Strumenti di lavoro a distanza per mantenerti più sicuro nel 2021

COVID e la pandemia globale hanno rapidamente costretto il lavoro a distanza per le aziende di tutto il mondo e le indicazioni sono che i datori di lavoro e i dipendenti potrebbero voler renderlo una cosa permanente, almeno a tempo parziale.

Il 76% degli impiegati globali e l'82% degli impiegati statunitensi afferma di voler continuare a lavorare da casa quando la pandemia sarà finita, secondo un Global Work-from-Home Experience Survey .

Dal punto di vista del datore di lavoro, lo stesso rapporto del sondaggio afferma: “un tipico datore di lavoro può risparmiare una media di $ 11.000 per lavoratore a distanza a metà tempo all'anno da una combinazione di aumento della produttività; riduzione del fatturato, dell'assenteismo e dei costi immobiliari; ed essere in grado di continuare a lavorare nel caso in cui i dipendenti non possano mettersi al lavoro.

Si stima che entro il 2025 il 70% dei dipendenti lavorerà da remoto almeno per una parte del tempo.

Tenendo presente tutto ciò, ecco alcuni strumenti e infrastrutture che la tua azienda può utilizzare per adattarsi rapidamente e rendere più efficiente il passaggio al remoto.

Strumenti necessari per l'assunzione

L'assunzione di nuovi dipendenti è in genere un processo faccia a faccia. Incontrare qualcuno di persona e interagire con loro aiuta le aziende a capire se sarebbero una cultura perfetta.

Tuttavia, quando il COVID-19 ha colpito, le interviste e le riunioni faccia a faccia hanno subito un duro colpo poiché le aziende non potevano più programmare colloqui fisici con potenziali dipendenti.

Quindi, in che modo le aziende risolvono il problema dell'assunzione di dipendenti da remoto assicurandosi che siano adatti quando non possono incontrarli di persona?

Vendasta Talent Acquisition Manager, Celine Martin , ha la risposta. Martin afferma che Google Meet, Zoom e altre piattaforme video essenziali per molte attività d'ufficio sono ora particolarmente importanti quando si tratta di assumere nuovi dipendenti.

Aggiunge inoltre che mentre il processo di intervista in sé non è cambiato, l'approccio alle interviste è decisamente cambiato. Ed è qui che entrano in gioco le video interviste.

Sebbene sia Google Meet che Zoom possano essere utilizzati in modo efficace, con Google Meet e Google Workspace puoi facilmente integrare le riunioni video con il tuo calendario e la tua email, per un'esperienza più fluida e organizzata.

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Strumenti necessari per la comunicazione

Ci sono principalmente due tipi di comunicazione che le aziende devono pianificare:

1. Le piccole domande e i commenti durante la giornata che devono essere passati rapidamente tra i membri del team.
2. Gli incontri di gruppo più lunghi e più coinvolti.

Per le piccole domande e i commenti, la piattaforma di messaggistica, Slack , consente conversazioni individuali e di gruppo, che possono essere rese pubbliche o private.

È veloce, facile e sicuro e le aziende possono persino creare canali di comunicazione separati per partner, collaboratori e clienti di altre aziende.

Ci sono altre alternative che potrebbero essere più adatte al tuo ambiente di lavoro. Se stai già utilizzando Google Workspace , probabilmente conosci le sue funzionalità di messaggistica istantanea.

Se la tua squadra è composta solo da due o tre persone, potresti preferire avere solo un gruppo di messaggi di testo, anche se questa potrebbe non essere l'opzione migliore per la separazione e l'equilibrio tra lavoro e vita privata. Google Workspace può essere il tuo punto di riferimento per le riunioni del team e le discussioni più coinvolgenti, nonché per i messaggi istantanei.

Google Meet e Google Hangouts, gli strumenti di messaggistica video di Google, sono alcune delle migliori opzioni sul mercato per le videochiamate con il tuo team e i tuoi clienti. Queste applicazioni sono facili da usare e accedere e funzionano senza problemi.

Lo zoom è un'altra opzione. Sebbene molte aziende la utilizzino con successo, ci sono stati problemi di sicurezza con la piattaforma e non è integrata con altri strumenti nel modo in cui lo è Google.

Strumenti necessari per la gestione del progetto

Tenere sotto controllo le attività e i progetti condivisi può essere una sfida quando si tratta di lavoro da remoto. Allo stesso modo, i manager devono essere al passo con i progressi individuali.

Fortunatamente, esistono strumenti appositamente progettati per risolvere questi problemi.

Il product manager di Vendasta, Swapnil Tandon , consiglia il software di gestione delle attività come strumento per "organizzare la giornata, potenziare la comunicazione trasparente all'interno del team e dimostrare le prestazioni".

Tandon consiglia di utilizzare un task manager in grado di aggiornare i membri del team sullo stato di avanzamento delle loro attività, fornire loro un elenco di cose da fare e chiarire eventuali scadenze pertinenti quando accedono ogni mattina.

Queste devono essere informazioni che anche un team manager può vedere. Utenti e manager dovrebbero anche avere accesso a una veduta aerea del lavoro imminente in modo che possano programmare in tempo per progetti più pesanti o più a lungo termine e visualizzare i loro progressi.

Un'integrazione del project tracker consente ai dipendenti e ai loro manager di ingrandire i singoli progetti e identificare se le cose sono nei tempi previsti, e può anche avvisare i manager di problemi di progetto che devono essere risolti.

Può anche identificare se il lavoro è bloccato da una parte esterna (ad esempio, un piccolo imprenditore che deve approvare un progetto). Un potente task manager dovrebbe includere anche modelli di progetto per rendere la pianificazione e l'impostazione iniziale del progetto il più semplice e veloce possibile.

Infine, vuoi un task manager che includa una sorta di funzione di reporting che ti consenta di valutare il lavoro e la produttività dei membri del tuo team alla fine del progetto.

Per le agenzie di marketing digitale, dovresti cercare uno strumento a cui possano accedere anche i tuoi clienti per verificare lo stato di avanzamento del lavoro che stai svolgendo per loro.

Questo può essere un ottimo modo per ridurre le e-mail frenetiche che arrivano nella tua casella di posta creando al contempo una relazione più trasparente con i tuoi clienti aziendali.

Strumenti necessari per la condivisione dei documenti

A seconda del lavoro svolto da un'azienda, potrebbe essere necessario disporre di strumenti di collaborazione e condivisione dei documenti.

Mentre lo strumento di riferimento per questo era Dropbox , negli ultimi anni è stato lasciato nella polvere poiché Google Docs ha fatto un balzo in avanti in termini di funzionalità e facilità d'uso.

Con Google Documenti, il tuo team può collaborare e modificare i documenti dal vivo e in tempo reale: non è necessario scaricare un documento, apportare modifiche e caricare una nuova versione. Google Docs può tenere traccia delle modifiche, ti consente di lasciare commenti (e ti invia una notifica via email a cui puoi rispondere direttamente nella tua casella di posta) e consente a più membri del team di lavorare sul file contemporaneamente.

Fogli Google ha le stesse funzionalità, ma le applica ai fogli di lavoro.

Soprattutto, se disponi di Google Workspace completo , tutti gli strumenti sono integrati per facilitare la navigazione e l'utilizzo. Ciò include e-mail, Google Drive (che consente l'archiviazione sia pubblica che privata), Google Hangouts (che può registrare le tue riunioni e salvarle su Google Drive), Presentazioni Google (per le presentazioni) e persino la nuova funzione di messaggistica istantanea di G Suite, insieme ai già citati Google Documenti e Fogli Google.

Strumenti necessari per buste paga e risorse umane

Se lavori ancora con lo stesso team prima di passare al remoto, potresti già avere stabilito il tuo libro paga. Tuttavia, molti luoghi di lavoro si stanno rendendo conto che una forza lavoro remota offre opportunità per coinvolgere membri di team all'estero.

Sebbene ciò porti molti vantaggi a un'organizzazione, una sfida può essere capire come pagare i membri del team oltre confine e in valute diverse.

Esistono leggi e regolamenti specifici sull'assunzione di dipendenti remoti e l'assunzione di tali persone potrebbe non essere possibile a seconda di dove vieni. Oltre agli aspetti legali, fornire regolari benefici per i dipendenti e gestione fiscale a qualcuno all'estero potrebbe essere impossibile, o quasi.

Generalmente il modo per aggirare questo problema è assumere la persona come appaltatore indipendente, qualcuno responsabile delle proprie tasse e benefici.

Transferwise è uno strumento online sicuro, protetto e facile per inviare trasferimenti di denaro in tutto il mondo. Imposta semplicemente il tuo dipendente come beneficiario, proprio come faresti per i trasferimenti diretti con i dipendenti domestici, e puoi fargli ricevere pagamenti regolari senza problemi.

Per quei dipendenti che sono più vicini a casa, generalmente lo strumento migliore del settore è considerato Gusto . Con Gusto puoi gestire le buste paga, le risorse umane, i benefit, persino l'onboarding e la retribuzione dei lavoratori. In genere è un'opzione solida per qualsiasi agenzia o cliente di piccole imprese.

Un'altra buona opzione nella sfera del libro paga e delle risorse umane è Bamboo . Bamboo ha un'interfaccia super user-friendly che consente a te e ai tuoi dipendenti di tenere traccia delle ferie, essere pagato in tempo e monitorare la cultura e le prestazioni del team.

Strumenti con opzioni all-in-one

Con i dipendenti che rimbalzano tra una media di 9,4 app al giorno, il fenomeno dell'affaticamento delle app è reale. Pertanto, è una buona pratica ridurre lo stress del tuo team riducendo al minimo la quantità di piattaforme in cui dividi le attività.

Un ottimo modo per farlo è cercare opzioni all-in-one quando possibile.

Utilizzando la piattaforma di Vendasta, le aziende possono esplorare la possibilità di gestire le proprie attività utilizzando un'unica piattaforma di e-commerce end-to-end. Possono ridimensionare le vendite, il marketing, la realizzazione e le operazioni interne, il tutto per aiutare le aziende locali ad avere successo.

Il Local Business Online Toolkit consente alle agenzie di marketing di utilizzare una serie di strumenti gratuiti che includono e-commerce e soluzioni di comunicazione online che le aiutano a gestire le loro attività da remoto potendo vendere i loro prodotti online.