Comment faire un horaire de travail (+ modèles d'horaire de travail)

Les recherches montrent que les managers passent environ 3,14 heures par semaine à créer des horaires de travail, ce qui correspond à environ 20 % du temps de travail d'un manager.

Mais trois heures semblent un peu de temps pour une tâche aussi importante.

Et c'est vrai - le temps semble peu - mais, pour planifier et créer un horaire de travail parfait, vous n'avez pas nécessairement besoin d'aller au-delà.

Mais par où commencer ? Votre esprit doit être plein de questions, surtout si vous débutez dans la gestion d'équipe. De Quel est l'horaire de travail idéal à Puis-je programmer des employés en dehors de leurs heures de travail - les préoccupations que vous pourriez avoir sont tout à fait naturelles.

Pourtant, il n'a pas à être comme ça. Nous passerons en revue toutes les questions que vous pourriez vous poser sur l'horaire des employés , parlerons des différents types d'horaires de travail et de tous les points que vous devez couvrir avant d'établir un horaire .

Par mesure de sécurité spéciale — pour s'assurer que tout se passe comme prévu — nous avons préparé 6 modèles d'horaires de travail gratuits que vous pouvez télécharger et utiliser autant de fois que vous le souhaitez.

Accès rapide à des modèles d'horaires de travail téléchargeables gratuitement :

• Modèle de formulaire de disponibilité des employés — Excel, Google Sheets, PDF
• Modèle d'horaire de travail quotidien — Excel, Google Sheets, PDF
• Modèle d'horaire de travail hebdomadaire — Excel, Google Sheets, PDF
• Modèle d'horaire de travail bihebdomadaire — Excel, Google Sheets, PDF
• Modèle d'horaire de travail mensuel — Excel, Google Sheets, PDF
• Modèle de calendrier de travail annuel — Excel, Google Sheets, PDF

Une introduction rapide aux horaires de travail

Avant de nous plonger dans la question de savoir comment planifier efficacement le temps des employés, examinons les bases des horaires de travail :

• Ce qu'ils sont ,
• Pourquoi sont-ils bénéfiques pour une entreprise , et
• Quels types d'horaires de travail vous pouvez mettre en place .

Qu'est-ce qu'un horaire de travail ?

Un horaire de travail (également connu sous le nom de rotation ou de liste) est une liste qui contient des informations sur les employés telles que :

• Heures de travail
• Quarts de travail
• Lieux de travail
• Responsabilités pendant la période couverte par l'horaire
• Autres informations associées sur les employés

Le processus de création d'un horaire est appelé planification et est généralement effectué par un responsable. De nombreux types d'entreprises exigent des horaires, notamment :

• Les magasins de détail
• Installations de fabrication
• Restaurants et cafés
• Centre d'appels
• Entreprises disposant d'équipes d'assistance client/utilisateur
• Les entreprises qui emploient des indépendants
• Les entreprises qui emploient des saisonniers

Pourquoi l'horaire de travail est-il important?

Lorsque vous pensez aux horaires de travail, il est facile de trouver des dizaines de raisons pour lesquelles ils sont importants dès le début.

Mais il y a encore plus dans l'horaire de travail qu'il n'y paraît - alors passons directement aux avantages que vous pouvez retirer si vous investissez du temps dans la création d'un horaire d'employé.

La planification des travaux garantit un fonctionnement efficace

Lorsque les employés comprennent leurs heures de travail et leurs responsabilités, ainsi que le lieu de leur travail (au cas où ils effectueraient des travaux sur le terrain), ils sont en mesure de maximiser leur productivité.

La planification du travail permet de planifier le travail en fonction de la disponibilité des employés

Une bonne planification du travail devrait consister à établir un horaire de travail qui nécessite un minimum de changements en cours de route.

Ceci est généralement réalisé lorsque le responsable prend en compte la présence des employés, leurs heures de travail prévues et les demandes de prise de force.

L'ordonnancement du travail éradique l'idée de favoritisme

Les horaires de travail rendent les quarts de travail transparents, de sorte que les membres de l'équipe peuvent voir les quarts de travail/tâches de chacun et comprendre que personne n'obtient (espérons-le) les meilleurs quarts de travail/tâches à chaque fois.

La planification du travail vous aide à mieux gérer votre temps et à respecter les délais

Une bonne gestion du temps est importante pour maintenir une productivité élevée - et les horaires de travail vous aident à mieux organiser votre charge de travail, vous rendant ainsi plus productif.

Lorsque toutes les tâches sont bien organisées, aucun des employés ne reste enseveli sous des piles d'échéances. Au lieu de cela, ils les rencontrent conformément au plan et gardent toujours la charge de travail sous contrôle.

L'horaire de travail aide les employés à trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée

Lorsque les employés savent quand ils doivent travailler, ils sont en mesure de planifier et d'équilibrer leurs obligations professionnelles, mais aussi leurs rendez-vous chez le médecin, leurs courses personnelles et leurs activités familiales. Cela aide également à maintenir un équilibre sain entre le travail et la vie personnelle et à réduire le niveau de stress des membres de votre équipe.

L'horaire de travail réduit le roulement du personnel

Les employés qui ont un faible niveau de stress et se sentent aussi appréciés que leurs collègues sont moins susceptibles de quitter leur emploi.

La planification du travail aide à augmenter la satisfaction des clients/clients

Un calendrier bien pensé aide à maintenir le flux de travail comme sur des roulettes. Il va sans dire que lorsque tout fonctionne bien, les clients ou clients obtiennent la qualité de service attendue.

Un emploi du temps organisé est particulièrement avantageux si votre entreprise vous oblige à communiquer avec les clients par téléphone, car cela peut contribuer à réduire votre temps de traitement moyen et à augmenter la satisfaction globale de vos clients.

Quels sont les types d'horaires de travail?

Même si les horaires de travail se présentent sous différentes formes et tailles (surtout maintenant que le travail à distance est là pour rester), nous pouvons toujours choisir 12 principaux types d'horaires de travail :

1. Un horaire à temps plein

Un horaire à temps plein fait travailler les employés entre 35 et 40 heures par semaine. Il est généralement lié à des postes dont la quantité et le type de charge de travail nécessitent des spécialistes à temps plein.

De nombreux États américains exigent que les employés travaillant à temps plein reçoivent des avantages sociaux. La plupart de ces employés travaillent le même nombre de jours par semaine et le même nombre d'heures par jour. Cependant, leurs horaires de travail exacts peuvent être fixes (par exemple 9h00 – 17h00) ou flexibles (par exemple 8 heures par jour, sans ordre fixe).

Exemple : Un designer en interne doit travailler 40 heures par semaine, 8 heures par jour, du lundi au vendredi.

2. Un horaire à temps partiel

Un horaire à temps partiel oblige les employés à travailler moins que l'horaire équivalent temps plein prescrit par l'entreprise (par exemple, dans les entreprises qui comptent 35 heures par semaine comme temps plein, tout ce qui est en moins compte comme temps partiel). Elle est généralement liée à des emplois dont le type de charge de travail permet à plusieurs salariés à temps partiel de l'exercer, ou dont le montant ne nécessite pas d'emploi à temps plein.

Les employés ayant des horaires à temps partiel peuvent ne pas bénéficier des avantages sociaux généralement associés au travail à temps plein. Ces horaires peuvent être cohérents (par exemple 9h00 – 14h00 tous les jours ouvrables), ou non (par exemple 8h00 – 13h00 du lundi au mercredi + 13h00 – 18h00 les samedis et dimanches ).

Exemple : Une hôtesse de restaurant qui travaille 25 heures par semaine au total, aux heures chargées de la journée.

3. Un horaire fixe

Un horaire fixe a un horaire avec le même nombre de jours et d'heures de travail par semaine. Peut être utilisé pour tout type d'entreprise qui nécessite que les employés travaillent ensemble en même temps, ou soient au service des clients/clients pendant les heures d'ouverture fixes. Un horaire fixe peut impliquer un travail à temps plein ou à temps partiel.

Exemple : Une équipe de spécialistes RH qui doit travailler du lundi au vendredi, de 9 h 00 à 17 h 00

4. Un horaire flexible

Un horaire flexible prescrit qu'un employé doit travailler un nombre spécifique d'heures par jour, comme exigence minimale (par exemple 6 heures). Mais, les heures réelles dépendront de l'heure d'arrivée de l'employé sur le lieu de travail (ex. L'employé arrive le lundi à 8h00 et travaille ensuite jusqu'à 14h00 Mais, il arrive à 9h00 le mardi et travaille ensuite jusqu'à 15h00).

Ces horaires peuvent être à temps plein ou à temps partiel. Peut être utilisé pour tout type d'entreprise qui n'exige PAS que les employés travaillent ensemble en même temps, ou soient au service des clients/clients pendant les heures d'ouverture fixes.

Exemple : Un spécialiste du support client doit travailler du lundi au vendredi pendant 8 heures par jour, à partir du moment où il arrive au bureau.

5. Un horaire flottant

Un horaire flottant comporte une partie principale fixe (le salarié étant à la disposition de l'employeur) et une partie variable « flottante » (le salarié peut choisir ses heures de début et de fin au cours de la journée de travail).

Dans la pratique, les horaires flottants sont utilisés depuis un certain temps. Mais, ils n'ont reçu un cadre juridique qu'avec l'introduction de la loi « flexible et réalisable » (loi FWW) — du moins en Belgique.

Exemple : Un technicien de maintenance doit remplacer une partie vitale d'une sorbetière tous les 20 000 gallons de crème glacée créés, ce qui se produit toutes les deux semaines. Alors que l'entretien de la sorbetière est une mission fixe qui a lieu toutes les deux semaines, le technicien de maintenance effectue d'autres travaux entre-temps.

6. Un horaire basé sur les quarts de travail

Un horaire basé sur les quarts de travail est généralement mis en œuvre dans les entreprises qui fonctionnent 10 heures ou plus par jour. Si une entreprise fonctionne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, elle met généralement en œuvre une approche en trois équipes : les employés travaillent toujours ou travaillent à tour de rôle dans la première équipe (équipe du matin), la deuxième équipe (équipe de l'après-midi) et la troisième équipe (équipe de nuit).

Exemple : 3 pompistes travaillant à tour de rôle en trois équipes (7h00 – 15h00 ; 15h00 – 23h00 ; 23h00 – 7h00) du lundi au jeudi.

7. Un horaire saisonnier

Un horaire saisonnier peut être basé sur des quarts de travail, flexible, fixe, à temps partiel ou à temps plein, mais il est limité à une saison ou à une période spécifique (par exemple, la saison des vacances d'hiver en novembre et décembre).

Exemple : Deux Pères Noël programmés pour travailler dans un centre commercial durant les mois de novembre et décembre, en deux équipes (Equipe 1 : 8h00 – 14h00 ; Equipe 2 : 14h00 – 20h00).

8. Un horaire des heures supplémentaires

Un horaire d'heures supplémentaires implique de travailler plus que les 40 heures standard par semaine. Selon le jour ou la durée des heures supplémentaires, mais aussi l'état américain où le travailleur est employé, les heures supplémentaires sont payées soit 1,5. ou doubler les taux des employés réguliers - cela ne s'applique qu'aux employés qui ne sont pas exemptés de la Fair Labor Standards Act (FLSA).

Exemple : Un serveur doit travailler 45 heures dans une semaine — les 5 heures supplémentaires prévues sont considérées comme des heures supplémentaires.

9. Un horaire compressé

Un horaire compressé implique de travailler les 35 à 40 heures traditionnelles par semaine, mais en moins de jours.

Exemple : Un laveur de vitres doit travailler 40 heures par semaine, 10 heures par jour (de 7 h 00 à 17 h 00) du lundi au jeudi.

10. Un horaire tournant

Un horaire rotatif est généralement lié au travail par quarts. Les employés se voient attribuer des quarts de travail selon un modèle prédéfini, généralement sur une base hebdomadaire ou quotidienne.

Exemple : Un médecin travaillant aux urgences doit effectuer des quarts de jour de 12 heures les lundis et samedis et des quarts de nuit de 12 heures les mardis et dimanches. Les mercredis, jeudis et vendredis sont fermés.

11. Un horaire fractionné

Un horaire fractionné consiste à analyser une introduction de journée de travail en trois points distincts :

• Travailler quelques heures d'un coup
• Avoir plusieurs heures de repos
• Travailler pendant une autre série d'heures après la "pause"

Exemple : Un chauffeur de taxi devant travailler de 5h00 à 21h00, fait une pause de 9h00 à 14h00, puis reprend son travail de 14h00 à 21h00

12. Un horaire de garde

Un horaire de garde implique que les employés soient disponibles à des moments précis de la journée, ou des jours en général, où ils peuvent ou non être appelés au travail.

Exemple : Un pompier devant travailler sur appel doit être à moins de 5 minutes de la caserne pendant les jours prévus.

Comment créer au mieux des horaires de travail ?

Afin de planifier efficacement le temps des employés, vous devrez :

1. Prenez le temps de comprendre votre équipe.
2. Prenez le temps d'analyser la charge de travail.
3. Suivez les heures d'arrivée et de départ des employés.
4. Suivez un ensemble de règles pour planifier les employés équitablement.
5. Établir un système de communication d'équipe efficace.
6. Affichez l'horaire de travail au moins 7 jours à l'avance.
7. Évitez les erreurs de planification courantes.
8. Respectez autant que possible vos préférences professionnelles et vos demandes de congés.
9. Prévoyez au moins un employé de premier ordre par quart de travail.
10. Impliquez les employés dans le processus de planification.
11. Utilisez des modèles d'horaires de travail pour accélérer le processus de planification.

Examinons chaque point en détail.

#1 : Prenez le temps de comprendre votre équipe

Vous pensez peut-être qu'avoir suffisamment de personnes pendant un quart de travail est suffisant pour réussir. Mais vous devrez également vous assurer qu'il s'agit des bonnes personnes pour le type de tâches, la charge de travail, l'heure de la journée ou le type de clients.

Ainsi, la première véritable étape dans la création d'horaires de travail efficaces consiste à connaître votre équipe. Faites une liste qui comprend leur :

• Compétences pertinentes
• Des qualités personnelles telles que la persévérance, l'efficacité ou la fiabilité
• Certifications, formation pertinente, expérience
• Leur statut d'emploi (Sont-ils à temps plein ou à temps partiel ?)
• Type de personnalité (Sont-ils introvertis ou extravertis ?)
• Habitudes de travail, surtout si vous avez des horaires flexibles et que certains employés ont l'habitude d'arriver plus tôt que d'autres

Avec une telle liste, vous serez en mesure de choisir les coéquipiers idéaux pour chaque quart de travail/tâche.

Exemple : charger le développeur full-stack extraverti, qui a tendance à arriver plus tard et à terminer le travail plus tard, avec l'appel quotidien de 17h00 avec un client qui commence tout juste sa journée de travail en raison du décalage horaire.

#2 : Prenez le temps d'analyser la charge de travail

Maintenant que vous comprenez les compétences, les qualités et les caractéristiques de chaque membre de votre équipe, il est temps d'analyser la charge de travail et les ressources dont vous disposez pour la gérer.

Une option consiste à créer un tableau des jours et des heures de travail dont dispose votre équipe. Ainsi, si vous travaillez selon un horaire flexible de 8 heures du lundi au vendredi, les membres de votre équipe disposeront de 40 heures chacun pour effectuer leur travail.

Ensuite, vous pouvez identifier les heures chargées ou les tâches les plus importantes à accomplir, et planifier vos spécialistes les plus nécessaires en conséquence.

Alternativement, vous pouvez toujours rester au courant de la disponibilité et du partage du travail de chacun en utilisant la fonction de planification de projet et d'équipe de Clockify.

Vous pouvez soit jeter un œil à des projets distincts et voir qui y participe activement, soit vérifier les membres individuels de l'équipe et déterminer rapidement qui est en surréservation, qui travaille en surcapacité et qui est disponible.

#3 : Suivre les heures d'arrivée et de départ des employés

Non seulement l'enregistrement du temps des employés aide à suivre les heures supplémentaires (si votre entreprise a autorisé les heures supplémentaires), mais il fournit également aux employés un journal clair des heures travaillées.

Avant de configurer vos horaires de travail, vous devrez indiquer à vos employés comment suivre leurs heures d'arrivée et de sortie. À cette fin, vous pouvez utiliser une application de pointage des employés, telle que Clockify.

Clockify vous aide à définir vos projets et tâches et à attribuer des tâches aux membres de l'équipe. Une fois toutes les tâches réparties, les membres de l'équipe peuvent suivre leur progression de 2 manières :

1. En suivant le temps en mode minuterie - demandez simplement à tout le monde de démarrer/arrêter la minuterie lorsqu'ils commencent à travailler/finissent le travail sur une tâche assignée/le quart de travail d'aujourd'hui.

2. En enregistrant manuellement le temps après le travail, également de 2 manières distinctes :

En mode manuel, demandez simplement à tout le monde d'ajouter manuellement la durée de chaque tâche/équipe assignée.

Dans une feuille de temps, demandez simplement à tout le monde d'ajouter la durée du quart de travail pour chaque jour dans une feuille de temps hebdomadaire.

Toutes les heures saisies peuvent ensuite être visualisées dans des rapports visuels et hebdomadaires qui peuvent vous aider à créer des horaires encore meilleurs à l'avenir.

Si vos employés enregistrent des heures facturables, vous pouvez également utiliser les données Clockify pour la paie, car le tracker calculera automatiquement le montant que vous devez payer aux employés en fonction de leur temps suivi.

#4 : Suivez un ensemble de règles pour programmer les employés équitablement

Bien qu'il reste encore beaucoup à faire pour s'assurer que les employés sont en mesure de maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée, les lois sur les horaires prédictifs constituent un pas de plus dans la protection des employés contre le surmenage.

Ces lois exigent que certaines pratiques d'établissement des horaires soient suivies, comme un préavis d'horaire de travail.

Dans le cas où l'employé n'a pas été informé en temps opportun de son horaire à venir, il reçoit un paiement de prévisibilité garanti.

Bien qu'une poignée de villes américaines seulement les adoptent actuellement (par exemple, Chicago, Emeryville, Philadelphie, New York, San Francisco et Seattle), et seulement certaines industries (par exemple, la restauration, la vente au détail et l'hôtellerie), les 10 règles de planification prescrites par ces les lois peuvent être un excellent ajout à toute pratique de planification :

Règle #1 — Fournir des "estimations de bonne foi" pour les horaires de toutes les nouvelles recrues.

Règle n° 2 — Demandez aux employés d'indiquer leurs préférences en matière d'heure/jour de travail et de lieu.

Règle #3 — Informez les employés à l'avance de leurs horaires de travail.

Règle #4 — Offrez des heures supplémentaires aux employés existants avant d'embaucher quelqu'un de nouveau.

Règle n° 5 — Informez les employés des changements apportés à leur horaire de travail.

Règle n° 6 — Offrez une prime pour les changements d'horaire que vous avez dû apporter sans préavis.

Règle n° 7 — Prévoyez une période de repos entre deux quarts de travail, à moins que ledit employé n'accepte de travailler pendant cette période.

Règle n° 8 — Conservez les enregistrements des horaires précédents, pour référence future.

Règle n° 9 — Ayez une liste des droits liés aux horaires affichée sur le lieu de travail et/ou facilement accessible en ligne.

Règle n° 10 — N'exercez pas de représailles contre l'employé pour avoir tenté de faire respecter les droits des employés liés à l'horaire.

#5 : Établir un système de communication d'équipe efficace

L'une des clés de la productivité de l'équipe et d'une bonne gestion du temps des employés est de s'assurer que l'équipe se sent connectée et bien informée des développements récents, des mises à jour ou des modifications apportées au flux de travail ou à la charge de travail attendus.

Assurez-vous donc de toujours communiquer tout changement lié aux horaires de travail et donnez à chacun la possibilité de vous contacter avec ses propres questions et demandes.

Pour établir un système de communication efficace, n'oubliez pas de :

• Avertissez les employés dès que vous avez terminé et publiez le nouvel horaire de travail.
• Informez tout le monde des mises à jour de dernière minute des horaires ou des obligations supplémentaires inattendues.
• Indiquez clairement que votre équipe doit vous informer chaque fois qu'elle change de quart de travail ou prend en charge des tâches supplémentaires, car ces changements pourraient influencer la planification ultérieure.

Bien sûr, pour gérer toute cette communication, vous devrez mettre en place un système de communication bien organisé, qui peut impliquer :

• Des messages texte
• Appels téléphoniques
• E-mails
• Applications de chat
• Réunions vidéo en ligne

Si vous utilisez Clockify pour la planification, vous pouvez facilement informer vos coéquipiers chaque fois qu'il y a une tâche à venir pour eux afin que rien ne passe inaperçu.

En créant une affectation, vous choisissez la plage horaire exacte pour cette tâche particulière et le nombre d'heures par jour que les membres de votre équipe doivent consacrer à l'affectation.

#6 : Affichez le planning de travail au moins 7 jours à l'avance

Conformément aux lois sur les horaires prédictifs, les employeurs doivent publier de nouveaux horaires de travail entre 7 et 14 jours avant le premier quart de travail prévu. Cependant, comme nous l'avons vu précédemment, ces lois sont principalement promulguées dans certaines villes car elles relèvent de la catégorie des lois locales.

Les lois fédérales sur l'emploi, telles que la Fair Labor Standards Act, permettent aux employeurs de modifier les horaires sans préavis.

Néanmoins, lorsque vous informez les membres de votre équipe de leurs horaires plusieurs jours à l'avance, vous laissez suffisamment de temps au cas où quelqu'un :

• Doit planifier (ou reporter) ses engagements personnels pour s'adapter au nouvel horaire de travail.
• Veut trouver un remplaçant ou échanger des quarts de travail (vous pouvez soit laisser les employés échanger des quarts de travail, soit avoir un système de remplacement).
• Veut vous parler des jours ou des heures de travail (peut-être que vous planifiez toujours l'employé X à des heures et des jours qui ne fonctionnent jamais pour lui).

#7 : Évitez les erreurs de planification courantes

Lors de la planification, assurez-vous de ne pas :

1. Employés à double horaire qui ont des responsabilités doubles, mais dans les mêmes quarts de travail

Exemple : Une personne qui travaille à la fois comme hôtesse de l'hôtel et comme bus se fait accidentellement doubler les horaires.

2. Programmer le personnel pour le poste pour lequel il n'a pas été formé

Exemple : Un chef de garde-manger dans un restaurant de luxe devant exercer les fonctions de chef rôti.

3. Sous-horairez ou sur-horairez vos employés, en termes d'heures de travail

Exemple : Un employé à temps partiel étant programmé avec trop de quarts de travail, ou un employé à temps plein étant programmé avec trop peu de quarts de travail.

4. Sous-planifiez ou sur-planifiez vos employés, en fonction de la charge de travail prévue

Exemple : Se rendre compte qu'un bar à cocktails est en sous-effectif pendant l'happy hour.

#8 : Respectez autant que possible vos préférences professionnelles et vos demandes de congés

Une satisfaction élevée des employés signifie une productivité plus élevée. Et, la meilleure façon d'obtenir une satisfaction élevée des employés est de faire savoir aux employés qu'ils sont entendus par la direction.

Donc, si certains employés préfèrent travailler à certaines heures ou certains jours, accommodez-les si vous le pouvez.

Ou, lorsqu'un employé demande un congé, essayez d'accéder à sa demande dans la mesure du possible.

De plus, vous devez toujours mettre en place un système clair pour les employés demandant des heures et des congés préférés. De cette façon, vous rendrez les demandes d'approbation/de refus transparentes, en indiquant clairement qu'il n'y a pas de favoritisme.

Si vous et votre équipe utilisez Clockify pour suivre les heures de travail et planifier les tâches à l'avance, vous pouvez définir une politique de congés et approuver les demandes de congés de votre équipe sur place.

L'utilisation de Clockify comme outil de suivi des congés et des vacances vous donne également un aperçu précis de la disponibilité de chacun et des congés à venir afin que vous puissiez planifier leur temps de travail en conséquence.

#9 : Planifiez au moins un employé de premier ordre par quart de travail

Si votre entreprise fonctionne par équipes, assurez-vous que chaque équipe comporte au moins l'un de vos meilleurs joueurs en termes de compétences, d'expertise, d'expérience et de qualités personnelles pertinentes. Cela améliorera grandement la qualité du quart de travail, mais aussi l'expérience client. De plus, les employés moins expérimentés (surtout ceux qui viennent d'être embauchés) auront quelqu'un vers qui se tourner en termes de normes de travail ou se tourner vers du soutien en cas de besoin.

Avoir l'un de vos meilleurs employés est particulièrement pertinent pendant les périodes de pointe lorsque vous voulez quelqu'un de fiable sur les lieux pour « tirer » la charge de travail et inspirer les autres coéquipiers à suivre le rythme.

Exemple : Planification d'un spécialiste de la restauration fiable pour faire fonctionner la caisse enregistreuse, servir les clients et stocker les fournitures pendant l'heure du déjeuner dans le quartier des affaires d'une ville.

#10 : Impliquez les employés dans le processus de planification

Vous ne voulez probablement pas perdre de temps avec des mises à jour constantes des horaires de travail, car vos employés demandent toujours des échanges de quarts ou des prolongations de délais.

Pour minimiser cela, vous pouvez viser à impliquer les employés dans le processus de création des horaires de travail autant que vous le jugez approprié.

1. Demandez à quelqu'un de vous aider à planifier

Les collègues sont plus susceptibles de comprendre ce que leurs collègues pensent de leurs horaires, il est donc optimal d'avoir quelqu'un de « l'intérieur » pour vous aider directement avec les horaires. De cette façon, vous saurez si les membres de votre équipe :

• Sont satisfaits de leurs heures de rendez-vous
• Vous voulez plus ou moins de temps prévu par semaine
• Préférer d'autres jours ou heures pour leurs horaires

2. Demandez à l'équipe de remplir des tableaux de disponibilité

Avec un tableau de disponibilité, il suffit aux employés de marquer les jours où ils sont disponibles pour travailler au cours d'une semaine donnée. Plus tard, vous utiliserez ces données pour créer des horaires de travail réalisables.

Exemple : Vous planifiez quelqu'un pour le premier quart de travail, mais cette personne n'est pas disponible pour travailler pendant cette période. Vous jetez un coup d'œil au tableau des disponibilités et trouvez le prochain employé approprié qui a marqué sa disponibilité pendant la période requise. Vous pouvez même constater que vous auriez une sauvegarde pour votre sauvegarde si un plus grand nombre d'employés est disponible.

3. Lors de la planification en dehors des horaires disponibles, consultez d'abord

Parfois, malgré tous les efforts que l'équipe a fait avec le tableau des disponibilités, vous aurez encore besoin de programmer quelqu'un en dehors de ses horaires de disponibilité.

Exemple : Peut-être qu'une grande fête est organisée dans votre restaurant et que vous aurez besoin de tout le monde sur le pont. Ou, peut-être, il y a un bogue inattendu dans votre application, et vous devez appeler votre ingénieur full-stack pour vous aider pendant ses vacances.

Les urgences se produisent, mais la façon dont vous les abordez est importante. Si possible, essayez toujours de trouver la personne qui serait le moins incommodée en travaillant en dehors de ses heures de disponibilité idéales.

Exemple : Si vous devez choisir entre deux options, optez toujours pour la personne indisponible en raison de son rendez-vous au spa au lieu d'appeler un membre de l'équipe qui est à l'hôpital inquiet pour un membre de sa famille.

Quoi qu'il en soit, il est toujours préférable d'appeler la personne en question, d'expliquer la situation et d'être courtois à propos de la demande. Un employé fiable et consciencieux accédera à votre demande si cela est possible et appréciera d'avoir son mot à dire à ce sujet.

Néanmoins, essayez d'être compréhensif si un employé n'est vraiment pas en mesure d'accepter votre demande, par exemple s'il a un rendez-vous chez le médecin.

#11 : Utilisez des modèles d'horaires de travail pour accélérer le processus de planification

Les 10 points précédents sont conçus pour vous aider à planifier efficacement le temps des employés, mais les modèles d'horaire vous aideront à rendre le processus de planification plus rapide et plus précis. Voici 6 modèles d'horaires de travail que vous pouvez utiliser gratuitement dès maintenant :

• Modèle de formulaire de disponibilité des employés
• Modèle d'horaire de travail quotidien
• Modèle d'horaire de travail hebdomadaire
• Modèle d'horaire de travail bihebdomadaire
• Modèle d'horaire de travail mensuel
• Modèle de calendrier de travail annuel

Modèle de formulaire de disponibilité des employés

De quoi ça parle?

Le modèle de formulaire de disponibilité des employés donne à votre équipe la possibilité de partager ses heures disponibles avec vous, afin que vous puissiez planifier son temps de travail en conséquence.

Les employés doivent marquer l'heure à laquelle ils peuvent venir travailler et/ou être de garde avec des coches (Google Sheets) ou "X" (Excel).

Alternativement, vous pouvez imprimer les formulaires et demander aux employés de les remplir avec un stylo.

Plus tard, vous pouvez utiliser ces formulaires de disponibilité des employés individuels pour créer des horaires réalisables.

C'est pour qui?

Ce formulaire de planification est parfait pour tout type d'entreprise qui tourne autour de la planification.

️ Téléchargez le modèle classique de formulaire de disponibilité des employés dans Excel

️ Téléchargez le modèle de formulaire de disponibilité des employés partageable en ligne dans Google Sheets

️ Téléchargez le modèle imprimable de formulaire de disponibilité des employés en PDF

Modèle d'horaire de travail quotidien

De quoi ça parle?

Le modèle d'horaire de travail quotidien vous permet de planifier à la fois les heures de travail et les tâches pour chaque journée de travail.

Insérez simplement le nom de l'employé, son service, la date et ajoutez une coche (Google Sheets) ou un "X" (Excel) à côté de chaque heure de travail prévue.

Alternativement, vous pouvez imprimer le calendrier et le remplir avec un stylo.

C'est pour qui?

Ce modèle est parfait si vous préférez planifier des heures de travail et des tâches sur une base quotidienne.

Si vous devez respecter la règle de planification du travail au moins 7 jours à l'avance, vous pouvez combiner ce calendrier plus détaillé et axé sur les tâches avec des calendriers couvrant une période plus longue.

️ Téléchargez le modèle d'horaire de travail quotidien classique dans Excel

️ Téléchargez le modèle d'horaire de travail quotidien partageable en ligne dans Google Sheets

️ Téléchargez le modèle imprimable d'horaire de travail quotidien en PDF

Modèle d'horaire de travail hebdomadaire

De quoi ça parle?

Le modèle d'horaire de travail hebdomadaire vous permet de planifier les jours de travail et les quarts de travail des employés sur une base hebdomadaire.

Ajoutez simplement les noms des employés et un « X » ou une coche sous chaque jour où ils sont censés travailler.

Les versions Google Sheet et Excel du modèle calculent également les statistiques quotidiennes par employé, en termes de :

• Combien de fois des employés individuels ont été programmés pour travailler par semaine
• Combien de fois ils devaient travailler le premier, le deuxième, le troisième ou le quart de travail fractionné (le cas échéant)

Alternativement, vous pouvez imprimer le calendrier et le remplir avec un stylo.

Si vos employés travaillent des horaires fractionnés différents, font des heures supplémentaires ou ont des demandes spécifiques concernant leurs horaires, vous pouvez clarifier cela sous chaque ligne d'employé.

C'est pour qui?

Ce modèle est parfait si vous préférez programmer les jours de travail sur une base hebdomadaire et/ou payer vos employés sur une base hebdomadaire.

️ Téléchargez le modèle d'horaire de travail hebdomadaire classique dans Excel

️ Téléchargez le modèle d'horaire de travail hebdomadaire partageable en ligne dans Google Sheets

️ Téléchargez le modèle imprimable d'horaire de travail hebdomadaire en PDF

Modèle d'horaire de travail bihebdomadaire

De quoi ça parle?

Le modèle d'horaire de travail bihebdomadaire vous donne la possibilité de programmer les jours de travail et les quarts de travail des employés sur une base bihebdomadaire.

Ajoutez simplement les noms des employés et ajoutez un « X » ou une coche chaque jour où ils sont censés travailler.

Les versions Google Sheet et Excel du modèle calculent également les statistiques quotidiennes par employé, en termes de :

• Combien de fois des employés individuels ont été programmés pour travailler toutes les deux semaines
• Combien de fois ils devaient travailler le premier, le deuxième, le troisième ou le quart de travail fractionné (le cas échéant)

Alternativement, vous pouvez imprimer le calendrier et le remplir avec un stylo.

Si vos employés travaillent des horaires fractionnés différents, font des heures supplémentaires ou ont des demandes spécifiques concernant leurs horaires, vous pouvez clarifier cela sous chaque ligne d'employé.

C'est pour qui?

Ce modèle est parfait si vous préférez programmer les journées de travail toutes les deux semaines et/ou payer vos employés toutes les deux semaines.

️ Téléchargez le modèle d'horaire de travail bihebdomadaire classique dans Excel

️ Téléchargez le modèle d'horaire de travail bihebdomadaire partageable en ligne dans Google Sheets

️ Téléchargez le modèle imprimable d'horaire de travail bihebdomadaire en PDF

Modèle d'horaire de travail mensuel

De quoi ça parle?

Le modèle d'horaire de travail mensuel vous permet de planifier les jours de travail et les quarts de travail des employés pour chaque date sur une base mensuelle.

Simply add the employee names, and an “X” or a checkmark under each date they are scheduled to work.

The Google Sheet and Excel versions of the template also calculate the daily statistics per employee, in terms of:

• How many times individual employees have been scheduled to work per month
• How many times they were scheduled to work the First, Second, Third, or Split shift (if applicable)

Alternatively, you can print out the schedule and fill it out with a pen.

In case your employees work different split shifts, work overtime, or have specific instructions regarding their schedules, you can clarify this below each employee row.

Who is it for?

This template is perfect if you prefer to schedule workdays on a monthly basis, and/or pay your employees on a monthly basis.

️ Download the classic Monthly Work Schedule Template in Excel

️ Download the online, shareable Monthly Work Schedule Template in Google Sheets

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Yearly Work Schedule Template

De quoi ça parle?

The Yearly Work Schedule Template lets you schedule 5 employees over the course of one year (or several weeks or months).

Simply name your employees and associate each with a symbol (“x1”, “x2”, “x3”, “x4”, “x5”).

Write the appropriate symbol (eg “x1” for employee 1) next to the suitable date to schedule an employee.

Who is it for?

This template is perfect if your team operates on a rotating schedule, or you manage seasonal workers. It can also be a great choice if you prefer to view and plan the workweeks on a larger scale.

️ Download the classic Yearly Work Schedule Template in Excel

️ Download the online, shareable Yearly Work Schedule Template in Google Sheets

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Emballer

Scheduling employee time effectively should not be a challenge — if you implement the right scheduling system that involves:

• Understanding your team and the workload
• Having employees track their work time
• Making sure you schedule work fairly and in a timely manner
• Communicating everything
• Avoiding common scheduling errors
• Honoring work preferences and time off requests to the best of your ability
• Building shifts around the best employees
• Involving employees in the scheduling process

If you add a scheduling template to this equation, you will both speed up the entire scheduling process and ensure that tasks always go as planned.

In the end, no matter whether you work on a fixed, flexible, floating, or any other type of schedule, if you schedule properly, you'll improve:

• Business operations
• Time management
• Employee work-life balance
• Employee satisfaction
• Customer/client satisfaction

As a result, the employee turnover rate will start declining, while transparency will almost instantly become the norm.