如何創建項目時間表（+免費模板）

在項目時間表中記錄和跟踪項目相關數據對於任何項目的成功都至關重要。 您可以直觀地了解所有重要的項目元素，並且能夠了解如何更好地處理項目中的問題，甚至防止它們發生。

為了幫助您更好地掌握如何使用項目時間線，以下是您需要了解的所有信息，包括基本定義、如何創建自己的項目時間線的指南以及可免費下載的項目時間線模板。能夠快速輕鬆地定義您的項目時間表。

一些基本的項目時間表術語

在我們開始創建項目時間線之前，我們應該了解一些基本的項目時間線術語——什麼是項目時間線、項目里程碑和任務依賴關係。

什麼是項目時間表？

項目時間表是與項目相關的任務、事件和操作的時間順序。 全面的項目時間表向您展示：

• 您之前完成的與項目相關的工作
• 您當前正在處理的任務、事件和操作
• 未來等待您的任務、事件和行動。

項目時間表應該包括什麼？

項目管理時間表中通常包含幾個關鍵要素：

• 項目相關任務
• 任務到期日期
• 任務的持續時間，從受讓人開始處理它們的那一刻到它們到期的那一刻
• 任務之間的所有關鍵依賴關係

許多類型的項目時間表包括相關的里程碑，作為整個項目進度的參考點。

為什麼項目時間表很重要？ 創建項目時間表的好處

您知道嗎，根據最近的 Workplace 溝通統計，溝通不暢導致 44% 的項目失敗，而 PMI 2015 年的一項研究表明，30% 的項目失敗是因為項目的願景或目標不足？ 創建項目時間表可以解決這兩個問題。

畢竟，項目經理一直在尋找最好的工具、工作流程、流程和項目管理技術，以幫助他們的團隊更快、更好地完成項目。

而且，雖然最好的工具、工作流程、流程和項目管理技術可能因項目和項目經理而異，但項目時間表的創建對於每個項目來說都是至關重要的元素。

一些最突出的項目時間表優勢還包括以下內容：

• 計費更準確；
• 更好的任務優先級；
• 更高的透明度，並能夠讓每個團隊成員對其分配的任務負責；
• 更好的溝通，因為更容易讓每個人都參與進來；
• 有助於看到更大的圖景；
• 如果發生問題或落後於計劃，您可以跟踪它發生在哪個階段，並可能確定它發生的原因； 這也意味著您可以盡快做出反應並防止進一步的問題。
• 它可以確保您以一種讓您及時了解個人任務進度的方式佈置任何項目。
• 它可以幫助您關注任務截止日期，以及相關任務和子任務，其完成取決於所述任務的完成。
• 而且，最重要的是，它可以讓您及時對所有潛在的事故做出反應。

此外，創建項目時間表會導致時間變得不那麼抽象，從而更易於管理。

什麼是項目里程碑？ 它們與項目時間表有什麼關係？

項目里程碑是沒有持續時間的特定任務，因為它們用作前一組任務的成就點。

這些成就點可能標誌著項目的結束或項目重要階段的結束。 因此，它們是項目管理時間表的重要補充。

項目里程碑可能與以下事件相關

有意義的項目階段（作為項目里程碑）

這些里程碑包括典型項目階段的開始和結束，例如概念、設計、開發、測試以及最終的發布。

重要會議（作為項目里程碑）

這些里程碑包括項目啟動會議、每月進度會議、閉幕會議。

重要決定（作為項目里程碑）

這些里程碑包括所有關於重要項目事項的最終決定，通常是在會議上。

計劃（作為項目里程碑）

這些里程碑包括項目計劃的構思、批准和完成。

資源（作為項目里程碑）

這些里程碑包括相關項目資源的部署，例如物理材料或團隊成員。

設計（作為項目里程碑）

這些里程碑包括項目設計的構思、批准、完成和審查。

資金（作為項目里程碑）

這些里程碑包括獲得完成項目所需的資金。

新員工（作為項目里程碑）

這些里程碑包括僱用額外的員工來處理關鍵的項目角色和職責。

供應商（作為項目里程碑）

這些里程碑包括確保執行項目所需的外部供應商。

關鍵績效指標（作為項目里程碑）

這些里程碑包括實際項目成本、資源利用和投資回報。

集成（作為項目里程碑）

這些里程碑標誌著項目的不同元素和連接在一起的時間。

目標和目的（作為項目里程碑）

這些里程碑標誌著您達到項目的各種目標和目標的時間。

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根據您的需求和項目的複雜性，您可能會在項目時間表中包含幾種類型的里程碑。

什麼是任務依賴？ 它們與項目時間表有什麼關係？

任務依賴關係表示任務之間的關係——一項任務的完成或開始時間與另一項任務的完成或開始時間相關聯。 任務依賴關係對於項目時間表很重要，因為它們告訴您當前正在處理的每個任務如何與其他任務相關聯。 您可以更好地了解應該如何組織工作，以及應該以什麼順序處理任務。

以下是任務依賴項的工作方式：

完成以啟動任務依賴項

在完成任務 A 之前，您無法繼續執行任務 B。這種依賴性是最常見的依賴性。

示例：

在製定項目計劃之前，您需要先與客戶會面。

開始啟動任務依賴

您必須先啟動任務 A，然後才能啟動任務 B。

示例：

在開始設計移動應用程序之前，您需要準備好移動應用程序的線框圖，作為參考點。

完成到完成任務依賴項

您必須先完成任務 A，然後才能完成任務 B。

示例：

在設計師完成移動應用程序的設計之前，前端開發人員無法完成她的工作。

從頭到尾的任務依賴

您必須先啟動任務 A，然後才能完成任務 B。

示例：

聘請起重機卸棚，並聘請施工隊安裝棚。 在安裝棚的任務開始之前，無法完成卸棚的任務。

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根據您的項目，您的項目時間線中可能有多種類型的任務依賴項。

如何創建項目時間表？

現在您已經了解了什麼是項目時間表，以及任務、任務依賴項和里程碑之間的關係，以下是您需要遵循的 8 個步驟，以便為您自己的項目設計項目時間表：

1.定義項目範圍

在開始構建項目時間表之前，定義項目範圍更像是一個準備階段。

項目範圍說明書概述了項目完成後您將產生的可交付成果和成果。

讓我們用一個簡單的項目來說明這一點——例如，你是一名專業園丁，受僱在當地市政廳前種植玫瑰園。

項目範圍說明書示例：

我將為市政廳前的公園建造和種植一個 10 平方英尺的玫瑰園。

2.定義工作分解結構

為了定義工作分解結構 (WBS)，您需要參考您的項目範圍說明書。

您將基本上使用該語句來考慮將所需的可交付成果和結果分解為更小的元素的最佳方法。

請記住，這些較小的元素還不是任務——只是較小的可交付成果，您稍後將使用它來定義您的項目任務和任務依賴關係。

從這個意義上說，每個小的可交付成果都是通向里程碑的任務。

工作分解結構示例：

要建造要求的玫瑰園，我需要種植：

• 2 平方英尺的黃玫瑰
• 2平方英尺的粉紅玫瑰
• 2 平方英尺的紅玫瑰
• 2 平方英尺的紫玫瑰
• 2 平方英尺的白玫瑰

3. 定義任務

現在是時候分析較小的可交付成果，並使用它們來定義任務了。

每個較小的可交付成果都將具有您需要執行的一組步驟（任務），以生成所述較小的可交付成果。

考慮這些步驟（任務）並將它們列在待辦事項列表中——這些是你的任務。

定義任務示例：

有幾項任務對於建造所請求的花園至關重要：

• 選擇完美、陽光充足的地方
• 購買格子架的材料
• 建立一個格子
• 準備網站
• 為玫瑰叢選擇種子
• 將種子種植在有吸引力的結構中
• 給花澆水

4.定義任務依賴

您定義的任務不能單獨運行。

當然，所有這些任務組連接在一起以構建較小的可交付成果，所有較小的可交付成果相互連接以構建最終的可交付成果。

您只需要考慮任務之間的關係：

• 什麼任務需要結束才能開始另一個任務？
• 是否有需要同時開始或完成的任務？
• 在完成另一組任務之前，您需要開始處理哪些任務？

這些問題的答案將幫助您了解完成任務所需的順序。

定義任務依賴示例：

• 為了為你的玫瑰建造一個合適的格子，你需要購買格子材料
• 為了種植一些東西，你需要購買玫瑰叢種子
• 您將在考慮格子位置的情況下種植玫瑰叢種子，這意味著您必須考慮同時購買格子材料和玫瑰叢 - 這是一個典型的開始任務依賴的示例。

5. 定義里程碑

我們已經討論過里程碑——根據項目的類型，您可能會考慮最好在項目管理時間表中實施什麼樣的里程碑。

里程碑可以作為你的最後期限。

您的項目時間表將準確告訴您在達到里程碑之前需要完成哪些任務。

因此，里程碑也可以作為您在項目中取得進展的基準。

定義里程碑示例：

• 里程碑一：成功搭建格子
• 里程碑 2：種植玫瑰叢種子
• 里程碑 3：培育玫瑰花蕾形成

6.分配資源

現在您已經根據項目範圍聲明定義了任務、任務依賴項和里程碑，您需要考慮如何分配執行定義工作所需的資源。

從這個詞的意義上說，資源是執行工作的團隊成員。

您需要為每項任務確定最佳人選，然後確保該人可以執行該任務。

分配資源示例：

想想在玫瑰園和格子架上工作是否需要額外的幫助。 你需要多少人，你會在哪裡找到他們？

7.確定每項任務所需的時間

這個階段可能很關鍵，因為它可以幫助您思考超越項目和里程碑截止日期的最佳方法。

因此，請完成您定義的每項任務，並定義您的團隊成員預計花費在其上的時間——您越準確越好。

由於您可能隨著時間的推移處理多個相同類型的項目和任務，因此您可以跟踪這些任務和項目的時間。 這將幫助您記錄所需的確切時間，以在創建項目估算時作為參考。 您跟踪時間的頻率越高，這些任務估計就越準確。

而且，請記住，您首先分配的時間是有限的，因為您將受到截止日期的限制。 此外，一項任務可能需要受讓人連續工作 3 小時才能完成……但受讓人可能同時從事其他任務和項目，因此請確保為其他工作和意外情況留出一些喘息的空間。 因此，建議您分配至少 3 倍的時間，以防萬一，而不是為一項任務分配 3 小時。

任務持續時間示例：

• 選擇完美的陽光充足的地方 - 2 小時
• 購買格子材料 - 1 小時
• 搭建格子架 – 30 小時
• 準備場地 - 10 小時
• 為玫瑰叢選擇種子 - 2 小時
• 在有吸引力的結構中種植種子 - 5 小時
• 給花澆水 - 1 小時，定期（兩次澆水之間的時間取決於土壤質量）

8. 建立你的項目時間表

現在您已經擁有了所有項目時間線數據，現在是時候制定時間線了。

確定時間線的視覺佈局，添加任務、任務依賴項和里程碑。

或者，您可以使用我們現成的模板，節省大量時間：

項目時間線類型（+ 可下載的項目時間線模板）

有不同類型的項目時間表——根據您正在處理的項目類型，您可能需要按時間順序排列的時間表、甘特圖或專門關注的項目時間表。 為了使您的項目工作更順利，我們為每種類型的項目時間表提供了可下載的模板。

按時間順序排列的項目時間表

顧名思義，這種類型的項目時間表按時間順序排列任務和里程碑。 它們可以是水平的或垂直的。

橫向項目時間表

它是關於什麼的：這個項目時間表，顧名思義，橫向列出了所有任務和里程碑。 只需添加您的項目名稱，在水平的全年時間表中添加您的任務和里程碑。 定義里程碑的截止日期。 定義您何時處理每項任務以及完成任務所需的時間。 最後，將您的項目截止日期添加到水平時間線中，以了解您需要多少時間才能完成所有事情。

最適合什麼和誰：非常適合涉及各種任務和里程碑的不同類型的項目。

→ 下載水平項目時間表模板（谷歌幻燈片）

→ 下載水平項目時間表模板 (PowerPoint)

垂直項目時間表

它是關於什麼的：這個項目時間表，顧名思義，垂直排列了所有任務和里程碑。 只需添加您的項目名稱，跨垂直時間線添加您的任務和里程碑，並為任務里程碑定義相關日期。 最後，將您的項目截止日期添加到垂直時間線中，以了解您需要多少時間才能完成所有事情。

最適合什麼和誰：非常適合涉及各種任務和里程碑的不同類型的項目。

→ 下載垂直項目時間表模板（谷歌幻燈片）

→ 下載垂直項目時間表模板 (PowerPoint)

甘特圖

如果您不熟悉甘特圖，它們是一種特定類型的條形圖，可幫助從事項目的團隊說明項目進度。 這是一種有效的可視化方法，可讓您標記任務的持續時間以及顯示任務之間的關係。 一旦您定義了您正在處理的每項任務的持續時間，您將標記任務依賴關係，因為您將清楚地了解每項任務何時結束和開始，以及與其他任務相關的時間。
它是最流行的時間線類型之一，因為它可以用於各種各樣的項目，並且一目了然地向您展示大量數據。

您可以使用它來計劃一年、一個月、一周或一天的任務。

年度甘特圖項目時間表

它是關於什麼的： 年度甘特圖時間線讓您可以在幾個月內規劃您的項目。 定義任務，並標記其預期持續時間。 為任務添加截止日期，並定義里程碑。 將整個項目的截止日期添加到時間表中，以了解您需要完成所有事情之前有多少時間。

最適合什麼和誰：非常適合跨越幾個月的更大、更複雜的項目。

→ 下載年度項目時間表模板（谷歌幻燈片）

→ 下載年度項目時間表模板 (PowerPoint)

每月甘特圖項目時間表

它是關於什麼的：每月甘特圖時間表可讓您在一個月內計劃您的項目。 定義任務，並標記其預期持續時間。 為任務添加截止日期，並定義里程碑。 將整個項目的截止日期添加到時間表中，以了解您需要完成所有事情之前有多少時間。

最適合什麼和誰：非常適合跨越一個月或更短時間的小型項目。 此外，它對於計劃一個較大項目的工作非常有幫助，您有一個月或更短的時間來完成截止日期。

→ 下載每月項目時間表模板（谷歌幻燈片）

→ 下載每月項目時間表模板 (PowerPoint)

每週甘特圖項目時間表

它是關於什麼的：每週甘特圖時間線可讓您在一周內計劃您的項目。 定義任務，並標記其預期持續時間。 為任務添加截止日期，並定義里程碑。 將整個項目的截止日期添加到時間表中，以了解您需要完成所有事情之前有多少時間。

最適合什麼和誰：非常適合跨越一周或更短時間的小型項目。 此外，它對於計劃在截止日期前一周或更短時間的大型項目的工作非常有幫助。

→ 下載每週項目時間表模板（谷歌幻燈片）

→ 下載每週項目時間表模板 (PowerPoint)

每小時甘特圖項目時間表

它是關於什麼的：每小時甘特圖時間表讓您可以在一天內計劃您的項目。 定義任務，並標記其預期持續時間。 為任務添加截止日期，並定義里程碑。 在時間線上添加整個項目的截止日期，以了解在完成所有事情之前您還有多少時間。

最適合什麼和誰：非常適合完成今天到期的項目，如果您在需要發送項目之前還有一些剩餘任務。 此外，您甚至可以使用此特定的甘特圖來劃分您的一天。

→ 下載每小時項目時間表模板（谷歌幻燈片）

→ 下載每小時項目時間表模板 (PowerPoint)

具有專業重點的項目時間表

您的項目甚至可能有專門的重點。 當您想要在更具體的項目管理時間表上跟踪和處理項目進度以及解決與項目相關的問題時，幾個不同的圖表和圖表是一個很好的解決方案。

如果是這種情況，您可以嘗試使用 PERT 圖、魚骨圖或具有里程碑或依賴關係的項目時間表。

PERT 圖表項目時間表

它是關於什麼的：PERT 圖表是一種出色的可視化工具，旨在幫助您組織、協調和安排與項目相關的任務。 當您想要專注於任務依賴性和標誌著此類任務結束的里程碑時，這是一個很好的解決方案。 任務持續時間也很重要。

最適合什麼和誰：非常適合具有大量相關任務和流程的更複雜的項目，例如軟件開發項目。

→ 下載 PERT 圖表項目時間表模板（谷歌幻燈片）

→ 下載 PERT 圖表項目時間表模板 (PowerPoint)

魚骨圖項目時間表

它是關於什麼的：魚骨圖項目時間表（也稱為石川圖）非常適合幫助您理解和聯繫您在項目中工作時出現的不完美、缺陷和問題的原因。 該圖本身看起來就像一條魚的骨架，因此得名：

1. 你正在分析和試圖解決的不完美、缺陷或問題是魚的頭。
2. 導致缺陷、缺陷或問題的各種原因“滋生”到魚的脊椎。

定義您的主要關注點，並添加時間框架，以便您處理與項目相關的缺陷、缺陷或問題的各種伴隨元素。

最適合什麼和誰：非常適合關注任何項目中的潛在（或阻礙）問題和缺點。

→ 下載魚骨圖項目時間表模板（谷歌幻燈片）

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具有里程碑的項目時間表

它是關於什麼的：具有里程碑的項目時間表非常強調項目里程碑，正如您可能猜到的那樣。 您可以定義里程碑，並定義導致所述里程碑的隨附任務，以及處理所述任務的時間範圍。

最適合什麼和誰：非常適合那些在達到里程碑中找到動力並希望為此目的關注所述里程碑的人。

→ 下載帶有里程碑模板的項目時間表（谷歌幻燈片）

→ 下載帶有里程碑模板的項目時間表 (PowerPoint)

具有依賴關係的項目時間表

它是關於什麼的：顧名思義，具有依賴關係的項目時間線非常強調任務之間的關係。 您將能夠將相關任務聯繫在一起並定義處理它們的時間範圍。

最適合什麼和誰：這個時間表是一個很好的資源，可以幫助您了解完成項目需要完成多少任務，需要以什麼順序來處理任務（基於任務關係），以及您需要多少時間有您的處置擺在首位。

→ 下載具有依賴關係的項目時間表（谷歌幻燈片）

→ 下載具有依賴關係的項目時間表 (PowerPoint)

包起來…

創建項目管理時間表是規劃項目的關鍵要素。 定義您的任務、它們的依賴關係、重要的項目里程碑以及密切關注項目截止日期對於項目的成功結果至關重要。 而且，使用項目時間線模板，您可以在一個地方記錄和跟踪所有這些重要數據。