Outils de travail à distance pour assurer votre sécurité en 2021

Le COVID et la pandémie mondiale ont rapidement forcé le travail à distance pour les entreprises du monde entier et il semble que les employeurs et les employés voudront peut-être en faire une chose permanente – au moins à temps partiel.

Selon une enquête mondiale sur l'expérience du travail à domicile, 76 % des employés de bureau dans le monde et 82 % des employés de bureau aux États-Unis déclarent vouloir continuer à travailler à domicile une fois la pandémie terminée .

Du côté des employeurs, le même rapport d'enquête indique qu'« un employeur typique peut économiser en moyenne 11 000 $ par travailleur à distance à mi-temps / an grâce à une combinaison d'augmentation de la productivité ; réduction du chiffre d'affaires, de l'absentéisme et des coûts immobiliers ; et pouvoir continuer à travailler même si les employés ne peuvent pas se rendre au travail.

On estime que d'ici 2025, 70 % des employés travailleront à distance au moins une partie du temps.

Avec tout cela à l'esprit, voici quelques outils et infrastructures que votre entreprise peut utiliser pour s'adapter rapidement et rendre le passage à distance plus efficace.

Outils nécessaires à l'embauche

L'embauche de nouveaux employés se fait généralement en face à face. Rencontrer quelqu'un en personne et interagir avec lui aide les entreprises à comprendre s'il serait parfaitement adapté à la culture.

Cependant, lorsque le COVID-19 a frappé, les entretiens et les réunions en face à face ont pris un coup, car les entreprises ne pouvaient plus planifier d'entretiens physiques avec des employés potentiels.

Alors, comment les entreprises résolvent-elles le problème de l'embauche d'employés à distance tout en s'assurant qu'ils conviennent bien lorsqu'elles ne peuvent pas les rencontrer en personne ?

Vendasta Talent Acquisition Manager, Céline Martin , a la réponse. Martin dit que Google Meet, Zoom et d'autres plateformes vidéo essentielles pour de nombreuses activités de bureau sont désormais particulièrement importantes lorsqu'il s'agit d'embaucher de nouveaux employés.

Elle ajoute en outre que si le processus d'entretien lui-même n'a pas changé, l'approche des entretiens a définitivement changé. Et c'est là que les interviews vidéo entrent en jeu.

Bien que Google Meet et Zoom puissent être utilisés efficacement, avec Google Meet et Google Workspace , vous pouvez facilement intégrer des visioconférences à votre calendrier et à vos e-mails, pour une expérience plus transparente et organisée.

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Outils nécessaires à la communication

Il existe en grande partie deux types de communication que les entreprises doivent planifier :

1. Les petites questions et commentaires tout au long de la journée qui doivent être rapidement transmis aux membres de l'équipe.
2. Les réunions de groupe plus longues et plus impliquées.

Pour les petites questions et commentaires, la plateforme de messagerie, Slack , permet des conversations individuelles et de groupe, qui peuvent être rendues publiques ou privées.

C'est rapide, facile et sécurisé, et les entreprises peuvent même créer des canaux de communication distincts pour les partenaires, les collaborateurs et les clients d'autres entreprises.

Il existe d'autres alternatives qui peuvent être mieux adaptées à votre environnement de travail. Si vous utilisez déjà Google Workspace , vous connaissez probablement ses fonctionnalités de messagerie instantanée.

Si votre équipe ne compte que deux ou trois personnes, vous préférerez peut-être n'avoir qu'un groupe de textos, bien que ce ne soit peut-être pas la meilleure option pour la séparation et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Google Workspace peut être votre référence pour les réunions d'équipe et les discussions plus complexes ainsi que pour les messages instantanés.

Google Meet et Google Hangouts, les outils de messagerie vidéo de Google, comptent parmi les meilleures options du marché pour les appels vidéo avec votre équipe et vos clients. Ces applications sont faciles à utiliser et à accéder, et fonctionnent sans problème.

Le zoom est une autre option. Bien que de nombreuses entreprises l'utilisent avec succès, il y a eu des problèmes de sécurité avec la plate-forme et elle n'est pas intégrée à d'autres outils comme Google l'est.

Outils nécessaires à la gestion de projet

Garder les tâches et les projets partagés sur la bonne voie peut être un défi en matière de travail à distance. De même, les managers doivent être au courant des progrès individuels.

Heureusement, il existe des outils spécialement conçus pour résoudre ces problèmes.

Le chef de produit de Vendasta, Swapnil Tandon , recommande un logiciel de gestion des tâches comme outil pour "organiser votre journée, permettre une communication transparente au sein de votre équipe et montrer la preuve de la performance".

Tandon recommande d'utiliser un gestionnaire de tâches capable d'informer les membres de l'équipe de l'avancement de leurs tâches, de leur fournir une liste de tâches et de clarifier les dates d'échéance pertinentes lorsqu'ils se connectent chaque matin.

Il doit s'agir d'informations qu'un chef d'équipe peut également voir. Les utilisateurs et les gestionnaires doivent également avoir accès à une vue aérienne des travaux à venir afin de pouvoir planifier à temps des projets plus lourds ou à plus long terme et visualiser leur avancement.

Une intégration de suivi de projet permet aux employés et à leurs responsables de zoomer sur des projets individuels et d'identifier si les choses sont dans les délais, et peut également indiquer aux responsables les blocages de projet qui doivent être résolus.

Il peut également identifier si le travail est retardé par une partie externe (par exemple, un propriétaire de petite entreprise qui doit approuver une conception). Un bon gestionnaire de tâches devrait également inclure des modèles de projet pour rendre la planification et la configuration initiales du projet aussi rapides et faciles que possible.

Enfin, vous voulez un gestionnaire de tâches qui inclut une sorte de fonction de rapport qui vous permet d'évaluer le travail et la productivité des membres de votre équipe à la fin du projet.

Pour les agences de marketing numérique, vous devriez rechercher un outil auquel vos clients peuvent également accéder pour vérifier l'avancement du travail que vous faites pour eux.

Cela peut être un excellent moyen de réduire les e-mails frénétiques entrant dans votre boîte de réception tout en créant une relation plus transparente avec vos clients professionnels.

Outils nécessaires au partage de documents

Selon le travail effectué par une entreprise, elle peut avoir besoin d'outils de partage de documents et de collaboration.

Alors que l'outil de prédilection pour cela était Dropbox , au cours des dernières années, il a été laissé dans la poussière car Google Docs a fait un bond en avant en termes de fonctionnalité et de facilité d'utilisation.

Avec Google Docs, votre équipe peut collaborer et modifier des documents en direct et en temps réel : pas besoin de télécharger un document, d'apporter des modifications et de télécharger une nouvelle version. Google Docs peut suivre les modifications, vous permet de laisser des commentaires (et vous envoie une notification par e-mail à laquelle vous pouvez répondre directement dans votre boîte de réception) et permet à plusieurs membres de l'équipe de travailler sur le fichier en même temps.

Google Sheets a les mêmes fonctionnalités, mais les applique aux feuilles de calcul.

Mieux encore, si vous disposez de l'intégralité de Google Workspace , tous les outils sont intégrés pour faciliter la navigation et l'utilisation. Cela inclut les e-mails, Google Drive (qui permet à la fois le stockage public et privé), Google Hangouts (qui peut enregistrer vos réunions et les enregistrer dans votre Google Drive), Google Slides (pour les présentations) et même la nouvelle fonctionnalité de messagerie instantanée de G Suite, ainsi que les Google Docs et Google Sheets susmentionnés.

Outils nécessaires pour la paie et les RH

Si vous travaillez toujours avec la même équipe avant de partir à distance, vous avez peut-être déjà établi votre masse salariale. Cependant, de nombreux lieux de travail se rendent compte qu'une main-d'œuvre distante ouvre des opportunités pour faire venir des membres d'équipe à l'étranger.

Bien que cela apporte de nombreux avantages à une organisation, un défi peut être de déterminer comment payer les membres de l'équipe au-delà des frontières et dans différentes devises.

Il existe des lois et des réglementations spécifiques concernant l'embauche d'employés à distance, et l'embauche de telles personnes peut ne pas être possible selon l'endroit d'où vous venez. Outre les aspects juridiques, fournir des avantages sociaux réguliers et une gestion fiscale à quelqu'un à l'étranger peut être impossible, ou presque.

Généralement, la façon de contourner ce problème est d'embaucher la personne en tant qu'entrepreneur indépendant, une personne responsable de ses propres impôts et prestations.

Transferwise est un outil en ligne sûr, sécurisé et simple pour envoyer des transferts d'argent à travers le monde. Configurez simplement votre employé en tant que bénéficiaire, un peu comme vous le feriez pour les transferts directs avec des employés domestiques, et vous pouvez leur faire recevoir des paiements réguliers sans tracas.

Pour les employés qui sont plus près de chez eux, le meilleur outil de l'industrie est généralement considéré comme Gusto . Avec Gusto, vous pouvez gérer la paie, les RH, les avantages sociaux, même l'intégration et la rémunération des travailleurs. C'est généralement une option solide pour toute agence ou petite entreprise cliente.

Une autre bonne option dans le domaine de la paie et des RH est Bamboo . Bamboo a une interface super conviviale qui vous permet, à vous et à vos employés, de suivre les vacances, d'être payé à temps et de surveiller la culture et les performances de l'équipe.

Outils avec options tout-en-un

Avec des employés rebondissant entre une moyenne de 9,4 applications chaque jour, le phénomène de fatigue des applications est réel. Par conséquent, il est recommandé de réduire le stress de votre équipe en minimisant le nombre de plates-formes sur lesquelles vous répartissez les tâches.

Une excellente façon de le faire est de rechercher des options tout-en-un chaque fois que possible.

En utilisant la plate-forme de Vendasta, les entreprises peuvent explorer la possibilité de gérer leurs activités à l'aide d'une seule plate-forme de commerce électronique de bout en bout. Ils peuvent faire évoluer les ventes, le marketing, l'exécution et les opérations internes, le tout dans le but d'aider les entreprises locales à réussir.

La boîte à outils en ligne pour les entreprises locales permet aux agences de marketing d'utiliser un ensemble d'outils gratuits comprenant des solutions de commerce électronique et de communication en ligne qui les aident à gérer leurs entreprises à distance en leur permettant de vendre leurs produits en ligne.