14 tips untuk membantu Anda menjalankan lokakarya desain produk yang sukses

Desain dan kolaborasi berjalan beriringan. Ketika kita ingin mendiskusikan masalah, membayangkan ide-ide baru, dan bertukar pikiran tentang solusi, yang terbaik adalah menyatukan orang – baik secara langsung atau virtual.

Kolaborasi datang dalam banyak rasa, dari sesi kerja informal kecil dan kritik kelompok hingga lokakarya besar-besaran.

Namun berhati-hatilah: hanya menyatukan orang tidak secara otomatis menjamin hasil dan ide kreatif. Terlalu sering, sebuah diskusi bisa menjadi tidak fokus, solusi brainstorming berakhir tersebar dan kurang arah, atau sesi beralih ke kompetisi siapa yang bisa menegaskan ide-ide mereka lebih keras.

Apa itu bengkel desain produk?

Lokakarya desain produk adalah kesempatan bagi tim untuk memecahkan masalah bersama melalui serangkaian latihan kelompok yang dirancang untuk mencapai hasil tertentu. Lokakarya adalah tentang menyelesaikan sesuatu, dan sering digunakan sebagai tonggak untuk memulai sesuatu atau membuat keputusan.

“Sebagai penyelenggara, Anda bertanggung jawab untuk memastikan waktu semua orang dihabiskan dengan bijak dan Anda menemukan wawasan yang dibutuhkan untuk memajukan proyek”

Di Intercom misalnya, kami suka mengadakan lokakarya untuk memulai proyek besar dengan tim yang lebih luas. Dibutuhkan perencanaan yang jelas dan disengaja untuk menjalankan lokakarya kickass. Sebagai penyelenggara, Anda bertanggung jawab untuk memastikan waktu semua orang dihabiskan dengan bijak dan Anda menemukan wawasan yang dibutuhkan untuk memajukan proyek.

Jika dilakukan dengan baik, lokakarya sangat berharga untuk mendorong kemajuan tim Anda dalam proyek apa pun dengan menyatukan beragam pendapat dan membuat orang setuju.

Cara membuat dan menyusun lokakarya desain yang produktif

Berikut adalah tip kami untuk menjalankan lokakarya desain produk yang sukses (meskipun saran ini dapat diterapkan pada lokakarya pemecahan masalah secara lebih umum).

1. Mulailah dengan ikhtisar
2. Tentukan tujuan
3. Putuskan siapa yang perlu datang
4. Buat daftar hasil nyata
5. Putuskan kapan dan di mana itu akan terjadi
6. Bekerja mundur untuk membuat rencana
7. Detail kegiatan di setiap bagian
8. Gunakan game improvisasi untuk pemanasan
9. Berhati-hatilah dalam melakukan brainstorming
10. Buat sketsa lebih banyak ide
11. Bagikan ide
12. Delegasikan saat dibutuhkan
13. Buat slide
14. Melacak waktu

Di bawah ini, kami telah menguraikan bagaimana Anda dapat memasukkan setiap langkah ke dalam bengkel Anda sendiri.

1. Mulailah dengan ikhtisar

Dapatkan rencana tingkat tinggi dari lokakarya Anda dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan dasar berikut. Anda dapat melakukannya di dokumen Google, atau alat apa pun yang paling sesuai untuk Anda, dan berbagi dengan pemangku kepentingan utama untuk mendapatkan masukan sesuai rencana.

2. Apa tujuan lokakarya?

Dalam beberapa kalimat, tuliskan mengapa Anda mengadakan sesi ini seolah-olah Anda mengirimkan undangan kalender untuk itu. Kemudian, cobalah untuk mengartikulasikan tujuan konkret dalam bentuk tindakan. Ambil contoh lokakarya multi bagian yang kami jalankan tentang visi produk pendukung kami.

Berikut adalah tujuan dari lokakarya:

• Datang bersama sebagai tim untuk mendiskusikan visi kami untuk Dukungan Interkom
• Untuk bertukar pikiran dan merancang konsep "bintang utara" untuk penawaran Dukungan kami
• Menyusun prinsip-prinsip utama yang harus kita pertimbangkan dalam mendekati proyek dukungan kelas atas
• Untuk bersenang-senang!

3. Siapa yang perlu datang?

Idealnya semua orang di bengkel Anda harus berkontribusi secara aktif, jadi yang terbaik adalah menjaga jumlahnya tetap rendah. Kami telah menemukan bahwa kelompok kecil yang terdiri dari 5-8 orang cenderung cukup besar untuk mengumpulkan berbagai ide, tetapi cukup kecil untuk semua orang untuk tetap berpartisipasi penuh – yang berlaku untuk lokakarya tatap muka dan jarak jauh.

“Sangat membantu pada tahap ini untuk membawa orang-orang dengan perspektif yang berbeda, jadi ingatlah itu saat Anda menyusun daftar undangan Anda”

Sangat membantu pada tahap ini untuk membawa orang-orang dengan perspektif yang berbeda, terutama jika sesinya seputar menghasilkan solusi, jadi ingatlah itu saat Anda menyusun daftar undangan.

4. Apa hasil nyatanya?

Buat daftar keluaran nyata dari lokakarya Anda yang ingin Anda bagikan atau laporkan setelahnya. Serupa dengan tujuan Anda, ini akan membantu Anda memperjelas bagaimana menyusun lokakarya Anda nanti. Sebagai contoh, kiriman untuk bengkel kami adalah:

• Setidaknya satu konsep/layar dari setiap desainer dengan fidelitas yang cukup tinggi
• Daftar ide yang dihasilkan dan ringkasan sesi untuk dikirim ke tim Produk
• Dokumen draf prinsip produk untuk dikirim ke tim produk untuk mendapatkan umpan balik dan ulasan

5. Tanggal berapa? Berapa lama itu akan berjalan?

Berdasarkan tujuan Anda dan jumlah orang yang Anda undang, temukan tanggal – atau tanggal jika Anda menyelenggarakan lokakarya multi-hari – dan perkirakan secara kasar berapa lama lokakarya akan berlangsung. Ketahuilah bahwa perkiraan ini kemungkinan akan berubah, tetapi memiliki nomor rata-rata akan membantu Anda merencanakan detail selanjutnya, seperti di mana lokakarya akan diadakan atau latihan apa yang harus dijalankan bersama kelompok.

Dimana workshop akan diadakan?

Anda harus memutuskan apakah Anda ingin menjalankan bengkel secara langsung atau dari jarak jauh. Ada efek tertentu dari kebersamaan secara fisik dengan orang lain dan mengatasi masalah bersama, tetapi saat ini orang mungkin lebih nyaman bekerja dari jarak jauh – dan perangkat lunak kolaborasi jarak jauh memungkinkan untuk menjalankan lokakarya yang sangat produktif bahkan jika Anda berada di lokasi yang berbeda.

“Lingkungan bengkel harus terasa cair dan terbuka untuk mendorong dialog di antara tim”

Jika Anda akan menyelenggarakan lokakarya tatap muka, pikirkan ruang seperti apa yang dibutuhkan sesi Anda, dengan mempertimbangkan durasi, sasaran, dan jumlah orangnya. Misalnya, Anda dapat memutuskan bahwa sesi 4-5 jam lebih baik diadakan di luar kantor untuk membuatnya terasa istimewa dan menarik lebih banyak fokus. Lingkungan bengkel harus terasa cair dan terbuka untuk mendorong dialog di antara tim.

Lokasi fisik yang sangat bagus, menurut pengalaman kami, adalah ruangan yang lebih besar dengan meja tinggi di tengah yang dikelilingi oleh bangku tinggi, sehingga semua orang dapat duduk atau berdiri. Dengan cara ini, orang yang duduk dan berdiri kira-kira memiliki ketinggian yang sama – memberi orang rasa kesetaraan dan fleksibilitas pada saat yang bersamaan. Pastikan ada banyak ruang di dinding dan papan tulis juga.

Studio Desain Interkom di Dublin

Jika Anda akan menjalankan lokakarya jarak jauh, Anda memerlukan alat konferensi video (seperti Zoom atau Google Hangouts) dan papan tulis virtual (seperti Miro atau Whimsical). Pastikan untuk memberi tahu peserta sebelumnya perangkat lunak apa yang akan Anda gunakan sehingga mereka dapat menginstal dan memeriksanya sebelum lokakarya.

Untuk memastikan setiap orang memiliki suara yang sama, lebih baik melakukan lokakarya secara langsung atau sepenuhnya jarak jauh. Jika Anda memiliki campuran peserta tatap muka dan jarak jauh, lebih baik menggunakan papan tulis virtual sebagai kanvas untuk meletakkan ide.

6. Bekerja mundur dan berpikir dalam potongan untuk membuat rencana

Dengan gambaran kasar di tempat, saatnya untuk membuat garis besar lokakarya. Lihatlah kembali tujuan yang Anda daftarkan, dan pikirkan tentang kegiatan apa yang perlu Anda lakukan di bengkel Anda untuk mencapainya.

“Setiap aktivitas biasanya memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan, jadi pastikan untuk meninggalkan ruang penyangga”

Cobalah untuk mengatur kegiatan ini ke dalam bagian yang berbeda dari lokakarya Anda. Tetapkan perkiraan waktu kasar untuk setiap bagian, dan saat Anda merencanakan lebih banyak detail, Anda dapat kembali dan menyesuaikan panjang lokakarya Anda sesuai kebutuhan. Pertimbangkan bahwa setiap aktivitas biasanya memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan, jadi pastikan untuk meninggalkan ruang penyangga.

Misalnya, untuk lokakarya tentang visi produk pendukung kami, inilah yang kami dapatkan pada tahap ini:

Latar Belakang (~1 jam)

• Pendahuluan (5 menit)
  • Tujuan lokakarya
  • Jadwal acara
  • Latihan pemanasan
• Membangun pemahaman (20 menit)
  • Info latar belakang di domain
  • Melihat pesaing
  • Contoh analogi
  • Riset internal
• Membingkai masalah (5 menit)
• Berbicara tentang masa depan dukungan (20 menit)
  • Wawancara dari pemangku kepentingan lainnya

— Istirahat (5 menit) —

Kegiatan pra-brainstorm (30 menit)

• Latihan (30 menit)
• Surat cinta, surat putus (10-15 menit)
• Menggambar masa kini vs. masa depan (10-15 menit)

— Makan siang (1 jam) —

Brainstorming (35 menit)

• Latihan pemanasan (3-5 menit)
• Brainstorm (30 menit)

Sketsa (40 menit)

• Peta pikiran (10 menit)
• Membuat sketsa di atas kertas (30 menit)

Bagikan (30 menit)

• Bagikan (20 menit)
• Penutup (5-10 menit)

Prinsip brainstorming (1 jam)

Langkah selanjutnya (5 menit)

• Rencanakan untuk waktu berikutnya
• Umpan balik tentang bagaimana sesi berlangsung

7. Rinci kegiatan di setiap bagian

Sekarang bengkel Anda mulai terbentuk. Anda berada pada titik di mana Anda harus kembali dan menyelesaikan detailnya sehingga Anda sangat jelas tentang apa yang akan Anda diskusikan dengan kelompok dan latihan apa yang akan Anda lakukan bersama untuk membantu Anda mencapai tujuan Anda.

Berikut adalah beberapa saran tentang cara memfasilitasi aspek umum dari lokakarya desain – mengenalkan kelompok, bertukar pikiran, membuat sketsa, dan berbagi ide.

8. Gunakan game improvisasi untuk pemanasan

Orang-orang datang ke bengkel Anda dari berbagai pertemuan lain, jadi meskipun mereka mungkin hadir secara fisik di ruangan, pikiran mereka mungkin masih mengembara dari diskusi sebelumnya.

Dalam satu lokakarya yang kami ikuti, meskipun penyelenggara telah menyatakan tujuan sesi di muka, orang-orang bingung tentang apa yang kami coba lakukan ketika kami melompat ke dalam brainstorming, hanya karena mereka telah terganggu pada awal sesi. Kami harus menghabiskan lima menit ekstra untuk mundur untuk mengejar semua orang, dan dari sana butuh lebih banyak waktu untuk bersiap-siap untuk melakukan brainstorming konsep masa depan yang out-of-the-box. Kami akhirnya kehilangan waktu dan momentum karena orang-orang tidak fokus.

“Ada baiknya meluangkan waktu di awal untuk mengatur nada untuk lokakarya Anda dan membuat semua orang berpikir sebagai tim yang sinkron”

Sebaiknya luangkan waktu di awal untuk mengatur nada lokakarya Anda dan membuat semua orang berpikir sebagai tim yang sinkron. Permainan improvisasi adalah cara yang bagus untuk melakukan ini, memberi energi kepada orang-orang, dan menyiapkan mereka untuk menjadi produktif dalam sesi Anda. Misalnya, jika salah satu tujuan Anda adalah untuk melakukan brainstorming solusi masa depan untuk suatu masalah, semua orang di ruangan harus bebas dari gangguan sebelumnya dan pergi ke tempat di mana mereka benar-benar dapat melakukan ini – di mana mereka merasa tanpa hambatan dan mampu membiarkan pikiran mereka bermain.

Berikut adalah beberapa permainan improvisasi favorit kami untuk membantu semua orang hadir. Jika Anda khawatir tentang skeptis di dalam ruangan, saya telah menemukan bahwa meluangkan beberapa menit untuk menjelaskan tujuan dari latihan funky ini dapat meredakan kekhawatiran cukup lama bagi orang untuk masuk ke dalam permainan dan manfaat untuk mulai menendang. Beberapa bekerja secara virtual, yang lain tidak – tetapi apa pun bentuk lokakarya Anda, ada cara untuk membuat orang terlibat.

Alfabet (secara langsung atau virtual)

Jika Anda berada di ruangan yang sama, berdirilah dalam lingkaran. Tujuannya adalah untuk melafalkan alfabet satu orang pada satu waktu, tanpa urutan tertentu. Jika lebih dari satu orang mengucapkan huruf yang sama pada waktu yang sama, Anda harus memulai dari awal lagi dari “A”.
Baik untuk: Memberi energi pada kelompok, membangun fokus kelompok.

Bola suara (secara langsung)

Semua orang berdiri dalam lingkaran. Satu orang melempar "bola" tak terlihat ke orang lain, disertai dengan suara. Saat orang tersebut menangkap "bola", mereka harus mengulangi suara yang dilempar, dan melemparkan "bola" ke orang lain dengan suara baru.
Baik untuk: Memberi energi pada kelompok.

Tiga hal (secara langsung atau virtual)

Satu orang beralih ke yang berikutnya, atau menominasikan orang lain dalam panggilan, dan menyebutkan tiga hal acak secepat mungkin. Orang itu kemudian harus dengan cepat mengatakan bagaimana ketiga hal itu terkait.
Baik untuk: Berpikir di luar kebiasaan.

Pepatah kata-pada-waktu (secara langsung atau virtual)

Di bengkel fisik, semua orang berdiri dalam lingkaran. Secara virtual, ini dapat berjalan menurut abjad, atau dalam urutan apa pun yang berfungsi. Setiap orang secara berurutan mengucapkan satu kata pada satu waktu. Ketika kelompok merasa ide atau kalimat sudah selesai, mereka menyatukan tangan dan berkata “ya ya ya.”
Baik untuk: Memberi energi pada kelompok, membangun fokus kelompok.

Untuk lebih lanjut tentang membawa improvisasi ke dalam proses desain, lihat makalah Liz Gerber tentang hal ini. Pencarian Google cepat juga akan memunculkan lebih banyak aktivitas improvisasi yang dapat Anda coba.

9. Berhati-hatilah saat melakukan brainstorming

Tidak ada yang lebih menakutkan daripada memberi seseorang selembar kertas kosong dan berkata, "Ayo, berikan semua ide Anda tentang visi masa depan produk kami dalam lima menit." Bahkan terkadang lebih menakutkan ketika ada enam orang lain di ruangan itu, dan Anda diharapkan membicarakan hal ini bersama-sama.

Menjalankan brainstorming yang baik adalah tentang membuat orang merasa cukup nyaman untuk melontarkan ide. Tapi ini tidak selalu mudah. Masalah umum adalah orang-orang membicarakan satu sama lain, satu orang berbagi semua ide, atau ide seseorang didiskon karena alasan tertentu. Jadi, tidak peduli seberapa berpengalaman suatu kelompok, selalu merupakan ide yang baik untuk meluangkan waktu sejenak untuk membahas beberapa aturan dasar untuk brainstorming sebelum kita mulai. Bahkan pemeriksaan cepat akan membuat semua orang pada halaman yang sama dan dalam mood untuk sesi yang produktif bersama-sama.

Aturan perusahaan desain dan konsultan IDEO untuk brainstorming:

• Tunda penilaian
• Mendorong ide-ide liar
• Membangun ide-ide orang lain
• Tetap fokus pada topik
• Satu per satu percakapan
• Jadilah visual
• Pergi untuk kuantitas

Aturan IDEO untuk brainstorming. Ilustrasi oleh Cindy Chang

Sebagai ilustrator dan orang yang menikmati slide yang digambar tangan di tempat kerja, Cindy's membuat sketsa aturan ini menjadi aset yang dapat digunakan kembali sehingga berguna kapan pun kita melakukan lokakarya. Orang-orang tampaknya merespons dengan baik sifat informal dan kreatif mereka – cara yang baik untuk memudahkan brainstorming dan membuat sketsa. Jangan ragu untuk mencobanya sendiri di lokakarya sukses Anda berikutnya.

“Ajukan pertanyaan dan perkenalkan kendala jika orang terjebak brainstorming”

Untuk membantu mengalirkan jus kreatif orang, juga merupakan praktik yang baik sebagai fasilitator untuk memiliki beberapa contoh ide, sehingga Anda dapat memulai percakapan dan memicu ide pada orang lain. Ajukan pertanyaan dan perkenalkan kendala jika orang terjebak brainstorming; misalnya, bagaimana jika kita memiliki satu juta dolar untuk menyelesaikan masalah ini? Bagaimana jika kami harus mengirimkannya dalam dua minggu?

Tergantung pada dinamika kelompok, kadang-kadang dapat membantu untuk membagi curah pendapat menjadi dua bagian. Pertama, luangkan beberapa menit untuk membuat semua orang menuliskan ide mereka sendiri di Post-its (fisik atau virtual), dan kemudian minta setiap orang untuk memperkenalkan ide mereka kepada orang lain. Atau jika Anda menjalankan lokakarya dengan kelompok yang lebih besar, Anda dapat meminta semua orang membaca Post-it sendiri dan memilih mana yang ingin mereka bicarakan secara lebih rinci. Terus kembangkan ide setelah setiap orang memiliki kesempatan untuk membagikan pemikiran awal mereka.

10. Cara membuat sketsa lebih banyak ide

Sketsa seringkali merupakan hasil paling nyata dari lokakarya desain, yang memungkinkan setiap orang untuk mengeksplorasi konsep mereka sendiri. Mereka lebih mudah dikelola dalam lokakarya tatap muka, tetapi ada cara untuk membuatnya bekerja untuk lokakarya jarak jauh juga:

• Minta semua orang membuat sketsa ide mereka di atas kertas dan kemudian mengunggah foto ke papan tulis virtual Anda
• Jika peserta memiliki akses ke iPad dengan pena, mereka dapat membuat sketsa langsung di papan tulis virtual
• Kadang-kadang hanya berbicara tentang ide-ide Anda menggunakan Post-it sudah cukup, terutama jika Anda kemudian menggabungkan ide-ide dan membuat sketsa Anda sendiri untuk menggambarkannya.

Sangat penting di sini untuk mencapai keseimbangan antara kebebasan dan batasan – beri orang cukup waktu dan ruang untuk membuat sketsa ide, tetapi batasi mereka untuk mendorong kreativitas.

“Ketika kita memiliki terlalu banyak waktu untuk mengeksplorasi ide, kita cenderung mendalami beberapa konsep dan dengan cepat melekat padanya”

Kita sering menemukan bahwa ketika kita memiliki terlalu banyak waktu untuk mengeksplorasi ide-ide, kita cenderung mendalami beberapa konsep dan melekat padanya dengan cepat. Tujuan membuat sketsa ide dalam lokakarya adalah untuk mengejar kuantitas, bukan kualitas. Kami menginginkan ide-ide "buruk", yang secara teknis tidak layak, dan konsep "bintang utara" sama seperti kami menginginkan perbaikan jangka pendek dan solusi yang dapat diprediksi.

Apapun itu. Inilah saatnya untuk membiarkan ide-ide Anda mengalir, tidak terkekang, dan membuang semua kemungkinan. Akan ada banyak waktu kemudian untuk berpikir rasional dan mengurangi, tetapi semakin Anda mengeluarkan semua ide Anda sekarang, semakin yakin Anda akan solusi akhir Anda.

Sebagai aturan praktis, 10-15 menit waktu membuat sketsa untuk lokakarya satu jam sudah lebih dari cukup. Sekali lagi, sebagai fasilitator, dorong kuantitas daripada kualitas.

Kiat profesional:

• Jika Anda mengadakan lokakarya tatap muka, menyetel musik latar yang tenang dapat membantu orang untuk fokus (namun tanyakan dulu, karena ini tergantung pada preferensi grup).
• "Crazy 8s" adalah teknik yang berguna untuk kelompok kecil yang mungkin merasa terjebak atau terintimidasi dengan membuat sketsa ide. Mintalah setiap orang melipat selembar kertas menjadi dua, dan menjadi dua lagi, sampai Anda memiliki delapan bagian. Dorong orang-orang untuk menggambar satu ide di setiap kotak dan mencoba untuk mengisi semua delapan sebelum waktu habis. Kami telah menemukan bahwa memiliki tujuan numerik yang nyata untuk ditembak dapat membantu mendorong beberapa orang untuk memikirkan lebih banyak ide.

11. Berbagi ide secara produktif

Tidak cukup hanya dengan membuat sketsa ide secara individu – membagikannya adalah tempat diskusi yang menarik terjadi. Mintalah setiap orang memasang sketsa mereka di dinding atau papan tulis virtual, sehingga kelompok dapat melihat semua ide secara merata. Berikan beberapa menit kepada setiap orang untuk membahas apa yang mereka pikirkan, dan berikan waktu tambahan jika memungkinkan untuk memungkinkan percakapan.

Jika salah satu tujuan lokakarya adalah untuk menilai ide-ide ini, pemungutan suara titik (atau suara positif di papan tulis virtual) adalah cara yang bagus untuk membantu kelompok mempersempit segalanya sambil memberikan suara yang sama kepada semua orang.

Terakhir, sebelum mengakhiri, pastikan setiap ide memiliki penulis yang ditugaskan untuk membantu dengan pertanyaan lanjutan setelah lokakarya.

12. Delegasikan saat dibutuhkan

Pada titik ini, Anda melakukan banyak hal. Jika Anda yang menjalankan lokakarya, rasanya sangat berat untuk tidak hanya merencanakan dan menjalankan semuanya, tetapi juga menyiapkan semua konten yang diperlukan untuk itu.

“Jangan takut untuk meminta bantuan. Pertimbangkan untuk menarik rekan satu tim untuk menyempurnakan bagian lokakarya”

Jangan takut untuk meminta bantuan. Pertimbangkan untuk menarik rekan satu tim untuk menyempurnakan bagian lokakarya. Manajer Produk Anda mungkin yang paling berpengetahuan tentang domain produk, atau seorang peneliti mungkin yang terbaik dalam menjelaskan kasus penggunaan.

Dalam lokakarya Dukungan kami, misalnya, kami meminta beberapa desainer lain untuk menyiapkan beberapa slide tentang pesaing dan contoh serupa. Berbagi tanggung jawab ini membantu semua orang merasa terlibat dan diinvestasikan dalam prosesnya. Mengubah siapa yang mempresentasikan memiliki manfaat tambahan untuk menjaga sesi tetap terasa segar, sehingga orang-orang tidak bosan dengan monoton hanya satu orang yang berbicara selama berjam-jam.

13. Buat slide atau papan tulis virtual

Dengan semua detail yang direncanakan sekarang, inilah saatnya untuk menuangkan kerja keras Anda ke dalam slide atau jika Anda menjalankan lokakarya dari jarak jauh, papan tulis virtual dengan bagian untuk setiap aktivitas. Ya, masukkan bagian atau slide bahkan untuk istirahat lima menit itu, bagian untuk merangkum apa yang telah Anda lakukan dan apa lagi yang tersisa di bengkel, bagian untuk menggambarkan kegiatan yang akan Anda lakukan. Tujuannya di sini adalah untuk melepaskan rencana sepenuhnya dari kepala Anda sehingga Anda akan merasa terkendali dan santai selama lokakarya yang sebenarnya. Ini bisa terasa seperti banyak pekerjaan tetapi itu akan menciptakan jadwal yang lancar yang dapat meningkatkan pengalaman lokakarya untuk semua orang.

Papan tulis virtual Miro

14. Melacak waktu

Mengatur waktu aktivitas secara akurat adalah seni. Anda harus selalu memiliki perkiraan berapa lama sesuatu akan berlangsung, tetapi berharap ini akan lancar dalam kenyataan dan bersiaplah untuk berguling dengan pukulan pada hari lokakarya. Itulah mengapa sangat membantu untuk merencanakan dalam beberapa waktu penyangga.

Mengawasi jam untuk tetap di jalur, tapi lakukan ini secara halus. Mengatur waktu aktivitas secara kaku dengan menampilkan penghitung waktu mundur di layar dapat menciptakan lingkungan yang tertekan, mempersulit untuk bertukar pikiran dan menjadi kreatif. Pengalaman lokakarya terbaik biasanya yang terasa paling alami dan ringan bagi para peserta. Sebagai fasilitator, cukup mengumumkan 10 menit untuk latihan dan kemudian mengawasi jam akan membuat peserta Anda merasa nyaman. Ini mungkin sedikit lebih banyak usaha untuk Anda – tetapi itu akan menjadi pengalaman yang lebih baik untuk orang lain.

Ekstra jazz

Untuk poin bonus, berikut adalah lebih banyak tip untuk membuat bengkel Anda lebih mulus, alami, dan bijaksana:

• Jika Anda mengadakan lokakarya tatap muka, datanglah 10 menit lebih awal untuk persiapan, pastikan teknologinya berfungsi, dan bahkan atur suasana hati dengan musik ceria untuk memberi energi pada orang-orang saat mereka tiba.
• Berhentilah secara berkala untuk istirahat. Air dan makanan ringan adalah sentuhan yang bagus untuk menjaga tingkat energi tetap tinggi.
• Tetapkan aturan dasar seputar penggunaan perangkat sehingga setiap orang memiliki harapan yang sama dan tidak akan terganggu selama sesi Anda.
• Jika diskusi kelompok mulai terganggu oleh pertanyaan atau komentar di luar topik, dorong kemajuan rencana awal Anda dengan mencatat poin-poin ini di papan tulis dan kembali lagi nanti jika Anda bisa. Berusahalah untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini setelah lokakarya jika Anda kehabisan waktu.
• Nominasikan seseorang sebelumnya untuk menjadi seorang dokumenter untuk lokakarya tersebut.
• Sangat menyenangkan memiliki seseorang yang memotret orang-orang yang sedang beraksi selama lokakarya, baik secara langsung atau virtual. Dokumentasi semacam ini tidak hanya menjadi kenang-kenangan yang baik, tetapi juga dapat menjadi penyertaan yang berharga untuk rekap lokakarya yang mungkin Anda kirimkan sesudahnya.
• Habiskan 5 menit terakhir untuk membahas langkah dan item tindakan selanjutnya. Terima kasih semua orang untuk waktu mereka. Ini juga bisa menjadi kesempatan bagus untuk meminta umpan balik tentang bagaimana sesi berjalan.
• Kirimkan rekap kepada semua peserta dan pemangku kepentingan untuk meringkas apa yang Anda lakukan dalam lokakarya Anda.
• Tambahkan beberapa foto dan artefak dari sesi – ini menjaga momentum tetap berjalan dan membantu mengomunikasikan langkah selanjutnya kepada tim.

Cobalah sendiri lokakarya desain produk

Mengorganisir dan memfasilitasi lokakarya desain dapat menjadi tantangan. Tetapi dengan menyatukan orang dan rencana yang tepat, lokakarya desain akan menjadi bagian penting dari proses tim Anda untuk memulai proyek, mendiskusikan masalah, dan menyiapkan solusi baru. Sebagai fasilitator, kehati-hatian dan pemikiran dalam bagaimana Anda menyusun sesi-sesi ini akan membuahkan hasil saat tim Anda menghasilkan momentum dalam memecahkan masalah yang sulit. Dan jangan khawatir, Anda akan selalu memiliki kesempatan lain untuk mengulangi pengalaman tersebut.

Tertarik dengan cara kami bekerja di Intercom? Lihatlah peran desain produk terbuka kami.