Советы по продуктивности: 9 инструментов, которые помогут укротить ваш почтовый ящик

Мы тратим огромное количество времени на управление нашими почтовыми ящиками — на самом деле 28% нашего времени каждую неделю. Об этом говорится в отчете Глобального института McKinsey. По их оценкам, 13 часов нашего времени каждую неделю мы тратим на чтение, организацию и ответы на электронные письма. И это только для работы.

Электронная почта стоит нам больше, чем время. По словам Тома Писелло, также известного как The ROI Guy, перегрузка электронной почтой ежегодно обходится организациям примерно в 5000 долларов на одного пользователя из-за потери производительности.

Сколько писем?

Высокие затраты и долгие часы работы с электронной почтой неудивительны, если учесть, сколько электронных писем мы обрабатываем. По данным Radicati Group, средний офисный работник получает около 78 электронных писем в день. Они посылают около 37 в день. Это тоже одна из самых низких оценок. Марша Иган, автор книги Inbox Detox and the Habit of Email Excellence, говорит, что средний работник получает от 100 до 200 электронных писем в день.

Возможно, Радикати просто подсчитывал электронные письма, отправленные и полученные в рабочее время. Потому что мы не просто управляем нашими почтовыми ящиками в офисе. Благодаря мобильным устройствам и изменчивой культуре работы большинство из нас почти все время находятся на связи. Согласно исследованию Good Technology:

• 40% из нас по-прежнему отправляют, читают и отвечают на рабочие электронные письма после 22:00.
• 50% из нас проверяют рабочую почту, пока мы еще в постели
• 69% из нас не лягут спать, не проверив рабочую почту
• 57% из нас проверяют рабочую электронную почту во время семейных прогулок
• 38% из нас регулярно проверяют рабочую электронную почту за обеденным столом.

Что-то из этого поведения звучит знакомо? Теперь вы знаете, что вы не одиноки. Но что вы можете с этим поделать? Давайте рассмотрим некоторые стратегии, которые помогут вам укротить свой почтовый ящик и вернуть свой день — и свою жизнь.

Электронная почта необходима

Вот в чем дело: мы не можем работать без электронной почты. Доступ к электронной почте необходим современным работникам. Это даже важнее, чем доступ в Интернет. Это согласно опросу Pew Research Center, проведенному в декабре 2014 года, в ходе которого 61% работников заявили, что электронная почта «очень важна» для выполнения их работы. Интересно, что только 54% ​​назвали Интернет «очень важным» для своей работы.

Электронная почта и производительность

Исследование Pew также выявило еще одну неожиданную информацию. Несмотря на все проблемы с электронной почтой на рабочем месте — стресс из-за переполненного почтового ящика, спама и агонии цепочек дискуссий — работники сообщали, что электронная почта по-прежнему способствует их продуктивности. Pew сообщает: «Только 7% взрослых, работающих в Интернете, считают, что их продуктивность снизилась из-за Интернета, электронной почты и мобильных телефонов, а 46% чувствуют себя более продуктивными».

Мы обманываем себя, или это правда?

Может быть, это зависит от того, как мы сравниваем нашу производительность. Несмотря на все недостатки электронной почты, что, если бы нам пришлось вернуться к телефонам, печатным запискам и обычной почте? Как долго нам придется работать, чтобы сохранить нашу текущую производительность с помощью этих инструментов? Доберемся ли мы когда-нибудь до дома?

Лучшее управление почтовыми ящиками может сэкономить до восьми часов в неделю.

Хотя статистика McKinsey о том, что мы тратим 28% времени на электронную почту, немного удручает, в исследовании был один яркий свет. Они также говорят, что мы могли бы освободить семь-восемь часов каждую неделю, если бы лучше управляли своей электронной почтой.

Согласно этому отчету Глобального института McKinsey, «улучшение коммуникации и сотрудничества с помощью социальных технологий может повысить производительность интерактивных работников на 20–25 процентов».

Они даже сделали диаграмму, чтобы проиллюстрировать это:

Не знаю, как вы, а я хочу вернуть свои восемь часов. Я хочу свой свободный день!

Поэтому я перечислил свои собственные лучшие приемы управления электронной почтой, а также другие приемы, которые люди использовали на протяжении многих лет. Я нашел и протестировал несколько инструментов и даже углубился в некоторые принципы управления почтовыми ящиками. Все это изложено в списке ниже.

Выберите из этого списка то, что считаете нужным. Мы все делаем свою работу немного по-разному, даже если делаем одну и ту же работу. Таким образом, система управления электронной почтой одного человека не может работать точно так же для любого другого. Но элементы здесь для вас, чтобы сократить время, которое вы тратите на управление своим почтовым ящиком. С некоторой практикой, возможно, вы могли бы освободить целый день каждую неделю. Большинству из нас не помешало бы даже несколько свободных часов.

1. Спуститесь до нуля

Давайте начнем с теории почтового ящика. Вы когда-нибудь слышали о «нулевом почтовом ящике»? Это концепция управления электронной почтой, разработанная Google, где вы каждый день обрабатываете свою электронную почту до пустой папки «Входящие». Это одна из тех идей, настолько радикальных, что они остаются с вами, как четырехчасовая рабочая неделя. Посмотрите презентацию Google об нулевом почтовом ящике, чтобы узнать больше.

Это наша цель. Пустой почтовый ящик с каждым ответом на электронное письмо, отправленным, удаленным, заархивированным или запланированным для обработки в более позднее время. Я не совсем уверен, что достичь нулевой папки «Входящие» каждый день реально, но увидеть пустую папку «Входящие» хотя бы раз в неделю было бы большой победой.

2. Реже проверяйте электронную почту (если можете)

Некоторые эксперты по продуктивности офиса рекомендуют проверять электронную почту только три раза в день. Часто они добавляют, что никто никогда не жаловался, потому что они не реагировали достаточно быстро. Я думаю, что идея этого велика, но я никогда не работал в офисе, где это работало бы. Может быть, этот совет лучше подходит для руководителей или старшего персонала.

Если вы работаете в офисе, где вы можете проверять электронную почту три раза в день и вас не уволят (или вас не переведут в список бездельников, что предшествует увольнению), попробуйте правило трех раз в день.

Может быть, вы даже можете изменить этот трюк, чтобы вы проверяли свою электронную почту каждые два часа или около того. Если у вас нет начальника или коллеги, которые печатают электронное письмо, нажимают «Отправить», а затем начинают подходить к вашему столу, чтобы получить ответ на свое электронное письмо, вы, вероятно, сможете проверять свою электронную почту только один раз в час.

3. Сведите к минимуму беспорядок

Профессиональные организаторы используют один трюк, который напрямую относится к электронной почте. Прежде чем они выяснят, где все должно быть в чулане или гараже, они сокращают объем вещей, которыми нужно управлять.

В вашем почтовом ящике это означает отказ от подписки на каждый список рассылки, который вы можете. Вы можете начать с отписки от пяти до десяти ненужных списков каждый день. Или вы можете использовать инструмент.

Unroll.me — это то, что нужно. Он делает элегантную работу по перечислению каждого отдельного списка адресов электронной почты, в котором вы находитесь, а затем дает вам возможность отписаться от каждого из них одним щелчком мыши. Это может быть настоящим тревожным звонком, чтобы увидеть, сколько списков вы есть. Я был подписан на 714 списков рассылки.

Unroll.me несколько бесплатен. Вы можете использовать его до тех пор, пока готовы «заплатить» им лайком или твитом. Если вы сможете использовать его, чтобы отписаться даже от 20% списков адресов электронной почты, на которые вы подписаны, вы окажетесь на пути к освобождению некоторого времени.

4. Автоматически архивировать некоторые сообщения

Используете ли вы Gmail, Outlook или любой другой почтовый клиент, всегда есть способ идентифицировать и архивировать электронные письма от определенного отправителя. Вы также можете добавить возможность сохранять электронные письма в указанную вами папку. Это может быть полезно для подписок по электронной почте, от которых вы еще не можете отказаться, но не хотите засорять свой почтовый ящик.

Используйте этот метод с осторожностью, если вы автоматически архивируете электронные письма от людей. Не злоупотребляйте этим. Несколько лет назад у меня был клиент, который автоматически архивировал все мои электронные письма и просматривал их только раз в неделю. Это сэкономило ему время, но дважды он пропускал письма от меня, на которые ему действительно нужно было ответить немедленно. Кроме того, когда я узнал, как он «управляет» мной, мое мнение о нем испортилось. Автоматическое архивирование электронной почты людей, вероятно, является эффективным способом сэкономить время, но с его помощью вы можете вызвать серьезное недоброжелательство.

Если бы вы изменили этот метод, чтобы просматривать архивные электронные письма в конце каждого дня, вы, вероятно, могли бы использовать его без особого ущерба. Это будет содержать ваш почтовый ящик в чистоте. Вы по-прежнему рискуете попасть в аварию, если кому-то нужен немедленный ответ по срочному делу. Конечно, если ваш почтовый ящик забит тысячами необработанных писем, это также может привести к тому, что вы пропустите срочное сообщение.

5. Автоматизируйте то, что можете

Я понимаю, что это всего лишь сообщение в блоге об управлении вашей электронной почтой, но не будет преувеличением сказать, что два инструмента, о которых я собираюсь вам рассказать, могут изменить вашу жизнь.

Zapier и IFTTT — это два недорогих инструмента автоматизации, которые дают вам возможность делать то, что большинство из нас считало возможным только с помощью команды разработчиков программного обеспечения. Если у вас есть свободный час (после того, как вы очистили свой почтовый ящик), возможно, стоит потратить время на то, чтобы поиграть с любым из этих драгоценных камней.

Вот лишь несколько вещей, которые Zapier может сделать для вас автоматически:

• Сохраняйте определенные электронные письма в Evernote для себя
• Архивируйте вложения из каждого письма, которое вы отправляете или получаете в Gmail.
• Отправить вам еженедельное напоминание по электронной почте, чтобы сделать что-то

И IFTTT может:

• Отправлять вам электронное письмо, если определенная акция падает ниже определенной цены
• Включите звонок потерянного телефона по электронной почте
• Позвольте вам копировать себя в каждом электронном письме с подтверждением формы, отправленном с вашего веб-сайта, а затем архивируйте эти формы в папку в папке «Входящие».
• Автоматически создавать напоминание, чтобы вы о чем-то позаботились, если вы пометили электронное письмо в Gmail.

Ладно, возможно, они не изменят вашу жизнь, как если бы вы женились, родили детей или выиграли в лотерею, но, поверьте мне, они все равно изменят вашу жизнь.

6. Отложите электронные письма на более поздний срок

SaneBox, Right Inbox и многие другие инструменты управления электронной почтой позволяют пометить письмо, а затем запланировать его обработку на более позднее время. Если вы находитесь в крайнем сроке и должны иметь управляемый почтовый ящик, это может быть спасителем.

Хотите отправлять одно и то же письмо каждый день, неделю или месяц?

Right Inbox, Zapier и несколько других инструментов управления почтовыми ящиками позволяют отправлять электронные письма с напоминаниями или любые другие электронные письма списку людей в определенное запланированное время.

Хотите напоминание, если кто-то не ответил на ваше письмо в течение определенного периода времени?

SaneBox и другие инструменты имеют функцию, с помощью которой вы можете создать дополнительное напоминание, если кто-то не ответил вам. Вы также можете отправлять напоминания себе.

7. Запланируйте, когда отправлять электронное письмо

Вы работаете допоздна? В зависимости от культуры вашей компании, отправлять электронные письма в 2 часа ночи — это круто или не круто. Right Inbox позволит вам запланировать отправку ваших писем в любое время, поэтому, если вы сжигаете масло в полночь, никто не должен быть первым. мудрее. Вы можете запланировать до десяти электронных писем в месяц на бесплатном плане. После этого это $ 5,95 в месяц.

8. Создайте папку «Читать позже»

Большая часть того, что приходит в наши почтовые ящики, — это материалы для чтения: отчеты, исследования и другие документы. В этом может помочь наличие папки для чтения или даже пары папок для чтения. Существуют также такие инструменты, как Pocket, которые созданы для удобного захвата материалов для чтения.

Feedly — еще один классический пример этого и еще один способ уменьшить перенасыщение почтового ящика. Если вы подписаны на десятки блогов, потому что хотите быть в курсе нового контента, подумайте о том, чтобы переключиться на их RSS-каналы. Затем используйте Feedly или другой инструмент RSS, чтобы быть в курсе того, что они публикуют. У вас по-прежнему будет доступ ко всем их сообщениям, но вам не придется рыться в папке «Входящие», чтобы найти их.

9. Используйте Inbox от Gmail

Это может быть не так уж революционно, как некоторые считают, но у Inbox от Gmail есть одна замечательная функция: он будет показывать новые электронные письма от важных людей на вашем мобильном телефоне в формате, аналогичном тому, как вы видите новые текстовые сообщения на Ваш телефон. Вам не нужно будет проверять свой почтовый ящик — вы увидите новое электронное письмо и первое предложение ответа или около того, даже не включая телефон.

Вы также можете настроить Inbox от Gmail так, чтобы он звучал или издавал любые звуки, когда вы получаете от кого-то новое электронное письмо. Приложение довольно умно определяет, какие электронные письма заслуживают особого внимания. Если вы достаточно доверяете ему, это может помочь снизить частоту ваших разговоров по телефону во время ужина.

Итак, у вас есть это — целый день вашей жизни назад. Если у вас есть совет по управлению электронной почтой, которого здесь нет, сообщите нам об этом в комментариях.

Хотите еще больше способов повысить свою производительность? Посмотрите нашу демонстрацию по запросу, чтобы узнать, как Act-On может помочь вам упростить хаос и автоматизировать задачи, которые отнимают ваше время.