Como criar uma linha do tempo do projeto (+ modelos gratuitos)

Registrar e rastrear dados relacionados ao projeto em uma linha do tempo do projeto é vital para o sucesso de qualquer projeto. Você obtém um detalhamento visual de todos os elementos importantes do projeto e é capaz de entender como lidar melhor com os problemas em um projeto ou até mesmo evitar que eles aconteçam.

Para ajudá-lo a entender melhor como trabalhar com cronogramas de projetos, aqui está tudo o que você precisa saber sobre eles, incluindo as definições básicas, um guia sobre como criar seu próprio cronograma de projetos e modelos de cronogramas de projetos para download gratuitos, onde você ser capaz de definir o cronograma do seu projeto de forma rápida e fácil.

Algumas terminologias básicas da linha do tempo do projeto

Antes de começarmos a criar uma linha do tempo do projeto, devemos revisar algumas terminologias básicas da linha do tempo do projeto – quais são as linhas do tempo do projeto, marcos do projeto e dependências de tarefas.

O que é um cronograma de projeto?

Uma linha do tempo do projeto é uma ordenação cronológica de tarefas, eventos e ações relacionadas ao projeto. Um cronograma de projeto abrangente mostra:

• o trabalho anterior relacionado ao projeto que você realizou
• as tarefas, eventos e ações que você está lidando no momento
• as tarefas, eventos e ações que esperam por você no futuro.

O que um cronograma de projeto deve incluir?

Existem vários elementos-chave geralmente incluídos em um cronograma de gerenciamento de projetos:

• Tarefas relacionadas ao projeto
• Datas de vencimento das tarefas
• A duração das tarefas, desde o momento em que o responsável começou a trabalhar nelas, até o momento em que elas devem ser cumpridas
• Todas as dependências cruciais entre tarefas

Muitos tipos de cronogramas de projetos incluem marcos relevantes que servem como ponto de referência para o progresso geral do projeto.

Por que um cronograma de projeto é importante? Os benefícios de criar um cronograma de projeto

Você sabia que, de acordo com as estatísticas recentes de comunicação do Workplace, a má comunicação leva ao fracasso do projeto em 44% dos casos, enquanto um estudo de 2015 do PMI afirma que 30% dos projetos falham devido à visão ou meta inadequada para o projeto? Criar um cronograma de projeto pode resolver esses dois problemas.

Afinal, os gerentes de projeto estão sempre em busca das melhores ferramentas, fluxos de trabalho, processos e técnicas de gerenciamento de projetos para ajudar sua equipe a concluir seus projetos com mais rapidez e qualidade.

E, embora as melhores ferramentas, fluxos de trabalho, processos e técnicas de gerenciamento de projetos possam variar entre projetos e gerentes de projeto, a criação de um cronograma de projeto é o elemento crucial para cada projeto.

Alguns dos benefícios mais proeminentes do cronograma do projeto também incluem o seguinte:

• Faturamento mais preciso;
• Melhor priorização de tarefas;
• Mais transparência e capacidade de responsabilizar cada membro da equipe por suas tarefas atribuídas;
• Melhor comunicação, pois é mais fácil manter todos informados;
• Ajuda a ver o quadro maior;
• Se ocorrer um problema ou atraso no cronograma, você poderá rastrear em que estágio ocorreu e possivelmente determinar por que aconteceu; isso também significa que você pode reagir o mais rápido possível e evitar mais problemas.
• Ele garante que você disponha qualquer projeto de uma maneira que o mantenha atualizado com seu próprio progresso em tarefas individuais.
• Ele ajuda você a ficar de olho nos prazos das tarefas, bem como nas tarefas e subtarefas relacionadas, cuja conclusão depende da conclusão das referidas tarefas.
• E, o mais importante, permite que você reaja a todos os possíveis contratempos em tempo hábil.

Além disso, a criação de uma linha do tempo do projeto faz com que o tempo se torne menos abstrato, facilitando o gerenciamento.

O que são marcos do projeto? Como eles estão relacionados aos cronogramas do projeto?

Os marcos do projeto são tarefas específicas que não têm duração porque servem como ponto de conquista para o grupo de tarefas anterior.

Esses pontos de realização podem marcar o fim do projeto ou o fim de uma etapa importante do projeto. Como tal, eles fazem uma adição importante aos cronogramas de gerenciamento de projetos.

Os marcos do projeto podem estar vinculados aos seguintes eventos

Fases significativas do projeto (como marcos do projeto)

Esses marcos incluem o início e o fim das fases típicas do projeto, como conceitos, design, desenvolvimento, teste e, eventualmente, lançamento.

Reuniões importantes (como marcos do projeto)

Esses marcos incluem a reunião inicial do projeto, reuniões mensais de progresso e a reunião de encerramento.

Decisões importantes (como marcos do projeto)

Esses marcos incluem todas as decisões finais tomadas sobre assuntos importantes do projeto, geralmente em reuniões.

Planos (como marcos do projeto)

Esses marcos incluem a concepção, aprovação e conclusão dos planos do projeto.

Recursos (como marcos do projeto)

Esses marcos incluem a implantação de recursos relevantes do projeto, como os materiais físicos ou os membros da equipe.

Projetos (como marcos do projeto)

Esses marcos incluem a concepção, aprovação, conclusão e revisão dos designs do projeto.

Fundos (como marcos do projeto)

Esses marcos incluem a obtenção dos fundos necessários para concluir o projeto.

Novas contratações (como marcos do projeto)

Esses marcos incluem a contratação de pessoal adicional para lidar com as principais funções e responsabilidades do projeto.

Fornecedores (como marcos do projeto)

Esses marcos incluem a garantia de fornecedores externos necessários para realizar o projeto.

Indicadores-chave de desempenho (como marcos do projeto)

Esses marcos incluem os custos reais do projeto, a utilização de recursos e o retorno dos investimentos.

Integrações (como marcos do projeto)

Esses marcos marcam o momento em que os diferentes elementos dos projetos se conectam.

Objetivos e Metas (como marcos do projeto)

Esses marcos marcam o momento em que você atinge os vários objetivos e metas do projeto.

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Dependendo de suas necessidades e da complexidade do projeto, você pode incluir vários tipos de marcos no cronograma do projeto.

O que são dependências de tarefas? Como eles estão relacionados aos cronogramas do projeto?

As Dependências de Tarefas representam a relação entre as tarefas – a conclusão ou a hora de início de uma tarefa está vinculada à conclusão ou a hora de início de outra tarefa. As dependências de tarefas são importantes para os cronogramas do projeto, pois informam como cada uma das tarefas nas quais você está trabalhando está conectada a outras tarefas. Você obtém uma visão melhor de como deve organizar seu trabalho e em que ordem deve lidar com suas tarefas.

Veja como as dependências de tarefas funcionam:

Dependências de tarefas de concluir para iniciar

Você não pode passar para a Tarefa B até terminar a Tarefa A. Essa dependência é a mais comum.

Exemplo :

Você precisa se reunir com o cliente antes de elaborar um plano de projeto.

Dependências de tarefas de início a início

Você deve iniciar a Tarefa A antes de iniciar a Tarefa B.

Exemplo :

Antes de começar a trabalhar no design de um aplicativo móvel, você precisará ter os wireframes do aplicativo móvel prontos para servir como ponto de referência.

Dependências de tarefas Finish to Finish

Você deve terminar a Tarefa A antes de poder terminar a Tarefa B.

Exemplo :

Um desenvolvedor front-end não pode terminar seu trabalho antes que o designer termine o design do aplicativo móvel.

Dependências de tarefas do início ao fim

Você deve iniciar a Tarefa A antes de terminar a Tarefa B.

Exemplo :

Um guindaste é contratado para descarregar um galpão e uma equipe de construção é contratada para instalar o galpão. A tarefa de descarregar o galpão não pode ser concluída antes do início da tarefa de instalação do galpão.

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Dependendo do seu projeto, você pode ter vários tipos de dependências de tarefas na linha do tempo do projeto.

Como criar uma linha do tempo do projeto?

Agora que você entendeu o que são cronogramas de projeto e como as tarefas, dependências de tarefas e marcos se relacionam com eles, aqui estão as 8 etapas que você precisa seguir para criar um cronograma de projeto para seu próprio projeto:

1. Defina o escopo do projeto

Definir o escopo do projeto é mais uma fase de preparação na qual você precisa trabalhar antes de começar a construir o cronograma do projeto.

A declaração do escopo do projeto descreve as entregas e os resultados que você terá produzido quando o projeto for finalizado.

Vamos pegar um projeto simples para ilustrar isso – por exemplo, você é um jardineiro profissional que foi contratado para cultivar um jardim de rosas em frente à prefeitura local .

Exemplo de declaração de escopo do projeto:

Vou construir e cultivar um jardim de rosas de 10 pés quadrados para o parque em frente à prefeitura.

2. Defina uma estrutura analítica do trabalho

Para definir uma estrutura analítica do projeto (WBS), você precisará fazer referência à declaração do escopo do projeto .

Você basicamente usará a declaração para considerar as melhores maneiras de dividir seus resultados e entregas desejados em elementos menores.

Lembre-se de que esses elementos menores ainda não são tarefas — apenas entregas menores que você usará posteriormente para definir as tarefas do projeto e as dependências das tarefas.

Nesse sentido, cada pequena entrega são as tarefas que levam a um marco.

Exemplo de estrutura de detalhamento de trabalho :

Para construir o jardim de rosas solicitado, precisarei cultivar:

• 2 metros quadrados de rosas amarelas
• 2 metros quadrados de rosa
• 2 metros quadrados de rosas vermelhas
• 2 m² de rosas roxas
• 2 m² de rosas brancas

3. Defina tarefas

Agora é hora de analisar suas entregas menores e usá-las para definir tarefas.

Cada entrega menor terá um conjunto de etapas (tarefas) que você precisa realizar para produzir a referida entrega menor.

Pense nessas etapas (tarefas) e liste-as em uma lista de tarefas – essas são suas tarefas.

Definir exemplo de tarefas:

Várias tarefas são cruciais para construir o jardim solicitado:

• Escolha o local perfeito e ensolarado
• Compre os materiais para a treliça
• Construir uma treliça
• Preparar o local
• Selecione as sementes para as roseiras
• Plante as sementes em uma estrutura atraente
• Regar as flores

4. Definir dependências de tarefas

As tarefas que você definiu não funcionam isoladamente.

É claro que todos esses grupos de tarefas se conectam para construir as entregas menores, e todas as entregas menores se conectam para construir a entrega final.

Você só precisa pensar em como as tarefas se relacionam entre si:

• Que tarefa precisa terminar para que outra comece?
• Existem tarefas nas quais você precisa começar a trabalhar ou terminar ao mesmo tempo?
• Existem tarefas nas quais você precisa começar a trabalhar antes de terminar o trabalho em outro conjunto de tarefas?

As respostas a essas perguntas ajudarão você a entender em que ordem você precisa lidar com suas tarefas.

Defina o exemplo de dependências de tarefas:

• Para construir uma treliça adequada para suas rosas, você precisará comprar materiais de treliça
• Para ter algo para plantar, você precisará comprar as sementes da roseira
• Você plantará as sementes de roseiras com a posição da treliça em mente, o que significa que você terá que considerar comprar o material da treliça e as roseiras ao mesmo tempo - este é um exemplo de uma típica dependência de tarefa de início para início .

5. Defina os marcos

Já falamos sobre marcos – dependendo do tipo de projeto, você provavelmente poderá considerar que tipo de marco seria melhor implementar em seu cronograma de gerenciamento de projetos.

Os marcos podem servir como seus prazos.

O cronograma do seu projeto informará exatamente quais tarefas você precisa concluir antes de atingir seu marco.

Como tal, os marcos também podem servir como referência para o progresso que você está fazendo com seu projeto.

Defina o exemplo de marcos:

• Marco 1: Construiu com sucesso a treliça
• Marco 2: Plantei as sementes da roseira
• Marco 3: Cultivou as rosas para a formação de botões

6. Alocar recursos

Agora que você definiu suas tarefas, dependências de tarefas e marcos com base na declaração de escopo do projeto, precisará pensar em como alocar os recursos necessários para realizar o trabalho definido.

Nesse sentido da palavra, recursos são os membros da equipe que realizarão o trabalho.

Você precisará decidir sobre a melhor pessoa para cada tarefa e, em seguida, certificar-se de que essa pessoa esteja disponível para realizar a tarefa.

Exemplo de alocação de recursos :

Pense se você precisa de ajuda adicional para trabalhar no jardim de rosas e na treliça. De quantas pessoas você vai precisar e onde vai encontrá-las?

7. Determine o tempo necessário para cada tarefa

Essa fase pode ser crucial, pois ajuda você a pensar nas melhores maneiras de cumprir os prazos do projeto e dos marcos.

Portanto, pegue cada tarefa que você definiu e defina o tempo que os membros de sua equipe devem gastar nela – quanto mais preciso você for, melhor.

Como você provavelmente trabalha em vários dos mesmos tipos de projetos e tarefas ao longo do tempo, você pode acompanhar o tempo nessas tarefas e projetos. Isso ajudará você a ter um registro documentado do tempo exato necessário para eles, para servir como referência ao criar estimativas de projeto. Quanto mais frequentemente você controlar o tempo, mais precisas serão essas estimativas de tarefas.

E lembre-se de que você terá uma quantidade limitada de tempo para alocar em primeiro lugar, pois estará limitado pelo seu prazo. Além disso, uma tarefa pode levar apenas 3 horas de trabalho contínuo para ser concluída... Mas o responsável provavelmente está trabalhando em outras tarefas e projetos simultaneamente, portanto, certifique-se de deixar algum espaço para outros trabalhos e situações inesperadas. Então, em vez de alocar 3 horas para uma tarefa, é aconselhável alocar pelo menos 3 vezes mais, apenas por precaução.

Exemplo de duração da tarefa:

• Escolha o local perfeito e ensolarado – 2 horas
• Compre materiais de treliça – 1 hora
• Construir uma treliça – 30 horas
• Preparar o local – 10 horas
• Selecione as sementes para as roseiras – 2 horas
• Plante as sementes em uma estrutura atraente – 5 horas
• Regue as flores – 1 hora , em intervalos regulares (o tempo entre duas regas depende da qualidade do solo)

8. Construa o cronograma do seu projeto

Agora que você tem todos os dados da linha do tempo do seu projeto, finalmente é hora de elaborar sua linha do tempo.

Decida o layout visual da sua linha do tempo, adicione suas tarefas, dependências de tarefas e marcos.

Ou você pode usar nossos modelos prontos e economizar bastante tempo:

Tipos de cronograma de projeto (+ modelos de cronograma de projeto para download)

Existem diferentes tipos de cronogramas de projeto – com base no tipo de projeto em que você está trabalhando, você pode precisar de cronogramas cronológicos, gráficos de Gantt ou cronogramas de projetos com foco especializado. Para facilitar o trabalho em seus projetos, incluímos modelos para download para cada tipo de cronograma de projeto.

Cronologias Cronológicas do Projeto

Como o nome sugere, esse tipo de cronograma de projeto coloca tarefas e marcos em ordem cronológica. Podem ser horizontais ou verticais.

Cronograma do Projeto Horizontal

Sobre o que é : Esta linha do tempo do projeto, como o próprio nome sugere, apresenta todas as tarefas e marcos horizontalmente. Basta adicionar o nome do seu projeto, adicionar suas tarefas e marcos na linha do tempo horizontal durante todo o ano. Defina o prazo para os marcos. Defina quando você abordará cada tarefa e o tempo que levará para terminá-la. No final, adicione o prazo do seu projeto à linha do tempo horizontal, para entender quanto tempo você tem antes de precisar terminar tudo.

Melhor para o quê e para quem : Ótimo para diferentes tipos de projetos que envolvem várias tarefas e marcos.

→ DOWNLOAD Modelo de cronograma de projeto horizontal (Google Slides)

→ BAIXAR Modelo de Cronograma de Projeto Horizontal (PowerPoint)

Cronograma Vertical do Projeto

Sobre o que é : Esta linha do tempo do projeto, como o próprio nome sugere, apresenta todas as tarefas e marcos verticalmente. Basta adicionar o nome do seu projeto, adicionar suas tarefas e marcos na linha do tempo vertical e definir as datas relevantes para os marcos da tarefa. No final, adicione o prazo do seu projeto à linha do tempo vertical, para entender quanto tempo você tem antes de precisar terminar tudo.

Melhor para o quê e para quem : Ótimo para diferentes tipos de projetos que envolvem várias tarefas e marcos.

→ DOWNLOAD Modelo de cronograma de projeto vertical (Google Slides)

→ BAIXAR Modelo de Cronograma de Projeto Vertical (PowerPoint)

Gráficos de gantt

Se você não estiver familiarizado com os gráficos de Gantt, eles são um tipo específico de gráfico de barras que ajuda as equipes que trabalham em projetos a ilustrar o cronograma do projeto. É uma abordagem visual eficiente que permite marcar a duração das tarefas, bem como mostrar como as tarefas se relacionam umas com as outras. Depois de definir a duração de cada tarefa em que você está trabalhando, você terá as dependências de tarefas marcadas, pois terá uma visão clara de quando cada tarefa termina e começa, por conta própria e em relação a outras tarefas.
É um dos tipos mais populares de linhas do tempo, pois pode ser usado em uma ampla variedade de projetos e mostrar muitos dados rapidamente.

Você pode usá-lo para planejar tarefas ao longo de um ano, mês, semana ou dia.

Cronograma anual do projeto do gráfico de Gantt

Do que se trata : A Linha do Tempo do Gráfico de Gantt Anual permite planejar seu projeto ao longo de vários meses. Defina tarefas e marque suas durações esperadas. Adicione prazos para as tarefas e defina marcos. Adicione o prazo geral do projeto à linha do tempo, para entender quanto tempo você tem antes de precisar terminar tudo.

Melhor para o quê e para quem : Ótimo para projetos maiores e mais complexos que duram vários meses.

→ DOWNLOAD Modelo de cronograma de projeto anual (Google Slides)

→ BAIXAR Modelo de Cronograma de Projeto Anual (PowerPoint)

Cronograma Mensal do Projeto Gráfico de Gantt

Do que se trata : A Linha do Tempo do Gráfico de Gantt Mensal permite planejar seu projeto ao longo de um mês. Defina tarefas e marque suas durações esperadas. Adicione prazos para as tarefas e defina marcos. Adicione o prazo geral do projeto à linha do tempo, para entender quanto tempo você tem antes de precisar terminar tudo.

Melhor para o quê e para quem : ótimo para projetos menores que duram um mês ou menos. Além disso, é uma grande ajuda no planejamento do trabalho em um projeto maior para o qual você tem um mês ou menos até o prazo final.

→ DOWNLOAD Modelo de cronograma de projeto mensal (Google Slides)

→ DOWNLOAD Modelo Mensal de Cronograma do Projeto (PowerPoint)

Cronograma semanal do projeto do gráfico de Gantt

Sobre o que é : A linha do tempo do gráfico de Gantt semanal permite planejar seu projeto ao longo de uma semana. Defina tarefas e marque suas durações esperadas. Adicione prazos para as tarefas e defina marcos. Adicione o prazo geral do projeto à linha do tempo, para entender quanto tempo você tem antes de precisar terminar tudo.

Melhor para o quê e para quem : ótimo para projetos menores que duram uma semana ou menos. Além disso, é uma grande ajuda no planejamento do trabalho em um projeto maior para o qual você tem uma semana ou menos até o prazo final.

→ DOWNLOAD Modelo de cronograma de projeto semanal (Google Slides)

→ DOWNLOAD Modelo de cronograma de projeto semanal (PowerPoint)

Cronograma do projeto do gráfico de Gantt por hora

Do que se trata : A linha do tempo do gráfico de Gantt por hora permite planejar seu projeto ao longo de um dia. Defina tarefas e marque suas durações esperadas. Adicione prazos para as tarefas e defina marcos. Adicione o prazo geral do projeto na linha do tempo, para entender quanto tempo você tem antes de precisar terminar tudo.

Melhor para o quê e para quem : Ótimo para finalizar um projeto que vence hoje, se você ainda tiver algumas tarefas restantes antes de precisar enviar o projeto. Além disso, você pode até usar este gráfico de Gantt específico para bloquear o tempo do seu dia.

→ DOWNLOAD Modelo de cronograma de projeto por hora (Google Slides)

→ DOWNLOAD Modelo de cronograma de projeto por hora (PowerPoint)

Cronogramas do projeto com foco especializado

Seu projeto pode até ter um foco especializado. Vários gráficos e diagramas diferentes são uma ótima solução quando você deseja acompanhar e lidar com o progresso do projeto em um cronograma de gerenciamento de projeto mais específico, bem como resolver problemas relacionados ao projeto.

Se for esse o caso, você pode experimentar o gráfico PERT, diagrama espinha de peixe ou cronogramas de projetos com marcos ou dependências.

Cronograma do projeto do gráfico PERT

Sobre o que é : Um gráfico PERT é uma ótima ferramenta visual destinada a ajudá-lo a organizar, coordenar e agendar suas tarefas relacionadas ao projeto. É uma ótima solução para quando você deseja se concentrar na dependência de tarefas e nos marcos que marcam o fim de tais tarefas. Grande ênfase também é colocada na duração da tarefa.

Melhor para o quê e para quem : Ótimo para projetos mais complexos que têm muitas tarefas e processos relacionados, como projetos de desenvolvimento de software.

→ BAIXAR Modelo de cronograma de projeto de gráfico PERT (Google Slides)

→ BAIXAR Modelo de Cronograma de Projeto de Gráfico PERT (PowerPoint)

Cronograma do Projeto do Diagrama Espinha de Peixe

Sobre o que é : Um cronograma do projeto do Diagrama Espinha de Peixe (também conhecido como diagrama de Ishikawa) é ótimo para ajudá-lo a entender e conectar os motivos das imperfeições, defeitos e problemas que surgem enquanto você está trabalhando no projeto. O diagrama em si se parece com o esqueleto de um peixe, daí seu nome:

1. A imperfeição, defeito ou problema que você está analisando e tentando resolver é a cabeça do peixe.
2. As várias causas para a imperfeição, defeito ou problema “alimentam” a espinha do peixe.

Defina sua principal preocupação e adicione os prazos em que você abordará os vários elementos que acompanham uma imperfeição, defeito ou problema relacionado ao projeto.

Melhor para o quê e para quem : Ótimo para ficar de olho em possíveis (ou impedimentos) problemas e deficiências em qualquer projeto.

→ DOWNLOAD Modelo de cronograma de projeto de diagrama espinha de peixe (Google Slides)

→ DOWNLOAD Modelo de cronograma de projeto de diagrama espinha de peixe (PowerPoint)

Cronograma do projeto com marcos

Sobre o que é : Uma Linha do Tempo do Projeto com Marcos dá grande ênfase aos marcos do projeto, como você provavelmente imaginaria. Você pode definir seus marcos e definir as tarefas de acompanhamento que levam a esses marcos, bem como os prazos em que você lidará com as referidas tarefas.

Melhor para o quê e para quem : ótimo para pessoas que encontram motivação para alcançar marcos e desejam ficar de olho nesses marcos para esse fim.

→ BAIXAR Cronograma do projeto com modelo de marcos (Google Slides)

→ BAIXAR Cronograma do Projeto com Modelo de Marcos (PowerPoint)

Cronograma do projeto com dependências

Sobre o que é : Uma Linha do Tempo de Projeto com Dependências, como o próprio nome sugere, dá grande ênfase ao relacionamento entre as tarefas. Você poderá conectar tarefas relacionadas e definir os prazos em que trabalhará nelas.

Melhor para o quê e para quem : esta linha do tempo é um ótimo recurso para ajudá-lo a entender quantas tarefas você precisa realizar para concluir o projeto, em que ordem você precisa lidar com as tarefas (com base na relação de tarefas) e quanto tempo você tem à sua disposição em primeiro lugar.

→ BAIXAR Cronograma do Projeto com Dependências (Google Slides)

→ BAIXAR Cronograma do Projeto com Dependências (PowerPoint)

Empacotando…

Criar um cronograma de gerenciamento de projetos é um elemento crucial no planejamento de um projeto. Definir suas tarefas, suas dependências, marcos importantes do projeto, bem como ficar de olho no prazo do projeto é crucial para o sucesso do seu projeto. E, com os modelos de cronograma do projeto, você pode registrar e acompanhar todos esses dados vitais em um só lugar.