Преимущества виртуальных совещаний для повышения производительности

Опубликовано: 2015-04-09

Сколько времени вы тратите на личные встречи? По данным Atlassian (создателя программного обеспечения для планирования проектов JIRA), большинство сотрудников посещают 62 встречи в месяц, и половина из них считается пустой тратой времени — это 31 час каждого месяца, потраченный на непродуктивные встречи.

Виртуальные встречи

Что вы можете сделать, чтобы сократить количество потраченных впустую часов в своей жизни и на рабочем месте? Одна из возможностей — стать виртуальными — и эта тенденция набирает силу во многих организациях. В опросе руководителей высшего звена, проведенном компанией Frost & Sullivan, веб- и видеоконференции получили высокие оценки по осведомленности и использованию. Фактически, 85% респондентов знали о преимуществах веб- и видеоконференций, а 58% регулярно используют их в своих компаниях.

Почему виртуальные встречи?

Переход к онлайн-совещаниям имеет несколько движущих факторов:

Сокращение расходов. Распределение компаний больше, чем когда-либо прежде. Виртуальные встречи означают, что распределенные команды могут работать вместе более легко, не неся расходов на авиабилеты, проживание в гостиницах, аренду автомобилей и питание или тратя время в очередях на досмотр в аэропорту.

Многие компании также сокращают выездных продавцов и полагаются на внутренние отделы продаж. Внутренний торговый представитель может провести демонстрацию на виртуальной встрече, выйдя далеко за рамки телефонного звонка (и намного меньше бюджета личного визита).

Удобство. Организовать онлайн-встречу очень просто. Во многих случаях вы загружаете программное обеспечение для собраний и интегрируете его со своей электронной почтой; теперь все, что вам нужно, находится на вашем рабочем столе. Вы можете пропустить атрибуты и устройства для встреч в реальном времени, такие как проекторы и бумажные презентации. Вы можете запланировать встречу и пригласить участников с помощью этой интегрированной системы, а также организовать встречу в мгновение ока. Некоторые решения основаны на облаке, и в этом случае вам не нужно ничего устанавливать.

Более эффективно, чем конференц-связь.

Виртуальная встреча — это гораздо более богатый опыт, чем конференц-связь, в нескольких ключевых аспектах:

  • Вы можете поделиться своим экраном с посетителями, чтобы запустить презентацию, показать документы или обсудить графику, которую вы все видите одновременно.
  • Вы можете отображать живое видео каждого участника, чтобы участники могли видеть друг друга.
  • В некоторых сервисах есть виртуальные доски, которыми посетители могут делиться в режиме реального времени.

Первые шаги к виртуальной встрече

Ваша первая виртуальная встреча может быть немного пугающей, особенно если вы организуете и фасилитируете ее. Есть несколько поставщиков программного обеспечения на выбор и множество помощи, чтобы вы могли начать работу. Виртуальные встречи предназначены для замены личных встреч, но подготовка к ним отличается.

Начните с планирования. Определите цель вашей встречи, повестку дня и тех, кого вы хотите пригласить. Некоторые бесплатные сервисы ограничивают количество участников, поэтому помните о любых ограничениях. Для вашей первой встречи начните с небольшой группы. Вы можете организовать короткую встречу по поводу проекта. Или, если строка электронной почты стала слишком длинной, вы можете провести быстрое онлайн-совещание для решения проблем.

Когда вы приглашаете людей, им может потребоваться загрузить некоторое программное обеспечение, чтобы присоединиться к вашей встрече. Это быстрый процесс, который не доставит особых трудностей вашим посетителям. Несколько программных платформ избавили от необходимости загружать что-либо, а процесс приглашения очень похож на отправку электронного письма.

Варианты виртуального программного обеспечения

Вы можете начать с бесплатного программного обеспечения, такого как Google Hangouts или Skype, если вы только начинаете. Подключение к Интернету, настольное или мобильное устройство и бесплатная учетная запись — все, что вам нужно для участия. Кроме того, проверьте Join.Me, простую программу, которая отлично подходит для импровизированных встреч. Эти халявы имеют ограниченное количество участников и ограничения по времени. Большинство из них доступны в виде приложений на устройствах Android и iOS.

Как только вы начнете проводить регулярные собрания, вы можете перейти на другого поставщика с большим количеством опций и более качественным звуком и визуальными эффектами, например, Citrix GoToMeeting или Cisco WebEx.

Преимущества вебинаров для маркетологов B2C

Скачать электронную книгу

Советы по проведению интерактивных совещаний

Во время личной встречи у вас есть преимущество: вы можете наблюдать за языком тела людей, чтобы понять, насколько они вовлечены. Для виртуальной встречи у вас может быть (а может и не быть) возможность добавления видео. Ваши участники будут более вовлечены, если вы найдете способы сделать вашу встречу интерактивной. Сделайте общение личным и интерактивным, предоставив участникам способы взаимодействия:

  • Используйте белые доски. Откройте виртуальную доску, например, в WebEx, чтобы стимулировать взаимодействие и совместную работу. Поделитесь им, чтобы любой участник собрания мог добавлять текст, рисунки, графику и многое другое.
  • Используйте документы Google. Например, если вы вместе редактируете документ, любой участник, имеющий доступ к документу Google с правами редактирования, может работать над ним на виду у всех остальных.
  • Включите несколько докладчиков. Смена оратора поддерживает интерес людей, особенно если они знают, что они следующие. Ваше решение для виртуальных собраний должно упростить смену выступающих и передать управление экраном от одного участника к другому.

Многие решения позволяют записывать аудио и видео совещаний. Таким образом, вы можете запечатлеть все, что произошло, и при необходимости создать стенограмму или поделиться записью с тем, кто пропустил встречу.

Проведение вашей встречи

Когда вы отправляете свои приглашения, прикрепите раздаточные материалы и информацию, которую вы планируете использовать на собрании. Используйте программную платформу, которая может легко интегрировать и/или прикреплять ваши компьютерные файлы, и тогда у вас под рукой будут электронные таблицы, презентации и видео. Вы можете легко управлять дополнительными докладчиками, участниками и даже назначать модератора чата. Большинство меню просты в навигации и расположены так, чтобы помочь вам использовать несколько вариантов встречи.

Когда собрание начнется и все присоединятся, вы можете представить всех (или попросить их представиться), чтобы все чувствовали себя вовлеченными. Определенная и подробная повестка дня также является хорошей идеей. Это помогает устранить мертвое пространство и заставляет вещи двигаться.

Когда вы продвигаетесь по повестке дня, не думайте, что тема закончена, и не переходите к следующему пункту слишком рано. Уэйн Турмел, эксперт по виртуальным встречам и удаленному управлению командой, предлагает подождать не менее пяти секунд, прежде чем считать, что участникам больше нечего сказать. Турмел утверждает, что на самом деле людям требуется в два раза больше времени для обработки информации в виртуальной среде, чем в традиционном конференц-зале. Если вы беспокоитесь о том, чтобы начать или поддержать разговор, вы всегда можете посадить кого-нибудь, чтобы он задавал вопросы.

Некоторые решения для виртуальных совещаний позволяют вам брендировать комнату для совещаний, позволяя использовать собственный дизайн, логотипы и цвета. Каждый раз, когда вы входите в него, ранее использованные документы, записи встреч и информация готовы к использованию.

Во многих средах виртуальных собраний вы услышите термин «модули». Это панели дисплея; вы можете думать о них как о способе отображения нескольких окон в вашей комнате для совещаний. Они дают вам возможность мгновенно загрузить видео или изображение.

Достоинства видео

Многие компании рассматривают видеоконференции как способ улучшить совместную работу, особенно для удаленных команд. Стоимость корпоративных систем видеоконференцсвязи снижается, качество улучшается, и люди все больше привыкают к этой технологии. Видеовзаимодействия могут улучшить общение. Например, длительное молчание на одном конце телефона может заставить вас думать, что человек, с которым вы встречаетесь, недоволен вашими последними словами. Если вы участвуете в видеоконференции, вы сможете увидеть, что они отвлеклись или что они улыбаются и кивают.

Отработайте свой подход, используя функции, которые вы планируете включить в свою следующую презентацию. Например, попробуйте использовать виртуальные доски, поменяться докладчиками и предоставить общий доступ ко всему рабочему столу или только к определенной программе. Это может показаться другим, но именно так движется будущее, и оно меняет представление о том, как люди работают и сотрудничают эффективно.

Преимущества вебинаров для маркетологов B2C

Скачать электронную книгу