遠程工作工具讓您在 2021 年更安全

COVID 和全球大流行迅速迫使各地企業進行遠程工作，有跡象表明雇主和僱員可能希望將其永久化——至少是兼職。

根據一項全球在家工作體驗調查，全球 76% 的辦公室工作人員和 82% 的美國辦公室工作人員表示，他們希望在大流行結束後繼續在家工作。

在雇主方面，同一份調查報告稱，“一個典型的雇主可以通過提高生產力的組合，平均每年為每位半職遠程員工節省 11,000 美元； 減少營業額、缺勤率和房地產成本； 並能夠在員工無法上班的情況下繼續工作。”

據估計，到 2025 年， 70% 的員工將至少部分時間遠程工作。

考慮到所有這些，您的企業可以使用以下一些工具和基礎架構來快速適應並更高效地遷移到遠程。

招聘所需的工具

僱用新員工通常是一個面對面的過程。 親自會見某人並與他們互動有助於公司了解他們是否是完美的文化契合者。

然而，當 COVID-19 來襲時，面對面的面試和會議受到了打擊，因為公司無法再安排與潛在員工的面談。

那麼，企業如何解決遠程招聘員工的問題，同時在無法親自會見員工的情況下確保他們合適呢？

Vendasta 人才招聘經理Celine Martin給出了答案。 馬丁說，谷歌 Meet、Zoom 和其他許多辦公活動必不可少的視頻平台，現在在招聘新員工時尤為重要。

她進一步補充說，雖然面試過程本身沒有改變，但面試方法肯定有。 這就是視頻採訪發揮作用的地方。

雖然 Google Meet 和 Zoom 都可以有效使用，但藉助 Google Meet 和Google Workspace ，您可以輕鬆地將視頻會議與您的日曆和電子郵件集成，從而獲得更加無縫和井井有條的體驗。

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溝通所需的工具

企業需要規劃的通信主要有兩種類型：

1. 全天需要在團隊成員之間快速傳遞的小問題和評論。
2. 時間越長，參與度越高的小組會議。

對於小問題和評論，消息傳遞平台Slack允許個人和群組對話，可以公開或私密。

它快速、簡單且安全，公司甚至可以為其他公司的合作夥伴、協作者和客戶創建單獨的通信渠道。

還有其他可能更適合您的工作環境的替代方案。 如果您已經在使用Google Workspace ，您可能知道它的即時消息傳遞功能。

如果您的團隊只有兩三個人，您可能更願意只擁有一個短信群，儘管這可能不是工作/生活分離和平衡的最佳選擇。 Google Workspace可以成為您召開團隊會議、參與更多討論以及即時消息的首選。

Google Meet 和 Google Hangouts（Google 的視頻消息工具）是市場上與您的團隊和客戶進行視頻通話的最佳選擇。 這些應用程序易於使用和訪問，並且運行流暢。

縮放是另一種選擇。 雖然許多公司成功地使用了它，但該平台存在安全問題，而且它沒有像谷歌那樣與其他工具集成。

項目管理所需的工具

就遠程工作而言，保持共享任務和項目正常進行可能是一項挑戰。 同樣，管理者需要掌握個人進步。

幸運的是，有專門為解決這些問題而設計的工具。

Vendasta 產品經理Swapnil Tandon推薦使用任務管理軟件作為工具，以“安排您的一天，在您的團隊中實現透明的溝通，並展示績效證明。”

Tandon 建議使用任務管理器，它能夠向團隊成員更新任務進度，為他們提供待辦事項列表，並在他們每天早上登錄時闡明任何相關的截止日期。

這需要是團隊經理也可以看到的信息。 用戶和管理人員還應該可以訪問即將進行的工作的鳥瞰圖，以便他們可以及時安排更重或更長期的項目並查看他們的進度。

項目跟踪器集成允許員工及其經理放大單個項目並確定事情是否按計劃進行，還可以向經理提示需要解決的項目掛斷。

它還可以確定工作是否被外部方（例如，需要批准設計的小企業主）擱置。 一個強大的任務管理器還應該包括項目模板，以盡可能快速和輕鬆地進行初始項目規劃和設置。

最後，您需要一個包含某種報告功能的任務管理器，允許您在項目結束時評估團隊成員的工作和生產力。

對於數字營銷機構，您應該尋找一種您的客戶也可以訪問的工具，以檢查您為他們所做的工作的進度。

這可能是減少進入收件箱的瘋狂電子郵件的好方法，同時與您的企業客戶建立更透明的關係。

文檔共享所需的工具

根據企業所做的工作，他們可能會發現需要文檔共享和協作工具。

雖然這方面的首選工具曾經是Dropbox ，但在過去幾年中，隨著 Google Docs 在功能和易用性方面的飛躍，它已經被拋在了塵土中。

借助 Google 文檔，您的團隊可以實時協作和編輯文檔——無需下載文檔、進行更改和上傳新版本。 Google 文檔可以跟踪編輯，讓您發表評論（並向您發送電子郵件通知，您可以直接在收件箱中回复），並允許多個團隊成員同時處理文件。

Google 表格具有相同的功能，但將它們應用於電子表格。

最重要的是，如果您擁有完整的Google Workspace ，所有工具都會集成在一起，以便於導航和使用。 這包括電子郵件、Google Drive（它允許公共和私人存儲）、Google Hangouts（它可以記錄你的會議並將它們保存在你的 Google Drive 中）、Google Slides（用於演示），甚至 G Suite 的新即時消息功能，連同前面提到的谷歌文檔和谷歌表格。

薪資和人力資源所需的工具

如果您在遠程辦公之前仍在同一個團隊中工作，則您可能已經確定了工資單。 然而，許多工作場所都意識到遠程勞動力為引進海外團隊成員提供了機會。

雖然這為組織帶來了許多好處，但其中一個挑戰可能是弄清楚如何以不同的貨幣跨境支付團隊成員的工資。

有關於聘用遠程員工的具體法律法規，並且根據您來自哪裡，可能無法僱用此類人員。 除了合法性之外，向海外人士提供定期員工福利和稅務管理可能是不可能的，或者幾乎不可能。

一般來說，解決這個問題的方法是聘請此人作為獨立承包商，負責自己的稅收和福利。

Transferwise是一種安全、可靠且簡單的在線工具，用於在全球範圍內匯款。 只需將您的員工設置為收款人，就像您與國內員工進行直接轉賬一樣，您就可以讓他們輕鬆接收定期付款。

對於那些離家較近的員工，通常認為業內最好的工具是Gusto 。 使用 Gusto，您可以管理薪資、人力資源、福利，甚至是入職和員工薪酬。 對於任何機構或小型企業客戶來說，它通常是一個可靠的選擇。

薪資和人力資源領域的另一個不錯的選擇是Bamboo 。 Bamboo 具有超級用戶友好的界面，允許您和您的員工跟踪休假時間、按時獲得報酬以及監控團隊文化和績效。

具有多合一選項的工具

員工平均每天在9.4 個應用程序之間跳來跳去，應用程序疲勞現像是真實存在的。 因此，通過盡量減少將任務劃分到的平台數量來減輕團隊壓力是一種很好的做法。

這樣做的一個好方法是盡可能尋找多合一選項。

使用 Vendasta 的平台，公司可以探索使用單一端到端電子商務平台運營業務的選擇。 他們可以擴大銷售、營銷、履行和內部運營——所有這些都是為了幫助當地企業取得成功。

Local Business Online Toolkit允許營銷機構使用一套免費工具，其中包括電子商務和在線通信解決方案，通過在線銷售產品來幫助他們遠程經營業務。