos dos funcionários quinzenalmente.

Basta adicionar os nomes dos funcionários e adicionar um “X” ou uma marca de seleção a cada dia programado para o trabalho.

As versões Google Sheet e Excel do modelo também calculam as estatísticas diárias por funcionário, em termos de:

• Quantas vezes os funcionários individuais foram programados para trabalhar por duas semanas
• Quantas vezes eles foram programados para trabalhar no primeiro, segundo, terceiro ou turno dividido (se aplicável)

Alternativamente, você pode imprimir o cronograma e preenchê-lo com uma caneta.

Caso seus funcionários trabalhem em turnos fracionados diferentes, façam horas extras ou tenham solicitações específicas sobre seus horários, você pode esclarecer isso abaixo de cada linha de funcionário.

para quem é isso?

Este modelo é perfeito se você preferir agendar dias úteis quinzenalmente e/ou pagar seus funcionários quinzenalmente.

️ Baixe o modelo clássico de horário de trabalho quinzenal no Excel

️ Faça o download do modelo de cronograma de trabalho quinzenal on-line e compartilhável no Planilhas Google

️ Faça o download do modelo de cronograma de trabalho quinzenal imprimível em PDF

Modelo de Cronograma de Trabalho Mensal

É sobre o que?

O modelo de cronograma de trabalho mensal permite agendar os dias de trabalho e os turnos dos funcionários para cada data mensalmente.

Simply add the employee names, and an “X” or a checkmark under each date they are scheduled to work.

The Google Sheet and Excel versions of the template also calculate the daily statistics per employee, in terms of:

• How many times individual employees have been scheduled to work per month
• How many times they were scheduled to work the First, Second, Third, or Split shift (if applicable)

Alternatively, you can print out the schedule and fill it out with a pen.

In case your employees work different split shifts, work overtime, or have specific instructions regarding their schedules, you can clarify this below each employee row.

Who is it for?

This template is perfect if you prefer to schedule workdays on a monthly basis, and/or pay your employees on a monthly basis.

️ Download the classic Monthly Work Schedule Template in Excel

️ Download the online, shareable Monthly Work Schedule Template in Google Sheets

️ Download the printable Monthly Work Schedule Template in PDF

Yearly Work Schedule Template

É sobre o que?

The Yearly Work Schedule Template lets you schedule 5 employees over the course of one year (or several weeks or months).

Simply name your employees and associate each with a symbol (“x1”, “x2”, “x3”, “x4”, “x5”).

Write the appropriate symbol (eg “x1” for employee 1) next to the suitable date to schedule an employee.

Who is it for?

This template is perfect if your team operates on a rotating schedule, or you manage seasonal workers. It can also be a great choice if you prefer to view and plan the workweeks on a larger scale.

️ Download the classic Yearly Work Schedule Template in Excel

️ Download the online, shareable Yearly Work Schedule Template in Google Sheets

️ Download the printable Yearly Work Schedule Template in PDF

Empacotando

Scheduling employee time effectively should not be a challenge — if you implement the right scheduling system that involves:

• Understanding your team and the workload
• Having employees track their work time
• Making sure you schedule work fairly and in a timely manner
• Communicating everything
• Avoiding common scheduling errors
• Honoring work preferences and time off requests to the best of your ability
• Building shifts around the best employees
• Involving employees in the scheduling process

If you add a scheduling template to this equation, you will both speed up the entire scheduling process and ensure that tasks always go as planned.

In the end, no matter whether you work on a fixed, flexible, floating, or any other type of schedule, if you schedule properly, you'll improve:

• Operações de negócio
• Gerenciamento de tempo
• Employee work-life balance
• Employee satisfaction
• Customer/client satisfaction

As a result, the employee turnover rate will start declining, while transparency will almost instantly become the norm.