14 dicas para ajudá-lo a realizar um workshop de design de produto bem-sucedido

Design e colaboração andam de mãos dadas. Quando queremos discutir problemas, imaginar novas ideias e fazer brainstorming de soluções, é melhor reunir as pessoas – seja pessoalmente ou virtualmente.

A colaboração vem em muitos sabores, desde pequenas sessões informais de trabalho e críticas em grupo até workshops completos.

Mas cuidado: apenas reunir pessoas não garante automaticamente saídas e ideias criativas. Muitas vezes, uma discussão pode se tornar desfocada, soluções de brainstorming acabam dispersas e sem direção, ou a sessão se transforma em uma competição de quem pode afirmar suas ideias mais alto.

O que são workshops de design de produto?

Os workshops de design de produto são uma oportunidade para uma equipe desvendar um problema em conjunto, passando por uma série de exercícios em grupo projetados para chegar a um resultado específico. Os workshops são sobre como fazer as coisas e são frequentemente usados ​​como marcos para iniciar as coisas ou tomar decisões.

“Como organizador, é sua responsabilidade garantir que o tempo de todos seja gasto com sabedoria e que você descubra os insights necessários para levar o projeto adiante”

Na Intercom, por exemplo, gostamos de realizar workshops para iniciar grandes projetos com a equipe mais ampla. É preciso um planejamento claro e deliberado para realizar um workshop incrível. Como organizador, é sua responsabilidade garantir que o tempo de todos seja gasto com sabedoria e que você descubra os insights necessários para levar o projeto adiante.

Quando bem feitos, os workshops são inestimáveis ​​para impulsionar o progresso de sua equipe em qualquer projeto, unindo diversas opiniões e colocando as pessoas na mesma página.

Como criar e estruturar um workshop de design produtivo

Aqui estão nossas dicas para realizar um workshop de design de produto bem-sucedido (embora esse conselho possa ser aplicado a workshops de solução de problemas de maneira mais geral).

1. Comece com uma visão geral
2. Determine o objetivo
3. Decida quem precisa vir
4. Liste os resultados tangíveis
5. Decida quando e onde será
6. Trabalhe para trás para fazer um plano
7. Detalhe as atividades em cada seção
8. Use jogos de improvisação para aquecer
9. Esteja atento ao brainstorming
10. Esboce mais ideias
11. Compartilhar ideias
12. Delegar quando necessário
13. Fazer slides
14. Acompanhe o tempo

Abaixo, elaboramos como você pode incorporar cada etapa em seu próprio workshop.

1. Comece com uma visão geral

Obtenha o plano básico e de alto nível do seu workshop respondendo às seguintes perguntas básicas. Você pode fazer isso em um documento do Google ou em qualquer ferramenta que funcione melhor para você e compartilhar com as principais partes interessadas para receber feedback conforme planeja.

2. Qual é o objetivo do workshop?

Em poucas frases, escreva por que você está realizando esta sessão como se estivesse enviando um convite de calendário para ela. Em seguida, tente articular objetivos concretos na forma de ações. Veja o exemplo de um workshop de várias partes que realizamos sobre a visão de nossos produtos de suporte.

Estes foram os objetivos da oficina:

• Reúna-se como uma equipe para discutir nossa visão de suporte de intercomunicação
• Para debater e projetar conceitos “north-star” para nossa oferta de suporte
• Elaborar os princípios-chave que devemos considerar ao abordar projetos de suporte de luxo
• Para me divertir!

3. Quem precisa vir?

O ideal é que todos em seu workshop contribuam ativamente, por isso é melhor manter os números relativamente baixos. Descobrimos que pequenos grupos de 5 a 8 pessoas tendem a ser grandes o suficiente para reunir ideias variadas, mas pequenos o suficiente para que todos ainda participem plenamente – isso vale tanto para workshops presenciais quanto remotos.

“É útil nesta fase trazer pessoas com perspectivas diferentes, então tenha isso em mente ao montar sua lista de convidados”

É útil neste estágio trazer pessoas com perspectivas diferentes, especialmente se a sessão for sobre a geração de soluções, então tenha isso em mente ao montar sua lista de convidados.

4. Quais são os resultados tangíveis?

Liste os resultados tangíveis de seu workshop que você deseja compartilhar ou relatar posteriormente. Semelhante aos seus objetivos, isso o ajudará a esclarecer como estruturar seu workshop posteriormente. Como exemplo, as entregas para o nosso workshop foram:

• Pelo menos um conceito/tela de cada designer com fidelidade razoavelmente alta
• Uma lista de ideias geradas e um resumo da sessão para enviar à equipe de Produto
• Um documento de rascunho dos princípios do produto para enviar à equipe do produto para feedback e revisão

5. Qual será a data? Quanto tempo vai levar?

Com base em seus objetivos e no número de pessoas que você convidou, encontre uma data – ou datas, se você estiver realizando um workshop de vários dias – e estime aproximadamente quanto tempo o workshop levará. Saiba que essa estimativa provavelmente mudará, mas ter um número aproximado ajudará você a planejar detalhes posteriores, como onde será o workshop ou quais exercícios executar com o grupo.

Onde será realizada a oficina?

Você precisará decidir se deseja realizar o workshop pessoalmente ou remotamente. Há um certo efeito de estar fisicamente junto com outras pessoas e resolver problemas juntos, mas hoje em dia as pessoas podem se sentir mais confortáveis ​​trabalhando remotamente – e o software de colaboração remota possibilita a realização de workshops altamente produtivos mesmo se você estiver em locais diferentes.

“O ambiente do workshop deve ser fluido e aberto para estimular o diálogo entre a equipe”

Se você estiver realizando um workshop presencial, pense em que tipo de espaço sua sessão precisa, considerando sua duração, objetivos e número de pessoas. Por exemplo, você pode decidir que uma sessão de 4-5 horas é melhor realizada fora do local para torná-la especial e atrair mais foco. O ambiente do workshop deve ser fluido e aberto para estimular o diálogo entre a equipe.

Uma localização física particularmente excelente, em nossa experiência, é uma sala maior com uma mesa alta no centro cercada por bancos altos, para que todos possam sentar ou ficar de pé. Dessa forma, as pessoas sentadas e em pé ficam aproximadamente na mesma altura – dando às pessoas uma sensação de igualdade e flexibilidade ao mesmo tempo. Certifique-se de que há muito espaço na parede e quadros brancos também.

Estúdio de Design da Intercom em Dublin

Se você estiver realizando um workshop remoto, precisará de uma ferramenta de videoconferência (como Zoom ou Google Hangouts) e um quadro branco virtual (como Miro ou Whimsical). Certifique-se de informar aos participantes com antecedência qual software você usará para que eles possam instalar e verificar antes do workshop.

Para garantir que todos tenham uma voz igual, é melhor fazer um workshop totalmente presencial ou totalmente remoto. Se você tiver uma mistura de participantes presenciais e remotos, é melhor usar o quadro branco virtual como tela para colocar ideias.

6. Trabalhe de trás para frente e pense em partes para fazer um plano

Com uma visão geral aproximada, é hora de criar um esboço do workshop. Dê uma olhada nas metas que você listou e pense em quais atividades você precisa fazer em seu workshop para alcançá-las.

“Cada atividade geralmente leva mais tempo do que o esperado, então certifique-se de deixar algum espaço de buffer”

Tente organizar essas atividades em partes distintas do seu workshop. Atribua uma estimativa aproximada de tempo para cada seção e, à medida que planeja mais detalhes, você pode voltar e ajustar a duração do seu workshop conforme necessário. Considere que cada atividade geralmente leva mais tempo do que o esperado, portanto, deixe algum espaço de buffer.

Por exemplo, para o workshop sobre a visão de nossos produtos de suporte, eis o que criamos nesta fase:

Plano de fundo (~ 1 hora)

• Introdução (5 min)
  • Objetivo da oficina
  • Agenda
  • Exercício de aquecimento
• Construindo a compreensão (20 min)
  • Informações de fundo no domínio
  • Olhando para os concorrentes
  • Exemplos análogos
  • Pesquisa interna
• Enquadrando o problema (5 min)
• Falando sobre o futuro do suporte (20 min)
  • Entrevistas de outras partes interessadas

— Pausa (5 min) —

Atividades pré-brainstorm (30 min)

• Exercícios (30 min)
• Carta de amor, carta de término (10-15 min)
• Desenhando o presente versus o futuro (10-15 min)

— Almoço (1 hora) —

Brainstorm (35 min)

• Exercício de aquecimento (3-5 min)
• Brainstorm (30 min)

Esboço (40 min)

• Mapa mental (10 min)
• Esboçar no papel (30 min)

Compartilhar (30 min)

• Compartilhar (20 min)
• Encerramento (5-10 min)

Princípios de brainstorming (1 hora)

Próximos passos (5 min)

• Planeje para a próxima vez
• Feedback de como foi a sessão

7. Detalhe as atividades em cada seção

Agora sua oficina está tomando forma. Você está no ponto em que deve voltar e definir os detalhes para ter clareza sobre o que vai discutir com o grupo e quais exercícios farão juntos para ajudá-lo a atingir seus objetivos.

Aqui estão alguns conselhos sobre como facilitar aspectos comuns de um workshop de design – familiarizando o grupo, fazendo brainstorming, esboçando e compartilhando ideias.

8. Use jogos de improvisação para aquecer

As pessoas estão chegando ao seu workshop de uma variedade de outras reuniões, então, embora possam estar fisicamente presentes na sala, sua mente ainda pode estar divagando de uma discussão anterior.

Em um workshop em que participamos, embora o organizador tivesse declarado o objetivo da sessão antecipadamente, as pessoas estavam confusas sobre o que estávamos tentando fazer quando entramos no brainstorming frio, simplesmente porque estavam distraídos no início da sessão. Tivemos que gastar mais cinco minutos retrocedendo para recuperar todo mundo e, a partir daí, levou mais algum tempo para se preparar para o brainstorming de conceitos futuros fora da caixa. Acabamos perdendo tempo e ímpeto porque as pessoas simplesmente não estavam focadas.

“Vale a pena dedicar um tempo no início para definir o tom do seu workshop e fazer com que todos pensem em equipe em sincronia”

Vale a pena dedicar um tempo no início para definir o tom do seu workshop e fazer com que todos pensem em equipe em sincronia. Os jogos de improvisação são uma ótima maneira de fazer isso, energizando as pessoas e preparando-as para serem produtivas em sua sessão. Por exemplo, se um de seus objetivos é fazer um brainstorming de soluções futuras para um problema, todos na sala precisam estar livres de distrações anteriores e chegar a um lugar onde possam realmente fazer isso – onde se sintam desinibidos e capazes de deixar suas mentes Toque.

Aqui estão alguns dos nossos jogos de improvisação favoritos para ajudar todos a se tornarem presentes. Se você está preocupado com o cético na sala, descobri que dedicar alguns minutos para explicar o objetivo desses exercícios divertidos pode aliviar qualquer preocupação por tempo suficiente para as pessoas entrarem no jogo e os benefícios começarem a aparecer. Alguns funcionam virtualmente, outros não – mas não importa a forma de seu workshop, há uma maneira de envolver as pessoas.

Alfabeto (presencial ou virtual)

Se você estiver na mesma sala, fique em círculo. O objetivo é recitar o alfabeto uma pessoa de cada vez, sem nenhuma ordem específica. Se mais de uma pessoa disser a mesma letra ao mesmo tempo, você deve começar de “A”.
Bom para: Energizar o grupo, construir o foco do grupo.

Bola de som (presencial)

Todos ficam em círculo. Uma pessoa joga uma “bola” invisível para outra, acompanhada de um som. À medida que a pessoa pega a “bola”, ela deve repetir o som que foi arremessado, e jogar a “bola” para outra pessoa com um novo som.
Bom para: Energizar o grupo.

Três coisas (presencial ou virtual)

Uma pessoa se vira para a próxima, ou nomeia outra na chamada, e nomeia três coisas aleatórias o mais rápido possível. Essa pessoa então tem que dizer rapidamente como as três coisas estão relacionadas.
Bom para: Pensar fora da caixa.

Provérbio de cada vez (presencial ou virtual)

Em uma oficina física, todos ficam em círculo. Virtualmente, isso pode ser executado em ordem alfabética ou em qualquer ordem que funcione. Cada pessoa em ordem diz uma palavra de cada vez. Quando o grupo sente que uma ideia ou frase está completa, eles juntam as mãos e dizem “sim sim sim”.
Bom para: Energizar o grupo, construir o foco do grupo.

Para saber mais sobre como trazer a improvisação para o processo de design, confira o artigo de Liz Gerber sobre esse assunto. Uma rápida pesquisa no Google também trará muito mais atividades de improvisação que você pode experimentar.

9. Esteja atento ao brainstorming

Não há nada mais assustador do que dar a alguém um pedaço de papel em branco e dizer: “Vá, dê-me todas as suas ideias sobre a visão futura do nosso produto em cinco minutos”. Ainda mais assustador às vezes é quando há seis outras pessoas na sala, e espera-se que vocês conversem sobre isso juntos.

Fazer um bom brainstorming tem tudo a ver com fazer as pessoas se sentirem confortáveis ​​o suficiente para trocar ideias. Mas isso nem sempre é fácil. Problemas comuns são pessoas falando umas sobre as outras, uma pessoa compartilhando todas as ideias ou as ideias de alguém sendo descontadas por algum motivo. Portanto, não importa quão experiente seja um grupo, é sempre uma boa ideia reservar um minuto para revisar algumas regras básicas para o brainstorming antes de começarmos. Mesmo uma rápida revisão fará com que todos estejam na mesma página e com disposição para uma sessão produtiva juntos.

Regras da empresa de design e consultoria IDEO para brainstorming:

• Adiar julgamento
• Incentive ideias selvagens
• Construa sobre as ideias dos outros
• Mantenha o foco no assunto
• Uma conversa de cada vez
• Seja visual
• Ir para a quantidade

Regras da IDEO para brainstorming. Ilustração de Cindy Chang

Como ilustradora e que gosta de slides desenhados à mão no local de trabalho, Cindy esboçou essas regras em recursos reutilizáveis ​​para que sejam úteis sempre que fizermos um workshop. As pessoas parecem responder bem à sua natureza informal e inerentemente criativa – uma boa maneira de facilitar o brainstorming e o esboço. Sinta-se à vontade para experimentá-los em seu próximo workshop de sucesso.

“Faça perguntas e introduza restrições se as pessoas estiverem presas ao brainstorming”

Para ajudar a estimular a criatividade das pessoas, também é uma boa prática como facilitador ter algumas ideias de exemplo na manga, para que você possa iniciar a conversa e despertar ideias em outras pessoas. Faça perguntas e introduza restrições se as pessoas estiverem presas ao brainstorming; por exemplo, e se tivéssemos um milhão de dólares para resolver esse problema? E se tivéssemos que entregá-lo em duas semanas?

Dependendo da dinâmica do grupo, às vezes pode ser útil dividir o brainstorming em duas seções. Primeiro, gaste alguns minutos fazendo com que todos escrevam suas próprias ideias em Post-its (físicos ou virtuais) e depois faça com que todos apresentem suas ideias a outras pessoas. Ou se você estiver realizando um workshop com um grupo maior, você pode fazer com que todos leiam os Post-its sozinhos e votem em quais eles gostariam de falar com mais detalhes. Continue a desenvolver ideias depois que todos tiverem a chance de compartilhar seus pensamentos iniciais.

10. Como esboçar mais ideias

Os esboços costumam ser a saída mais tangível de uma oficina de design, permitindo que todos explorem os conceitos por conta própria. Eles são mais fáceis de gerenciar em um workshop presencial, mas também existem maneiras de fazê-lo funcionar em workshops remotos:

• Faça com que todos esbocem suas ideias no papel e, em seguida, enviem fotos para o quadro branco virtual
• Se os participantes tiverem acesso a um iPad com caneta, eles poderão desenhar diretamente no quadro branco virtual
• Às vezes, apenas falar sobre suas ideias usando Post-its pode ser suficiente, especialmente se você sintetizar as ideias mais tarde e criar seus próprios esboços para ilustrá-las

É fundamental aqui encontrar um equilíbrio entre liberdade e restrições – dê às pessoas tempo e espaço suficientes para esboçar ideias, mas restrinja-as para incentivar a criatividade.

“Quando temos muito tempo para explorar ideias, tendemos a nos aprofundar em alguns conceitos e nos apegar a eles rapidamente”

Muitas vezes descobrimos que, quando temos muito tempo para explorar ideias, tendemos a nos aprofundar em alguns conceitos e nos apegar a eles rapidamente. O objetivo de esboçar ideias em um workshop é buscar quantidade, não qualidade. Queremos as ideias “ruins”, as tecnicamente inviáveis ​​e os conceitos de “estrela do norte” tanto quanto queremos correções de curto prazo e soluções previsíveis.

Qualquer coisa serve. Este é o momento de deixar suas ideias fluir, sem restrições, e obter um despejo de cérebro de todas as possibilidades. Haverá muito tempo depois para pensar racionalmente e cortar, mas quanto mais você colocar todas as suas ideias agora, mais confiante você estará na sua solução final.

Como regra geral, 10-15 minutos de tempo de desenho para um workshop de uma hora é mais que suficiente. Novamente, como facilitador, encoraje a quantidade sobre a qualidade.

Dicas profissionais:

• Se você estiver realizando um workshop presencial, colocar uma música de fundo calma pode ajudar as pessoas a se concentrarem (mas pergunte primeiro, pois isso depende das preferências do grupo).
• “Crazy 8s” é uma técnica útil para grupos menores que podem se sentir presos ou intimidados por esboçar ideias. Peça a todos que dobrem uma folha de papel ao meio, e ao meio novamente, até que você tenha oito seções. Incentive as pessoas a desenhar uma ideia em cada caixa e tente preencher todas as oito antes que o tempo acabe. Descobrimos que ter um objetivo numérico tangível para atingir pode ajudar a levar algumas pessoas a pensar em mais ideias.

11. Compartilhando ideias de forma produtiva

Não é suficiente apenas esboçar ideias individualmente – compartilhá-las é onde as discussões interessantes acontecem. Peça a todos que coloquem seus esboços na parede ou no quadro branco virtual, para que o grupo possa ver todas as ideias igualmente. Dê alguns minutos a cada pessoa para analisar o que eles criaram e, se possível, construa um tempo extra de buffer, se possível, para permitir a conversa.

Se um dos objetivos do workshop é avaliar essas ideias, o voto em pontos (ou o voto positivo em um quadro branco virtual) é uma ótima maneira de ajudar o grupo a reduzir as coisas, dando a todos uma voz igual.

Por fim, antes de encerrar, certifique-se de que cada ideia tenha um autor atribuído a ela para ajudar nas perguntas de acompanhamento após o workshop.

12. Delegue quando necessário

Neste ponto, você está fazendo muito. Se você é o responsável pelo workshop, pode parecer totalmente esmagador não apenas planejar e executar tudo, mas também preparar todo o conteúdo necessário para isso.

“Não tenha medo de pedir ajuda. Considere chamar colegas de equipe para detalhar seções do workshop”

Não tenha medo de pedir ajuda. Considere chamar colegas de equipe para detalhar as seções do workshop. Seu Gerente de Produto pode ser o mais conhecedor do domínio do produto, ou um pesquisador pode ser o melhor para explicar os casos de uso.

Em nosso workshop de suporte, por exemplo, pedimos a alguns outros designers que preparassem alguns slides sobre concorrentes e exemplos análogos. Compartilhar essa responsabilidade faz com que todos se sintam envolvidos e investidos no processo. Mudar quem está apresentando tem o benefício adicional de manter a sessão fresca, para que as pessoas não fiquem entediadas com a monotonia de apenas uma pessoa falando por horas.

13. Faça slides ou um quadro branco virtual

Com todos os detalhes planejados agora, é hora de transformar seu trabalho duro em slides ou, se você estiver realizando o workshop remotamente, um quadro branco virtual com seções para cada atividade. Sim, coloque uma seção ou slide mesmo para aquele intervalo de cinco minutos, uma seção para recapitular o que você fez e o que mais resta no workshop, uma seção para ilustrar as atividades que você fará. O objetivo aqui é descarregar o plano inteiramente da sua cabeça para que você se sinta no controle e relaxado durante o workshop real. Pode parecer muito trabalho, mas criará um cronograma tranquilo que pode elevar a experiência do workshop para todos.

Miro quadro branco virtual

14. Acompanhe o tempo

Cronometrar as atividades com precisão é uma arte. Você deve sempre ter uma estimativa de quanto tempo algo levará, mas espere que isso seja fluido na realidade e esteja preparado para rolar com os socos no dia do workshop. É por isso que é útil planejar em algum buffer de tempo.

Fique de olho no relógio para se manter no caminho certo, mas faça isso sutilmente. Cronometrar atividades rigidamente exibindo um cronômetro de contagem regressiva em uma tela pode criar um ambiente de pressão, dificultando o brainstorming e a criatividade. As melhores experiências de workshop são geralmente aquelas que parecem mais naturais e leves para os participantes. Como facilitador, simplesmente anunciar 10 minutos para um exercício e depois ficar de olho no relógio deixará seus participantes à vontade. Pode ser um pouco mais de esforço para você – mas será uma experiência melhor para todos os outros.

Jazz extra

Para pontos de bônus, aqui estão mais dicas para tornar seu workshop ainda mais perfeito, natural e atencioso:

• Se você estiver fazendo um workshop presencial, chegue 10 minutos mais cedo para se preparar, verifique se a tecnologia funciona e até mesmo defina o clima com música animada para energizar as pessoas à medida que elas chegam.
• Pare periodicamente para pausas. Água e lanches são um toque agradável para manter os níveis de energia altos.
• Defina regras básicas sobre o uso de dispositivos para que todos tenham expectativas comuns e não sejam distraídos durante a sessão.
• Se a discussão em grupo começar a ser prejudicada por perguntas ou comentários fora do tópico, pressione para progredir em seu plano original, capturando esses pontos no quadro branco e voltando a eles mais tarde, se puder. Faça um esforço para responder a essas perguntas após o workshop, se você ficar sem tempo.
• Nomeie alguém de antemão para ser um documentador para o workshop.
• É bom ter alguém tirando fotos de pessoas em ação durante o workshop, seja pessoalmente ou virtual. Esse tipo de documentação não é apenas uma boa lembrança, mas também pode ser uma valiosa inclusão em uma recapitulação do workshop que você pode enviar posteriormente.
• Passe os últimos 5 minutos terminando para discutir as próximas etapas e itens de ação. Agradeça a todos pelo seu tempo. Essa também pode ser uma ótima oportunidade para pedir feedback sobre como foi a sessão.
• Envie uma recapitulação a todos os participantes e partes interessadas para resumir o que você fez em seu workshop.
• Adicione algumas fotos e artefatos da sessão – isso mantém o ritmo e ajuda a comunicar os próximos passos para a equipe.

Experimente você mesmo um workshop de design de produto

Organizar e facilitar um workshop de design pode ser um desafio. Mas, ao reunir as pessoas e o plano certos, os workshops de design se tornarão uma parte importante do processo de sua equipe para iniciar projetos, discutir problemas e criar novas soluções. Como facilitador, ser deliberado e ponderado em como você estrutura essas sessões valerá a pena, pois sua equipe gera impulso na resolução de problemas difíceis. E não se preocupe, você sempre terá outra chance de repetir a experiência.

Interessado na forma como trabalhamos na Intercom? Dê uma olhada em nossas funções de design de produto aberto.