帮助您成功举办产品设计研讨会的 14 个技巧
已发表: 2022-05-22设计和协作齐头并进。 当我们想讨论问题、想象新想法和集体讨论解决方案时，最好将人们聚集在一起——无论是面对面的还是虚拟的。
协作有多种形式，从小型的非正式工作会议和小组评论到成熟的研讨会。
但请注意：仅仅将人们聚集在一起并不能自动保证创造性的产出和想法。 很多时候，讨论会变得没有重点，集思广益的解决方案最终会分散且缺乏方向，或者会议会演变成谁能更大声地表达自己的想法的竞争。
什么是产品设计研讨会？
产品设计研讨会是团队通过一系列旨在获得特定结果的小组练习来共同解决问题的机会。 研讨会是关于完成工作的，通常被用作开始事情或做出决定的里程碑。
“作为组织者，您有责任确保每个人的时间都得到合理利用，并发现推动项目向前发展所需的洞察力”
例如，在 Intercom，我们喜欢举办研讨会，与更广泛的团队一起启动大型项目。 举办一场精彩的研讨会需要清晰而深思熟虑的计划。 作为组织者，您有责任确保每个人的时间都得到合理利用，并且您会发现推进项目所需的洞察力。
如果做得好，研讨会对于推动团队在任何项目上的进展都是非常宝贵的，因为它可以汇集不同的意见并让人们达成一致意见。
如何创建和构建富有成效的设计研讨会
以下是我们成功举办产品设计研讨会的技巧（尽管该建议可以更广泛地应用于解决问题的研讨会）。
- 从概览开始
- 确定目标
- 决定谁需要来
- 列出有形的成果
- 决定何时何地
- 向后工作以制定计划
- 详细说明每个部分的活动
- 使用即兴游戏热身
- 注意头脑风暴
- 勾勒出更多想法
- 分享意见
- 需要时委托
- 制作幻灯片
- 跟踪时间
下面，我们详细说明了如何将每个步骤整合到您自己的研讨会中。
1. 从概览开始
通过回答以下基本问题，为您的研讨会制定基本的、高层次的计划。 您可以在 Google 文档或任何最适合您的工具中执行此操作，并在您计划时与主要利益相关者共享以获得反馈。
2. 研讨会的目标是什么？
用几句话写出你举办这个会议的原因，就好像你正在为它发送日历邀请一样。 然后，尝试以行动的形式阐明具体目标。 以我们关于支持产品愿景的多部分研讨会为例。
这些是研讨会的目标：
- 作为一个团队一起讨论我们对内部通信支持的愿景
- 为我们的支持服务集思广益并设计“北极星”概念
- 起草我们在处理高端支持项目时应考虑的关键原则
- 找乐子！
3. 谁需要来？
理想情况下，您工作室中的每个人都应该积极做出贡献，因此最好将数字保持在相对较低的水平。 我们发现 5-8 人的小团体往往足够大，可以收集不同的想法，但也足够小，每个人都可以充分参与 - 这适用于面对面和远程研讨会。
“在这个阶段引入具有不同观点的人是有帮助的，所以在你整理你的邀请名单时要记住这一点”
在这个阶段引入具有不同观点的人会很有帮助，特别是如果会议是围绕生成解决方案进行的，所以在整理邀请列表时请记住这一点。
4. 有哪些切实的成果？
列出您想要在之后分享或报告的研讨会的有形成果。 与您的目标类似，这将帮助您阐明以后如何组织您的研讨会。 例如，我们研讨会的可交付成果是：
- 每个设计师至少有一个具有相当高保真度的概念/屏幕
- 生成的想法列表和会议摘要发送给产品团队
- 一份产品原则草案文档，发送给产品团队进行反馈和审查
5. 是几号？ 它会运行多久？
根据你的目标和你邀请的人数，找到一个日期——或者如果你正在举办一个为期多天的研讨会的日期——并粗略估计研讨会需要多长时间。 知道这个估计可能会改变，但是有一个大概的数字将帮助您计划以后的细节，例如研讨会将在哪里进行或与小组一起进行哪些练习。
研讨会将在哪里举行？
您需要决定是亲自举办还是远程举办研讨会。 与其他人在一起并一起解决问题会产生一定的影响，但如今人们可能更愿意远程工作——远程协作软件使即使您在不同的地点也可以运行高效的研讨会。
“车间环境应该是流动的和开放的，以鼓励团队之间的对话”
如果您要举办一个面对面的研讨会，请考虑您的会议需要什么样的空间，考虑它的长度、目标和人数。 例如，您可能会决定最好在场外举行 4-5 小时的会议，以使其感觉特别并吸引更多注意力。 车间环境应该让人感觉流畅和开放，以鼓励团队之间的对话。
根据我们的经验，一个特别好的物理位置是一个更大的房间，中间有一张高桌子，周围是高脚凳，所以每个人都可以坐着或站着。 这样，人们坐着和站着的高度大致相同——同时给人一种平等和灵活的感觉。 确保还有足够的墙壁空间和白板。
都柏林对讲机的设计工作室
如果您要举办远程研讨会，则需要视频会议工具（例如 Zoom 或 Google Hangouts）和虚拟白板（例如 Miro 或 Whimsical）。 确保提前让参与者知道您将使用什么软件，以便他们在研讨会之前安装和检查。
为确保每个人都有平等的发言权，最好进行完全面对面或完全远程的研讨会。 如果您有面对面和远程参与者的混合，最好使用虚拟白板作为放置想法的画布。
6. 逆向工作，分块思考制定计划
有了大致的概述，就该创建一个研讨会大纲了。 回顾一下您列出的目标，并思考您需要在研讨会中进行哪些活动才能实现这些目标。
“每项活动通常需要比预期更长的时间，因此请务必留出一些缓冲空间”
尝试将这些活动组织成您工作室的不同部分。 为每个部分分配一个粗略的时间估计，当您计划更多细节时，您可以根据需要返回并调整研讨会的长度。 考虑到每个活动通常需要比预期更长的时间，因此请确保留出一些缓冲空间。
例如，对于关于我们支持产品愿景的研讨会，以下是我们在此阶段提出的内容：
背景（约 1 小时）
- 介绍（5 分钟）
- 工作坊目标
- 议程
- 热身运动
- 建立理解（20 分钟）
- 域背景信息
- 看竞争对手
- 类似的例子
- 内部研究
- 构建问题（5 分钟）
- 谈论支持的未来（20 分钟）
- 来自其他利益相关者的采访
— 休息（5 分钟）—
头脑风暴前活动（30 分钟）
- 练习（30 分钟）
- 情书、分手信（10-15 分钟）
- 绘制现在与未来（10-15 分钟）
— 午餐（1 小时）—
头脑风暴（35 分钟）
- 热身运动（3-5 分钟）
- 头脑风暴（30 分钟）
素描（40 分钟）
- 思维导图（10 分钟）
- 在纸上素描（30 分钟）
分享（30 分钟）
- 分享（20 分钟）
- 总结（5-10 分钟）
头脑风暴原则（1 小时）
后续步骤（5 分钟）
- 计划下一次
- 关于会议进行的反馈
7.详细说明每个部分的活动
现在你的工作室正在形成。 你现在应该回去敲定细节，这样你就清楚地知道你将与小组讨论什么，以及你将一起做哪些练习来帮助你实现目标。
这里有一些关于如何促进设计研讨会的共同方面的建议——让团队熟悉、头脑风暴、素描和分享想法。
8.使用即兴游戏热身
人们从各种其他会议中来到您的研讨会，因此虽然他们可能实际出现在会议室中，但他们的思绪可能仍在之前的讨论中徘徊。
在我们参加的一个研讨会上，尽管组织者已经提前说明了会议的目标，但当我们陷入头脑风暴时，人们对我们正在尝试做的事情感到困惑，仅仅是因为他们在会议开始时分心了。 我们不得不花额外的五分钟回溯以赶上每个人，从那里开始，我们需要更多的时间来准备开箱即用的未来概念。 我们最终失去了时间和动力，因为人们根本没有专注。
“从一开始就花时间为你的研讨会定下基调，让每个人作为一个团队思考是值得的”
值得一开始花时间为您的研讨会定下基调，让每个人作为一个团队进行同步思考。 即兴游戏是一种很好的方式来做到这一点，激发人们的活力，并让他们在你的会议中变得富有成效。 例如，如果你的目标之一是集思广益解决问题的未来解决方案，那么房间里的每个人都需要摆脱以前的分心，到达一个他们真正可以做到这一点的地方——在那里他们感到无拘无束，能够让他们的思想玩。
这里有一些我们最喜欢的即兴游戏，可以帮助每个人都在场。 如果你担心房间里的怀疑论者，我发现花几分钟时间解释这些时髦练习的目标可以缓解任何担忧，让人们进入游戏并从中受益。有些是虚拟的，有些则不是——但无论您的研讨会采用何种形式，总有一种方法可以让人们参与进来。
字母表（面对面或虚拟）
如果你们在同一个房间，站成一圈。 目标是一次一个人背诵字母表，不按特定顺序。 如果不止一个人同时说出同一个字母，则必须从“A”重新开始。
适合：激发团队活力，建立团队焦点。
声音球（面对面）
每个人都站成一圈。 一个人将一个看不见的“球”扔给另一个人，并伴有声音。 当这个人接住“球”时，他们必须重复抛出的声音，并以新的声音将“球”扔给其他人。
适合：为团队注入活力。
三件事（面对面或虚拟）
一个人转向下一个，或者在通话中提名另一个人，并尽可能快地命名三个随机事物。 然后那个人必须快速说出这三件事是如何相关的。
适合：跳出框框思考。
一次单词谚语（面对面或虚拟）
在实体车间，每个人都站成一圈。 实际上，这可以按字母顺序运行，也可以按任何顺序运行。 每个人按顺序一次说一个词。 当小组觉得一个想法或句子完成时，他们双手合十说“是的，是的”。
适合：激发团队活力，建立团队焦点。
有关在设计过程中引入即兴创作的更多信息，请查看 Liz Gerber 关于此主题的论文。 快速的谷歌搜索也会带来更多你可以尝试的即兴活动。
9. 注意头脑风暴
没有什么比给某人一张白纸更可怕的了，然后说：“去吧，在五分钟内把你对我们产品未来愿景的所有想法告诉我。” 有时更可怕的是房间里还有六个人，而且你应该一起讨论这个问题。
进行一次好的头脑风暴就是让人们感到足够舒适，可以随意折腾想法。 但这并不总是那么容易。 常见的问题是人们互相讨论，一个人分享所有想法，或者某人的想法因某种原因而被打折扣。 因此，无论团队的经验如何，在开始之前花一点时间回顾一下头脑风暴的一些基本规则总是一个好主意。 即使是快速的运行也会让每个人都在同一页面上，并有心情一起进行富有成效的会议。
设计咨询公司IDEO的头脑风暴规则：
- 推迟判断
- 鼓励疯狂的想法
- 建立在他人的想法之上
- 保持专注于主题
- 一次对话
- 视觉化
- 求数量
IDEO 的头脑风暴规则。 Cindy Chang 的插图
作为一名插画家和在工作场所喜欢手绘幻灯片的人，Cindy 将这些规则草拟为可重复使用的资产，以便我们在任何时候进行研讨会时都很方便。 人们似乎对他们非正式的和天生的创造性天性反应良好——这是一种轻松进行头脑风暴和素描的好方法。 在您下一次成功的研讨会中，您可以随意尝试这些。
“如果人们陷入头脑风暴，请提出问题并引入限制条件”
为了帮助激发人们的创造力，作为促进者，最好的做法是袖手旁观一些示例想法，这样您就可以开始对话并激发其他人的想法。 如果人们陷入头脑风暴，提出问题并引入限制； 例如，如果我们有一百万美元来解决这个问题呢？ 如果我们必须在两周内交付它怎么办？
根据小组的动态，有时将头脑风暴分成两个部分会有所帮助。 首先，花几分钟让每个人在便利贴（物理或虚拟）上写下他们自己的想法，然后让每个人向其他人介绍他们的想法。 或者，如果您正在与更大的小组一起举办研讨会，您可以让每个人自己阅读便利贴，然后投票决定他们想更详细地讨论哪些便利贴。 在每个人都有机会分享他们最初的想法之后，继续建立在想法之上。
10.如何勾勒出更多的想法
草图通常是设计研讨会最有形的输出，让每个人都可以自己探索概念。 它们在面对面的研讨会中更容易管理，但也有一些方法可以使其适用于远程研讨会：
- 让每个人在纸上画出他们的想法，然后将照片上传到您的虚拟白板上
- 如果参与者可以使用带有笔的 iPad，他们可以直接在虚拟白板上绘图
- 有时只用便利贴谈论你的想法就足够了，特别是如果你以后综合这些想法并拿出自己的草图来说明它们
在自由和约束之间取得平衡至关重要——给人们足够的时间和空间来勾勒想法，但要限制他们以鼓励创造力。
“当我们有太多时间探索想法时，我们往往会深入研究一些概念并迅速融入其中”
我们经常发现，当我们有太多时间去探索想法时，我们往往会深入研究一些概念并很快就融入其中。 在研讨会上勾勒出想法的目标是追求数量，而不是质量。 我们想要“坏”想法、技术上不可行的想法和“北极星”概念，就像我们想要短期修复和可预测的解决方案一样。
什么都行。 现在是时候让你的想法畅通无阻，并获得所有可能性的大脑转储。 以后会有很多时间进行理性思考和缩减，但是你现在越是把所有的想法拿出来，你就越有信心找到最终的解决方案。
根据经验，一个小时的工作坊需要 10-15 分钟的素描时间就足够了。 再次，作为促进者，鼓励数量超过质量。
专业提示：
- 如果你正在举办一个面对面的研讨会，放一些平静的背景音乐可以帮助人们集中注意力（但首先要问清楚，因为这取决于小组的偏好）。
- “Crazy 8s”对于可能会因草拟想法而感到卡住或害怕的小团体来说是一种有用的技巧。 让每个人把一张纸对折，然后再对折，直到你有八个部分。 鼓励人们在每个方框中画一个想法，并尝试在时间用完之前填满所有八个。 我们发现，有一个切实的数字目标可以帮助推动一些人思考更多的想法。
11. 有效地分享想法
仅仅单独勾勒想法是不够的——分享它们是有趣的讨论发生的地方。 让每个人都把他们的草图放在墙上或虚拟白板上，这样小组就能平等地看到所有的想法。 给每个人几分钟的时间来了解他们的想法，并在可能的情况下建立额外的缓冲时间以进行对话。
如果研讨会的目标之一是评估这些想法，那么点投票（或在虚拟白板上投票）是帮助小组缩小范围，同时让每个人都有平等发言权的好方法。
最后，在结束之前，确保每个想法都有分配给它的作者，以帮助解决研讨会后的后续问题。
12. 需要时委派
在这一点上，你做了很多。 如果您是研讨会的负责人，那么不仅要计划和运行整个事情，还要准备所有需要的内容，您会感到完全不知所措。
“不要害怕寻求帮助。 考虑召集队友来充实车间的各个部分”
不要害怕寻求帮助。 考虑拉动队友来充实车间的各个部分。 您的产品经理可能最了解产品领域，或者研究人员可能最擅长解释用例。
例如，在我们的支持研讨会上，我们请其他几位设计师准备一些关于竞争对手和类似示例的幻灯片。 分担这一责任有助于每个人都感到参与并投入到这个过程中。 改变演讲者的另一个好处是让会议感觉新鲜，所以人们不会因为一个人几个小时的单调而感到无聊。
13.制作幻灯片或虚拟白板
现在所有细节都计划好了，是时候将您的辛勤工作放入幻灯片中，或者如果您正在远程运行研讨会，则可以使用一个虚拟白板，其中包含每个活动的部分。 是的，即使是那五分钟的休息时间，也可以放一个部分或幻灯片，一个部分来回顾您已经完成的工作以及研讨会中还剩下什么，一个部分来说明您将要做的活动。 这里的目标是完全从您的脑海中卸下计划，以便您在实际研讨会期间感到控制和放松。 感觉像是很多工作，但它会创建一个平稳的时间表，可以提升每个人的研讨会体验。
Miro 虚拟白板
14.跟踪时间
准确计时活动是一门艺术。 您应该始终估计某件事需要多长时间，但希望这在现实中是流动的，并准备好在研讨会当天顺势而为。 这就是为什么在一些时间缓冲中计划是有帮助的。
密切注意时钟以保持正轨，但要巧妙地做到这一点。 通过在屏幕上显示倒数计时器来严格地计时活动会造成压力环境，使头脑风暴和创造性变得更加困难。 最好的研讨会体验通常是那些让参与者感觉最自然和最轻松的体验。 作为一名主持人，只需宣布 10 分钟的练习时间，然后密切关注时钟，您的与会者就会感到轻松自在。 对您来说可能会付出更多的努力——但对其他人来说将是更好的体验。
额外的爵士乐
对于奖励积分，这里有更多提示，可让您的研讨会更加无缝、自然和周到：
- 如果您要参加面对面的研讨会，请提前 10 分钟到场准备，确保技术正常工作，甚至用欢快的音乐营造气氛，以便在人们到达时为他们注入活力。
- 定期停下来休息一下。 水和零食是保持高能量水平的好方法。
- 围绕使用设备制定基本规则，以便每个人都有共同的期望，并且不会在整个会话过程中分心。
- 如果小组讨论开始因偏离主题的问题或评论而脱轨，请通过在白板上记录这些要点并在可能的情况下稍后再回复，推动您的原始计划取得进展。 如果时间不够，请在研讨会结束后努力解决这些问题。
- 事先指定某人担任研讨会的记录员。
- 很高兴有人在研讨会期间为人们的行动拍照，无论是面对面的还是虚拟的。 这种文档不仅是一个很好的纪念品，它还可以作为您之后发送的研讨会回顾的宝贵内容。
- 花最后 5 分钟总结一下，讨论接下来的步骤和行动项目。 感谢大家的时间。 这也是一个很好的机会来询问有关会议进展情况的反馈。
- 向所有参与者和利益相关者发送一份回顾，总结您在研讨会中所做的事情。
- 添加会议中的一些照片和人工制品——这可以保持势头，并有助于与团队沟通下一步。
亲自尝试产品设计研讨会
组织和促进设计研讨会可能具有挑战性。 但是通过将合适的人员和计划串联起来，设计研讨会将成为您团队启动项目、讨论问题和制定新解决方案的重要组成部分。 作为促进者，在如何组织这些会议时深思熟虑和深思熟虑将获得回报，因为您的团队会在解决难题方面产生动力。 不用担心，您将永远有另一个机会来迭代体验。
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