14 советов, которые помогут вам провести успешный семинар по дизайну продукта

Дизайн и сотрудничество идут рука об руку. Когда мы хотим обсудить проблемы, придумать новые идеи и обсудить решения, лучше всего собрать людей вместе — лично или виртуально.

Сотрудничество бывает разным: от небольших неформальных рабочих встреч и групповых критических замечаний до полноценных семинаров.

Но будьте осторожны: простое объединение людей не гарантирует автоматически творческих результатов и идей. Слишком часто дискуссия становится несфокусированной, решения мозгового штурма оказываются разрозненными и лишенными направления, или сессия превращается в соревнование, кто громче отстаивает свои идеи.

Что такое мастер-классы по дизайну продукта?

Семинары по дизайну продукта — это возможность для команды вместе решить проблему, выполнив серию групповых упражнений, предназначенных для достижения определенного результата. Семинары предназначены для того, чтобы что-то сделать, и часто используются в качестве вех, чтобы начать что-то или принять решение.

«Как организатор вы несете ответственность за то, чтобы время каждого было потрачено с умом, и вы раскрываете идеи, необходимые для продвижения проекта вперед»

В Intercom, например, нам нравится проводить семинары, чтобы начинать большие проекты с более широкой командой. Чтобы провести офигенный семинар, требуется четкое и продуманное планирование. Как организатор вы несете ответственность за то, чтобы время каждого было потрачено с умом, и вы раскрываете идеи, необходимые для продвижения проекта вперед.

При правильном проведении семинары бесценны для ускорения прогресса вашей команды в любом проекте, объединяя различные мнения и объединяя людей на одной волне.

Как создать и структурировать продуктивную дизайнерскую мастерскую

Вот наши советы по проведению успешного семинара по дизайну продукта (хотя этот совет можно применить и к семинарам по решению проблем в более общем плане).

1. Начните с обзора
2. Определите цель
3. Решите, кто должен прийти
4. Перечислите ощутимые результаты
5. Решите, когда и где это будет
6. Работайте в обратном направлении, чтобы составить план
7. Детализируйте действия в каждом разделе
8. Используйте импровизационные игры для разминки
9. Будьте внимательны к мозговому штурму
10. Нарисуйте больше идей
11. Поделитесь идеями
12. Делегируйте, когда это необходимо
13. Сделать слайды
14. Следите за временем

Ниже мы подробно рассказали, как вы можете включить каждый шаг в свой собственный семинар.

1. Начните с обзора

Разработайте общий план вашего семинара, ответив на следующие основные вопросы. Вы можете сделать это в документе Google или в любом другом удобном для вас инструменте, а затем поделиться с ключевыми заинтересованными сторонами для обратной связи, как вы планируете.

2. Какова цель семинара?

В нескольких предложениях напишите, почему вы проводите эту сессию, как будто вы отправляете приглашение на нее в календаре. Затем попытайтесь сформулировать конкретные цели в виде действий. Возьмем, к примеру, семинар, состоящий из нескольких частей, посвященный видению наших продуктов поддержки.

Вот цели семинара:

• Соберитесь вместе, чтобы обсудить наше видение поддержки внутренней связи
• Провести мозговой штурм и разработать концепции «северной звезды» для нашего предложения поддержки
• Разработайте ключевые принципы, которые мы должны учитывать при подходе к проектам поддержки элитных компаний.
• Веселиться!

3. Кто должен прийти?

В идеале каждый в вашей мастерской должен активно вносить свой вклад, поэтому лучше, чтобы количество участников было относительно небольшим. Мы обнаружили, что небольшие группы из 5-8 человек, как правило, достаточно велики, чтобы собирать различные идеи, но достаточно малы, чтобы каждый мог в полной мере участвовать — это касается как личных, так и удаленных семинаров.

«На данном этапе полезно пригласить людей с разными точками зрения, так что имейте это в виду, когда будете составлять список приглашенных».

На этом этапе полезно пригласить людей с разными точками зрения, особенно если сессия посвящена выработке решений, так что имейте это в виду, когда будете составлять список приглашенных.

4. Каковы ощутимые результаты?

Перечислите ощутимые результаты вашего семинара, которыми вы хотите поделиться или рассказать о них позже. Подобно вашим целям, это поможет вам понять, как структурировать ваш семинар позже. Например, результаты нашего семинара были такими:

• По крайней мере, один концепт/скрин от каждого дизайнера с достаточно высокой точностью.
• Список сгенерированных идей и резюме сеанса для отправки команде продукта.
• Документ с черновыми принципами работы с продуктом для отправки группе разработчиков для отзывов и проверки.

5. Какое это будет число? Как долго он будет работать?

Основываясь на своих целях и количестве приглашенных людей, найдите дату — или даты, если вы проводите многодневный семинар, — и примерно оцените, сколько времени займет семинар. Знайте, что эта оценка, скорее всего, изменится, но ориентировочное число поможет вам спланировать более поздние детали, например, где будет проходить семинар или какие упражнения выполнять с группой.

Где будет проходить семинар?

Вам нужно будет решить, хотите ли вы провести семинар лично или дистанционно. Есть определенный эффект физического присутствия вместе с другими людьми и совместной работы над проблемами, но в наши дни людям может быть удобнее работать удаленно, а программное обеспечение для удаленной совместной работы позволяет проводить высокопродуктивные семинары, даже если вы находитесь в разных местах.

«Среда семинара должна быть гибкой и открытой, чтобы способствовать диалогу между командой»

Если вы будете проводить семинар с личным присутствием, подумайте о том, какое пространство необходимо для вашего сеанса, учитывая его продолжительность, цели и количество людей. Например, вы можете решить, что 4-5-часовую сессию лучше провести вне офиса, чтобы она выглядела особенной и привлекала больше внимания. Среда семинара должна быть изменчивой и открытой, чтобы поощрять диалог между командой.

По нашему опыту, особенно хорошим физическим расположением является большая комната с высоким столом в центре, окруженным высокими табуретами, так что каждый может сидеть или стоять. Таким образом, люди, сидящие и стоящие, находятся примерно на одном уровне, что дает людям ощущение равенства и гибкости одновременно. Убедитесь, что на стене достаточно места и доски.

Студия дизайна Intercom в Дублине

Если вы будете проводить удаленный семинар, вам понадобится инструмент для видеоконференций (например, Zoom или Google Hangouts) и виртуальная доска (например, Miro или Whimsical). Не забудьте заранее сообщить участникам, какое программное обеспечение вы будете использовать, чтобы они могли установить и проверить его перед семинаром.

Чтобы у всех был равный голос, лучше провести полностью личный или полностью удаленный семинар. Если у вас есть как очные, так и удаленные участники, лучше использовать виртуальную доску в качестве холста для размещения идей.

6. Работайте в обратном направлении и думайте частями, чтобы составить план

С предварительным обзором пришло время создать план семинара. Взгляните на цели, которые вы перечислили, и подумайте, какие действия вам нужно выполнить на семинаре для их достижения.

«Каждое действие обычно занимает больше времени, чем ожидалось, поэтому не забудьте оставить немного буфера»

Попробуйте организовать эти действия в отдельные части вашего семинара. Назначьте приблизительную оценку времени для каждого раздела, и, когда вы планируете больше деталей, вы можете вернуться и скорректировать продолжительность вашего семинара по мере необходимости. Учтите, что каждое действие обычно занимает больше времени, чем ожидалось, поэтому не забудьте оставить немного места для буфера.

Например, для семинара по видению наших продуктов поддержки вот что мы придумали на этом этапе:

Предыстория (~1 час)

• Введение (5 мин)
  • Цель семинара
  • Повестка дня
  • Разминка
• Развитие понимания (20 мин)
  • Справочная информация о домене
  • Глядя на конкурентов
  • Аналогичные примеры
  • Внутреннее исследование
• Обрамление проблемы (5 мин)
• Разговор о будущем службы поддержки (20 мин.)
  • Интервью с другими заинтересованными сторонами

— Перерыв (5 мин) —

Действия перед мозговым штурмом (30 мин.)

• Упражнения (30 мин)
• Любовное письмо, письмо о расставании (10-15 мин)
• Рисование настоящего и будущего (10-15 мин)

— Обед (1 час) —

Мозговой штурм (35 мин.)

• Разминка (3-5 мин)
• Мозговой штурм (30 мин.)

Эскиз (40 мин)

• Интеллект-карта (10 мин)
• Рисование на бумаге (30 мин)

Поделиться (30 мин.)

• Поделиться (20 мин.)
• Подведение итогов (5-10 мин)

Принципы мозгового штурма (1 час)

Следующие шаги (5 мин.)

• План на следующий раз
• Отзыв о том, как прошел сеанс

7. Детализируйте действия в каждом разделе

Теперь ваша мастерская обретает форму. Вы находитесь в той точке, когда вы должны вернуться и проработать детали, чтобы у вас было кристально ясное представление о том, что вы собираетесь обсудить с группой, и какие упражнения вы будете выполнять вместе, чтобы помочь вам достичь своих целей.

Вот несколько советов о том, как облегчить общие аспекты семинара по дизайну — знакомство группы, мозговой штурм, наброски и обмен идеями.

8. Используйте импровизационные игры для разминки

Люди приходят на ваш семинар с множества других встреч, поэтому, хотя они могут физически присутствовать в комнате, их мысли могут все еще отвлекаться от предыдущего обсуждения.

На одном семинаре, в котором мы участвовали, несмотря на то, что организатор заранее заявил о цели сеанса, люди были сбиты с толку тем, что мы пытались сделать, когда мы погрузились в холодный мозговой штурм, просто потому, что они были отвлечены в начале сеанса. Нам пришлось потратить дополнительные пять минут на возврат, чтобы догнать всех, а затем потребовалось еще некоторое время, чтобы подготовиться к мозговому штурму нестандартных концепций будущего. В итоге мы потеряли время и импульс, потому что люди просто не были сосредоточены.

«Сначала стоит потратить время на то, чтобы задать тон вашему семинару и заставить всех думать как единая команда»

В начале стоит потратить время на то, чтобы задать тон вашему семинару и заставить всех думать как единая команда. Импровизационные игры — отличный способ сделать это, заряжая людей энергией и настраивая их на продуктивную работу во время сеанса. Например, если одной из ваших целей является мозговой штурм будущих решений проблемы, все в комнате должны быть свободны от прежних отвлекающих факторов и добраться до места, где они действительно могут это сделать — где они чувствуют себя свободными и способными дать волю своему разуму. играть в.

Вот некоторые из наших любимых импровизационных игр, которые помогут каждому стать настоящим. Если вы беспокоитесь о скептиках в комнате, я обнаружил, что несколько минут, потраченные на объяснение цели этих причудливых упражнений, могут успокоить любые опасения на достаточно долгое время, чтобы люди могли войти в игру и начать получать преимущества. Некоторые работают виртуально, другие нет, но независимо от того, какую форму принимает ваша мастерская, есть способ вовлечь людей.

Алфавит (лично или виртуально)

Если вы находитесь в одной комнате, встаньте в круг. Цель состоит в том, чтобы читать алфавит по одному человеку, в произвольном порядке. Если несколько человек произносят одну и ту же букву одновременно, вы должны начать сначала с «А».
Подходит для: активизации группы, создания группового фокуса.

Звуковой шар (лично)

Все стоят в кругу. Один человек бросает невидимый «мяч» другому, сопровождаемый звуком. Когда человек ловит «мяч», он должен повторить брошенный звук и бросить «мяч» кому-то другому с новым звуком.
Подходит для: Зарядки группы.

Три вещи (лично или виртуально)

Один человек поворачивается к другому или назначает другого по вызову и как можно быстрее называет три случайных предмета. Затем этот человек должен быстро сказать, как связаны эти три вещи.
Подходит для: нестандартного мышления.

Пословица «слово за раз» (лично или виртуально)

В физической мастерской все стоят в кругу. Фактически это может выполняться в алфавитном порядке или в любом другом порядке. Каждый человек по порядку говорит по одному слову за раз. Когда группа считает, что идея или предложение завершены, они складывают руки и говорят «да, да, да».
Подходит для: активизации группы, создания группового фокуса.

Чтобы узнать больше об импровизации в процессе проектирования, ознакомьтесь с статьей Лиз Гербер на эту тему. Быстрый поиск в Google также выдаст множество других импровизационных упражнений, которые вы можете попробовать.

9. Помните об мозговом штурме

Нет ничего страшнее, чем дать кому-нибудь чистый лист бумаги и сказать: «Иди, расскажи мне все свои идеи о будущем видении нашего продукта за пять минут». Иногда еще страшнее, когда в комнате шесть других человек, и вы должны говорить об этом вместе.

Проведение хорошего мозгового штурма заключается в том, чтобы заставить людей чувствовать себя достаточно комфортно, чтобы подбрасывать идеи. Но это не всегда легко. Распространенными проблемами являются люди, которые переговариваются друг с другом, один человек делится всеми идеями или чьи-то идеи по какой-то причине игнорируются. И поэтому, независимо от того, насколько опытна группа, всегда полезно уделить минуту, чтобы обсудить некоторые основные правила мозгового штурма, прежде чем мы начнем. Даже беглый прогон поможет всем прийти к единому мнению и настроиться на продуктивную совместную сессию.

Правила проведения мозгового штурма дизайнерско-консалтинговой фирмы IDEO:

• Отложить решение
• Поощряйте дикие идеи
• Опирайтесь на идеи других
• Сосредоточьтесь на теме
• Один разговор за раз
• Будьте визуальными
• Стремитесь к количеству

Правила IDEO для мозгового штурма. Иллюстрация Синди Чанг

Как иллюстратор и тот, кто любит нарисованные от руки слайды на рабочем месте, Синди набросала эти правила в многоразовые активы, чтобы они были удобны в любое время, когда мы проводим семинар. Люди, кажется, хорошо реагируют на их неформальный и по своей природе творческий характер — хороший способ облегчить мозговой штурм и наброски. Не стесняйтесь попробовать это для себя на следующем успешном семинаре.

«Задавайте вопросы и вводите ограничения, если люди застряли в мозговом штурме»

Чтобы вдохновить людей на творческий процесс, ведущему рекомендуется иметь в рукаве пару примеров идей, чтобы вы могли начать разговор и зажечь идеи у других людей. Задавайте вопросы и вводите ограничения, если люди застряли в мозговом штурме; например, что, если бы у нас был миллион долларов, чтобы решить эту проблему? Что, если бы нам пришлось доставить его за две недели?

В зависимости от групповой динамики иногда полезно разделить мозговой штурм на две части. Сначала попросите всех записать свои идеи на стикерах (физических или виртуальных) в течение нескольких минут, а затем пусть каждый представит свои идеи другим. Или, если вы проводите семинар с большой группой, вы можете попросить каждого прочитать стикеры самостоятельно и проголосовать за то, о чем они хотели бы поговорить подробнее. Продолжайте развивать идеи после того, как у каждого будет возможность поделиться своими первоначальными мыслями.

10. Как набросать больше идей

Эскизы часто являются наиболее ощутимым результатом семинара по дизайну, позволяя каждому самостоятельно исследовать концепции. Им легче управлять на очном семинаре, но есть способы заставить его работать и на удаленных семинарах:

• Пусть каждый набросает свои идеи на бумаге, а затем загрузит фотографии на виртуальную доску.
• Если у участников есть доступ к iPad с ручкой, они могут рисовать прямо на виртуальной доске.
• Иногда бывает достаточно просто рассказать о своих идеях с помощью стикеров, особенно если позже вы обобщите идеи и придумаете свои собственные наброски, чтобы проиллюстрировать их.

Здесь очень важно найти баланс между свободой и ограничениями — дать людям достаточно времени и пространства для набросков идей, но ограничивать их, чтобы поощрять творчество.

«Когда у нас слишком много времени для изучения идей, мы склонны углубляться в несколько концепций и быстро к ним привязываемся».

Мы часто обнаруживали, что, когда у нас слишком много времени для изучения идей, мы склонны углубляться в несколько концепций и быстро к ним привязываемся. Целью набросков идей на семинаре является количество, а не качество. Мы хотим «плохих» идей, технически невыполнимых и концепций «путеводной звезды» так же сильно, как и краткосрочных исправлений и предсказуемых решений.

Все идет. Это время, когда ваши идеи могут свободно течь, и вы можете получить информацию обо всех возможностях. Позже у вас будет достаточно времени, чтобы подумать рационально и сократить расходы, но чем больше вы будете реализовывать все свои идеи сейчас, тем увереннее вы будете в своем окончательном решении.

Как правило, 10-15 минут на наброски для часового мастер-класса более чем достаточно. Опять же, как фасилитатор, поощряйте количество, а не качество.

Советы профессионалов:

• Если вы проводите личный семинар, включите спокойную фоновую музыку, чтобы помочь людям сосредоточиться (но сначала спросите, так как это зависит от предпочтений группы).
• «Безумные восьмерки» — полезная техника для небольших групп, которые могут чувствовать себя застрявшими или напуганными, набрасывая идеи. Попросите всех сложить лист бумаги пополам и еще раз пополам, пока не получится восемь частей. Предложите участникам нарисовать по одной идее в каждой ячейке и попытаться заполнить все восемь до того, как истечет время. Мы обнаружили, что наличие ощутимой числовой цели, к которой нужно стремиться, может помочь некоторым людям придумать больше идей.

11. Делитесь идеями продуктивно

Недостаточно просто набросать идеи по отдельности — обмен ими — вот где происходят интересные дискуссии. Пусть каждый повесит свои наброски на стену или на виртуальную доску, чтобы группа могла одинаково видеть все идеи. Дайте каждому человеку несколько минут на то, чтобы пройтись по тому, что они придумали, и, если возможно, создайте дополнительное буферное время для разговора.

Если одной из целей семинара является оценка этих идей, точечное голосование (или голосование на виртуальной доске) — отличный способ помочь группе сузить круг вопросов, предоставив каждому равный голос.

Наконец, прежде чем подводить итоги, убедитесь, что для каждой идеи назначен автор, который поможет с дополнительными вопросами после семинара.

12. Делегируйте, когда это необходимо

В этот момент вы много делаете. Если вы руководите семинаром, вам может показаться совершенно невозможным не только спланировать и провести его целиком, но и подготовить весь необходимый для него контент.

«Не бойтесь просить о помощи. Подумайте о том, чтобы привлечь товарищей по команде, чтобы конкретизировать разделы семинара».

Не бойтесь просить о помощи. Рассмотрите возможность привлечения товарищей по команде, чтобы конкретизировать разделы семинара. Ваш менеджер по продукту может быть самым осведомленным в области продукта, или исследователь может лучше всех объяснить варианты использования.

Например, на нашем семинаре поддержки мы попросили нескольких других дизайнеров подготовить несколько слайдов о конкурентах и ​​аналогичных примерах. Разделение этой ответственности помогает всем чувствовать себя вовлеченными и вовлеченными в процесс. Изменение того, кто выступает, имеет дополнительное преимущество, поскольку сохраняет свежесть сеанса, поэтому людям не надоедает монотонность одного человека, говорящего часами.

13. Сделайте слайды или виртуальную доску

Теперь, когда все детали запланированы, пришло время превратить вашу тяжелую работу в слайды или, если вы проводите семинар удаленно, виртуальную доску с разделами для каждого действия. Да, поместите раздел или слайд даже для этого пятиминутного перерыва, раздел, чтобы подвести итог того, что вы сделали и что еще осталось на семинаре, раздел, иллюстрирующий деятельность, которую вы будете выполнять. Цель здесь состоит в том, чтобы полностью выгрузить план из головы, чтобы вы чувствовали себя под контролем и расслабились во время фактического семинара. Это может показаться большой работой, но это создаст плавный график, который может повысить качество семинара для всех.

Виртуальная доска Миро

14. Следите за временем

Точное определение времени деятельности — это искусство. У вас всегда должна быть оценка того, сколько времени займет то или иное дело, но ожидайте, что в реальности это будет изменчиво, и будьте готовы принять удары в день семинара. Вот почему полезно планировать некоторый временной буфер.

Следите за часами, чтобы не сбиться с пути, но делайте это незаметно. Жесткое определение времени действий путем отображения таймера обратного отсчета на экране может создать напряженную среду, затрудняющую мозговой штурм и творчество. Лучшие семинары обычно те, которые кажутся участникам наиболее естественными и легкими. Как фасилитатор, просто объявив 10 минут на упражнение, а затем не спуская глаз с часов, вы успокоите своих участников. Это может потребовать немного больше усилий для вас, но это будет лучший опыт для всех остальных.

Дополнительный джаз

Чтобы получить бонусные баллы, вот еще несколько советов, которые сделают вашу мастерскую еще более органичной, естественной и продуманной:

• Если вы проводите очный семинар, приходите на 10 минут раньше, чтобы подготовиться, убедиться, что технология работает, и даже создать настроение с помощью веселой музыки, чтобы зарядить энергией людей, когда они придут.
• Периодически останавливайтесь на перерывы. Вода и закуски — приятные мелочи для поддержания высокого уровня энергии.
• Установите основные правила использования устройств, чтобы у всех были общие ожидания и они не отвлекались во время сеанса.
• Если групповая дискуссия начинает срываться из-за вопросов или комментариев, не относящихся к теме, продвигайте свой первоначальный план, фиксируя эти моменты на доске и возвращаясь к ним позже, если сможете. Постарайтесь ответить на эти вопросы после семинара, если у вас мало времени.
• Заранее назначьте кого-нибудь на роль документалиста на семинаре.
• Приятно, когда кто-то фотографирует людей в действии во время семинара, будь то лично или виртуально. Такого рода документация является не только хорошим сувениром, но и ценным дополнением к резюме семинара, которое вы можете разослать позже.
• Потратьте последние 5 минут на подведение итогов, чтобы обсудить следующие шаги и действия. Спасибо всем за потраченное время. Это также может быть отличным шансом спросить мнение о том, как прошла сессия.
• Разошлите резюме всем участникам и заинтересованным сторонам, чтобы подвести итоги того, что вы сделали на своем семинаре.
• Добавьте несколько фотографий и артефактов из сеанса — это сохранит импульс и поможет сообщить команде о следующих шагах.

Попробуйте для себя воркшоп по продуктовому дизайну

Организация и проведение семинара по дизайну может быть сложной задачей. Но, объединив нужных людей и план, семинары по дизайну станут важной частью процесса вашей команды, чтобы начать проекты, обсудить проблемы и подготовить новые решения. В качестве фасилитатора преднамеренная и продуманная структура этих сессий окупится сторицей, поскольку ваша команда наберет обороты в решении сложных проблем. И не волнуйтесь, у вас всегда будет еще один шанс повторить опыт.

Заинтересованы в том, как мы работаем в Intercom? Взгляните на наши открытые роли в дизайне продуктов.