เครื่องมือทำงานจากระยะไกลที่จะทำให้คุณปลอดภัยยิ่งขึ้นในปี 2564

โควิดและโรคระบาดทั่วโลกทำให้ธุรกิจทุกแห่งต้องทำงานจากระยะไกลอย่างรวดเร็ว และมีข้อบ่งชี้ว่านายจ้างและลูกจ้างอาจต้องการให้การทำงานเป็นแบบถาวร อย่างน้อยก็เป็นงานนอกเวลา

เจ็ดสิบหกเปอร์เซ็นต์ของพนักงานออฟฟิศทั่วโลกและพนักงานออฟฟิศในสหรัฐฯ 82 เปอร์เซ็นต์กล่าวว่าพวกเขาต้องการทำงานจากที่บ้านต่อไปเมื่อการระบาดใหญ่สิ้นสุดลง จากการสำรวจประสบการณ์การทำงานจากที่บ้านทั่ว โลก

ในด้านของนายจ้าง รายงานการสำรวจฉบับเดียวกันกล่าวว่า “นายจ้างทั่วไปสามารถประหยัดเงินได้เฉลี่ย 11,000 ดอลลาร์ต่อผู้ทำงานระยะไกลครึ่งเวลาต่อปีจากการรวมกันของผลผลิตที่เพิ่มขึ้น การหมุนเวียนที่ลดลง การขาดงาน และต้นทุนด้านอสังหาริมทรัพย์ และสามารถทำงานต่อไปได้ในกรณีที่พนักงานไม่สามารถเข้าทำงานได้”

มีการประเมินว่าภายในปี 2568 พนักงานร้อยละ 70 จะทำงานจากระยะไกลอย่างน้อยบางเวลา

ด้วยเหตุนี้ ต่อไปนี้คือเครื่องมือและโครงสร้างพื้นฐานบางส่วนที่ธุรกิจของคุณสามารถใช้เพื่อปรับเปลี่ยนอย่างรวดเร็วและทำให้การย้ายไปยังระยะไกลมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการจ้างงาน

โดยทั่วไปแล้วการจ้างพนักงานใหม่จะเป็นกระบวนการแบบเห็นหน้ากัน การพบปะผู้คนและโต้ตอบกับพวกเขาเป็นการส่วนตัวช่วยให้บริษัทต่างๆ เข้าใจว่าพวกเขาเหมาะสมกับวัฒนธรรมที่สมบูรณ์แบบหรือไม่

อย่างไรก็ตาม เมื่อเกิดการแพร่ระบาดของโควิด-19 การสัมภาษณ์และการประชุมแบบตัวต่อตัวก็ได้รับผลกระทบ เนื่องจากบริษัทต่างๆ ไม่สามารถนัดสัมภาษณ์ทางกายภาพกับพนักงานที่มีศักยภาพได้อีกต่อไป

แล้วบริษัทต่างๆ จะแก้ปัญหาการจ้างพนักงานจากระยะไกลได้อย่างไร ในขณะที่ต้องมั่นใจว่าพวกเขาเหมาะสมเมื่อไม่สามารถพบพวกเขาด้วยตนเองได้

Celine Martin ผู้จัดการฝ่ายการจัดหาผู้มีความสามารถพิเศษของ Vendasta มีคำตอบ Martin กล่าวว่า Google Meet, Zoom และแพลตฟอร์มวิดีโออื่นๆ ที่จำเป็นสำหรับกิจกรรมในสำนักงานต่างๆ มีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงการจ้างพนักงานใหม่

เธอกล่าวเพิ่มเติมว่าแม้ว่ากระบวนการสัมภาษณ์จะไม่เปลี่ยนแปลง แต่วิธีการสัมภาษณ์นั้นเปลี่ยนไปอย่างแน่นอน และนั่นคือที่มาของวิดีโอสัมภาษณ์

แม้ว่าจะใช้ทั้ง Google Meet และ Zoom ได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่ด้วย Google Meet และ Google Workspace คุณสามารถรวมการประชุมทางวิดีโอเข้ากับปฏิทินและอีเมลของคุณได้อย่างง่ายดาย ทำให้ได้รับประสบการณ์ที่ราบรื่นและมีระเบียบมากขึ้น

ช่วยลูกค้าเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและการทำงานร่วมกันโดยการขายต่อ Google Workspace!

เครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการสื่อสาร

มีการสื่อสารส่วนใหญ่สองประเภทที่ธุรกิจจำเป็นต้องวางแผน:

1. คำถามและความคิดเห็นเล็กๆ น้อยๆ ตลอดทั้งวันที่สมาชิกในทีมต้องส่งต่ออย่างรวดเร็ว
2. การประชุมกลุ่มที่ยาวนานและมีส่วนร่วมมากขึ้น

สำหรับคำถามและความคิดเห็นเล็กๆ น้อยๆ แพลตฟอร์มการส่งข้อความ Slack อนุญาตให้มีการสนทนาแบบรายบุคคลและแบบกลุ่ม ซึ่งสามารถตั้งเป็นสาธารณะหรือส่วนตัวก็ได้

รวดเร็ว ง่าย และปลอดภัย และบริษัทต่างๆ สามารถสร้างช่องทางการสื่อสารแยกต่างหากสำหรับคู่ค้า ผู้ทำงานร่วมกัน และลูกค้าที่บริษัทอื่นๆ

มีทางเลือกอื่นๆ ที่อาจเหมาะสมกับสภาพแวดล้อมการทำงานของคุณมากกว่า หากคุณใช้ Google Workspace อยู่แล้ว คุณอาจทราบเกี่ยวกับความสามารถในการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที

ถ้าทีมของคุณมีกันแค่สองหรือสามคน คุณอาจต้องการแค่กลุ่มส่งข้อความ แม้ว่านี่อาจไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการแยกงาน/ชีวิตและความสมดุล Google Workspace สามารถเป็นเป้าหมายในการประชุมทีมและการสนทนาที่เกี่ยวข้อง ตลอดจนข้อความโต้ตอบแบบทันที

Google Meet และ Google Hangouts ซึ่งเป็นเครื่องมือส่งข้อความวิดีโอของ Google เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดในตลาดสำหรับแฮงเอาท์วิดีโอกับทีมและลูกค้าของคุณ แอปพลิเคชันเหล่านี้ใช้งานและเข้าถึงได้ง่าย และทำงานได้อย่างราบรื่น

ซูมเป็นอีกทางเลือกหนึ่ง แม้ว่าหลายๆ บริษัทจะใช้แพลตฟอร์มนี้ได้สำเร็จ แต่ก็มีข้อกังวลด้านความปลอดภัยกับแพลตฟอร์มนี้ และไม่ได้รวมเข้ากับเครื่องมืออื่นๆ ในแบบเดียวกับที่ Google เป็น

เครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการจัดการโครงการ

การรักษางานและโครงการที่ใช้ร่วมกันให้เป็นไปตามแผนอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายเมื่อต้องทำงานทางไกล ในทำนองเดียวกัน ผู้จัดการจำเป็นต้องอยู่เหนือความก้าวหน้าของแต่ละคน

โชคดีที่มีเครื่องมือที่ออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหาเหล่านี้โดยเฉพาะ

Swapnil Tandon ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ Vendasta แนะนำให้ใช้ ซอฟต์แวร์การจัดการงาน เป็นเครื่องมือในการ "จัดระเบียบวันของคุณ ส่งเสริมการสื่อสารที่โปร่งใสภายในทีมของคุณ และแสดงหลักฐานประสิทธิภาพการทำงาน"

Tandon แนะนำให้ใช้ตัวจัดการงานที่สามารถอัปเดตสมาชิกในทีมเกี่ยวกับความคืบหน้าของงาน จัดเตรียมรายการสิ่งที่ต้องทำ และชี้แจงวันครบกำหนดที่เกี่ยวข้องเมื่อพวกเขาเข้าสู่ระบบทุกเช้า

ข้อมูลนี้ต้องเป็นข้อมูลที่ผู้จัดการทีมสามารถดูได้เช่นกัน ผู้ใช้และผู้จัดการควรเข้าถึงมุมมองทางอากาศของงานที่จะเกิดขึ้น เพื่อให้จัดกำหนดการได้ทันเวลาสำหรับโครงการที่หนักกว่าหรือระยะยาวมากขึ้น และดูความคืบหน้าได้

การผสานรวมเครื่องมือติดตามโครงการช่วยให้พนักงานและผู้จัดการสามารถขยายดูโครงการแต่ละโครงการและระบุว่าสิ่งต่างๆ เป็นไปตามกำหนดเวลาหรือไม่ และยังสามารถให้คำแนะนำแก่ผู้จัดการเกี่ยวกับการแฮงเอาท์โครงการที่ต้องจัดการ

นอกจากนี้ยังสามารถระบุได้ว่างานนั้นจัดขึ้นโดยบุคคลภายนอกหรือไม่ (เช่น เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องอนุมัติการออกแบบ) ผู้จัดการงานที่แข็งแกร่งควรมีเทมเพลตโครงการเพื่อให้การวางแผนโครงการเริ่มต้นและตั้งค่าได้ง่ายและรวดเร็วที่สุด

สุดท้าย คุณต้องการผู้จัดการงานที่มีคุณลักษณะการรายงานบางประเภทที่ช่วยให้คุณสามารถประเมินผลงานและประสิทธิภาพของสมาชิกในทีมเมื่อสิ้นสุดโครงการ

สำหรับเอเจนซี่การตลาดดิจิทัล คุณควรมองหาเครื่องมือที่ลูกค้าของคุณสามารถเข้าถึงได้เพื่อตรวจสอบความคืบหน้าของงานที่คุณกำลังทำอยู่

วิธีนี้เป็นวิธีที่ดีในการลดอีเมลที่ส่งเข้ามาในกล่องจดหมายของคุณในขณะเดียวกันก็สร้างความสัมพันธ์ที่โปร่งใสมากขึ้นกับลูกค้าธุรกิจของคุณ

เครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการแบ่งปันเอกสาร

ขึ้นอยู่กับงานที่ธุรกิจกำลังทำ พวกเขาอาจต้องการการแบ่งปันเอกสารและเครื่องมือการทำงานร่วมกัน

แม้ว่าเครื่องมือที่มุ่งสู่สิ่งนี้เคยเป็น Dropbox แต่ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา กลับถูกทิ้งไว้เพียงฝุ่นผง เนื่องจาก Google Docs ก้าวล้ำหน้าในแง่ของฟังก์ชันการทำงานและความสะดวกในการใช้งาน

ด้วย Google เอกสาร ทีมของคุณสามารถทำงานร่วมกันและแก้ไขเอกสารแบบสดๆ ได้แบบเรียลไทม์ ไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดเอกสาร ทำการเปลี่ยนแปลง และอัปโหลดเวอร์ชันใหม่ Google เอกสารสามารถติดตามการแก้ไข ให้คุณแสดงความคิดเห็น (และส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลที่คุณสามารถตอบกลับในกล่องจดหมายของคุณได้โดยตรง) และอนุญาตให้สมาชิกในทีมหลายคนทำงานในไฟล์ได้พร้อมกัน

Google ชีตมีความสามารถเหมือนกัน แต่นำไปใช้กับสเปรดชีต

เหนือสิ่งอื่นใด หากคุณมี Google Workspace เต็มรูปแบบ เครื่องมือทั้งหมดจะผสานรวมเข้าด้วยกันเพื่อความสะดวกในการนำทางและใช้งาน ซึ่งรวมถึงอีเมล, Google ไดรฟ์ (ซึ่งอนุญาตทั้งที่เก็บข้อมูลสาธารณะและส่วนตัว), Google แฮงเอาท์ (ซึ่งสามารถบันทึกการประชุมของคุณและบันทึกไว้ใน Google ไดรฟ์ของคุณ), Google สไลด์ (สำหรับงานนำเสนอ) และแม้แต่คุณลักษณะการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีใหม่ของ G Suite พร้อมกับ Google Docs และ Google Sheets ดังกล่าว

เครื่องมือที่จำเป็นสำหรับบัญชีเงินเดือนและทรัพยากรบุคคล

หากคุณยังคงทำงานกับทีมเดิมก่อนที่จะออกไปทำงานนอกสถานที่ คุณอาจได้กำหนดบัญชีเงินเดือนไว้แล้ว อย่างไรก็ตาม สถานที่ทำงานหลายแห่งตระหนักดีว่าพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลเปิดโอกาสในการรับสมาชิกในทีมจากต่างประเทศ

แม้ว่าสิ่งนี้จะนำประโยชน์มากมายมาสู่องค์กร แต่ความท้าทายอย่างหนึ่งคือการหาวิธีชำระเงินให้สมาชิกในทีมข้ามพรมแดนและในสกุลเงินต่างๆ

มีกฎหมายและข้อบังคับเฉพาะเกี่ยวกับการรับพนักงานจากระยะไกล และการว่าจ้างบุคคลดังกล่าวอาจเป็นไปไม่ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าคุณมาจากไหน นอกจากเรื่องกฎหมายแล้ว การให้สวัสดิการพนักงานประจำและการจัดการภาษีแก่บุคคลในต่างประเทศอาจเป็นไปไม่ได้หรือค่อนข้างใกล้เคียง

โดยทั่วไป วิธีแก้ไขปัญหานี้คือการจ้างบุคคลดังกล่าวเป็นผู้รับเหมาอิสระ ซึ่งเป็นผู้รับผิดชอบภาษีและผลประโยชน์ของตนเอง

Transferwise เป็นเครื่องมือออนไลน์ที่ปลอดภัย มั่นคง และใช้งานง่ายสำหรับการโอนเงินไปทั่วโลก เพียงแค่ตั้งค่าให้พนักงานของคุณเป็นผู้รับเงิน เช่นเดียวกับที่คุณทำสำหรับการโอนเงินโดยตรงกับพนักงานในประเทศ และคุณสามารถให้พวกเขาได้รับการชำระเงินตามปกติโดยไม่ยุ่งยาก

สำหรับพนักงานที่อยู่ใกล้บ้าน โดยทั่วไปแล้วเครื่องมือที่ดีที่สุดในอุตสาหกรรม ถือ เป็น Gusto ด้วย Gusto คุณสามารถจัดการบัญชีเงินเดือน ทรัพยากรบุคคล สวัสดิการ แม้กระทั่งการเริ่มงานและค่าตอบแทนพนักงาน โดยทั่วไปจะเป็นตัวเลือกที่มั่นคงสำหรับเอเจนซี่หรือลูกค้าธุรกิจขนาดเล็ก

อีกตัวเลือกที่ดีในบัญชีเงินเดือนและ HR คือ Bamboo Bamboo มีส่วนต่อประสานที่เป็นมิตรกับผู้ใช้อย่างยิ่ง ซึ่งช่วยให้คุณและพนักงานของคุณสามารถติดตามเวลาวันหยุด รับเงินตรงเวลา และตรวจสอบวัฒนธรรมและประสิทธิภาพของทีม

เครื่องมือพร้อมตัวเลือกแบบครบวงจร

เมื่อพนักงานเปิดแอปเฉลี่ย 9.4 แอป ในแต่ละวัน ปรากฏการณ์ ความล้าของแอป จึงเป็นเรื่องจริง ดังนั้นจึงเป็นแนวปฏิบัติที่ดีในการลดความเครียดของทีมโดยลดจำนวนแพลตฟอร์มที่คุณแบ่งงานให้เหลือน้อยที่สุด

วิธีที่ดีในการทำเช่นนั้นคือการมองหา ตัวเลือกแบบครบวงจร เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้

เมื่อใช้แพลตฟอร์มของ Vendasta บริษัทต่างๆ สามารถสำรวจตัวเลือกในการดำเนินธุรกิจโดยใช้แพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซแบบ end-to-end เดียว พวกเขาสามารถปรับขนาดการขาย การตลาด การเติมเต็ม และการดำเนินงานภายใน ทั้งหมดนี้ในนามของการช่วยให้ธุรกิจในท้องถิ่นประสบความสำเร็จ

ชุด เครื่องมือออนไลน์สำหรับธุรกิจท้องถิ่น ช่วยให้หน่วยงานด้านการตลาดสามารถใช้ชุดเครื่องมือฟรีที่มีโซลูชันอีคอมเมิร์ซและการสื่อสารออนไลน์ที่ช่วยให้พวกเขาดำเนินธุรกิจจากระยะไกลโดยสามารถขายผลิตภัณฑ์ของตนทางออนไลน์ได้