เคล็ดลับ 14 ข้อที่จะช่วยให้คุณดำเนินการเวิร์กช็อปการออกแบบผลิตภัณฑ์ที่ประสบความสำเร็จ

การออกแบบและการทำงานร่วมกันเป็นของคู่กัน เมื่อเราต้องการหารือเกี่ยวกับปัญหา จินตนาการถึงแนวคิดใหม่ๆ และระดมความคิดหาทางแก้ไข เป็นการดีที่สุดที่จะนำผู้คนมารวมกัน ไม่ว่าจะด้วยตนเองหรือเสมือนจริง

การทำงานร่วมกันมีหลากหลายรูปแบบ ตั้งแต่การทำงานแบบไม่เป็นทางการเล็กๆ และการวิจารณ์แบบกลุ่มไปจนถึงเวิร์กช็อปเต็มรูปแบบ

แต่ระวัง: การนำผู้คนมารวมกันไม่ได้รับประกันผลลัพธ์และแนวคิดที่สร้างสรรค์โดยอัตโนมัติ บ่อยครั้ง การอภิปรายอาจกลายเป็นไม่โฟกัส การระดมความคิดจึงจบลงกระจัดกระจายและไม่มีทิศทาง หรือเซสชันตกเป็นการแข่งขันว่าใครสามารถยืนยันความคิดของตนได้ดังกว่า

เวิร์กช็อปการออกแบบผลิตภัณฑ์คืออะไร?

เวิร์กช็อปการออกแบบผลิตภัณฑ์เป็นโอกาสสำหรับทีมในการแก้ปัญหาร่วมกันโดยการทำแบบฝึกหัดกลุ่มที่ออกแบบมาเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจง เวิร์กช็อปเป็นเรื่องเกี่ยวกับการทำงานให้เสร็จลุล่วง และมักใช้เป็นเป้าหมายในการเริ่มต้นหรือตัดสินใจ

“ในฐานะผู้จัดงาน เป็นความรับผิดชอบของคุณที่จะต้องแน่ใจว่าเวลาของทุกคนถูกใช้อย่างชาญฉลาด และคุณค้นพบข้อมูลเชิงลึกที่จำเป็นในการขับเคลื่อนโครงการไปข้างหน้า”

ตัวอย่างเช่น ที่ Intercom เราชอบจัดเวิร์กช็อปเพื่อเริ่มต้นโครงการใหญ่ๆ กับทีมในวงกว้าง ต้องมีการวางแผนที่ชัดเจนและรอบคอบเพื่อดำเนินการเวิร์กช็อป kickass ในฐานะผู้จัดงาน เป็นความรับผิดชอบของคุณที่จะต้องแน่ใจว่าเวลาของทุกคนถูกใช้อย่างชาญฉลาด และคุณค้นพบข้อมูลเชิงลึกที่จำเป็นในการขับเคลื่อนโครงการไปข้างหน้า

เมื่อทำได้ดี เวิร์กช็อปมีค่ามากในการทำให้ทีมของคุณก้าวหน้าในทุกโครงการ ด้วยการรวมความคิดเห็นที่หลากหลายและทำให้ผู้คนเข้าใจตรงกัน

วิธีสร้างและจัดโครงสร้างเวิร์กช็อปการออกแบบที่มีประสิทธิผล

นี่คือเคล็ดลับของเราในการดำเนินเวิร์กช็อปการออกแบบผลิตภัณฑ์ที่ประสบความสำเร็จ (แม้ว่าคำแนะนำนี้สามารถนำไปใช้กับเวิร์กช็อปการแก้ปัญหาโดยทั่วไปได้)

1. เริ่มต้นด้วยภาพรวม
2. กำหนดเป้าหมาย
3. ตัดสินใจว่าใครต้องมา
4. แสดงรายการผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรม
5. ตัดสินใจว่าจะเป็นเมื่อไหร่และที่ไหน
6. ทำงานถอยหลังเพื่อวางแผน
7. รายละเอียดกิจกรรมในแต่ละส่วน
8. ใช้เกมอิมโพรฟเพื่อวอร์มอัพ
9. มีสติสัมปชัญญะ
10. ร่างแนวคิดเพิ่มเติม
11. แบ่งปันไอเดีย
12. มอบหมายเมื่อจำเป็น
13. ทำสไลด์
14. ติดตามเวลา

ด้านล่างนี้ เราได้อธิบายอย่างละเอียดเกี่ยวกับวิธีที่คุณสามารถรวมแต่ละขั้นตอนในเวิร์กชอปของคุณเองได้

1. เริ่มต้นด้วยภาพรวม

เตรียมแผนระดับสูงสำหรับเวิร์กช็อปของคุณให้พร้อมโดยตอบคำถามพื้นฐานต่อไปนี้ คุณสามารถดำเนินการนี้ได้ใน Google เอกสาร หรือเครื่องมือใดๆ ก็ตามที่เหมาะกับคุณที่สุด และแบ่งปันความคิดเห็นกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักเมื่อคุณวางแผน

2. เป้าหมายของการประชุมเชิงปฏิบัติการคืออะไร?

ในสองสามประโยค ให้เขียนว่าเหตุใดคุณจึงจัดเซสชั่นนี้ราวกับว่าคุณกำลังส่งคำเชิญในปฏิทินออกไป จากนั้นพยายามกำหนดเป้าหมายที่เป็นรูปธรรมในรูปแบบของการกระทำ นำตัวอย่างการประชุมเชิงปฏิบัติการแบบหลายส่วนที่เราดำเนินการเกี่ยวกับวิสัยทัศน์ของผลิตภัณฑ์สนับสนุนของเรา

นี่คือเป้าหมายของการประชุมเชิงปฏิบัติการ:

• มาร่วมกันเป็นทีมเพื่อหารือเกี่ยวกับวิสัยทัศน์ของเราสำหรับการสนับสนุนอินเตอร์คอม
• เพื่อระดมสมองและออกแบบแนวคิด “ดาวเหนือ” สำหรับข้อเสนอการสนับสนุนของเรา
• ร่างหลักการสำคัญที่เราควรพิจารณาในการเข้าหาโครงการสนับสนุนระดับสูง
• จะมีความสนุกสนาน!

3. ใครต้องมา?

ตามหลักการแล้ว ทุกคนในเวิร์กชอปของคุณควรมีส่วนร่วมอย่างเต็มที่ ดังนั้นจึงควรรักษาจำนวนให้ต่ำไว้ เราพบว่ากลุ่มเล็กๆ 5-8 คนมีแนวโน้มที่จะใหญ่พอที่จะรวบรวมแนวคิดต่างๆ ได้ แต่เล็กพอสำหรับทุกคนที่ยังคงมีส่วนร่วมอย่างเต็มที่ ซึ่งจะทำได้ทั้งแบบตัวต่อตัวและแบบทางไกล

“ในขั้นตอนนี้จะช่วยดึงคนที่มีมุมมองที่แตกต่างกันเข้ามา ดังนั้นโปรดระลึกไว้เสมอว่าเมื่อคุณรวบรวมรายชื่อคำเชิญของคุณ”

ในขั้นตอนนี้จะช่วยดึงดูดผู้ที่มีมุมมองที่แตกต่างกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเซสชันเป็นเรื่องเกี่ยวกับการสร้างวิธีแก้ปัญหา ดังนั้นโปรดระลึกไว้เสมอว่าเมื่อคุณรวบรวมรายชื่อคำเชิญของคุณ

4. ผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรมคืออะไร?

แสดงรายการผลงานที่จับต้องได้จากเวิร์กช็อปของคุณที่คุณต้องการแชร์หรือรายงานในภายหลัง เช่นเดียวกับเป้าหมายของคุณ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณชี้แจงวิธีจัดโครงสร้างเวิร์กชอปของคุณในภายหลัง ตัวอย่างเช่น สิ่งที่ส่งมอบสำหรับเวิร์กช็อปของเราคือ:

• อย่างน้อยหนึ่งแนวคิด/หน้าจอจากนักออกแบบแต่ละคนที่มีความเที่ยงตรงสูงพอสมควร
• รายการแนวคิดที่สร้างขึ้นและสรุปเซสชันเพื่อส่งให้ทีมผลิตภัณฑ์
• เอกสารร่างหลักการผลิตภัณฑ์เพื่อส่งให้ทีมผลิตภัณฑ์เพื่อขอคำติชมและตรวจทาน

5. จะเป็นวันไหน? มันจะวิ่งนานแค่ไหน?

ตามเป้าหมายและจำนวนคนที่คุณเชิญ ให้ค้นหาวันที่หรือวันที่หากคุณจัดเวิร์กชอปแบบหลายวัน และประมาณการคร่าวๆ ว่าเวิร์กชอปจะใช้เวลานานแค่ไหน รู้ว่าค่าประมาณนี้มีแนวโน้มที่จะเปลี่ยนแปลง แต่การมีหมายเลขสนามเบสบอลจะช่วยให้คุณวางแผนรายละเอียดในภายหลังได้ เช่น การประชุมเชิงปฏิบัติการจะอยู่ที่ใด หรือแบบฝึกหัดใดที่จะดำเนินการร่วมกับกลุ่ม

การประชุมเชิงปฏิบัติการจะจัดขึ้นที่ไหน?

คุณจะต้องตัดสินใจว่าคุณต้องการดำเนินการเวิร์กช็อปด้วยตนเองหรือจากระยะไกล การอยู่ร่วมกับผู้อื่นมีผลบางอย่างและทำงานผ่านปัญหาร่วมกัน แต่ในปัจจุบันนี้ ผู้คนอาจสะดวกสบายมากขึ้นในการทำงานจากระยะไกล และซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันจากระยะไกลทำให้สามารถจัดเวิร์กช็อปที่มีประสิทธิผลสูงได้ แม้ว่าคุณจะอยู่ในสถานที่ต่างกัน

“สภาพแวดล้อมของเวิร์คช็อปควรเป็นไปอย่างราบรื่นและเปิดกว้างเพื่อกระตุ้นให้เกิดการพูดคุยกันระหว่างทีม”

หากคุณกำลังจะจัดเวิร์กช็อปแบบตัวต่อตัว ให้คิดว่าเซสชั่นของคุณต้องการพื้นที่ประเภทใด โดยพิจารณาจากความยาว เป้าหมาย และจำนวนคน ตัวอย่างเช่น คุณอาจตัดสินใจว่าเซสชั่น 4-5 ชั่วโมงควรอยู่นอกสถานที่เพื่อให้รู้สึกพิเศษและดึงความสนใจมากขึ้น สภาพแวดล้อมของเวิร์คช็อปควรเป็นไปอย่างราบรื่นและเปิดกว้างเพื่อกระตุ้นให้เกิดการพูดคุยกันระหว่างทีม

จากประสบการณ์ของเรา ตำแหน่งทางกายภาพที่ยอดเยี่ยมเป็นพิเศษคือห้องขนาดใหญ่กว่าที่มีโต๊ะสูงอยู่ตรงกลางล้อมรอบด้วยเก้าอี้สูง เพื่อให้ทุกคนสามารถนั่งหรือยืนได้ ด้วยวิธีนี้ คนที่นั่งและยืนจะมีความสูงเท่ากันโดยประมาณ ทำให้ผู้คนรู้สึกเท่าเทียมกันและมีความยืดหยุ่นในเวลาเดียวกัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีพื้นที่ผนังและกระดานไวท์บอร์ดเพียงพอ

สตูดิโอออกแบบของอินเตอร์คอมในดับลิน

หากคุณจะจัดเวิร์กชอปทางไกล คุณจะต้องมีเครื่องมือการประชุมทางวิดีโอ (เช่น Zoom หรือ Google Hangouts) และไวท์บอร์ดเสมือนจริง (เช่น Miro หรือ Whimsical) อย่าลืมแจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบล่วงหน้าว่าคุณจะใช้ซอฟต์แวร์ใด เพื่อให้สามารถติดตั้งและตรวจสอบได้ก่อนเวิร์กชอป

เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีเสียงที่เท่าเทียมกัน ควรทำเวิร์กช็อปแบบตัวต่อตัวหรือแบบทางไกลอย่างเต็มที่จะดีกว่า หากคุณมีผู้เข้าร่วมทั้งแบบต่อหน้าและทางไกลร่วมกัน ควรใช้ไวท์บอร์ดเสมือนเป็นพื้นที่สำหรับวางแนวคิด

6. ทำงานถอยหลังและคิดเป็นส่วน ๆ เพื่อวางแผน

ด้วยภาพรวมคร่าวๆ ก็ถึงเวลาสร้างโครงร่างเวิร์กชอป ย้อนดูเป้าหมายที่คุณระบุไว้ และนึกถึงกิจกรรมที่คุณต้องทำในเวิร์กชอปเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย

“แต่ละกิจกรรมมักจะใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้ ดังนั้นอย่าลืมออกจากห้องบัฟเฟอร์”

พยายามจัดกิจกรรมเหล่านี้เป็นส่วนๆ ในเวิร์กชอปของคุณ กำหนดเวลาคร่าวๆ ให้กับแต่ละส่วน และเมื่อคุณวางแผนรายละเอียดเพิ่มเติม คุณสามารถย้อนกลับและปรับความยาวของเวิร์กชอปได้ตามต้องการ พิจารณาว่าแต่ละกิจกรรมมักจะใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้ ดังนั้นอย่าลืมออกจากที่กั้นบางส่วน

ตัวอย่างเช่น สำหรับเวิร์กช็อปเกี่ยวกับวิสัยทัศน์ของผลิตภัณฑ์สนับสนุน นี่คือสิ่งที่เราได้ดำเนินการในขั้นตอนนี้:

พื้นหลัง (~1 ชั่วโมง)

• บทนำ (5 นาที)
  • เป้าหมายของการประชุมเชิงปฏิบัติการ
  • กำหนดการ
  • ออกกำลังกายอุ่นเครื่อง
• สร้างความเข้าใจ (20 นาที)
  • ข้อมูลความเป็นมาเกี่ยวกับโดเมน
  • มองคู่แข่ง
  • ตัวอย่างที่คล้ายคลึงกัน
  • การวิจัยภายใน
• วางกรอบปัญหา (5 นาที)
• พูดคุยเกี่ยวกับอนาคตของการสนับสนุน (20 นาที)
  • บทสัมภาษณ์จากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ

— พัก (5 นาที) —

กิจกรรมก่อนระดมความคิด (30 นาที)

• แบบฝึกหัด (30 นาที)
• จดหมายรัก จดหมายบอกเลิก (10-15 นาที)
• วาดปัจจุบันกับอนาคต (10-15 นาที)

— อาหารกลางวัน (1 ชั่วโมง) —

ระดมสมอง (35 นาที)

• การออกกำลังกายอุ่นเครื่อง (3-5 นาที)
• ระดมสมอง (30 นาที)

ร่างภาพ (40 นาที)

• แผนที่ความคิด (10 นาที)
• ร่างภาพบนกระดาษ (30 นาที)

แบ่งปัน (30 นาที)

• แบ่งปัน (20 นาที)
• สรุป (5-10 นาที)

หลักการระดมสมอง (1 ชั่วโมง)

ขั้นตอนต่อไป (5 นาที)

• วางแผนสำหรับครั้งต่อไป
• คำติชมเกี่ยวกับวิธีการที่เซสชันดำเนินไป

7. รายละเอียดกิจกรรมในแต่ละส่วน

ตอนนี้เวิร์กชอปของคุณกำลังเป็นรูปเป็นร่าง คุณอยู่ในจุดที่คุณควรย้อนกลับไปและตอกย้ำรายละเอียด เพื่อให้คุณชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณจะพูดคุยกับกลุ่มและแบบฝึกหัดใดที่คุณจะทำร่วมกันเพื่อช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมาย

ต่อไปนี้คือคำแนะนำบางประการเกี่ยวกับวิธีการอำนวยความสะดวกในแง่มุมทั่วไปของเวิร์กช็อปการออกแบบ – การทำให้กลุ่มคุ้นเคย การระดมความคิด การร่างภาพ และการแบ่งปันแนวคิด

8. ใช้เกมอิมโพรฟเพื่อวอร์มอัพ

ผู้คนมาที่เวิร์กช็อปของคุณจากการประชุมอื่นๆ ที่หลากหลาย ดังนั้นในขณะที่พวกเขาอาจอยู่ในห้อง จิตใจของพวกเขาอาจยังคงหลงทางจากการสนทนาครั้งก่อน

ในเวิร์กชอปแห่งหนึ่งที่เราเข้าร่วม แม้ว่าผู้จัดจะระบุเป้าหมายของเซสชันไว้ล่วงหน้าแล้ว แต่ผู้คนก็ยังสับสนเกี่ยวกับสิ่งที่เราพยายามจะทำเมื่อเราเข้าร่วมการระดมความคิดอย่างเฉยเมย เพียงเพราะพวกเขาฟุ้งซ่านเมื่อเริ่มเซสชัน เราต้องใช้เวลาอีกห้านาทีในการย้อนรอยเพื่อไล่ตามทุกคนให้ทัน และจากนั้นก็ต้องใช้เวลาอีกพอสมควรในการระดมความคิดเกี่ยวกับแนวคิดใหม่ๆ ในอนาคตที่นอกกรอบ เราลงเอยด้วยการสูญเสียเวลาและโมเมนตัมเพราะผู้คนไม่ได้มุ่งเน้น

“มันคุ้มค่าที่จะใช้เวลาในตอนเริ่มต้นเพื่อสร้างเสียงสำหรับเวิร์กช็อปของคุณ และทำให้ทุกคนคิดเป็นทีมที่ประสานกัน”

ควรใช้เวลาในการเริ่มต้นเพื่อสร้างบรรยากาศสำหรับเวิร์กช็อปของคุณและให้ทุกคนคิดเป็นทีมที่ประสานกัน เกม Improv เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำเช่นนี้ เพิ่มพลังให้ผู้คน และตั้งค่าให้พวกเขาทำงานอย่างมีประสิทธิผลในเซสชั่นของคุณ ตัวอย่างเช่น หากเป้าหมายประการหนึ่งของคุณคือการระดมสมองเพื่อแก้ไขปัญหาในอนาคต ทุกคนในห้องจะต้องปราศจากสิ่งรบกวนสมาธิในอดีตและไปยังที่ที่พวกเขาสามารถทำเช่นนี้ได้จริง ซึ่งพวกเขารู้สึกไม่ถูกยับยั้งและสามารถปล่อยใจได้ เล่น.

ต่อไปนี้คือเกมอิมโพรฟที่เราชื่นชอบเพื่อช่วยให้ทุกคนมีส่วนร่วม หากคุณกังวลเกี่ยวกับคนขี้ระแวงในห้องนี้ ฉันพบว่าการสละเวลาสักครู่เพื่ออธิบายเป้าหมายของแบบฝึกหัดขี้ขลาดเหล่านี้สามารถบรรเทาข้อกังวลใดๆ ได้นานพอที่ผู้คนจะเข้าสู่เกมและประโยชน์ที่จะเริ่มเตะ บางคนทำงานเสมือนจริง บางคนทำไม่ได้ แต่ไม่ว่าคุณจะเวิร์กชอปในรูปแบบใด ก็มีวิธีที่จะทำให้ผู้คนมีส่วนร่วม

ตัวอักษร (ตัวต่อตัวหรือเสมือน)

ถ้าคุณอยู่ห้องเดียวกัน ให้ยืนเป็นวงกลม เป้าหมายคือการท่องตัวอักษรทีละคนโดยไม่เรียงลำดับเฉพาะ ถ้ามีคนพูดตัวอักษรเดียวกันพร้อมกันมากกว่าหนึ่งคน คุณต้องเริ่มใหม่จาก “A”
เหมาะสำหรับ: เติมพลังให้กลุ่ม, สร้างโฟกัสแบบกลุ่ม

ซาวด์บอล (ตัวต่อตัว)

ทุกคนยืนเป็นวงกลม คนหนึ่งขว้าง "ลูกบอล" ที่มองไม่เห็นไปยังอีกคนหนึ่งพร้อมกับเสียง เมื่อบุคคลนั้นจับ "ลูกบอล" พวกเขาต้องทำซ้ำเสียงที่ขว้างออกไป และโยน "ลูกบอล" ให้คนอื่นด้วยเสียงใหม่
เหมาะสำหรับ: เติมพลังให้กลุ่ม

สามสิ่ง (ในคนหรือเสมือนจริง)

คนหนึ่งหันไปหาคนถัดไปหรือเสนอชื่อคนอื่นในการโทร และตั้งชื่อสิ่งที่สุ่มสามอย่างให้เร็วที่สุด บุคคลนั้นจึงต้องพูดอย่างรวดเร็วว่าทั้งสามสิ่งมีความสัมพันธ์กันอย่างไร
เหมาะสำหรับ: การคิดนอกกรอบ

สุภาษิต Word-at-a-time (ตัวต่อตัวหรือเสมือน)

ในการประชุมเชิงปฏิบัติการทางกายภาพ ทุกคนยืนเป็นวงกลม จริงๆ แล้ว ค่านี้สามารถทำงานตามตัวอักษรหรือเรียงลำดับอย่างไรก็ได้ แต่ละคนตามลำดับพูดทีละคำ เมื่อกลุ่มรู้สึกว่าความคิดหรือประโยคนั้นสมบูรณ์แล้ว พวกเขาประสานมือและพูดว่า "ใช่ ใช่ ใช่"
เหมาะสำหรับ: เติมพลังให้กลุ่ม, สร้างโฟกัสแบบกลุ่ม

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการนำอิมโพรฟมาสู่กระบวนการออกแบบ โปรดดูบทความของ Liz Gerber ในหัวข้อนี้ การค้นหาโดย Google อย่างรวดเร็วจะนำเสนอกิจกรรมอิมโพรฟอีกมากมายที่คุณสามารถลองได้

9. มีสติในการระดมสมอง

ไม่มีอะไรน่ากลัวไปกว่าการให้กระดาษเปล่ากับใครบางคนแล้วพูดว่า "ไป บอกความคิดทั้งหมดของคุณเกี่ยวกับวิสัยทัศน์ในอนาคตของผลิตภัณฑ์ของเราให้ฉันฟังในห้านาที" ที่น่ากลัวกว่านั้นคือบางครั้งเมื่อมีคนอื่นอีกหกคนอยู่ในห้อง และคุณควรที่จะพูดคุยเรื่องนี้ด้วยกัน

การระดมความคิดที่ดีคือการทำให้ผู้คนรู้สึกสบายใจพอที่จะโยนความคิดต่างๆ แต่นี่ไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป ปัญหาที่พบบ่อยคือคนคุยกัน คนคนหนึ่งแบ่งปันความคิดทั้งหมด หรือความคิดของใครบางคนกำลังลดราคาด้วยเหตุผลบางอย่าง ดังนั้น ไม่ว่ากลุ่มจะมีประสบการณ์มากเพียงใด คุณควรสละเวลาสักครู่เพื่อทบทวนกฎพื้นฐานสำหรับการระดมสมองก่อนที่เราจะเริ่ม แม้แต่การดำเนินการอย่างรวดเร็วจะทำให้ทุกคนได้รับข้อมูลเดียวกันและอยู่ในอารมณ์สำหรับเซสชันที่มีประสิทธิผลร่วมกัน

กฎของ IDEO บริษัทออกแบบและให้คำปรึกษาสำหรับการระดมความคิด:

• เลื่อนการตัดสิน
• ส่งเสริมความคิดที่ป่าเถื่อน
• ต่อยอดจากความคิดของผู้อื่น
• จดจ่ออยู่กับหัวข้อ
• ครั้งละหนึ่งบทสนทนา
• เป็นภาพ
• ไปหาปริมาณ

กฎของ IDEO สำหรับการระดมความคิด ภาพประกอบโดย ซินดี้ ชาง

ในฐานะนักวาดภาพประกอบและผู้ที่ชื่นชอบสไลด์ที่วาดด้วยมือในที่ทำงาน Cindy's ได้ร่างกฎเกณฑ์เหล่านี้เป็นเนื้อหาที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้ เพื่อให้สะดวกทุกครั้งที่เราทำเวิร์กช็อป ดูเหมือนว่าผู้คนจะตอบสนองต่อธรรมชาติที่ไม่เป็นทางการและสร้างสรรค์ของพวกเขาได้ดี ซึ่งเป็นวิธีที่ดีในการระดมสมองและร่างภาพ อย่าลังเลที่จะลองสิ่งเหล่านี้ด้วยตัวคุณเองในเวิร์กชอปที่ประสบความสำเร็จครั้งต่อไปของคุณ

“ถามคำถามและแนะนำข้อ จำกัด หากผู้คนติดขัดในการระดมความคิด”

เพื่อช่วยให้สร้างสรรค์ผลงานสร้างสรรค์ของผู้คนได้ไหลลื่น ยังเป็นแนวปฏิบัติที่ดีในฐานะผู้อำนวยความสะดวกในการยกตัวอย่างแนวคิดสองสามอย่าง เพื่อให้คุณสามารถเริ่มการสนทนาและจุดประกายความคิดให้กับผู้อื่นได้ ถามคำถามและแนะนำข้อจำกัดหากผู้คนติดขัดในการระดมความคิด ตัวอย่างเช่น ถ้าเรามีเงินหนึ่งล้านเหรียญเพื่อแก้ปัญหานี้ล่ะ? เกิดอะไรขึ้นถ้าเราต้องส่งมอบภายในสองสัปดาห์?

บางครั้งการแบ่งการระดมความคิดออกเป็นสองส่วนอาจเป็นประโยชน์ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการเปลี่ยนแปลงของกลุ่ม ขั้นแรก ใช้เวลาสองสามนาทีเพื่อให้ทุกคนเขียนแนวคิดของตนเองใน Post-its (ทางกายภาพหรือเสมือนจริง) แล้วให้ทุกคนแนะนำแนวคิดของตนกับผู้อื่น หรือหากคุณจัดเวิร์กช็อปกับกลุ่มใหญ่ คุณสามารถให้ทุกคนอ่านโพสต์อิทด้วยตัวเองและโหวตว่าต้องการพูดถึงเรื่องใดในรายละเอียดเพิ่มเติม ต่อยอดไอเดียต่อไปหลังจากที่ทุกคนมีโอกาสแบ่งปันความคิดเริ่มต้นของพวกเขา

10. วิธีร่างความคิดเพิ่มเติม

ภาพสเก็ตช์มักจะเป็นผลงานที่จับต้องได้มากที่สุดจากเวิร์กช็อปการออกแบบ ซึ่งช่วยให้ทุกคนได้สำรวจแนวคิดด้วยตนเอง จัดการได้ง่ายกว่าในเวิร์กชอปแบบตัวต่อตัว แต่ก็มีวิธีที่จะทำให้เวิร์กชอปจากระยะไกลใช้งานได้เช่นกัน:

• ให้ทุกคนร่างไอเดียของตนลงบนกระดาษแล้วอัปโหลดรูปภาพไปยังไวท์บอร์ดเสมือนจริงของคุณ
• หากผู้เข้าร่วมสามารถเข้าถึง iPad ด้วยปากกา ก็สามารถสเก็ตช์บนไวท์บอร์ดเสมือนจริงได้โดยตรง
• บางครั้งแค่พูดถึงแนวคิดของคุณโดยใช้ Post-it ก็เพียงพอแล้ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณสังเคราะห์แนวคิดในภายหลังและร่างภาพร่างของคุณเองเพื่อแสดงให้พวกเขาเห็น

จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องสร้างสมดุลระหว่างเสรีภาพและข้อจำกัด – ให้เวลาและพื้นที่เพียงพอแก่ผู้คนในการร่างแนวคิด แต่จำกัดพวกเขาให้ส่งเสริมความคิดสร้างสรรค์

“เมื่อเรามีเวลามากเกินไปในการสำรวจแนวคิด เรามักจะลงลึกในแนวคิดสองสามข้อและยึดติดกับแนวคิดเหล่านั้นอย่างรวดเร็ว”

เรามักพบว่าเมื่อเรามีเวลามากเกินไปในการสำรวจแนวคิด เรามักจะลงลึกในแนวคิดสองสามข้อและยึดติดกับแนวคิดเหล่านั้นอย่างรวดเร็ว เป้าหมายของการร่างแนวคิดในเวิร์กชอปคือการมุ่งไปที่ปริมาณ ไม่ใช่คุณภาพ เราต้องการแนวคิดที่ "ไม่ดี" แนวคิดที่ไม่สามารถทำได้ในทางเทคนิค และแนวคิด "ดาวเหนือ" มากพอๆ กับที่เราต้องการการแก้ไขในระยะสั้นและวิธีแก้ปัญหาที่คาดการณ์ได้

อะไรก็ได้ นี่เป็นเวลาที่จะปล่อยให้ความคิดของคุณไหลลื่น เป็นอิสระ และกำจัดความเป็นไปได้ทั้งหมดออกจากสมอง จะมีเวลาอีกมากในภายหลังที่จะคิดอย่างมีเหตุผลและตัดทอน แต่ยิ่งคุณได้รับความคิดทั้งหมดของคุณตอนนี้มากเท่าไหร่ คุณก็จะยิ่งมั่นใจมากขึ้นในการแก้ปัญหาขั้นสุดท้ายของคุณ

ตามหลักการทั่วไป เวลาร่างภาพ 10-15 นาทีสำหรับเวิร์กช็อปหนึ่งชั่วโมงก็เพียงพอแล้ว อีกครั้งในฐานะผู้อำนวยความสะดวก ส่งเสริมปริมาณมากกว่าคุณภาพ

เคล็ดลับสำหรับมือโปร:

• หากคุณกำลังจัดเวิร์กช็อปแบบตัวต่อตัว การเล่นเพลงแบ็คกราวด์ที่สงบจะช่วยให้ผู้คนมีสมาธิ (แต่ต้องถามก่อน เนื่องจากสิ่งนี้ขึ้นอยู่กับความชอบของกลุ่ม)
• “Crazy 8s” เป็นเทคนิคที่เป็นประโยชน์สำหรับกลุ่มเล็กๆ ที่อาจรู้สึกติดขัดหรือกลัวด้วยการร่างไอเดีย ให้ทุกคนพับกระดาษครึ่งแผ่นแล้วพับอีกครึ่งหนึ่งจนกว่าคุณจะมีแปดส่วน กระตุ้นให้ผู้คนวาดหนึ่งแนวคิดในแต่ละกล่องและพยายามกรอกให้ครบทั้งแปดก่อนหมดเวลา เราพบว่าการมีเป้าหมายเป็นตัวเลขที่จับต้องได้เพื่อช่วยผลักดันให้บางคนคิดไอเดียเพิ่มเติม

11. แบ่งปันความคิดอย่างมีประสิทธิผล

การร่างแนวคิดเป็นรายบุคคลเท่านั้นไม่เพียงพอ การแบ่งปันคือจุดเริ่มต้นของการอภิปรายที่น่าสนใจ ให้ทุกคนวางภาพสเก็ตช์ของตนไว้บนผนังหรือไวท์บอร์ดเสมือนจริง เพื่อให้กลุ่มมองเห็นแนวคิดทั้งหมดอย่างเท่าเทียมกัน ให้เวลาแต่ละนาทีกับแต่ละคนเพื่ออธิบายสิ่งที่พวกเขาได้รับ และสร้างเวลาบัฟเฟอร์พิเศษถ้าเป็นไปได้เพื่อให้สามารถสนทนาได้

หากเป้าหมายประการหนึ่งของเวิร์กชอปคือการประเมินแนวคิดเหล่านี้ การลงคะแนนแบบจุด (หรือการเพิ่มคะแนนบนไวท์บอร์ดเสมือนจริง) เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการช่วยให้กลุ่มจำกัดขอบเขตของสิ่งต่างๆ ให้แคบลงในขณะที่ให้ทุกคนได้แสดงความคิดเห็นอย่างเท่าเทียมกัน

สุดท้าย ก่อนสรุป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละแนวคิดมีผู้เขียนที่ได้รับมอบหมายให้ช่วยตอบคำถามหลังการประชุมเชิงปฏิบัติการ

12. มอบหมายเมื่อจำเป็น

ณ จุดนี้คุณกำลังทำอะไรมาก หากคุณเป็นผู้จัดการเวิร์กชอป คุณจะรู้สึกหนักใจอย่างยิ่งที่ไม่เพียงแต่วางแผนและดำเนินการทั้งหมด แต่ยังต้องเตรียมเนื้อหาทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการประชุมด้วย

“อย่ากลัวที่จะขอความช่วยเหลือ พิจารณาดึงเพื่อนร่วมทีมเพื่อรวบรวมส่วนต่างๆ ของเวิร์กช็อป”

อย่ากลัวที่จะขอความช่วยเหลือ พิจารณาดึงเพื่อนร่วมทีมเพื่อรวบรวมส่วนต่างๆ ของเวิร์กช็อป ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ของคุณอาจมีความรู้เกี่ยวกับโดเมนผลิตภัณฑ์มากที่สุด หรือผู้วิจัยอาจอธิบายกรณีการใช้งานได้ดีที่สุด

ตัวอย่างเช่น ในเวิร์กชอปการสนับสนุนของเรา เราขอให้นักออกแบบคนอื่นๆ สองสามคนเตรียมสไลด์สองสามเรื่องเกี่ยวกับคู่แข่งและตัวอย่างที่คล้ายคลึงกัน การแบ่งปันความรับผิดชอบนี้จะช่วยให้ทุกคนรู้สึกมีส่วนร่วมและมีส่วนร่วมในกระบวนการนี้ การเปลี่ยนผู้นำเสนอมีประโยชน์เพิ่มเติมในการทำให้เซสชั่นรู้สึกสดชื่น ดังนั้นผู้คนจะไม่เบื่อกับความซ้ำซากจำเจของคนเพียงคนเดียวที่พูดคุยกันหลายชั่วโมง

13. ทำสไลด์หรือไวท์บอร์ดเสมือนจริง

ด้วยรายละเอียดทั้งหมดที่วางแผนไว้ในขณะนี้ ก็ถึงเวลาที่จะรวมงานหนักของคุณเป็นสไลด์ หรือหากคุณกำลังจัดเวิร์กชอปจากระยะไกล กระดานไวท์บอร์ดเสมือนจริงที่มีส่วนสำหรับแต่ละกิจกรรม ใช่ ใส่ในส่วนหรือสไลด์แม้ในช่วงพักห้านาทีนั้น ส่วนที่จะสรุปสิ่งที่คุณได้ทำไปแล้วและสิ่งที่เหลืออยู่ในเวิร์กชอป ส่วนเพื่อแสดงกิจกรรมที่คุณจะทำ เป้าหมายที่นี่คือการกำจัดแผนทั้งหมดออกจากหัวของคุณ เพื่อให้คุณรู้สึกควบคุมได้และผ่อนคลายในระหว่างเวิร์กช็อปจริง รู้สึกเหมือนเป็นงานมากแต่จะสร้างตารางงานที่ราบรื่นซึ่งสามารถยกระดับประสบการณ์เวิร์กชอปสำหรับทุกคน

ไวท์บอร์ดเสมือนจริงของ Miro

14. ติดตามเวลา

กิจกรรมจับเวลาอย่างถูกต้องเป็นศิลปะ คุณควรมีการประมาณการเสมอว่าจะใช้เวลานานแค่ไหน แต่คาดว่าสิ่งนี้จะเป็นความจริงและพร้อมที่จะรับมือกับหมัดในวันเวิร์กช็อป นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการวางแผนในช่วงเวลาหนึ่งจึงเป็นประโยชน์

จับตาดูนาฬิกาเพื่อให้อยู่ในทิศทาง แต่ทำสิ่งนี้อย่างละเอียด กิจกรรมจับเวลาอย่างเข้มงวดโดยการแสดงนาฬิกาจับเวลาถอยหลังบนหน้าจอสามารถสร้างสภาพแวดล้อมที่กดดัน ทำให้ระดมความคิดและสร้างสรรค์ได้ยากขึ้น ประสบการณ์การประชุมเชิงปฏิบัติการที่ดีที่สุดมักจะเป็นประสบการณ์ที่รู้สึกเป็นธรรมชาติและเบาที่สุดสำหรับผู้เข้าร่วม ในฐานะผู้อำนวยความสะดวก เพียงประกาศการออกกำลังกาย 10 นาที แล้วคอยดูนาฬิกาเพียงข้างเดียวจะทำให้ผู้เข้าร่วมของคุณสบายใจ อาจเป็นความพยายามเพิ่มขึ้นเล็กน้อยสำหรับคุณ แต่มันจะเป็นประสบการณ์ที่ดีกว่าสำหรับทุกคน

แจ๊สเสริม

สำหรับคะแนนโบนัส ต่อไปนี้คือเคล็ดลับเพิ่มเติมในการทำให้เวิร์กชอปของคุณราบรื่น เป็นธรรมชาติ และรอบคอบมากขึ้น:

• หากคุณกำลังทำเวิร์กชอปแบบตัวต่อตัว ให้แสดงตัวก่อนเวลา 10 นาทีเพื่อเตรียมการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเทคโนโลยีใช้งานได้ และแม้กระทั่งสร้างอารมณ์ด้วยดนตรีจังหวะสนุกสนานเพื่อกระตุ้นผู้คนเมื่อพวกเขามาถึง
• หยุดเป็นระยะเพื่อหยุดพัก น้ำและของว่างเป็นสัมผัสที่ดีในการรักษาระดับพลังงานให้สูง
• ตั้งกฎพื้นฐานเกี่ยวกับการใช้อุปกรณ์เพื่อให้ทุกคนมีความคาดหวังร่วมกันและจะไม่ถูกรบกวนตลอดเซสชั่นของคุณ
• หากการสนทนากลุ่มเริ่มสะดุดด้วยคำถามหรือความคิดเห็นที่ไม่ตรงประเด็น ให้ผลักดันแผนเดิมของคุณให้คืบหน้าโดยรวบรวมประเด็นเหล่านี้ไว้บนไวท์บอร์ดและกลับมาหาในภายหลังหากทำได้ พยายามตอบคำถามเหล่านี้หลังเวิร์กชอปหากคุณหมดเวลา
• เสนอชื่อบุคคลล่วงหน้าให้เป็นผู้จัดทำเอกสารสำหรับการประชุมเชิงปฏิบัติการ
• เป็นเรื่องดีที่มีคนถ่ายรูปผู้คนในระหว่างเวิร์กชอป ไม่ว่าจะเป็นแบบเห็นหน้าจริงหรือแบบเสมือนจริง เอกสารประเภทนี้ไม่ได้เป็นเพียงของที่ระลึกที่ดีเท่านั้น แต่ยังเป็นส่วนรวมที่มีค่าในการสรุปการประชุมเชิงปฏิบัติการที่คุณอาจส่งออกไปในภายหลัง
• ใช้เวลา 5 นาทีสุดท้ายในการสรุปเพื่อหารือเกี่ยวกับขั้นตอนถัดไปและรายการดำเนินการ ขอบคุณทุกคนที่สละเวลา นี่อาจเป็นโอกาสที่ดีในการขอความคิดเห็นว่าเซสชันดำเนินไปอย่างไร
• ส่งสรุปให้ผู้เข้าร่วมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดเพื่อสรุปสิ่งที่คุณทำในเวิร์กชอปของคุณ
• เพิ่มรูปภาพและสิ่งประดิษฐ์จากเซสชั่น - สิ่งนี้ช่วยให้โมเมนตัมดำเนินต่อไปและช่วยสื่อสารขั้นตอนต่อไปกับทีม

ลองเวิร์กช็อปการออกแบบผลิตภัณฑ์ด้วยตัวคุณเอง

การจัดและอำนวยความสะดวกในการประชุมเชิงปฏิบัติการด้านการออกแบบอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย แต่ด้วยการรวบรวมคนและแผนที่เหมาะสมเข้าด้วยกัน เวิร์กช็อปการออกแบบจะกลายเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการในทีมของคุณเพื่อเริ่มต้นโครงการ หารือเกี่ยวกับปัญหา และสร้างแนวทางแก้ไขใหม่ๆ ในฐานะผู้อำนวยความสะดวก การไตร่ตรองอย่างรอบคอบและรอบคอบในการจัดโครงสร้างเซสชันเหล่านี้จะคุ้มค่าเมื่อทีมของคุณสร้างแรงผลักดันในการแก้ปัญหาที่ยาก และไม่ต้องกังวล คุณจะมีโอกาสได้ทบทวนประสบการณ์อีกครั้งเสมอ

สนใจวิธีที่เราทำงานที่อินเตอร์คอม? ดูบทบาทการออกแบบผลิตภัณฑ์แบบเปิดของเรา