Инструменты удаленной работы, которые обеспечат вашу безопасность в 2021 году

COVID и глобальная пандемия быстро вынудили предприятия по всему миру работать удаленно, и есть признаки того, что работодатели и сотрудники могут захотеть сделать это постоянным — по крайней мере, на неполный рабочий день.

Согласно глобальному обзору опыта работы на дому, 76% офисных работников по всему миру и 82% офисных работников в США говорят, что хотят продолжать работать из дома, когда пандемия закончится .

Что касается работодателя, то в том же отчете об исследовании говорится: «Типичный работодатель может сэкономить в среднем 11 тысяч долларов на одного удаленного работника, работающего неполный рабочий день, в год благодаря сочетанию повышения производительности; снижение текучести кадров, прогулов и расходов на недвижимость; и возможность продолжать работу в случае, если сотрудники не могут приступить к работе».

По оценкам, к 2025 году 70% сотрудников будут работать удаленно хотя бы часть рабочего времени.

Имея все это в виду, вот некоторые инструменты и инфраструктура, которые ваш бизнес может использовать для быстрой адаптации и повышения эффективности перехода на удаленную работу.

Инструменты, необходимые для найма

Найм новых сотрудников, как правило, происходит лицом к лицу. Встреча с кем-то лично и взаимодействие с ним помогает компаниям понять, идеально ли они подходят культуре.

Однако, когда разразился COVID-19, личные интервью и встречи стали хитом, поскольку компании больше не могли планировать физические собеседования с потенциальными сотрудниками.

Итак, как компании решают проблему удаленного найма сотрудников, гарантируя, что они подходят, когда они не могут встретиться с ними лично?

Селин Мартин , менеджер по привлечению талантов Vendasta , знает ответ. Мартин говорит, что Google Meet, Zoom и другие видеоплатформы, необходимые для многих офисных операций, теперь особенно важны, когда речь идет о найме новых сотрудников.

Далее она добавляет, что, хотя сам процесс собеседования не изменился, подход к интервью определенно изменился. И тут на помощь приходят видеоинтервью.

Хотя и Google Meet, и Zoom можно эффективно использовать, с помощью Google Meet и Google Workspace вы можете легко интегрировать видеовстречи со своим календарем и электронной почтой, что делает работу более удобной и организованной.

Помогите клиентам повысить продуктивность и сотрудничество, перепродав Google Workspace!

Инструменты, необходимые для общения

Есть в основном два типа коммуникаций, которые предприятия должны планировать:

1. Небольшие вопросы и комментарии в течение дня, которые необходимо быстро передать членам команды.
2. Чем дольше, тем более вовлеченные групповые встречи.

Для небольших вопросов и комментариев платформа обмена сообщениями Slack позволяет вести индивидуальные и групповые беседы, которые могут быть общедоступными или частными.

Это быстро, просто и безопасно, и компании могут даже создавать отдельные каналы связи для партнеров, сотрудников и клиентов в других компаниях.

Существуют и другие альтернативы, которые могут лучше подходить для вашей рабочей среды. Если вы уже используете Google Workspace , вы, вероятно, знаете о его возможностях обмена мгновенными сообщениями.

Если в вашей команде всего два или три человека, вы можете предпочесть просто группу для обмена текстовыми сообщениями, хотя это может быть не лучшим вариантом для разделения и баланса между работой и личной жизнью. Google Workspace может использоваться для групповых собраний и более сложных дискуссий, а также для обмена мгновенными сообщениями.

Google Meet и Google Hangouts — инструменты Google для обмена видеосообщениями — одни из лучших на рынке вариантов для видеозвонков с вашей командой и клиентами. Эти приложения просты в использовании и доступе, и работают бесперебойно.

Зум — еще один вариант. Хотя многие компании успешно используют его, у платформы есть проблемы с безопасностью, и она не интегрирована с другими инструментами, как это делает Google.

Инструменты, необходимые для управления проектами

Учет общих задач и проектов может стать проблемой, когда речь идет об удаленной работе. Точно так же менеджеры должны быть в курсе индивидуального прогресса.

К счастью, существуют инструменты, специально предназначенные для решения этих проблем.

Менеджер по продуктам Vendasta, Свапнил Тандон , рекомендует программное обеспечение для управления задачами в качестве инструмента, позволяющего «организовать свой день, обеспечить прозрачное общение внутри вашей команды и продемонстрировать эффективность».

Тандон рекомендует использовать диспетчер задач, который может сообщать членам команды о ходе выполнения их задач, предоставлять им список дел и уточнять любые соответствующие сроки выполнения, когда они входят в систему каждое утро.

Это должна быть информация, которую также может видеть менеджер команды. Пользователи и менеджеры также должны получить доступ к обзору предстоящей работы с высоты птичьего полета, чтобы они могли своевременно планировать более тяжелые или более долгосрочные проекты и следить за их ходом.

Интеграция с трекером проектов позволяет сотрудникам и их менеджерам увеличивать масштаб отдельных проектов и определять, идут ли дела по графику, а также может сообщать менеджерам о зависаниях проекта, которые необходимо решить.

Он также может определить, задерживается ли работа внешней стороной (например, владельцем малого бизнеса, которому необходимо утвердить проект). Сильный менеджер задач должен также включать шаблоны проектов, чтобы сделать начальное планирование и настройку проекта максимально быстрым и простым.

Наконец, вам нужен диспетчер задач, который включает в себя какую-то функцию отчетности, которая позволяет вам оценивать работу и производительность членов вашей команды в конце проекта.

Для агентств цифрового маркетинга вам следует искать инструмент, к которому ваши клиенты также могут получить доступ, чтобы проверить ход работы, которую вы для них делаете.

Это может быть отличным способом сократить количество безумных электронных писем, поступающих в ваш почтовый ящик, и создать более прозрачные отношения с вашими бизнес-клиентами.

Инструменты, необходимые для обмена документами

В зависимости от работы, которую выполняет бизнес, им могут понадобиться инструменты для обмена документами и совместной работы.

В то время как основным инструментом для этого раньше был Dropbox , в последние несколько лет он остался в пыли, поскольку Документы Google вырвались вперед с точки зрения функциональности и простоты использования.

С Google Docs ваша команда может совместно работать над документами и редактировать их в режиме реального времени — не нужно скачивать документ, вносить изменения и загружать новую версию. Google Docs может отслеживать изменения, позволяет оставлять комментарии (и отправляет вам уведомление по электронной почте, на которое вы можете ответить прямо в папке «Входящие»), а также позволяет нескольким членам команды работать над файлом одновременно.

Google Sheets имеет те же возможности, но применяет их к электронным таблицам.

Лучше всего, если у вас есть полная версия Google Workspace , все инструменты интегрированы для простоты навигации и использования. Это включает в себя электронную почту, Google Диск (который позволяет использовать как общедоступное, так и личное хранилище), Google Hangouts (который может записывать ваши встречи и сохранять их на вашем Google Диске), Google Slides (для презентаций) и даже новую функцию обмена мгновенными сообщениями G Suite. наряду с вышеупомянутыми Google Docs и Google Sheets.

Инструменты, необходимые для расчета заработной платы и управления персоналом

Если вы все еще работаете с той же командой до перехода на удаленную работу, возможно, у вас уже есть платежная ведомость. Тем не менее, многие рабочие места понимают, что удаленная рабочая сила открывает возможности для привлечения членов команды из-за рубежа.

Хотя это дает много преимуществ для организации, одной из проблем может быть выяснение того, как платить членам команды из-за границы и в разных валютах.

Существуют определенные законы и положения о приеме на работу удаленных сотрудников, и наем таких людей может быть невозможен в зависимости от того, откуда вы родом. Помимо законности, предоставление регулярных льгот работникам и управление налогами кому-то за границей может быть невозможным или довольно близким к этому.

Как правило, способ обойти это — нанять человека в качестве независимого подрядчика, ответственного за свои налоги и льготы.

Transferwise — это безопасный, надежный и простой онлайн-инструмент для отправки денежных переводов по всему миру. Просто настройте своего сотрудника в качестве получателя платежей, как если бы вы делали прямые переводы с домашними работниками, и вы сможете без проблем получать регулярные платежи.

Для тех сотрудников, которые ближе к дому, вообще лучшим инструментом в отрасли считается Gusto . С Gusto вы можете управлять заработной платой, персоналом, льготами, даже адаптацией и компенсациями работникам. Как правило, это хороший вариант для любого агентства или малого бизнеса.

Еще один хороший вариант в сфере расчета заработной платы и управления персоналом — Bamboo . Bamboo имеет очень удобный интерфейс, который позволяет вам и вашим сотрудникам отслеживать время отпуска, вовремя получать оплату и следить за культурой и производительностью команды.

Инструменты с универсальными опциями

Поскольку сотрудники в среднем переключаются между 9,4 приложениями каждый день, феномен усталости от приложений реален. Поэтому рекомендуется снизить нагрузку на команду, сведя к минимуму количество платформ, на которые вы делите задачи.

Отличный способ сделать это — искать варианты «все в одном», когда это возможно.

Используя платформу Vendasta, компании могут изучить возможность ведения своего бизнеса с использованием единой комплексной платформы электронной коммерции. Они могут масштабировать продажи, маркетинг, исполнение и внутренние операции — и все это во имя успеха местного бизнеса.

Local Business Online Toolkit позволяет маркетинговым агентствам использовать набор бесплатных инструментов, включающих решения для электронной коммерции и онлайн-общения, которые помогают им вести свой бизнес удаленно, имея возможность продавать свою продукцию через Интернет.