Ferramentas de trabalho remoto para mantê-lo mais seguro em 2021

O COVID e a pandemia global rapidamente forçaram o trabalho remoto para empresas em todos os lugares e as indicações são de que empregadores e funcionários podem querer torná-lo permanente - pelo menos em meio período.

Setenta e seis por cento dos trabalhadores de escritório globais e 82% dos trabalhadores de escritório dos EUA dizem que querem continuar trabalhando em casa quando a pandemia acabar, de acordo com uma Pesquisa Global de Experiência em Trabalho em Casa .

Do lado do empregador, o mesmo relatório de pesquisa diz: “um empregador típico pode economizar uma média de US$ 11.000 por trabalhador remoto em meio período/ano de uma combinação de aumento de produtividade; rotatividade reduzida, absenteísmo e custos imobiliários; e poder continuar trabalhando caso os funcionários não possam trabalhar”.

Estima-se que até 2025 70% dos funcionários trabalharão remotamente pelo menos parte do tempo.

Com tudo isso em mente, aqui estão algumas ferramentas e infraestrutura que sua empresa pode usar para se adaptar rapidamente e tornar a mudança para o remoto mais eficiente.

Ferramentas necessárias para contratação

A contratação de novos funcionários geralmente é um processo cara a cara. Conhecer alguém pessoalmente e interagir com eles ajuda as empresas a entender se eles seriam um ajuste cultural perfeito.

No entanto, quando o COVID-19 surgiu, entrevistas e reuniões presenciais foram prejudicadas, pois as empresas não podiam mais agendar entrevistas físicas com funcionários em potencial.

Então, como as empresas resolvem o problema de contratar funcionários remotamente e, ao mesmo tempo, garantir que eles sejam adequados quando não podem encontrá-los pessoalmente?

A gerente de Aquisição de Talentos da Vendasta, Celine Martin , tem a resposta. Martin diz que Google Meet, Zoom e outras plataformas de vídeo essenciais para muitas atividades de escritório agora são especialmente importantes quando se trata de contratar novos funcionários.

Ela acrescenta ainda que, embora o processo de entrevista em si não tenha mudado, a abordagem das entrevistas definitivamente mudou. E é aí que entram as entrevistas em vídeo.

Embora o Google Meet e o Zoom possam ser usados ​​com eficácia, com o Google Meet e o Google Workspace , você pode integrar facilmente as videoconferências com sua agenda e e-mail, criando uma experiência mais integrada e organizada.

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Ferramentas necessárias para a comunicação

Existem basicamente dois tipos de comunicação que as empresas precisam planejar:

1. As pequenas perguntas e comentários ao longo do dia que precisam ser repassados ​​rapidamente entre os membros da equipe.
2. As reuniões de grupo mais longas e mais envolventes.

Para as pequenas questões e comentários, a plataforma de mensagens, Slack , permite conversas individuais e em grupo, que podem ser públicas ou privadas.

É rápido, fácil e seguro, e as empresas podem até criar canais de comunicação separados para parceiros, colaboradores e clientes de outras empresas.

Existem outras alternativas que podem ser mais adequadas ao seu ambiente de trabalho. Se você já usa o Google Workspace , provavelmente conhece os recursos de mensagens instantâneas.

Se sua equipe tiver apenas duas ou três pessoas, você pode preferir ter apenas um grupo de mensagens de texto, embora essa possa não ser a melhor opção para separação e equilíbrio trabalho/vida. O Google Workspace pode ser o local ideal para reuniões de equipe e discussões mais envolventes, além de mensagens instantâneas.

O Google Meet e o Google Hangouts, ferramentas de mensagens de vídeo do Google, são algumas das melhores opções do mercado para videochamadas com sua equipe e clientes. Esses aplicativos são fáceis de usar e acessar e funcionam sem problemas.

O zoom é outra opção. Embora muitas empresas o usem com sucesso, há preocupações de segurança com a plataforma e ela não é integrada a outras ferramentas como o Google.

Ferramentas necessárias para o gerenciamento de projetos

Manter tarefas e projetos compartilhados sob controle pode ser um desafio quando se trata de trabalho remoto. Da mesma forma, os gerentes precisam estar no topo do progresso individual.

Felizmente, existem ferramentas projetadas especificamente para resolver esses problemas.

O gerente de produto da Vendasta, Swapnil Tandon , recomenda o software de gerenciamento de tarefas como a ferramenta para “organizar seu dia, capacitar a comunicação transparente dentro de sua equipe e mostrar provas de desempenho”.

Tandon recomenda o uso de um gerenciador de tarefas capaz de atualizar os membros da equipe sobre o andamento de suas tarefas, fornecer uma lista de tarefas e esclarecer quaisquer datas de vencimento pertinentes quando eles fizerem login todas as manhãs.

Isso precisa ser uma informação que um gerente de equipe também possa ver. Os usuários e gerentes também devem ter acesso a uma visão aérea do próximo trabalho, para que possam agendar projetos mais pesados ​​ou de longo prazo e visualizar seu progresso.

Uma integração do rastreador de projeto permite que os funcionários e seus gerentes aproximem-se de projetos individuais e identifiquem se as coisas estão dentro do cronograma, além de alertar os gerentes sobre problemas de projeto que precisam ser resolvidos.

Ele também pode identificar se o trabalho está sendo interrompido por uma parte externa (por exemplo, um pequeno empresário que precisa aprovar um projeto). Um gerenciador de tarefas forte também deve incluir modelos de projeto para tornar o planejamento e a configuração inicial do projeto o mais rápido e fácil possível.

Por fim, você deseja um gerenciador de tarefas que inclua algum tipo de recurso de relatório que permita avaliar o trabalho e a produtividade dos membros de sua equipe no final do projeto.

Para agências de marketing digital, você deve procurar uma ferramenta que seus clientes também possam acessar para verificar o andamento do trabalho que você está fazendo para eles.

Essa pode ser uma ótima maneira de reduzir os e-mails frenéticos que chegam à sua caixa de entrada e, ao mesmo tempo, criar um relacionamento mais transparente com seus clientes comerciais.

Ferramentas necessárias para compartilhamento de documentos

Dependendo do trabalho que uma empresa está fazendo, eles podem encontrar a necessidade de compartilhamento de documentos e ferramentas de colaboração.

Embora a ferramenta para isso costumava ser o Dropbox , nos últimos anos ela foi deixada para trás, pois o Google Docs deu um salto à frente em termos de funcionalidade e facilidade de uso.

Com o Google Docs, sua equipe pode colaborar e editar documentos ao vivo e em tempo real -- sem a necessidade de baixar um documento, fazer alterações e carregar uma nova versão. O Google Docs pode rastrear edições, permite que você deixe comentários (e envia uma notificação por e-mail que você pode responder diretamente na sua caixa de entrada) e permite que vários membros da equipe trabalhem no arquivo ao mesmo tempo.

O Planilhas Google tem os mesmos recursos, mas os aplica a planilhas.

O melhor de tudo é que, se você tiver o Google Workspace completo , todas as ferramentas serão integradas para facilitar a navegação e o uso. Isso inclui e-mail, Google Drive (que permite armazenamento público e privado), Google Hangouts (que pode gravar suas reuniões e salvá-las em seu Google Drive), Google Slides (para apresentações) e até o novo recurso de mensagens instantâneas do G Suite, junto com o já mencionado Google Docs e Google Sheets.

Ferramentas necessárias para folha de pagamento e RH

Se você ainda estiver trabalhando com a mesma equipe antes de se tornar remoto, talvez já tenha sua folha de pagamento estabelecida. No entanto, muitos locais de trabalho estão percebendo que uma força de trabalho remota abre oportunidades para trazer membros da equipe no exterior.

Embora isso traga muitos benefícios para uma organização, um desafio pode ser descobrir como pagar os membros da equipe além-fronteiras e em diferentes moedas.

Existem leis e regulamentos específicos sobre a contratação de funcionários remotos, e a contratação dessas pessoas pode não ser possível dependendo de onde você é. Além das legalidades, fornecer benefícios regulares aos funcionários e gerenciamento de impostos para alguém no exterior pode ser impossível, ou quase isso.

Geralmente, a maneira de contornar isso é contratar a pessoa como contratante independente, alguém responsável por seus próprios impostos e benefícios.

Transferwise é uma ferramenta online segura e fácil para enviar transferências de dinheiro em todo o mundo. Basta configurar seu funcionário como beneficiário, da mesma forma que faria para transferências diretas com funcionários domésticos, e você poderá fazer com que eles recebam pagamentos regulares sem problemas.

Para os funcionários que estão mais perto de casa, geralmente a melhor ferramenta do setor é considerada o Gusto . Com o Gusto, você pode gerenciar folha de pagamento, RH, benefícios, até integração e remuneração dos trabalhadores. Geralmente é uma opção sólida para qualquer agência ou cliente de pequena empresa.

Outra boa opção na área de folha de pagamento e RH é o Bamboo . O Bamboo tem uma interface super amigável que permite que você e seus funcionários acompanhem o tempo de férias, sejam pagos em dia e monitorem a cultura e o desempenho da equipe.

Ferramentas com opções tudo-em-um

Com os funcionários alternando entre uma média de 9,4 aplicativos por dia, o fenômeno da fadiga do aplicativo é real. Portanto, é uma boa prática reduzir o estresse de sua equipe minimizando a quantidade de plataformas nas quais você divide as tarefas.

Uma ótima maneira de fazer isso é procurar opções completas sempre que possível.

Usando a plataforma da Vendasta, as empresas podem explorar a opção de administrar seus negócios usando uma única plataforma de comércio eletrônico de ponta a ponta. Eles podem escalar vendas, marketing, atendimento e operações internas - tudo em nome de ajudar as empresas locais a serem bem-sucedidas.

O Local Business Online Toolkit permite que as agências de marketing façam uso de um conjunto de ferramentas gratuitas que incluem soluções de comércio eletrônico e comunicação online que as ajudam a administrar seus negócios remotamente, podendo vender seus produtos online.