14 wskazówek, które pomogą Ci poprowadzić udane warsztaty projektowania produktów

Projekt i współpraca idą w parze. Kiedy chcemy omawiać problemy, wyobrażać sobie nowe pomysły i burzyć mózgi rozwiązania, najlepiej jest zbliżyć ludzi – osobiście lub wirtualnie.

Współpraca ma wiele odmian, od małych nieformalnych sesji roboczych i grupowej krytyki po pełne warsztaty.

Ale uwaga: samo zgromadzenie ludzi nie gwarantuje automatycznie kreatywnych wyników i pomysłów. Zbyt często dyskusja może stać się nieskoncentrowana, rozwiązania burzy mózgów kończą się rozproszone i pozbawione kierunku, lub sesja przeradza się w rywalizację o to, kto może głośniej przedstawiać swoje pomysły.

Czym są warsztaty projektowania produktów?

Warsztaty projektowania produktów są okazją dla zespołu do wspólnego rozwiązania problemu poprzez wykonanie serii ćwiczeń grupowych mających na celu osiągnięcie określonego rezultatu. Warsztaty dotyczą wykonywania zadań i są często wykorzystywane jako kamienie milowe do rozpoczęcia działań lub podejmowania decyzji.

„Jako organizator jesteś odpowiedzialny za mądre wykorzystanie czasu wszystkich osób i odkrywanie spostrzeżeń potrzebnych do dalszego rozwoju projektu”

Na przykład w Intercom lubimy prowadzić warsztaty, aby rozpocząć duże projekty z szerszym zespołem. Prowadzenie świetnego warsztatu wymaga jasnego i przemyślanego planowania. Jako organizator, Twoim obowiązkiem jest upewnienie się, że czas wszystkich jest spędzany mądrze, a Ty odkrywasz spostrzeżenia potrzebne do rozwoju projektu.

Dobrze zrobione warsztaty są nieocenione, jeśli chodzi o przyspieszenie postępów zespołu w każdym projekcie poprzez zjednoczenie różnych opinii i zebranie ludzi na tej samej stronie.

Jak stworzyć i ustrukturyzować warsztaty projektowania produktywnego

Oto nasze wskazówki dotyczące prowadzenia udanych warsztatów projektowania produktów (chociaż te rady można zastosować bardziej ogólnie w warsztatach rozwiązywania problemów).

1. Zacznij od przeglądu
2. Określ cel
3. Zdecyduj, kto musi przyjść
4. Wymień namacalne rezultaty
5. Zdecyduj, kiedy i gdzie to będzie
6. Pracuj wstecz, aby ułożyć plan
7. Opisz działania w każdej sekcji
8. Użyj improwizowanych gier, aby się rozgrzać
9. Uważaj na burzę mózgów
10. Naszkicuj więcej pomysłów
11. Dzielić się pomysłami
12. Deleguj w razie potrzeby
13. Zrób slajdy
14. Śledź czas

Poniżej omówiliśmy, w jaki sposób możesz włączyć każdy krok do własnego warsztatu.

1. Zacznij od przeglądu

Uzyskaj podstawowy, wysokopoziomowy plan swojego warsztatu, odpowiadając na następujące podstawowe pytania. Możesz to zrobić w dokumencie Google lub innym narzędziu, które najlepiej Ci odpowiada, i udostępniać kluczowym zainteresowanym stronom opinie zgodnie z planem.

2. Jaki jest cel warsztatów?

W kilku zdaniach napisz, dlaczego organizujesz tę sesję, tak jakbyś wysyłał na nią zaproszenie z kalendarza. Następnie spróbuj wyartykułować konkretne cele w formie działań. Weźmy za przykład wieloczęściowy warsztat, który przeprowadziliśmy na temat wizji naszych produktów pomocniczych.

Oto cele warsztatów:

• Spotkaj się jako zespół, aby omówić naszą wizję wsparcia interkomowego
• Aby przeprowadzić burzę mózgów i zaprojektować koncepcje „gwiazdy północnej” dla naszej oferty pomocy technicznej
• Opracuj kluczowe zasady, które powinniśmy wziąć pod uwagę w podejściu do projektów wsparcia na rynku
• Dobrze się bawić!

3. Kto musi przyjść?

W idealnym przypadku wszyscy w twoim warsztacie powinni aktywnie uczestniczyć, więc najlepiej jest utrzymywać liczby na stosunkowo niskim poziomie. Odkryliśmy, że małe grupy składające się z 5-8 osób są zwykle wystarczająco duże, aby gromadzić różne pomysły, ale wystarczająco małe, aby każdy mógł nadal w pełni uczestniczyć – dotyczy to zarówno warsztatów osobistych, jak i zdalnych.

„Na tym etapie pomocne jest przyciąganie osób o różnych perspektywach, więc miej to na uwadze podczas tworzenia listy zaproszeń”

Na tym etapie pomocne jest zgromadzenie osób o różnych perspektywach, zwłaszcza jeśli sesja dotyczy generowania rozwiązań, więc miej to na uwadze, układając listę zaproszeń.

4. Jakie są namacalne rezultaty?

Wypisz namacalne rezultaty z warsztatu, którymi chcesz się później podzielić lub o których chcesz zrelacjonować. Podobnie do twoich celów, pomoże ci to później wyjaśnić, jak ustrukturyzować warsztat. Jako przykład, produkty dla naszego warsztatu to:

• Przynajmniej jeden koncept/ekran od każdego projektanta o dość wysokiej wierności
• Lista wygenerowanych pomysłów oraz podsumowanie sesji do wysłania do zespołu Produktowego
• Dokument projektu zasad produktu do wysłania do zespołu ds. produktu w celu uzyskania opinii i recenzji

5. Jaka to będzie data? Jak długo będzie trwało?

Na podstawie swoich celów i liczby zaproszonych osób znajdź datę – lub daty, jeśli prowadzisz warsztaty wielodniowe – i z grubsza oszacuj, jak długo warsztaty potrwają. Wiedz, że to oszacowanie prawdopodobnie ulegnie zmianie, ale posiadanie numeru boiska pomoże ci zaplanować późniejsze szczegóły, takie jak miejsce warsztatu lub ćwiczenia, które należy przeprowadzić z grupą.

Gdzie odbędą się warsztaty?

Musisz zdecydować, czy chcesz poprowadzić warsztat osobiście, czy zdalnie. Istnieje pewien efekt fizycznego przebywania razem z innymi ludźmi i wspólnego rozwiązywania problemów, ale w dzisiejszych czasach ludzie mogą czuć się bardziej komfortowo pracując zdalnie – a oprogramowanie do zdalnej współpracy umożliwia prowadzenie wysoce produktywnych warsztatów, nawet jeśli jesteś w różnych lokalizacjach.

„Środowisko warsztatowe powinno być płynne i otwarte, aby zachęcać do dialogu w zespole”

Jeśli będziesz prowadzić warsztaty osobiste, zastanów się, jakiej przestrzeni potrzebuje Twoja sesja, biorąc pod uwagę jej długość, cele i liczbę osób. Na przykład, możesz zdecydować, że sesja trwająca 4-5 godzin jest lepiej prowadzona poza biurem, aby była wyjątkowa i bardziej skupiona. Środowisko warsztatowe powinno być płynne i otwarte, aby zachęcać do dialogu w zespole.

Z naszego doświadczenia wynika, że ​​szczególnie świetną fizyczną lokalizacją jest większy pokój z wysokim stołem pośrodku otoczonym wysokimi stołkami, dzięki czemu każdy może siedzieć lub stać. W ten sposób ludzie siedzący i stojący są mniej więcej na tej samej wysokości – dając ludziom poczucie równości i elastyczności w tym samym czasie. Upewnij się, że jest dużo miejsca na ścianie i tablicach.

Studio projektowe Intercom w Dublinie

Jeśli będziesz prowadzić warsztat zdalny, będziesz potrzebować narzędzia do wideokonferencji (takiego jak Zoom lub Google Hangouts) oraz wirtualnej tablicy (takiej jak Miro lub Whimsical). Upewnij się, że uczestnicy wiedzą z wyprzedzeniem, jakiego oprogramowania będziesz używać, aby mogli je zainstalować i sprawdzić przed warsztatami.

Aby mieć pewność, że wszyscy mają równy głos, lepiej przeprowadzić warsztaty w pełni osobiste lub całkowicie zdalne. Jeśli masz zarówno uczestników osobiście, jak i zdalnych, lepiej użyć wirtualnej tablicy jako płótna, na którym można umieszczać pomysły.

6. Cofaj się i myśl fragmentami, aby ułożyć plan

Mając ogólny zarys, nadszedł czas na stworzenie zarysu warsztatu. Spójrz wstecz na cele, które wymieniłeś i zastanów się, jakie czynności musisz wykonać na swoich warsztatach, aby je osiągnąć.

„Każda czynność zwykle trwa dłużej niż oczekiwano, więc pamiętaj, aby zostawić trochę miejsca na bufor”

Spróbuj uporządkować te działania w odrębne części swojego warsztatu. Przypisz szacunkowy czas do każdej sekcji, a gdy planujesz więcej szczegółów, możesz cofnąć się i odpowiednio dostosować długość warsztatu. Pamiętaj, że każda czynność zwykle trwa dłużej niż oczekiwano, więc upewnij się, że zostawiłeś trochę miejsca na bufor.

Na przykład na warsztaty na temat wizji naszych produktów wspierających, oto co wymyśliliśmy na tym etapie:

Tło (~1 godzina)

• Wprowadzenie (5 min)
  • Cel warsztatu
  • Porządek obrad
  • Ćwiczenia rozgrzewające
• Budowanie zrozumienia (20 min)
  • Informacje podstawowe w domenie
  • Patrząc na konkurentów
  • Analogiczne przykłady
  • Badania wewnętrzne
• Formowanie problemu (5 min)
• Rozmowa o przyszłości wsparcia (20 min)
  • Wywiady z innymi interesariuszami

— Przerwa (5 min) —

Ćwiczenia przed burzą mózgów (30 min)

• Ćwiczenia (30 min)
• List miłosny, list zerwania (10-15 min)
• Rysowanie teraźniejszości kontra przyszłość (10-15 min)

— Obiad (1 godzina) —

Burza mózgów (35 min)

• Ćwiczenie rozgrzewające (3-5 min)
• Burza mózgów (30 min)

Szkicowanie (40 min)

• Mapa myśli (10 min)
• Szkicowanie na papierze (30 min)

Podziel się (30 min)

• Podziel się (20 min)
• Zakończ (5-10 min)

Zasady burzy mózgów (1 godzina)

Kolejne kroki (5 min)

• Zaplanuj na następny raz
• Informacje zwrotne na temat przebiegu sesji

7. Opisz działania w każdej sekcji

Teraz Twój warsztat nabiera kształtów. Jesteś w punkcie, w którym powinieneś cofnąć się i wypracować szczegóły, aby mieć jasność co do tego, o czym będziesz dyskutować z grupą i jakie ćwiczenia będziesz wykonywać razem, aby pomóc Ci osiągnąć swoje cele.

Oto kilka rad, jak ułatwić wspólne aspekty warsztatów projektowych – zapoznanie się z grupą, burza mózgów, szkicowanie i dzielenie się pomysłami.

8. Rozgrzej się za pomocą improwizowanych gier

Ludzie przychodzą na twoje warsztaty z różnych innych spotkań, więc chociaż mogą być fizycznie obecni w sali, ich umysł może nadal odbiegać od poprzedniej dyskusji.

Podczas jednego z warsztatów, w których braliśmy udział, mimo że organizator z góry określił cel sesji, ludzie byli zdezorientowani tym, co próbowaliśmy zrobić, kiedy wpadliśmy w burzę mózgów, po prostu dlatego, że byli rozproszeni na początku sesji. Musieliśmy poświęcić dodatkowe pięć minut na prześledzenie wstecz, aby nadrobić zaległości, a od tego momentu zajęło nam trochę więcej czasu na przygotowanie się do burzy mózgów na nieszablonowe koncepcje na przyszłość. Skończyło się na tym, że straciliśmy czas i rozpęd, ponieważ ludzie po prostu nie byli skoncentrowani.

„Warto poświęcić czas na początku, aby nadać ton swojemu warsztatowi i zsynchronizować wszystkich z myślą o zespole”

Na początku warto poświęcić trochę czasu, aby nadać ton swojemu warsztatowi i zsynchronizować wszystkich z myśleniem zespołowym. Gry z improwizacją to świetny sposób, aby to zrobić, pobudzając ludzi i ustawiając ich tak, aby byli produktywni podczas sesji. Na przykład, jeśli jednym z twoich celów jest burza mózgów nad przyszłymi rozwiązaniami problemu, wszyscy w pokoju muszą być wolni od wcześniejszych rozproszeń i dotrzeć do miejsca, w którym rzeczywiście mogą to zrobić – gdzie czują się nieskrępowani i mogą pozwolić swoim umysłom bawić się.

Oto niektóre z naszych ulubionych gier improwizacyjnych, które pomogą wszystkim stać się obecnymi. Jeśli martwisz się sceptykiem w pokoju, odkryłem, że poświęcenie kilku minut na wyjaśnienie celu tych zabawnych ćwiczeń może złagodzić wszelkie obawy na tyle długo, aby ludzie mogli wejść do gry i zacząć czerpać korzyści. Niektórzy pracują wirtualnie, inni nie – ale bez względu na formę warsztatu, istnieje sposób na zaangażowanie ludzi.

Alfabet (osobiście lub wirtualny)

Jeśli jesteś w tym samym pokoju, stań w kręgu. Celem jest recytowanie alfabetu po jednej osobie, w dowolnej kolejności. Jeśli więcej niż jedna osoba mówi tę samą literę w tym samym czasie, musisz zacząć od „A”.
Dobre dla: energetyzowania grupy, budowania skupienia na grupie.

Piłka dźwiękowa (osobiście)

Wszyscy stoją w kręgu. Jedna osoba rzuca niewidzialną „piłkę” drugiej, czemu towarzyszy dźwięk. Gdy osoba łapie „piłkę”, musi powtórzyć dźwięk, który został rzucony, i rzucić „piłkę” komuś innemu z nowym dźwiękiem.
Dobre dla: energetyzowania grupy.

Trzy rzeczy (osobiście lub wirtualnie)

Jedna osoba odwraca się do drugiej lub nominuje drugą podczas rozmowy i jak najszybciej wymienia trzy losowe rzeczy. Ta osoba musi wtedy szybko powiedzieć, jak te trzy rzeczy są ze sobą powiązane.
Dobre dla: nieszablonowego myślenia.

Przysłowie słowo po czasie (osobiście lub wirtualne)

W warsztacie fizycznym wszyscy stoją w kręgu. Praktycznie może to działać alfabetycznie lub w dowolnej kolejności. Każda osoba w kolejności wypowiada jedno słowo na raz. Kiedy grupa czuje, że pomysł lub zdanie jest kompletne, składają ręce i mówią „tak, tak, tak”.
Dobre dla: energetyzowania grupy, budowania skupienia na grupie.

Więcej informacji na temat wprowadzania improwizacji do procesu projektowania można znaleźć w artykule Liz Gerber na ten temat. Szybkie wyszukiwanie w Google przyniesie również o wiele więcej działań improwizacyjnych, które możesz wypróbować.

9. Uważaj na burzę mózgów

Nie ma nic bardziej przerażającego niż wręczenie komuś czystej kartki papieru i powiedzenie: „Idź, przekaż mi wszystkie swoje pomysły na temat przyszłej wizji naszego produktu w ciągu pięciu minut”. Czasami jeszcze bardziej przerażające jest to, gdy w pokoju jest sześć innych osób i oczekuje się, że porozmawiacie o tym razem.

Przeprowadzenie dobrej burzy mózgów polega na tym, aby ludzie czuli się na tyle komfortowo, że mogli rzucać pomysłami. Ale to nie zawsze jest łatwe. Częstymi problemami są ludzie rozmawiający ze sobą, jedna osoba dzieląca się wszystkimi pomysłami lub czyjeś pomysły z jakiegoś powodu zdyskontowane. Tak więc, bez względu na to, jak doświadczona jest grupa, zawsze dobrze jest poświęcić chwilę na omówienie podstawowych zasad burzy mózgów, zanim zaczniemy. Nawet szybki przegląd sprawi, że wszyscy znajdą się na tej samej stronie i będą w nastroju na owocną sesję razem.

Zasady firmy projektowej i konsultingowej IDEO dotyczące burzy mózgów:

• Odroczyć osąd
• Zachęcaj do szalonych pomysłów
• Buduj na pomysłach innych
• Skoncentruj się na temacie
• Jedna rozmowa na raz
• Bądź wizualny
• Wybierz ilość

Zasady IDEO dotyczące burzy mózgów. Ilustracja autorstwa Cindy Chang

Jako ilustratorka i osoba, która lubi ręcznie rysowane slajdy w miejscu pracy, Cindy naszkicowała te zasady w postaci zasobów wielokrotnego użytku, aby były przydatne za każdym razem, gdy robimy warsztaty. Wydaje się, że ludzie dobrze reagują na swoją nieformalną i z natury twórczą naturę – to dobry sposób na ułatwienie sobie burzy mózgów i szkicowania. Zachęcamy do wypróbowania ich podczas kolejnych udanych warsztatów.

„Zadawaj pytania i wprowadzaj ograniczenia, jeśli ludzie utknęli w burzy mózgów”

Aby pomóc ludziom w rozbudzeniu kreatywnych soków, dobrą praktyką jako moderatora jest posiadanie kilku przykładowych pomysłów w rękawie, dzięki czemu możesz rozpocząć rozmowę i wzbudzić pomysły w innych ludziach. Zadawaj pytania i wprowadzaj ograniczenia, jeśli ludzie utknęli w burzy mózgów; na przykład, co by było, gdybyśmy mieli milion dolarów na rozwiązanie tego problemu? Co by było, gdybyśmy musieli ją dostarczyć w dwa tygodnie?

W zależności od dynamiki grupy czasami pomocne może być podzielenie burzy mózgów na dwie części. Najpierw poświęć kilka minut, aby wszyscy zapisali swoje pomysły na karteczkach samoprzylepnych (fizycznych lub wirtualnych), a następnie poproś, aby wszyscy przedstawili swoje pomysły innym. A jeśli prowadzisz warsztaty z większą grupą, możesz poprosić wszystkich o samodzielne przeczytanie Post-itów i głosowanie, o których chcieliby porozmawiać bardziej szczegółowo. Kontynuuj budowanie na podstawie pomysłów, gdy wszyscy będą mieli okazję podzielić się swoimi początkowymi przemyśleniami.

10. Jak naszkicować więcej pomysłów

Szkice są często najbardziej namacalnym efektem warsztatu projektowego, dzięki czemu każdy może samodzielnie odkrywać koncepcje. Łatwiej jest nimi zarządzać w warsztacie osobistym, ale istnieją sposoby na to, aby działały również w warsztatach zdalnych:

• Niech wszyscy szkicują swoje pomysły na papierze, a następnie przesyłają zdjęcia na wirtualną tablicę
• Jeśli uczestnicy mają dostęp do iPada z piórem, mogą szkicować bezpośrednio na wirtualnej tablicy
• Czasami wystarczy samo opowiedzenie o swoich pomysłach za pomocą karteczek samoprzylepnych, zwłaszcza jeśli później zsyntetyzujesz pomysły i wymyślisz własne szkice, aby je zilustrować

Kluczowe znaczenie ma tutaj zachowanie równowagi między wolnością a ograniczeniami – daj ludziom wystarczająco dużo czasu i miejsca na szkicowanie pomysłów, ale ograniczaj ich, aby zachęcać do kreatywności.

„Kiedy mamy zbyt dużo czasu na zgłębianie pomysłów, zwykle zagłębiamy się w kilka koncepcji i szybko się do nich przywiązujemy”

Często stwierdzamy, że kiedy mamy zbyt dużo czasu na zgłębianie pomysłów, zwykle zagłębiamy się w kilka koncepcji i szybko się do nich przywiązujemy. Celem szkicowania pomysłów na warsztatach jest dążenie do ilości, a nie jakości. Chcemy „złych” pomysłów, tych technicznie niewykonalnych i koncepcji „gwiazdy północnej” tak samo, jak pragniemy krótkoterminowych poprawek i przewidywalnych rozwiązań.

Wszystko idzie. Nadszedł czas, aby Twoje pomysły mogły swobodnie płynąć i uzyskać zrzut mózgu ze wszystkich możliwości. Później będzie mnóstwo czasu na racjonalne myślenie i ograniczenie, ale im więcej wyjawiasz teraz wszystkich swoich pomysłów, tym bardziej będziesz pewny swojego ostatecznego rozwiązania.

Z reguły 10-15 minut na szkicowanie na jednogodzinne warsztaty jest więcej niż wystarczające. Ponownie, jako moderator, przedkładaj ilość nad jakość.

Wskazówki dla profesjonalistów:

• Jeśli prowadzisz warsztaty osobiste, włączenie spokojnej muzyki w tle może pomóc ludziom się skoncentrować (ale najpierw zapytaj, ponieważ zależy to od preferencji grupy).
• „Szalone ósemki” to pomocna technika dla mniejszych grup, które mogą czuć się zablokowane lub zastraszone szkicowaniem pomysłów. Niech wszyscy złożą kartkę papieru na pół i ponownie na pół, aż będzie osiem części. Zachęć ludzi do narysowania jednego pomysłu w każdym pudełku i spróbuj wypełnić wszystkie osiem, zanim skończy się czas. Odkryliśmy, że posiadanie konkretnego celu liczbowego, do którego można strzelać, może pomóc niektórym ludziom wymyślić więcej pomysłów.

11. Produktywne dzielenie się pomysłami

Nie wystarczy samodzielnie szkicować pomysłów – dzieląc się nimi toczą się ciekawe dyskusje. Niech każdy umieści swoje szkice na ścianie lub wirtualnej tablicy, aby grupa mogła zobaczyć wszystkie pomysły w równym stopniu. Daj każdej osobie kilka minut na przeanalizowanie tego, co wymyśliła, i jeśli to możliwe, wygospodaruj dodatkowy czas buforowy, aby umożliwić rozmowę.

Jeśli jednym z celów warsztatów jest ocena tych pomysłów, głosowanie kropkami (lub głosowanie za wirtualną tablicą) jest świetnym sposobem, aby pomóc grupie zawęzić sprawy, dając wszystkim równy głos.

Na koniec, przed zakończeniem, upewnij się, że do każdego pomysłu jest przypisany autor, który pomoże w odpowiedzi na pytania uzupełniające po warsztatach.

12. Deleguj w razie potrzeby

W tym momencie robisz dużo. Jeśli to Ty prowadzisz warsztaty, może to być całkowicie przytłaczające, jeśli nie tylko planujesz i prowadzisz całość, ale także przygotowujesz wszystkie potrzebne do tego treści.

„Nie bój się prosić o pomoc. Zastanów się nad wciągnięciem kolegów z drużyny, aby urozmaicić sekcje warsztatu”

Nie bój się prosić o pomoc. Zastanów się nad wciągnięciem kolegów z drużyny, aby urozmaicić sekcje warsztatu. Twój menedżer produktu może mieć największą wiedzę na temat domeny produktu lub badacz może być najlepszy w wyjaśnianiu przypadków użycia.

Na przykład w naszym warsztacie Support poprosiliśmy kilku innych projektantów o przygotowanie kilku slajdów na temat konkurencji i analogicznych przykładów. Podział tej odpowiedzialności pomaga wszystkim poczuć się zaangażowanymi i zainwestowanymi w ten proces. Zmiana osoby prowadzącej prezentację ma tę dodatkową zaletę, że sesja jest świeża, więc ludzie nie są znudzeni monotonią jednej osoby rozmawiającej godzinami.

13. Twórz slajdy lub wirtualną tablicę

Po zaplanowaniu wszystkich szczegółów nadszedł czas, aby upiec ciężką pracę na slajdach lub, jeśli prowadzisz warsztat zdalnie, na wirtualnej tablicy z sekcjami dla każdego działania. Tak, dodaj sekcję lub slajd nawet na tę pięciominutową przerwę, sekcję podsumowującą to, co zrobiłeś i co jeszcze zostało z warsztatów, sekcję ilustrującą czynności, które będziesz wykonywać. Celem tutaj jest całkowite wyrzucenie planu z głowy, abyś czuł się kontrolowany i zrelaksowany podczas samego warsztatu. To może wydawać się dużo pracy, ale stworzy płynny harmonogram, który może podnieść jakość warsztatu dla każdego.

Wirtualna tablica Miro

14. Śledź czas

Dokładne wyczucie czasu to sztuka. Zawsze powinieneś mieć oszacowanie, jak długo coś potrwa, ale spodziewaj się, że w rzeczywistości będzie to płynne i przygotuj się na ciosy w dniu warsztatów. Dlatego warto zaplanować w pewnym czasie bufor.

Miej oko na zegar, aby być na bieżąco, ale rób to subtelnie. Sztywne odmierzanie czasu przez wyświetlanie licznika czasu na ekranie może stworzyć presję, utrudniając burzę mózgów i kreatywność. Najlepsze doświadczenia warsztatowe to zazwyczaj te, które są dla uczestników najbardziej naturalne i lekkie. Jako moderator, po prostu zapowiadając 10 minut na ćwiczenie, a następnie śledząc zegar jednym okiem, uczestnicy będą się uspokoić. To może być trochę więcej wysiłku dla Ciebie – ale będzie to lepsze doświadczenie dla wszystkich innych.

Extra jazz

Aby uzyskać dodatkowe punkty, oto więcej wskazówek, dzięki którym Twój warsztat będzie jeszcze bardziej płynny, naturalny i przemyślany:

• Jeśli prowadzisz warsztaty osobiste, przyjdź 10 minut wcześniej, aby przygotować się, upewnij się, że technologia działa, a nawet stwórz odpowiedni nastrój dzięki optymistycznej muzyce, aby dodać energii po przybyciu.
• Zatrzymuj się okresowo na przerwy. Woda i przekąski są miłym akcentem, aby utrzymać wysoki poziom energii.
• Ustal podstawowe zasady dotyczące korzystania z urządzeń, aby wszyscy mieli wspólne oczekiwania i nie rozpraszali się podczas sesji.
• Jeśli dyskusja grupowa zaczyna się wykoleiwać przez pytania lub komentarze nie na temat, naciskaj na postęp w swoim pierwotnym planie, zapisując te punkty na tablicy i wracając do nich później, jeśli możesz. Postaraj się odpowiedzieć na te pytania po warsztatach, jeśli zabraknie Ci czasu.
• Wyznacz wcześniej kogoś na dokumentatora warsztatów.
• Fajnie jest mieć kogoś, kto robi zdjęcia ludzi w akcji podczas warsztatów, czy to osobiście, czy też wirtualnie. Tego rodzaju dokumentacja jest nie tylko dobrą pamiątką, ale może być również cennym dodatkiem do podsumowania warsztatów, które możesz później wysłać.
• Poświęć ostatnie 5 minut na podsumowanie, aby omówić kolejne kroki i czynności. Dziękuję wszystkim za poświęcony czas. Może to być również świetna okazja, aby poprosić o informację zwrotną na temat przebiegu sesji.
• Wyślij podsumowanie do wszystkich uczestników i interesariuszy, aby podsumować to, co zrobiłeś podczas warsztatów.
• Dodaj kilka zdjęć i artefaktów z sesji – to utrzyma tempo i pomoże przekazać zespołowi kolejne kroki.

Wypróbuj warsztaty projektowania produktów dla siebie

Zorganizowanie i prowadzenie warsztatów projektowych może być wyzwaniem. Ale dzięki zebraniu odpowiednich ludzi i planowaniu warsztaty projektowe staną się ważną częścią procesu Twojego zespołu, aby rozpocząć projekty, omówić problemy i wypracować nowe rozwiązania. Jako facylitator, rozważne i przemyślane organizowanie tych sesji opłaci się w mgnieniu oka, ponieważ Twój zespół nabierze rozpędu w rozwiązywaniu trudnych problemów. I nie martw się, zawsze będziesz mieć kolejną szansę na powtórzenie tego doświadczenia.

Zainteresowany sposobem, w jaki pracujemy w Intercomie? Spójrz na nasze role w zakresie projektowania otwartego produktu.