Cómo hacer un horario de trabajo (+ plantillas de horario de trabajo)

Las investigaciones muestran que los gerentes dedican aproximadamente 3,14 horas a la semana a crear horarios de trabajo, lo que se traduce en aproximadamente el 20 % del tiempo de un gerente en el trabajo.

Pero tres horas parece poco tiempo para una tarea tan importante.

Y es cierto, la cantidad de tiempo parece poca, pero para planificar y crear un horario de trabajo perfecto, no es necesario ir más allá.

Pero, ¿por dónde empezar? Tu mente debe estar llena de preguntas, especialmente si eres nuevo en la gestión de equipos. Desde cuál es el horario de trabajo perfecto hasta ¿Puedo programar a los empleados fuera de su horario de trabajo ? Las preocupaciones que pueda tener son naturales.

Aún así, no tiene por qué ser así. Repasaremos todas y cada una de las preguntas que pueda tener sobre la programación de los empleados , hablaremos sobre los diferentes tipos de horarios de trabajo y todos los puntos que debe cubrir antes de emitir un horario .

Como medida de seguridad especial, para garantizar que todo salga según lo planeado, hemos preparado 6 plantillas de horario de trabajo gratuitas que puede descargar y usar tantas veces como necesite.

Acceso rápido a plantillas de horario de trabajo descargables gratuitas:

• Plantilla de formulario de disponibilidad de empleados: Excel, Google Sheets, PDF
• Plantilla de horario de trabajo diario: Excel, Google Sheets, PDF
• Plantilla de horario de trabajo semanal: Excel, Google Sheets, PDF
• Plantilla de horario de trabajo quincenal: Excel, Google Sheets, PDF
• Plantilla de horario de trabajo mensual: Excel, Google Sheets, PDF
• Plantilla de horario de trabajo anual: Excel, Google Sheets, PDF

Una introducción rápida a los horarios de trabajo

Antes de sumergirnos en la cuestión de cómo programar de manera efectiva el tiempo de los empleados, veamos los conceptos básicos de los horarios de trabajo:

• que son
• Por qué son beneficiosos para un negocio , y
• Qué tipos de horarios de trabajo puede implementar .

¿Qué es un horario de trabajo?

Un cronograma de trabajo (también conocido como rotación o lista) es una lista que contiene información de los empleados, como:

• Horas laborales
• Turnos
• lugares de trabajo
• Responsabilidades durante el período de tiempo cubierto por el cronograma
• Otra información de empleado asociada

El proceso de creación de un cronograma se conoce como programación y generalmente lo lleva a cabo un gerente. Muchos tipos de negocios requieren horarios, incluyendo:

• Tiendas minoristas
• Instalaciones de fabricación
• Restaurantes y cafeterías
• centros de llamadas
• Empresas con equipos de atención al cliente/usuario
• Empresas que contratan a autónomos
• Empresas que emplean trabajadores de temporada

¿Por qué es importante la programación del trabajo?

Cuando piensas en los horarios de trabajo, es fácil pensar en docenas de razones por las que son importantes.

Pero hay aún más en la programación del trabajo de lo que parece, así que veamos los beneficios que puede obtener si invierte algo de tiempo en crear un horario para los empleados.

La programación del trabajo garantiza un funcionamiento eficiente

Cuando los empleados entienden sus horas de trabajo y sus responsabilidades, así como la ubicación de su trabajo (en caso de que realicen trabajo de campo), están en condiciones de maximizar su productividad.

La programación del trabajo ayuda a planificar el trabajo de acuerdo con la disponibilidad de los empleados

La planificación adecuada del trabajo debe consistir en establecer un horario de trabajo que requiera cambios mínimos en el camino.

Esto generalmente se logra cuando el gerente tiene en cuenta la asistencia de los empleados, sus horas de trabajo esperadas y las solicitudes de PTO.

La programación del trabajo erradica la idea de favoritismo

Los horarios de trabajo hacen que los turnos sean transparentes, por lo que los miembros del equipo pueden ver los turnos/tareas de todos y comprender que nadie (con suerte) obtiene los mejores turnos/tareas cada vez.

La programación del trabajo lo ayuda a administrar mejor su tiempo y cumplir con los plazos

La gestión adecuada del tiempo es importante para mantener una alta productividad, y los horarios de trabajo lo ayudan a organizar mejor su carga de trabajo, lo que lo hace más productivo.

Cuando todas las tareas están bien organizadas, ninguno de los empleados queda sepultado bajo montones de plazos. En cambio, los cumplen de acuerdo con el plan y siempre mantienen la carga de trabajo bajo control.

La programación del trabajo ayuda a los empleados a lograr un equilibrio entre el trabajo y la vida personal

Cuando los empleados saben cuándo están programados para trabajar, pueden planificar y equilibrar sus obligaciones laborales, pero también sus citas con el médico, los mandados personales y las actividades familiares. Esto también ayuda a mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida y mantiene bajos los niveles de estrés de los miembros de su equipo.

La programación del trabajo reduce la rotación de empleados

Los empleados que tienen bajos niveles de estrés y sienten que son tan apreciados como sus colegas tienen menos probabilidades de dejar sus trabajos.

La programación del trabajo ayuda a aumentar la satisfacción del cliente/cliente

Un cronograma bien pensado ayuda a mantener el flujo de trabajo funcionando como un reloj. No hace falta decir que, cuando todo funciona sin problemas, los clientes o clientes obtienen la calidad de servicio esperada.

Un horario organizado es especialmente beneficioso si su empresa requiere que se comunique con los clientes por teléfono, ya que puede contribuir a reducir su tiempo de atención promedio y aumentar la satisfacción general de sus clientes.

¿Cuáles son los tipos de horarios de trabajo?

Aunque los horarios de trabajo vienen en diferentes formas y tamaños (especialmente ahora que el trabajo remoto llegó para quedarse), todavía podemos elegir 12 tipos principales de horarios de trabajo :

1. Un horario de tiempo completo

Un horario de tiempo completo hace que los empleados trabajen entre 35 y 40 horas por semana. Por lo general, está vinculado a puestos de trabajo cuya cantidad y tipo de carga de trabajo requiere especialistas a tiempo completo.

Muchos estados de EE. UU. exigen que los empleados que trabajan en horarios de tiempo completo reciban beneficios para empleados. La mayoría de estos empleados trabajan el mismo número de días a la semana y el mismo número de horas al día. Sin embargo, su horario de trabajo exacto puede ser fijo (p. ej., de 9:00 a. m. a 5:00 p. m.) o flexible (p. ej., 8 horas por día, sin un orden fijo).

Ejemplo : un diseñador interno programado para trabajar 40 horas por semana, 8 horas por día, de lunes a viernes.

2. Un horario de medio tiempo

Un horario de tiempo parcial hace que los empleados trabajen menos que el horario equivalente a tiempo completo prescrito por la empresa (por ejemplo, en empresas que cuentan 35 horas a la semana como tiempo completo, cualquier cantidad menor cuenta como tiempo parcial). Suele estar vinculado a puestos de trabajo cuyo tipo de carga de trabajo permite que varios empleados a tiempo parcial la realicen, o cuya cantidad no requiere un empleo a tiempo completo.

Es posible que los empleados con horarios de tiempo parcial no obtengan los beneficios para empleados generalmente asociados con el trabajo de tiempo completo. Dichos horarios pueden ser consistentes (por ejemplo, 9:00 a 14:00 todos los días laborables), o no (por ejemplo, 8:00 a. m. a 1:00 p. m. de lunes a miércoles + 1:00 p. m. a 6:00 p. m. los sábados y domingos ).

Ejemplo : una anfitriona de un restaurante que trabaja 25 horas a la semana en total, durante las horas punta del día.

3. Un horario fijo

Un horario fijo tiene un horario con el mismo número de días hábiles y horas por semana. Se puede utilizar para cualquier tipo de negocio que requiera que los empleados trabajen juntos al mismo tiempo, o que estén al servicio de los clientes/clientes durante horas fijas de apertura. Un horario fijo puede implicar trabajo a tiempo completo oa tiempo parcial.

Ejemplo : un equipo de especialistas en recursos humanos que está programado para trabajar de lunes a viernes, de 9:00 a. m. a 5:00 p. m.

4. Un horario flexible

Un horario flexible prescribe que un empleado necesita trabajar un número específico de horas por día, como requisito mínimo (por ejemplo, 6 horas). Pero, las horas reales dependerán de la hora de llegada del empleado al lugar de trabajo (por ejemplo, el empleado llega el lunes a las 8:00 a. m. y luego trabaja hasta las 2:00 p. m., pero llega a las 9:00 a. m. el martes y luego trabaja hasta las 15:00 horas).

Dichos horarios pueden ser a tiempo completo oa tiempo parcial. Se puede usar para cualquier tipo de negocio que NO requiera que los empleados trabajen juntos al mismo tiempo, o que estén al servicio de los clientes/clientes durante horas fijas de apertura.

Ejemplo : un especialista de atención al cliente está programado para trabajar de lunes a viernes durante 8 horas por día, desde el momento de la llegada a la oficina.

5. Un horario flotante

Un horario flotante consiste en una parte principal fija (el trabajador está a disposición del empleador) y una parte variable, “flotante” (el trabajador puede elegir su horario de inicio y finalización durante la jornada laboral).

En la práctica, los horarios flotantes se han utilizado durante algún tiempo. Pero solo se les dio un marco legal con la introducción de la ley "Flexible y viable" (FWW-act), al menos en Bélgica.

Ejemplo : un técnico de mantenimiento está programado para reemplazar una parte vital de una máquina de helados después de cada 20 000 galones de helado creados, lo que sucede cada dos semanas. Si bien el mantenimiento de la máquina de helados es una tarea fija que ocurre cada dos semanas, el técnico de mantenimiento realiza otros trabajos mientras tanto.

6. Un horario basado en turnos

Un horario basado en turnos generalmente se implementa en empresas que operan durante 10 o más horas por día. Si una empresa opera las 24 horas del día, los 7 días de la semana, generalmente implementan un enfoque de tres turnos: los empleados siempre trabajan o se turnan para trabajar en el primer turno (turno de la mañana), segundo turno (turno de la tarde) y tercer turno (turno de la noche).

Ejemplo : 3 empleados de gasolinera que se turnan para trabajar en tres turnos (7:00 am– 3:00 pm; 3:00 pm – 11:00 pm; 11:00 pm – 7:00 am) de lunes a jueves.

7. Un horario estacional

Un horario estacional puede ser por turnos, flexible, fijo, de medio tiempo o de tiempo completo, pero está limitado a una temporada o período de tiempo específico (por ejemplo, la temporada de vacaciones de invierno en noviembre y diciembre).

Ejemplo : Dos Papa Noel programados para trabajar en un centro comercial durante noviembre y diciembre, en dos turnos (Turno 1: 8:00 am – 2:00 pm; Turno 2: 2:00 pm – 8:00 pm).

8. Un horario de horas extras

Un horario de horas extra implica trabajar más de las 40 horas estándar por semana. Dependiendo del día o de la duración de las horas extras, pero también del estado de EE. UU. en el que esté empleado el trabajador, las horas extras se pagan 1,5. o duplicar las tarifas regulares de los empleados: esto se aplica solo a los empleados que no están exentos de la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA).

Ejemplo : un mesero programado para trabajar 45 horas en una semana: las 5 horas adicionales programadas se consideran horas extra.

9. Un horario comprimido

Un horario comprimido implica trabajar las tradicionales 35-40 horas por semana, pero en menos días.

Ejemplo : un limpiador de ventanas programado para trabajar 40 horas por semana, 10 horas por día (7:00 a. m. a 5:00 p. m.) de lunes a jueves.

10. Un horario rotativo

Un horario rotativo generalmente está vinculado al trabajo por turnos. A los empleados se les asignan turnos en función de un patrón predefinido, generalmente semanal o diario.

Ejemplo : un médico que trabaja en la sala de emergencias está programado para trabajar en turnos diurnos de 12 horas los lunes y sábados y en turnos nocturnos de 12 horas los martes y domingos. Miércoles, jueves y viernes libres.

11. Un horario dividido

Un horario dividido implica analizar la introducción de un día laboral en tres puntos distintos:

• Trabajando durante unas horas de una sola vez
• Tener varias horas libres
• Trabajar por otro conjunto de horas después del "descanso"

Ejemplo : un taxista programado para trabajar de 5:00 a. m. a 9:00 p. m., toma un descanso de 9:00 a. m. a 2:00 p. m. y luego vuelve a trabajar de 2:00 p. m. a 9:00 p. m.

12. Un horario de guardia

Un horario de guardia implica que los empleados estén disponibles durante horas específicas del día, o días en general, cuando pueden o no ser llamados a trabajar.

Ejemplo : un bombero programado para trabajar de guardia debe estar a 5 minutos de la estación de bomberos durante los días programados.

¿Cuál es la mejor manera de crear horarios de trabajo?

Para programar de manera efectiva el tiempo de los empleados, deberá:

1. Tómese el tiempo para entender a su equipo.
2. Tómese el tiempo para analizar la carga de trabajo.
3. Realice un seguimiento de las horas de entrada y salida de los empleados.
4. Siga un conjunto de reglas para programar a los empleados de manera justa.
5. Establecer un sistema eficiente de comunicación del equipo.
6. Publicar el horario de trabajo con al menos 7 días de anticipación.
7. Evite los errores comunes de programación.
8. Respete las preferencias de trabajo y las solicitudes de tiempo libre tanto como pueda.
9. Programe al menos un empleado de primer nivel por turno.
10. Involucrar a los empleados en el proceso de programación.
11. Use plantillas de horarios de trabajo para acelerar el proceso de programación.

Veamos cada punto en detalle.

#1: Tómese el tiempo para entender a su equipo

Puede pensar que tener suficientes personas durante un turno es suficiente para el éxito. Pero también deberá asegurarse de que sean las personas adecuadas para el tipo de tareas, la cantidad de trabajo, la hora del día o el tipo de clientes.

Entonces, el primer paso real para crear horarios de trabajo eficientes es conocer a su equipo. Haga una lista que incluya su:

• Habilidades relevantes
• Cualidades personales como perseverancia, eficiencia o confiabilidad.
• Certificaciones, educación relevante, experiencia.
• Su situación laboral (¿Son de tiempo completo o de medio tiempo?)
• Tipo de personalidad (¿Son introvertidos o extrovertidos?)
• Hábitos de trabajo, especialmente si tienes horarios flexibles y algunos empleados tienen la costumbre de llegar antes que otros.

Con esa lista, podrá elegir los compañeros de equipo ideales para cada turno/tarea.

Ejemplo : Asignar tareas al desarrollador full-stack extrovertido, que tiende a llegar más tarde y terminar el trabajo más tarde, con la llamada diaria de las 5:00 p. m. con un cliente que acaba de comenzar su jornada laboral debido a la diferencia de zona horaria.

#2: Tómese el tiempo para analizar la carga de trabajo

Ahora que comprende las habilidades, cualidades y características de cada miembro de su equipo, es hora de que analice la carga de trabajo y los recursos que tiene para manejarla.

Una opción es hacer un cuadro de días y horas de trabajo que tu equipo tiene a su disposición. Por lo tanto, si opera en un horario flexible de 8 horas de lunes a viernes, los miembros de su equipo tendrán 40 horas cada uno para realizar su trabajo.

Luego, puede identificar las horas pico o las tareas más importantes que deben realizarse y programar a los especialistas más necesarios en consecuencia.

Alternativamente, siempre puede mantenerse al tanto de la disponibilidad y el trabajo compartido de todos haciendo uso de la función de programación de proyectos y equipos de Clockify.

Puede echar un vistazo a proyectos separados y ver quién está activamente involucrado en ellos, o verificar a los miembros individuales del equipo y averiguar rápidamente quién está sobrevendido, quién está trabajando por encima de su capacidad y quién está disponible.

N.º 3: Realice un seguimiento de las horas de entrada y salida de los empleados

El registro del tiempo de los empleados no solo ayuda a realizar un seguimiento de las horas extra (si su empresa autorizó las horas extra), sino que también proporciona a los empleados un registro claro de las horas trabajadas.

Antes de configurar sus horarios de trabajo, deberá instruir a sus empleados sobre cómo realizar un seguimiento de sus horas de entrada y salida. Para este propósito, puede usar una aplicación de reloj de tiempo para empleados, como Clockify.

Clockify lo ayuda a definir sus proyectos y tareas y asignar tareas a los miembros del equipo. Una vez que se distribuyen todas las tareas, los miembros del equipo pueden realizar un seguimiento de su progreso de 2 maneras:

1. Al realizar un seguimiento del tiempo en el modo de temporizador: solo haga que todos inicien/detengan el temporizador cuando comiencen a trabajar/finalicen el trabajo en una tarea asignada/el turno de hoy.

2. Registrando el tiempo después del trabajo manualmente, también de 2 formas distintas:

En el modo manual, solo haga que todos agreguen la duración de cada tarea/turno asignado manualmente.

En una hoja de tiempo: solo haga que todos agreguen la duración del turno para cada día en una hoja de tiempo semanal.

Todo el tiempo ingresado se puede ver más tarde en informes visuales y semanales que pueden ayudarlo a crear horarios aún mejores en el futuro.

Si sus empleados registran las horas facturables, también puede usar los datos de Clockify para la nómina, ya que el rastreador calculará automáticamente cuánto debe pagarles a los empleados según el tiempo registrado.

#4: Siga un conjunto de reglas para programar a los empleados de manera justa

Aunque todavía queda mucho por hacer para garantizar que los empleados puedan mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal, las Leyes de Programación Predictiva son un paso más para proteger a los empleados del exceso de trabajo.

Estas leyes exigen que se sigan ciertas prácticas de programación, como un aviso previo del horario de trabajo.

En caso de que el empleado no haya sido notificado oportunamente sobre su próximo horario, recibe un pago de previsibilidad garantizada.

A pesar de que solo un puñado de ciudades de EE. UU. las promulgan actualmente (por ejemplo, Chicago, Emeryville, Filadelfia, Nueva York, San Francisco y Seattle) y solo ciertas industrias (por ejemplo, servicio de alimentos, venta minorista y hotelería), las 10 reglas de programación prescritas por estos Las leyes pueden ser una gran adición a cualquier práctica de programación:

Regla n.º 1 : Proporcione "estimaciones de buena fe" para los horarios de todas las nuevas contrataciones.

Regla n.º 2 : haga que los empleados indiquen su hora/día de trabajo y sus preferencias de ubicación.

Regla #3 : Notifique a los empleados por adelantado sobre sus horarios de trabajo.

Regla #4 : Ofrezca horas adicionales a los empleados existentes antes de contratar a alguien nuevo.

Regla n.º 5 : notifique a los empleados sobre los cambios en su horario de trabajo.

Regla n.º 6 : ofrezca un pago de prima por los cambios de horario que haya tenido que hacer sin previo aviso.

Regla n.º 7 : Proporcione un período de descanso entre dos turnos de empleados, a menos que dicho empleado esté de acuerdo en trabajar durante este tiempo.

Regla n.º 8 : mantenga los registros de los horarios anteriores para referencia futura.

Regla n.º 9 : tenga una lista de derechos relacionados con el horario publicada en el lugar de trabajo y/o de fácil acceso en línea.

Regla n.º 10 : no tome represalias contra el empleado por tratar de hacer cumplir los derechos del empleado relacionados con el horario.

#5: Establezca un sistema de comunicación de equipo eficiente

Una de las claves para la productividad del equipo y la gestión adecuada del tiempo de los empleados es garantizar que el equipo se sienta conectado y bien informado sobre los desarrollos, actualizaciones o cambios recientes en el flujo de trabajo o la carga de trabajo esperados.

Por lo tanto, asegúrese de comunicar siempre cualquier cambio relacionado con los horarios de trabajo y dé a todos la oportunidad de comunicarse con usted con sus propias preguntas y solicitudes.

Para establecer un sistema de comunicación eficiente, no olvide:

• Notifique a los empleados tan pronto como haya terminado y publicado el horario de trabajo más reciente.
• Infórmeles a todos sobre actualizaciones de horarios de última hora u obligaciones adicionales inesperadas.
• Indique claramente que su equipo debe informarle cada vez que intercambien turnos o realicen tareas adicionales, ya que estos cambios podrían influir en la programación posterior.

Por supuesto, para administrar toda esta comunicación, deberá establecer un sistema de comunicación bien organizado, que puede implicar:

• Mensajes de texto
• Llamadas telefónicas
• Correos electrónicos
• aplicaciones de chat
• Videoconferencias en línea

Si está utilizando Clockify para la programación, puede notificar fácilmente a sus compañeros de equipo cada vez que haya una próxima tarea para ellos para que nada pase desapercibido.

Al crear una tarea, elige el rango de tiempo exacto para esa tarea en particular y la cantidad de horas por día que los miembros de su equipo deben dedicar a la tarea.

#6: Publique el horario de trabajo con al menos 7 días de anticipación

De acuerdo con las leyes de programación predictiva, los empleadores deben publicar nuevos horarios de trabajo entre 7 y 14 días antes del primer turno programado. Sin embargo, como hemos discutido anteriormente, estas leyes se promulgan principalmente en ciertas ciudades porque entran en la categoría de leyes locales.

Las leyes laborales federales, como la Ley de normas laborales justas, permiten a los empleadores cambiar los horarios sin previo aviso.

Aún así, cuando informa a los miembros de su equipo sobre sus horarios con días de anticipación, deja suficiente tiempo en caso de que alguien:

• Necesita programar (o reprogramar) compromisos personales para adaptarse al nuevo horario de trabajo.
• Quiere encontrar un sustituto o intercambiar turnos (puede dejar que los empleados intercambien turnos o tener un sistema para sustitutos).
• Quiere hablar con usted sobre los días o las horas en que trabaja (quizás siempre está programando al empleado X en horas y días que nunca funcionan para él).

#7: Evite los errores de programación comunes

Al programar, asegúrese de no:

1. Empleados de horario doble que tienen responsabilidades duales, pero en los mismos turnos

Ejemplo : una persona que trabaja como anfitriona del hotel y como ayudante de camarero accidentalmente tiene doble horario.

2. Programar al personal para el puesto para el que no fueron capacitados

Ejemplo : un chef de despensa en un restaurante de lujo programado para desempeñar las funciones de chef asado.

3. Subprogramar o sobreprogramar a sus empleados, en términos de sus horas de trabajo

Ejemplo : un empleado de medio tiempo programado con demasiados turnos o un empleado de tiempo completo programado con muy pocos turnos.

4. Subprogramar o sobreprogramar a sus empleados, en términos de la carga de trabajo esperada

Ejemplo : darse cuenta de que un bar de cócteles no tiene suficiente personal durante la hora feliz.

#8: Respete las preferencias de trabajo y las solicitudes de tiempo libre tanto como pueda

Una alta satisfacción de los empleados significa una mayor productividad. Y, la mejor manera de obtener una alta satisfacción de los empleados es hacerles saber que la gerencia los está escuchando.

Entonces, si ciertos empleados prefieren trabajar en ciertas horas o días, ajústelos si puede.

O, cuando un empleado solicite tiempo libre, intente acceder a su solicitud siempre que sea posible.

Además, siempre debe implementar un sistema claro para que los empleados soliciten horarios preferidos y tiempo libre. De esta manera, hará que las solicitudes de aprobación/rechazo sean transparentes, dejando claro que no hay favoritismo.

Si usted y su equipo están utilizando Clockify para realizar un seguimiento de las horas de trabajo y planificar tareas con anticipación, puede establecer una política de tiempo libre y aprobar las solicitudes de tiempo libre de su equipo en el acto.

El uso de Clockify como un rastreador de tiempo libre y vacaciones también le brinda una visión precisa de la disponibilidad de todos y las próximas vacaciones para que pueda programar su tiempo de trabajo en consecuencia.

#9: Programe al menos un empleado de primer nivel por turno

Si su negocio opera en turnos, asegúrese de que cada turno presente al menos uno de sus mejores jugadores en términos de habilidades, conocimientos, experiencia y cualidades personales relevantes de los empleados. Esto mejorará en gran medida la calidad del turno, pero también la experiencia del cliente. Además, los empleados con menos experiencia (especialmente los recién contratados) tendrán a alguien a quien admirar en términos de estándares de trabajo o acudir en busca de apoyo cuando sea necesario.

Contar con uno de sus mejores empleados es especialmente relevante durante las horas punta, cuando desea que alguien confiable en la escena "haga" la carga de trabajo e inspire a otros compañeros de equipo a mantener el ritmo.

Ejemplo : programar un especialista confiable en servicio de alimentos para operar la caja registradora, atender a los clientes y almacenar suministros durante la hora del almuerzo en el distrito comercial de una ciudad.

#10: Involucrar a los empleados en el proceso de programación

Probablemente no quiera perder el tiempo en actualizaciones constantes del horario de trabajo porque sus empleados siempre solicitan cambios de turno o extensiones de plazos.

Para minimizar esto, puede tratar de involucrar a los empleados en el proceso de creación de horarios de trabajo tanto como lo considere adecuado.

1. Pídele a alguien que te ayude a programar

Es más probable que los colegas entiendan lo que sus compañeros de trabajo piensan sobre sus horarios, por lo que es óptimo tener a alguien "interno" que lo ayude directamente con los horarios. De esta manera, sabrá si los miembros de su equipo:

• Están satisfechos con sus tiempos designados
• Quiere más o menos tiempo programado por semana
• Prefiere otros días u horarios para sus horarios

2. Haga que el equipo llene tablas de disponibilidad

Con un gráfico de disponibilidad, todo lo que los empleados deben hacer es marcar los días en que están disponibles para trabajar durante una semana determinada. Más adelante, utilizará estos datos para crear horarios de trabajo viables.

Ejemplo : programa a alguien para el primer turno, pero esa persona no está disponible para trabajar durante este tiempo. Echa un vistazo a la tabla de disponibilidad y encuentra al siguiente empleado adecuado que marcó su disponibilidad durante el tiempo requerido. Incluso puede encontrar que tendría una copia de seguridad para su copia de seguridad si hay una mayor cantidad de empleados disponibles.

3. Al programar fuera de los horarios disponibles, consultar primero

A veces, a pesar de todos los esfuerzos que el equipo ha realizado con el gráfico de disponibilidad, aún deberá programar a alguien fuera de sus horarios de disponibilidad.

Ejemplo : tal vez, hay una gran celebración en su restaurante y necesitará todas las manos a la obra. O, tal vez, hay un error inesperado en su aplicación y necesita llamar a su ingeniero de pila completa para que lo ayude con sus vacaciones.

Las emergencias ocurren, pero es importante cómo las aborda. Si es posible, trate siempre de encontrar a la persona a la que le molestaría menos trabajar fuera de sus horarios ideales de disponibilidad.

Ejemplo : si tiene que elegir entre dos opciones, siempre busque a la persona que no está disponible debido a su cita en el spa en lugar de llamar a un miembro del equipo que está en el hospital preocupado por su familiar.

De cualquier manera, siempre es mejor llamar a la persona en cuestión, explicarle la situación y ser cortés con la solicitud. Un empleado confiable y concienzudo atenderá su solicitud si es posible y apreciará tener algo que decir al respecto.

Aún así, trate de ser comprensivo si un empleado realmente no puede aceptar su solicitud, por ejemplo, si tiene una cita con el médico.

#11: Use plantillas de horarios de trabajo para acelerar el proceso de programación

Los 10 puntos anteriores están diseñados para ayudarlo a programar el tiempo de los empleados de manera efectiva, pero las plantillas de programación lo ayudarán a que el proceso de programación sea más rápido y preciso. Aquí hay 6 plantillas de horario de trabajo que puede usar ahora, de forma gratuita:

• Plantilla de formulario de disponibilidad de empleados
• Plantilla de horario de trabajo diario
• Plantilla de horario de trabajo semanal
• Plantilla de horario de trabajo quincenal
• Plantilla de horario de trabajo mensual
• Plantilla de horario de trabajo anual

Plantilla de formulario de disponibilidad de empleados

¿De que se trata?

La plantilla de formulario de disponibilidad de empleados le brinda a su equipo la opción de compartir sus horas disponibles con usted, para que pueda programar su tiempo de trabajo en consecuencia.

Los empleados deben marcar la hora a la que pueden venir a trabajar y/o estar de guardia con marcas de verificación (Google Sheets) o “X” (Excel).

Alternativamente, puede imprimir los formularios y hacer que los empleados los completen con un bolígrafo.

Más adelante, puede usar estos formularios de disponibilidad de empleados individuales para crear horarios factibles.

¿Para quién?

Este formulario de programación es perfecto para cualquier tipo de negocio que gira en torno a la programación.

️ Descargue la clásica plantilla de formulario de disponibilidad de empleados en Excel

️ Descargue la plantilla de formulario de disponibilidad de empleados en línea y compartible en Hojas de cálculo de Google

️ Descargue la plantilla de formulario de disponibilidad de empleados imprimible en PDF

Plantilla de horario de trabajo diario

¿De que se trata?

La plantilla de horario de trabajo diario le permite programar horas de trabajo y tareas para cada día de trabajo.

Simplemente inserte el nombre del empleado, su departamento, la fecha y agregue una marca de verificación (Hojas de cálculo de Google) o una "X" (Excel) junto a cada hora programada para trabajar.

Alternativamente, puede imprimir el cronograma y completarlo con un bolígrafo.

¿Para quién?

Esta plantilla es perfecta si prefieres programar horas de trabajo y tareas a diario.

En caso de que necesite cumplir con la regla de programar el trabajo con al menos 7 días de anticipación, puede combinar este cronograma más detallado y orientado a tareas con cronogramas que cubran un período de tiempo más amplio.

️ Descargue la clásica plantilla de horario de trabajo diario en Excel

️ Descargue la plantilla de horario de trabajo diario en línea y compartible en Hojas de cálculo de Google

️ Descargue la plantilla de horario de trabajo diario imprimible en PDF

Plantilla de horario de trabajo semanal

¿De que se trata?

La plantilla de horario de trabajo semanal le permite programar los días de trabajo y los turnos de los empleados semanalmente.

Simplemente agregue los nombres de los empleados y una "X" o una marca de verificación debajo de cada día en el que están programados para trabajar.

Las versiones de Google Sheet y Excel de la plantilla también calculan las estadísticas diarias por empleado, en términos de:

• Cuántas veces se ha programado que los empleados individuales trabajen por semana
• Cuántas veces estaban programados para trabajar en el primer, segundo, tercer o turno dividido (si corresponde)

Alternativamente, puede imprimir el cronograma y completarlo con un bolígrafo.

En caso de que sus empleados trabajen en diferentes turnos divididos, trabajen horas extra o tengan solicitudes específicas con respecto a sus horarios, puede aclarar esto debajo de cada fila de empleados.

¿Para quién?

Esta plantilla es perfecta si prefiere programar los días de trabajo semanalmente y/o pagar a sus empleados semanalmente.

️ Descargue la clásica plantilla de horario de trabajo semanal en Excel

️ Descargue la plantilla de horario de trabajo semanal en línea y compartible en Hojas de cálculo de Google

️ Descargue la plantilla de horario de trabajo semanal imprimible en PDF

Plantilla de horario de trabajo quincenal

¿De que se trata?

La plantilla de horario de trabajo quincenal le brinda la opción de programar los días de trabajo y los turnos de los empleados cada dos semanas.

Simplemente agregue los nombres de los empleados y agregue una "X" o una marca de verificación cada día que estén programados para trabajar.

Las versiones de Google Sheet y Excel de la plantilla también calculan las estadísticas diarias por empleado, en términos de:

• Cuántas veces se ha programado que los empleados individuales trabajen cada dos semanas
• Cuántas veces estaban programados para trabajar en el primer, segundo, tercer o turno dividido (si corresponde)

Alternativamente, puede imprimir el cronograma y completarlo con un bolígrafo.

En caso de que sus empleados trabajen en diferentes turnos divididos, trabajen horas extra o tengan solicitudes específicas con respecto a sus horarios, puede aclarar esto debajo de cada fila de empleados.

¿Para quién?

Esta plantilla es perfecta si prefiere programar los días de trabajo cada dos semanas y/o pagar a sus empleados cada dos semanas.

️ Descargue la clásica plantilla de horario de trabajo quincenal en Excel

️ Descargue la plantilla de horario de trabajo quincenal en línea y compartible en Hojas de cálculo de Google

️ Descargue la plantilla de horario de trabajo quincenal imprimible en PDF

Plantilla de horario de trabajo mensual

¿De que se trata?

La plantilla de horario de trabajo mensual le permite programar los días de trabajo y los turnos de los empleados para cada fecha mensualmente.

Simply add the employee names, and an “X” or a checkmark under each date they are scheduled to work.

The Google Sheet and Excel versions of the template also calculate the daily statistics per employee, in terms of:

• How many times individual employees have been scheduled to work per month
• How many times they were scheduled to work the First, Second, Third, or Split shift (if applicable)

Alternatively, you can print out the schedule and fill it out with a pen.

In case your employees work different split shifts, work overtime, or have specific instructions regarding their schedules, you can clarify this below each employee row.

Who is it for?

This template is perfect if you prefer to schedule workdays on a monthly basis, and/or pay your employees on a monthly basis.

️ Download the classic Monthly Work Schedule Template in Excel

️ Download the online, shareable Monthly Work Schedule Template in Google Sheets

️ Download the printable Monthly Work Schedule Template in PDF

Yearly Work Schedule Template

¿De que se trata?

The Yearly Work Schedule Template lets you schedule 5 employees over the course of one year (or several weeks or months).

Simply name your employees and associate each with a symbol (“x1”, “x2”, “x3”, “x4”, “x5”).

Write the appropriate symbol (eg “x1” for employee 1) next to the suitable date to schedule an employee.

Who is it for?

This template is perfect if your team operates on a rotating schedule, or you manage seasonal workers. It can also be a great choice if you prefer to view and plan the workweeks on a larger scale.

️ Download the classic Yearly Work Schedule Template in Excel

️ Download the online, shareable Yearly Work Schedule Template in Google Sheets

️ Download the printable Yearly Work Schedule Template in PDF

Terminando

Scheduling employee time effectively should not be a challenge — if you implement the right scheduling system that involves:

• Understanding your team and the workload
• Having employees track their work time
• Making sure you schedule work fairly and in a timely manner
• Communicating everything
• Avoiding common scheduling errors
• Honoring work preferences and time off requests to the best of your ability
• Building shifts around the best employees
• Involving employees in the scheduling process

If you add a scheduling template to this equation, you will both speed up the entire scheduling process and ensure that tasks always go as planned.

In the end, no matter whether you work on a fixed, flexible, floating, or any other type of schedule, if you schedule properly, you'll improve:

• Business operations
• Gestión del tiempo
• Employee work-life balance
• Employee satisfaction
• Customer/client satisfaction

As a result, the employee turnover rate will start declining, while transparency will almost instantly become the norm.