Instrumente de lucru de la distanță pentru a vă menține mai în siguranță în 2021

COVID și pandemia globală au forțat rapid munca de la distanță pentru companiile de pretutindeni și indicii arată că angajatorii și angajații ar putea dori să o transforme într-un lucru permanent -- cel puțin cu normă parțială.

Șaptezeci și șase la sută dintre angajații de birou la nivel mondial și 82 la sută dintre angajații de birou din SUA spun că doresc să continue să lucreze de acasă atunci când pandemia se va termina, conform unui sondaj global privind experiența muncii de acasă .

În ceea ce privește angajatorul, același raport de sondaj spune: „un angajator tipic poate economisi o medie de 11.000 USD per lucrător la distanță cu jumătate de normă/an dintr-o combinație de productivitate crescută; cifră de afaceri redusă, absenteism și costuri imobiliare; și a putea continua să lucreze în cazul în care angajații nu se pot pune la muncă.”

Se estimează că până în 2025 70% dintre angajați vor lucra de la distanță cel puțin o parte din timp.

Având toate acestea în vedere, iată câteva instrumente și infrastructură pe care afacerea dvs. le poate folosi pentru a se adapta rapid și a face trecerea la distanță mai eficientă.

Instrumente necesare pentru angajare

Angajarea de noi angajați este de obicei un proces față în față. Întâlnirea personală cu cineva și interacțiunea cu acesta ajută companiile să înțeleagă dacă s-ar potrivi perfect cu cultura.

Cu toate acestea, atunci când a lovit COVID-19, interviurile și întâlnirile față în față au fost afectate, deoarece companiile nu mai puteau programa interviuri fizice cu potențialii angajați.

Deci, cum rezolvă companiile problema angajării angajaților de la distanță, asigurându-se în același timp că aceștia se potrivesc atunci când nu îi pot întâlni personal?

Managerul de achiziție de talente Vendasta, Celine Martin , are răspunsul. Martin spune că Google Meet, Zoom și alte platforme video care sunt esențiale pentru multe activități de birou sunt acum deosebit de importante atunci când vine vorba de angajarea de noi angajați.

Ea adaugă în continuare că, deși procesul de interviu în sine nu s-a schimbat, abordarea interviurilor s-a schimbat cu siguranță. Și aici intră în joc interviurile video.

În timp ce atât Google Meet, cât și Zoom pot fi utilizate eficient, cu Google Meet și Google Workspace , puteți integra cu ușurință întâlnirile video cu calendarul și e-mailul dvs., oferind o experiență mai simplă și organizată.

Ajutați clienții să crească productivitatea și colaborarea prin revânzarea Google Workspace!

Instrumente necesare pentru comunicare

Există în mare două tipuri de comunicare pe care companiile trebuie să le planifice:

1. Micile întrebări și comentarii de-a lungul zilei care trebuie transmise rapid membrilor echipei.
2. Cu cât întâlnirile de grup sunt mai lungi și mai implicate.

Pentru micile întrebări și comentarii, platforma de mesagerie, Slack , permite conversații individuale și de grup, care pot fi făcute fie publice, fie private.

Este rapid, ușor și sigur, iar companiile pot chiar să creeze canale de comunicare separate pentru parteneri, colaboratori și clienți din alte companii.

Există și alte alternative care pot fi mai potrivite pentru mediul dvs. de lucru. Dacă utilizați deja Google Workspace , probabil că știți despre capabilitățile sale de mesagerie instantanee.

Dacă echipa dvs. este formată din doar două sau trei persoane, este posibil să preferați să aveți doar un grup de mesaje text, deși aceasta poate să nu fie cea mai bună opțiune pentru separarea și echilibrul dintre muncă și viață. Google Workspace poate fi locul tău de plecare pentru întâlnirile de echipă și discuțiile mai implicate, precum și pentru mesaje instantanee.

Google Meet și Google Hangouts — instrumentele de mesagerie video Google — sunt unele dintre cele mai bune opțiuni de pe piață pentru apeluri video cu echipa și clienții dvs. Aceste aplicații sunt ușor de utilizat și de accesat și rulează fără probleme.

Zoom-ul este o altă opțiune. În timp ce multe companii îl folosesc cu succes, au existat probleme de securitate cu platforma și nu este integrată cu alte instrumente așa cum este Google.

Instrumente necesare pentru managementul proiectelor

Menținerea sarcinilor și proiectelor partajate pe drumul cel bun poate fi o provocare atunci când vine vorba de lucrul la distanță. De asemenea, managerii trebuie să fie la curent cu progresul individual.

Din fericire, există instrumente special concepute pentru rezolvarea acestor probleme.

Managerul de produs Vendasta, Swapnil Tandon , recomandă software-ul de gestionare a sarcinilor ca instrument pentru „organizarea zilei tale, împuternicirea unei comunicări transparente în cadrul echipei tale și dovada performanței”.

Tandon recomandă utilizarea unui manager de activități care poate să-i actualizeze pe membrii echipei cu privire la progresul sarcinilor lor, să le furnizeze o listă de sarcini și să clarifice orice date scadente relevante atunci când se conectează în fiecare dimineață.

Acestea trebuie să fie informații pe care le poate vedea și un manager de echipă. Utilizatorii și managerii ar trebui, de asemenea, să aibă acces la o vedere aeriană a lucrărilor viitoare, astfel încât să poată programa la timp pentru proiecte mai grele sau pe termen lung și să le vadă progresul.

O integrare de urmărire a proiectelor permite angajaților și managerilor lor să mărească proiectele individuale și să identifice dacă lucrurile sunt în program și, de asemenea, îi poate înștiința pe manageri cu privire la blocajele de proiect care trebuie rezolvate.

De asemenea, poate identifica dacă munca este întârziată de o parte externă (de exemplu, un proprietar de afaceri mici care trebuie să aprobe un proiect). Un manager de sarcini puternic ar trebui să includă, de asemenea, șabloane de proiect pentru a face planificarea și configurarea inițială a proiectului cât mai rapid și ușor posibil.

În cele din urmă, doriți un manager de activități care să includă un fel de caracteristică de raportare care vă permite să evaluați munca și productivitatea membrilor echipei dvs. la sfârșitul proiectului.

Pentru agențiile de marketing digital, ar trebui să căutați un instrument pe care clienții dvs. să îl poată accesa și pentru a verifica progresul muncii pe care o faceți pentru ei.

Aceasta poate fi o modalitate excelentă de a reduce numărul de e-mailuri frenetice care vin în căsuța dvs. de e-mail, creând în același timp o relație mai transparentă cu clienții dvs. de afaceri.

Instrumente necesare pentru partajarea documentelor

În funcție de munca pe care o desfășoară o companie, aceștia pot găsi nevoia de instrumente de partajare a documentelor și de colaborare.

Deși instrumentul de bază pentru acest lucru era Dropbox , în ultimii ani a fost lăsat în praf, deoarece Google Docs a făcut un salt înainte în ceea ce privește funcționalitatea și ușurința de utilizare.

Cu Google Docs, echipa dvs. poate colabora și edita documente live și în timp real -- nu este nevoie să descărcați un document, să faceți modificări și să încărcați o nouă versiune. Google Docs poate urmări editările, vă permite să lăsați comentarii (și vă trimite o notificare prin e-mail la care puteți răspunde direct în căsuța de e-mail) și permite mai multor membri ai echipei să lucreze la fișier în același timp.

Foi de calcul Google are aceleași capacități, dar le aplică foilor de calcul.

Cel mai bine, dacă aveți întregul spațiu de lucru Google , toate instrumentele sunt integrate pentru ușurință în navigare și utilizare. Acestea includ e-mailul, Google Drive (care permite stocarea atât publică, cât și privată), Google Hangouts (care vă poate înregistra întâlnirile și le poate salva în Google Drive), Google Slides (pentru prezentări) și chiar noua funcție de mesagerie instantanee a G Suite. împreună cu Google Docs și Google Sheets menționate mai sus.

Instrumente necesare pentru salarizare și resurse umane

Dacă încă mai lucrați cu aceeași echipă înainte de a merge la distanță, este posibil să aveți deja statul de plată stabilit. Cu toate acestea, multe locuri de muncă realizează că o forță de muncă de la distanță deschide oportunități pentru a aduce membri ai echipei de peste mări.

Deși acest lucru aduce multe beneficii unei organizații, o provocare poate fi să găsești cum să plătească membrii echipei peste granițe și în diferite valute.

Există legi și reglementări specifice cu privire la preluarea angajaților de la distanță, iar angajarea unor astfel de persoane ar putea să nu fie posibilă, în funcție de locul de unde vii. Pe lângă legalități, oferirea de beneficii regulate pentru angajați și de gestionare a impozitelor cuiva din străinătate ar putea fi imposibilă sau destul de aproape de asta.

În general, modalitatea de a ocoli acest lucru este de a angaja persoana ca antreprenor independent, cineva responsabil pentru propriile impozite și beneficii.

Transferwise este un instrument online sigur, securizat și ușor pentru a trimite transferuri de bani în întreaga lume. Pur și simplu configurați-vă angajatul ca beneficiar, la fel cum ați face pentru transferurile directe cu angajații casnici și îi puteți face să primească plăți regulate fără probleme.

Pentru acei angajați care sunt mai aproape de casă, în general, cel mai bun instrument din industrie este considerat a fi Gusto . Cu Gusto, puteți gestiona salarizarea, resursele umane, beneficiile, chiar și integrarea și compensarea lucrătorilor. Este, în general, o opțiune solidă pentru orice agenție sau client de afaceri mici.

O altă opțiune bună în sfera de salarizare și resurse umane este Bamboo . Bamboo are o interfață super ușor de utilizat, care vă permite dvs. și angajaților dvs. să urmăriți timpul de vacanță, să fiți plătit la timp și să monitorizați cultura și performanța echipei.

Instrumente cu opțiuni all-in-one

Cu angajații care trec între o medie de 9,4 aplicații în fiecare zi, fenomenul de oboseală a aplicațiilor este real. Prin urmare, este o practică bună să reduceți stresul echipei dvs. reducând la minimum cantitatea de platforme în care împărțiți sarcinile.

O modalitate excelentă de a face acest lucru este să căutați opțiuni all-in-one ori de câte ori este posibil.

Folosind platforma Vendasta, companiile pot explora opțiunea de a-și conduce afaceri folosind o singură platformă de comerț electronic end-to-end. Aceștia pot extinde vânzările, marketingul, îndeplinirea și operațiunile interne - toate în numele ajutând afacerile locale să reușească.

Setul de instrumente online pentru afaceri locale permite agențiilor de marketing să folosească un set de instrumente gratuite care includ comerțul electronic și soluții de comunicare online care le ajută să-și conducă afacerile de la distanță, putând să-și vândă produsele online.