2021 年に安全を確保するためのリモート作業ツール

新型コロナウイルスと世界的大流行により、あらゆる場所の企業でリモートワークが急速に余儀なくされており、雇用主と従業員が、少なくともパートタイムベースでリモートワークを恒久的なものにしたいと考えている可能性があることを示しています。

Global Work-from-Home Experience Surveyによると、世界のオフィス ワーカーの 76% と米国のオフィス ワーカーの 82% が、パンデミックが終わった後も自宅で仕事を続けたいと考えています。

雇用主側については、同じ調査レポートで次のように述べられています。 離職率、欠勤、不動産コストの削減。 そして、従業員が仕事に行けなくなった場合でも働き続けることができます。」

2025 年までに、従業員の 70% が少なくとも一部の時間はリモートで働くようになると推定されています。

これらすべてを念頭に置いて、ビジネスが迅速に適応し、リモートへの移行をより効率的にするために使用できるいくつかのツールとインフラストラクチャを次に示します。

採用に必要なツール

新入社員の採用は、通常、対面で行われます。 誰かと直接会って交流することで、企業はその人が文化に完全に適合するかどうかを理解することができます。

しかし、COVID-19 が襲ったとき、企業は潜在的な従業員との物理的な面接をスケジュールできなくなったため、対面での面接や会議は打撃を受けました。

では、企業はリモートで従業員を雇用する際の問題をどのように解決し、直接会うことができない場合でも従業員が適切であることを確認するにはどうすればよいでしょうか?

Vendasta Talent Acquisition Manager のCeline Martinが答えます。 Martin 氏は、多くのオフィス活動に不可欠な Google Meet、Zoom、およびその他のビデオ プラットフォームは、新しい従業員の雇用に関しては特に重要であると述べています。

彼女はさらに、面接プロセス自体は変わっていませんが、面接へのアプローチは確実に変わっていると付け加えています。 そこでビデオインタビューの出番です。

Google Meet と Zoom はどちらも効果的に使用できますが、Google Meet とGoogle Workspaceを使用すると、ビデオ会議をカレンダーやメールと簡単に統合して、よりシームレスで整理されたエクスペリエンスを実現できます。

Google Workspace の再販により、クライアントの生産性とコラボレーションの向上を支援してください。

コミュニケーションに必要なツール

企業が計画する必要があるコミュニケーションには、主に次の 2 種類があります。

1. チームメンバー間で迅速にやり取りする必要がある、1 日を通しての小さな質問やコメント。
2. より長く、より複雑なグループ会議。

ちょっとした質問やコメントについては、メッセージング プラットフォームSlackを使用して、個人またはグループの会話を公開または非公開にすることができます。

迅速、簡単、安全で、企業はパートナー、協力者、および他社のクライアント用に個別のコミュニケーション チャネルを作成することもできます。

作業環境により適した他の代替手段があります。 すでにGoogle Workspaceを使用している場合は、そのインスタント メッセージング機能についてご存知でしょう。

チームが 2 人か 3 人しかいない場合は、テキスト グループだけを使用することを好むかもしれませんが、これは仕事と生活の分離とバランスにとって最良の選択肢ではないかもしれません。 Google Workspaceは、チーム ミーティングやより複雑なディスカッション、インスタント メッセージに最適です。

Google Meet と Google ハングアウト (Google のビデオ メッセージング ツール) は、チームやクライアントとのビデオ通話に最適なオプションの 1 つです。 これらのアプリケーションは使いやすく、アクセスしやすく、スムーズに実行されます。

ズームは別のオプションです。 多くの企業がそれをうまく使用していますが、プラットフォームにはセキュリティ上の懸念があり、Google のように他のツールと統合されていません.

プロジェクト管理に必要なツール

リモートワークになると、共有されたタスクとプロジェクトを順調に進めることが難しい場合があります。 同様に、マネージャーは個々の進捗状況を把握する必要があります。

幸いなことに、これらの問題を解決するために特別に設計されたツールがあります。

Vendasta のプロダクト マネージャーであるSwapnil Tandonは、「1 日を整理し、チーム内の透明性の高いコミュニケーションを強化し、パフォーマンスの証明を示す」ためのツールとして、タスク管理ソフトウェアを推奨しています。

タンドンは、チーム メンバーにタスクの進捗状況を更新し、To Do リストを提供し、毎朝ログインするときに適切な期日を明確にすることができるタスク マネージャーを使用することをお勧めします。

これは、チーム マネージャーも参照できる情報である必要があります。 ユーザーとマネージャーは、今後の作業の航空写真にアクセスして、より重いプロジェクトや長期的なプロジェクトに間に合うようにスケジュールし、その進捗状況を確認できるようにする必要もあります。

プロジェクトトラッカーの統合により、従業員とそのマネージャーは個々のプロジェクトにズームインし、物事がスケジュールどおりに進んでいるかどうかを確認できます。また、対処が必要なプロジェクトのハングアップをマネージャーに通知することもできます.

また、外部関係者 (たとえば、設計を承認する必要がある中小企業の経営者) によって作業が中断されているかどうかを特定することもできます。 強力なタスク マネージャーは、初期のプロジェクト計画とセットアップをできるだけ迅速かつ簡単にするために、プロジェクト テンプレートも含める必要があります。

最後に、プロジェクトの終了時にチーム メンバーの作業と生産性を評価できる、ある種のレポート機能を含むタスク マネージャーが必要です。

デジタル マーケティング エージェンシーの場合は、クライアントがアクセスして、クライアントのために行っている作業の進捗状況を確認できるツールを探す必要があります。

これは、ビジネス顧客とのより透明性の高い関係を構築しながら、受信トレイに届く必死の電子メールを削減する優れた方法です。

ドキュメント共有に必要なツール

ビジネスの内容によっては、ドキュメント共有ツールやコラボレーション ツールが必要になる場合があります。

このための頼りになるツールはDropboxでしたが、ここ数年、Google Docs が機能性と使いやすさの面で飛躍したため、それはほこりの中に残されています.

Google ドキュメントを使用すると、チームはドキュメントをライブかつリアルタイムで共同編集および編集できます。ドキュメントをダウンロードして変更を加え、新しいバージョンをアップロードする必要はありません。 Google ドキュメントは、編集を追跡し、コメントを残すことができ (そして、受信トレイで直接返信できるメール通知を送信します)、複数のチーム メンバーが同時にファイルで作業できるようにします。

Google スプレッドシートには同じ機能がありますが、スプレッドシートに適用されます。

何よりも、完全なGoogle Workspaceをお持ちの場合は、すべてのツールが統合されており、簡単に操作して使用できます。 これには、メール、Google ドライブ (パブリック ストレージとプライベート ストレージの両方が可能)、Google ハングアウト (会議を記録して Google ドライブに保存できる)、Google スライド (プレゼンテーション用)、さらには G Suite の新しいインスタント メッセージング機能が含まれます。前述の Google ドキュメントと Google スプレッドシートと共に。

給与計算と人事に必要なツール

リモートに移行する前に同じチームで機能している場合は、給与計算がすでに確立されている可能性があります。 しかし、多くの職場では、リモート ワーカーによって海外のチーム メンバーを呼び込む機会が生まれることに気づき始めています。

これは組織に多くのメリットをもたらしますが、課題の 1 つは、国境を越えてさまざまな通貨でチーム メンバーに支払う方法を考え出すことです。

リモート社員の採用に関しては特定の法律や規制があり、出身地によってはそのような人材を採用できない場合があります。 合法性に加えて、海外の誰かに正規の従業員福利厚生と税務管理を提供することは不可能か、それにかなり近いかもしれません。

一般的に、これを回避する方法は、その人を独立した請負業者、つまり自分の税金と福利厚生に責任を持つ人として雇うことです。

Transferwiseは、世界中に送金するための安全で安全かつ簡単なオンライン ツールです。 国内の従業員との直接転送の場合と同じように、従業員を受取人として設定するだけで、定期的な支払いを簡単に受け取ることができます。

家に近い従業員にとって、業界で最も優れたツールは一般的にGustoと考えられています。 Gusto を使用すると、給与、人事、福利厚生、さらには新人研修や労働者の報酬を管理できます。 これは一般的に、代理店や中小企業のクライアントにとって確実なオプションです。

給与計算と人事分野のもう 1 つの優れたオプションは、 Bambooです。 Bamboo は非常にユーザー フレンドリーなインターフェイスを備えており、従業員は休暇を追跡し、時間どおりに支払いを受け取り、チームの文化とパフォーマンスを監視できます。

オールインワン オプションのツール

従業員は毎日平均9.4 個のアプリの間を行き来しているため、アプリの疲労という現象は現実のものです。 したがって、タスクを分割するプラットフォームの数を最小限に抑えることで、チームのストレスを軽減することをお勧めします。

そのための優れた方法は、可能な限りオールインワンのオプションを探すことです。

Vendasta のプラットフォームを使用すると、企業は単一のエンドツーエンドの e コマース プラットフォームを使用してビジネスを運営するオプションを検討できます。 ローカル ビジネスの成功を支援するという名目で、販売、マーケティング、フルフィルメント、社内業務を拡大できます。

ローカル ビジネス オンライン ツールキットを使用すると、マーケティング エージェンシーは、e コマースやオンライン コミュニケーション ソリューションを含む一連の無料ツールを利用して、製品をオンラインで販売できるようにすることで、リモートでビジネスを運営することができます。