作業スケジュールの作成方法（+作業スケジュールテンプレート）

調査によると、マネージャーは1週間に約3.14時間かけて作業スケジュールを作成しています。これは、マネージャーの勤務時間の約20％に相当します。

しかし、3時間は、このような重要なタスクには少しの時間のように思えます。

そして、それは真実です—時間はほとんどないように見えます—しかし、完璧な作業スケジュールを計画および作成するために、必ずしもそれ以上のことをする必要はありません。

しかし、どこから始めればよいのでしょうか。 特にチーム管理に不慣れな場合は、頭の中で質問に満ちている必要があります。 完璧な勤務スケジュールとは何かから、勤務時間外に従業員をスケジュールすることはできますか。あなたが抱える懸念は当然のことです。

それでも、そのようにする必要はありません。 従業員のスケジュールについての質問をすべて確認し、さまざまな種類の作業スケジュールと、スケジュールを発行する前にカバーする必要のあるすべてのポイントについて説明します。

特別な安全対策として、すべてが計画どおりに進むようにするために、ダウンロードして必要な回数だけ使用できる6つの無料の作業スケジュールテンプレートを用意しました。

無料でダウンロード可能な作業スケジュールテンプレートへのクイックアクセス：

• 従業員の可用性フォームテンプレート— Excel、Googleスプレッドシート、PDF
• 毎日の作業スケジュールテンプレート— Excel、Googleスプレッドシート、PDF
• 毎週の作業スケジュールテンプレート— Excel、Googleスプレッドシート、PDF
• 隔週の作業スケジュールテンプレート— Excel、Googleスプレッドシート、PDF
• 月次作業スケジュールテンプレート— Excel、Googleスプレッドシート、PDF
• 年間作業スケジュールテンプレート— Excel、Googleスプレッドシート、PDF

作業スケジュールの簡単な紹介

従業員の時間を効果的にスケジュールする方法について説明する前に、作業スケジュールの基本を見てみましょう。

• 彼らは何ですか、
• なぜそれらがビジネスに有益であるのか、そして
• 実装できる作業スケジュールの種類。

仕事のスケジュールは？

勤務スケジュール（ロータまたは名簿とも呼ばれます）は、次のような従業員情報を含むリストです。

• 労働時間
• シフト
• 作業場所
• スケジュールの対象期間中の責任
• その他の関連する従業員情報

スケジュールを作成するプロセスはスケジューリングと呼ばれ、通常はマネージャーによって実行されます。 多くの種類のビジネスには、次のようなスケジュールが必要です。

• 小売店
• 製造施設
• レストランやコーヒーショップ
• コールセンター
• カスタマー/ユーザーサポートチームとのビジネス
• フリーランサーを雇用している企業
• 季節労働者を雇用する企業

作業スケジュールが重要なのはなぜですか？

仕事のスケジュールを考えるとき、頭のてっぺんからそれらが重要である理由を簡単に思いつくことができます。

しかし、作業スケジュールには目に見える以上のものがあります。そのため、従業員のスケジュールの作成に時間を費やすと得られるメリットをすぐに確認しましょう。

作業スケジューリングにより、効率的な運用が保証されます

従業員が自分の労働時間と責任、および自分の仕事の場所（フィールドワークを行う場合）を理解すると、生産性を最大化できるようになります。

作業スケジュールは、従業員の空き状況に応じて作業を計画するのに役立ちます

適切な作業計画は、途中で最小限の変更を必要とする作業スケジュールを確立することに関するものでなければなりません。

これは通常、マネージャーが従業員の出席、予想される労働時間、およびPTOの要求を考慮した場合に達成されます。

仕事のスケジューリングは、差別の考えを根絶します

作業スケジュールによってシフトが透過的になるため、チームメンバーは全員のシフト/タスクを確認でき、（願わくば）毎回最高のシフト/タスクを取得している人がいないことを理解できます。

作業スケジュールは、時間をより適切に管理し、期限を守るのに役立ちます

適切な時間管理は、高い生産性を維持するために重要です。また、作業スケジュールは、ワークロードをより適切に整理するのに役立ち、生産性を向上させます。

すべてのタスクが適切に整理されている場合、締め切りの山に埋もれている従業員はいません。 代わりに、彼らは計画に従ってそれらを満たし、常にワークロードを制御し続けます。

作業スケジュールは、従業員がワークライフバランスをとるのに役立ちます

従業員は、いつ仕事が予定されているかを知っていると、仕事の義務だけでなく、医師の予約、個人的な用事、家族の活動についても計画し、バランスを取ることができます。 これはまた、健康的なワークライフバランスを維持するのに役立ち、チームメンバーのストレスレベルを低く保ちます。

作業スケジュールにより、従業員の離職率が減少します

ストレスレベルが低く、同僚と同じように感謝されていると感じている従業員は、仕事を辞める可能性が低くなります。

作業スケジュールは、顧客/クライアントの満足度を高めるのに役立ちます

よく考えられたスケジュールは、ワークフローを時計仕掛けのように実行し続けるのに役立ちます。 言うまでもなく、すべてがスムーズに機能する場合、顧客またはクライアントは期待されるサービス品質を得ることができます。

整理されたスケジュールは、電話で顧客とコミュニケーションをとる必要がある場合に特に役立ちます。これは、平均処理時間を短縮し、顧客の全体的な満足度を高めるのに役立つためです。

作業スケジュールの種類は何ですか？

作業スケジュールにはさまざまな形やサイズがありますが（特にリモートワークが残っているため）、 12の主要なタイプの作業スケジュールを選択できます。

1.フルタイムのスケジュール

フルタイムのスケジュールでは、従業員は週に35〜40時間働きます。 これは通常、フルタイムのスペシャリストを必要とするワークロードの量とタイプの職務に関連付けられています。

多くの米国の州は、フルタイムのスケジュールで働く従業員が従業員の福利厚生を受け取ることを義務付けています。 そのような従業員のほとんどは、1週間に同じ日数、1日に同じ時間数で働いています。 ただし、正確な勤務時間は固定（例：午前9時から午後5時）または柔軟（例：1日8時間、順序は決まっていない）の場合があります。

例：月曜日から金曜日まで、週40時間、1日8時間働く予定の社内デザイナー。

2.パートタイムのスケジュール

パートタイムのスケジュールでは、従業員は会社が規定するフルタイムの同等のスケジュールよりも少なく働きます（たとえば、週に35時間をフルタイムとしてカウントする会社では、それより少ない時間はパートタイムとしてカウントされます）。 それは通常、そのタイプのワークロードが複数のパートタイムの従業員がそれを実行することを可能にする、またはその量がフルタイムの雇用を必要としない職位に結びついています。

パートタイムのスケジュールを持つ従業員は、通常フルタイムの仕事に関連する従業員の福利厚生を受け取れない場合があります。 このようなスケジュールは一貫している場合もあれば（たとえば、毎日9:00 – 2:00 pm）、そうでない場合もあります（たとえば、月曜日から水曜日の8:00 am – 1:00 pm+土曜日と日曜日の1:00pm – 6:00 pm ）。

例：1日の忙しい時間帯に、週に合計25時間働くレストランのホステス。

3.決まったスケジュール

固定スケジュールには、週あたりの稼働日数と時間数が同じである時刻表があります。 従業員が同時に作業する必要がある、または固定された営業時間中に顧客/クライアントにサービスを提供する必要があるあらゆるタイプのビジネスに使用できます。 固定スケジュールには、フルタイムまたはパートタイムの仕事が含まれる場合があります。

例：月曜日から金曜日の午前9時から午後5時まで働く予定のHRスペシャリストのチーム

4.柔軟なスケジュール

柔軟なスケジュールでは、従業員は最小要件として1日あたり特定の時間数（たとえば6時間）働く必要があると規定されています。 ただし、実際の時間は、従業員の職場到着時間によって異なります（たとえば、従業員は月曜日の午前8時に到着し、午後2時まで勤務します。ただし、火曜日の午前9時に到着して勤務します。午後3時まで）。

このようなスケジュールは、フルタイムまたはパートタイムの場合があります。 従業員が同時に一緒に働くことを必要としない、または固定された営業時間中に顧客/クライアントにサービスを提供することを必要としないあらゆるタイプのビジネスに使用できます。

例：カスタマーサポートスペシャリストは、月曜日から金曜日まで、オフィスに到着した瞬間から1日8時間勤務するようにスケジュールされています。

5.フローティングスケジュール

変動スケジュールには、固定の主要部分（従業員が雇用主の自由に使える）と可変の「変動」部分（従業員は就業時間中に開始時刻と終了時刻を選択できます）が含まれます。

実際には、フローティングスケジュールはしばらくの間使用されてきました。 しかし、少なくともベルギーでは、「柔軟で実行可能な」法（FWW法）が導入されただけで、法的枠組みが与えられました。

例：メンテナンス技術者は、2週間ごとに発生する20,000ガロンのアイスクリームが作成されるたびに、アイスクリームマシンの重要な部分を交換するようにスケジュールされています。 アイスクリームマシンのメンテナンスは2週間ごとに行われる固定の割り当てですが、メンテナンス技術者はその間に他の作業を実行します。

6.シフトベースのスケジュール

シフトベースのスケジュールは通常、1日10時間以上営業している企業で実施されます。 ビジネスが24時間年中無休で運営されている場合、通常は3シフトのアプローチを実装します。従業員は常に1シフト（朝のシフト）、2シフト（午後のシフト）、3シフト（夜のシフト）で働くか交代で働きます。

例：月曜日から木曜日まで、3つのシフト（午前7時から午後3時、午後3時から午後11時、午後11時から午前7時）で交代で働く3人のガソリンスタンドの係員。

7.季節のスケジュール

季節スケジュールは、シフトベース、フレキシブル、固定、パートタイム、またはフルタイムの場合がありますが、特定の季節または期間（たとえば、11月と12月の冬休みシーズン）に制限されます。

例：11月から12月にかけて2つのシフトでショッピングモールで働く予定の2つのサンタクロース（シフト1：8:00 am – 2:00 pm;シフト2：2:00 pm – 8:00 pm）。

8.残業スケジュール

残業スケジュールには、週に標準の40時間を超える労働が含まれます。 時間外労働の日または長さだけでなく、労働者が雇用されている米国の州にも応じて、時間外労働は1.5のいずれかで支払われます。 または通常の従業員料金の2倍—これは公正労働基準法（FLSA）を免除されていない従業員にのみ適用されます。

例：1週間で45時間働くようにスケジュールされたウェイター—スケジュールされた5時間の余分な時間は残業と見なされます。

9.圧縮されたスケジュール

圧縮されたスケジュールでは、従来の週35〜40時間の作業が含まれますが、日数は少なくなります。

例：月曜日から木曜日まで、週40時間、1日10時間（午前7:00 –午後5:00）稼働するようにスケジュールされたウィンドウウォッシャー。

10.ローテーションスケジュール

ローテーションスケジュールは通常、シフトベースの作業に関連付けられています。 従業員には、事前定義されたパターンに基づいて、通常は毎週または毎日、シフトが割り当てられます。

例：ERで働く医師は、月曜日と土曜日に12時間の日勤、火曜日と日曜日に12時間の夜勤を行うようにスケジュールされています。 水曜日、木曜日、金曜日は休みです。

11.分割スケジュール

分割スケジュールには、就業日のイントロを3つの異なるポイントで解析することが含まれます。

• 一度に数時間働く
• 数時間休む
• 「休憩」後、さらに数時間働きます

例：午前5時から午後9時まで働く予定のタクシー運転手は、午前9時から午後2時まで休憩し、午後2時から午後9時まで再び働き始めます。

12.オンコールスケジュール

オンコールスケジュールには、従業員が特定の時間帯、または一般的には、仕事に呼ばれる場合とされない場合がある時間帯に対応可能であることが含まれます。

例：オンコールで作業するようにスケジュールされた消防士は、スケジュールされた日の間に消防署から5分の近くにいる必要があります。

作業スケジュールを作成するのに最適な方法は？

従業員の時間を効果的にスケジュールするには、次のことを行う必要があります。

1. あなたのチームを理解する時間を作ってください。
2. ワークロードを分析する時間を作ってください。
3. 従業員の出勤時刻と出勤時刻を追跡します。
4. 一連のルールに従って、従業員を公平にスケジュールします。
5. 効率的なチームコミュニケーションシステムを確立します。
6. 少なくとも7日前までに作業スケジュールを投稿してください。
7. 一般的なスケジューリングエラーを回避します。
8. 仕事の好みや休暇の要求をできる限り尊重します。
9. シフトごとに少なくとも1人の一流の従業員をスケジュールします。
10. スケジューリングプロセスに従業員を参加させます。
11. 作業スケジュールテンプレートを使用して、スケジュールプロセスをスピードアップします。

それぞれのポイントを詳しく見ていきましょう。

＃1：チームを理解する時間を作る

シフト中に十分な人数がいることで成功すると思うかもしれません。 ただし、タスクの種類、作業負荷の量、時間帯、または顧客の種類に適した人材であることも確認する必要があります。

したがって、効率的な作業スケジュールを作成するための最初の実際のステップは、チームを知ることです。 それらを含むリストを作成します。

• 関連するスキル
• 忍耐力、効率性、信頼性などの個人的な資質
• 認定、関連する教育、経験
• 彼らの雇用状況（彼らはフルタイムですか、それともパートタイムですか？）
• 性格タイプ（彼らは内向的ですか、それとも外向的ですか？）
• 仕事の習慣、特にスケジュールが柔軟で、一部の従業員が他の従業員より早く到着する習慣がある場合

このようなリストを使用すると、シフト/タスクごとに理想的なチームメイトを選ぶことができます。

例：時間帯の違いのために仕事を始めたばかりのクライアントとの毎日午後5時の電話で、後でやって来て仕事を終える傾向がある外向的なフルスタック開発者にタスクを課します。

＃2：ワークロードを分析する時間を作る

チームの各メンバーのスキル、品質、および特性を理解したので、次に、ワークロードとそれを処理するために必要なリソースを分析します。

1つのオプションは、チームが自由に使える稼働日と時間のグラフを作成することです。 したがって、月曜日から金曜日までの8時間ベースの柔軟なスケジュールで運用する場合、チームメンバーはそれぞれ40時間で作業を実行できます。

次に、忙しい時間や実行する必要のある最も重要なタスクを特定し、それに応じて最も必要なスペシャリストをスケジュールできます。

または、Clockifyのプロジェクトとチームのスケジューリング機能を利用することで、全員の可用性とワークシェアを常に把握できます。

個別のプロジェクトを調べて、誰が積極的にプロジェクトに関与しているかを確認するか、個々のチームメンバーを確認して、誰がオーバーブッキングされているか、誰がキャパシティを超えて作業しているか、誰が利用可能かをすばやく把握できます。

＃3：従業員の出退勤時刻を追跡する

従業員の時間を記録することは、残業時間を追跡するのに役立つだけでなく（あなたのビジネスが残業を許可した場合）、従業員に労働時間の明確なログを提供します。

作業スケジュールを設定する前に、出勤時刻と退勤時刻を追跡する方法を従業員に指示する必要があります。 この目的のために、Clockifyなどの従業員のタイムレコーダーアプリを使用できます。

Clockifyは、プロジェクトとタスクを定義し、チームメンバーにタスクを割り当てるのに役立ちます。 すべてのタスクが分散されると、チームメンバーは2つの方法で進捗状況を追跡できます。

1.タイマーモードで時間を追跡する—割り当てられたタスク/今日のシフトで作業を開始/終了するときに、全員にタイマーを開始/停止させるだけです。

2.作業後の時間を手動で記録することにより、2つの異なる方法でも：

手動モードの場合—割り当てられた各タスク/シフトの期間を手動で全員に追加してもらいます。

タイムシートで—毎週のタイムカードに毎日のシフト期間を全員に追加してもらいます。

入力されたすべての時間は、後でさらに良いスケジュールを作成するのに役立つ視覚的および週次レポートで表示できます。

従業員が請求可能な時間を記録する場合は、給与にClockifyデータを使用することもできます。トラッカーは、追跡された時間に基づいて従業員に支払う必要のある金額を自動的に計算するためです。

＃4：一連のルールに従って、従業員を公平にスケジュールします

従業員が健康的なワークライフバランスを維持できるようにするためにやるべきことはまだたくさんありますが、予測スケジューリング法は、従業員を過労から保護するための一歩です。

これらの法律は、作業スケジュールの事前通知など、従うべき特定のスケジュール慣行を義務付けています。

従業員が今後のスケジュールについてタイムリーに通知されなかった場合、彼らは保証された予測可能性の支払いを受け取ります。

現在制定されている米国の都市はほんの一握り（シカゴ、エメリービル、フィラデルフィア、ニューヨーク、サンフランシスコ、シアトルなど）であり、特定の業界（食品サービス、小売、ホスピタリティなど）だけですが、これらによって規定されている10のスケジュールルール法律は、あらゆるスケジューリング慣行に素晴らしい追加となる可能性があります。

ルール＃1 —すべての新入社員のスケジュールに「誠実な見積もり」を提供します。

ルール2—従業員に勤務時間/日と場所の好みを述べてもらいます。

ルール3—作業スケジュールについて事前に従業員に通知します。

ルール4—新しい人を雇う前に、既存の従業員に追加の時間を提供します。

ルール5—作業スケジュールの変更について従業員に通知します。

ルール＃6 —タイムリーな通知なしに行わなければならなかったスケジュール変更に対してプレミアムペイを提供します。

ルール＃7 — 2つの従業員のシフトの間に休憩時間を設けます。ただし、その従業員がこの時間中に働くことに同意した場合を除きます。

ルール＃8 —将来の参照のために、以前のスケジュールの記録を保持します。

ルール＃9 —スケジュール関連の権利のリストを職場に掲示したり、オンラインで簡単にアクセスしたりします。

ルール＃10 —スケジュールに関連する従業員の権利を行使しようとしたことで従業員に報復しないでください。

＃5：効率的なチームコミュニケーションシステムを確立する

チームの生産性と適切な従業員の時間管理の鍵の1つは、チームが最近の開発、更新、または予想されるワークフローやワークロードの変更について十分な情報を得ていると感じられるようにすることです。

したがって、作業スケジュールに関連する変更を常に伝え、すべての人に自分の質問や要求で連絡する機会を与えるようにしてください。

効率的な通信システムを確立するには、次のことを忘れないでください。

• 作業が終了し、最新の作業スケジュールを投稿したらすぐに従業員に通知してください。
• 土壇場でのスケジュールの更新や予期しない追加の義務について全員に知らせてください。
• これらの変更はさらなるスケジュールに影響を与える可能性があるため、チームがシフトを交換したり、追加のタスクを引き受けたりするたびに、チームが通知する必要があることを明確に述べてください。

もちろん、このすべてのコミュニケーションを管理するには、次のような適切に組織化されたコミュニケーションシステムを確立する必要があります。

• テキストメッセージ
• 電話
• メール
• チャットアプリ
• オンラインビデオ会議

Clockifyをスケジュールに使用している場合は、チームメイトに次の割り当てがあるときはいつでも簡単に通知できるので、気付かれることはありません。

割り当てを作成することにより、その特定のタスクの正確な時間範囲と、チームメンバーが割り当てに費やす必要がある1日あたりの時間数を選択します。

＃6：少なくとも7日前に作業スケジュールを投稿する

予測スケジューリング法に沿って、雇用主は最初のスケジュールされたシフトの7〜14日前に新しい作業スケジュールを投稿する必要があります。 ただし、前述のとおり、これらの法律は、地方法の範疇に入るため、主に特定の都市で制定されています。

公正労働基準法などの連邦雇用法により、雇用主は事前の通知なしにスケジュールを変更することができます。

それでも、数日前にチームメンバーにスケジュールを通知すると、誰かが次の場合に備えて十分な時間を残します。

• 新しい作業スケジュールに対応するために、個人的なコミットメントをスケジュール（または再スケジュール）する必要があります。
• 代替またはトレードシフトを見つけたい（従業員にシフトをトレードさせるか、代替のシステムを用意することができます）。
• 彼らが働いている日や時間についてあなたに話したい（おそらくあなたは常に彼らのために働いていない時間と日に従業員Xをスケジュールしている）。

＃7：一般的なスケジューリングエラーを回避する

スケジュールを設定するときは、次のことを行わないようにしてください。

1.二重の責任を負っているが、同じシフトの従業員をダブルスケジュールする

例：ホテルのホステスとバスサーの両方として働いている人が、誤って二重のスケジュールになっています。

2.トレーニングを受けていないポジションのスタッフをスケジュールします

例：ローストシェフの職務を遂行する予定の豪華なレストランのパントリーシェフ。

3.勤務時間の観点から、従業員のスケジュールを過小または過大に設定する

例：シフトが多すぎるとスケジュールされているパートタイムの従業員、またはシフトが少なすぎるとスケジュールされているフルタイムの従業員。

4.予想される作業負荷の観点から、従業員のスケジュールを過小または過大にスケジュールする

例：ハッピーアワーの間にカクテルバーの人員が不足していることに気づきました。

＃8：仕事の好みや休暇のリクエストをできる限り尊重する

従業員の満足度が高いということは、生産性が高いことを意味します。 そして、従業員の満足度を高める最善の方法は、経営陣から聞いていることを従業員に知らせることです。

したがって、特定の従業員が特定の時間または日に働くことを好む場合は、可能であればそれらに対応してください。

または、従業員が休暇を要求するときは、可能な限りその要求に同意するようにしてください。

さらに、希望する時間と休暇を求める従業員のために、常に明確なシステムを実装する必要があります。 このようにして、リクエストの承認/拒否を透過的にし、好意がないことを明確にします。

あなたとあなたのチームがClockifyを使用して勤務時間を追跡し、タスクを事前に計画している場合は、休暇ポリシーを設定し、その場でチームの休暇申請を承認できます。

Clockifyを休暇および休暇トラッカーとして使用すると、全員の空き状況と今後の休暇について正確な洞察が得られるため、それに応じて勤務時間をスケジュールできます。

＃9：シフトごとに少なくとも1人の一流の従業員をスケジュールする

ビジネスがシフトで運営されている場合は、各シフトに、関連する従業員のスキル、専門知識、経験、および個人的な資質の観点から、少なくとも1人のトッププレーヤーが参加していることを確認してください。 これにより、シフトの品質だけでなく、カスタマーエクスペリエンスも大幅に向上します。 さらに、経験の浅い従業員（特に新入社員）には、仕事の基準に関して尊敬したり、必要に応じてサポートを求めたりする人がいます。

最高の従業員の1人を持つことは、現場で信頼できる誰かに作業負荷を「引き出し」、他のチームメートにペースを維持するように促す忙しい時間帯に特に関係があります。

例：信頼できるフードサービススペシャリストをスケジュールして、市内のビジネス地区でレジを操作し、顧客にサービスを提供し、ランチタイムに備品をストックします。

＃10：スケジューリングプロセスに従業員を参加させる

従業員は常にシフトの交換や期限の延長を求めているため、定期的な勤務スケジュールの更新に時間を無駄にしたくないでしょう。

これを最小限に抑えるために、適切と思われる限り、作業スケジュールの作成プロセスに従業員を参加させることを目指すことができます。

1.誰かにスケジュールを手伝ってもらってください

同僚は同僚が自分のスケジュールについてどう思っているかを理解する可能性が高いため、「内部」の誰かがスケジュールを直接支援してくれるのが最適です。 このようにして、チームのメンバーが次のことを確認できます。

• 決められた時間に満足している
• 週に多かれ少なかれスケジュールされた時間をしたい
• スケジュールは他の曜日または時間を優先します

2.チームに可用性チャートに記入してもらいます

可用性チャートを使用すると、すべての従業員が行う必要があるのは、特定の週に仕事ができる日をマークすることです。 後で、このデータを使用して実行可能な作業スケジュールを作成します。

例：あなたは最初のシフトのために誰かをスケジュールしますが、その誰かはこの時間中は働くことができません。 空室状況チャートを一瞥して、必要な時間内に空室状況をマークした次の適切な従業員を見つけます。 より多くの従業員が利用できる場合は、バックアップ用のバックアップがあることに気付くかもしれません。

3.利用可能な時間外にスケジュールする場合は、最初に相談してください

チームが可用性チャートで行ったすべての努力にもかかわらず、可用性時間外に誰かをスケジュールする必要がある場合があります。

例：おそらく、あなたのレストランで大規模な祝賀会が開催されており、すべての手をデッキに置く必要があります。 または、おそらく、アプリに予期しないバグがあり、休暇からあなたを支援するためにフルスタックエンジニアを呼び出す必要があります。

緊急事態は発生しますが、どのように緊急事態に対処するかが重要です。 可能であれば、理想的な空き時間外に作業することで、最も不便が少ない人を常に見つけるようにしてください。

例：2つのオプションから選択する必要がある場合は、家族のことを心配している病院にいる​​チームメンバーに電話するのではなく、スパの予約のために利用できない人を常に選びます。

いずれにせよ、問題の人に電話をかけ、状況を説明し、要求について丁寧に対応することが常に最善です。 信頼できる良心的な従業員は、可能であればあなたの要求に応じる義務を負い、これについて発言することを歓迎します。

それでも、従業員が本当にあなたの要求に同意できないかどうかを理解するようにしてください。たとえば、医師の予約があります。

＃11：作業スケジュールテンプレートを使用して、スケジュールプロセスをスピードアップします

前の10ポイントは、従業員の時間を効果的にスケジュールするのに役立つように設計されていますが、スケジュールテンプレートは、スケジュールプロセスをより速くより正確にするのに役立ちます。 今すぐ無料で使用できる6つの作業スケジュールテンプレートを次に示します。

• 従業員の可用性フォームテンプレート
• 毎日の作業スケジュールテンプレート
• 毎週の作業スケジュールテンプレート
• 隔週の作業スケジュールテンプレート
• 毎月の作業スケジュールテンプレート
• 年間作業スケジュールテンプレート

従業員の可用性フォームテンプレート

どうしたの？

従業員可用性フォームテンプレートを使用すると、チームは利用可能な時間をあなたと共有することができます。これにより、それに応じて勤務時間をスケジュールできます。

従業員は、出勤および/またはオンコールの勤務時間をチェックマーク（Googleスプレッドシート）または「X」（Excel）でマークする必要があります。

または、フォームを印刷して、従業員にペンで記入してもらうこともできます。

後で、これらの個々の従業員の空き状況フォームを使用して、実行可能なスケジュールを作成できます。

誰のためですか？

このスケジューリングフォームは、スケジューリングを中心とするあらゆるタイプのビジネスに最適です。

️Excelで従来の従業員可用性フォームテンプレートをダウンロードします

️Googleスプレッドシートでオンラインの共有可能な従業員可用性フォームテンプレートをダウンロードします

️PDF形式の印刷可能な従業員可用性フォームテンプレートをダウンロードします

毎日の作業スケジュールテンプレート

どうしたの？

毎日の作業スケジュールテンプレートを使用すると、各作業日の作業時間とタスクの両方をスケジュールできます。

従業員の名前、部門、日付を挿入し、勤務予定の各時間の横にチェックマーク（Googleスプレッドシート）または「X」（Excel）を追加するだけです。

または、スケジュールを印刷してペンで記入することもできます。

誰のためですか？

このテンプレートは、毎日の作業時間とタスクをスケジュールする場合に最適です。

少なくとも7日前に作業をスケジュールするルールに準拠する必要がある場合は、このより詳細なタスク指向のスケジュールを、より長い期間をカバーするスケジュールと組み合わせることができます。

️Excelで古典的な毎日の作業スケジュールテンプレートをダウンロードする

️Googleスプレッドシートでオンラインで共有可能な毎日の作業スケジュールテンプレートをダウンロードします

️PDFで印刷可能な毎日の作業スケジュールテンプレートをダウンロードします

毎週の作業スケジュールテンプレート

どうしたの？

ウィークリーワークスケジュールテンプレートを使用すると、従業員の就業日とシフトをウィークリーベースでスケジュールできます。

勤務予定日の各日の下に、従業員名と「X」またはチェックマークを追加するだけです。

テンプレートのGoogleスプレッドシートとExcelバージョンは、次の点で従業員ごとの日次統計も計算します。

• 個々の従業員が1週間に何回働くようにスケジュールされているか
• 1番目、2番目、3番目、または分割シフト（該当する場合）を実行するようにスケジュールされた回数

または、スケジュールを印刷してペンで記入することもできます。

従業員が異なるスプリットシフトで働いている場合、残業している場合、またはスケジュールに関して特定の要求がある場合は、各従業員の行の下でこれを明確にすることができます。

誰のためですか？

このテンプレートは、週単位で就業日をスケジュールしたり、週単位で従業員に支払いをしたりする場合に最適です。

️Excelでクラシックなウィークリーワークスケジュールテンプレートをダウンロードする

️Googleスプレッドシートでオンラインの共有可能な週間作業スケジュールテンプレートをダウンロードします

️印刷可能な週次作業スケジュールテンプレートをPDFでダウンロードします

隔週の作業スケジュールテンプレート

どうしたの？

隔週の作業スケジュールテンプレートには、従業員の就業日とシフトの両方を隔週でスケジュールするオプションがあります。

従業員の名前を追加し、勤務予定日ごとに「X」またはチェックマークを追加するだけです。

テンプレートのGoogleスプレッドシートとExcelバージョンは、次の点で従業員ごとの日次統計も計算します。

• 個々の従業員が2週間に何回働くようにスケジュールされているか
• 1番目、2番目、3番目、または分割シフト（該当する場合）を実行するようにスケジュールされた回数

または、スケジュールを印刷してペンで記入することもできます。

従業員が異なるスプリットシフトで働いている場合、残業している場合、またはスケジュールに関して特定の要求がある場合は、各従業員の行の下でこれを明確にすることができます。

誰のためですか？

このテンプレートは、平日を隔週でスケジュールしたり、従業員に隔週で支払いをしたりする場合に最適です。

️Excelで古典的な隔週の作業スケジュールテンプレートをダウンロードする

️Googleスプレッドシートで、オンラインで共有可能な隔週の作業スケジュールテンプレートをダウンロードします

️印刷可能な隔週の作業スケジュールテンプレートをPDFでダウンロードする

毎月の作業スケジュールテンプレート

どうしたの？

月次作業スケジュールテンプレートを使用すると、従業員の就業日と各日付のシフトの両方を月次ベースでスケジュールできます。

従業員の名前と、勤務予定の各日付の下に「X」またはチェックマークを追加するだけです。

The Google Sheet and Excel versions of the template also calculate the daily statistics per employee, in terms of:

• How many times individual employees have been scheduled to work per month
• How many times they were scheduled to work the First, Second, Third, or Split shift (if applicable)

Alternatively, you can print out the schedule and fill it out with a pen.

In case your employees work different split shifts, work overtime, or have specific instructions regarding their schedules, you can clarify this below each employee row.

Who is it for?

This template is perfect if you prefer to schedule workdays on a monthly basis, and/or pay your employees on a monthly basis.

️ Download the classic Monthly Work Schedule Template in Excel

️ Download the online, shareable Monthly Work Schedule Template in Google Sheets

️ Download the printable Monthly Work Schedule Template in PDF

Yearly Work Schedule Template

どうしたの？

The Yearly Work Schedule Template lets you schedule 5 employees over the course of one year (or several weeks or months).

Simply name your employees and associate each with a symbol (“x1”, “x2”, “x3”, “x4”, “x5”).

Write the appropriate symbol (eg “x1” for employee 1) next to the suitable date to schedule an employee.

Who is it for?

This template is perfect if your team operates on a rotating schedule, or you manage seasonal workers. It can also be a great choice if you prefer to view and plan the workweeks on a larger scale.

️ Download the classic Yearly Work Schedule Template in Excel

️ Download the online, shareable Yearly Work Schedule Template in Google Sheets

️ Download the printable Yearly Work Schedule Template in PDF

まとめ

Scheduling employee time effectively should not be a challenge — if you implement the right scheduling system that involves:

• Understanding your team and the workload
• Having employees track their work time
• Making sure you schedule work fairly and in a timely manner
• Communicating everything
• Avoiding common scheduling errors
• Honoring work preferences and time off requests to the best of your ability
• Building shifts around the best employees
• Involving employees in the scheduling process

If you add a scheduling template to this equation, you will both speed up the entire scheduling process and ensure that tasks always go as planned.

In the end, no matter whether you work on a fixed, flexible, floating, or any other type of schedule, if you schedule properly, you'll improve:

• 事業運営
• 時間管理
• Employee work-life balance
• 従業員の満足度
• Customer/client satisfaction

As a result, the employee turnover rate will start declining, while transparency will almost instantly become the norm.