Sfaturi de productivitate: 9 instrumente pentru a vă îmblânzi căsuța de e-mail

Petrecem o cantitate enormă de timp gestionându-ne căsuțele de e-mail – 28% din timpul nostru în fiecare săptămână, de fapt. Asta arată un raport de la McKinsey Global Institute. Ei estimează că 13 ore din timpul nostru în fiecare săptămână sunt petrecute citind, organizând și răspunzând la e-mailuri. Și asta doar pentru muncă.

E-mailul ne costă și mai mult decât timpul. Potrivit lui Tom Pisello, alias The ROI Guy, supraîncărcarea e-mailului costă organizațiile aproximativ 5.000 USD per utilizator în productivitate pierdută în fiecare an.

Câte e-mailuri?

Costurile ridicate și orele lungi petrecute cu e-mailul nu sunt surprinzătoare când iei în considerare câte e-mailuri gestionăm. Potrivit Grupului Radicati, un angajat mediu de birou primește aproximativ 78 de e-mailuri pe zi. Trimit cam 37 pe zi. Aceasta este și una dintre estimările inferioare. Marsha Egan, autoarea cărții Inbox Detox and the Habit of Email Excellence, spune că un muncitor mediu primește între 100 și 200 de e-mailuri pe zi.

Poate că Radicati doar număra e-mailurile trimise și primite în timpul orelor de birou. Pentru că nu ne gestionăm doar căsuțele primite de la birou. Datorită dispozitivelor mobile și unei culturi de muncă în schimbare, cei mai mulți dintre noi suntem aproape tot timpul la telefon. Potrivit unui studiu de la Good Technology:

• 40% dintre noi încă trimitem, citim și răspundem la e-mailuri de serviciu după ora 22:00.
• 50% dintre noi verifică e-mailul de la serviciu în timp ce suntem încă în pat
• 69% dintre noi nu vor merge la culcare fără a ne verifica e-mailul de la serviciu
• 57% dintre noi verifică e-mailurile de la serviciu în ieșirile în familie
• 38% dintre noi verifică în mod obișnuit e-mailurile de la serviciu în timp ce sunt la masă

Vă sună cunoscut vreunul din acest comportament? Acum știi că nu ești singur. Dar ce poți face în privința asta? Să ne uităm la câteva strategii care să vă ajute să vă îmblânziți căsuța de e-mail și să vă recuperați ziua și viața.

E-mailul este esențial

Iată chestia: nu ne putem face treaba fără e-mail. Accesul la e-mail este esențial pentru lucrătorii moderni. Este chiar mai esențial decât accesul la Internet. Aceasta este conform unui sondaj din decembrie 2014 al Centrului de Cercetare Pew, în care 61% dintre lucrători au spus că e-mailul este „foarte important” pentru a-și face treaba. Destul de interesant, doar 54% au numit Internetul ca fiind „foarte important” pentru locurile lor de muncă.

E-mail și productivitate

Cercetările lui Pew au dezvăluit și o altă informație neașteptată. În ciuda tuturor problemelor legate de e-mailul la locul de muncă – stresul de la o căsuță de e-mail debordantă, spam-ul și agonia discuțiilor în fire – lucrătorii au raportat că e-mailul încă contribuie la productivitatea lor. Pew raportează că „Doar 7% dintre adulții care lucrează online simt că productivitatea lor a scăzut din cauza internetului, e-mailului și telefoanelor mobile, în timp ce 46% se simt mai productivi”.

Glumim pe noi înșine sau este corect?

Poate depinde de modul în care ne comparăm productivitatea. În ciuda tuturor dezavantajelor e-mailului, ce ar fi dacă ar trebui să ne întoarcem la telefoane, notificări tipărite și corespondență? Cât de târziu ar trebui să lucrăm pentru a ne menține producția curentă folosind aceste instrumente? Vom ajunge vreodată acasă?

O gestionare mai bună a căsuței de e-mail ar putea economisi până la opt ore pe săptămână

În timp ce statistica McKinsey despre petrecerea a 28% din timpul nostru pe e-mail a fost puțin deprimantă, a existat o lumină strălucitoare în studiu. De asemenea, ei spun că am putea elibera șapte până la opt ore în fiecare săptămână dacă ne-am gestiona mai bine e-mailul.

Potrivit raportului McKinsey Global Institute, „îmbunătățirea comunicării și a colaborării prin tehnologii sociale ar putea crește productivitatea lucrătorilor cu interacțiune cu 20 până la 25 la sută”.

Au făcut chiar și o diagramă pentru a ilustra acest lucru:

Nu știu despre tine, dar îmi vreau cele opt ore înapoi. Îmi doresc ziua mea liberă!

Așa că am enumerat cele mai bune trucuri ale mele pentru gestionarea e-mailului, plus alte tactici pe care le-am văzut pe oameni le-au folosit de-a lungul anilor. Am găsit și testat câteva instrumente și chiar am aprofundat într-o filozofie de gestionare a căsuței de e-mail. Totul este prezentat în lista de mai jos.

Alegeți și alegeți din această listă după cum credeți de cuviință. Toți ne facem munca într-un mod ușor diferit, chiar dacă facem aceeași treabă. Deci, nu există nicio posibilitate ca sistemul de gestionare a e-mailului al unei persoane să funcționeze exact la fel pentru altcineva. Dar elementele sunt aici pentru a reduce timpul petrecut gestionând căsuța de e-mail. Cu puțină practică, poate ai putea elibera o zi întreagă în fiecare săptămână. Pentru majoritatea dintre noi, chiar și câteva ore libere ar ajuta.

1. Coborâți la zero

Să începem cu o teorie a căsuței de e-mail. Ați auzit vreodată de „Inbox zero”? Este un concept de gestionare a e-mailurilor dezvoltat de Google în care vă procesați e-mailurile într-o căsuță de e-mail goală în fiecare zi. Este una dintre acele idei atât de radicale încât rămân cu tine – cum ar fi săptămâna de lucru de patru ore. Urmăriți prezentarea Google despre Inbox zero pentru a afla mai multe.

Acesta este scopul nostru. O căsuță de e-mail goală, cu fiecare e-mail la care s-a răspuns, arhivat, șters, arhivat sau programat pentru a fi tratat ulterior. Nu sunt pe deplin sigur că este realist să atingeți căsuța de e-mail zero în fiecare zi, dar să vedeți o căsuță de e-mail goală chiar și o dată pe săptămână ar fi un câștig major.

2. Verificați mai rar e-mailurile (dacă puteți)

Mai mulți experți în productivitatea biroului recomandă să verificați e-mailul doar de trei ori pe zi. Adesea vor adăuga că nimeni nu s-a plâns vreodată pentru că nu a răspuns suficient de repede. Cred că ideea acestui lucru este grozavă, dar nu am lucrat niciodată într-un birou unde ar funcționa. Poate că este un bacșiș mai potrivit pentru directori sau personal senior.

Dacă lucrezi într-un birou unde poți să-ți verifici e-mailul de trei ori pe zi și să nu fii concediat (sau să nu fii mutat pe lista de slăbici, precursorul concedierii), încearcă regula de trei ori pe zi.

Poate că puteți chiar modifica acest truc, astfel încât să vă verificați e-mailul o dată la două ore sau cam așa ceva. Cu excepția cazului în care aveți un șef sau un coleg care scrie un e-mail, dă clic pe trimite și apoi începe să se îndrepte spre birou pentru a primi răspunsul la e-mailul lor, probabil că ați putea să vă verificați e-mailul doar o dată pe oră.

3. Minimizați dezordinea

Există un truc pe care îl folosesc organizatorii profesioniști care se aplică direct e-mailului. Înainte de a-și da seama unde ar trebui să meargă totul într-un dulap sau un garaj, reduc volumul de lucruri de gestionat.

În căsuța dvs. de e-mail, asta înseamnă să vă dezabonați de la fiecare listă de e-mail pe care o puteți. Puteți începe prin a vă dezabona de la cinci până la 10 liste inutile în fiecare zi. Sau poți folosi un instrument.

Unroll.me este exact lucrul. Face o treabă elegantă de a enumera fiecare listă de e-mail pe care vă aflați, apoi vă oferă posibilitatea de a vă dezabona de la fiecare cu un singur clic. Poate fi un adevărat semnal de alarmă pentru a vedea în câte liste vă aflați. Am fost abonat la 714 liste de e-mail.

Unroll.me este oarecum gratuit. Îl poți folosi atâta timp cât ești dispus să-i „plătești” cu un like sau un tweet. Dacă îl puteți folosi pentru a vă dezabona chiar și de la 20% din listele de e-mail la care sunteți abonat, veți fi pe cale să vă eliberați ceva timp.

4. Arhivați automat unele mesaje

Indiferent dacă utilizați Gmail sau Outlook sau orice alt client de e-mail, există o modalitate de a identifica și arhiva e-mailurile de la un anumit expeditor. Puteți adăuga și o opțiune pentru a salva e-mailurile într-un dosar pe care îl specificați. Acest lucru poate fi util pentru abonamentele de e-mail de la care nu vă puteți dezabona încă, dar pentru care nu doriți să vă blocați căsuța de e-mail.

Utilizați această tehnică cu precauție dacă arhivați automat e-mailurile de la persoane. Nu abuza. Am avut un client în urmă cu câțiva ani care mi-a arhivat automat toate e-mailurile și le-a revizuit doar o dată pe săptămână. I-a economisit ceva timp, dar de două ori a ratat e-mailurile de la mine la care chiar trebuia să răspundă imediat. De asemenea, când am aflat cum mă „gestionează”, mi-a acru părerea despre el. Arhivarea automată a e-mailurilor oamenilor este probabil o modalitate eficientă de a economisi timp, dar puteți crea o rea-voință gravă cu aceasta.

Dacă ați modificat această tehnică pentru a revizui e-mailurile arhivate la sfârșitul fiecărei zile, probabil că ați putea să o utilizați fără prea multe daune. V-ar menține căsuța de e-mail curată. Veți risca în continuare șansa unei explozii dacă cineva are nevoie de un răspuns imediat pentru o problemă urgentă. Desigur, dacă căsuța dvs. de e-mail este înfundată cu mii de e-mailuri neprocesate, acest lucru vă poate face să pierdeți un mesaj urgent.

5. Automatizează ceea ce poți

Îmi dau seama că aceasta este doar o postare pe blog despre gestionarea e-mailului, dar nu este exagerat să spui că cele două instrumente despre care sunt pe cale să îți spun îți pot schimba viața.

Zapier și IFTTT sunt două instrumente de automatizare la preț redus care vă oferă posibilitatea de a face lucruri pe care cei mai mulți dintre noi credeau că ar putea fi posibile doar cu o echipă de dezvoltatori de software. Dacă aveți o oră liberă (după ce ați curățat căsuța de e-mail), ar putea merita timpul să vă jucați cu oricare dintre aceste pietre prețioase.

Iată doar câteva dintre lucrurile pe care Zapier le poate face automat pentru tine:

• Salvați anumite e-mailuri pe Evernote pentru dvs
• Arhivați atașamentele de la fiecare e-mail pe care îl trimiteți sau primiți în Gmail
• Vă trimiteți un memento săptămânal prin e-mail să faceți ceva

Și IFTTT poate:

• Trimiteți-vă un e-mail dacă un anumit stoc scade sub un anumit preț
• Activați soneria unui telefon pierdut prin e-mail
• Vă permiteți să vă CC pentru fiecare e-mail de confirmare a formularului trimis de pe site-ul dvs. web, apoi să arhivați acele formulare într-un dosar din căsuța dvs. de e-mail
• Creați automat un memento pentru ca dvs. să vă ocupați de ceva dacă marcați cu stea un e-mail în Gmail

Bine, deci poate că nu-ți vor schimba viața ca atunci când te-ai căsătorit, ai avut copii sau a câștigat la loterie, dar crede-mă, îți vor schimba viața totuși.

6. Amânați e-mailurile până la o dată ulterioară

SaneBox, Right Inbox și multe alte instrumente de gestionare a e-mailului vă permit să marcați un e-mail, apoi să programați o oră ulterioară pentru a-l rezolva. Dacă vă aflați într-un termen limită și trebuie să aveți o căsuță de e-mail gestionabilă, aceasta poate fi o salvare.

Doriți să trimiteți același e-mail în fiecare zi, săptămână sau lună?

Right Inbox, Zapier și alte câteva instrumente de gestionare a căsuței de e-mail vă permit să trimiteți e-mailuri de memento sau orice alt tip de e-mail către o listă de persoane la anumite ore programate.

Doriți un memento dacă cineva nu a răspuns la e-mailul dvs. într-un anumit interval de timp?

SaneBox și alte instrumente au o funcție prin care puteți crea un memento de urmărire dacă cineva nu v-a răspuns. De asemenea, vă puteți trimite mementouri.

7. Programați când să trimiteți un e-mail

Lucrezi pana tarziu? În funcție de cultura companiei dvs., fie este grozav, fie nu este cool să trimiteți e-mailuri la 2 am. Right Inbox vă va permite să vă programați e-mailurile pentru a fi trimise oricând doriți, așa că, dacă ardeți uleiul de la miezul nopții, nimeni nu trebuie să fie mai înțelept. Puteți programa până la zece e-mailuri pe lună cu planul gratuit. După aceea, costă 5,95 USD pe lună.

8. Creați un folder „citește mai târziu”.

O mare parte din ceea ce vine în căsuțele noastre de e-mail este materiale de lectură: rapoarte, studii și alte documente. A avea un folder de citire, sau chiar câteva dosare de citire, poate ajuta în acest sens. Există, de asemenea, instrumente precum Pocket, care sunt create pentru a captura cu ușurință materialul de lectură.

Feedly este un alt exemplu clasic în acest sens și o altă modalitate de a reduce excesul de mesaje primite. Dacă v-ați abonat la zeci de bloguri pentru că doriți să rămâneți la curent cu noul conținut, luați în considerare trecerea la fluxurile lor RSS. Apoi utilizați Feedly sau un alt instrument RSS ca o modalitate de a rămâne la curent cu ceea ce publică. Veți avea în continuare acces la toate postările lor, dar nu va trebui să sortați prin căsuța de e-mail pentru a le găsi.

9. Utilizați Inbox by Gmail

S-ar putea să nu fie atât de complet revoluționar pe cât au crezut unii, dar Inbox by Gmail are o caracteristică excelentă: va afișa pe telefonul dvs. mobil e-mailuri noi de la persoane importante într-un format similar cu modul în care vedeți mesajele text noi pe telefon. telefonul tau. Nu va trebui să vă verificați căsuța de e-mail – veți vedea noul e-mail și prima propoziție sau cam așa ceva din răspuns, fără măcar să porniți telefonul.

De asemenea, puteți seta Inbox by Gmail să sune sau să facă orice zgomot doriți atunci când primiți un e-mail nou de la cineva. Aplicația este destul de inteligentă în a afla care e-mailuri merită această atenție specială. Dacă aveți suficientă încredere în el, ar putea ajuta la reducerea frecvenței cu care ridicați telefonul în timpul cinei.

Așa că iată-l – o zi întreagă din viața ta înapoi. Dacă aveți un sfat de gestionare a e-mailului care nu este inclus aici, vă rugăm să ne informați despre el în comentarii.

Doriți și mai multe modalități de a vă crește productivitatea? Consultați demonstrația noastră la cerere pentru a afla cum Act-On vă poate ajuta să simplificați haosul și să automatizați sarcinile care vă ocupă timp.