生产力提示：9 种工具来驯服您的收件箱
已发表: 2015-04-10
我们花费大量时间管理我们的收件箱——实际上是每周 28% 的时间。 这是根据麦肯锡全球研究所的一份报告得出的。 他们估计我们每周有 13 个小时的时间花在阅读、组织和回复电子邮件上。 那只是为了工作。
电子邮件花费我们的时间也多于时间。 根据 Tom Pisello（又名 ROI Guy）的说法，电子邮件过载使组织每年因每位用户损失生产力而损失约 5,000 美元。
多少封邮件？
当您考虑我们管理的电子邮件数量时，花在电子邮件上的高成本和长时间就不足为奇了。 据 Radicati Group 称，上班族平均每天收到大约 78 封电子邮件。 他们每天发送大约 37 个。 这也是较低的估计之一。 收件箱排毒和卓越电子邮件习惯一书的作者玛莎伊根说，普通员工每天会收到 100 到 200 封电子邮件。
也许 Radicati 只是在统计办公时间内发送和接收的电子邮件。 因为我们不只是在办公室管理我们的收件箱。 由于移动设备和不断变化的工作文化，我们中的大多数人几乎随时待命。 根据 Good Technology 的一项研究：
- 晚上 10 点后，我们中有 40% 的人仍在发送、阅读和回复工作电子邮件。
- 50% 的人在睡觉时查看工作电子邮件
- 69% 的人不查看工作邮件就不会入睡
- 57% 的人在家庭出游时查看工作电子邮件
- 38% 的人经常在餐桌旁查看工作电子邮件
这种行为听起来很熟悉吗？ 现在你知道你并不孤单。 但是你能做些什么呢？ 让我们看看一些策略来帮助您驯服收件箱并恢复您的一天和您的生活。
电子邮件是必不可少的
事情是这样的：没有电子邮件我们就无法完成工作。 访问电子邮件对于现代工作者来说至关重要。 它甚至比 Internet 访问更为重要。 这是根据皮尤研究中心 2014 年 12 月的一项调查得出的，其中 61% 的员工表示电子邮件对于他们的工作“非常重要”。 有趣的是，只有 54% 的人认为互联网对他们的工作“非常重要”。
电子邮件和生产力
皮尤的研究还揭示了另一条意想不到的信息。 尽管电子邮件在工作场所存在各种问题——收件箱溢出带来的压力、垃圾邮件以及讨论的痛苦——员工报告说电子邮件仍然有助于提高他们的工作效率。 皮尤研究中心报告说：“只有 7% 的在线工作成年人认为他们的工作效率因互联网、电子邮件和手机而下降，而 46% 的人感觉工作效率更高。”
我们是在自欺欺人，还是这是准确的？
也许这取决于我们如何比较我们的生产力。 尽管电子邮件有种种缺点，但如果我们不得不回到电话、打印的备忘录和蜗牛邮件呢？ 我们需要多晚才能使用这些工具来维持当前的输出？ 我们会回家吗？
更好的收件箱管理每周最多可节省八小时
虽然麦肯锡关于我们将 28% 的时间花在电子邮件上的统计数据有点令人沮丧，但研究中有一盏明灯。 他们还说，如果我们更好地管理电子邮件，我们每周可以腾出七到八个小时。
根据麦肯锡全球研究所的报告，“通过社交技术改善沟通和协作可以将交互工作者的生产力提高 20% 到 25%。”
他们甚至制作了一张图表来说明这一点：
我不了解你，但我想要我的八小时回来。 我想要我的自由日！
因此，我列出了我自己管理电子邮件的最佳技巧，以及我多年来看到人们使用的其他策略。 我发现并测试了一些工具，甚至深入研究了一些收件箱管理理念。 这一切都在下面的列表中列出。
从这个列表中挑选你认为合适的。 即使我们做的是同样的工作，我们的工作方式也略有不同。 因此，一个人的电子邮件管理系统不可能对其他任何人都完全相同。 但是这里的元素可以帮助您减少花在管理收件箱上的时间。 通过一些练习，也许您每周可以腾出一整天的时间。 对于我们大多数人来说，即使是几个空闲时间也会有所帮助。
1. 归零
让我们从一些收件箱理论开始。 你听说过“收件箱归零”吗？ 这是 Google 开发的一种电子邮件管理概念，您可以每天将电子邮件处理成一个空收件箱。 这是那些非常激进的想法之一，以至于它们一直伴随着你——比如每周工作四小时。 观看 Google 关于收件箱零的演示以了解更多信息。
这是我们的目标。 一个空的收件箱，每封电子邮件都已回复、归档、删除、存档或安排在以后处理。 我不完全确定每天收件箱为零是否现实，但即使每周看到一次空收件箱也将是一个重大胜利。
2. 少查看邮件（如果可以的话）
几位办公效率专家建议每天只检查电子邮件 3 次。 他们通常会补充说，从来没有人抱怨过，因为他们的反应不够快。 我认为这个想法很棒，但我从来没有在可以工作的办公室工作过。 也许它更适合高管或高级职员。
如果你确实在一个办公室工作，在那里你可以一天查看邮件 3 次而不会被解雇（或者不会被移到懒惰者名单上，这是被解雇的前兆），请尝试一天三次规则。
也许你甚至可以修改这个技巧，这样你每两个小时左右检查一次你的电子邮件。 除非你的老板或同事会打出一封电子邮件，点击发送，然后开始走到你的办公桌前要求你回复他们的电子邮件，否则你可能每小时只检查一次电子邮件。
3. 尽量减少混乱
专业组织者使用的一个技巧直接适用于电子邮件。 在他们弄清楚所有东西应该放在壁橱或车库的什么地方之前，他们会减少要管理的东西的数量。
在您的收件箱中，这意味着您可以取消订阅每个电子邮件列表。 您可以从每天取消订阅 5 到 10 个不必要的列表开始。 或者您可以使用工具。
Unroll.me 就是这样。 它可以很好地列出您所在的每个电子邮件列表，然后让您可以通过单击取消订阅每个电子邮件列表。 查看您在多少个列表中可能是一个真正的警钟。 我订阅了 714 个电子邮件列表。
Unroll.me 有点免费。 只要您愿意通过点赞或推文“支付”他们，就可以使用它。 如果您可以使用它取消订阅您订阅的电子邮件列表中的 20%，那么您就可以腾出一些时间。
4.自动归档部分消息
无论您使用 Gmail、Outlook 还是任何其他电子邮件客户端，都有一种方法可以识别和存档来自特定发件人的电子邮件。 您也可以添加一个选项，将电子邮件保存到您指定的文件夹中。 这对于您还不能退订但又不想塞满收件箱的电子邮件订阅很有帮助。
如果您要自动存档来自他人的电子邮件，请谨慎使用此技术。 不要滥用它。 几年前，我有一个客户自动存档我所有的电子邮件，并且每周只查看一次。 这为他节省了一些时间，但他有两次错过了我发来的他确实需要立即回复的电子邮件。 此外，当我发现他是如何“管理”我时，这让我对他的看法变坏了。 自动存档人们的电子邮件可能是一种节省时间的有效方法，但您可能会因此产生一些严重的恶意。
如果您修改此技术以在每天结束时查看存档的电子邮件，您可能可以使用它而不会造成太大损失。 它会让你的收件箱保持干净。 如果有人需要立即回复紧急事件，你仍然会冒着爆发的风险。 当然，如果您的收件箱塞满了数千封未处理的电子邮件，这也可能导致您错过紧急消息。
5. 自动化你能做的
我知道这只是一篇关于管理您的电子邮件的博文，但可以毫不夸张地说，我将要介绍的这两种工具可能会改变您的生活。
Zapier 和 IFTTT 是两种低价自动化工具，它们使您能够完成我们大多数人认为只有软件开发人员团队才能完成的事情。 如果您有空闲时间（在您清理完收件箱之后），可能值得您花时间来尝试一下这些宝石中的任何一个。
以下是 Zapier 可以自动为您做的一些事情：
- 为你将某些电子邮件保存到 Evernote
- 存档您在 Gmail 中发送或接收的每封电子邮件的附件
- 每周向您发送电子邮件提醒您做某事
而 IFTTT 可以：
- 如果某只股票跌破某个价格，向您发送电子邮件
- 通过电子邮件打开丢失手机的铃声
- 让您自己抄送从您的网站发送的每封表格确认电子邮件，然后将这些表格存档到收件箱中的文件夹中
- 如果您在 Gmail 中为电子邮件加注星标，自动创建提醒您注意事项
好吧，也许它们不会像你结婚、生孩子或中彩票那样改变你的生活，但相信我，它们仍然会改变你的生活。
6.将电子邮件推迟到以后
SaneBox、Right Inbox 和许多其他电子邮件管理工具可让您标记电子邮件，然后安排稍后的时间来处理它。 如果您在截止日期前，并且必须有一个易于管理的收件箱，这可以成为您的救命稻草。
想每天、每周或每月发送相同的电子邮件吗？
Right Inbox、Zapier 和其他几个电子邮件收件箱管理工具可让您在特定的预定时间向一组人员发送提醒电子邮件或任何其他类型的电子邮件。
如果有人在特定时间范围内未回复您的电子邮件，是否需要提醒？
SaneBox 和其他工具有一个功能，如果有人没有回复你，你可以创建一个后续提醒。 您还可以向自己发送提醒。
7. 安排发送电子邮件的时间
你工作到很晚吗？ 根据您的公司文化，在凌晨 2 点发送电子邮件很酷或不酷 Right Inbox 可让您安排电子邮件随时发送，因此如果您正在熬夜，没有人必须是更聪明。 在免费计划中，您每月最多可以安排十封电子邮件。 之后，每月 5.95 美元。
8.创建一个“稍后阅读”文件夹
我们收件箱中的大部分内容都是阅读材料：报告、研究和其他文件。 拥有一个阅读文件夹，甚至几个阅读文件夹，可以帮助解决这个问题。 还有像 Pocket 这样的工具可以轻松捕获阅读材料。
Feedly 是另一个典型的例子，也是减少收件箱过剩的另一种方法。 如果您因为想了解最新内容而订阅了数十个博客，请考虑切换到他们的 RSS 提要。 然后使用 Feedly 或其他 RSS 工具来掌握他们发布的内容。 您仍然可以访问他们的所有帖子，但您不必通过整理收件箱来找到它们。
9. 使用 Gmail 收件箱
它可能不像某些人所说的那样完全具有革命性，但 Gmail 的 Inbox 确实有一个出色的功能：它会在您的手机上以类似于您在手机上查看新短信的格式显示来自重要人物的新电子邮件。您的手机。 您无需查看收件箱 - 您甚至无需打开手机即可看到新电子邮件和回复的第一句话左右。
您还可以将 Inbox by Gmail 设置为在收到某人的新电子邮件时发出提示音或发出您想要的任何声音。 该应用程序非常聪明，可以确定哪些电子邮件值得特别关注。 如果您足够信任它，它可能有助于减少您在晚餐时拿起手机的频率。
所以你有它 - 你生命中的一整天。 如果您有此处未包含的电子邮件管理技巧，请在评论中告诉我们。
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