เคล็ดลับด้านประสิทธิภาพ: 9 เครื่องมือในการทำให้กล่องจดหมายของคุณเชื่อง

เราใช้เวลามหาศาลไปกับการจัดการกล่องจดหมายของเรา ซึ่งจริงๆ แล้ว 28% ของเวลาในแต่ละสัปดาห์ ตามรายงานของ McKinsey Global Institute พวกเขาประเมินว่าเวลาของเรา 13 ชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์หมดไปกับการอ่าน จัดระเบียบ และตอบกลับอีเมล และนั่นเป็นเพียงสำหรับการทำงาน

อีเมลทำให้เราเสียค่าใช้จ่ายมากกว่าเวลาด้วย Tom Pisello หรือที่รู้จักในชื่อ The ROI Guy กล่าวว่าอีเมลที่โอเวอร์โหลดทำให้องค์กรต้องเสียเงินประมาณ 5,000 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ต่อปีในการสูญเสียประสิทธิภาพการทำงาน

กี่อีเมล?

ค่าใช้จ่ายสูงและชั่วโมงที่ยาวนานกับอีเมลไม่น่าแปลกใจเมื่อคุณคำนึงถึงจำนวนอีเมลที่เราจัดการ จากข้อมูลของ Radicati Group พนักงานออฟฟิศโดยเฉลี่ยจะได้รับอีเมลประมาณ 78 ฉบับต่อวัน พวกเขาส่งประมาณ 37 ต่อวัน นั่นเป็นหนึ่งในค่าประมาณที่ต่ำกว่าเช่นกัน Marsha Egan ผู้เขียน Inbox Detox and the Habit of Email Excellence กล่าวว่า พนักงานโดยเฉลี่ยได้รับอีเมล 100 ถึง 200 ฉบับต่อวัน

บางที Radicati อาจแค่นับอีเมลที่ส่งและรับในเวลาทำการ เพราะเราไม่ได้แค่จัดการกล่องขาเข้าของเราที่สำนักงานเท่านั้น ต้องขอบคุณอุปกรณ์พกพาและวัฒนธรรมการทำงานที่เปลี่ยนไป พวกเราส่วนใหญ่ค่อนข้างต้องรับสายตลอดเวลา จากการศึกษาของ Good Technology:

• 40% ของเรายังคงส่ง อ่าน และตอบกลับอีเมลที่ทำงานหลัง 22.00 น.
• 50% ของเราเช็คอีเมลที่ทำงานในขณะที่เรายังนอนอยู่
• พวกเรา 69% จะไม่เข้านอนโดยไม่เช็คอีเมลที่ทำงาน
• พวกเรา 57% เช็คอีเมลงานเมื่อไปเที่ยวกับครอบครัว
• พวกเรา 38% เช็คอีเมลที่ทำงานเป็นประจำขณะอยู่ที่โต๊ะอาหารเย็น

พฤติกรรมนี้ฟังดูคุ้นเคยหรือไม่? ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าคุณไม่ได้อยู่คนเดียว แต่คุณจะทำอะไรได้บ้าง? มาดูกลยุทธ์บางอย่างที่จะช่วยให้คุณควบคุมกล่องจดหมายเข้าและดึงวันคืนและชีวิตของคุณกลับคืนมา

อีเมลเป็นสิ่งจำเป็น

นี่คือประเด็น: เราไม่สามารถทำงานของเราได้หากไม่มีอีเมล การเข้าถึงอีเมลเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับคนทำงานยุคใหม่ มันสำคัญยิ่งกว่าการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตเสียอีก นั่นเป็นไปตามการสำรวจของ Pew Research Center ในเดือนธันวาคม 2014 ซึ่ง 61% ของพนักงานกล่าวว่าอีเมลนั้น “สำคัญมาก” ต่อการทำงานของพวกเขา ที่น่าสนใจคือ มีเพียง 54% เท่านั้นที่ระบุว่าอินเทอร์เน็ต “สำคัญมาก” ต่องานของพวกเขา

อีเมลและผลผลิต

การวิจัยของ Pew ยังเปิดเผยข้อมูลที่คาดไม่ถึงอีกชิ้นหนึ่งด้วย แม้จะมีปัญหาทั้งหมดเกี่ยวกับอีเมลในที่ทำงาน – ความเครียดจากกล่องจดหมายล้น สแปม และความปวดร้าวของการสนทนาเป็นชุดๆ – พนักงานรายงานว่าอีเมลยังคงมีส่วนช่วยในการทำงาน Pew รายงานว่า “ผู้ใหญ่ที่ทำงานออนไลน์เพียง 7% รู้สึกว่าประสิทธิภาพการทำงานลดลงเนื่องจากอินเทอร์เน็ต อีเมล และโทรศัพท์มือถือ ขณะที่ 46% รู้สึกว่ามีประสิทธิภาพมากขึ้น”

เราล้อเล่นหรือนี่ถูกต้อง?

อาจขึ้นอยู่กับวิธีที่เราเปรียบเทียบผลผลิตของเรา แม้จะมีข้อเสียทั้งหมดของอีเมล แต่ถ้าเราต้องกลับไปใช้โทรศัพท์ พิมพ์บันทึกช่วยจำ และจดหมายหอยทากล่ะ? เราจะต้องทำงานดึกแค่ไหนเพื่อรักษาผลลัพธ์ปัจจุบันโดยใช้เครื่องมือเหล่านั้น เราจะกลับบ้านเลยไหม?

การจัดการกล่องจดหมายที่ดีขึ้นสามารถประหยัดเวลาได้ถึงแปดชั่วโมงต่อสัปดาห์

แม้ว่าสถิติของ McKinsey เกี่ยวกับการใช้เวลา 28% ไปกับอีเมลนั้นค่อนข้างน่าหดหู่ใจเล็กน้อย แต่ก็มีแสงสว่างหนึ่งในการศึกษา พวกเขายังบอกด้วยว่าเราสามารถมีเวลาว่างได้เจ็ดถึงแปดชั่วโมงต่อสัปดาห์หากเราจัดการอีเมลของเราได้ดีขึ้น

ตามรายงานของ McKinsey Global Institute “การสื่อสารและการทำงานร่วมกันที่ดีขึ้นผ่านเทคโนโลยีทางสังคมสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานปฏิสัมพันธ์ได้ 20 ถึง 25 เปอร์เซ็นต์”

พวกเขายังสร้างแผนภูมิเพื่ออธิบายสิ่งนี้:

ฉันไม่รู้เกี่ยวกับคุณ แต่ฉันต้องการเวลาแปดชั่วโมงของฉันคืน ฉันต้องการวันว่างของฉัน!

ดังนั้นฉันจึงแสดงเคล็ดลับที่ดีที่สุดในการจัดการอีเมล รวมถึงกลวิธีอื่นๆ ที่ฉันเคยเห็นผู้คนใช้ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ฉันพบและทดสอบเครื่องมือบางอย่าง และแม้แต่ศึกษาปรัชญาการจัดการกล่องจดหมาย ทั้งหมดอยู่ในรายการด้านล่าง

เลือกและเลือกจากรายการนี้ตามที่เห็นสมควร เราทุกคนทำงานในลักษณะที่แตกต่างกันเล็กน้อย แม้ว่าเราจะทำงานเดียวกันก็ตาม ดังนั้นจึงไม่มีทางที่ระบบการจัดการอีเมลของคนๆ หนึ่งจะทำงานเหมือนกันสำหรับคนอื่นๆ แต่องค์ประกอบเหล่านี้มีไว้เพื่อให้คุณลดเวลาในการจัดการกล่องจดหมายของคุณ ด้วยการฝึกฝน บางทีคุณอาจมีเวลาว่างทั้งวันในแต่ละสัปดาห์ สำหรับพวกเราส่วนใหญ่ เวลาว่างไม่กี่ชั่วโมงก็ช่วยได้

1. ลงไปที่ศูนย์

เรามาเริ่มกันที่ทฤษฎีอินบ็อกซ์ คุณเคยได้ยินคำว่า "inbox zero" หรือไม่? เป็นแนวคิดการจัดการอีเมลที่พัฒนาโดย Google ซึ่งคุณจะประมวลผลอีเมลลงในกล่องจดหมายที่ว่างเปล่าทุกวัน เป็นหนึ่งในความคิดที่ต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิงซึ่งมันยังคงอยู่กับคุณ เช่น การทำงานสี่ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ดูการนำเสนอของ Google เกี่ยวกับกล่องจดหมายเป็นศูนย์เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม

นี่คือเป้าหมายของเรา กล่องจดหมายว่างเปล่าที่มีอีเมลทุกฉบับตอบกลับ ยื่น ลบ เก็บถาวร หรือกำหนดเวลาให้จัดการในภายหลัง ฉันไม่แน่ใจว่ามันเป็นเรื่องจริงที่จะบรรลุกล่องจดหมายเป็นศูนย์ทุกวัน แต่การได้เห็นกล่องจดหมายว่างเปล่าแม้แต่สัปดาห์ละครั้งก็ถือเป็นชัยชนะครั้งใหญ่

2. เช็คอีเมลให้น้อยลง (ถ้าทำได้)

ผู้เชี่ยวชาญด้านประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงานหลายคนแนะนำให้ตรวจสอบอีเมลเพียงสามครั้งต่อวัน บ่อยครั้งที่พวกเขาจะเสริมว่าไม่มีใครเคยบ่นเพราะพวกเขาไม่ตอบสนองเร็วพอ ฉันคิดว่าแนวคิดนี้ดีมาก แต่ฉันไม่เคยทำงานในสำนักงานที่จะได้ผล บางทีทิปนี้อาจเหมาะกับผู้บริหารหรือเจ้าหน้าที่อาวุโสมากกว่า

หากคุณทำงานในสำนักงานที่คุณสามารถเช็คอีเมลได้สามครั้งต่อวันและไม่ถูกไล่ออก (หรือไม่ถูกย้ายไปอยู่ในรายชื่อคนขี้เกียจ ซึ่งนำไปสู่การถูกไล่ออก) ให้ลองใช้กฎสามครั้งต่อวัน

บางทีคุณอาจแก้ไขเคล็ดลับนี้เพื่อให้คุณตรวจสอบอีเมลทุก ๆ สองชั่วโมงหรือมากกว่านั้น เว้นแต่คุณจะมีหัวหน้าหรือเพื่อนร่วมงานที่พิมพ์อีเมล คลิกส่ง จากนั้นเริ่มเดินไปที่โต๊ะทำงานของคุณเพื่อรับคำตอบสำหรับอีเมลของพวกเขา คุณอาจเลิกเช็คอีเมลเพียงชั่วโมงละครั้ง

3. ลดความยุ่งเหยิงให้เหลือน้อยที่สุด

มีเคล็ดลับที่ผู้จัดงานมืออาชีพใช้กับอีเมลโดยตรง ก่อนที่พวกเขาจะรู้ว่าทุกอย่างควรไปอยู่ที่ใดในตู้เสื้อผ้าหรือโรงรถ พวกเขาลดปริมาณสิ่งของที่ต้องจัดการ

ในกล่องจดหมายของคุณ นั่นหมายถึงการยกเลิกการสมัครจากรายชื่ออีเมลทุกรายการที่คุณทำได้ คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการยกเลิกการสมัครจากรายการที่ไม่จำเป็น 5-10 รายการทุกวัน หรือคุณสามารถใช้เครื่องมือ

Unroll.me เป็นเพียงสิ่งที่ มันทำหน้าที่อย่างสง่างามในการแสดงรายการอีเมลทุกรายการที่คุณใช้งาน จากนั้นให้คุณสามารถยกเลิกการสมัครแต่ละรายการได้ในคลิกเดียว อาจเป็นการโทรปลุกที่แท้จริงเพื่อดูว่าคุณอยู่ในรายชื่อกี่รายการ ฉันสมัครเป็นสมาชิก 714 รายชื่ออีเมล

Unroll.me ค่อนข้างฟรี คุณสามารถใช้งานได้ตราบเท่าที่คุณยินดี "จ่าย" ให้พวกเขาด้วยการกดไลค์หรือทวีต หากคุณสามารถใช้มันเพื่อยกเลิกการสมัครจากรายการอีเมลที่คุณสมัครรับข้อมูลได้ 20% คุณก็จะได้รับเวลาว่างมากขึ้น

4. เก็บถาวรบางข้อความโดยอัตโนมัติ

ไม่ว่าคุณจะใช้ Gmail หรือ Outlook หรือไคลเอนต์อีเมลอื่น ๆ มีวิธีระบุและเก็บถาวรอีเมลจากผู้ส่งที่ระบุ คุณสามารถเพิ่มตัวเลือกในการบันทึกอีเมลลงในโฟลเดอร์ที่คุณระบุได้เช่นกัน สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับการสมัครรับข้อมูลทางอีเมลที่คุณยังไม่สามารถยกเลิกการสมัครได้ แต่คุณไม่ต้องการให้กล่องจดหมายของคุณอุดตัน

ใช้เทคนิคนี้ด้วยความระมัดระวังหากคุณเก็บถาวรอีเมลจากผู้อื่นโดยอัตโนมัติ อย่าละเมิดมัน เมื่อไม่กี่ปีก่อน ฉันมีลูกค้ารายหนึ่งที่เก็บถาวรอีเมลทั้งหมดของฉันโดยอัตโนมัติและตรวจทานอีเมลเหล่านั้นเพียงสัปดาห์ละครั้งเท่านั้น มันช่วยเขาได้บ้าง แต่สองครั้งที่เขาพลาดอีเมลจากฉันซึ่งเขาจำเป็นต้องตอบกลับทันที นอกจากนี้ เมื่อฉันพบว่าเขา "จัดการ" ฉันอย่างไร มันทำให้ความคิดเห็นของฉันที่มีต่อเขาแย่ลง การเก็บถาวรอีเมลของผู้คนโดยอัตโนมัติอาจเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการประหยัดเวลา แต่คุณสามารถสร้างความรู้สึกที่ไม่ดีได้

หากคุณแก้ไขเทคนิคนี้เพื่อตรวจสอบอีเมลที่เก็บถาวรในตอนท้ายของแต่ละวัน คุณอาจใช้วิธีนี้ได้โดยไม่เสียหายมากเกินไป มันจะทำให้กล่องจดหมายของคุณสะอาด คุณยังคงเสี่ยงที่จะระเบิดหากมีคนต้องการคำตอบทันทีเกี่ยวกับเรื่องเร่งด่วน แน่นอน หากกล่องจดหมายของคุณเต็มไปด้วยอีเมลที่ยังไม่ได้ประมวลผลหลายพันฉบับ นั่นอาจทำให้คุณพลาดข้อความเร่งด่วนไปด้วย

5. ทำสิ่งที่คุณทำได้โดยอัตโนมัติ

ฉันทราบดีว่านี่เป็นเพียงบล็อกโพสต์เกี่ยวกับการจัดการอีเมลของคุณ แต่ก็ ไม่ได้ เป็นการกล่าวเกินจริงหากจะบอกว่าเครื่องมือทั้งสองที่ฉันกำลังจะบอกคุณนี้อาจเปลี่ยนชีวิตคุณได้

Zapier และ IFTTT เป็นเครื่องมืออัตโนมัติราคาย่อมเยาสองตัวที่ให้คุณสามารถทำสิ่งต่างๆ ที่พวกเราส่วนใหญ่คิดว่าจะทำได้ด้วยทีมนักพัฒนาซอฟต์แวร์เท่านั้น หากคุณมีเวลาว่างหนึ่งชั่วโมง (หลังจากที่คุณทำความสะอาดกล่องจดหมายของคุณแล้ว) มันอาจจะคุ้มค่ากับเวลาของคุณที่จะเล่นกับอัญมณีเหล่านี้

ต่อไปนี้เป็นเพียงบางส่วนที่ Zapier สามารถทำให้คุณโดยอัตโนมัติได้:

• บันทึกอีเมลบางฉบับไปยัง Evernote สำหรับคุณ
• เก็บไฟล์แนบจากอีเมลทุกฉบับที่คุณส่งหรือรับใน Gmail
• ส่งอีเมลแจ้งเตือนให้คุณทำบางสิ่งทุกสัปดาห์

และ IFTTT สามารถ:

• ส่งอีเมลถึงคุณหากหุ้นบางตัวลดลงต่ำกว่าราคาที่กำหนด
• เปิดเสียงเรียกเข้าของโทรศัพท์ที่สูญหายทางอีเมล
• ให้คุณส่งสำเนาถึงตัวคุณเองในอีเมลยืนยันแบบฟอร์มทุกฉบับที่ส่งจากเว็บไซต์ของคุณ จากนั้นเก็บแบบฟอร์มเหล่านั้นไว้ในโฟลเดอร์ในกล่องจดหมายของคุณ
• สร้างการช่วยเตือนให้คุณจัดการบางอย่างโดยอัตโนมัติหากคุณติดดาวอีเมลใน Gmail

โอเค บางทีพวกเขาอาจจะไม่เปลี่ยนชีวิตคุณเหมือนตอนที่คุณแต่งงาน มีลูก หรือถูกล็อตเตอรี่ แต่เชื่อฉันเถอะ พวกเขาจะเปลี่ยนชีวิตคุณ

6. เลื่อนอีเมลออกไปจนกว่าจะถึงวันที่กำหนด

SaneBox, Right Inbox และเครื่องมือจัดการอีเมลอื่น ๆ อีกมากมายให้คุณทำเครื่องหมายอีเมล จากนั้นกำหนดเวลาในการจัดการในภายหลัง หากคุณถึงกำหนดเวลาและต้องมีกล่องจดหมายที่สามารถจัดการได้ สิ่งนี้สามารถช่วยชีวิตได้

ต้องการส่งอีเมลเดียวกันทุกวัน สัปดาห์ หรือเดือนหรือไม่

Right Inbox, Zapier และเครื่องมือการจัดการกล่องจดหมายเข้าของอีเมลอื่นๆ ช่วยให้คุณส่งอีเมลเตือนความจำหรืออีเมลประเภทอื่นๆ ไปยังรายชื่อบุคคลตามเวลาที่กำหนด

ต้องการการแจ้งเตือนหากมีคนไม่ตอบกลับอีเมลของคุณภายในกรอบเวลาที่กำหนดหรือไม่

SaneBox และเครื่องมืออื่นๆ มีคุณลักษณะที่คุณสามารถสร้างการแจ้งเตือนติดตามผลได้หากมีคนไม่ตอบกลับคุณ คุณยังสามารถส่งการเตือนถึงตัวคุณเอง

7. กำหนดเวลาที่จะส่งอีเมล

คุณทำงานดึกไหม ขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมบริษัทของคุณ การส่งอีเมลตอนตี 2 เป็นเรื่องดีหรือไม่ดี Inbox จะช่วยให้คุณกำหนดเวลาส่งอีเมลได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการ ดังนั้นหากคุณกำลังเผาน้ำมันยามเที่ยงคืน ก็ไม่จำเป็นต้องมีใครเป็น ฉลาดขึ้น คุณสามารถกำหนดเวลาได้ถึงสิบอีเมลต่อเดือนในแผนบริการฟรี หลังจากนั้นคือ $5.95 ต่อเดือน

8. สร้างโฟลเดอร์ “อ่านภายหลัง”

สิ่งที่เข้ามาในกล่องจดหมายของเราส่วนใหญ่คือเอกสารสำหรับอ่าน รายงาน การศึกษา และเอกสารอื่นๆ การมีโฟลเดอร์สำหรับอ่านหนังสือหรือแม้แต่โฟลเดอร์สำหรับอ่านหนังสือสัก 2-3 โฟลเดอร์สามารถช่วยในเรื่องนี้ได้ นอกจากนี้ยังมีเครื่องมือเช่น Pocket ที่ทำขึ้นเพื่อจับเนื้อหาการอ่านได้อย่างง่ายดาย

Feedly เป็นอีกตัวอย่างคลาสสิกของสิ่งนี้ และอีกวิธีในการลดความล้นกล่องจดหมาย หากคุณสมัครรับข้อมูลบล็อกจำนวนมากเพราะต้องการติดตามเนื้อหาใหม่ๆ ให้พิจารณาเปลี่ยนไปใช้ฟีด RSS จากนั้นใช้ Feedly หรือเครื่องมือ RSS อื่นเพื่อติดตามสิ่งที่พวกเขาเผยแพร่ คุณจะยังเข้าถึงโพสต์ทั้งหมดของพวกเขาได้ แต่คุณไม่จำเป็นต้องค้นหาในกล่องจดหมายของคุณ

9. ใช้ Inbox โดย Gmail

อาจไม่ปฏิวัติอย่างสมบูรณ์อย่างที่บางคนคิดไว้ แต่ Inbox by Gmail มีคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมอย่างหนึ่ง: มันจะแสดงอีเมลใหม่จากบุคคลสำคัญบนโทรศัพท์มือถือของคุณในรูปแบบที่คล้ายกับที่คุณเห็นข้อความใหม่บน โทรศัพท์ของคุณ. คุณไม่จำเป็นต้องตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณ คุณจะเห็นอีเมลใหม่และประโยคแรกหรือมากกว่านั้นของการตอบกลับโดยไม่ต้องเปิดโทรศัพท์ด้วยซ้ำ

คุณยังสามารถตั้งค่าให้ Inbox by Gmail ส่งเสียงหรือส่งเสียงรบกวนเมื่อได้รับอีเมลใหม่จากผู้อื่น แอปนี้ค่อนข้างฉลาดในการค้นหาว่าอีเมลใดสมควรได้รับความสนใจเป็นพิเศษ หากคุณเชื่อใจมากพอ อาจช่วยลดความถี่ในการรับโทรศัพท์ระหว่างมื้อค่ำได้

เท่านี้คุณก็จะได้ - กลับไปใช้ชีวิตทั้งวัน หากคุณมีเคล็ดลับการจัดการอีเมลที่ไม่ได้ระบุไว้ที่นี่ โปรดแจ้งให้เราทราบในความคิดเห็น

ต้องการวิธีเพิ่มเติมในการเพิ่มผลผลิตของคุณหรือไม่? ดูการสาธิตตามความต้องการของเราเพื่อเรียนรู้ว่า Act-On สามารถช่วยให้คุณลดความซับซ้อนของความวุ่นวายและทำให้งานที่กินเวลาของคุณเป็นไปโดยอัตโนมัติได้อย่างไร