14 consejos para ayudarte a llevar a cabo un taller de diseño de productos exitoso

El diseño y la colaboración van de la mano. Cuando queremos discutir problemas, imaginar nuevas ideas y generar soluciones, lo mejor es reunir a las personas, ya sea en persona o virtualmente.

La colaboración viene en muchos sabores, desde pequeñas sesiones de trabajo informales y críticas grupales hasta talleres completos.

Pero cuidado: simplemente reunir a las personas no garantiza automáticamente ideas y resultados creativos. Con demasiada frecuencia, una discusión puede volverse desenfocada, las soluciones de lluvia de ideas terminan dispersas y sin dirección, o la sesión se convierte en una competencia de quién puede hacer valer sus ideas con más fuerza.

¿Qué son los talleres de diseño de producto?

Los talleres de diseño de productos son una oportunidad para que un equipo resuelva un problema al realizar una serie de ejercicios grupales diseñados para llegar a un resultado específico. Los talleres se tratan de hacer cosas y, a menudo, se usan como hitos para comenzar cosas o tomar decisiones.

“Como organizador, es su responsabilidad asegurarse de que el tiempo de todos se invierta de manera inteligente y descubrir los conocimientos necesarios para hacer avanzar el proyecto”

En Intercom, por ejemplo, nos gusta realizar talleres para iniciar grandes proyectos con el equipo en general. Se necesita una planificación clara y deliberada para llevar a cabo un taller excelente. Como organizador, es su responsabilidad asegurarse de que el tiempo de todos se invierta de manera inteligente y descubrir los conocimientos necesarios para hacer avanzar el proyecto.

Cuando se hacen bien, los talleres son invaluables para impulsar el progreso de su equipo en cualquier proyecto al unir opiniones diversas y hacer que las personas estén en la misma página.

Cómo crear y estructurar un taller de diseño productivo

Estos son nuestros consejos para llevar a cabo un taller de diseño de productos exitoso (aunque este consejo se puede aplicar a los talleres de resolución de problemas en general).

1. Comience con una descripción general
2. Determinar el objetivo
3. Decide quién tiene que venir
4. Enumere los resultados tangibles
5. Decide cuándo y dónde será
6. Trabajar hacia atrás para hacer un plan
7. Detalle las actividades en cada sección
8. Usa juegos de improvisación para calentar
9. Tenga en cuenta la lluvia de ideas
10. Esbozar más ideas
11. Compartir ideas
12. Delegar cuando sea necesario
13. hacer diapositivas
14. Mantenga un registro del tiempo

A continuación, explicamos cómo puede incorporar cada paso en su propio taller.

1. Comience con una descripción general

Obtenga el plan básico y de alto nivel de su taller respondiendo las siguientes preguntas básicas. Puede hacer esto en un documento de Google, o en cualquier herramienta que funcione mejor para usted, y compartir con las partes interesadas clave para recibir comentarios a medida que planifica.

2. ¿Cuál es el objetivo del taller?

En unas pocas oraciones, escriba por qué está realizando esta sesión como si estuviera enviando una invitación de calendario para ello. Luego, intente articular objetivos concretos en forma de acciones. Tome el ejemplo de un taller de varias partes que llevamos a cabo sobre la visión de nuestros productos de soporte.

Estos fueron los objetivos del taller:

• Reúnase como equipo para discutir nuestra visión para el soporte de intercomunicación
• Para intercambiar ideas y diseñar conceptos de "estrella del norte" para nuestra oferta de soporte
• Redactar principios clave que deberíamos tener en cuenta al abordar proyectos de apoyo de alta gama
• ¡Divertirse!

3. ¿Quién tiene que venir?

Idealmente, todos en su taller deberían contribuir activamente, por lo que es mejor mantener los números relativamente bajos. Descubrimos que los grupos pequeños de 5 a 8 personas tienden a ser lo suficientemente grandes como para acumular ideas variadas, pero lo suficientemente pequeños para que todos participen plenamente, eso se aplica tanto a los talleres en persona como a distancia.

"Es útil en esta etapa traer personas con diferentes perspectivas, así que téngalo en cuenta al armar su lista de invitados".

Es útil en esta etapa traer personas con diferentes perspectivas, especialmente si la sesión trata sobre la generación de soluciones, así que téngalo en cuenta al armar su lista de invitados.

4. ¿Cuáles son los resultados tangibles?

Enumere los resultados tangibles de su taller que desea compartir o informar después. Similar a sus objetivos, esto lo ayudará a aclarar cómo estructurar su taller más adelante. A modo de ejemplo, los entregables de nuestro taller fueron:

• Al menos un concepto/pantalla de cada diseñador con una fidelidad razonablemente alta
• Una lista de ideas generadas y un resumen de la sesión para enviar al equipo de Producto
• Un documento de borrador de los principios del producto para enviar al equipo del producto para su retroalimentación y revisión.

5. ¿Qué fecha será? ¿Cuánto tiempo durará?

Según sus objetivos y la cantidad de personas que ha invitado, busque una fecha, o fechas si está organizando un taller de varios días, y calcule aproximadamente cuánto tiempo durará el taller. Sepa que esta estimación probablemente cambiará, pero tener un número aproximado lo ayudará a planificar detalles posteriores, como dónde será el taller o qué ejercicios ejecutar con el grupo.

¿Dónde se realizará el taller?

Deberá decidir si desea realizar el taller en persona o de forma remota. Hay un cierto efecto de estar físicamente junto con otras personas y resolver problemas juntos, pero en estos días las personas pueden sentirse más cómodas trabajando de forma remota, y el software de colaboración remota permite realizar talleres altamente productivos incluso si se encuentra en diferentes ubicaciones.

“El ambiente del taller debe sentirse fluido y abierto para fomentar el diálogo entre el equipo”

Si va a realizar un taller en persona, piense qué tipo de espacio necesita su sesión, teniendo en cuenta su duración, objetivos y número de personas. Por ejemplo, puede decidir que es mejor realizar una sesión de 4 a 5 horas fuera del sitio para que se sienta especial y atraiga más atención. El ambiente del taller debe sentirse fluido y abierto para fomentar el diálogo entre el equipo.

Una ubicación física particularmente buena, según nuestra experiencia, es una habitación más grande con una mesa alta en el centro rodeada de taburetes altos, para que todos puedan sentarse o pararse. De esta manera, las personas sentadas y de pie están aproximadamente a la misma altura, lo que les brinda una sensación de igualdad y flexibilidad al mismo tiempo. Asegúrese de que haya mucho espacio en la pared y pizarras blancas también.

Estudio de diseño de Intercom en Dublín

Si va a realizar un taller remoto, necesitará una herramienta de videoconferencia (como Zoom o Google Hangouts) y una pizarra virtual (como Miro o Whimsical). Asegúrese de informar a los participantes con anticipación qué software usará para que puedan instalarlo y verificarlo antes del taller.

Para asegurarse de que todos tengan la misma voz, es mejor hacer un taller completamente presencial o completamente remoto. Si tiene una combinación de participantes en persona y remotos, es mejor usar la pizarra virtual como lienzo en el que colocar ideas.

6. Trabaja al revés y piensa en partes para hacer un plan

Con una descripción general aproximada, es hora de crear un esquema del taller. Vuelva a mirar las metas que enumeró y piense qué actividades necesita hacer en su taller para lograrlas.

“Cada actividad suele llevar más tiempo de lo esperado, así que asegúrese de dejar algo de espacio intermedio”

Trate de organizar estas actividades en partes distintas de su taller. Asigne una estimación de tiempo aproximada a cada sección y, a medida que planifique más detalles, puede regresar y ajustar la duración de su taller según sea necesario. Tenga en cuenta que cada actividad suele llevar más tiempo del esperado, así que asegúrese de dejar algo de margen.

Por ejemplo, para el taller sobre la visión de nuestros productos de soporte, esto es lo que se nos ocurrió en esta etapa:

Antecedentes (~1 hora)

• Introducción (5 minutos)
  • objetivo del taller
  • Agenda
  • Ejercicio de calentamiento
• Construyendo entendimiento (20 min)
  • Información general sobre el dominio
  • Mirando a los competidores
  • Ejemplos análogos
  • Investigación interna
• Enmarcar el problema (5 min)
• Hablando sobre el futuro del soporte (20 min)
  • Entrevistas de otras partes interesadas

— Descanso (5 minutos) —

Actividades previas a la lluvia de ideas (30 min)

• Ejercicios (30 minutos)
• Carta de amor, carta de ruptura (10-15 min)
• Dibujar el presente vs futuro (10-15 min)

— Almuerzo (1 hora) —

Lluvia de ideas (35 minutos)

• Ejercicio de calentamiento (3-5 min)
• Lluvia de ideas (30 minutos)

Boceto (40 min)

• Mapa mental (10 min)
• Dibujando en papel (30 min)

Compartir (30 min)

• Compartir (20 min)
• Cierre (5-10 min)

Lluvia de ideas sobre los principios (1 hora)

Próximos pasos (5 minutos)

• Planea para la próxima vez
• Comentarios sobre cómo fue la sesión

7. Detalle las actividades en cada sección

Ahora tu taller va tomando forma. Estás en el punto en el que debes volver atrás y definir los detalles para que tengas muy claro lo que vas a discutir con el grupo y qué ejercicios harán juntos para ayudarte a lograr tus objetivos.

Aquí hay algunos consejos sobre cómo facilitar los aspectos comunes de un taller de diseño: familiarizar al grupo, intercambiar ideas, dibujar y compartir ideas.

8. Usa juegos de improvisación para calentar

Las personas vienen a su taller de una variedad de otras reuniones, por lo que si bien pueden estar físicamente presentes en la sala, es posible que su mente aún esté divagando por una discusión anterior.

En un taller en el que participamos, a pesar de que el organizador había declarado el objetivo de la sesión por adelantado, las personas estaban confundidas acerca de lo que estábamos tratando de hacer cuando saltamos a la lluvia de ideas, simplemente porque se habían distraído al comienzo de la sesión. Tuvimos que pasar cinco minutos más retrocediendo para ponernos al día, y a partir de ahí nos tomó más tiempo prepararnos para generar ideas sobre conceptos futuros listos para usar. Terminamos perdiendo tiempo e impulso porque la gente simplemente no estaba enfocada.

“Vale la pena tomarse el tiempo al principio para establecer el tono de su taller y lograr que todos piensen en sincronía como un equipo”

Vale la pena tomarse el tiempo al principio para establecer el tono de su taller y hacer que todos piensen en sincronía como un equipo. Los juegos de improvisación son una excelente manera de hacer esto, energizando a las personas y preparándolas para que sean productivas en su sesión. Por ejemplo, si uno de sus objetivos es generar ideas para soluciones futuras a un problema, todos en la sala deben estar libres de distracciones previas y llegar a un lugar donde realmente puedan hacerlo, donde se sientan desinhibidos y capaces de dejar que sus mentes se distraigan. desempeñar.

Estos son algunos de nuestros juegos de improvisación favoritos para ayudar a todos a estar presentes. Si está preocupado por el escéptico en la sala, descubrí que tomarse unos minutos para explicar el objetivo de estos ejercicios originales puede calmar cualquier inquietud el tiempo suficiente para que las personas entren en el juego y los beneficios comiencen a funcionar. Algunos funcionan virtualmente, otros no, pero no importa qué forma tome su taller, hay una manera de involucrar a las personas.

Alfabeto (presencial o virtual)

Si están en la misma habitación, párense en un círculo. El objetivo es recitar el alfabeto una persona a la vez, sin ningún orden en particular. Si más de una persona dice la misma letra al mismo tiempo, debe comenzar de nuevo desde "A".
Bueno para: Energizar al grupo, desarrollar el enfoque del grupo.

Bola de sonido (en persona)

Todos se paran en círculo. Una persona lanza una “bola” invisible a otra, acompañada de un sonido. A medida que la persona atrapa la "pelota", debe repetir el sonido que se lanzó y lanzar la "pelota" a otra persona con un nuevo sonido.
Bueno para: Energizar al grupo.

Tres cosas (presencial o virtual)

Una persona pasa a la siguiente, o nomina a otra en la llamada, y nombra tres cosas al azar lo más rápido posible. Esa persona entonces tiene que decir rápidamente cómo se relacionan las tres cosas.
Bueno para: Pensar fuera de la caja.

Proverbio de palabra en palabra (en persona o virtual)

En un taller físico, todos se paran en círculo. Virtualmente, esto puede ejecutarse alfabéticamente, o en cualquier orden que funcione. Cada persona en orden dice una palabra a la vez. Cuando el grupo siente que una idea o una oración está completa, juntan las manos y dicen "sí, sí, sí".
Bueno para: Energizar al grupo, desarrollar el enfoque del grupo.

Para obtener más información sobre cómo incorporar la improvisación al proceso de diseño, consulte el artículo de Liz Gerber sobre este tema. Una búsqueda rápida en Google también mostrará muchas más actividades de improvisación que puedes probar.

9. Sea consciente de la lluvia de ideas

No hay nada más aterrador que darle a alguien una hoja de papel en blanco y decir: "Ve, dame todas tus ideas sobre la visión futura de nuestro producto en cinco minutos". Aún más aterrador a veces es cuando hay otras seis personas en la habitación y se espera que hablen de esto juntos.

Ejecutar una buena lluvia de ideas se trata de hacer que las personas se sientan lo suficientemente cómodas como para lanzar ideas. Pero esto no siempre es fácil. Los problemas comunes son personas que hablan entre sí, una persona que comparte todas las ideas o las ideas de alguien que se descartan por algún motivo. Y así, no importa cuán experimentado sea un grupo, siempre es una buena idea tomarse un minuto para repasar algunas reglas básicas para la lluvia de ideas antes de comenzar. Incluso un repaso rápido pondrá a todos en la misma página y en el estado de ánimo para una sesión productiva juntos.

Normas de la empresa de diseño y consultoría IDEO para el brainstorming:

• Diferir el juicio
• Fomentar las ideas salvajes
• Construir sobre las ideas de otros
• Manténgase enfocado en el tema
• Una conversación a la vez
• Sea visual
• ir por cantidad

Reglas de IDEO para la lluvia de ideas. Ilustración de Cindy Chang

Como ilustradora y que disfruta de las diapositivas dibujadas a mano en el lugar de trabajo, Cindy esbozó estas reglas en recursos reutilizables para que sean útiles cada vez que hagamos un taller. Las personas parecen responder bien a su naturaleza informal e intrínsecamente creativa, una buena manera de facilitar la lluvia de ideas y los bocetos. Siéntase libre de probarlos usted mismo en su próximo taller exitoso.

“Haga preguntas e introduzca restricciones si las personas están atrapadas en una lluvia de ideas”

Para ayudar a que fluya la creatividad de las personas, también es una buena práctica como facilitador tener un par de ideas de ejemplo bajo la manga, para que pueda iniciar la conversación y generar ideas en otras personas. Haga preguntas e introduzca restricciones si las personas están atrapadas en la lluvia de ideas; por ejemplo, ¿y si tuviéramos un millón de dólares para resolver este problema? ¿Y si tuviéramos que entregarlo en dos semanas?

Dependiendo de la dinámica del grupo, a veces puede ser útil dividir la lluvia de ideas en dos secciones. Primero, dedique unos minutos a que todos escriban sus propias ideas en Post-its (físicos o virtuales), y luego haga que todos presenten sus ideas a los demás. O si está organizando un taller con un grupo más grande, puede hacer que todos lean los Post-its por sí mismos y voten sobre cuáles les gustaría hablar con más detalle. Continúe construyendo sobre las ideas después de que todos hayan tenido la oportunidad de compartir sus pensamientos iniciales.

10. Cómo esbozar más ideas

Los bocetos son a menudo el resultado más tangible de un taller de diseño, lo que permite a todos explorar conceptos por su cuenta. Son más fáciles de administrar en un taller en persona, pero también hay maneras de hacer que funcione para talleres remotos:

• Haga que todos dibujen sus ideas en papel y luego carguen fotos en su pizarra virtual
• Si los participantes tienen acceso a un iPad con bolígrafo, pueden dibujar directamente en la pizarra virtual
• A veces, simplemente hablar sobre tus ideas usando Post-its puede ser suficiente, especialmente si luego sintetizas las ideas y creas tus propios bocetos para ilustrarlas.

Aquí es fundamental lograr un equilibrio entre la libertad y las limitaciones: dar a las personas suficiente tiempo y espacio para esbozar ideas, pero restringirlas para fomentar la creatividad.

“Cuando tenemos demasiado tiempo para explorar ideas, tendemos a profundizar en algunos conceptos y nos apegamos a ellos rápidamente”

A menudo hemos descubierto que cuando tenemos demasiado tiempo para explorar ideas, tendemos a profundizar en algunos conceptos y nos apegamos a ellos rápidamente. El objetivo de esbozar ideas en un taller es apostar por la cantidad, no por la calidad. Queremos las "malas" ideas, las técnicamente inviables y los conceptos de "estrella del norte" tanto como queremos arreglos a corto plazo y soluciones predecibles.

Todo vale. Este es el momento de dejar que sus ideas fluyan, sin restricciones, y obtener una descarga de cerebro de todas las posibilidades. Habrá mucho tiempo más tarde para pensar racionalmente y reducir, pero cuanto más saque a la luz todas sus ideas ahora, más seguro estará de su solución final.

Como regla general, 10-15 minutos de tiempo de dibujo para un taller de una hora es más que suficiente. Una vez más, como facilitador, fomente la cantidad sobre la calidad.

Consejos profesionales:

• Si está organizando un taller en persona, poner música de fondo tranquila puede ayudar a las personas a concentrarse (pero pregunte primero, ya que esto depende de las preferencias del grupo).
• “Crazy 8s” es una técnica útil para grupos más pequeños que pueden sentirse atascados o intimidados al esbozar ideas. Pida a todos que doblen una hoja de papel por la mitad, y otra vez por la mitad, hasta que tenga ocho secciones. Anime a la gente a dibujar una idea en cada cuadro y tratar de llenar los ocho antes de que se acabe el tiempo. Descubrimos que tener un objetivo numérico tangible al que apuntar puede ayudar a impulsar a algunas personas a pensar en más ideas.

11. Compartir ideas productivamente

No es suficiente esbozar ideas individualmente: compartirlas es donde tienen lugar las discusiones interesantes. Pida a todos que coloquen sus bocetos en la pared o en la pizarra virtual, para que el grupo pueda ver todas las ideas por igual. Dé unos minutos a cada persona para analizar lo que se le ocurrió y, si es posible, incorpore tiempo de amortiguación adicional para permitir la conversación.

Si uno de los objetivos del taller es evaluar estas ideas, la votación por puntos (o la votación positiva en una pizarra virtual) es una excelente manera de ayudar al grupo a reducir las cosas y dar a todos la misma voz.

Por último, antes de terminar, asegúrese de que cada idea tenga un autor asignado para ayudar con las preguntas de seguimiento después del taller.

12. Delega cuando sea necesario

En este punto, estás haciendo mucho. Si usted es quien dirige el taller, puede resultar abrumador no solo planificar y ejecutar todo, sino también preparar todo el contenido necesario para ello.

“No tengas miedo de pedir ayuda. Considere la posibilidad de invitar a compañeros de equipo para desarrollar secciones del taller”

No tengas miedo de pedir ayuda. Considere la posibilidad de invitar a compañeros de equipo para desarrollar secciones del taller. Su administrador de productos puede ser el que más conoce el dominio del producto, o un investigador puede ser el mejor para explicar los casos de uso.

En nuestro taller de soporte, por ejemplo, les pedimos a algunos otros diseñadores que prepararan algunas diapositivas sobre competidores y ejemplos análogos. Compartir esta responsabilidad ayuda a que todos se sientan involucrados e involucrados en el proceso. Cambiar quién presenta tiene el beneficio adicional de mantener la sesión fresca, por lo que la gente no se aburre con la monotonía de una sola persona hablando durante horas.

13. Haz diapositivas o una pizarra virtual

Con todos los detalles planeados ahora, es hora de convertir su arduo trabajo en diapositivas o, si está ejecutando el taller de forma remota, en una pizarra virtual con secciones para cada actividad. Sí, pon una sección o diapositiva incluso para ese descanso de cinco minutos, una sección para resumir lo que has hecho y lo que queda en el taller, una sección para ilustrar las actividades que harás. El objetivo aquí es descargar el plan por completo de su cabeza para que se sienta en control y relajado durante el taller real. Puede parecer mucho trabajo, pero creará un cronograma fluido que puede mejorar la experiencia del taller para todos.

Pizarra virtual Miro

14. Controla el tiempo

Programar las actividades con precisión es un arte. Siempre debe tener una estimación de cuánto tiempo tomará algo, pero espere que esto sea fluido en la realidad y esté preparado para seguir adelante el día del taller. Por eso es útil planificar en algún margen de tiempo.

Esté atento al reloj para no perder el rumbo, pero hágalo sutilmente. El cronometraje de las actividades de manera rígida al mostrar un temporizador de cuenta regresiva en una pantalla puede crear un ambiente de presión, lo que dificulta la lluvia de ideas y la creatividad. Las mejores experiencias de taller suelen ser aquellas que se sienten más naturales y ligeras para los participantes. Como facilitador, simplemente anunciar 10 minutos para un ejercicio y luego mantener un ojo en el reloj hará que los asistentes se sientan cómodos. Puede ser un poco más de esfuerzo para ti, pero será una mejor experiencia para todos los demás.

Más jazz

Para obtener puntos extra, aquí hay más consejos para hacer que su taller sea aún más fluido, natural y reflexivo:

• Si está realizando un taller en persona, preséntese 10 minutos antes para prepararse, asegúrese de que la tecnología funcione e incluso establezca el ambiente con música alegre para energizar a las personas a medida que llegan.
• Pare periódicamente para los descansos. El agua y los bocadillos son un buen toque para mantener altos los niveles de energía.
• Establezca reglas básicas sobre el uso de dispositivos para que todos tengan expectativas comunes y no se distraigan durante la sesión.
• Si la discusión grupal comienza a descarrilarse por preguntas o comentarios fuera del tema, presione para avanzar en su plan original capturando estos puntos en la pizarra y volviendo a ellos más tarde si puede. Haga un esfuerzo para abordar estas preguntas después del taller si se le acaba el tiempo.
• Designe a alguien de antemano para que sea un documentalista del taller.
• Es agradable tener a alguien que tome fotografías de personas en acción durante el taller, ya sea en persona o virtual. Este tipo de documentación no solo es un buen recuerdo, también puede ser una valiosa inclusión para un resumen del taller que podría enviar después.
• Dedique los últimos 5 minutos a terminar para discutir los próximos pasos y elementos de acción. Gracias a todos por su tiempo. Esta también puede ser una gran oportunidad para pedir comentarios sobre cómo fue la sesión.
• Envíe un resumen a todos los participantes y partes interesadas para resumir lo que hizo en su taller.
• Agregue algunas fotos y artefactos de la sesión: esto mantiene el impulso y ayuda a comunicar los próximos pasos al equipo.

Prueba un taller de diseño de productos por ti mismo

Organizar y facilitar un taller de diseño puede ser un desafío. Pero al reunir a las personas y el plan correctos, los talleres de diseño se convertirán en una parte importante del proceso de su equipo para iniciar proyectos, discutir problemas y preparar nuevas soluciones. Como facilitador, ser deliberado y reflexivo en la forma en que estructura estas sesiones valdrá la pena a medida que su equipo genere impulso para resolver problemas difíciles. Y no se preocupe, siempre tendrá otra oportunidad de repetir la experiencia.

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