14 suggerimenti per aiutarti a gestire un workshop di design di prodotto di successo

Design e collaborazione vanno di pari passo. Quando vogliamo discutere di problemi, immaginare nuove idee e fare brainstorming su soluzioni, è meglio riunire le persone, di persona o virtualmente.

La collaborazione ha molti gusti, da piccole sessioni di lavoro informali e critiche di gruppo a workshop in piena regola.

Ma attenzione: il solo fatto di riunire le persone non garantisce automaticamente risultati e idee creative. Troppo spesso, una discussione può diventare sfocata, le soluzioni di brainstorming finiscono per essere sparse e prive di direzione, oppure la sessione si trasforma in una competizione tra chi può far valere le proprie idee a voce più alta.

Cosa sono i workshop di progettazione del prodotto?

I workshop di progettazione del prodotto sono un'opportunità per un team di districare un problema attraverso una serie di esercizi di gruppo progettati per ottenere un risultato specifico. I workshop riguardano il completamento delle cose e sono spesso usati come pietre miliari per iniziare le cose o prendere decisioni.

"In qualità di organizzatore, è tua responsabilità assicurarti che il tempo di tutti sia speso con saggezza e scoprire le intuizioni necessarie per portare avanti il ​​progetto"

In Intercom, ad esempio, ci piace organizzare seminari per dare il via a grandi progetti con il team più ampio. Ci vuole una pianificazione chiara e deliberata per gestire un workshop di kickass. In qualità di organizzatore, è tua responsabilità assicurarti che il tempo di tutti sia speso con saggezza e scoprire le informazioni necessarie per portare avanti il ​​progetto.

Se fatti bene, i workshop sono inestimabili per far ripartire i progressi del tuo team su qualsiasi progetto unendo opinioni diverse e portando le persone sulla stessa pagina.

Come creare e strutturare un laboratorio di design produttivo

Ecco i nostri suggerimenti per gestire un workshop di progettazione di prodotto di successo (sebbene questo consiglio possa essere applicato ai workshop di problem solving più in generale).

1. Inizia con una panoramica
2. Determina l'obiettivo
3. Decidi chi deve venire
4. Elenca i risultati tangibili
5. Decidi quando e dove sarà
6. Lavora a ritroso per fare un piano
7. Dettaglia le attività in ogni sezione
8. Usa i giochi di improvvisazione per riscaldarti
9. Fai attenzione al brainstorming
10. Disegna più idee
11. Condividere idee
12. Delega quando necessario
13. Crea diapositive
14. Tieni traccia del tempo

Di seguito, abbiamo spiegato come incorporare ogni passaggio nel tuo workshop.

1. Inizia con una panoramica

Ottieni il semplice piano di alto livello della tua officina rispondendo alle seguenti domande di base. Puoi farlo in un documento Google o in qualsiasi strumento funzioni meglio per te e condividere con le parti interessate chiave per un feedback mentre pianifichi.

2. Qual è l'obiettivo del workshop?

In poche frasi, scrivi perché stai tenendo questa sessione come se stessi inviando un invito del calendario per essa. Quindi, cerca di articolare obiettivi concreti sotto forma di azioni. Prendi l'esempio di un workshop in più parti che abbiamo condotto sulla visione dei nostri prodotti di supporto.

Questi erano gli obiettivi del workshop:

• Unisciti come una squadra per discutere la nostra visione per il supporto interfono
• Fare brainstorming e progettare concetti da "nord-star" per la nostra offerta di supporto
• Elaborare i principi chiave che dovremmo considerare nell'approccio ai progetti di supporto di fascia alta
• Divertirsi!

3. Chi deve venire?

Idealmente, tutti nella tua officina dovrebbero contribuire attivamente, quindi è meglio mantenere i numeri relativamente bassi. Abbiamo scoperto che piccoli gruppi di 5-8 persone tendono ad essere abbastanza grandi da accumulare idee diverse, ma abbastanza piccoli da consentire a tutti di partecipare ancora pienamente, questo vale sia per i workshop di persona che a distanza.

"In questa fase è utile coinvolgere persone con prospettive diverse, quindi tienilo a mente mentre crei la tua lista di inviti"

È utile in questa fase coinvolgere persone con prospettive diverse, soprattutto se la sessione riguarda la generazione di soluzioni, quindi tienilo a mente mentre crei la tua lista di inviti.

4. Quali sono i risultati tangibili?

Elenca i risultati tangibili del tuo workshop che desideri condividere o riferire in seguito. Simile ai tuoi obiettivi, questo ti aiuterà a chiarire come strutturare il tuo workshop in seguito. A titolo di esempio, i risultati del nostro workshop sono stati:

• Almeno un concept/schermo di ogni designer con una fedeltà ragionevolmente alta
• Un elenco di idee generate e un riepilogo della sessione da inviare al team di prodotto
• Un documento di bozza di principi di prodotto da inviare al team di prodotto per feedback e revisione

5. Che data sarà? Quanto tempo durerà?

In base ai tuoi obiettivi e al numero di persone che hai invitato, trova una data – o date se stai conducendo un workshop di più giorni – e stima approssimativamente quanto tempo impiegherà il workshop. Sappi che questa stima probabilmente cambierà, ma avere un numero di ballpark ti aiuterà a pianificare i dettagli successivi, come dove sarà il workshop o quali esercizi eseguire con il gruppo.

Dove si terrà il workshop?

Dovrai decidere se desideri condurre il workshop di persona o in remoto. C'è un certo effetto nello stare fisicamente insieme ad altre persone e nel lavorare insieme ai problemi, ma al giorno d'oggi le persone potrebbero sentirsi più a proprio agio nel lavorare in remoto e il software di collaborazione remota consente di gestire workshop altamente produttivi anche se ci si trova in luoghi diversi.

"L'ambiente del workshop dovrebbe essere fluido e aperto per incoraggiare il dialogo tra il team"

Se organizzerai un seminario di persona, pensa a quale tipo di spazio ha bisogno la tua sessione, considerando la sua durata, gli obiettivi e il numero di persone. Ad esempio, potresti decidere che una sessione di 4-5 ore sia meglio tenuta fuori sede per farla sentire speciale e attirare maggiormente l'attenzione. L'ambiente del workshop dovrebbe essere fluido e aperto per incoraggiare il dialogo tra il team.

Un luogo fisico particolarmente eccezionale, secondo la nostra esperienza, è una stanza più grande con un tavolo alto al centro circondato da sgabelli alti, in modo che tutti possano sedersi o stare in piedi. In questo modo, le persone sedute e in piedi sono più o meno alla stessa altezza, dando alle persone un senso di uguaglianza e flessibilità allo stesso tempo. Assicurati che ci sia molto spazio sulla parete e anche sulle lavagne.

Intercom's Design Studio a Dublino

Se gestirai un'officina remota, avrai bisogno di uno strumento di videoconferenza (come Zoom o Google Hangouts) e di una lavagna virtuale (come Miro o Whimsical). Assicurati di far sapere in anticipo ai partecipanti quale software utilizzerai in modo che possano installarlo e controllarlo prima del workshop.

Per assicurarsi che tutti abbiano la stessa voce in capitolo, è meglio fare un seminario completamente di persona o completamente a distanza. Se hai un mix di partecipanti di persona e remoti, è meglio usare la lavagna virtuale come tela su cui posizionare le idee.

6. Lavora a ritroso e pensa a blocchi per fare un piano

Con una panoramica di massima in atto, è il momento di creare uno schema del workshop. Dai un'occhiata agli obiettivi che hai elencato e pensa a quali attività devi svolgere nel tuo seminario per raggiungerli.

"Ogni attività di solito richiede più tempo del previsto, quindi assicurati di lasciare un po' di spazio riservato"

Cerca di organizzare queste attività in parti distinte del tuo workshop. Assegna una stima approssimativa del tempo a ciascuna sezione e, man mano che pianifichi più dettagli, puoi tornare indietro e regolare la durata del tuo workshop secondo necessità. Considera che ogni attività di solito richiede più tempo del previsto, quindi assicurati di lasciare un po' di spazio riservato.

Ad esempio, per il workshop sulla visione dei nostri prodotti di supporto, ecco cosa ci siamo inventati in questa fase:

Sfondo (~1 ora)

• Introduzione (5 min)
  • Obiettivo del workshop
  • Agenda
  • Esercizio di riscaldamento
• Costruire la comprensione (20 min)
  • Informazioni di base sul dominio
  • Guardando i concorrenti
  • Esempi analoghi
  • Ricerca interna
• Inquadrare il problema (5 min)
• Parlando del futuro del supporto (20 min)
  • Interviste di altri stakeholder

— Pausa (5 min) —

Attività pre-brainstorming (30 min)

• Esercizi (30 min)
• Lettera d'amore, lettera di rottura (10-15 min)
• Disegnare il presente contro il futuro (10-15 min)

— Pranzo (1 ora) —

Brainstorm (35 min)

• Esercizio di riscaldamento (3-5 min)
• Brainstorm (30 min)

Schizzi (40 min)

• Mappa mentale (10 min)
• Schizzo su carta (30 min)

Condividi (30 min)

• Condividi (20 min)
• Concludere (5-10 min)

Principi di brainstorming (1 ora)

Passi successivi (5 min)

• Pianifica per la prossima volta
• Feedback su come è andata la sessione

7. Dettagliare le attività in ciascuna sezione

Ora il tuo laboratorio sta prendendo forma. Sei al punto in cui dovresti tornare indietro e definire i dettagli in modo da essere chiarissimo su ciò di cui discutere con il gruppo e sugli esercizi che farai insieme per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi.

Ecco alcuni consigli su come facilitare gli aspetti comuni di un workshop di design: far conoscere il gruppo, fare brainstorming, disegnare e condividere idee.

8. Usa i giochi di improvvisazione per riscaldarti

Le persone vengono al tuo seminario da una serie di altri incontri, quindi mentre potrebbero essere fisicamente presenti nella stanza, la loro mente potrebbe ancora vagare da una discussione precedente.

In un workshop a cui abbiamo partecipato, anche se l'organizzatore aveva dichiarato in anticipo l'obiettivo della sessione, le persone erano confuse su ciò che stavamo cercando di fare quando siamo entrati nel brainstorming freddo, semplicemente perché erano stati distratti all'inizio della sessione. Abbiamo dovuto dedicare cinque minuti in più a tornare indietro per raggiungere tutti, e da lì ci è voluto un po' più di tempo per prepararci al brainstorming di concetti futuri pronti all'uso. Abbiamo finito per perdere tempo e slancio perché le persone semplicemente non erano concentrate.

"Vale la pena dedicare del tempo all'inizio per dare il tono al tuo workshop e far sì che tutti pensino come una squadra in sincronia"

Vale la pena dedicare del tempo all'inizio per dare il tono al tuo workshop e far sì che tutti pensino come una squadra in sincronia. I giochi di improvvisazione sono un ottimo modo per farlo, stimolando le persone e preparandole a essere produttive nella tua sessione. Ad esempio, se uno dei tuoi obiettivi è trovare soluzioni future a un problema, tutti nella stanza devono essere liberi da distrazioni precedenti e raggiungere un luogo in cui possano effettivamente farlo, dove si sentano disinibiti e in grado di lasciare che le loro menti giocare a.

Ecco alcuni dei nostri giochi di improvvisazione preferiti per aiutare tutti a diventare presenti. Se sei preoccupato per lo scettico nella stanza, ho scoperto che dedicare qualche minuto a spiegare l'obiettivo di questi esercizi stravaganti può alleviare qualsiasi preoccupazione abbastanza a lungo da consentire alle persone di entrare in gioco e i vantaggi per iniziare a dare il via. Alcuni funzionano virtualmente, altri no, ma indipendentemente dalla forma che assume il tuo workshop, c'è un modo per coinvolgere le persone.

Alfabeto (di persona o virtuale)

Se sei nella stessa stanza, mettiti in cerchio. L'obiettivo è recitare l'alfabeto una persona alla volta, senza un ordine particolare. Se più di una persona dice la stessa lettera contemporaneamente, devi ricominciare da "A".
Buono per: energizzare il gruppo, creare focus sul gruppo.

Sfera sonora (di persona)

Tutti stanno in cerchio. Una persona lancia una "palla" invisibile a un'altra, accompagnata da un suono. Quando la persona prende la "palla", deve ripetere il suono che è stato lanciato e lanciare la "palla" a qualcun altro con un nuovo suono.
Buono per: energizzare il gruppo.

Tre cose (di persona o virtuale)

Una persona si rivolge all'altra o ne nomina un'altra durante la chiamata e nomina tre cose casuali il più velocemente possibile. Quella persona deve quindi dire rapidamente in che modo le tre cose sono correlate.
Buono per: pensare fuori dagli schemi.

Proverbio parola alla volta (di persona o virtuale)

In un laboratorio fisico, tutti stanno in cerchio. Praticamente, questo può essere eseguito in ordine alfabetico o in qualsiasi ordine funzioni. Ogni persona nell'ordine dice una parola alla volta. Quando il gruppo sente che un'idea o una frase è completa, uniscono le mani e dicono "sì sì sì".
Buono per: energizzare il gruppo, creare focus sul gruppo.

Per ulteriori informazioni su come portare l'improvvisazione nel processo di progettazione, dai un'occhiata al documento di Liz Gerber su questo argomento. Una rapida ricerca su Google mostrerà anche molte altre attività di improvvisazione che puoi provare.

9. Fai attenzione al brainstorming

Non c'è niente di più spaventoso che dare a qualcuno un pezzo di carta bianco e dire: "Vai, dammi tutte le tue idee sulla visione futura del nostro prodotto in cinque minuti". A volte è ancora più spaventoso quando ci sono altre sei persone nella stanza e dovresti parlarne insieme.

Gestire un buon brainstorming significa far sentire le persone abbastanza a proprio agio da scambiarsi idee. Ma questo non è sempre facile. I problemi comuni sono le persone che parlano tra loro, una persona che condivide tutte le idee o le idee di qualcuno che vengono scontate per qualche motivo. E quindi, non importa quanto sia esperto un gruppo, è sempre una buona idea prendersi un minuto per esaminare alcune regole di base per il brainstorming prima di iniziare. Anche un rapido riassunto metterà tutti sulla stessa pagina e dell'umore giusto per una sessione produttiva insieme.

Le regole per il brainstorming della società di progettazione e consulenza IDEO:

• Rinvia il giudizio
• Incoraggia le idee selvagge
• Costruisci sulle idee degli altri
• Rimani concentrato sull'argomento
• Una conversazione alla volta
• Sii visivo
• Vai per la quantità

Le regole di IDEO per il brainstorming. Illustrazione di Cindy Chang

Come illustratrice e a cui piacciono le diapositive disegnate a mano sul posto di lavoro, Cindy's ha abbozzato queste regole in risorse riutilizzabili in modo che siano utili ogni volta che facciamo un seminario. Le persone sembrano rispondere bene alla loro natura informale e intrinsecamente creativa: un buon modo per facilitare il brainstorming e gli schizzi. Sentiti libero di provarli tu stesso nel tuo prossimo workshop di successo.

"Fai domande e introduci vincoli se le persone sono bloccate nel brainstorming"

Per aiutare a far fluire i succhi creativi delle persone, è anche una buona pratica come facilitatore avere un paio di idee di esempio nella manica, in modo da poter avviare la conversazione e suscitare idee in altre persone. Fare domande e introdurre vincoli se le persone sono bloccate nel brainstorming; per esempio, e se avessimo un milione di dollari per risolvere questo problema? E se dovessimo consegnarlo in due settimane?

A seconda delle dinamiche di gruppo, a volte può essere utile dividere il brainstorming in due sezioni. Per prima cosa, dedica qualche minuto a far scrivere a tutti le proprie idee sui post-it (fisici o virtuali), quindi chiedi a tutti di presentare le proprie idee agli altri. Oppure, se stai conducendo un seminario con un gruppo più numeroso, puoi far leggere a tutti i post-it da soli e votare quelli di cui vorrebbe parlare in modo più dettagliato. Continua a costruire sulle idee dopo che tutti hanno avuto la possibilità di condividere i loro pensieri iniziali.

10. Come disegnare più idee

Gli schizzi sono spesso l'output più tangibile di un workshop di design, consentendo a tutti di esplorare i concetti da soli. Sono più facili da gestire in un workshop di persona, ma ci sono modi per farlo funzionare anche per i workshop remoti:

• Chiedi a tutti di abbozzare le proprie idee su carta e quindi caricare le foto sulla lavagna virtuale
• Se i partecipanti hanno accesso a un iPad con una penna possono disegnare direttamente sulla lavagna virtuale
• A volte può essere sufficiente parlare delle tue idee usando i Post-it, soprattutto se in seguito sintetizzano le idee e si inventano i propri schizzi per illustrarle

Qui è fondamentale trovare un equilibrio tra libertà e vincoli: dare alle persone tempo e spazio sufficienti per abbozzare le idee, ma costringerle a incoraggiare la creatività.

“Quando abbiamo troppo tempo per esplorare le idee, tendiamo ad approfondire alcuni concetti e ad attaccarci rapidamente ad essi”

Abbiamo spesso scoperto che quando abbiamo troppo tempo per esplorare le idee, tendiamo ad approfondire alcuni concetti e ad attaccarci rapidamente ad essi. L'obiettivo di abbozzare le idee in un'officina è di puntare sulla quantità, non sulla qualità. Vogliamo le idee "cattive", quelle tecnicamente irrealizzabili e i concetti della "stella polare" tanto quanto vogliamo soluzioni a breve termine e soluzioni prevedibili.

Tutto va bene. Questo è il momento di far fluire le tue idee, senza restrizioni e ottenere un dump del cervello di tutte le possibilità. Ci sarà un sacco di tempo dopo per pensare razionalmente e ridurre, ma più tiri fuori tutte le tue idee ora, più sarai sicuro della tua soluzione definitiva.

Come regola generale, 10-15 minuti di tempo per disegnare per un seminario di un'ora sono più che sufficienti. Ancora una volta, come facilitatore, incoraggiare la quantità rispetto alla qualità.

Suggerimenti per professionisti:

• Se stai organizzando un seminario di persona, mettere un po' di musica di sottofondo tranquilla può aiutare le persone a concentrarsi (ma chiedi prima, poiché dipende dalle preferenze del gruppo).
• "Crazy 8s" è una tecnica utile per gruppi più piccoli che potrebbero sentirsi bloccati o intimiditi dallo schizzo di idee. Chiedi a tutti di piegare un foglio di carta a metà e di nuovo a metà, fino ad avere otto sezioni. Incoraggia le persone a disegnare un'idea in ogni scatola e prova a riempirle tutte e otto prima che scada il tempo. Abbiamo scoperto che avere un obiettivo numerico tangibile su cui puntare può aiutare a spingere alcune persone a pensare a più idee.

11. Condividere idee in modo produttivo

Non è sufficiente solo abbozzare individualmente le idee: condividerle è il luogo in cui si svolgono le discussioni interessanti. Chiedi a tutti di esporre i propri schizzi sul muro o sulla lavagna virtuale, in modo che il gruppo possa vedere tutte le idee allo stesso modo. Concedi qualche minuto a ciascuna persona per illustrare ciò che ha escogitato e, se possibile, aumenta il tempo di buffering per consentire la conversazione.

Se uno degli obiettivi del seminario è valutare queste idee, il voto a punti (o il voto positivo su una lavagna virtuale) è un ottimo modo per aiutare il gruppo a restringere le cose dando a tutti la stessa voce.

Infine, prima di concludere, assicurati che a ogni idea sia assegnato un autore per aiutare con le domande di follow-up dopo il workshop.

12. Delega quando necessario

A questo punto stai facendo molto. Se sei tu a gestire il seminario, può sembrare totalmente opprimente non solo pianificare e gestire l'intera cosa, ma anche preparare tutto il contenuto necessario.

“Non aver paura di chiedere aiuto. Prendi in considerazione l'idea di coinvolgere i compagni di squadra per arricchire sezioni del workshop "

Non aver paura di chiedere aiuto. Prendi in considerazione l'idea di coinvolgere i compagni di squadra per arricchire sezioni del seminario. Il tuo Product Manager potrebbe essere il più informato sul dominio del prodotto o un ricercatore potrebbe essere il migliore nello spiegare i casi d'uso.

Nel nostro workshop di supporto, ad esempio, abbiamo chiesto a pochi altri designer di preparare alcune diapositive sui concorrenti ed esempi analoghi. Condividere questa responsabilità aiuta tutti a sentirsi coinvolti e coinvolti nel processo. Cambiare chi sta presentando ha l'ulteriore vantaggio di mantenere la sessione fresca, così le persone non sono annoiate dalla monotonia di una sola persona che parla per ore.

13. Crea diapositive o una lavagna virtuale

Con tutti i dettagli pianificati ora, è il momento di trasformare il tuo duro lavoro in diapositive o, se stai conducendo il workshop da remoto, una lavagna virtuale con sezioni per ogni attività. Sì, inserisci una sezione o una diapositiva anche per quei cinque minuti di pausa, una sezione per ricapitolare cosa hai fatto e cos'altro è rimasto nel workshop, una sezione per illustrare le attività che farai. L'obiettivo qui è scaricare completamente il piano dalla tua testa in modo da sentirti in controllo e rilassato durante il workshop vero e proprio. Può sembrare un sacco di lavoro, ma creerà un programma regolare che può elevare l'esperienza del workshop per tutti.

Lavagna virtuale Miro

14. Tieni traccia del tempo

Il tempismo accurato delle attività è un'arte. Dovresti sempre avere una stima di quanto tempo impiegherà qualcosa, ma aspettati che sia fluido nella realtà ed essere pronto a tirare con i pugni il giorno del seminario. Ecco perché è utile pianificare in un po' di tempo.

Tieni d'occhio l'orologio per rimanere in pista, ma fallo in modo sottile. Cronometrare rigidamente le attività visualizzando un conto alla rovescia su uno schermo può creare un ambiente sotto pressione, rendendo più difficile il brainstorming e la creatività. Le migliori esperienze di workshop sono solitamente quelle che sembrano più naturali e leggere per i partecipanti. In qualità di facilitatore, annunciare semplicemente 10 minuti per un esercizio e poi tenere d'occhio l'orologio metterà a proprio agio i partecipanti. Potrebbe essere un po' più faticoso per te, ma sarà un'esperienza migliore per tutti gli altri.

Jazz extra

Per i punti bonus, ecco altri suggerimenti per rendere il tuo workshop ancora più fluido, naturale e ponderato:

• Se stai facendo un seminario di persona, presentati con 10 minuti di anticipo per prepararti, assicurati che la tecnologia funzioni e persino crea l'atmosfera con musica allegra per dare energia alle persone che arrivano.
• Fermati periodicamente per le pause. Acqua e snack sono un bel tocco per mantenere alti i livelli di energia.
• Stabilisci regole di base sull'utilizzo dei dispositivi in ​​modo che tutti abbiano aspettative comuni e non vengano distratti durante la sessione.
• Se la discussione di gruppo inizia a essere deragliata da domande o commenti fuori tema, spingi per il progresso del tuo piano originale catturando questi punti sulla lavagna e tornando su di essi in seguito, se possibile. Sforzati di rispondere a queste domande dopo il seminario se il tempo è scaduto.
• Nominare in anticipo qualcuno come documentatore per il workshop.
• È bello avere qualcuno che scatta foto di persone in azione durante il workshop, sia di persona che virtuale. Questo tipo di documentazione non è solo un buon ricordo, può anche essere una preziosa inclusione in un riepilogo del workshop che potresti inviare in seguito.
• Trascorri gli ultimi 5 minuti per concludere per discutere i passaggi successivi e le azioni. Grazie a tutti per il loro tempo. Questa può anche essere un'ottima occasione per chiedere un feedback su come è andata la sessione.
• Invia un riepilogo a tutti i partecipanti e le parti interessate per riassumere ciò che hai fatto nel tuo workshop.
• Aggiungi alcune foto e manufatti della sessione: questo mantiene lo slancio e aiuta a comunicare i passaggi successivi al team.

Prova tu stesso un laboratorio di progettazione del prodotto

Organizzare e facilitare un workshop di design può essere impegnativo. Ma mettendo insieme le persone e il piano giusti, i workshop di progettazione diventeranno una parte importante del processo del tuo team per avviare progetti, discutere problemi e elaborare nuove soluzioni. In qualità di facilitatore, essere deliberato e premuroso nel modo in cui strutturi queste sessioni ti ripagherà a palate poiché il tuo team genera slancio nella risoluzione di problemi difficili. E non preoccuparti, avrai sempre un'altra possibilità di ripetere l'esperienza.

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