Narzędzia do pracy zdalnej, które zapewnią Ci większe bezpieczeństwo w 2021 roku

COVID i globalna pandemia szybko wymusiły pracę zdalną dla firm na całym świecie i wszystko wskazuje na to, że pracodawcy i pracownicy mogą chcieć, aby stała się ona czymś stałym – przynajmniej w niepełnym wymiarze godzin.

Według badania Global Work-off-Home Experience Survey 76% pracowników biurowych na całym świecie i 82% pracowników biurowych w Stanach Zjednoczonych chce nadal pracować z domu po zakończeniu pandemii .

Jeśli chodzi o pracodawcę, ten sam raport z badania mówi: „typowy pracodawca może zaoszczędzić średnio 11 000 USD na pracownika zdalnego zatrudnionego na pół etatu rocznie dzięki połączeniu zwiększonej produktywności; zmniejszone obroty, absencje i koszty nieruchomości; i możliwość kontynuowania pracy w przypadku, gdy pracownicy nie mogą dojechać do pracy”.

Szacuje się, że do 2025 roku 70 proc. pracowników przynajmniej część czasu będzie pracować zdalnie.

Mając to wszystko na uwadze, oto kilka narzędzi i infrastruktury, z których Twoja firma może skorzystać, aby szybko dostosować się i usprawnić przejście na rozwiązania zdalne.

Narzędzia potrzebne do zatrudnienia

Zatrudnianie nowych pracowników jest zazwyczaj procesem bezpośrednim. Spotkanie z kimś osobiście i interakcja z nim pomaga firmom zrozumieć, czy idealnie pasuje do kultury.

Jednak kiedy uderzył COVID-19, bezpośrednie rozmowy kwalifikacyjne i spotkania stały się hitem, ponieważ firmy nie mogły już planować fizycznych rozmów kwalifikacyjnych z potencjalnymi pracownikami.

Jak więc firmy rozwiązują problem zdalnego zatrudniania pracowników, zapewniając jednocześnie, że są dobrze dopasowani, gdy nie mogą się z nimi spotkać osobiście?

Vendasta Talent Acquisition Manager, Celine Martin , ma odpowiedź. Martin mówi, że Google Meet, Zoom i inne platformy wideo, które są niezbędne w wielu czynnościach biurowych, są teraz szczególnie ważne, jeśli chodzi o zatrudnianie nowych pracowników.

Dodaje dalej, że chociaż sam proces rozmowy kwalifikacyjnej się nie zmienił, zdecydowanie zmieniło się podejście do rozmowy kwalifikacyjnej. I tu właśnie wchodzą w grę wywiady wideo.

Podczas gdy zarówno Google Meet, jak i Zoom mogą być skutecznie wykorzystywane, dzięki Google Meet i Google Workspace możesz łatwo zintegrować spotkania wideo z kalendarzem i pocztą e-mail, zapewniając bardziej płynną i zorganizowaną obsługę.

Pomóż klientom zwiększyć produktywność i współpracę, sprzedając Google Workspace!

Narzędzia potrzebne do komunikacji

Istnieją zasadniczo dwa rodzaje komunikacji, które firmy muszą zaplanować:

1. Drobne pytania i komentarze w ciągu dnia, które muszą być szybko przekazywane członkom zespołu.
2. Dłuższe, bardziej zaangażowane spotkania grupowe.

W przypadku drobnych pytań i komentarzy platforma do przesyłania wiadomości Slack umożliwia rozmowy indywidualne i grupowe, które mogą być publiczne lub prywatne.

Jest to szybkie, łatwe i bezpieczne, a firmy mogą nawet tworzyć osobne kanały komunikacji dla partnerów, współpracowników i klientów w innych firmach.

Istnieją inne alternatywy, które mogą lepiej pasować do Twojego środowiska pracy. Jeśli już korzystasz z Google Workspace , prawdopodobnie znasz jego możliwości czatu.

Jeśli Twój zespół składa się tylko z dwóch lub trzech osób, możesz preferować po prostu grupę SMS-ów, chociaż może to nie być najlepsza opcja do oddzielenia i zachowania równowagi między pracą a życiem prywatnym. Google Workspace może być Twoim ulubionym miejscem spotkań zespołu i bardziej zaangażowanych dyskusji, a także wiadomości błyskawicznych.

Google Meet i Google Hangouts — narzędzia Google do przesyłania wiadomości wideo — to jedne z najlepszych dostępnych na rynku opcji rozmów wideo z Twoim zespołem i klientami. Aplikacje te są łatwe w obsłudze i dostępie oraz działają płynnie.

Zoom to kolejna opcja. Chociaż wiele firm korzysta z niej z powodzeniem, pojawiły się obawy dotyczące bezpieczeństwa platformy i nie jest ona zintegrowana z innymi narzędziami w taki sposób, jak Google.

Narzędzia potrzebne do zarządzania projektami

Prowadzenie wspólnych zadań i projektów na bieżąco może być wyzwaniem, jeśli chodzi o pracę zdalną. Podobnie menedżerowie muszą być na bieżąco z indywidualnymi postępami.

Na szczęście istnieją narzędzia zaprojektowane specjalnie do rozwiązywania tych problemów.

Menedżer produktu Vendasta, Swapnil Tandon , poleca oprogramowanie do zarządzania zadaniami jako narzędzie do „zorganizowania dnia, umożliwienia przejrzystej komunikacji w zespole i wykazania wydajności”.

Tandon zaleca korzystanie z menedżera zadań, który jest w stanie informować członków zespołu o postępie ich zadań, dostarczać im listę rzeczy do zrobienia i wyjaśniać wszelkie istotne terminy, gdy logują się każdego ranka.

Musi to być informacja, którą może zobaczyć również kierownik zespołu. Użytkownicy i menedżerowie powinni również uzyskać dostęp do widoku nadchodzących prac z lotu ptaka, aby mogli zaplanować na czas cięższe lub bardziej długoterminowe projekty i zobaczyć ich postęp.

Integracja modułu do śledzenia projektów umożliwia pracownikom i ich kierownikom przybliżanie poszczególnych projektów i sprawdzanie, czy wszystko przebiega zgodnie z harmonogramem, a także może informować menedżerów o problemach z projektami, którymi należy się zająć.

Może również wykryć, czy praca jest wstrzymywana przez stronę zewnętrzną (na przykład właściciela małej firmy, który musi zatwierdzić projekt). Solidny menedżer zadań powinien również zawierać szablony projektów, aby wstępne planowanie i konfiguracja projektu były tak szybkie i łatwe, jak to tylko możliwe.

Wreszcie, potrzebujesz menedżera zadań, który zawiera jakąś funkcję raportowania, która pozwala ocenić pracę i produktywność członków zespołu na koniec projektu.

W przypadku agencji zajmujących się marketingiem cyfrowym powinieneś poszukać narzędzia, do którego Twoi klienci będą mieli również dostęp, aby sprawdzać postępy pracy, którą dla nich wykonujesz.

Może to być świetny sposób na ograniczenie gorączkowych e-maili przychodzących do Twojej skrzynki odbiorczej przy jednoczesnym stworzeniu bardziej przejrzystych relacji z klientami biznesowymi.

Narzędzia potrzebne do udostępniania dokumentów

W zależności od pracy wykonywanej przez firmę mogą potrzebować narzędzi do udostępniania dokumentów i współpracy.

Podczas gdy głównym narzędziem do tego celu był Dropbox , w ciągu ostatnich kilku lat pozostało ono w tyle, ponieważ Dokumenty Google skoczyły do ​​przodu pod względem funkcjonalności i łatwości użytkowania.

Dzięki Dokumentom Google Twój zespół może współpracować i edytować dokumenty na żywo w czasie rzeczywistym – bez konieczności pobierania dokumentu, wprowadzania zmian i przesyłania nowej wersji. Dokumenty Google umożliwiają śledzenie zmian, dodawanie komentarzy (i wysyłanie e-maili z powiadomieniem, na które możesz odpowiedzieć bezpośrednio w skrzynce odbiorczej), a także pozwalają wielu członkom zespołu pracować nad plikiem w tym samym czasie.

Arkusze Google mają te same możliwości, ale stosują je do arkuszy kalkulacyjnych.

Co najlepsze, jeśli masz pełną wersję Google Workspace , wszystkie narzędzia są zintegrowane w celu ułatwienia nawigacji i użytkowania. Obejmuje to pocztę e-mail, Dysk Google (który pozwala zarówno na przechowywanie publiczne, jak i prywatne), Google Hangouts (który może nagrywać spotkania i zapisywać je na Dysku Google), Prezentacje Google (do prezentacji), a nawet nową funkcję wiadomości błyskawicznych G Suite, wraz z wyżej wymienionymi Dokumentami Google i Arkuszami Google.

Narzędzia potrzebne do obsługi kadrowo-płacowej

Jeśli nadal pracujesz w tym samym zespole przed odejściem na odległość, być może masz już ustaloną listę płac. Jednak wiele miejsc pracy zdaje sobie sprawę, że zdalna siła robocza otwiera możliwości zatrudniania zagranicznych członków zespołu.

Chociaż przynosi to wiele korzyści organizacji, jednym z wyzwań może być ustalenie, jak płacić członkom zespołu za granicą iw różnych walutach.

Istnieją określone prawa i regulacje dotyczące zatrudniania pracowników zdalnych, a zatrudnienie takich osób może nie być możliwe w zależności od tego, skąd pochodzisz. Poza kwestiami prawnymi, zapewnienie regularnych świadczeń pracowniczych i zarządzanie podatkami komuś za granicą może być niemożliwe lub bardzo bliskie.

Ogólnie rzecz biorąc, sposobem na obejście tego problemu jest zatrudnienie takiej osoby jako niezależnego wykonawcy, osoby odpowiedzialnej za własne podatki i świadczenia.

Transferwise to bezpieczne i łatwe narzędzie online do wysyłania przelewów pieniężnych na całym świecie. Po prostu ustaw swojego pracownika jako odbiorcę płatności, podobnie jak w przypadku przelewów bezpośrednich z pracownikami krajowymi, a będziesz mógł bezproblemowo otrzymywać regularne płatności.

Dla tych pracowników, którzy są bliżej domu, generalnie najlepszym narzędziem w branży jest Gusto . Z Gusto możesz zarządzać płacami, kadrami, benefitami, a nawet onboardingiem i wynagrodzeniami pracowników. Zasadniczo jest to solidna opcja dla każdej agencji lub klienta z małej firmy.

Kolejną dobrą opcją w sferze płac i HR jest Bamboo . Bamboo ma bardzo przyjazny dla użytkownika interfejs, który pozwala Tobie i Twoim pracownikom śledzić czas urlopu, otrzymywać wynagrodzenie na czas oraz monitorować kulturę i wydajność zespołu.

Narzędzia z opcjami „wszystko w jednym”.

Z pracownikami przeskakującymi między średnio 9,4 aplikacjami każdego dnia, zjawisko zmęczenia aplikacjami jest realne. Dlatego dobrą praktyką jest zmniejszenie stresu zespołu poprzez zminimalizowanie liczby platform, na które dzielisz zadania.

Świetnym sposobem na to jest szukanie opcji „wszystko w jednym” , gdy tylko jest to możliwe.

Korzystając z platformy Vendasta, firmy mogą zbadać możliwość prowadzenia swojej działalności przy użyciu jednej kompleksowej platformy e-commerce. Mogą skalować sprzedaż, marketing, realizację zamówień i operacje wewnętrzne — a wszystko to w imię pomocy lokalnym firmom w osiągnięciu sukcesu.

Zestaw narzędzi Local Business Online Toolkit umożliwia agencjom marketingowym korzystanie z zestawu bezpłatnych narzędzi obejmujących rozwiązania do handlu elektronicznego i komunikacji online, które pomagają im w zdalnym prowadzeniu działalności poprzez sprzedaż produktów online.