Tools für die Fernarbeit, damit Sie im Jahr 2021 sicherer sind

COVID und die globale Pandemie zwangen Unternehmen überall schnell zur Fernarbeit, und es gibt Anzeichen dafür, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer sie möglicherweise zu einer dauerhaften Sache machen wollen – zumindest auf Teilzeitbasis.

76 Prozent der Büroangestellten weltweit und 82 Prozent der Büroangestellten in den USA geben an, dass sie nach dem Ende der Pandemie weiterhin von zu Hause aus arbeiten möchten, so eine Global Work-from-Home Experience Survey .

Auf der Arbeitgeberseite heißt es in demselben Umfragebericht: „Ein typischer Arbeitgeber kann durchschnittlich 11.000 US-Dollar pro Halbzeit-Fernarbeiter/Jahr durch eine Kombination aus gesteigerter Produktivität einsparen; weniger Fluktuation, Fehlzeiten und Immobilienkosten; und in der Lage zu sein, weiterzuarbeiten, falls Mitarbeiter nicht zur Arbeit kommen können.“

Schätzungen zufolge werden bis 2025 70 Prozent der Mitarbeiter zumindest zeitweise remote arbeiten.

Vor diesem Hintergrund finden Sie hier einige Tools und Infrastrukturen, die Ihr Unternehmen verwenden kann, um sich schnell anzupassen und die Umstellung auf Remote effizienter zu gestalten.

Benötigte Werkzeuge für die Einstellung

Die Einstellung neuer Mitarbeiter ist in der Regel ein persönlicher Prozess. Jemanden persönlich zu treffen und mit ihm zu interagieren, hilft Unternehmen zu verstehen, ob sie perfekt in die Kultur passen würden.

Als COVID-19 jedoch zuschlug, erlitten persönliche Interviews und Meetings einen Schlag, da Unternehmen keine physischen Interviews mit potenziellen Mitarbeitern mehr planen konnten.

Wie lösen Unternehmen also das Problem der Ferneinstellung von Mitarbeitern und stellen gleichzeitig sicher, dass sie gut passen, wenn sie sie nicht persönlich treffen können?

Vendasta Talent Acquisition Manager, Celine Martin , hat die Antwort. Martin sagt, dass Google Meet, Zoom und andere Videoplattformen, die für viele Bürotätigkeiten unerlässlich sind, jetzt besonders wichtig sind, wenn es darum geht, neue Mitarbeiter einzustellen.

Sie fügt weiter hinzu, dass sich zwar der Interviewprozess selbst nicht geändert hat, die Herangehensweise an Interviews jedoch definitiv. Und hier kommen Videointerviews ins Spiel.

Während sowohl Google Meet als auch Zoom effektiv verwendet werden können, können Sie mit Google Meet und Google Workspace Videokonferenzen einfach in Ihren Kalender und Ihre E-Mail integrieren, was für ein nahtloseres und organisierteres Erlebnis sorgt.

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Werkzeuge, die für die Kommunikation benötigt werden

Es gibt im Wesentlichen zwei Arten von Kommunikation, die Unternehmen planen müssen:

1. Die kleinen Fragen und Kommentare im Laufe des Tages, die schnell unter den Teammitgliedern weitergegeben werden müssen.
2. Je länger, desto engagierter Gruppentreffen.

Für die kleinen Fragen und Kommentare ermöglicht die Messaging-Plattform Slack Einzel- und Gruppengespräche, die entweder öffentlich oder privat sein können.

Es ist schnell, einfach und sicher, und Unternehmen können sogar separate Kommunikationskanäle für Partner, Mitarbeiter und Kunden in anderen Unternehmen erstellen.

Es gibt andere Alternativen, die möglicherweise besser zu Ihrer Arbeitsumgebung passen. Wenn Sie Google Workspace bereits verwenden , kennen Sie wahrscheinlich die Instant-Messaging-Funktionen.

Wenn Ihr Team nur aus zwei oder drei Personen besteht, ziehen Sie es vielleicht vor, nur eine SMS-Gruppe zu haben, obwohl dies möglicherweise nicht die beste Option für die Trennung und das Gleichgewicht zwischen Beruf und Privatleben ist. Google Workspace kann Ihre Anlaufstelle für Teambesprechungen und intensivere Diskussionen sowie Sofortnachrichten sein.

Google Meet und Google Hangouts – die Video-Messaging-Tools von Google – sind einige der besten Optionen auf dem Markt für Videoanrufe mit Ihrem Team und Ihren Kunden. Diese Anwendungen sind einfach zu bedienen und zugänglich und laufen reibungslos.

Zoom ist eine weitere Option. Obwohl viele Unternehmen es erfolgreich einsetzen, gab es Sicherheitsbedenken bei der Plattform, und sie ist nicht so wie Google in andere Tools integriert.

Benötigte Werkzeuge für das Projektmanagement

Gemeinsame Aufgaben und Projekte auf Kurs zu halten, kann eine Herausforderung sein, wenn es um Remote-Arbeit geht. Ebenso müssen Manager den individuellen Fortschritt im Auge behalten.

Glücklicherweise gibt es Tools, die speziell für die Lösung dieser Probleme entwickelt wurden.

Vendasta-Produktmanager Swapnil Tandon empfiehlt Aufgabenverwaltungssoftware als Werkzeug, um „Ihren Tag zu organisieren, eine transparente Kommunikation innerhalb Ihres Teams zu ermöglichen und Leistungsnachweise zu erbringen“.

Tandon empfiehlt die Verwendung eines Aufgabenmanagers, der Teammitglieder über den Fortschritt ihrer Aufgaben auf dem Laufenden halten, ihnen eine To-Do-Liste zur Verfügung stellen und alle relevanten Fälligkeitstermine klären kann, wenn sie sich jeden Morgen anmelden.

Diese Informationen müssen auch für einen Teammanager sichtbar sein. Benutzer und Manager sollten auch Zugriff auf eine Luftaufnahme der anstehenden Arbeiten erhalten, damit sie schwerere oder längerfristige Projekte rechtzeitig einplanen und ihren Fortschritt anzeigen können.

Eine Projekt-Tracker-Integration ermöglicht es Mitarbeitern und ihren Managern, einzelne Projekte zu vergrößern und festzustellen, ob die Dinge im Zeitplan liegen, und kann Manager auch auf Projektprobleme hinweisen, die angegangen werden müssen.

Es kann auch feststellen, ob die Arbeit von einer externen Partei aufgehalten wird (z. B. ein Kleinunternehmer, der ein Design genehmigen muss). Ein starker Aufgabenmanager sollte auch Projektvorlagen enthalten, um die anfängliche Projektplanung und -einrichtung so schnell und einfach wie möglich zu gestalten.

Schließlich möchten Sie einen Aufgabenmanager, der eine Art Berichtsfunktion enthält, mit der Sie die Arbeit und Produktivität Ihrer Teammitglieder am Ende des Projekts bewerten können.

Für Agenturen für digitales Marketing sollten Sie nach einem Tool suchen, auf das auch Ihre Kunden zugreifen können, um den Fortschritt Ihrer Arbeit zu überprüfen, die Sie für sie erledigen.

Dies kann eine großartige Möglichkeit sein, hektische E-Mails in Ihrem Posteingang zu reduzieren und gleichzeitig eine transparentere Beziehung zu Ihren Geschäftskunden aufzubauen.

Benötigte Tools für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten

Abhängig von der Arbeit, die ein Unternehmen verrichtet, besteht möglicherweise Bedarf an Tools für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und für die Zusammenarbeit.

Während Dropbox früher das Tool dafür war, ist es in den letzten Jahren im Staub gelassen worden, da Google Docs in Bezug auf Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit einen Sprung nach vorne gemacht hat.

Mit Google Docs kann Ihr Team zusammenarbeiten und Dokumente live und in Echtzeit bearbeiten – es ist nicht erforderlich, ein Dokument herunterzuladen, Änderungen vorzunehmen und eine neue Version hochzuladen. Google Docs kann Änderungen nachverfolgen, Kommentare hinterlassen (und eine E-Mail-Benachrichtigung senden, auf die Sie direkt in Ihrem Posteingang antworten können) und mehreren Teammitgliedern ermöglichen, gleichzeitig an der Datei zu arbeiten.

Google Sheets hat die gleichen Funktionen, wendet sie jedoch auf Tabellenkalkulationen an.

Und das Beste: Wenn Sie über den vollständigen Google Workspace verfügen , sind alle Tools integriert, um die Navigation und Verwendung zu vereinfachen. Dazu gehören E-Mail, Google Drive (das sowohl öffentliche als auch private Speicherung ermöglicht), Google Hangouts (das Ihre Meetings aufzeichnen und in Ihrem Google Drive speichern kann), Google Slides (für Präsentationen) und sogar die neue Instant Messaging-Funktion von G Suite. zusammen mit den oben genannten Google Docs und Google Sheets.

Benötigte Tools für Gehaltsabrechnung und HR

Wenn Sie noch immer mit demselben Team arbeiten, bevor Sie remote arbeiten, haben Sie möglicherweise bereits Ihre Gehaltsabrechnung erstellt. Viele Arbeitsplätze erkennen jedoch, dass eine Remote-Belegschaft Möglichkeiten eröffnet, Teammitglieder aus Übersee einzustellen.

Während dies einer Organisation viele Vorteile bringt, kann eine Herausforderung darin bestehen, herauszufinden, wie Teammitglieder grenzüberschreitend und in verschiedenen Währungen bezahlt werden können.

Es gibt spezielle Gesetze und Vorschriften zur Einstellung von Remote-Mitarbeitern, und die Einstellung solcher Mitarbeiter ist möglicherweise nicht möglich, je nachdem, woher Sie kommen. Abgesehen von den gesetzlichen Bestimmungen ist es möglicherweise unmöglich oder ziemlich nahe daran, jemandem im Ausland regelmäßige Sozialleistungen und Steuerverwaltung zu gewähren.

Im Allgemeinen besteht die Möglichkeit, dies zu umgehen, darin, die Person als unabhängigen Auftragnehmer einzustellen, jemand, der für seine eigenen Steuern und Leistungen verantwortlich ist.

Transferwise ist ein sicheres und einfaches Online-Tool zum Senden von Geldüberweisungen in die ganze Welt. Richten Sie Ihren Mitarbeiter einfach als Zahlungsempfänger ein, ähnlich wie Sie es bei Direktüberweisungen mit inländischen Mitarbeitern tun würden, und Sie können ihm problemlos regelmäßige Zahlungen zukommen lassen.

Für Mitarbeiter, die näher am Wohnort sind, gilt Gusto im Allgemeinen als das beste Werkzeug der Branche . Mit Gusto kannst du die Gehaltsabrechnung, das Personalwesen, die Sozialleistungen, sogar die Einarbeitung und die Arbeitnehmerentschädigung verwalten. Es ist im Allgemeinen eine solide Option für jede Agentur oder jeden kleinen Geschäftskunden.

Eine weitere gute Option im Bereich Payroll und HR ist Bamboo . Bamboo hat eine super benutzerfreundliche Oberfläche, die es dir und deinen Mitarbeitern ermöglicht, die Urlaubszeit zu verfolgen, pünktlich bezahlt zu werden und die Teamkultur und -leistung zu überwachen.

Werkzeuge mit All-in-One-Optionen

Da Mitarbeiter täglich zwischen durchschnittlich 9,4 Apps wechseln, ist das Phänomen der App-Müdigkeit real. Daher empfiehlt es sich, den Stress Ihres Teams zu reduzieren, indem Sie die Anzahl der Plattformen minimieren, auf die Sie Aufgaben aufteilen.

Eine gute Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, wann immer möglich nach All-in-One-Optionen zu suchen.

Mit der Plattform von Vendasta können Unternehmen die Möglichkeit erkunden, ihre Geschäfte über eine einzige End-to-End-E-Commerce-Plattform zu führen. Sie können Vertrieb, Marketing, Fulfillment und interne Abläufe skalieren – alles im Namen, lokalen Unternehmen zum Erfolg zu verhelfen.

Mit dem Local Business Online Toolkit können Marketingagenturen eine Reihe kostenloser Tools nutzen, darunter E-Commerce- und Online-Kommunikationslösungen, die ihnen helfen, ihre Geschäfte aus der Ferne zu führen, indem sie ihre Produkte online verkaufen können.