Как создать график проекта (+ бесплатные шаблоны)

Запись и отслеживание данных, связанных с проектом, на временной шкале проекта жизненно важны для успеха любого проекта. Вы получаете визуальную разбивку всех важных элементов проекта и можете понять, как лучше справляться с проблемами в рамках проекта или даже предотвращать их возникновение.

Чтобы помочь вам лучше понять, как работать с графиками проектов, здесь приведено все, что вам нужно о них знать, включая основные определения, руководство по созданию собственного графика проектов и бесплатные загружаемые шаблоны графиков проектов, с которыми вы можете быть в состоянии определить график вашего проекта быстро и легко.

Некоторая базовая терминология временной шкалы проекта

Прежде чем мы приступим к созданию временной шкалы проекта, мы должны рассмотреть некоторую базовую терминологию временной шкалы проекта — что такое временные рамки проекта, этапы проекта и зависимости задач.

Что такое график проекта?

Временная шкала проекта — это хронологический порядок связанных с проектом задач, событий и действий. Полная хронология проекта показывает вам:

• предыдущая работа, связанная с проектом, которую вы выполнили
• задачи, события и действия, которыми вы сейчас занимаетесь
• задачи, события и действия, которые ждут вас в будущем.

Что должен включать график проекта?

Есть несколько ключевых элементов, которые обычно включаются в график управления проектом:

• Задачи, связанные с проектом
• Даты выполнения задач
• Продолжительность задач с момента начала работы над ними исполнителя до момента, когда они должны быть выполнены
• Все важные зависимости между задачами

Многие типы графиков проекта включают соответствующие вехи, которые служат точкой отсчета для общего хода проекта.

Почему важны сроки проекта? Преимущества создания графика проекта

Знаете ли вы, что, согласно недавней статистике общения на рабочем месте, плохая коммуникация приводит к провалу проекта в 44% случаев, в то время как исследование PMI 2015 года утверждает, что 30% проектов терпят неудачу из-за неадекватного видения или цели проекта? Создание временной шкалы проекта может решить обе эти проблемы.

В конце концов, менеджеры проектов всегда находятся в поиске лучших инструментов, рабочих процессов, процессов и методов управления проектами, чтобы помочь своей команде завершить свои проекты быстрее и качественнее.

И хотя лучшие инструменты, рабочие процессы, процессы и методы управления проектами могут различаться в зависимости от проекта и менеджера проекта, создание графика проекта является ключевым элементом для каждого проекта.

Некоторые из наиболее заметных преимуществ сроков проекта также включают следующее:

• Более точный биллинг;
• Лучшая приоритизация задач;
• Больше прозрачности и возможность привлечь каждого члена команды к ответственности за поставленные задачи;
• Лучшая коммуникация, так как легче держать всех в курсе;
• Помогает увидеть более широкую картину;
• Если возникает проблема или отставание от графика, вы можете отследить, на каком этапе это произошло, и, возможно, определить, почему это произошло; это также означает, что вы можете реагировать как можно быстрее и предотвращать дальнейшие проблемы.
• Это гарантирует, что вы разместите любой проект таким образом, чтобы держать вас в курсе вашего собственного прогресса с отдельными задачами.
• Это поможет вам следить за сроками выполнения задач, а также за связанными задачами и подзадачами, выполнение которых зависит от выполнения указанных задач.
• И, самое главное, позволяет своевременно реагировать на все возможные казусы.

Кроме того, создание временной шкалы проекта приводит к тому, что время становится менее абстрактным, что облегчает управление им.

Что такое вехи проекта? Как они связаны со сроками проекта?

Вехи проекта — это конкретные задачи, не имеющие длительности, поскольку они служат точкой достижения для предыдущей группы задач.

Эти очки достижений могут означать завершение проекта или завершение важного этапа проекта. Таким образом, они являются важным дополнением к графикам управления проектами.

Вехи проекта могут быть привязаны к следующим событиям

Значимые этапы проекта (как вехи проекта)

Эти вехи включают начало и конец типичных этапов проекта, таких как концепция, дизайн, разработка, тестирование и, в конечном итоге, запуск.

Важные встречи (как вехи проекта)

Эти вехи включают стартовое совещание по проекту, ежемесячные совещания по прогрессу, заключительное совещание.

Важные решения (как вехи проекта)

Эти вехи включают в себя все окончательные решения, принятые по важным вопросам проекта, обычно на собраниях.

Планы (как вехи проекта)

Эти вехи включают в себя концепцию, утверждение и завершение планов проекта.

Ресурсы (как вехи проекта)

Эти вехи включают развертывание соответствующих ресурсов проекта, таких как физические материалы или члены команды.

Дизайны (как этапы проекта)

Эти вехи включают в себя концепцию, утверждение, завершение и обзор проектов.

Средства (как этапы проекта)

Эти вехи включают в себя получение необходимых средств для завершения проекта.

Новые сотрудники (как этапы проекта)

Эти вехи включают в себя найм дополнительного персонала для выполнения ключевых ролей и обязанностей в проекте.

Поставщики (как этапы проекта)

Эти вехи включают обеспечение внешних поставщиков, необходимых для выполнения проекта.

Ключевые показатели эффективности (как этапы проекта)

Эти вехи включают в себя фактические затраты на проект, использование ресурсов и возврат инвестиций.

Интеграции (как вехи проекта)

Эти вехи отмечают время, когда различные элементы проектов соединяются вместе.

Цели и задачи (как этапы проекта)

Эти вехи отмечают время, когда вы достигаете различных целей и задач проекта.

—

В зависимости от ваших потребностей и сложности проекта вы можете включить несколько типов контрольных точек на временной шкале проекта.

Что такое зависимости задач? Как они связаны со сроками проекта?

Зависимости задач представляют отношения между задачами — время завершения или начала одной задачи привязано к времени завершения или начала другой задачи. Зависимости задач важны для сроков проекта, поскольку они сообщают вам, как каждая из задач, над которыми вы сейчас работаете, связана с другими задачами. Вы получите лучшее представление о том, как вы должны организовать свою работу и в каком порядке вы должны решать свои задачи.

Вот как работают зависимости задач:

Зависимости между задачами Finish to Start

Вы не можете перейти к задаче Б, пока не закончите задачу А. Эта зависимость является наиболее распространенной.

Пример :

Вам нужно встретиться с клиентом, прежде чем вы сможете разработать план проекта.

Start to Start зависимости задач

Вы должны начать задачу А, прежде чем вы сможете начать задачу Б.

Пример :

Прежде чем вы сможете начать работу над дизайном мобильного приложения, вам необходимо подготовить каркасы мобильного приложения, чтобы они служили точкой отсчета.

Зависимости задачи Finish to Finish

Вы должны закончить задачу А, прежде чем вы сможете закончить задачу Б.

Пример :

Front-end разработчик не может закончить свою работу до того, как дизайнер закончит дизайн мобильного приложения.

Зависимости задачи от начала до конца

Вы должны начать задачу А, прежде чем сможете закончить задачу Б.

Пример :

Для разгрузки сарая нанимают кран, а для установки сарая нанимают строительную бригаду. Задача по разгрузке сарая не может быть завершена до начала задачи по установке сарая.

—

В зависимости от вашего проекта у вас может быть несколько типов зависимостей задач на временной шкале проекта.

Как создать таймлайн проекта?

Теперь, когда вы поняли, что такое сроки проекта, а также то, как задачи, зависимости задач и вехи связаны с ними, вот 8 шагов, которые вам нужно выполнить, чтобы разработать график проекта для вашего собственного проекта:

1. Определите объем проекта

Определение масштаба проекта — это скорее этап подготовки, над которым вам нужно поработать, прежде чем вы начнете строить график проекта.

В заявлении о содержании проекта описываются результаты и результаты, которые вы получите после завершения проекта.

Давайте рассмотрим простой проект, чтобы проиллюстрировать это. Например, вы профессиональный садовник, которого наняли для выращивания розового сада перед местной мэрией .

Пример описания содержания проекта:

Я построю и вырастим розарий площадью 10 квадратных футов для парка перед мэрией.

2. Определите структуру разбивки работ

Чтобы определить структурную структуру работ (WBS), вам потребуется указать ссылку на описание содержания вашего проекта .

В основном вы будете использовать это утверждение, чтобы рассмотреть наилучшие способы разбить желаемые результаты и результаты на более мелкие элементы.

Имейте в виду, что эти более мелкие элементы еще не являются задачами — просто более мелкие результаты, которые вы позже будете использовать для определения задач вашего проекта и зависимостей задач.

В этом смысле каждый небольшой результат — это задача, которая ведет к определенной вехе.

Пример структуры распределения работ :

Чтобы построить запрошенный розарий, мне нужно вырастить:

• 2 кв м желтых роз
• 2 кв.м розовой розы
• 2 квадратных метра красных роз
• 2 кв м фиолетовых роз
• 2 кв м белых роз

3. Определите задачи

Теперь пришло время проанализировать ваши более мелкие результаты и использовать их для определения задач.

Каждый меньший результат будет иметь набор шагов (задач), которые вам необходимо выполнить, чтобы произвести указанный меньший результат.

Подумайте об этих шагах (задачах) и запишите их в список дел — это ваши задачи.

Пример определения задач:

Несколько задач имеют решающее значение для создания желаемого сада:

• Выберите идеальное солнечное место
• Купить материалы для шпалеры
• Построить решетку
• Подготовить сайт
• Выбрать семена для кустов роз
• Посадите семена в привлекательную структуру
• Поливать цветы

4. Определите зависимости задач

Определенные вами задачи не работают изолированно.

Конечно, все эти группы задач соединяются вместе для создания меньших результатов, а все меньшие результаты соединяются для создания окончательного результата.

Вам просто нужно подумать о том, как задачи связаны друг с другом:

• Какая задача должна закончиться, чтобы началась другая?
• Есть ли задачи, над которыми нужно начать работать или закончить одновременно?
• Есть ли задачи, над которыми вам нужно начать работать, прежде чем вы закончите работу над другим набором задач?

Ответы на эти вопросы помогут вам понять, в каком порядке вам нужно решать свои задачи.

Пример определения зависимостей задач:

• Чтобы построить подходящую решетку для ваших роз, вам необходимо купить материалы для решеток.
• Чтобы было что посадить, вам нужно купить семена розового куста.
• Вы будете сажать семена розового куста с учетом положения шпалеры, а это означает, что вам придется подумать о покупке материала шпалеры и розовых кустов одновременно — это пример типичной зависимости от начала выполнения задачи.

5. Определите вехи

Мы уже говорили о вехах — в зависимости от типа проекта вы, вероятно, сможете решить, какую веху лучше всего внедрить в график управления проектом.

Вехи могут служить вашими крайними сроками.

Ваша временная шкала проекта точно скажет вам, какие задачи вам нужно выполнить, прежде чем вы достигнете своей вехи.

Таким образом, вехи также могут служить эталоном прогресса, которого вы добиваетесь в своем проекте.

Пример определения вех:

• Этап 1: успешно построена решетка
• Веха 2: посадить семена розового куста
• Этап 3: вырастить розы до образования бутонов

6. Распределяйте ресурсы

Теперь, когда у вас есть задачи, зависимости задач и вехи, определенные на основе вашего описания содержания проекта, вам нужно подумать о том, как вы можете распределить ресурсы, необходимые для выполнения определенной работы.

В этом смысле слова ресурсы — это члены команды, которые будут выполнять работу.

Вам нужно будет выбрать лучшего человека для каждой задачи, а затем убедиться, что указанный человек доступен для выполнения указанной задачи.

Пример распределения ресурсов :

Подумайте, нужна ли вам дополнительная помощь для работы с розарием и шпалерой. Сколько человек вам понадобится и где вы их найдете?

7. Определите время, необходимое для каждой задачи

Этот этап может иметь решающее значение, так как он помогает вам подумать о том, как лучше всего уложиться в сроки проекта и вехи.

Итак, возьмите каждую задачу, которую вы определили, и определите время, которое члены вашей команды должны потратить на нее — чем точнее вы сделаете это, тем лучше.

Поскольку вы, вероятно, работаете над несколькими проектами и задачами одного типа, вы можете отслеживать время выполнения этих задач и проектов. Это поможет вам задокументировать точное время, необходимое для них, чтобы служить ориентиром при составлении сметы проекта. Чем чаще вы отслеживаете время, тем точнее будут эти оценки задач.

И имейте в виду, что у вас будет ограниченное количество времени, чтобы выделить его в первую очередь, так как вы будете ограничены своим крайним сроком. Более того, задача может занять у исполнителя всего 3 часа непрерывной работы… Но исполнитель, скорее всего, одновременно работает над другими задачами и проектами, поэтому убедитесь, что у вас есть передышка для другой работы и непредвиденных ситуаций. Таким образом, вместо того, чтобы выделять 3 часа на задачу, вам рекомендуется выделить как минимум в 3 раза больше, на всякий случай.

Пример продолжительности задачи:

• Выберите идеальное солнечное место — 2 часа .
• Купить шпалерные материалы – 1 час
• Построить решетку – 30 часов
• Подготовка сайта – 10 часов
• Выбрать семена для розовых кустов – 2 часа
• Посадить семена в привлекательную структуру — 5 часов
• Поливать цветы – 1 час , через равные промежутки времени (время между двумя поливами зависит от качества почвы)

8. Создайте временную шкалу проекта

Теперь, когда у вас есть все данные временной шкалы вашего проекта, пришло время составить вашу временную шкалу.

Выберите визуальный макет для вашей временной шкалы, добавьте свои задачи, зависимости задач и вехи.

Или вы можете использовать наши готовые шаблоны и сэкономить массу времени:

Типы временной шкалы проекта (+ загружаемые шаблоны временной шкалы проекта)

Существуют разные типы графиков проекта — в зависимости от типа проекта, над которым вы работаете, вам могут понадобиться хронологические графики, диаграммы Ганта или графики проектов со специальной направленностью. Чтобы упростить работу над вашими проектами, мы включили загружаемые шаблоны для каждого типа временной шкалы проекта.

Хронологические сроки проекта

Как следует из названия, этот тип временной шкалы проекта ставит задачи и вехи в хронологическом порядке. Они могут быть горизонтальными или вертикальными.

Горизонтальная временная шкала проекта

О чем это : В этой временной шкале проекта, как следует из названия, все задачи и вехи расположены горизонтально. Просто добавьте название своего проекта, добавьте свои задачи и этапы на горизонтальную круглогодичную временную шкалу. Определите крайний срок для вех. Определите, когда вы будете решать каждую задачу и сколько времени вам потребуется на ее выполнение. В конце добавьте крайний срок проекта на горизонтальную временную шкалу, чтобы понять, сколько времени у вас есть, прежде чем вам нужно будет все закончить.

Лучше всего для чего и для кого : отлично подходит для разных типов проектов, которые включают в себя различные задачи и этапы.

→ СКАЧАТЬ Шаблон горизонтальной временной шкалы проекта (Google Slides)

→ СКАЧАТЬ Шаблон горизонтальной временной шкалы проекта (PowerPoint)

Вертикальная временная шкала проекта

О чем это : В этой временной шкале проекта, как следует из названия, все задачи и вехи расположены вертикально. Просто добавьте название своего проекта, добавьте свои задачи и вехи по вертикальной временной шкале и определите соответствующие даты для вех задач. В конце добавьте крайний срок проекта на вертикальную временную шкалу, чтобы понять, сколько у вас есть времени, прежде чем вам нужно будет все закончить.

Лучше всего для чего и для кого : отлично подходит для разных типов проектов, которые включают в себя различные задачи и этапы.

→ СКАЧАТЬ Шаблон вертикальной временной шкалы проекта (Google Slides)

→ СКАЧАТЬ Шаблон вертикальной временной шкалы проекта (PowerPoint)

Диаграммы Ганта

Если вы не знакомы с диаграммами Ганта, это особый тип гистограммы, который помогает командам, работающим над проектами, проиллюстрировать расписание проекта. Это эффективный визуальный подход, который позволяет вам отмечать продолжительность задач, а также показывать, как задачи связаны друг с другом. Как только вы определите продолжительность каждой задачи, над которой вы работаете, у вас будут отмечены зависимости задач, так как вы получите четкое представление о том, когда каждая задача заканчивается и начинается, сама по себе и по отношению к другим задачам.
Это один из самых популярных типов временных шкал, поскольку его можно использовать в самых разных проектах и ​​с первого взгляда отображать множество данных.

Вы можете использовать его для планирования задач в течение года, месяца, недели или дня.

Годовая диаграмма Ганта Хронология проекта

О чем это : Временная шкала годовой диаграммы Ганта позволяет планировать проект на несколько месяцев. Определите задачи и отметьте их ожидаемую продолжительность. Добавляйте сроки для задач и определяйте вехи. Добавьте общий срок проекта на временную шкалу, чтобы понять, сколько времени у вас есть, прежде чем вам нужно будет все закончить.

Лучше всего для чего и для кого : отлично подходит для более крупных и сложных проектов, рассчитанных на несколько месяцев.

→ СКАЧАТЬ Шаблон годовой шкалы проекта (Google Презентации)

→ СКАЧАТЬ Шаблон годовой шкалы проекта (PowerPoint)

Ежемесячная диаграмма Ганта Хронология проекта

О чем это : Ежемесячная диаграмма Ганта позволяет планировать проект на один месяц. Определите задачи и отметьте их ожидаемую продолжительность. Добавляйте сроки для задач и определяйте вехи. Добавьте общий срок проекта на временную шкалу, чтобы понять, сколько времени у вас есть, прежде чем вам нужно будет все закончить.

Лучше всего для чего и для кого : отлично подходит для небольших проектов, рассчитанных на один месяц или меньше. Кроме того, это отличная помощь в планировании работы над более крупным проектом, на который у вас есть один месяц или меньше до крайнего срока.

→ СКАЧАТЬ Ежемесячный шаблон графика проекта (Google Презентации)

→ СКАЧАТЬ Ежемесячный шаблон графика проекта (PowerPoint)

Еженедельная диаграмма Ганта Хронология проекта

О чем это : Еженедельная диаграмма Ганта позволяет планировать проект на одну неделю. Определите задачи и отметьте их ожидаемую продолжительность. Добавляйте сроки для задач и определяйте вехи. Добавьте общий срок проекта на временную шкалу, чтобы понять, сколько времени у вас есть, прежде чем вам нужно будет все закончить.

Лучше всего для чего и для кого : отлично подходит для небольших проектов, рассчитанных на одну неделю или меньше. Кроме того, это отличная помощь в планировании работы над более крупным проектом, на который у вас есть одна неделя или меньше до крайнего срока.

→ СКАЧАТЬ Еженедельный шаблон графика проекта (Google Презентации)

→ СКАЧАТЬ Еженедельный шаблон графика проекта (PowerPoint)

График проекта с почасовой диаграммой Ганта

О чем это : временная шкала с часовой диаграммой Ганта позволяет планировать проект на один день. Определите задачи и отметьте их ожидаемую продолжительность. Добавляйте сроки для задач и определяйте вехи. Добавьте общий срок проекта на временную шкалу, чтобы понять, сколько времени у вас есть, прежде чем вам нужно будет все закончить.

Лучше всего для чего и для кого : отлично подходит для завершения проекта, который должен быть выполнен сегодня, если у вас еще есть пара оставшихся задач, прежде чем вам нужно будет отправить проект. Более того, вы даже можете использовать эту конкретную диаграмму Ганта, чтобы распланировать свой день.

→ СКАЧАТЬ Шаблон почасовой шкалы проекта (Google Slides)

→ СКАЧАТЬ Шаблон почасовой шкалы проекта (PowerPoint)

Сроки проекта со специализацией

Ваш проект может даже иметь специализированную направленность. Несколько различных графиков и диаграмм — отличное решение, если вы хотите отслеживать и обрабатывать ход выполнения проекта на более конкретной временной шкале управления проектом, а также решать проблемы, связанные с проектом.

Если это так, вы можете попробовать диаграмму PERT, диаграмму «рыбий скелет» или график проекта с контрольными точками или зависимостями.

Хронология проекта диаграммы PERT

О чем это : Диаграмма PERT — отличный визуальный инструмент, призванный помочь вам организовывать, координировать и планировать задачи, связанные с проектом. Это отличное решение, когда вы хотите сосредоточиться на зависимости задач и вехах, которые отмечают окончание таких задач. Большое внимание также уделяется продолжительности задачи.

Лучший для чего и для кого : отлично подходит для более сложных проектов, которые имеют много связанных задач и процессов, таких как проекты по разработке программного обеспечения.

→ СКАЧАТЬ Шаблон временной шкалы проекта PERT Chart (Google Slides)

→ СКАЧАТЬ Шаблон временной шкалы проекта диаграммы PERT (PowerPoint)

Хронология проекта «диаграмма рыбьей кости»

О чем это : Временная шкала проекта в виде диаграммы «рыбья кость» (также известная как диаграмма Исикавы) отлично подходит для того, чтобы помочь вам понять и связать причины несовершенств, дефектов и проблем, возникающих во время работы над проектом. Сама диаграмма выглядит как скелет рыбы, отсюда и название:

1. Несовершенство, дефект или проблема, которую вы анализируете и пытаетесь решить, — это голова рыбы.
2. Различные причины несовершенства, дефекта или проблемы «питаются» в позвоночник рыбы.

Определите свою основную проблему и укажите временные рамки, когда вы будете заниматься различными сопутствующими элементами несовершенства, дефекта или проблемы, связанных с проектом.

Лучше всего для чего и для кого : отлично подходит для наблюдения за потенциальными (или препятствующими) проблемами и недостатками в любом проекте.

→ СКАЧАТЬ Шаблон временной шкалы проекта Fishbone Diagram (Google Slides)

→ СКАЧАТЬ Шаблон временной шкалы проекта Fishbone Diagram (PowerPoint)

Хронология проекта с этапами

О чем это : Хронология проекта с вехами, как вы, наверное, догадались, уделяет большое внимание вехам проекта. Вы можете определить свои вехи и определить сопутствующие задачи, которые ведут к указанным вехам, а также временные рамки, когда вы будете решать указанные задачи.

Лучше всего для чего и для кого : отлично подходит для людей, которые находят мотивацию в достижении вех и хотят следить за указанными вехами для этой цели.

→ СКАЧАТЬ Хронологию проекта с шаблоном вех (Google Slides)

→ СКАЧАТЬ Хронологию проекта с шаблоном вех (PowerPoint)

Временная шкала проекта с зависимостями

О чем это : Временная шкала проекта с зависимостями, как следует из ее названия, уделяет большое внимание отношениям между задачами. Вы сможете связать связанные задачи вместе и определить временные рамки, когда вы будете над ними работать.

Лучше всего для чего и для кого : эта временная шкала — отличный ресурс, который поможет вам понять, сколько задач вам нужно решить, чтобы завершить проект, в каком порядке вам нужно решать задачи (на основе отношения задач) и сколько времени вы иметь в своем распоряжении в первую очередь.

→ СКАЧАТЬ Временную шкалу проекта с зависимостями (Google Slides)

→ СКАЧАТЬ Хронологию проекта с зависимостями (PowerPoint)

Завершение…

Создание графика управления проектом является важным элементом планирования проекта. Определение ваших задач, их зависимостей, важных этапов проекта, а также отслеживание сроков проекта имеют решающее значение для успешного завершения вашего проекта. А благодаря шаблонам временной шкалы проекта вы можете записывать и отслеживать все эти важные данные в одном месте.