仕事効率化のヒント: 受信トレイを手なずける 9 つのツール

私たちは膨大な時間を受信トレイの管理に費やしています。実際、毎週の時間の 28% を占めています。 マッキンゼー・グローバル・インスティテュートのレポートによると. 彼らは、メールを読んだり、整理したり、返信したりするために、毎週 13 時間を費やしていると推定しています。 そして、それは仕事のためだけです。

メールも、時間以上にコストがかかります。 The ROI Guy としても知られる Tom Pisello によると、電子メールの過負荷により、組織は毎年、ユーザーあたり約 5,000 ドルの生産性の損失を被っています。

メールは何通？

当社が管理する電子メールの数を考えると、電子メールに費やされる高いコストと長い時間は驚くべきことではありません。 Radicati Group によると、平均的なオフィス ワーカーは 1 日あたり約 78 通のメールを受信します。 1日約37通を送っています。 それも低い見積もりの​​1つです。 Inbox Detox and the Habit of Email Excellence の著者である Marsha Egan は、平均的な従業員は 1 日あたり 100 ～ 200 通の電子メールを受け取ると述べています。

Radicati は営業時間中に送受信されたメールを数えただけだったのかもしれません。 オフィスで受信トレイを管理しているだけではないからです。 モバイル デバイスと変化するワーク カルチャーのおかげで、私たちのほとんどはほぼ常に電話に出ています。 Good Technology の調査によると、次のようになります。

• 私たちの 40% は、午後 10 時以降も仕事のメールを送信し、読み、返信しています。
• 私たちの 50% は就寝中に仕事のメールをチェックしています
• 私たちの 69% は仕事のメールをチェックせずに眠ることはありません
• 私たちの 57% は、家族の外出時に仕事のメールをチェックします
• 私たちの 38% は、夕食の席で定期的に仕事のメールをチェックしています

この動作に聞き覚えはありますか? 今、あなたは一人ではないことを知っています。 しかし、それについて何ができますか？ 受信トレイを手なずけて、1 日と人生を取り戻すための戦略をいくつか見てみましょう。

メールは不可欠です

ここに問題があります。私たちは電子メールなしでは仕事をすることができません。 電子メールへのアクセスは、現代の労働者にとって不可欠です。 これは、インターネット アクセスよりもさらに重要です。 これは、2014 年 12 月に Pew Research Center が行った調査によると、従業員の 61% が、仕事をする上で電子メールが「非常に重要」であると答えています。 興味深いことに、インターネットが自分の仕事にとって「非常に重要」であると答えたのは 54% だけでした。

メールと生産性

Pew の調査では、別の予想外の情報も明らかになりました。 職場での電子メールに関するすべての問題 (あふれた受信トレイ、スパム、スレッド化されたディスカッションによる苦痛など) にもかかわらず、従業員は電子メールがまだ生産性に貢献していると報告しています。 Pew の報告によると、「オンラインで働く大人のわずか 7% が、インターネット、電子メール、携帯電話のせいで生産性が低下したと感じており、46% が生産性が向上したと感じています。」

私たちは自分自身をからかっていますか、それともこれは正確ですか?

おそらく、生産性をどのように比較するかによって異なります。 電子メールにはさまざまな欠点がありますが、電話、印刷されたメモ、普通郵便に戻らなければならないとしたらどうでしょうか? これらのツールを使用して現在の出力を維持するには、どれくらい遅く作業する必要がありますか? 家に帰ることはありますか？

受信トレイ管理の改善により、週あたり最大 8 時間節約できます

私たちの時間の 28% をメールに費やしているという McKinsey の統計は少し気のめいるようなものでしたが、この調査には 1 つの輝かしい光がありました。 彼らはまた、電子メールをより適切に管理すれば、毎週 7 ～ 8 時間を解放できるとも言っています。

マッキンゼー グローバル インスティテュートのレポートによると、「ソーシャル テクノロジーによるコミュニケーションとコラボレーションの改善により、インタラクション ワーカーの生産性が 20 ～ 25% 向上する可能性があります。」

彼らはこれを説明するためにチャートを作成しました：

あなたのことはわかりませんが、8時間を取り戻したいです。 自由な日が欲しい！

そこで私は、電子メールを管理するための私自身の最高の秘訣と、人々が何年にもわたって使用してきた他の戦術を挙げました。 いくつかのツールを見つけてテストし、受信トレイ管理の哲学についても掘り下げました。 それはすべて以下のリストにまとめられています。

このリストから、必要に応じて選択してください。 私たちは皆、同じ仕事をしていても、少しずつ違うやり方で仕事をしています。 そのため、あるユーザーのメール管理システムが他のユーザーとまったく同じように機能することはありません。 ただし、受信トレイの管理に費やす時間を削減するための要素がここにあります。 少し練習すれば、毎週丸一日を空けることができるかもしれません。 私たちのほとんどにとって、数時間の自由時間でも助けになります。

1.ゼロになる

いくつかの受信トレイ理論から始めましょう。 「受信トレイ ゼロ」という言葉を聞いたことがありますか? これは、毎日空の受信トレイにメールを処理する、Google によって開発されたメール管理の概念です。 週 4 時間労働のように、非常に急進的なアイデアの 1 つは、あなたの心に残ります。 詳細については、受信トレイ ゼロに関する Google のプレゼンテーションをご覧ください。

これが私たちの目標です。 すべての電子メールが返信、ファイリング、削除、アーカイブ、または後で処理されるようにスケジュールされている空の受信トレイ。 毎日受信トレイをゼロにすることが現実的かどうかは完全にはわかりませんが、1 週間に 1 回でも空の受信トレイが表示されるようになれば、大きな成果が得られるでしょう。

2. メールをチェックする頻度を減らす (できれば)

オフィス生産性の専門家の中には、メールを 1 日 3 回チェックすることを推奨する人もいます。 多くの場合、彼らは十分に迅速に対応しなかったため、誰も文句を言わなかったと付け加えます. このアイデアは素晴らしいと思いますが、これが機能するオフィスで働いたことはありません。 たぶん、それは幹部や上級スタッフに適したヒントです。

1 日に 3 回メールをチェックしてもクビにならない (またはクビになる前兆となる怠け者リストに載らない) オフィスで働いている場合は、1 日 3 回ルールを試してください。

このトリックを変更して、2 時間に 1 回程度メールをチェックするようにすることもできます。 上司や同僚がメールを入力して [送信] をクリックし、自分のデスクに歩いて行き、メールへの返信を受け取りに来ない限り、おそらく 1 時間に 1 回だけメールをチェックするだけで済みます。

3.混乱を最小限に抑える

プロのオーガナイザーが使用する、電子メールに直接適用できるトリックがあります。 クローゼットやガレージのどこにすべてを配置するかを決める前に、管理するものの量を減らします。

受信トレイでは、可能な限りすべてのメーリング リストの登録を解除することを意味します。 毎日 5 つから 10 の不要なリストの登録を解除することから始めることができます。 または、ツールを使用することもできます。

Unroll.me はまさにそれです。 登録しているすべてのメーリング リストを一覧表示するというエレガントな仕事をしてから、ワンクリックで各メーリング リストの購読を解除することができます。 自分がいくつのリストに登録されているかを確認することは、本当のモーニング コールになる可能性があります。 私は 714 のメーリング リストに登録していました。

Unroll.me は多少無料です。 いいねやツイートで「支払う」意思がある限り、使用できます。 これを使用して、購読しているメーリング リストの 20% からでも購読を解除できれば、時間に余裕ができます。

4. 一部のメッセージを自動的にアーカイブする

Gmail、Outlook、その他の電子メール クライアントのいずれを使用していても、特定の送信者からの電子メールを識別してアーカイブする方法があります。 メールを指定したフォルダに保存するオプションを追加することもできます。 これは、まだ登録を解除できないが、受信トレイを詰まらせたくないメール サブスクリプションに役立ちます。

他のユーザーからのメールを自動アーカイブする場合は、この手法を慎重に使用してください。 乱用しないでください。 数年前、すべてのメールを自動アーカイブし、週に 1 回だけレビューするクライアントがいました。 彼は時間を節約できましたが、本当にすぐに返信する必要がある私からのメールを 2 回見逃していました。 また、彼が私をどのように「管理」しているかを知ったとき、彼に対する私の意見は悪化しました。 人々の電子メールを自動アーカイブすることは、おそらく時間を節約する効果的な方法ですが、それによって深刻な悪意を生み出す可能性があります.

1 日の終わりにアーカイブされた電子メールを確認するようにこの手法を変更した場合、おそらくこれを使用しても大きな被害を受けることはありません。 受信トレイをきれいに保ちます。 誰かが緊急の問題についてすぐに返信する必要がある場合、爆発の可能性は依然としてあります. もちろん、受信トレイが何千もの未処理の電子メールで詰まっている場合、緊急のメッセージを見逃す可能性もあります.

5. できることは自動化する

これはメールの管理に関するブログ投稿に過ぎないことは承知していますが、これから説明する 2 つのツールがあなたの人生を変えるかもしれないと言っても過言ではありません。

Zapier と IFTTT は 2 つの低価格の自動化ツールであり、ほとんどの人がソフトウェア開発者のチームでしかできないと考えていたことを実行できるようにします。 (受信トレイを整理した後) 1 時間の空き時間がある場合は、これらの宝石のいずれかで遊んでみる価値があるかもしれません。

以下は、Zapier が自動的に実行できることのほんの一部です。

• 特定のメールを Evernote に保存する
• Gmail で送受信するすべてのメールの添付ファイルをアーカイブする
• 何かをするように毎週メールでリマインダーを送信する

IFTTT では次のことができます。

• 特定の株価が特定の価格を下回った場合にメールを送信
• 紛失した電話の呼び出し音をメールでオンにする
• ウェブサイトから送信されるすべてのフォーム確認メールに CC を設定し、それらのフォームを受信トレイのフォルダーにアーカイブします。
• Gmail でメールにスターを付けると、何かを処理するためのリマインダーが自動的に作成されます

結婚したとき、子供ができたとき、宝くじに当たったときのように、あなたの人生を変えることはないかもしれませんが、それでも私を信じてください。

6. メールを後日まで延期する

SaneBox、Right Inbox、およびその他の多くの電子メール管理ツールを使用すると、電子メールにマークを付けて、後で処理する時間をスケジュールできます。 締め切りが迫っていて、管理しやすい受信トレイが必要な場合、これは命の恩人になる可能性があります。

毎日、毎週、または毎月同じメールを送信したいですか?

Right Inbox、Zapier、およびその他のいくつかのメール受信トレイ管理ツールを使用すると、特定のスケジュールされた時間にリマインダー メールまたはその他の種類のメールをリストに送信できます。

特定の時間枠内に誰かがあなたのメールに返信しなかった場合にリマインダーが必要ですか?

SaneBox やその他のツールには、返信がない場合にフォローアップのリマインダーを作成できる機能があります。 自分自身にリマインダーを送信することもできます。

7. メールを送信するスケジュールを設定する

遅くまで仕事をしていますか？ 企業文化に応じて、午前 2 時にメールを送信するのがクールかクールでないかのどちらかになります。Right Inbox を使用すると、メールをいつでも送信できるようにスケジュールを設定できます。賢い。 無料プランでは、月に最大 10 件のメールをスケジュールできます。 それ以降は月額 $5.95 です。

8.「あとで読む」フォルダを作成する

私たちの受信トレイに届くものの多くは、レポート、研究、その他の文書などの資料を読むことです。 読み上げフォルダー、またはいくつかの読み上げフォルダーを用意すると、これに役立ちます。 また、読み物を簡単にキャプチャできる Pocket などのツールもあります。

Feedly はこれのもう 1 つの典型的な例であり、受信トレイの過剰を減らすもう 1 つの方法です。 新しいコンテンツを常に把握しておきたいという理由で多数のブログを購読している場合は、RSS フィードに切り替えることを検討してください。 次に、Feedly や別の RSS ツールを使用して、公開されているものを常に把握します。 すべての投稿に引き続きアクセスできますが、それらを見つけるために受信トレイを並べ替える必要はありません。

9. Inbox by Gmail を使用する

一部の人が考えているほど完全に革新的ではないかもしれませんが、Inbox by Gmail には優れた機能が 1 つあります。重要な人からの新しいメールを、携帯電話で新しいテキスト メッセージを表示するのと同じ形式で携帯電話に表示します。あなたの電話。 受信トレイをチェックする必要はありません。携帯電話の電源を入れなくても、新しいメールと返信の最初の文が表示されます。

Inbox by Gmail を設定して、誰かから新しいメールを受信したときにチャイムを鳴らしたり、好きな音を鳴らしたりすることもできます。 このアプリは、どのメールがこの特別な注意を払うべきかを判断するのに非常に優れています. 十分に信頼できれば、夕食時に携帯電話を手に取る頻度を減らすのに役立つかもしれません。

それで、あなたはそれを手に入れました–あなたの人生の丸一日が戻ってきました. ここに含まれていないメール管理のヒントをお持ちの場合は、コメントでお知らせください。

生産性を向上させる方法が他にもありますか? オンデマンド デモをチェックして、Act-On が混乱を簡素化し、時間のかかるタスクを自動化する方法を学びましょう。