أدوات العمل عن بُعد للحفاظ على أمانك في عام 2021

سرعان ما أجبر فيروس كورونا والوباء العالمي على العمل عن بعد للشركات في كل مكان ، وتشير المؤشرات إلى أن أصحاب العمل والموظفين قد يرغبون في جعله شيئًا دائمًا - على الأقل بدوام جزئي.

يقول 76 في المائة من موظفي المكاتب العالمية و 82 في المائة من موظفي المكاتب الأمريكية إنهم يريدون مواصلة العمل من المنزل عندما ينتهي الوباء ، وفقًا لمسح تجربة العمل من المنزل العالمية .

على جانب صاحب العمل من الأشياء ، يقول نفس تقرير الاستطلاع ، "يمكن لصاحب العمل النموذجي توفير متوسط ​​11 ألف دولار لكل عامل عن بعد نصف الوقت في السنة من مزيج من زيادة الإنتاجية ؛ انخفاض معدل الدوران والتغيب عن العمل وتكاليف العقارات ؛ والقدرة على مواصلة العمل في حالة عدم تمكن الموظفين من العمل ".

تشير التقديرات إلى أنه بحلول عام 2025 ، سيعمل 70 في المائة من الموظفين عن بُعد لجزء من الوقت على الأقل.

مع وضع كل هذا في الاعتبار ، إليك بعض الأدوات والبنية التحتية التي يمكن لعملك استخدامها للتكيف بسرعة وجعل الانتقال إلى جهاز التحكم عن بُعد أكثر كفاءة.

الأدوات اللازمة للتوظيف

عادة ما يكون تعيين موظفين جدد عملية وجهاً لوجه. مقابلة شخص ما شخصيًا والتفاعل معه يساعد الشركات على فهم ما إذا كان سيكون مناسبًا تمامًا للثقافة.

ومع ذلك ، عندما ضرب كوفيد -19 ، تعرضت المقابلات والاجتماعات وجهًا لوجه لضربة قوية حيث لم يعد بإمكان الشركات جدولة المقابلات المادية مع الموظفين المحتملين.

إذن ، كيف تحل الشركات مشكلة تعيين الموظفين عن بُعد مع ضمان أنهم لائقون بشكل جيد عندما لا يتمكنون من مقابلتهم شخصيًا؟

تمتلك سيلين مارتن ، مديرة Vendasta Talent Acquisition ، الإجابة. يقول مارتن إن Google Meet و Zoom ومنصات الفيديو الأخرى الضرورية للعديد من الأنشطة المكتبية ، أصبحت الآن مهمة بشكل خاص عندما يتعلق الأمر بتعيين موظفين جدد.

وتضيف أنه على الرغم من أن عملية المقابلة نفسها لم تتغير ، إلا أن نهج المقابلات قد تغير بالتأكيد. وهنا يأتي دور مقابلات الفيديو.

بينما يمكن استخدام كل من Google Meet و Zoom بشكل فعال ، مع Google Meet و Google Workspace ، يمكنك بسهولة دمج اجتماعات الفيديو مع التقويم والبريد الإلكتروني ، مما يجعل تجربة أكثر سلاسة وتنظيمًا.

ساعد العملاء على زيادة الإنتاجية والتعاون عن طريق إعادة بيع Google Workspace!

الأدوات اللازمة للتواصل

هناك نوعان رئيسيان من الاتصالات تحتاج الشركات إلى التخطيط لهما:

1. الأسئلة والتعليقات الصغيرة على مدار اليوم والتي يجب تمريرها بسرعة بين أعضاء الفريق.
2. كلما كانت اجتماعات المجموعة أطول وأكثر انخراطًا.

بالنسبة للأسئلة والتعليقات الصغيرة ، تتيح منصة المراسلة ، Slack ، المحادثات الفردية والجماعية ، والتي يمكن جعلها عامة أو خاصة.

إنه سريع وسهل وآمن ، ويمكن للشركات أيضًا إنشاء قنوات اتصال منفصلة للشركاء والمتعاونين والعملاء في الشركات الأخرى.

هناك بدائل أخرى قد تكون أكثر ملاءمة لبيئة عملك. إذا كنت تستخدم Google Workspace بالفعل ، فمن المحتمل أنك تعرف إمكانيات المراسلة الفورية الخاصة به.

إذا كان فريقك يتكون من شخصين أو ثلاثة أشخاص فقط ، فقد تفضل أن يكون لديك مجموعة رسائل نصية فقط ، على الرغم من أن هذا قد لا يكون الخيار الأفضل للفصل بين العمل والحياة والتوازن. يمكن أن يكون Google Workspace نقطة انطلاقك لاجتماعات الفريق والمناقشات الأكثر مشاركة بالإضافة إلى الرسائل الفورية.

تعد Google Meet و Google Hangouts - أدوات المراسلة بالفيديو من Google - من أفضل الخيارات المتاحة في السوق لمكالمات الفيديو مع فريقك وعملائك. هذه التطبيقات سهلة الاستخدام والوصول ، وتعمل بسلاسة.

التكبير هو خيار آخر. في حين أن العديد من الشركات تستخدمه بنجاح ، كانت هناك مخاوف أمنية مع النظام الأساسي ، ولم يتم دمجه مع الأدوات الأخرى بالطريقة التي تعمل بها Google.

الأدوات اللازمة لإدارة المشروع

يمكن أن يمثل الحفاظ على المهام والمشاريع المشتركة في المسار الصحيح تحديًا عندما يتعلق الأمر بالعمل عن بُعد. وبالمثل ، يجب أن يكون المديرون على رأس التقدم الفردي.

لحسن الحظ ، هناك أدوات مصممة خصيصًا لحل هذه المشكلات.

يوصي مدير منتجات Vendasta ، Swapnil Tandon ، باستخدام برنامج إدارة المهام كأداة "لتنظيم يومك ، وتمكين التواصل الشفاف داخل فريقك ، وإظهار دليل على الأداء".

يوصي تاندون باستخدام مدير مهام قادر على إطلاع أعضاء الفريق على تقدم مهامهم ، وتزويدهم بقائمة مهام ، وتوضيح أي تواريخ استحقاق ذات صلة عند تسجيل الدخول كل صباح.

يجب أن تكون هذه معلومات يمكن أن يراها مدير الفريق أيضًا. يجب أن يحصل المستخدمون والمديرون أيضًا على إمكانية الوصول إلى عرض جوي للعمل القادم حتى يتمكنوا من الجدولة في الوقت المناسب لمشاريع أثقل أو طويلة الأجل وعرض تقدمهم.

يسمح تكامل متتبع المشروع للموظفين ومديريهم بتكبير المشاريع الفردية وتحديد ما إذا كانت الأمور في موعدها ، ويمكنه أيضًا إرشاد المديرين إلى توقف المشروع عن العمل الذي يجب معالجته.

ويمكنه أيضًا تحديد ما إذا كان العمل متوقفًا عن طريق طرف خارجي (على سبيل المثال ، صاحب شركة صغيرة يحتاج إلى الموافقة على التصميم). يجب أن يتضمن مدير المهام القوي أيضًا قوالب المشروع لجعل التخطيط الأولي للمشروع والإعداد سريعًا وسهلاً قدر الإمكان.

أخيرًا ، تريد مدير مهام يتضمن نوعًا من ميزة إعداد التقارير التي تسمح لك بتقييم عمل أعضاء فريقك وإنتاجيتهم في نهاية المشروع.

بالنسبة لوكالات التسويق الرقمي ، يجب أن تبحث عن أداة يمكن لعملائك الوصول إليها أيضًا للتحقق من تقدم العمل الذي تقوم به من أجلهم.

يمكن أن تكون هذه طريقة رائعة لتقليل رسائل البريد الإلكتروني المحمومة الواردة إلى صندوق الوارد الخاص بك مع إنشاء علاقة أكثر شفافية مع عملاء الأعمال.

الأدوات اللازمة لمشاركة المستندات

اعتمادًا على العمل الذي تقوم به الشركة ، قد يجدون الحاجة إلى مشاركة المستندات وأدوات التعاون.

في حين أن أداة go-to لهذا كانت تستخدم Dropbox ، إلا أنها تُركت في الغبار في السنوات القليلة الماضية حيث قفز مُحرر مستندات Google إلى الأمام من حيث الوظائف وسهولة الاستخدام.

باستخدام مُحرر مستندات Google ، يمكن لفريقك التعاون وتحرير المستندات مباشرةً وفي الوقت الفعلي - دون الحاجة إلى تنزيل مستند وإجراء تغييرات وتحميل نسخة جديدة. يمكن لمُحرر مستندات Google تتبع التعديلات ، ويتيح لك ترك التعليقات (ويرسل إليك إشعارًا بالبريد الإلكتروني يمكنك الرد عليه مباشرةً في بريدك الوارد) ، ويسمح لعدة أعضاء من الفريق بالعمل على الملف في نفس الوقت.

تتمتع جداول بيانات Google بنفس الإمكانات ، ولكنها تطبقها على جداول البيانات.

والأفضل من ذلك كله ، إذا كان لديك مساحة عمل Google الكاملة ، فسيتم دمج جميع الأدوات لتسهيل التنقل والاستخدام. يتضمن ذلك البريد الإلكتروني و Google Drive (الذي يسمح لكل من التخزين العام والخاص) و Google Hangouts (الذي يمكنه تسجيل اجتماعاتك وحفظها في Google Drive) وعروض Google التقديمية (للعروض التقديمية) وحتى ميزة المراسلة الفورية الجديدة في G Suite ، إلى جانب مستندات Google المذكورة أعلاه وجداول بيانات Google.

الأدوات اللازمة لكشوف المرتبات والموارد البشرية

إذا كنت لا تزال تعمل مع نفس الفريق قبل الانتقال عن بُعد ، فقد يكون لديك كشف رواتب بالفعل. ومع ذلك ، فإن العديد من أماكن العمل تدرك أن القوة العاملة عن بعد تفتح الفرص لجلب أعضاء الفريق من الخارج.

في حين أن هذا يجلب العديد من الفوائد للمؤسسة ، يمكن أن يكون أحد التحديات هو معرفة كيفية الدفع لأعضاء الفريق عبر الحدود وبعملات مختلفة.

هناك قوانين ولوائح محددة بشأن تعيين موظفين عن بُعد ، وقد لا يكون توظيف هؤلاء الأشخاص ممكنًا اعتمادًا على المكان الذي تنتمي إليه. إلى جانب الجوانب القانونية ، قد يكون تقديم مزايا الموظفين المنتظمة وإدارة الضرائب لشخص ما في الخارج أمرًا مستحيلًا أو قريبًا جدًا منه.

بشكل عام ، تتمثل طريقة الالتفاف على هذا في تعيين الشخص كمقاول مستقل ، شخص مسؤول عن الضرائب والفوائد الخاصة به.

Transferwise هي أداة آمنة ومأمونة وسهلة عبر الإنترنت لإرسال تحويلات الأموال في جميع أنحاء العالم. ما عليك سوى تعيين موظفك كمستفيد ، تمامًا كما تفعل للتحويلات المباشرة مع الموظفين المحليين ، ويمكنك جعلهم يتلقون مدفوعات منتظمة خالية من المتاعب.

بالنسبة لأولئك الموظفين الأقرب إلى المنزل ، فإن أفضل أداة في الصناعة بشكل عام هي Gusto . مع Gusto ، يمكنك إدارة كشوف المرتبات والموارد البشرية والمزايا وحتى تأهيل العاملين وتعويضات العمال. بشكل عام يعد خيارًا قويًا لأي وكالة أو عميل شركة صغيرة.

خيار جيد آخر في مجال الرواتب والموارد البشرية هو Bamboo . يتمتع Bamboo بواجهة سهلة الاستخدام للغاية تتيح لك ولموظفيك تتبع وقت الإجازة ، والحصول على أموال في الوقت المحدد ، ومراقبة ثقافة الفريق وأدائه.

أدوات مع خيارات الكل في واحد

نظرًا لأن الموظفين يتنقلون بين 9.4 تطبيقًا في المتوسط ​​يوميًا ، فإن ظاهرة إجهاد التطبيقات حقيقية. لذلك ، من الممارسات الجيدة تقليل إجهاد فريقك عن طريق تقليل عدد الأنظمة الأساسية التي تقسم المهام إليها.

طريقة رائعة للقيام بذلك هي البحث عن خيارات الكل في واحد كلما أمكن ذلك.

باستخدام منصة Vendasta ، يمكن للشركات استكشاف خيار إدارة أعمالها باستخدام منصة تجارة إلكترونية واحدة شاملة. يمكنهم توسيع نطاق المبيعات والتسويق والإنجاز والعمليات الداخلية - كل ذلك باسم مساعدة الشركات المحلية على النجاح.

تتيح مجموعة أدوات الأعمال المحلية عبر الإنترنت لوكالات التسويق الاستفادة من مجموعة من الأدوات المجانية التي تشمل التجارة الإلكترونية وحلول الاتصال عبر الإنترنت التي تساعدهم على إدارة أعمالهم عن بُعد من خلال القدرة على بيع منتجاتهم عبر الإنترنت.