Herramientas de trabajo remoto para mantenerlo más seguro en 2021

El COVID y la pandemia global rápidamente forzaron el trabajo remoto para las empresas en todas partes y las indicaciones son que los empleadores y los empleados pueden querer que sea algo permanente, al menos a tiempo parcial.

El setenta y seis por ciento de los trabajadores de oficina a nivel mundial y el 82 por ciento de los trabajadores de oficina de EE. UU. dicen que quieren seguir trabajando desde casa cuando termine la pandemia, según una Encuesta global sobre la experiencia de trabajar desde casa .

Del lado del empleador, el mismo informe de la encuesta dice: “un empleador típico puede ahorrar un promedio de $11,000 por trabajador remoto de medio tiempo/año gracias a una combinación de mayor productividad; reducción de la rotación, el ausentismo y los costos inmobiliarios; y poder seguir trabajando en caso de que los empleados no puedan ir a trabajar”.

Se estima que para 2025, el 70 por ciento de los empleados trabajarán de forma remota al menos parte del tiempo.

Con todo esto en mente, aquí hay algunas herramientas e infraestructura que su empresa puede usar para adaptarse rápidamente y hacer que el cambio a lo remoto sea más eficiente.

Herramientas necesarias para la contratación

La contratación de nuevos empleados suele ser un proceso cara a cara. Conocer a alguien en persona e interactuar con ellos ayuda a las empresas a comprender si encajarían perfectamente con la cultura.

Sin embargo, cuando llegó el COVID-19, las entrevistas y reuniones cara a cara se vieron afectadas porque las empresas ya no podían programar entrevistas físicas con empleados potenciales.

Entonces, ¿cómo resuelven las empresas el problema de contratar empleados de forma remota mientras se aseguran de que encajen bien cuando no pueden reunirse con ellos en persona?

La Gerente de Adquisición de Talento de Vendasta, Celine Martin , tiene la respuesta. Martin dice que Google Meet, Zoom y otras plataformas de video que son esenciales para muchas actividades de oficina, ahora son especialmente importantes cuando se trata de contratar nuevos empleados.

Agrega además que, si bien el proceso de la entrevista en sí no ha cambiado, el enfoque de las entrevistas definitivamente sí lo ha hecho. Y ahí es donde entran en juego las entrevistas en video.

Si bien Google Meet y Zoom se pueden usar de manera efectiva, con Google Meet y Google Workspace , puede integrar fácilmente reuniones de video con su calendario y correo electrónico, lo que hace que la experiencia sea más fluida y organizada.

Ayude a los clientes a aumentar la productividad y la colaboración mediante la distribución de Google Workspace.

Herramientas necesarias para la comunicación.

Existen principalmente dos tipos de comunicación que las empresas deben planificar:

1. Las pequeñas preguntas y comentarios a lo largo del día que deben transmitirse rápidamente entre los miembros del equipo.
2. Las reuniones de grupo más largas y comprometidas.

Para las pequeñas preguntas y comentarios, la plataforma de mensajería, Slack , permite conversaciones individuales y grupales, que pueden ser públicas o privadas.

Es rápido, fácil y seguro, y las empresas pueden incluso crear canales de comunicación independientes para socios, colaboradores y clientes de otras empresas.

Existen otras alternativas que pueden adaptarse mejor a su entorno de trabajo. Si ya está utilizando Google Workspace , es probable que conozca sus funciones de mensajería instantánea.

Si su equipo es solo de dos o tres personas, es posible que prefiera tener solo un grupo de mensajes de texto, aunque esta puede no ser la mejor opción para la separación y el equilibrio entre el trabajo y la vida. Google Workspace puede ser su opción para reuniones de equipo y debates más complicados, así como para mensajes instantáneos.

Google Meet y Google Hangouts, las herramientas de mensajería de video de Google, son algunas de las mejores opciones del mercado para videollamadas con su equipo y clientes. Estas aplicaciones son fáciles de usar y acceder, y funcionan sin problemas.

Zoom es otra opción. Si bien muchas empresas la usan con éxito, ha habido problemas de seguridad con la plataforma y no está integrada con otras herramientas como lo está Google.

Herramientas necesarias para la gestión de proyectos.

Mantener las tareas y proyectos compartidos en marcha puede ser un desafío cuando se trata de trabajo remoto. Del mismo modo, los gerentes deben estar al tanto del progreso individual.

Afortunadamente, existen herramientas diseñadas específicamente para resolver estos problemas.

El gerente de productos de Vendasta, Swapnil Tandon , recomienda el software de administración de tareas como la herramienta para "organizar su día, potenciar la comunicación transparente dentro de su equipo y mostrar pruebas de desempeño".

Tandon recomienda usar un administrador de tareas que pueda actualizar a los miembros del equipo sobre el progreso de sus tareas, proporcionarles una lista de tareas pendientes y aclarar cualquier fecha de vencimiento pertinente cuando inicien sesión cada mañana.

Esta debe ser información que un administrador de equipo también pueda ver. Los usuarios y gerentes también deben tener acceso a una vista aérea del próximo trabajo para que puedan programar a tiempo proyectos más pesados ​​​​o a más largo plazo y ver su progreso.

La integración de un rastreador de proyectos permite a los empleados y a sus gerentes acercarse a proyectos individuales e identificar si las cosas están según lo programado, y también puede alertar a los gerentes sobre los problemas del proyecto que deben abordarse.

También puede identificar si una parte externa está retrasando el trabajo (por ejemplo, el propietario de una pequeña empresa que necesita aprobar un diseño). Un administrador de tareas sólido también debe incluir plantillas de proyectos para que la planificación y configuración inicial del proyecto sea lo más rápida y sencilla posible.

Finalmente, desea un administrador de tareas que incluya algún tipo de función de informes que le permita evaluar el trabajo y la productividad de los miembros de su equipo al final del proyecto.

Para las agencias de marketing digital, debe buscar una herramienta a la que sus clientes también puedan acceder para verificar el progreso del trabajo que está haciendo para ellos.

Esta puede ser una excelente manera de reducir los correos electrónicos frenéticos que llegan a su bandeja de entrada mientras crea una relación más transparente con sus clientes comerciales.

Herramientas necesarias para compartir documentos

Dependiendo del trabajo que esté realizando una empresa, es posible que necesiten herramientas de colaboración y uso compartido de documentos.

Si bien la herramienta de acceso para esto solía ser Dropbox , en los últimos años se ha quedado atrás ya que Google Docs ha dado un salto adelante en términos de funcionalidad y facilidad de uso.

Con Google Docs, su equipo puede colaborar y editar documentos en vivo y en tiempo real, sin necesidad de descargar un documento, realizar cambios y cargar una nueva versión. Google Docs puede realizar un seguimiento de las ediciones, le permite dejar comentarios (y le envía una notificación por correo electrónico a la que puede responder directamente en su bandeja de entrada) y permite que varios miembros del equipo trabajen en el archivo al mismo tiempo.

Google Sheets tiene las mismas capacidades, pero las aplica a las hojas de cálculo.

Lo mejor de todo es que si tiene Google Workspace completo , todas las herramientas están integradas para facilitar la navegación y el uso. Esto incluye correo electrónico, Google Drive (que permite el almacenamiento público y privado), Google Hangouts (que puede grabar sus reuniones y guardarlas en su Google Drive), Presentaciones de Google (para presentaciones) e incluso la nueva función de mensajería instantánea de G Suite. junto con los mencionados Google Docs y Google Sheets.

Herramientas necesarias para nómina y recursos humanos

Si todavía está trabajando con el mismo equipo antes de pasar a ser remoto, es posible que ya tenga su nómina establecida. Sin embargo, muchos lugares de trabajo se están dando cuenta de que una fuerza laboral remota abre oportunidades para traer miembros del equipo en el extranjero.

Si bien esto brinda muchos beneficios a una organización, un desafío puede ser descubrir cómo pagar a los miembros del equipo a través de las fronteras y en diferentes monedas.

Existen leyes y regulaciones específicas sobre la contratación de empleados remotos, y es posible que no sea posible contratar a esas personas dependiendo de dónde sea. Además de los aspectos legales, brindar beneficios regulares para los empleados y administración de impuestos a alguien en el extranjero puede ser imposible o casi imposible.

En general, la forma de evitar esto es contratar a la persona como contratista independiente, alguien responsable de sus propios impuestos y beneficios.

Transferwise es una herramienta en línea fácil, segura y segura para enviar transferencias de dinero en todo el mundo. Simplemente configure a su empleado como beneficiario, al igual que lo haría con las transferencias directas con los empleados domésticos, y puede hacer que reciban pagos regulares sin problemas.

Para aquellos empleados que están más cerca de casa, generalmente se considera que la mejor herramienta de la industria es Gusto . Con Gusto, puede administrar la nómina, los recursos humanos, los beneficios, incluso la incorporación y la compensación de trabajadores. Por lo general, es una opción sólida para cualquier agencia o cliente de una pequeña empresa.

Otra buena opción en el ámbito de las nóminas y RRHH es Bamboo . Bamboo tiene una interfaz súper fácil de usar que le permite a usted y a sus empleados realizar un seguimiento del tiempo de vacaciones, recibir pagos a tiempo y monitorear la cultura y el rendimiento del equipo.

Herramientas con opciones todo en uno

Con empleados rebotando entre un promedio de 9,4 aplicaciones cada día, el fenómeno de la fatiga de las aplicaciones es real. Por lo tanto, es una buena práctica reducir el estrés de su equipo al minimizar la cantidad de plataformas en las que divide las tareas.

Una excelente manera de hacerlo es buscar opciones todo en uno siempre que sea posible.

Con la plataforma de Vendasta, las empresas pueden explorar la opción de administrar sus negocios utilizando una única plataforma de comercio electrónico de extremo a extremo. Pueden escalar las ventas, el marketing, el cumplimiento y las operaciones internas, todo en nombre de ayudar a las empresas locales a tener éxito.

Local Business Online Toolkit permite a las agencias de marketing hacer uso de un conjunto de herramientas gratuitas que incluyen comercio electrónico y soluciones de comunicación en línea que les ayudan a administrar sus negocios de forma remota al poder vender sus productos en línea.