製品設計ワークショップを成功させるための14のヒント

デザインとコラボレーションは密接に関係しています。 問題について話し合ったり、新しいアイデアを想像したり、解決策をブレインストーミングしたりする場合は、直接または仮想的に人々を結び付けるのが最善です。

コラボレーションには、小規模な非公式の作業セッションやグループの批評から本格的なワークショップまで、さまざまな種類があります。

ただし、注意してください。人々を集めるだけでは、創造的な成果やアイデアが自動的に保証されるわけではありません。 多くの場合、ディスカッションは焦点が定まらず、ブレインストーミングされたソリューションは散在して方向性を欠くか、セッションは誰がアイデアを大声で主張できるかという競争に発展する可能性があります。

プロダクトデザインワークショップとは何ですか？

製品設計ワークショップは、特定の結果を得るために設計された一連のグループ演習を行うことにより、チームが問題を解決する機会です。 ワークショップは物事を成し遂げることに関するものであり、物事を開始したり決定を下したりするためのマイルストーンとしてよく使用されます。

「主催者として、全員の時間を賢く費やし、プロジェクトを前進させるために必要な洞察を明らかにするのはあなたの責任です。」

たとえばインターコムでは、より広範なチームとの大きなプロジェクトを開始するためのワークショップを実施したいと考えています。 キックアスワークショップを実行するには、明確で慎重な計画が必要です。 主催者として、全員の時間を賢く費やし、プロジェクトを前進させるために必要な洞察を明らかにするのはあなたの責任です。

うまくいけば、ワークショップは、多様な意見をまとめ、同じページに人々を集めることによって、プロジェクトの進行を促進するために非常に貴重です。

生産的な設計ワークショップを作成および構築する方法

製品設計ワークショップを成功させるためのヒントを次に示します（ただし、このアドバイスは、より一般的に問題解決ワークショップに適用できます）。

1. 概要から始める
2. 目標を決定する
3. 誰が来る必要があるかを決める
4. 具体的な結果を一覧表示する
5. いつどこに行くかを決める
6. 計画を立てるために後方に働きます
7. 各セクションのアクティビティの詳細
8. 即興ゲームを使用してウォームアップする
9. ブレーンストーミングに注意してください
10. より多くのアイデアをスケッチする
11. アイデアを共有する
12. 必要に応じて委任する
13. スライドを作成する
14. 時間を追跡する

以下では、各ステップを独自のワークショップに組み込む方法について詳しく説明します。

1.概要から始めます

次の基本的な質問に答えることで、ワークショップの基本的な高レベルの計画を立てます。 これは、Googleドキュメント、または自分に最適なツールで行うことができ、計画時に主要な関係者と共有してフィードバックを得ることができます。

2.ワークショップの目的は何ですか？

カレンダーの招待状を送信するかのように、このセッションを開催する理由を数文で書き留めてください。 次に、行動の形で具体的な目標を明確にするようにしてください。 サポート製品のビジョンについて実行したマルチパートワークショップの例を見てください。

ワークショップの目標は次のとおりです。

• チームとして集まって、インターコムサポートのビジョンについて話し合います
• サポートオファリングの「ノーススター」コンセプトをブレインストーミングおよび設計する
• 高級サポートプロジェクトに取り組む際に考慮すべき主要な原則を起草する
• 楽しむ！

3.誰が来る必要がありますか？

理想的には、ワークショップの全員が積極的に貢献する必要があるため、数を比較的少なくすることが最善です。 5〜8人の小グループは、さまざまなアイデアを集めるのに十分な大きさである傾向がありますが、すべての人がまだ完全に参加できるほど小さいことがわかりました。これは、対面式のワークショップとリモートワークショップの両方に当てはまります。

「この段階では、さまざまな視点を持つ人々を呼び込むことが役立つので、招待リストをまとめるときはそのことを念頭に置いてください」

この段階では、特にセッションがソリューションの生成に関するものである場合は、さまざまな視点を持つ人々を呼び込むことが役立つので、招待リストをまとめるときはそのことを念頭に置いてください。

4.具体的な結果は何ですか？

後で共有または報告したいワークショップからの具体的な成果をリストします。 目標と同様に、これは後でワークショップを構成する方法を明確にするのに役立ちます。 例として、私たちのワークショップの成果物は次のとおりです。

• 適度に高い忠実度で各デザイナーからの少なくとも1つのコンセプト/画面
• 生成されたアイデアのリストと、製品チームに送信するセッションの概要
• フィードバックとレビューのために製品チームに送信するドラフト製品原則のドキュメント

5.何日になりますか？ どのくらいの間続きますか？

目標と招待した人数に基づいて、日付（または、複数日にわたるワークショップを実行している場合は日付）を見つけて、ワークショップにかかる時間を概算します。 この見積もりは変更される可能性が高いことを知っておいてください。ただし、球場番号があると、ワークショップの場所やグループで実行する演習など、後で詳細を計画するのに役立ちます。

ワークショップはどこで開催されますか？

ワークショップを直接実行するか、リモートで実行するかを決定する必要があります。 物理的に他の人と一緒にいて問題を一緒に処理することには一定の効果がありますが、最近ではリモートでの作業がより快適になる可能性があります。リモートコラボレーションソフトウェアを使用すると、さまざまな場所にいても生産性の高いワークショップを実行できます。

「ワークショップ環境は、チーム間の対話を促進するために流動的でオープンに感じられる必要があります」

対面式のワークショップを開催する場合は、セッションの長さ、目標、人数を考慮して、セッションに必要なスペースの種類を検討してください。 たとえば、4〜5時間のセッションをオフサイトで開催して、特別な気分にさせ、焦点を絞る方がよいと判断する場合があります。 ワークショップ環境は、チーム間の対話を促進するために流動的でオープンであると感じる必要があります。

私たちの経験では、特に素晴らしい物理的な場所は、高いスツールに囲まれた中央に高いテーブルがある大きな部屋です。そのため、誰もが座ったり立ったりすることができます。 このように、座っている人と立っている人はほぼ同じ高さになり、人々に平等と柔軟性の感覚を同時に与えます。 壁のスペースとホワイトボードも十分にあることを確認してください。

ダブリンにあるインターコムのデザインスタジオ

リモートワークショップを実行する場合は、ビデオ会議ツール（ZoomやGoogleハングアウトなど）と仮想ホワイトボード（MiroやWhimsicalなど）が必要です。 ワークショップの前にインストールして確認できるように、使用するソフトウェアを事前に参加者に知らせてください。

全員が平等な意見を持っていることを確認するには、完全に対面または完全にリモートのワークショップを行うことをお勧めします。 対面の参加者とリモートの参加者が混在している場合は、アイデアを配置するためのキャンバスとして仮想ホワイトボードを使用することをお勧めします。

6.逆方向に作業し、計画を立てるためにまとめて考えます

大まかな概要が整ったら、ワークショップの概要を作成します。 リストした目標を振り返り、それらを達成するためにワークショップでどのような活動を行う必要があるかを考えてください。

「通常、各アクティビティには予想よりも時間がかかるため、バッファルームを確保してください。」

これらのアクティビティをワークショップの個別のチャンクに整理してみてください。 各セクションに大まかな時間の見積もりを割り当てます。詳細を計画するときに、必要に応じてワークショップに戻って長さを調整できます。 通常、各アクティビティには予想よりも時間がかかることを考慮してください。そのため、バッファルームを確保してください。

たとえば、サポート製品のビジョンに関するワークショップの場合、この段階で思いついたものは次のとおりです。

背景（〜1時間）

• イントロ（5分）
  • ワークショップの目標
  • 議題
  • ウォーミングアップ運動
• 理解を深める（20分）
  • ドメインの背景情報
  • 競合他社を見る
  • 類似の例
  • 内部調査
• 問題のフレーミング（5分）
• サポートの未来について語る（20分）
  • 他の利害関係者からのインタビュー

—休憩（5分）—

ブレーンストーミング前のアクティビティ（30分）

• 演習（30分）
• ラブレター、別れの手紙（10-15分）
• 現在と未来を描く（10〜15分）

—昼食（1時間）—

ブレーンストーミング（35分）

• ウォーミングアップ運動（3-5分）
• ブレーンストーミング（30分）

スケッチ（40分）

• マインドマップ（10分）
• 紙にスケッチする（30分）

シェアアウト（30分）

• シェアアウト（20分）
• まとめ（5-10分）

ブレーンストーミングの原則（1時間）

次のステップ（5分）

• 次回の計画
• セッションがどのように進んだかについてのフィードバック

7.各セクションのアクティビティを詳しく説明します

今、あなたのワークショップは形になりつつあります。 あなたは戻って詳細を打ち出す必要がある時点にいるので、グループと話し合う内容と、目標を達成するために一緒に行う演習について明確になります。

ここでは、デザインワークショップの一般的な側面を促進する方法について、いくつかのアドバイスを紹介します。グループを理解し、ブレインストーミングし、スケッチし、アイデアを共有します。

8.即興ゲームを使用してウォームアップする

人々は他のさまざまな会議からあなたのワークショップに来ているので、彼らは物理的に部屋にいるかもしれませんが、彼らの心はまだ前の議論からさまよっているかもしれません。

私たちが参加したあるワークショップでは、主催者が事前にセッションの目標を述べていたにもかかわらず、セッションの開始時に気が散っていたという理由だけで、ブレインストーミングの寒さに飛び込んだときに私たちがやろうとしていることについて人々は混乱しました。 全員に追いつくために、さらに5分間のバックトラックを費やす必要があり、そこから、すぐに使える将来の概念をブレインストーミングするための準備にもう少し時間がかかりました。 人々が単に集中していなかったので、私たちは時間と勢いを失うことになりました。

「最初に時間をかけてワークショップの調子を整え、全員がチームとして同期して考えるようにすることは価値があります」

最初に時間をかけてワークショップの調子を整え、全員がチームとして同期していると考えてもらうことは価値があります。 即興ゲームは、これを行うための優れた方法であり、人々に活力を与え、セッションで生産的になるように設定します。 たとえば、目標の1つが問題の将来の解決策をブレインストーミングすることである場合、部屋の全員が以前の気晴らしから解放され、実際にこれを実行できる場所に到達する必要があります。遊ぶ。

誰もが参加できるようにするための、私たちのお気に入りの即興ゲームをいくつか紹介します。 部屋の懐疑論者が心配な場合は、これらのファンキーなエクササイズの目標を説明するのに数分かかると、人々がゲームに参加するのに十分な長さの懸念と、キックインを開始するメリットを和らげることができます。事実上機能するものもあれば、機能しないものもありますが、ワークショップの形式に関係なく、人々を引き付ける方法があります。

アルファベット（対面または仮想）

同じ部屋にいる場合は、輪になって立ってください。 目標は、アルファベットを一度に1人ずつ、順不同で唱えることです。 複数の人が同時に同じ文字を言う場合は、「A」からやり直す必要があります。
対象：グループに活力を与え、グループの焦点を構築します。

サウンドボール（対面）

誰もが輪になって立っています。 ある人が目に見えない「ボール」を別の人に投げ、音を添えます。 人が「ボール」をキャッチすると、投げられた音を繰り返し、新しい音で他の人に「ボール」を投げなければなりません。
対象：グループに活力を与える。

3つのこと（対面または仮想）

ある人が次の人に向きを変えるか、電話で別の人を指名し、3つのランダムなものにできるだけ早く名前を付けます。 その人は、3つのことがどのように関連しているかをすばやく言わなければなりません。
対象：既成概念にとらわれずに考える。

一度に1つずつのことわざ（対面または仮想）

物理的なワークショップでは、全員が輪になって立っています。 事実上、これはアルファベット順、または任意の順序で実行できます。 順番に一人一人が一度に一言を言います。 グループがアイデアや文章が完成したと感じたら、手を合わせて「はいはいはい」と言います。
対象：グループに活力を与え、グループの焦点を構築します。

即興劇をデザインプロセスに取り入れることの詳細については、このテーマに関するLizGerberの論文をご覧ください。 グーグルですばやく検索すると、さらに多くの即興活動を試すことができます。

9.ブレーンストーミングに注意してください

誰かに白紙を渡して、「5分以内に私たちの製品の将来のビジョンについてのあなたのアイデアをすべて教えてください」と言うことほど恐ろしいことはありません。 さらに恐ろしいのは、部屋に他に6人の人がいて、これについて一緒に話すことが期待されている場合です。

良いブレインストーミングを実行することは、人々がアイデアを投げかけるのに十分快適に感じるようにすることです。 しかし、これは必ずしも簡単ではありません。 一般的な問題は、人々が互いに話し合ったり、1人の人がすべてのアイデアを共有したり、誰かのアイデアが何らかの理由で割り引かれたりすることです。 したがって、グループがどれほど経験豊富であっても、開始する前に、ブレインストーミングの基本ルールを確認することをお勧めします。 簡単な実行でも、全員が同じページにいて、生産的なセッションを一緒に行う気分になります。

ブレーンストーミングに関する設計およびコンサルティング会社IDEOのルール：

• 判断を延期する
• ワイルドなアイデアを奨励する
• 他の人のアイデアに基づいて構築する
• トピックに集中し続ける
• 一度に1つの会話
• 視覚的に
• 量を求めて

ブレーンストーミングに関するIDEOのルール。 シンディ・チャンによるイラスト

イラストレーターとして、また職場で手描きのスライドを楽しむ人として、シンディーズはこれらのルールを再利用可能なアセットにスケッチしたので、ワークショップを行うときにいつでも便利です。 人々は、非公式で本質的に創造的な性質にうまく反応しているようです。これは、ブレインストーミングやスケッチを簡単にする良い方法です。 次の成功するワークショップで、これらを自由に試してみてください。

「人々がブレインストーミングで立ち往生している場合は、質問をして制約を導入してください」

人々の創造力を発揮させるために、ファシリテーターとして、いくつかの例のアイデアを身に付けて、会話を開始し、他の人々のアイデアを刺激することもお勧めします。 人々がブレインストーミングで立ち往生している場合は、質問をして制約を導入します。 たとえば、この問題を解決するために100万ドルがあったとしたらどうでしょうか。 2週間で配達しなければならなかった場合はどうなりますか？

グループのダイナミクスによっては、ブレーンストーミングを2つのセクションに分割すると役立つ場合があります。 まず、数分かけて全員に自分のアイデアをポストイット（物理的または仮想）に書き留めてもらい、次に全員に自分のアイデアを他の人に紹介してもらいます。 または、より大きなグループでワークショップを開催している場合は、全員にポストイットを読んでもらい、どのポストイットについてもっと詳しく話したいかを投票してもらうことができます。 全員が最初の考えを共有する機会を得た後も、アイデアの上に構築を続けます。

10.より多くのアイデアをスケッチする方法

多くの場合、スケッチはデザインワークショップからの最も具体的な出力であり、誰もが自分でコンセプトを探求することができます。 対面式のワークショップで管理する方が簡単ですが、リモートのワークショップでも機能させる方法があります。

• 全員にアイデアを紙にスケッチしてもらい、写真を仮想ホワイトボードにアップロードしてもらいます
• 参加者がペンでiPadにアクセスできる場合は、仮想ホワイトボードに直接スケッチできます
• ポストイットを使用してアイデアについて話すだけで十分な場合もあります。特に、後でアイデアを統合して、それらを説明するための独自のスケッチを考え出す場合はなおさらです。

ここでは、自由と制約のバランスをとることが重要です。アイデアをスケッチするのに十分な時間とスペースを人々に与えますが、創造性を促進するように制約します。

「アイデアを探求する時間が多すぎると、いくつかの概念を深く掘り下げて、すぐにそれらに執着する傾向があります。」

アイデアを探求する時間が多すぎると、いくつかの概念を深く掘り下げて、すぐにそれらに執着する傾向があることがよくあります。 ワークショップでアイデアをスケッチする目的は、質ではなく量を追求することです。 短期的な修正と予測可能な解決策が必要なのと同じくらい、「悪い」アイデア、技術的に実行不可能なアイデア、および「北極星」の概念が必要です。

何でもあり。 これは、あなたのアイデアを自由に流し、すべての可能性の頭脳を捨てる時です。 後で合理的に考えて削減するのに十分な時間がありますが、今あなたがすべてのアイデアを引き出すほど、あなたはあなたの究極の解決策に自信を持つでしょう。

経験則として、1時間のワークショップのスケッチ時間は10〜15分で十分です。 繰り返しになりますが、ファシリテーターとして、質より量を奨励します。

プロのヒント：

• 対面式のワークショップを開催している場合は、落ち着いたバックグラウンドミュージックをかけると、集中力を高めることができます（ただし、これはグループの好みによって異なるため、最初に質問してください）。
• 「Crazy8s」は、アイデアをスケッチすることで行き詰まったり、怖がったりする可能性のある少人数のグループに役立つテクニックです。 8つのセクションができるまで、全員に1枚の紙を半分に折り、もう一度半分に折ります。 時間がなくなる前に、各ボックスに1つのアイデアを描き、8つすべてを埋めるように人々に勧めます。 明確な数値目標を設定することで、一部の人々にもっと多くのアイデアを考えさせることができることがわかりました。

11.アイデアを生産的に共有する

アイデアを個別にスケッチするだけでは不十分です。アイデアを共有することで、興味深い議論が行われます。 グループがすべてのアイデアを平等に見ることができるように、全員にスケッチを壁または仮想ホワイトボードに貼ってもらいます。 それぞれの人に数分を与えて、彼らが思いついたものをウォークスルーし、可能であれば会話を可能にするために余分なバッファ時間を作ります。

ワークショップの目標の1つがこれらのアイデアを評価することである場合、ドット投票（または仮想ホワイトボードでの賛成）は、グループが全員に平等な意見を与えながら、物事を絞り込むのに役立つ優れた方法です。

最後に、まとめる前に、ワークショップ後のフォローアップの質問を支援するために、各アイデアに作成者が割り当てられていることを確認してください。

12.必要に応じて委任する

この時点で、あなたはたくさんのことをしています。 あなたがワークショップを運営しているのであれば、すべてを計画して実行するだけでなく、それに必要なすべてのコンテンツを準備することにも、完全に圧倒されるかもしれません。

「助けを求めることを恐れないでください。 ワークショップのセクションを具体化するためにチームメイトを引き込むことを検討してください。」

助けを求めることを恐れないでください。 ワークショップのセクションを具体化するためにチームメイトを引き込むことを検討してください。 プロダクトマネージャーは製品ドメインに最も精通している場合もあれば、研究者がユースケースを説明するのに最適な場合もあります。

たとえば、サポートワークショップでは、他の数人の設計者に、競合他社と類似の例に関するスライドをいくつか準備するように依頼しました。 この責任を分かち合うことで、誰もがプロセスに関与し、投資していると感じることができます。 発表者を変更することで、セッションを新鮮に保つことができるという追加の利点があります。そのため、1人の人が何時間も話しているという単調さに飽きることはありません。

13.スライドまたは仮想ホワイトボードを作成します

すべての詳細が今計画されているので、ハードワークをスライドに焼き付けるか、ワークショップをリモートで実行している場合は、各アクティビティのセクションを含む仮想ホワイトボードを作成します。 はい、その5分間の休憩でもセクションまたはスライドを挿入します。これは、ワークショップで行ったことと他に残っていることを要約するセクションであり、これから行うアクティビティを説明するセクションです。 ここでの目標は、計画を頭から完全にオフロードして、実際のワークショップ中に自分でコントロールしてリラックスできるようにすることです。 大変な作業のように感じるかもしれませんが、それは誰にとってもワークショップ体験を高めることができるスムーズなスケジュールを作成します。

ミロバーチャルホワイトボード

14.時間を追跡する

正確なタイミングの活動は芸術です。 何かにかかる時間の見積もりは常に持っている必要がありますが、これは実際には流動的であり、ワークショップの日にパンチで転がる準備ができていることを期待してください。 そのため、ある程度の時間バッファーで計画を立てると便利です。

軌道に乗るために時計を監視しますが、これは微妙に行います。 画面にカウントダウンタイマーを表示することでアクティビティのタイミングを厳密に設定すると、プレッシャーのかかる環境が作成され、ブレインストーミングやクリエイティブ化が困難になる可能性があります。 最高のワークショップ体験は、通常、参加者にとって最も自然で軽量であると感じる体験です。 ファシリテーターとして、エクササイズのために10分間アナウンスし、時計を1つ見続けるだけで、参加者は安心できます。 それはあなたにとってもう少し努力かもしれませんが、それは他のすべての人にとってより良い経験になるでしょう。

エクストラジャズ

ボーナスポイントについては、ワークショップをさらにシームレスで自然で思慮深いものにするためのヒントを以下に示します。

• 対面式のワークショップを行う場合は、準備のために10分早く現れ、テクノロジーが機能することを確認し、明るい音楽で気分を盛り上げて、到着した人々に活気を与えます。
• 休憩のために定期的に停止します。 水とおやつは、エネルギーレベルを高く保つのにいい感じです。
• デバイスの使用に関する基本ルールを設定して、全員が共通の期待を持ち、セッション全体で気が散らないようにします。
• グループディスカッションがトピック外の質問やコメントに惑わされ始めた場合は、ホワイトボードにこれらのポイントを記録し、可能であれば後で戻って、元の計画の進捗を推進してください。 時間切れになった場合は、ワークショップ後にこれらの質問に対処するように努めてください。
• ワークショップのドキュメンターになるように事前に誰かを指名してください。
• 対面であろうと仮想であろうと、ワークショップ中に誰かが実際に行動している人々の写真を撮ってもらうのは素晴らしいことです。 この種のドキュメントは、優れた記念品であるだけでなく、後で送信する可能性のあるワークショップの要約への貴重なインクルージョンにもなります。
• 最後の5分間を締めくくり、次のステップとアクションアイテムについて話し合います。 みなさん、ありがとうございました。 これは、セッションがどのように進んだかについてのフィードバックを求める絶好の機会でもあります。
• すべての参加者と利害関係者に要約を送信して、ワークショップで行ったことを要約します。
• セッションからいくつかの写真とアーティファクトを追加します。これにより、勢いが維持され、チームに次のステップを伝えるのに役立ちます。

自分で製品設計ワークショップを試してみてください

デザインワークショップの開催と促進は困難な場合があります。 しかし、適切な人と計画をまとめることで、設計ワークショップは、プロジェクトを開始し、問題について話し合い、新しいソリューションを作成するためのチームのプロセスの重要な部分になります。 ファシリテーターとして、これらのセッションをどのように構成するかについて慎重かつ思慮深くすることは、チームが困難な問題を解決するための勢いを生み出すので、スペードで報われるでしょう。 そして心配しないでください、あなたはいつも経験を繰り返す別の機会があります。

インターコムでの仕事の仕方に興味がありますか？ オープンな製品設計の役割をご覧ください。