幫助您成功舉辦產品設計研討會的 14 個技巧

設計和協作齊頭並進。 當我們想討論問題、想像新想法和集體討論解決方案時，最好將人們聚集在一起——無論是面對面的還是虛擬的。

協作有多種形式，從小型的非正式工作會議和小組評論到成熟的研討會。

但請注意：僅僅將人們聚集在一起並不能自動保證創造性的產出和想法。 很多時候，討論會變得沒有重點，集思廣益的解決方案最終會分散且缺乏方向，或者會議會演變成誰能更大聲地表達自己的想法的競爭。

什麼是產品設計研討會？

產品設計研討會是團隊通過一系列旨在獲得特定結果的小組練習來共同解決問題的機會。 研討會是關於完成工作的，通常被用作開始事情或做出決定的里程碑。

“作為組織者，您有責任確保每個人的時間都得到合理利用，並發現推動項目向前發展所需的洞察力”

例如，在 Intercom，我們喜歡舉辦研討會，與更廣泛的團隊一起啟動大型項目。 舉辦一場精彩的研討會需要清晰而深思熟慮的計劃。 作為組織者，您有責任確保每個人的時間都得到合理利用，並且您會發現推進項目所需的洞察力。

如果做得好，研討會對於推動團隊在任何項目上的進展都是非常寶貴的，因為它可以匯集不同的意見並讓人們達成一致意見。

如何創建和構建富有成效的設計研討會

以下是我們成功舉辦產品設計研討會的技巧（儘管該建議可以更廣泛地應用於解決問題的研討會）。

1. 從概覽開始
2. 確定目標
3. 決定誰需要來
4. 列出有形的成果
5. 決定何時何地
6. 向後工作以製定計劃
7. 詳細說明每個部分的活動
8. 使用即興遊戲熱身
9. 注意頭腦風暴
10. 勾勒出更多想法
11. 分享意見
12. 需要時委託
13. 製作幻燈片
14. 跟踪時間

下面，我們詳細說明瞭如何將每個步驟整合到您自己的研討會中。

1. 從概覽開始

通過回答以下基本問題，為您的研討會制定基本的、高層次的計劃。 您可以在 Google 文檔或任何最適合您的工具中執行此操作，並在您計劃時與主要利益相關者共享以獲得反饋。

2. 研討會的目標是什麼？

用幾句話寫出你舉辦這個會議的原因，就好像你正在為它發送日曆邀請一樣。 然後，嘗試以行動的形式闡明具體目標。 以我們關於支持產品願景的多部分研討會為例。

這些是研討會的目標：

• 作為一個團隊一起討論我們對內部通信支持的願景
• 為我們的支持服務集思廣益並設計“北極星”概念
• 起草我們在處理高端支持項目時應考慮的關鍵原則
• 找樂子！

3. 誰需要來？

理想情況下，您工作室中的每個人都應該積極做出貢獻，因此最好將數字保持在相對較低的水平。 我們發現 5-8 人的小團體往往足夠大，可以收集不同的想法，但也足夠小，每個人都可以充分參與 - 這適用於面對面和遠程研討會。

“在這個階段引入具有不同觀點的人是有幫助的，所以在你整理你的邀請名單時要記住這一點”

在這個階段引入具有不同觀點的人會很有幫助，特別是如果會議是圍繞生成解決方案進行的，所以在整理邀請列表時請記住這一點。

4. 有哪些切實的成果？

列出您想要在之後分享或報告的研討會的有形成果。 與您的目標類似，這將幫助您闡明以後如何組織您的研討會。 例如，我們研討會的可交付成果是：

• 每個設計師至少有一個具有相當高保真度的概念/屏幕
• 生成的想法列表和會議摘要發送給產品團隊
• 一份產品原則草案文檔，發送給產品團隊進行反饋和審查

5. 是幾號？ 它會運行多久？

根據你的目標和你邀請的人數，找到一個日期——或者如果你正在舉辦一個為期多天的研討會的日期——並粗略估計研討會需要多長時間。 知道這個估計可能會改變，但是有一個大概的數字將幫助您計劃以後的細節，例如研討會將在哪裡進行或與小組一起進行哪些練習。

研討會將在哪裡舉行？

您需要決定是親自舉辦還是遠程舉辦研討會。 與其他人在一起並一起解決問題會產生一定的影響，但如今人們可能更願意遠程工作——遠程協作軟件使即使您在不同的地點也可以運行高效的研討會。

“車間環境應該是流動的和開放的，以鼓勵團隊之間的對話”

如果您要舉辦一個面對面的研討會，請考慮您的會議需要什麼樣的空間，考慮它的長度、目標和人數。 例如，您可能會決定最好在場外舉行 4-5 小時的會議，以使其感覺特別並吸引更多注意力。 車間環境應該讓人感覺流暢和開放，以鼓勵團隊之間的對話。

根據我們的經驗，一個特別好的物理位置是一個更大的房間，中間有一張高桌子，周圍是高腳凳，所以每個人都可以坐著或站著。 這樣，人們坐著和站著的高度大致相同——同時給人一種平等和靈活的感覺。 確保還有足夠的牆壁空間和白板。

都柏林對講機的設計工作室

如果您要舉辦遠​​程研討會，則需要視頻會議工具（例如 Zoom 或 Google Hangouts）和虛擬白板（例如 Miro 或 Whimsical）。 確保提前讓參與者知道您將使用什麼軟件，以便他們在研討會之前安裝和檢查。

為確保每個人都有平等的發言權，最好進行完全面對面或完全遠程的研討會。 如果您有面對面和遠程參與者的混合，最好使用虛擬白板作為放置想法的畫布。

6. 逆向工作，分塊思考制定計劃

有了大致的概述，就該創建一個研討會大綱了。 回顧一下您列出的目標，並思考您需要在研討會中進行哪些活動才能實現這些目標。

“每項活動通常需要比預期更長的時間，因此請務必留出一些緩衝空間”

嘗試將這些活動組織成您工作室的不同部分。 為每個部分分配一個粗略的時間估計，當您計劃更多細節時，您可以根據需要返回並調整研討會的長度。 考慮到每個活動通常需要比預期更長的時間，因此請確保留出一些緩衝空間。

例如，對於關於我們支持產品願景的研討會，以下是我們在此階段提出的內容：

背景（約 1 小時）

• 介紹（5 分鐘）
  • 工作坊目標
  • 議程
  • 熱身運動
• 建立理解（20 分鐘）
  • 域背景信息
  • 看競爭對手
  • 類似的例子
  • 內部研究
• 構建問題（5 分鐘）
• 談論支持的未來（20 分鐘）
  • 來自其他利益相關者的採訪

— 休息（5 分鐘）—

頭腦風暴前活動（30 分鐘）

• 練習（30 分鐘）
• 情書、分手信（10-15 分鐘）
• 繪製現在與未來（10-15 分鐘）

— 午餐（1 小時）—

頭腦風暴（35 分鐘）

• 熱身運動（3-5 分鐘）
• 頭腦風暴（30 分鐘）

素描（40 分鐘）

• 思維導圖（10 分鐘）
• 在紙上素描（30 分鐘）

分享（30 分鐘）

• 分享（20 分鐘）
• 總結（5-10 分鐘）

頭腦風暴原則（1 小時）

後續步驟（5 分鐘）

• 計劃下一次
• 關於會議進行的反饋

7.詳細說明每個部分的活動

現在你的工作室正在形成。 你現在應該回去敲定細節，這樣你就清楚地知道你將與小組討論什麼，以及你將一起做哪些練習來幫助你實現目標。

這裡有一些關於如何促進設計研討會的共同方面的建議——讓團隊熟悉、頭腦風暴、素描和分享想法。

8.使用即興遊戲熱身

人們從各種其他會議中來到您的研討會，因此雖然他們可能實際出現在會議室中，但他們的思緒可能仍在之前的討論中徘徊。

在我們參加的一個研討會上，儘管組織者已經提前說明了會議的目標，但當我們陷入頭腦風暴時，人們對我們正在嘗試做的事情感到困惑，僅僅是因為他們在會議開始時分心了。 我們不得不花額外的五分鐘回溯以趕上每個人，從那裡開始，我們需要更多的時間來準備開箱即用的未來概念。 我們最終失去了時間和動力，因為人們根本沒有專注。

“從一開始就花時間為你的研討會定下基調，讓每個人作為一個團隊思考是值得的”

值得一開始花時間為您的研討會定下基調，讓每個人作為一個團隊進行同步思考。 即興遊戲是一種很好的方式來做到這一點，激發人們的活力，並讓他們在你的會議中變得富有成效。 例如，如果你的目標之一是集思廣益解決問題的未來解決方案，那麼房間裡的每個人都需要擺脫以前的分心，到達一個他們真正可以做到這一點的地方——在那裡他們感到無拘無束，能夠讓他們的思想玩。

這裡有一些我們最喜歡的即興遊戲，可以幫助每個人都在場。 如果你擔心房間裡的懷疑論者，我發現花幾分鐘時間解釋這些時髦練習的目標可以緩解任何擔憂，讓人們進入遊戲並從中受益。有些是虛擬的，有些則不是——但無論您的研討會採用何種形式，總有一種方法可以讓人們參與進來。

字母表（面對面或虛擬）

如果你們在同一個房間，站成一圈。 目標是一次一個人背誦字母表，不按特定順序。 如果不止一個人同時說出同一個字母，則必須從“A”重新開始。
適合：激發團隊活力，建立團隊焦點。

聲音球（面對面）

每個人都站成一圈。 一個人將一個看不見的“球”扔給另一個人，並伴有聲音。 當這個人接住“球”時，他們必須重複拋出的聲音，並以新的聲音將“球”扔給其他人。
適合：為團隊注入活力。

三件事（面對面或虛擬）

一個人轉向下一個，或者在通話中提名另一個人，並儘可能快地命名三個隨機事物。 然後那個人必須快速說出這三件事是如何相關的。
適合：跳出框框思考。

一次單詞諺語（面對面或虛擬）

在實體車間，每個人都站成一圈。 實際上，這可以按字母順序運行，也可以按任何順序運行。 每個人按順序一次說一個詞。 當小組覺得一個想法或句子完成時，他們雙手合十說“是的，是的”。
適合：激發團隊活力，建立團隊焦點。

有關在設計過程中引入即興創作的更多信息，請查看 Liz Gerber 關於此主題的論文。 快速的谷歌搜索也會帶來更多你可以嘗試的即興活動。

9. 注意頭腦風暴

沒有什麼比給某人一張白紙更可怕的了，然後說：“去吧，在五分鐘內把你對我們產品未來願景的所有想法告訴我。” 有時更可怕的是房間裡還有六個人，而且你應該一起討論這個問題。

進行一次好的頭腦風暴就是讓人們感到足夠舒適，可以隨意折騰想法。 但這並不總是那麼容易。 常見的問題是人們互相討論，一個人分享所有想法，或者某人的想法因某種原因而被打折扣。 因此，無論團隊的經驗如何，在開始之前花一點時間回顧一下頭腦風暴的一些基本規則總是一個好主意。 即使是快速的運行也會讓每個人都在同一頁面上，並有心情一起進行富有成效的會議。

設計諮詢公司IDEO的頭腦風暴規則：

• 推遲判斷
• 鼓勵瘋狂的想法
• 建立在他人的想法之上
• 保持專注於主題
• 一次對話
• 視覺化
• 求數量

IDEO 的頭腦風暴規則。 Cindy Chang 的插圖

作為一名插畫家和在工作場所喜歡手繪幻燈片的人，Cindy 將這些規則草擬為可重複使用的資產，以便我們在任何時候進行研討會時都很方便。 人們似乎對他們非正式的和天生的創造性天性反應良好——這是一種輕鬆進行頭腦風暴和素描的好方法。 在您下一次成功的研討會中，您可以隨意嘗試這些。

“如果人們陷入頭腦風暴，請提出問題並引入限制條件”

為了幫助激發人們的創造力，作為促進者，最好的做法是袖手旁觀一些示例想法，這樣您就可以開始對話並激發其他人的想法。 如果人們陷入頭腦風暴，提出問題並引入限制； 例如，如果我們有一百萬美元來解決這個問題呢？ 如果我們必須在兩週內交付它怎麼辦？

根據小組的動態，有時將頭腦風暴分成兩個部分會有所幫助。 首先，花幾分鐘讓每個人在便利貼（物理或虛擬）上寫下他們自己的想法，然後讓每個人向其他人介紹他們的想法。 或者，如果您正在與更大的小組一起舉辦研討會，您可以讓每個人自己閱讀便利貼，然後投票決定他們想更詳細地討論哪些便利貼。 在每個人都有機會分享他們最初的想法之後，繼續建立在想法之上。

10.如何勾勒出更多的想法

草圖通常是設計研討會最有形的輸出，讓每個人都可以自己探索概念。 它們在面對面的研討會中更容易管理，但也有一些方法可以使其適用於遠程研討會：

• 讓每個人在紙上畫出他們的想法，然後將照片上傳到您的虛擬白板上
• 如果參與者可以使用帶有筆的 iPad，他們可以直接在虛擬白板上繪圖
• 有時只用便利貼談論你的想法就足夠了，特別是如果你以後綜合這些想法並拿出自己的草圖來說明它們

在自由和約束之間取得平衡至關重要——給人們足夠的時間和空間來勾勒想法，但要限制他們以鼓勵創造力。

“當我們有太多時間探索想法時，我們往往會深入研究一些概念並迅速融入其中”

我們經常發現，當我們有太多時間去探索想法時，我們往往會深入研究一些概念並很快就融入其中。 在研討會上勾勒出想法的目標是追求數量，而不是質量。 我們想要“壞”想法、技術上不可行的想法和“北極星”概念，就像我們想要短期修復和可預測的解決方案一樣。

什麼都行。 現在是時候讓你的想法暢通無阻，並獲得所有可能性的大腦轉儲。 以後會有很多時間進行理性思考和縮減，但是你現在越是把所有的想法拿出來，你就越有信心找到最終的解決方案。

根據經驗，一個小時的工作坊需要 10-15 分鐘的素描時間就足夠了。 再次，作為促進者，鼓勵數量超過質量。

專業提示：

• 如果你正在舉辦一個面對面的研討會，放一些平靜的背景音樂可以幫助人們集中註意力（但首先要問清楚，因為這取決於小組的偏好）。
• “Crazy 8s”對於可能會因草擬想法而感到卡住或害怕的小團體來說是一種有用的技巧。 讓每個人把一張紙對折，然後再對折，直到你有八個部分。 鼓勵人們在每個方框中畫一個想法，並嘗試在時間用完之前填滿所有八個。 我們發現，有一個切實的數字目標可以幫助推動一些人思考更多的想法。

11. 有效地分享想法

僅僅單獨勾勒想法是不夠的——分享它們是有趣的討論發生的地方。 讓每個人都把他們的草圖放在牆上或虛擬白板上，這樣小組就能平等地看到所有的想法。 給每個人幾分鐘的時間來了解他們的想法，並在可能的情況下建立額外的緩衝時間以進行對話。

如果研討會的目標之一是評估這些想法，那麼點投票（或在虛擬白板上投票）是幫助小組縮小範圍，同時讓每個人都有平等發言權的好方法。

最後，在結束之前，確保每個想法都有分配給它的作者，以幫助解決研討會後的後續問題。

12. 需要時委派

在這一點上，你做了很多。 如果您是研討會的負責人，那麼不僅要計劃和運行整個事情，還要準備所有需要的內容，您會感​​到完全不知所措。

“不要害怕尋求幫助。 考慮召集隊友來充實車間的各個部分”

不要害怕尋求幫助。 考慮拉動隊友來充實車間的各個部分。 您的產品經理可能最了解產品領域，或者研究人員可能最擅長解釋用例。

例如，在我們的支持研討會上，我們請其他幾位設計師準備一些關於競爭對手和類似示例的幻燈片。 分擔這一責任有助於每個人都感到參與並投入到這個過程中。 改變演講者的另一個好處是讓會議感覺新鮮，所以人們不會因為一個人幾個小時的單調而感到無聊。

13.製作幻燈片或虛擬白板

現在所有細節都計劃好了，是時候將您的辛勤工作放入幻燈片中，或者如果您正在遠程運行研討會，則可以使用一個虛擬白板，其中包含每個活動的部分。 是的，即使是那五分鐘的休息時間，也可以放一個部分或幻燈片，一個部分來回顧您已經完成的工作以及研討會中還剩下什麼，一個部分來說明您將要做的活動。 這裡的目標是完全從您的腦海中卸下計劃，以便您在實際研討會期間感到控制和放鬆。 感覺像是很多工作，但它會創建一個平穩的時間表，可以提升每個人的研討會體驗。

Miro 虛擬白板

14.跟踪時間

準確計時活動是一門藝術。 您應該始終估計某件事需要多長時間，但希望這在現實中是流動的，並準備好在研討會當天順勢而為。 這就是為什麼在一些時間緩衝中計劃是有幫助的。

密切注意時鐘以保持正軌，但要巧妙地做到這一點。 通過在屏幕上顯示倒數計時器來嚴格地計時活動會造成壓力環境，使頭腦風暴和創造性變得更加困難。 最好的研討會體驗通常是那些讓參與者感覺最自然和最輕鬆的體驗。 作為一名主持人，只需宣布 10 分鐘的練習時間，然後密切關注時鐘，您的與會者就會感到輕鬆自在。 對您來說可能會付出更多的努力——但對其他人來說將是更好的體驗。

額外的爵士樂

對於獎勵積分，這裡有更多提示，可讓您的研討會更加無縫、自然和周到：

• 如果您要參加面對面的研討會，請提前 10 分鐘到場準備，確保技術正常工作，甚至用歡快的音樂營造氣氛，以便在人們到達時為他們注入活力。
• 定期停下來休息一下。 水和零食是保持高能量水平的好方法。
• 圍繞使用設備製定基本規則，以便每個人都有共同的期望，並且不會在整個會話過程中分心。
• 如果小組討論開始因偏離主題的問題或評論而脫軌，請通過在白板上記錄這些要點並在可能的情況下稍後再回复，推動您的原始計劃取得進展。 如果時間不夠，請在研討會結束後努力解決這些問題。
• 事先指定某人擔任研討會的記錄員。
• 很高興有人在研討會期間為人們的行動拍照，無論是面對面的還是虛擬的。 這種文檔不僅是一個很好的紀念品，它還可以作為您之後發送的研討會回顧的寶貴內容。
• 花最後 5 分鐘總結一下，討論接下來的步驟和行動項目。 感謝大家的時間。 這也是一個很好的機會來詢問有關會議進展情況的反饋。
• 向所有參與者和利益相關者發送一份回顧，總結您在研討會中所做的事情。
• 添加會議中的一些照片和人工製品——這可以保持勢頭，並有助於與團隊溝通下一步。

親自嘗試產品設計研討會

組織和促進設計研討會可能具有挑戰性。 但是通過將合適的人員和計劃串聯起來，設計研討會將成為您團隊啟動項目、討論問題和製定新解決方案的重要組成部分。 作為促進者，在如何組織這些會議時深思熟慮和深思熟慮將獲得回報，因為您的團隊會在解決難題方面產生動力。 不用擔心，您將永遠有另一個機會來迭代體驗。

對我們在 Intercom 的工作方式感興趣？ 看看我們的開放式產品設計角色。