14 نصيحة لمساعدتك في إدارة ورشة عمل تصميم منتج ناجحة

يسير التصميم والتعاون جنبًا إلى جنب. عندما نرغب في مناقشة المشكلات ، وتخيل الأفكار الجديدة ، وإيجاد حلول للعصف الذهني ، فمن الأفضل جمع الأشخاص معًا - سواء شخصيًا أو افتراضيًا.

يأتي التعاون في العديد من النكهات ، من جلسات العمل الصغيرة غير الرسمية والانتقادات الجماعية إلى ورش العمل الكاملة.

لكن احذر: مجرد جمع الأشخاص معًا لا يضمن تلقائيًا مخرجات وأفكارًا إبداعية. في كثير من الأحيان ، يمكن أن تصبح المناقشة غير مركزة ، وينتهي الأمر بالحلول القائمة على العصف الذهني مبعثرة وتفتقر إلى التوجيه ، أو تنتقل الجلسة إلى منافسة من يمكنه تأكيد أفكارهم بصوت أعلى.

ما هي ورش تصميم المنتجات؟

تعتبر ورش عمل تصميم المنتج فرصة للفريق لحل مشكلة معًا من خلال الخضوع لسلسلة من التمارين الجماعية المصممة للوصول إلى نتيجة محددة. تدور ورش العمل حول إنجاز الأشياء ، وغالبًا ما تُستخدم كمعالم لبدء الأشياء أو اتخاذ القرارات.

"بصفتك المُنظِّم ، تقع على عاتقك مسؤولية ضمان قضاء وقت الجميع بحكمة وكشف النقاب عن الأفكار اللازمة للمضي قدمًا بالمشروع"

في Intercom على سبيل المثال ، نحب أن ندير ورش عمل لبدء المشاريع الكبيرة مع الفريق الأوسع. يتطلب الأمر تخطيطًا واضحًا ومدروسًا لتشغيل ورشة عمل كيكاس. بصفتك المُنظِّم ، تقع على عاتقك مسؤولية ضمان قضاء وقت الجميع بحكمة وكشف النقاب عن الرؤى اللازمة للمضي قدمًا بالمشروع.

عندما يتم إجراؤها بشكل جيد ، فإن ورش العمل لا تقدر بثمن لدفع تقدم فريقك في أي مشروع من خلال توحيد الآراء المتنوعة والحصول على أشخاص على نفس الصفحة.

كيفية إنشاء وهيكل ورشة تصميم إنتاجية

فيما يلي نصائحنا حول إدارة ورشة عمل تصميم منتج ناجحة (على الرغم من إمكانية تطبيق هذه النصيحة على ورش عمل لحل المشكلات بشكل عام).

1. ابدأ بنظرة عامة
2. حدد الهدف
3. تقرر من الذي يجب أن يأتي
4. ضع قائمة بالنتائج الملموسة
5. تقرر متى وأين سيكون
6. اعمل للخلف لوضع خطة
7. تفصيل الأنشطة في كل قسم
8. استخدم ألعاب الارتجال للإحماء
9. كن حذرا بشأن العصف الذهني
10. ارسم المزيد من الأفكار
11. تبادل الافكار
12. مندوب عند الحاجة
13. جعل الشرائح
14. تتبع الوقت

فيما يلي شرحنا بالتفصيل كيف يمكنك دمج كل خطوة في ورشة العمل الخاصة بك.

1. ابدأ بنظرة عامة

احصل على الخطة الأساسية عالية المستوى لورشة العمل الخاصة بك في مكانها الصحيح من خلال الإجابة على الأسئلة الأساسية التالية. يمكنك القيام بذلك في مستند Google ، أو أي أداة تناسبك بشكل أفضل ، ومشاركتها مع أصحاب المصلحة الرئيسيين للحصول على تعليقات كما تخطط.

2. ما هو الهدف من ورشة العمل؟

في بضع جمل ، اكتب سبب عقد هذه الجلسة كما لو كنت ترسل دعوة تقويم لها. بعد ذلك ، حاول توضيح أهداف محددة في شكل إجراءات. خذ على سبيل المثال ورشة عمل متعددة الأجزاء أجريناها حول رؤية منتجات الدعم الخاصة بنا.

كانت هذه أهداف الورشة:

• اجتمعوا كفريق واحد لمناقشة رؤيتنا لدعم الاتصال الداخلي
• لتبادل الأفكار وتصميم مفاهيم "نجم الشمال" لعرض الدعم الخاص بنا
• ضع مسودة للمبادئ الأساسية التي يجب أن نأخذها في الاعتبار عند التعامل مع مشاريع الدعم الراقي
• للحصول على المتعة!

3. من يحتاج أن يأتي؟

من الناحية المثالية ، يجب أن يساهم كل فرد في ورشة العمل الخاصة بك بنشاط ، لذلك من الأفضل إبقاء الأرقام منخفضة نسبيًا. لقد وجدنا أن المجموعات الصغيرة المكونة من 5 إلى 8 أشخاص تميل إلى أن تكون كبيرة بما يكفي لتجميع أفكار مختلفة ، ولكنها صغيرة بما يكفي بحيث يستمر الجميع في المشاركة بشكل كامل - وهذا ينطبق على كل من ورش العمل الشخصية والنائية.

"من المفيد في هذه المرحلة جذب أشخاص ذوي وجهات نظر مختلفة ، لذا ضع ذلك في الاعتبار عند وضع قائمة الدعوات معًا"

من المفيد في هذه المرحلة جلب أشخاص ذوي وجهات نظر مختلفة ، خاصة إذا كانت الجلسة تدور حول إنشاء حلول ، لذلك ضع ذلك في الاعتبار أثناء تجميع قائمة الدعوات الخاصة بك.

4. ما هي النتائج الملموسة؟

اذكر المخرجات الملموسة من ورشة العمل التي تريد مشاركتها أو الإبلاغ عنها بعد ذلك. على غرار أهدافك ، سيساعدك هذا في توضيح كيفية تنظيم ورشة العمل لاحقًا. على سبيل المثال ، كانت مخرجات ورشة العمل لدينا:

• مفهوم / شاشة واحدة على الأقل من كل مصمم بدقة عالية معقولة
• قائمة بالأفكار التي تم إنشاؤها وملخص للجلسة لإرسالها إلى فريق المنتج
• مستند بمسودة مبادئ المنتج لإرساله إلى فريق المنتج للتعليق والمراجعة

5. ما هو التاريخ الذي سيكون؟ متى يعمل؟

بناءً على أهدافك وعدد الأشخاص الذين دعوتهم ، ابحث عن تاريخ - أو تواريخ إذا كنت تدير ورشة عمل متعددة الأيام - وقم بتقدير المدة التي ستستغرقها ورشة العمل تقريبًا. اعلم أن هذا التقدير سيتغير على الأرجح ، لكن وجود رقم ملعب كرة قدم سيساعدك على التخطيط لتفاصيل لاحقة ، مثل مكان ورشة العمل أو التمارين التي يجب إجراؤها مع المجموعة.

أين ستقام الورشة؟

ستحتاج إلى تحديد ما إذا كنت ترغب في إدارة ورشة العمل شخصيًا أو عن بُعد. هناك تأثير معين للتواجد الجسدي مع أشخاص آخرين والعمل معًا لحل المشكلات ، ولكن في هذه الأيام قد يكون الأشخاص أكثر راحة في العمل عن بُعد - ويتيح برنامج التعاون عن بُعد تشغيل ورش عمل عالية الإنتاجية حتى لو كنت في مواقع مختلفة.

"يجب أن تشعر بيئة ورشة العمل بالمرونة والانفتاح لتشجيع الحوار بين الفريق"

إذا كنت ستدير ورشة عمل وجهًا لوجه ، ففكر في نوع المساحة التي تحتاجها جلستك ، مع الأخذ في الاعتبار مدتها وأهدافها وعدد الأشخاص. على سبيل المثال ، قد تقرر أنه من الأفضل عقد جلسة مدتها 4-5 ساعات خارج الموقع لجعلها تشعر بالخصوصية ولجذب المزيد من التركيز. يجب أن تشعر بيئة ورشة العمل بالمرونة والانفتاح لتشجيع الحوار بين الفريق.

من واقع تجربتنا ، فإن الموقع المادي الرائع بشكل خاص هو غرفة أكبر بها طاولة طويلة في المنتصف محاطة بمقاعد عالية ، بحيث يمكن للجميع إما الجلوس أو الوقوف. بهذه الطريقة ، يكون الأشخاص الذين يجلسون ويقفون على نفس الارتفاع تقريبًا - مما يمنح الناس إحساسًا بالمساواة والمرونة في نفس الوقت. تأكد من وجود مساحة كبيرة على الحائط واللوحات البيضاء أيضًا.

استوديو تصميم انتركوم في دبلن

إذا كنت ستدير ورشة عمل عن بُعد ، فستحتاج إلى أداة لعقد المؤتمرات عبر الفيديو (مثل Zoom أو Google Hangouts) ولوحة بيضاء افتراضية (مثل Miro أو Whimsical). تأكد من إعلام المشاركين مسبقًا بالبرنامج الذي ستستخدمه حتى يتمكنوا من تثبيته والتحقق منه قبل ورشة العمل.

للتأكد من أن كل شخص لديه صوت متساوٍ ، من الأفضل القيام بورشة عمل شخصيًا بالكامل أو عن بُعد بالكامل. إذا كان لديك مزيج من المشاركين الشخصيين والمشاركين عن بُعد ، فمن الأفضل استخدام السبورة البيضاء الافتراضية كلوحة لوضع الأفكار عليها.

6. العمل إلى الوراء والتفكير في أجزاء لوضع خطة

مع نظرة عامة تقريبية ، حان الوقت لإنشاء مخطط ورشة العمل. ألق نظرة على الأهداف التي ذكرتها ، وفكر في الأنشطة التي تحتاج إلى القيام بها في ورشة العمل الخاصة بك لتحقيقها.

"يستغرق كل نشاط عادةً وقتًا أطول من المتوقع ، لذا تأكد من ترك بعض المساحة الاحتياطية"

حاول تنظيم هذه الأنشطة في أجزاء مميزة من ورشة العمل الخاصة بك. عيّن تقديرًا للوقت التقريبي لكل قسم ، وبينما تخطط لمزيد من التفاصيل ، يمكنك الرجوع وتعديل طول ورشة العمل حسب الحاجة. ضع في اعتبارك أن كل نشاط عادة ما يستغرق وقتًا أطول من المتوقع ، لذا تأكد من ترك بعض المساحة العازلة.

على سبيل المثال ، بالنسبة لورشة العمل الخاصة برؤية منتجاتنا الداعمة ، إليك ما توصلنا إليه في هذه المرحلة:

الخلفية (حوالي ساعة واحدة)

• مقدمة (5 دقائق)
  • الهدف من ورشة العمل
  • جدول أعمال
  • تمرين الإحماء
• بناء التفاهم (20 دقيقة)
  • معلومات أساسية عن المجال
  • النظر إلى المنافسين
  • أمثلة مماثلة
  • البحث الداخلي
• تأطير المشكلة (5 دقائق)
• الحديث عن مستقبل الدعم (20 دقيقة)
  • مقابلات من أصحاب المصلحة الآخرين

- استراحة (5 دقائق) -

أنشطة ما قبل العصف الذهني (30 دقيقة)

• تمارين (30 دقيقة)
• رسالة حب ، خطاب تفريق (10-15 دقيقة)
• رسم الحاضر مقابل المستقبل (10-15 دقيقة)

- غداء (ساعة واحدة) -

تبادل الأفكار (35 دقيقة)

• تمرين الإحماء (3-5 دقائق)
• تبادل الأفكار (30 دقيقة)

رسم (40 دقيقة)

• خريطة ذهنية (10 دقائق)
• رسم على الورق (30 دقيقة)

مشاركة (30 دقيقة)

• مشاركة (20 دقيقة)
• اختتام (5-10 دقائق)

مبادئ العصف الذهني (ساعة واحدة)

الخطوات التالية (5 دقائق)

• التخطيط في المرة القادمة
• ردود الفعل على كيف سارت الجلسة

7. تفصيل الأنشطة في كل قسم

الآن ورشة العمل الخاصة بك تتشكل. لقد وصلت إلى النقطة التي يجب أن تعود فيها وتفصل التفاصيل بحيث تكون واضحًا تمامًا بشأن ما ستناقشه مع المجموعة وما هي التمارين التي ستفعلها معًا لمساعدتك على تحقيق أهدافك.

إليك بعض النصائح حول كيفية تسهيل الجوانب المشتركة لورشة عمل التصميم - تعريف المجموعة بالعصف الذهني ورسم ومشاركة الأفكار.

8. استخدم تحسين الألعاب للإحماء

يحضر الأشخاص إلى ورشة العمل الخاصة بك من مجموعة متنوعة من الاجتماعات الأخرى ، لذلك في حين أنهم قد يكونون حاضرين فعليًا في الغرفة ، فقد لا تزال أذهانهم تتشتت من مناقشة سابقة.

في إحدى ورش العمل التي شاركنا فيها ، على الرغم من أن المنظم قد حدد هدف الجلسة مقدمًا ، فقد كان الناس مرتبكين بشأن ما كنا نحاول القيام به عندما قفزنا إلى العصف الذهني البارد ، لمجرد أنه تم تشتيت انتباههم في بداية الجلسة. كان علينا قضاء خمس دقائق إضافية في التراجع للحاق بالجميع ، ومن هناك استغرق الأمر بعض الوقت في الاستعداد لطرح الأفكار خارج الصندوق عن مفاهيم المستقبل. انتهى بنا الأمر بفقدان الوقت والزخم لأن الناس ببساطة لم يكونوا يركزون.

"يستحق الأمر قضاء بعض الوقت في البداية لتعيين أسلوب ورشة العمل الخاصة بك وجعل الجميع يفكرون كفريق متزامن"

من الجدير تخصيص الوقت في البداية لضبط نغمة ورشة العمل الخاصة بك وجعل الجميع يفكرون كفريق متزامن. ألعاب الارتجال هي طريقة رائعة للقيام بذلك ، وتنشيط الأشخاص ، وإعدادهم ليكونوا منتجين في جلستك. على سبيل المثال ، إذا كان أحد أهدافك هو العصف الذهني لإيجاد حلول مستقبلية لمشكلة ما ، فيجب على كل فرد في الغرفة أن يتحرر من المشتتات السابقة وأن يصل إلى مكان يمكنه فيه فعل ذلك فعلاً - حيث يشعر بأنه غير مقيد وقادر على ترك عقولهم لعب.

فيما يلي بعض ألعاب الارتجال المفضلة لدينا لمساعدة الجميع على التواجد. إذا كنت قلقًا بشأن المتشككين في الغرفة ، فقد وجدت أن تخصيص بضع دقائق لشرح الهدف من هذه التمارين غير التقليدية يمكن أن يخفف أي مخاوف لفترة كافية حتى يتمكن الأشخاص من المشاركة في اللعبة والفوائد لبدء اللعب. بعض الأعمال افتراضيًا ، والبعض الآخر لا يعمل - ولكن بغض النظر عن الشكل الذي ستتخذه ورشة العمل الخاصة بك ، هناك طريقة لإشراك الناس.

الأبجدية (شخصيًا أو افتراضيًا)

إذا كنت في نفس الغرفة ، قف في دائرة. الهدف هو تلاوة الأبجدية شخصًا واحدًا في كل مرة ، بدون ترتيب معين. إذا قال أكثر من شخص نفس الحرف في نفس الوقت ، فعليك البدء من جديد من "أ".
جيد لـ: تنشيط المجموعة ، بناء التركيز الجماعي.

الكرة الصوتية (شخصيًا)

الجميع يقف في دائرة. شخص يرمي "كرة" غير مرئية للآخر ، مصحوبة بصوت. عندما يمسك الشخص "بالكرة" ، يجب عليه تكرار الصوت الذي تم إلقاؤه ، ورمي "الكرة" لشخص آخر بصوت جديد.
جيد لـ: تنشيط المجموعة.

ثلاثة أشياء (شخصية أو افتراضية)

يستدير أحد الأشخاص إلى الآخر ، أو يرشح شخصًا آخر في المكالمة ، ويسمي ثلاثة أشياء عشوائية بأسرع ما يمكن. يجب على هذا الشخص بعد ذلك أن يقول بسرعة كيف ترتبط الأشياء الثلاثة.
جيد لـ: التفكير خارج الصندوق.

المثل في كل مرة (شخصيًا أو افتراضيًا)

في ورشة العمل المادية ، يقف الجميع في دائرة. ظاهريًا ، يمكن تشغيل هذا أبجديًا ، أو بأي ترتيب يعمل. يقول كل شخص بالترتيب كلمة واحدة في كل مرة. عندما تشعر المجموعة أن فكرة أو جملة قد اكتملت ، فإنهم يجمعون أيديهم معًا ويقولون "نعم نعم نعم".
جيد لـ: تنشيط المجموعة ، بناء التركيز الجماعي.

لمزيد من المعلومات حول إدخال تحسينات على عملية التصميم ، راجع ورقة ليز جربر حول هذا الموضوع. سيؤدي البحث السريع في Google أيضًا إلى ظهور الكثير من الأنشطة التحسينية التي يمكنك تجربتها.

9. كن حذرا بشأن العصف الذهني

لا يوجد شيء أكثر ترويعًا من إعطاء شخص ما ورقة فارغة والقول ، "انطلق ، أعطني كل أفكارك حول الرؤية المستقبلية لمنتجنا في غضون خمس دقائق." يكون الأمر أكثر ترويعًا في بعض الأحيان عندما يكون هناك ستة أشخاص آخرين في الغرفة ، ومن المتوقع أن تتحدث عن هذا معًا.

إن إجراء عملية عصف ذهني جيد هو جعل الناس يشعرون بالراحة الكافية للتغلب على الأفكار. لكن هذا ليس بالأمر السهل دائمًا. المشاكل الشائعة هي أن يتحدث الناس مع بعضهم البعض ، أو يشارك شخص واحد كل الأفكار ، أو يتم استبعاد أفكار شخص ما لسبب ما. وهكذا ، بغض النظر عن مدى خبرة المجموعة ، فمن الجيد دائمًا تخصيص دقيقة لمراجعة بعض القواعد الأساسية للعصف الذهني قبل أن نبدأ. حتى التشغيل السريع سيجعل الجميع في نفس الصفحة وفي حالة مزاجية لجلسة مثمرة معًا.

قواعد شركة التصميم والاستشارات IDEO للعصف الذهني:

• تأجيل الحكم
• شجع الأفكار الجامحة
• بناء على أفكار الآخرين
• استمر في التركيز على الموضوع
• محادثة واحدة في كل مرة
• كن بصريًا
• اذهب للكمية

قواعد IDEO للعصف الذهني. رسم توضيحي بواسطة سيندي تشانغ

بصفتها رسامة وشخصًا يستمتع بالشرائح المرسومة يدويًا في مكان العمل ، قامت Cindy برسم هذه القواعد في أصول قابلة لإعادة الاستخدام بحيث تكون في متناول اليد في أي وقت نقوم فيه بورشة عمل. يبدو أن الناس يستجيبون جيدًا لطبيعتهم غير الرسمية والإبداعية بطبيعتها - طريقة جيدة للتخفيف من العصف الذهني والرسم. لا تتردد في تجربة هذه الأشياء بنفسك في ورشة العمل التالية الناجحة.

"اطرح أسئلة وفرض قيودًا إذا واجه الناس مشكلة في العصف الذهني"

للمساعدة في تدفق الأفكار الإبداعية للأشخاص ، من الممارسات الجيدة أيضًا كمنسق أن يكون لديك بضعة أمثلة من الأفكار في جعبتك ، حتى تتمكن من بدء المحادثة وإثارة الأفكار في أشخاص آخرين. طرح الأسئلة وإدخال قيود إذا كان الناس عالقين في عملية العصف الذهني ؛ على سبيل المثال ماذا لو كان لدينا مليون دولار لحل هذه المشكلة؟ ماذا لو كان علينا تسليمها في غضون أسبوعين؟

اعتمادًا على ديناميكيات المجموعة ، قد يكون من المفيد أحيانًا تقسيم العصف الذهني إلى قسمين. أولاً ، اقض بضع دقائق في حث الجميع على كتابة أفكارهم الخاصة على Post-its (المادية أو الافتراضية) ، ثم اطلب من الجميع تقديم أفكارهم للآخرين. أو إذا كنت تدير ورشة عمل مع مجموعة أكبر ، فيمكنك أن تطلب من الجميع قراءة المنشورات بأنفسهم والتصويت على تلك التي يرغبون في التحدث عنها بمزيد من التفصيل. استمر في البناء على قمة الأفكار بعد أن تتاح للجميع فرصة لمشاركة أفكارهم الأولية.

10. كيف ترسم المزيد من الأفكار

غالبًا ما تكون الرسومات التخطيطية هي أكثر المخرجات الملموسة من ورشة التصميم ، مما يسمح للجميع باستكشاف المفاهيم بأنفسهم. من الأسهل إدارتها في ورشة عمل شخصية ، ولكن هناك طرق لجعلها تعمل في ورش العمل البعيدة أيضًا:

• اطلب من الجميع رسم أفكارهم على الورق ثم تحميل الصور على السبورة الافتراضية الخاصة بك
• إذا كان بإمكان المشاركين الوصول إلى جهاز iPad باستخدام قلم ، فيمكنهم الرسم مباشرة على السبورة البيضاء الافتراضية
• في بعض الأحيان ، قد يكون مجرد التحدث عن أفكارك باستخدام Post-its كافيًا ، خاصةً إذا جمعت الأفكار لاحقًا وابتكرت رسوماتك الخاصة لتوضيحها

من المهم هنا تحقيق توازن بين الحرية والقيود - إعطاء الناس الوقت والمساحة الكافيين لرسم الأفكار ، ولكن تقييدهم لتشجيع الإبداع.

"عندما يكون لدينا الكثير من الوقت لاستكشاف الأفكار ، فإننا نميل إلى التعمق في بعض المفاهيم والتعلق بها بسرعة"

لقد وجدنا في كثير من الأحيان أنه عندما يكون لدينا الكثير من الوقت لاستكشاف الأفكار ، فإننا نميل إلى التعمق في بعض المفاهيم والتعلق بها بسرعة. الهدف من رسم الأفكار في ورشة العمل هو البحث عن الكمية وليس الجودة. نريد الأفكار "السيئة" ، والأفكار غير المجدية تقنيًا ، ومفاهيم "نجم الشمال" بقدر ما نريد إصلاحات على المدى القريب وحلول يمكن التنبؤ بها.

كل شيء مباح. هذا هو الوقت المناسب للسماح لأفكارك بالتدفق ، دون قيود ، والحصول على تفريغ عقلي لجميع الاحتمالات. سيكون هناك متسع من الوقت لاحقًا للتفكير بعقلانية والاختزال ، ولكن كلما تمكنت من إخراج جميع أفكارك الآن ، زادت ثقتك في حلك النهائي.

كقاعدة عامة ، فإن 10-15 دقيقة من وقت الرسم لورشة عمل مدتها ساعة واحدة هي أكثر من كافية. مرة أخرى ، بصفتك الميسر ، شجع الكمية على الجودة.

نصائح للمحترفين:

• إذا كنت تدير ورشة عمل وجهًا لوجه ، فإن وضع بعض الموسيقى الهادئة في الخلفية يمكن أن يساعد الناس على التركيز (لكن اسأل أولاً ، لأن هذا يعتمد على تفضيلات المجموعة).
• "Crazy 8s" هي تقنية مفيدة للمجموعات الأصغر التي قد تشعر بأنها عالقة أو خائفة من خلال رسم الأفكار. اطلب من الجميع طي ورقة إلى النصف ، والنصف مرة أخرى ، حتى تحصل على ثمانية أقسام. شجع الناس على رسم فكرة واحدة في كل مربع وحاول ملء الثمانية قبل نفاد الوقت. لقد وجدنا أن وجود هدف رقمي ملموس للتصوير من أجله يمكن أن يساعد في دفع بعض الناس إلى التفكير في المزيد من الأفكار.

11. تبادل الأفكار بشكل مثمر

لا يكفي مجرد رسم الأفكار بشكل فردي - فتبادلها هو المكان الذي تدور فيه المناقشات الشيقة. اطلب من الجميع وضع رسوماتهم على الحائط أو على السبورة البيضاء الافتراضية ، حتى تتمكن المجموعة من رؤية جميع الأفكار بشكل متساوٍ. امنح كل شخص بضع دقائق للتعرّف على ما توصل إليه ، وخصص وقتًا إضافيًا إذا أمكن للسماح بالمحادثة.

إذا كان أحد أهداف ورشة العمل هو تقييم هذه الأفكار ، فإن التصويت بالنقاط (أو التصويت المؤيّد على السبورة الافتراضية) هو طريقة رائعة لمساعدة المجموعة على تضييق نطاق الأمور مع إعطاء الجميع صوتًا متساويًا.

أخيرًا ، قبل الختام ، تأكد من تعيين مؤلف لكل فكرة للمساعدة في أسئلة المتابعة بعد ورشة العمل.

12. مندوب عند الحاجة

في هذه المرحلة ، أنت تفعل الكثير. إذا كنت الشخص الذي يدير ورشة العمل ، فقد تشعر بالإرهاق التام ليس فقط لتخطيط وتشغيل كل شيء ، ولكن أيضًا لإعداد كل المحتوى المطلوب لذلك.

"لا تخف من طلب المساعدة. ضع في اعتبارك جذب زملائك في الفريق لتجسيد أقسام ورشة العمل "

لا تخف من طلب المساعدة. ضع في اعتبارك جذب زملائك في الفريق لتجسيد أقسام ورشة العمل. قد يكون مدير المنتج الخاص بك هو الأكثر معرفة بمجال المنتج ، أو قد يكون الباحث هو الأفضل في شرح حالات الاستخدام.

في ورشة عمل الدعم الخاصة بنا ، على سبيل المثال ، طلبنا من بعض المصممين الآخرين إعداد بعض الشرائح عن المنافسين والأمثلة المماثلة. تساعد مشاركة هذه المسؤولية الجميع على الشعور بالمشاركة والاستثمار في العملية. إن تغيير من يقوم بالعرض له فائدة إضافية تتمثل في الحفاظ على الشعور بالانتعاش في الجلسة ، لذلك لا يشعر الناس بالملل من رتابة حديث شخص واحد فقط لساعات.

13. عمل شرائح أو لوحة بيضاء افتراضية

مع كل التفاصيل المخطط لها الآن ، حان الوقت لتقسيم عملك الشاق إلى شرائح أو إذا كنت تدير ورشة العمل عن بُعد ، فستجد لوحة بيضاء افتراضية بها أقسام لكل نشاط. نعم ، ضع قسمًا أو شريحة حتى للاستراحة التي تبلغ مدتها خمس دقائق ، وقسمًا لتلخيص ما قمت به وما تبقى في ورشة العمل ، وقسمًا لتوضيح الأنشطة التي ستفعلها. الهدف هنا هو إلغاء تحميل الخطة بالكامل من رأسك حتى تشعر بالسيطرة والاسترخاء أثناء ورشة العمل الفعلية. قد يبدو الأمر وكأنه الكثير من العمل ولكنه سيخلق جدولًا سلسًا يمكن أن يرفع من تجربة ورشة العمل للجميع.

ميرو السبورة الافتراضية

14. تتبع الوقت

توقيت الأنشطة بدقة هو فن. يجب أن يكون لديك دائمًا تقدير للمدة التي سيستغرقها شيء ما ، لكن توقع أن يكون هذا مرنًا في الواقع وكن مستعدًا للتغلب على اللكمات في يوم ورشة العمل. هذا هو السبب في أنه من المفيد التخطيط في وقت مؤقت.

راقب الساعة للبقاء على المسار الصحيح ، لكن افعل ذلك بمهارة. يمكن أن يؤدي توقيت الأنشطة بشكل صارم من خلال عرض عداد العد التنازلي على الشاشة إلى خلق بيئة مضغوطة ، مما يجعل من الصعب تبادل الأفكار والإبداع. عادةً ما تكون أفضل تجارب ورشة العمل هي تلك التي تشعر بأنها طبيعية وخفيفة الوزن للمشاركين. بصفتك مشرفًا ، فإن الإعلان ببساطة عن تمرين لمدة 10 دقائق ثم إبقاء عين واحدة على الساعة سيريح الحاضرين. قد يتطلب الأمر مزيدًا من الجهد بالنسبة لك - لكنها ستكون تجربة أفضل للجميع.

موسيقى الجاز الإضافية

للحصول على نقاط المكافأة ، إليك المزيد من النصائح لجعل ورشة العمل الخاصة بك أكثر سلاسة وطبيعية ومدروسًا:

• إذا كنت تقوم بورشة عمل وجهًا لوجه ، فاحضر مبكرًا لمدة 10 دقائق للتحضير ، وتأكد من أن التكنولوجيا تعمل ، وقم أيضًا بضبط الحالة المزاجية مع الموسيقى المبهجة لتنشيط الأشخاص عند وصولهم.
• توقف بشكل دوري عن فترات الراحة. تعتبر المياه والوجبات الخفيفة لمسة لطيفة للحفاظ على مستويات الطاقة عالية.
• ضع قواعد أساسية حول استخدام الأجهزة بحيث يكون لدى الجميع توقعات مشتركة ولن يتشتت انتباهك طوال جلستك.
• إذا بدأت مناقشة المجموعة في الانحراف عن مسارها بسبب الأسئلة أو التعليقات الخارجة عن الموضوع ، فاستمر في المضي قدمًا في خطتك الأصلية من خلال التقاط هذه النقاط على السبورة والعودة إليها لاحقًا إذا استطعت. ابذل جهدًا للإجابة على هذه الأسئلة بعد ورشة العمل إذا نفد الوقت.
• رشح شخصًا مسبقًا ليكون مُوثِّقًا لورشة العمل.
• من الجيد أن يكون لديك شخص ما يلتقط صورًا لأشخاص أثناء العمل أثناء ورشة العمل ، سواء كان ذلك شخصيًا أو افتراضيًا. هذا النوع من التوثيق ليس فقط تذكارًا جيدًا ، بل يمكن أن يكون أيضًا تضمينًا قيمًا في ملخص ورشة العمل الذي قد ترسله بعد ذلك.
• اقض آخر 5 دقائق في الانتهاء لمناقشة الخطوات التالية وعناصر العمل. شكرا للجميع على وقتهم. يمكن أن تكون هذه أيضًا فرصة رائعة لطلب التعليقات حول كيفية سير الجلسة.
• أرسل ملخصًا إلى جميع المشاركين وأصحاب المصلحة لتلخيص ما فعلته في ورشة العمل الخاصة بك.
• أضف بعض الصور والمشغولات اليدوية من الجلسة - فهذا يحافظ على استمرار الزخم ويساعد في توصيل الخطوات التالية للفريق.

جرب ورشة تصميم منتج بنفسك

قد يكون تنظيم ورشة عمل التصميم وتسهيلها أمرًا صعبًا. ولكن من خلال تجميع الأشخاص المناسبين والخطة معًا ، ستصبح ورش عمل التصميم جزءًا مهمًا من عملية فريقك لبدء المشاريع ومناقشة المشكلات وطهي حلول جديدة. بصفتك الميسر ، فإن كونك مدروسًا ومدروسًا في كيفية تنظيم هذه الجلسات سيؤتي ثماره بشكل كبير حيث يولد فريقك الزخم في حل المشكلات الصعبة. ولا تقلق ، سيكون لديك دائمًا فرصة أخرى لتكرار التجربة.

هل أنت مهتم بالطريقة التي نعمل بها في Intercom؟ ألق نظرة على أدوار تصميم المنتجات المفتوحة لدينا.