Consejos de productividad: 9 herramientas para controlar su bandeja de entrada

Pasamos una enorme cantidad de tiempo administrando nuestras bandejas de entrada: en realidad, el 28% de nuestro tiempo cada semana. Eso es según un informe del McKinsey Global Institute. Calculan que dedicamos 13 horas de nuestro tiempo cada semana a leer, organizar y responder correos electrónicos. Y eso es sólo para el trabajo.

El correo electrónico también nos cuesta más que tiempo. Según Tom Pisello, también conocido como The ROI Guy, la sobrecarga de correo electrónico le cuesta a las organizaciones alrededor de $ 5,000 por usuario en pérdida de productividad cada año.

¿Cuántos correos electrónicos?

Los altos costos y las largas horas dedicadas al correo electrónico no son sorprendentes si se tiene en cuenta la cantidad de correos electrónicos que administramos. Según Radicati Group, el empleado de oficina promedio recibe alrededor de 78 correos electrónicos por día. Envían unos 37 al día. Esa es una de las estimaciones más bajas, también. Marsha Egan, autora de Inbox Detox and the Habit of Email Excellence, dice que el trabajador promedio recibe de 100 a 200 correos electrónicos por día.

Tal vez Radicati solo estaba contando los correos electrónicos enviados y recibidos durante el horario de oficina. Porque no solo administramos nuestras bandejas de entrada en la oficina. Gracias a los dispositivos móviles y una cultura de trabajo cambiante, la mayoría de nosotros estamos de guardia todo el tiempo. Según un estudio de Good Technology:

• El 40% de nosotros todavía enviamos, leemos y respondemos correos electrónicos de trabajo después de las 10 p.m.
• El 50% de nosotros revisa el correo electrónico del trabajo mientras todavía estamos en la cama
• El 69 % de nosotros no se va a dormir sin consultar el correo electrónico del trabajo.
• El 57% de nosotros revisa los correos electrónicos del trabajo en salidas familiares.
• El 38% de nosotros revisamos rutinariamente los correos electrónicos del trabajo mientras cenamos.

¿Te suena familiar alguno de estos comportamientos? Ahora sabes que no estás solo. Pero, ¿qué puedes hacer al respecto? Veamos algunas estrategias para ayudarlo a controlar su bandeja de entrada y recuperar su día y su vida.

El correo electrónico es esencial

Aquí está la cosa: no podemos hacer nuestro trabajo sin correo electrónico. El acceso al correo electrónico es esencial para los trabajadores de hoy en día. Es aún más esencial que el acceso a Internet. Eso es según una encuesta del Pew Research Center de diciembre de 2014, en la que el 61% de los trabajadores dijo que el correo electrónico es "muy importante" para hacer su trabajo. Curiosamente, solo el 54% mencionó Internet como "muy importante" para sus trabajos.

Correo electrónico y productividad

La investigación de Pew también reveló otra información inesperada. A pesar de todos los problemas con el correo electrónico en el lugar de trabajo (el estrés de una bandeja de entrada desbordada, el spam y la agonía de las discusiones en cadena), los trabajadores informaron que el correo electrónico aún contribuye a su productividad. Pew informa que "solo el 7% de los adultos que trabajan en línea sienten que su productividad ha disminuido debido a Internet, el correo electrónico y los teléfonos celulares, mientras que el 46% se siente más productivo".

¿Nos estamos engañando a nosotros mismos, o es esto correcto?

Tal vez depende de cómo comparemos nuestra productividad. A pesar de todos los inconvenientes del correo electrónico, ¿qué pasaría si tuviéramos que volver a los teléfonos, las notas impresas y el correo postal? ¿Hasta cuándo tendríamos que trabajar para mantener nuestra producción actual usando esas herramientas? ¿Llegaríamos alguna vez a casa?

Una mejor gestión de la bandeja de entrada podría ahorrar hasta ocho horas por semana

Si bien la estadística de McKinsey sobre pasar el 28% de nuestro tiempo en el correo electrónico fue un poco deprimente, hubo una luz brillante en el estudio. También dicen que podríamos liberar entre siete y ocho horas cada semana si administráramos mejor nuestro correo electrónico.

Según ese informe del McKinsey Global Institute, "La mejora de la comunicación y la colaboración a través de las tecnologías sociales podría aumentar la productividad de los trabajadores de interacción entre un 20 y un 25 por ciento".

Incluso hicieron un gráfico para ilustrar esto:

No sé tú, pero yo quiero que me devuelvan mis ocho horas. ¡Quiero mi día libre!

Así que enumeré mis mejores trucos para administrar el correo electrónico, además de otras tácticas que he visto usar a la gente a lo largo de los años. Encontré y probé algunas herramientas, e incluso profundicé en alguna filosofía de administración de la bandeja de entrada. Todo está dispuesto en la lista a continuación.

Elija y elija de esta lista como mejor le parezca. Todos hacemos nuestro trabajo de una manera ligeramente diferente, incluso si estamos haciendo el mismo trabajo. Por lo tanto, no hay forma de que el sistema de administración de correo electrónico de una persona funcione exactamente igual para otra persona. Pero los elementos están aquí para que usted reduzca la cantidad de tiempo que dedica a administrar su bandeja de entrada. Con algo de práctica, tal vez puedas liberar un día entero cada semana. Para la mayoría de nosotros, incluso unas pocas horas libres ayudarían.

1. Bajar a cero

Comencemos con algo de teoría de la bandeja de entrada. ¿Alguna vez has oído hablar de "bandeja de entrada cero"? Es un concepto de administración de correo electrónico desarrollado por Google en el que procesa su correo electrónico hasta dejar una bandeja de entrada vacía todos los días. Es una de esas ideas tan radicales que se quedan contigo, como la semana laboral de cuatro horas. Mira la presentación de Google sobre la bandeja de entrada cero para obtener más información.

Este es nuestro objetivo. Una bandeja de entrada vacía, con cada correo electrónico respondido, archivado, eliminado, archivado o programado para ser tratado en un momento posterior. No estoy completamente seguro de que sea realista lograr una bandeja de entrada cero todos los días, pero ver una bandeja de entrada vacía incluso una vez a la semana sería una gran victoria.

2. Revisa el correo electrónico con menos frecuencia (si puedes)

Varios expertos en productividad de oficina recomiendan revisar el correo electrónico solo tres veces al día. A menudo agregarán que nadie se ha quejado nunca porque no respondieron lo suficientemente rápido. Creo que la idea de esto es genial, pero nunca he trabajado en una oficina donde funcionaría. Tal vez sea una sugerencia más adecuada para ejecutivos o personal senior.

Si trabaja en una oficina donde puede revisar su correo electrónico tres veces al día y no ser despedido (o no ser movido a la lista de holgazanes, el precursor de ser despedido), pruebe la regla de las tres veces al día.

Tal vez incluso puedas modificar este truco para que revises tu correo electrónico una vez cada dos horas, más o menos. A menos que tenga un jefe o un compañero de trabajo que escriba un correo electrónico, haga clic en enviar y luego comience a caminar hacia su escritorio para obtener su respuesta a su correo electrónico, probablemente podría revisar su correo electrónico solo una vez por hora.

3. Minimiza el desorden

Hay un truco que usan los organizadores profesionales que se aplica directamente al correo electrónico. Antes de averiguar dónde debe ir todo en un armario o en un garaje, reducen el volumen de cosas que deben administrar.

En su bandeja de entrada, eso significa darse de baja de todas las listas de correo electrónico que pueda. Puede comenzar por darse de baja de cinco a 10 listas innecesarias todos los días. O puede usar una herramienta.

Unroll.me es justo lo que necesitas. Hace un trabajo elegante al enumerar cada lista de correo electrónico en la que se encuentra, luego le brinda la posibilidad de cancelar la suscripción a cada una con un solo clic. Puede ser una verdadera llamada de atención para ver en cuántas listas estás. Estaba suscrito a 714 listas de correo electrónico.

Unroll.me es algo gratuito. Puede usarlo siempre que esté dispuesto a "pagarles" con un me gusta o un tweet. Si puede usarlo para darse de baja de incluso el 20% de las listas de correo electrónico a las que está suscrito, estará en camino de liberar algo de tiempo.

4. Archivar automáticamente algunos mensajes

Ya sea que use Gmail, Outlook o cualquier otro cliente de correo electrónico, existe una forma de identificar y archivar los correos electrónicos de un remitente específico. También puede agregar una opción para guardar correos electrónicos en una carpeta que especifique. Esto puede ser útil para las suscripciones de correo electrónico de las que aún no puede darse de baja, pero que no quiere que se atasquen en su bandeja de entrada.

Use esta técnica con precaución si está archivando automáticamente correos electrónicos de personas. No abuses. Hace unos años, tuve un cliente que archivaba automáticamente todos mis correos electrónicos y solo los revisaba una vez a la semana. Le ahorró algo de tiempo, pero en dos ocasiones se perdió correos electrónicos míos a los que realmente necesitaba responder de inmediato. Además, cuando descubrí cómo me estaba “manejando”, agrió mi opinión sobre él. El archivado automático de los correos electrónicos de las personas probablemente sea una forma efectiva de ahorrar tiempo, pero puede crear una seria mala voluntad con ello.

Si modificó esta técnica para revisar los correos electrónicos archivados al final de cada día, probablemente podría usar esto sin demasiado daño. Mantendría tu bandeja de entrada limpia. Aún correrá el riesgo de una explosión si alguien necesita una respuesta inmediata sobre un asunto urgente. Por supuesto, si su bandeja de entrada está atascada con miles de correos electrónicos sin procesar, eso también podría hacer que pierda un mensaje urgente.

5. Automatiza lo que puedas

Me doy cuenta de que esta es solo una publicación de blog sobre la administración de su correo electrónico, pero no es exagerado decir que las dos herramientas de las que estoy a punto de hablarle podrían cambiar su vida.

Zapier e IFTTT son dos herramientas de automatización de bajo precio que le brindan la capacidad de hacer cosas que la mayoría de nosotros pensamos que solo serían posibles con un equipo de desarrolladores de software. Si tiene una hora libre (después de haber limpiado su bandeja de entrada), podría valer la pena jugar con cualquiera de estas gemas.

Estas son solo algunas de las cosas que Zapier puede hacer por usted automáticamente:

• Guarde ciertos correos electrónicos en Evernote para usted
• Archivar archivos adjuntos de cada correo electrónico que envíe o reciba en Gmail
• Enviarle un recordatorio semanal por correo electrónico para hacer algo

Y IFTTT puede:

• Enviarle un correo electrónico si una acción determinada cae por debajo de un precio determinado
• Activar el timbre de un teléfono perdido por correo electrónico
• Permita que se envíe una copia en cada correo electrónico de confirmación de formulario enviado desde su sitio web, luego archive esos formularios en una carpeta en su bandeja de entrada
• Crea automáticamente un recordatorio para que te ocupes de algo si destacas un correo electrónico en Gmail

De acuerdo, tal vez no cambien tu vida como cuando te casaste, tuviste hijos o ganaste la lotería, pero créeme, cambiarán tu vida de todos modos.

6. Aplazar los correos electrónicos hasta una fecha posterior

SaneBox, Right Inbox y muchas otras herramientas de administración de correo electrónico le permiten marcar un correo electrónico y luego programar un momento posterior para tratarlo. Si tiene una fecha límite y debe tener una bandeja de entrada manejable, esto puede ser un salvavidas.

¿Quiere enviar el mismo correo electrónico todos los días, semanas o meses?

Right Inbox, Zapier y varias otras herramientas de administración de bandejas de entrada de correo electrónico le permiten enviar correos electrónicos de recordatorio, o cualquier otro tipo de correo electrónico, a una lista de personas en horarios específicos y programados.

¿Quiere un recordatorio si alguien no ha respondido a su correo electrónico dentro de un período de tiempo específico?

SaneBox y otras herramientas tienen una función en la que puede crear un recordatorio de seguimiento si alguien no le ha respondido. También puedes enviarte recordatorios a ti mismo.

7. Programa cuándo enviar un correo electrónico

¿Usted trabaja tarde? Dependiendo de la cultura de su empresa, está bien o no estar enviando correos electrónicos a las 2 a. más sabio Puede programar hasta diez correos electrónicos por mes en el plan gratuito. Después de eso, son $5.95 al mes.

8. Crea una carpeta de "leer más tarde"

Gran parte de lo que llega a nuestras bandejas de entrada son materiales de lectura: informes, estudios y otros documentos. Tener una carpeta de lectura, o incluso un par de carpetas de lectura, puede ayudar con esto. También hay herramientas como Pocket que están hechas para capturar fácilmente material de lectura.

Feedly es otro ejemplo clásico de esto y otra forma de reducir el exceso de bandeja de entrada. Si se ha suscrito a docenas de blogs porque quiere estar al tanto del contenido nuevo, considere cambiar a sus fuentes RSS. Luego use Feedly u otra herramienta RSS como una forma de estar al tanto de lo que publican. Seguirás teniendo acceso a todas sus publicaciones, pero no tendrás que revisar tu bandeja de entrada para encontrarlas.

9. Usar la bandeja de entrada de Gmail

Puede que no sea tan completamente revolucionario como algunos lo han hecho parecer, pero Inbox by Gmail tiene una característica excelente: mostrará nuevos correos electrónicos de personas importantes en su teléfono celular en un formato similar a cómo ve los nuevos mensajes de texto en su teléfono. No tendrá que revisar su bandeja de entrada: verá el nuevo correo electrónico y la primera oración de la respuesta sin siquiera encender su teléfono.

También puede configurar Inbox by Gmail para que suene o haga el ruido que desee cuando reciba un nuevo correo electrónico de alguien. La aplicación es bastante inteligente para descubrir qué correos electrónicos merecen esta atención especial. Si confía lo suficiente, podría ayudar a reducir la frecuencia con la que contesta su teléfono durante la cena.

Así que ahí lo tienes, un día entero de tu vida atrás. Si tiene un consejo de administración de correo electrónico que no está incluido aquí, háganoslo saber en los comentarios.

¿Quiere aún más formas de aumentar su productividad? Consulte nuestra demostración a pedido para saber cómo Act-On puede ayudarlo a simplificar el caos y automatizar las tareas que le quitan tiempo.