Alat Kerja Jarak Jauh untuk Menjaga Anda Lebih Aman di 2021

COVID dan pandemi global dengan cepat memaksa kerja jarak jauh untuk bisnis di mana saja dan indikasinya adalah bahwa pemberi kerja dan karyawan mungkin ingin menjadikannya hal yang permanen -- setidaknya secara paruh waktu.

Tujuh puluh enam persen pekerja kantor global dan 82 persen pekerja kantor AS mengatakan mereka ingin terus bekerja dari rumah saat pandemi berakhir, menurut Survei Pengalaman Kerja-dari-Rumah Global .

Di sisi pemberi kerja, laporan survei yang sama mengatakan, “pemberi kerja tipikal dapat menghemat rata-rata $11rb per paruh waktu pekerja jarak jauh/tahun dari kombinasi peningkatan produktivitas; pengurangan omset, ketidakhadiran, dan biaya real estat; dan dapat terus bekerja jika karyawan tidak dapat masuk kerja.”

Diperkirakan pada tahun 2025, 70 persen karyawan akan bekerja dari jarak jauh setidaknya untuk sebagian waktu.

Dengan mempertimbangkan semua ini, berikut adalah beberapa alat dan infrastruktur yang dapat digunakan bisnis Anda untuk beradaptasi dengan cepat dan membuat peralihan ke jarak jauh menjadi lebih efisien.

Alat yang dibutuhkan untuk perekrutan

Mempekerjakan karyawan baru biasanya merupakan proses tatap muka. Bertemu seseorang secara langsung dan berinteraksi dengan mereka membantu perusahaan memahami apakah mereka cocok dengan budaya yang sempurna.

Namun, ketika COVID-19 melanda, wawancara dan pertemuan tatap muka terpukul karena perusahaan tidak dapat lagi menjadwalkan wawancara fisik dengan calon karyawan.

Jadi, bagaimana perusahaan memecahkan masalah mempekerjakan karyawan dari jarak jauh sambil memastikan bahwa mereka cocok ketika mereka tidak dapat bertemu langsung?

Manajer Akuisisi Bakat Vendasta, Celine Martin , punya jawabannya. Martin mengatakan bahwa Google Meet, Zoom, dan platform video lainnya yang penting untuk banyak aktivitas kantor, kini menjadi sangat penting dalam hal perekrutan karyawan baru.

Dia lebih lanjut menambahkan bahwa sementara proses wawancara itu sendiri tidak berubah, pendekatan wawancara pasti telah berubah. Dan di situlah wawancara video berperan.

Meskipun Google Meet dan Zoom dapat digunakan secara efektif, dengan Google Meet dan Google Workspace , Anda dapat dengan mudah mengintegrasikan rapat video dengan kalender dan email, menjadikan pengalaman yang lebih lancar dan teratur.

Bantu klien meningkatkan produktivitas dan kolaborasi dengan menjual kembali Google Workspace!

Alat yang dibutuhkan untuk komunikasi

Ada dua jenis komunikasi yang perlu direncanakan oleh bisnis:

1. Pertanyaan dan komentar kecil sepanjang hari yang perlu disampaikan dengan cepat di antara anggota tim.
2. Semakin lama, semakin terlibat pertemuan kelompok.

Untuk pertanyaan dan komentar kecil, platform perpesanan, Slack , memungkinkan percakapan individu dan grup, yang dapat dibuat publik atau pribadi.

Cepat, mudah, dan aman, dan perusahaan bahkan dapat membuat saluran komunikasi terpisah untuk mitra, kolaborator, dan klien di perusahaan lain.

Ada alternatif lain yang mungkin lebih cocok untuk lingkungan kerja Anda. Jika Anda sudah menggunakan Google Workspace , Anda mungkin mengetahui tentang kemampuan perpesanan instannya.

Jika tim Anda hanya terdiri dari dua atau tiga orang, Anda mungkin lebih suka memiliki grup SMS saja, meskipun ini mungkin bukan pilihan terbaik untuk pemisahan dan keseimbangan pekerjaan/kehidupan. Google Workspace dapat menjadi tujuan Anda untuk rapat tim dan diskusi yang lebih melibatkan serta pesan instan.

Google Meet dan Google Hangouts—alat perpesanan video Google—adalah beberapa opsi terbaik di pasar untuk panggilan video dengan tim dan klien Anda. Aplikasi ini mudah digunakan dan diakses, serta berjalan lancar.

Zoom adalah pilihan lain. Sementara banyak perusahaan berhasil menggunakannya, ada masalah keamanan dengan platform, dan tidak terintegrasi dengan alat lain seperti Google.

Alat yang dibutuhkan untuk manajemen proyek

Menjaga agar tugas dan proyek bersama tetap pada jalurnya dapat menjadi tantangan dalam hal pekerjaan jarak jauh. Demikian juga, manajer harus berada di atas kemajuan individu.

Untungnya, ada alat yang dirancang khusus untuk mengatasi masalah ini.

Manajer Produk Vendasta, Swapnil Tandon , merekomendasikan perangkat lunak manajemen tugas sebagai alat untuk, “mengatur hari Anda, memberdayakan komunikasi yang transparan dalam tim Anda, dan menunjukkan bukti kinerja.”

Tandon merekomendasikan penggunaan pengelola tugas yang dapat memperbarui anggota tim tentang kemajuan tugas mereka, memberi mereka daftar tugas, dan mengklarifikasi tanggal jatuh tempo terkait saat mereka masuk setiap pagi.

Ini perlu menjadi informasi yang juga dapat dilihat oleh manajer tim. Pengguna dan manajer juga harus mendapatkan akses ke tampilan udara dari pekerjaan yang akan datang sehingga mereka dapat menjadwalkan tepat waktu untuk proyek jangka panjang yang lebih berat atau lebih dan melihat kemajuan mereka.

Integrasi pelacak proyek memungkinkan karyawan dan manajernya untuk memperbesar masing-masing proyek dan mengidentifikasi apakah semuanya sesuai jadwal, dan juga dapat memberi tahu manajer tentang masalah proyek yang perlu ditangani.

Itu juga dapat mengidentifikasi apakah pekerjaan ditahan oleh pihak eksternal (misalnya, pemilik usaha kecil yang perlu menyetujui desain). Manajer tugas yang kuat juga harus menyertakan template proyek untuk membuat perencanaan dan pengaturan proyek awal secepat dan semudah mungkin.

Terakhir, Anda menginginkan pengelola tugas yang menyertakan semacam fitur pelaporan yang memungkinkan Anda mengevaluasi pekerjaan dan produktivitas anggota tim di akhir proyek.

Untuk agen pemasaran digital, Anda harus mencari alat yang juga dapat diakses klien Anda untuk memeriksa kemajuan pekerjaan yang Anda lakukan untuk mereka.

Ini bisa menjadi cara yang bagus untuk mengurangi email panik yang masuk ke kotak masuk Anda sambil menciptakan hubungan yang lebih transparan dengan pelanggan bisnis Anda.

Alat yang dibutuhkan untuk berbagi dokumen

Bergantung pada pekerjaan yang dilakukan bisnis, mereka mungkin menemukan kebutuhan untuk berbagi dokumen dan alat kolaborasi.

Sementara alat masuk untuk ini dulunya adalah Dropbox , dalam beberapa tahun terakhir itu ditinggalkan karena Google Docs telah melompat maju dalam hal fungsionalitas dan kemudahan penggunaan.

Dengan Google Dokumen, tim Anda dapat berkolaborasi dan mengedit dokumen secara langsung dan waktu nyata -- tidak perlu mengunduh dokumen, membuat perubahan, dan mengunggah versi baru. Google Documents dapat melacak suntingan, memungkinkan Anda meninggalkan komentar (dan mengirimi Anda pemberitahuan email yang dapat Anda balas langsung di kotak masuk Anda), dan memungkinkan beberapa anggota tim mengerjakan file tersebut secara bersamaan.

Google Spreadsheet memiliki kemampuan yang sama, tetapi menerapkannya pada spreadsheet.

Yang terbaik dari semuanya, jika Anda memiliki Google Workspace lengkap , semua alat terintegrasi untuk kemudahan navigasi dan penggunaan. Ini termasuk email, Google Drive (yang memungkinkan penyimpanan publik dan pribadi), Google Hangouts (yang dapat merekam rapat Anda dan menyimpannya di Google Drive Anda), Google Slides (untuk presentasi), dan bahkan fitur perpesanan instan baru G Suite, bersama dengan Google Docs dan Google Sheets yang disebutkan di atas.

Alat yang dibutuhkan untuk penggajian dan SDM

Jika Anda masih bekerja dengan tim yang sama sebelum melakukan remote, Anda mungkin sudah menyiapkan daftar gaji. Namun, banyak tempat kerja menyadari bahwa tenaga kerja jarak jauh membuka peluang untuk merekrut anggota tim dari luar negeri.

Meskipun hal ini membawa banyak manfaat bagi organisasi, salah satu tantangannya adalah bagaimana cara membayar anggota tim lintas batas dan dalam mata uang yang berbeda.

Ada undang-undang dan peraturan khusus tentang mengambil karyawan jarak jauh, dan mempekerjakan orang seperti itu mungkin tidak dapat dilakukan tergantung dari mana Anda berasal. Selain legalitas, memberikan tunjangan karyawan reguler dan pengelolaan pajak kepada seseorang di luar negeri mungkin tidak mungkin dilakukan, atau sangat dekat dengan itu.

Umumnya cara menyiasatinya adalah dengan mempekerjakan orang tersebut sebagai kontraktor independen, seseorang yang bertanggung jawab atas pajak dan tunjangan mereka sendiri.

Transferwise adalah alat online yang aman, terjamin, dan mudah untuk mengirim transfer uang ke seluruh dunia. Cukup atur karyawan Anda sebagai penerima pembayaran, seperti yang akan Anda lakukan untuk transfer langsung dengan karyawan rumah tangga, dan Anda dapat membuat mereka menerima pembayaran reguler tanpa repot.

Bagi karyawan yang lebih dekat dengan rumah, umumnya alat terbaik di industri dianggap Gusto . Dengan Gusto, Anda dapat mengelola penggajian, SDM, tunjangan, bahkan orientasi dan kompensasi pekerja. Ini umumnya merupakan pilihan yang solid untuk agensi atau klien bisnis kecil mana pun.

Pilihan bagus lainnya di bidang penggajian dan SDM adalah Bambu . Bamboo memiliki antarmuka yang sangat ramah pengguna yang memungkinkan Anda dan karyawan Anda melacak waktu liburan, mendapatkan bayaran tepat waktu, dan memantau budaya dan kinerja tim.

Alat dengan opsi all-in-one

Dengan karyawan yang berpindah antara rata-rata 9,4 aplikasi setiap hari, fenomena keletihan aplikasi itu nyata. Oleh karena itu, merupakan praktik yang baik untuk mengurangi stres tim Anda dengan meminimalkan jumlah platform tempat Anda membagi tugas.

Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan mencari opsi all-in-one jika memungkinkan.

Dengan menggunakan platform Vendasta, perusahaan dapat menjelajahi opsi untuk menjalankan bisnis mereka menggunakan satu platform e-niaga ujung-ke-ujung. Mereka dapat menskalakan penjualan, pemasaran, pemenuhan, dan operasi internal—semua atas nama membantu bisnis lokal berhasil.

Perangkat Daring Bisnis Lokal memungkinkan agen pemasaran menggunakan seperangkat alat gratis yang mencakup e-niaga dan solusi komunikasi daring yang membantu mereka menjalankan bisnis dari jarak jauh dengan dapat menjual produk secara daring.