Kiat Produktivitas: 9 Alat untuk Menjinakkan Kotak Masuk Anda

Kami menghabiskan banyak waktu untuk mengelola kotak masuk kami – sebenarnya 28% dari waktu kami setiap minggu. Demikian menurut laporan dari McKinsey Global Institute. Mereka memperkirakan bahwa 13 jam waktu kita setiap minggu dihabiskan untuk membaca, mengatur, dan menanggapi email. Dan itu hanya untuk bekerja.

Email juga menghabiskan biaya lebih dari waktu. Menurut Tom Pisello, alias The ROI Guy, email yang berlebihan membebani organisasi sekitar $5.000 per pengguna dalam produktivitas yang hilang setiap tahun.

Berapa banyak email?

Biaya tinggi dan waktu berjam-jam yang dihabiskan dengan email tidaklah mengherankan jika Anda mempertimbangkan berapa banyak email yang kami kelola. Menurut Radicati Group, rata-rata pekerja kantoran menerima sekitar 78 email per hari. Mereka mengirim sekitar 37 sehari. Itu juga salah satu perkiraan yang lebih rendah. Marsha Egan, penulis Inbox Detox and the Habit of Email Excellence, mengatakan rata-rata pekerja menerima 100 hingga 200 email per hari.

Mungkin Radicati hanya menghitung email yang dikirim dan diterima selama jam kerja. Karena kami tidak hanya mengelola kotak masuk kami di kantor. Berkat perangkat seluler dan budaya kerja yang terus berubah, sebagian besar dari kita selalu siap sedia setiap saat. Menurut sebuah studi dari Good Technology:

• 40% dari kita masih mengirim, membaca, dan membalas email kantor setelah jam 10 malam.
• 50% dari kita memeriksa email kantor saat kita masih di tempat tidur
• 69% dari kita tidak akan tidur tanpa memeriksa email kantor kita
• 57% dari kita memeriksa email kantor saat tamasya keluarga
• 38% dari kita secara rutin memeriksa email pekerjaan saat berada di meja makan

Apakah ada dari perilaku ini yang terdengar familiar? Sekarang Anda tahu Anda tidak sendiri. Tapi apa yang bisa Anda lakukan? Mari kita lihat beberapa strategi untuk membantu Anda menjinakkan kotak masuk dan menikmati kembali hari Anda — dan hidup Anda.

Email sangat penting

Inilah masalahnya: Kami tidak dapat melakukan pekerjaan kami tanpa email. Akses ke email sangat penting bagi pekerja modern. Ini bahkan lebih penting daripada akses Internet. Itu menurut survei Pew Research Center Desember 2014, di mana 61% pekerja mengatakan email "sangat penting" untuk melakukan pekerjaan mereka. Yang cukup menarik, hanya 54% yang menyebut Internet sebagai “sangat penting” bagi pekerjaan mereka.

Email dan produktivitas

Penelitian Pew juga mengungkapkan informasi tak terduga lainnya. Terlepas dari semua masalah dengan email di tempat kerja – tekanan dari kotak masuk yang meluap, spam, dan penderitaan akibat diskusi beralur – pekerja melaporkan bahwa email masih berkontribusi terhadap produktivitas mereka. Pew melaporkan, “Hanya 7% orang dewasa yang bekerja secara online merasa produktivitas mereka menurun karena Internet, email, dan ponsel, sementara 46% merasa lebih produktif.”

Apakah kita bercanda, atau apakah ini akurat?

Mungkin tergantung bagaimana kita membandingkan produktivitas kita. Terlepas dari semua kelemahan email, bagaimana jika kita harus kembali ke telepon, memo cetak, dan surat biasa? Seberapa lama kita harus bekerja untuk mempertahankan hasil kita saat ini dengan menggunakan alat tersebut? Apakah kita akan pernah pulang sama sekali?

Manajemen kotak masuk yang lebih baik dapat menghemat hingga delapan jam per minggu

Sementara statistik McKinsey tentang menghabiskan 28% dari waktu kita untuk email agak menyedihkan, ada satu titik terang dalam penelitian ini. Mereka juga mengatakan bahwa kami dapat membebaskan tujuh hingga delapan jam setiap minggu jika kami mengelola email dengan lebih baik.

Menurut laporan McKinsey Global Institute tersebut, “Peningkatan komunikasi dan kolaborasi melalui teknologi sosial dapat meningkatkan produktivitas pekerja interaksi sebesar 20 hingga 25 persen.”

Mereka bahkan membuat bagan untuk menggambarkan hal ini:

Saya tidak tahu tentang Anda, tetapi saya ingin delapan jam saya kembali. Saya ingin hari bebas saya!

Jadi saya membuat daftar trik terbaik saya sendiri untuk mengelola email, ditambah taktik lain yang telah saya lihat digunakan orang selama bertahun-tahun. Saya menemukan dan menguji beberapa alat, dan bahkan mendalami beberapa filosofi manajemen kotak masuk. Semuanya ditata dalam daftar di bawah ini.

Pilih dan pilih dari daftar ini sesuai keinginan Anda. Kita semua melakukan pekerjaan kita dengan cara yang sedikit berbeda, meskipun kita melakukan pekerjaan yang sama. Jadi tidak mungkin sistem manajemen email satu orang akan bekerja persis sama untuk orang lain. Tetapi elemen-elemennya ada di sini untuk mengurangi berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk mengelola kotak masuk Anda. Dengan beberapa latihan, mungkin Anda bisa membebaskan satu hari penuh setiap minggu. Bagi sebagian besar dari kita, bahkan beberapa jam gratis akan membantu.

1. Turun ke nol

Mari kita mulai dengan beberapa teori kotak masuk. Pernahkah Anda mendengar tentang "kotak masuk nol"? Ini adalah konsep manajemen email yang dikembangkan oleh Google di mana Anda memproses email Anda menjadi kotak masuk kosong setiap hari. Itu salah satu ide yang sangat radikal sehingga tetap melekat pada Anda – seperti empat jam kerja dalam seminggu. Tonton presentasi Google tentang kotak masuk nol untuk mempelajari lebih lanjut.

Ini adalah tujuan kami. Kotak masuk kosong, dengan setiap email ditanggapi, diajukan, dihapus, diarsipkan, atau dijadwalkan untuk ditangani di lain waktu. Saya tidak sepenuhnya yakin bahwa mencapai kotak masuk nol setiap hari itu realistis, tetapi melihat kotak masuk kosong bahkan seminggu sekali akan menjadi kemenangan besar.

2. Lebih jarang cek email (kalau bisa)

Beberapa pakar produktivitas kantor merekomendasikan untuk memeriksa email hanya tiga kali sehari. Seringkali mereka menambahkan bahwa tidak ada yang pernah mengeluh karena mereka tidak menanggapi dengan cukup cepat. Saya pikir ide ini bagus, tetapi saya tidak pernah bekerja di kantor yang akan berhasil. Mungkin tipnya lebih cocok untuk para eksekutif atau staf senior.

Jika Anda bekerja di kantor tempat Anda dapat memeriksa email tiga kali sehari dan tidak dipecat (atau tidak dipindahkan ke daftar pemalas, pendahulu untuk dipecat), cobalah aturan tiga kali sehari.

Mungkin Anda bahkan dapat memodifikasi trik ini sehingga Anda memeriksa email setiap dua jam sekali, atau lebih. Kecuali jika Anda memiliki bos atau rekan kerja yang mengetik email, mengklik kirim, dan kemudian mulai berjalan ke meja Anda untuk mendapatkan jawaban atas email mereka, Anda mungkin dapat melakukan pengecekan email hanya sekali dalam satu jam.

3. Minimalkan kekacauan

Ada trik yang digunakan penyelenggara profesional yang langsung berlaku untuk email. Sebelum mereka mengetahui di mana segala sesuatu harus disimpan di lemari atau garasi, mereka mengurangi volume barang yang harus dikelola.

Di kotak masuk Anda, itu berarti berhenti berlangganan dari setiap daftar email yang Anda bisa. Anda dapat mulai dengan berhenti berlangganan dari lima hingga 10 daftar yang tidak perlu setiap hari. Atau Anda bisa menggunakan alat.

Unroll.me adalah hal yang tepat. Itu melakukan pekerjaan yang elegan untuk mendaftar setiap daftar email yang Anda gunakan, lalu memberi Anda kemampuan untuk berhenti berlangganan masing-masing dengan satu klik. Ini bisa menjadi panggilan bangun yang nyata untuk melihat berapa banyak daftar yang Anda ikuti. Saya berlangganan 714 daftar email.

Unroll.me agak gratis. Anda dapat menggunakannya selama Anda bersedia untuk "membayar" mereka dengan like atau tweet. Jika Anda dapat menggunakannya untuk berhenti berlangganan bahkan dari 20% dari daftar email langganan Anda, Anda akan segera meluangkan waktu.

4. Secara otomatis mengarsipkan beberapa pesan

Apakah Anda menggunakan Gmail atau Outlook atau klien email lainnya, ada cara untuk mengidentifikasi dan mengarsipkan email dari pengirim tertentu. Anda juga dapat menambahkan opsi untuk menyimpan email ke dalam folder yang Anda tentukan. Ini dapat berguna untuk langganan email yang belum dapat Anda hentikan, tetapi Anda tidak ingin menyumbat kotak masuk Anda.

Gunakan teknik ini dengan hati-hati jika Anda mengarsipkan email secara otomatis dari orang-orang. Jangan menyalahgunakannya. Saya memiliki klien beberapa tahun yang lalu yang mengarsipkan semua email saya secara otomatis dan hanya meninjaunya seminggu sekali. Itu menghemat waktu, tetapi dua kali dia melewatkan email dari saya yang benar-benar perlu dia tanggapi segera. Juga, ketika saya mengetahui bagaimana dia "mengatur" saya, pendapat saya tentang dia memburuk. Mengarsipkan email orang secara otomatis mungkin merupakan cara yang efektif untuk menghemat waktu, tetapi Anda dapat menimbulkan niat buruk yang serius dengannya.

Jika Anda memodifikasi teknik ini untuk meninjau email yang diarsipkan di penghujung hari, Anda mungkin dapat menggunakannya tanpa terlalu banyak kerusakan. Itu akan menjaga kotak masuk Anda tetap bersih. Anda masih akan mengambil risiko ledakan jika seseorang membutuhkan jawaban segera tentang masalah yang mendesak. Tentu saja, jika kotak masuk Anda tersumbat oleh ribuan email yang belum diproses, hal itu juga dapat menyebabkan Anda melewatkan pesan mendesak.

5. Otomatiskan apa yang Anda bisa

Saya menyadari ini hanyalah posting blog tentang mengelola email Anda, tetapi tidak berlebihan untuk mengatakan bahwa dua alat yang akan saya ceritakan mungkin akan mengubah hidup Anda.

Zapier dan IFTTT adalah dua alat otomatisasi murah yang memberi Anda kemampuan untuk melakukan hal-hal yang sebagian besar dari kita pikir hanya dapat dilakukan dengan tim pengembang perangkat lunak. Jika Anda memiliki waktu luang (setelah Anda membersihkan kotak masuk), mungkin ada baiknya Anda bermain-main dengan salah satu permata ini.

Berikut adalah beberapa hal yang dapat dilakukan Zapier untuk Anda secara otomatis:

• Simpan email tertentu ke Evernote untuk Anda
• Arsipkan lampiran dari setiap email yang Anda kirim atau terima di Gmail
• Mengirimi Anda pengingat email mingguan untuk melakukan sesuatu

Dan IFTTT dapat:

• Kirimi Anda email jika stok tertentu turun di bawah harga tertentu
• Nyalakan dering telepon yang hilang melalui email
• Biarkan Anda CC sendiri pada setiap email konfirmasi formulir yang dikirim dari situs web Anda, lalu arsipkan formulir tersebut ke folder di kotak masuk Anda
• Membuat pengingat secara otomatis untuk mengurus sesuatu jika Anda memberi bintang pada email di Gmail

Oke, jadi mungkin mereka tidak akan mengubah hidup Anda seperti saat Anda menikah, punya anak, atau memenangkan lotre, tapi percayalah, mereka akan mengubah hidup Anda.

6. Tunda email hingga nanti

SaneBox, Kotak Masuk Kanan, dan banyak alat manajemen email lainnya memungkinkan Anda menandai email, lalu menjadwalkan lain waktu untuk menanganinya. Jika Anda memiliki tenggat waktu dan harus memiliki kotak masuk yang dapat dikelola, ini bisa menjadi penyelamat.

Ingin mengirimkan email yang sama setiap hari, minggu, atau bulan?

Kotak Masuk Kanan, Zapier, dan beberapa alat manajemen kotak masuk email lainnya memungkinkan Anda mengirim email pengingat, atau jenis email lainnya, ke daftar orang pada waktu tertentu yang dijadwalkan.

Ingin pengingat jika seseorang belum membalas email Anda dalam jangka waktu tertentu?

SaneBox dan alat lainnya memiliki fitur di mana Anda dapat membuat pengingat tindak lanjut jika seseorang belum membalas Anda. Anda juga dapat mengirim pengingat untuk diri sendiri.

7. Jadwalkan kapan mengirim email

Apakah Anda bekerja lembur? Bergantung pada budaya perusahaan Anda, keren atau tidak keren mengirim email pada jam 2 pagi Right Inbox akan memungkinkan Anda menjadwalkan email untuk dikirim kapan pun Anda mau, jadi jika Anda menghabiskan waktu tengah malam, tidak ada yang harus menjadi lebih bijak. Anda dapat menjadwalkan hingga sepuluh email per bulan dengan paket gratis. Setelah itu, $5,95 per bulan.

8. Buat folder "baca nanti".

Sebagian besar yang masuk ke kotak masuk kami adalah bahan bacaan: laporan, studi, dan dokumen lainnya. Memiliki folder bacaan, atau bahkan beberapa folder bacaan, dapat membantu dalam hal ini. Ada juga alat seperti Pocket yang dibuat untuk menangkap bahan bacaan dengan mudah.

Feedly adalah contoh klasik lain dari ini, dan cara lain untuk mengurangi kelebihan kotak masuk. Jika Anda telah berlangganan lusinan blog karena ingin tetap mengikuti konten baru, pertimbangkan untuk beralih ke umpan RSS mereka. Kemudian gunakan Feedly atau alat RSS lainnya sebagai cara untuk tetap mengetahui apa yang mereka publikasikan. Anda masih memiliki akses ke semua kiriman mereka, tetapi Anda tidak perlu menyortir kotak masuk untuk menemukannya.

9. Gunakan Kotak Masuk oleh Gmail

Ini mungkin tidak sepenuhnya revolusioner seperti yang dilakukan beberapa orang, tetapi Inbox by Gmail memang memiliki satu fitur unggulan: Ini akan menampilkan email baru dari orang-orang penting di ponsel Anda dalam format yang mirip dengan cara Anda melihat pesan teks baru di telepon Anda. Anda tidak perlu memeriksa kotak masuk Anda – Anda akan melihat email baru dan kalimat pertama atau lebih dari balasan bahkan tanpa menghidupkan telepon Anda.

Anda juga dapat menyetel Inbox by Gmail untuk berbunyi atau mengeluarkan suara apa pun yang diinginkan saat menerima email baru dari seseorang. Aplikasi ini cukup pintar dalam menentukan email mana yang pantas mendapatkan perhatian khusus ini. Jika Anda cukup mempercayainya, ini mungkin membantu mengurangi seberapa sering Anda mengangkat telepon saat makan malam.

Jadi begitulah - satu hari penuh dalam hidup Anda kembali. Jika Anda memiliki tip manajemen email yang tidak disertakan di sini, beri tahu kami di komentar.

Ingin lebih banyak cara untuk meningkatkan produktivitas Anda? Lihat demo sesuai permintaan kami untuk mempelajari bagaimana Act-On dapat membantu Anda menyederhanakan kekacauan dan mengotomatiskan tugas yang menyita waktu Anda.