Suggerimenti per la produttività: 9 strumenti per domare la tua casella di posta

Dedichiamo un'enorme quantità di tempo alla gestione delle nostre caselle di posta: il 28% del nostro tempo ogni settimana, in realtà. Questo è secondo un rapporto del McKinsey Global Institute. Stimano che 13 ore del nostro tempo ogni settimana siano dedicate alla lettura, all'organizzazione e alla risposta alle e-mail. E questo è solo per lavoro.

Anche l'e-mail ci costa più del tempo. Secondo Tom Pisello, alias The ROI Guy, il sovraccarico di posta elettronica costa alle organizzazioni circa $ 5.000 per utente in perdita di produttività ogni anno.

Quante email?

I costi elevati e le lunghe ore trascorse con la posta elettronica non sono sorprendenti se si considera quante email gestiamo. Secondo Radicati Group, l'impiegato medio riceve circa 78 email al giorno. Ne mandano circa 37 al giorno. Anche questa è una delle stime più basse. Marsha Egan, autrice di Inbox Detox and the Habit of Email Excellence, afferma che il lavoratore medio riceve da 100 a 200 e-mail al giorno.

Forse Radicati contava solo le mail inviate e ricevute in orario d'ufficio. Perché non gestiamo solo le nostre caselle di posta in ufficio. Grazie ai dispositivi mobili e a una cultura del lavoro in evoluzione, la maggior parte di noi è praticamente sempre disponibile. Secondo uno studio di Good Technology:

• Il 40% di noi continua a inviare, leggere e rispondere alle e-mail di lavoro dopo le 22:00.
• Il 50% di noi controlla la posta di lavoro mentre è ancora a letto
• Il 69% di noi non andrà a dormire senza controllare la posta di lavoro
• Il 57% di noi controlla le e-mail di lavoro durante le gite in famiglia
• Il 38% di noi controlla regolarmente le e-mail di lavoro mentre è a tavola

Qualcuno di questi comportamenti suona familiare? Ora sai che non sei solo. Ma cosa puoi fare al riguardo? Diamo un'occhiata ad alcune strategie per aiutarti a domare la tua casella di posta e riprenderti la tua giornata e la tua vita.

La posta elettronica è essenziale

Ecco il punto: non possiamo svolgere il nostro lavoro senza e-mail. L'accesso alla posta elettronica è essenziale per i lavoratori moderni. È ancora più essenziale dell'accesso a Internet. Questo secondo un sondaggio del Pew Research Center del dicembre 2014, in cui il 61% dei lavoratori ha dichiarato che la posta elettronica è "molto importante" per svolgere il proprio lavoro. È interessante notare che solo il 54% ha definito Internet "molto importante" per il proprio lavoro.

E-mail e produttività

La ricerca di Pew ha anche rivelato un'altra informazione inaspettata. Nonostante tutti i problemi con la posta elettronica sul posto di lavoro - lo stress da una casella di posta straripante, lo spam e l'agonia delle discussioni in thread - i lavoratori hanno riferito che la posta elettronica contribuisce ancora alla loro produttività. Pew riferisce che "solo il 7% degli adulti che lavorano online ritiene che la propria produttività sia diminuita a causa di Internet, e-mail e telefoni cellulari, mentre il 46% si sente più produttivo".

Ci stiamo prendendo in giro o è corretto?

Forse dipende da come confrontiamo la nostra produttività. Nonostante tutti gli svantaggi della posta elettronica, cosa succederebbe se dovessimo tornare ai telefoni, ai promemoria stampati e alla posta ordinaria? Fino a che punto dovremmo lavorare per mantenere la nostra attuale produzione utilizzando questi strumenti? Torneremmo mai a casa?

Una migliore gestione della posta in arrivo potrebbe far risparmiare fino a otto ore a settimana

Mentre la statistica di McKinsey sul trascorrere il 28% del nostro tempo in posta elettronica era un po' deprimente, c'era una luce brillante nello studio. Dicono anche che potremmo liberare dalle sette alle otto ore alla settimana se gestissimo meglio la nostra posta elettronica.

Secondo quel rapporto del McKinsey Global Institute, "Il miglioramento della comunicazione e della collaborazione attraverso le tecnologie sociali potrebbe aumentare la produttività dei lavoratori dell'interazione dal 20 al 25 percento".

Hanno anche fatto un grafico per illustrare questo:

Non so voi, ma rivoglio indietro le mie otto ore. Voglio il mio giorno libero!

Quindi ho elencato i miei migliori trucchi per gestire la posta elettronica, oltre ad altre tattiche che ho visto utilizzare nel corso degli anni. Ho trovato e testato alcuni strumenti e ho persino approfondito alcune filosofie di gestione della posta in arrivo. È tutto esposto nell'elenco qui sotto.

Scegli e scegli da questo elenco come meglio credi. Facciamo tutti il ​​nostro lavoro in modo leggermente diverso, anche se stiamo facendo lo stesso lavoro. Quindi non è possibile che il sistema di gestione della posta elettronica di una persona funzioni esattamente allo stesso modo per qualcun altro. Ma gli elementi sono qui per te per ridurre il tempo che dedichi alla gestione della tua casella di posta. Con un po' di pratica, forse potresti liberare un'intera giornata ogni settimana. Per la maggior parte di noi, anche poche ore libere aiuterebbero.

1. Scendi a zero

Cominciamo con un po' di teoria della posta in arrivo. Hai mai sentito parlare di “posta zero”? È un concetto di gestione della posta elettronica sviluppato da Google in cui elabori la tua posta in una casella di posta vuota ogni giorno. È una di quelle idee così radicali che rimangono con te, come la settimana lavorativa di quattro ore. Guarda la presentazione di Google sulla Posta in arrivo zero per saperne di più.

Questo è il nostro obiettivo. Una casella di posta vuota, con ogni e-mail a cui è stata data risposta, archiviata, eliminata, archiviata o programmata per essere gestita in un secondo momento. Non sono del tutto sicuro che sia realistico raggiungere la posta in arrivo zero ogni giorno, ma vedere una casella di posta vuota anche una volta alla settimana sarebbe una grande vittoria.

2. Controlla la posta meno spesso (se puoi)

Diversi esperti di produttività in ufficio raccomandano di controllare la posta elettronica solo tre volte al giorno. Spesso aggiungeranno che nessuno si è mai lamentato perché non hanno risposto abbastanza velocemente. Penso che l'idea sia fantastica, ma non ho mai lavorato in un ufficio dove avrebbe funzionato. Forse è la mancia più adatta a dirigenti o personale senior.

Se lavori in un ufficio dove puoi controllare la posta tre volte al giorno e non essere licenziato (o non essere spostato nell'elenco dei fannulloni, il precursore del licenziamento), prova la regola delle tre volte al giorno.

Forse puoi anche modificare questo trucco in modo da controllare la tua posta una volta ogni due ore, o giù di lì. A meno che tu non abbia un capo o un collega che digita un'e-mail, fa clic su Invia e poi si avvicina alla tua scrivania per ottenere la tua risposta alla loro e-mail, probabilmente potresti smettere di controllare la tua e-mail solo una volta all'ora.

3. Riduci al minimo il disordine

C'è un trucco che usano gli organizzatori professionisti che si applica direttamente alla posta elettronica. Prima di capire dove dovrebbe andare tutto in un armadio o in un garage, riducono il volume delle cose da gestire.

Nella tua casella di posta, ciò significa annullare l'iscrizione a tutte le mailing list possibili. Puoi iniziare annullando l'iscrizione da cinque a 10 elenchi non necessari ogni giorno. Oppure puoi usare uno strumento.

Unroll.me è la cosa giusta. Fa un lavoro elegante elencando ogni singola lista di posta elettronica in cui ti trovi, quindi ti dà la possibilità di annullare l'iscrizione a ciascuna di esse con un clic. Può essere un vero campanello d'allarme per vedere quante liste sei su. Ero iscritto a 714 mailing list.

Unroll.me è in qualche modo gratuito. Puoi usarlo fintanto che sei disposto a "pagarli" con un mi piace o un tweet. Se puoi usarlo per annullare l'iscrizione anche al 20% delle mailing list a cui sei iscritto, sarai sulla buona strada per liberare un po' di tempo.

4. Archivia automaticamente alcuni messaggi

Sia che utilizzi Gmail o Outlook o qualsiasi altro client di posta elettronica, c'è un modo per identificare e archiviare le email da un mittente specifico. Puoi anche aggiungere un'opzione per salvare le e-mail in una cartella specificata. Questo può essere utile per gli abbonamenti e-mail da cui non puoi ancora annullare l'iscrizione, ma che non vuoi intasare la tua casella di posta.

Usa questa tecnica con cautela se stai archiviando automaticamente le email delle persone. Non abusarne. Qualche anno fa avevo un cliente che archiviava automaticamente tutte le mie e-mail e le rivedeva solo una volta alla settimana. Gli ha risparmiato un po' di tempo, ma per due volte ha perso le mie e-mail a cui aveva davvero bisogno di rispondere immediatamente. Inoltre, quando ho scoperto come mi stava "gestendo", la mia opinione su di lui si è inasprita. L'archiviazione automatica delle e-mail delle persone è probabilmente un modo efficace per risparmiare tempo, ma puoi creare un serio rancore con esso.

Se hai modificato questa tecnica per rivedere le email archiviate alla fine di ogni giornata, probabilmente potresti usarla senza troppi danni. Manterrebbe pulita la tua casella di posta. Rischierai comunque la possibilità di un'esplosione se qualcuno ha bisogno di una risposta immediata su una questione urgente. Naturalmente, se la tua casella di posta è intasata da migliaia di e-mail non elaborate, ciò potrebbe anche farti perdere un messaggio urgente.

5. Automatizza ciò che puoi

Mi rendo conto che questo è solo un post sul blog sulla gestione della tua posta elettronica, ma non è esagerato affermare che i due strumenti di cui sto per parlarti potrebbero cambiarti la vita.

Zapier e IFTTT sono due strumenti di automazione a basso prezzo che ti danno la possibilità di fare cose che la maggior parte di noi pensava potessero essere possibili solo con un team di sviluppatori di software. Se hai un'ora libera (dopo aver ripulito la tua casella di posta), potrebbe valere la pena dedicare del tempo a giocare con una di queste gemme.

Ecco solo alcune delle cose che Zapier può fare automaticamente per te:

• Salva determinate email su Evernote per te
• Archivia gli allegati di ogni email che invii o ricevi in ​​Gmail
• Inviarti un promemoria via e-mail settimanale per fare qualcosa

E IFTTT può:

• Inviarti un'e-mail se un determinato titolo scende al di sotto di un determinato prezzo
• Attiva la suoneria di un telefono smarrito tramite e-mail
• Lasciati CC su ogni email di conferma del modulo inviata dal tuo sito Web, quindi archivia i moduli in una cartella nella tua casella di posta
• Crea automaticamente un promemoria per occuparti di qualcosa se aggiungi un'email a Speciali in Gmail

Ok, quindi forse non ti cambieranno la vita come quando ti sei sposato, hai avuto figli o hai vinto alla lotteria, ma fidati di me, ti cambieranno comunque la vita.

6. Rinvia le e-mail a una data successiva

SaneBox, Right Inbox e molti altri strumenti di gestione della posta elettronica ti consentono di contrassegnare un'e-mail, quindi programmare un momento successivo per gestirla. Se hai una scadenza e devi avere una casella di posta gestibile, questo può essere un vero toccasana.

Vuoi inviare la stessa email ogni giorno, settimana o mese?

Right Inbox, Zapier e molti altri strumenti di gestione della posta in arrivo ti consentono di inviare e-mail di promemoria o qualsiasi altro tipo di e-mail a un elenco di persone in orari specifici e programmati.

Vuoi un promemoria se qualcuno non ha risposto alla tua email entro un periodo di tempo specifico?

SaneBox e altri strumenti hanno una funzione in cui puoi creare un promemoria di follow-up se qualcuno non ti ha risposto. Puoi anche inviare promemoria a te stesso.

7. Pianifica quando inviare un'e-mail

Lavori fino a tardi? A seconda della cultura della tua azienda, è bello o meno inviare e-mail alle 2 del mattino Right Inbox ti consentirà di programmare l'invio delle tue e-mail quando vuoi, quindi se stai bruciando l'olio di mezzanotte, nessuno deve essere il più saggio. Puoi programmare fino a dieci email al mese con il piano gratuito. Dopodiché, sono $ 5,95 al mese.

8. Creare una cartella "leggi più tardi".

Gran parte di ciò che arriva nelle nostre caselle di posta è materiale di lettura: relazioni, studi e altri documenti. Avere una cartella di lettura, o anche un paio di cartelle di lettura, può aiutare in questo. Esistono anche strumenti come Pocket creati per acquisire facilmente materiale di lettura.

Feedly è un altro classico esempio di questo e un altro modo per ridurre l'eccesso di posta in arrivo. Se ti sei iscritto a dozzine di blog perché vuoi rimanere aggiornato sui nuovi contenuti, valuta la possibilità di passare ai loro feed RSS. Quindi usa Feedly o un altro strumento RSS come un modo per rimanere aggiornato su ciò che pubblicano. Avrai comunque accesso a tutti i loro post, ma non dovrai cercare nella posta in arrivo per trovarli.

9. Usa Posta in arrivo di Gmail

Potrebbe non essere così completamente rivoluzionario come alcuni hanno immaginato, ma Inbox di Gmail ha una caratteristica eccellente: mostrerà nuove e-mail da persone importanti sul tuo cellulare in un formato simile a come vedi i nuovi messaggi di testo su il tuo telefono. Non dovrai controllare la posta in arrivo: vedrai la nuova e-mail e la prima frase della risposta senza nemmeno accendere il telefono.

Puoi anche impostare Inbox by Gmail in modo che suoni o emetta qualsiasi rumore tu voglia quando ricevi una nuova email da qualcuno. L'app è abbastanza intelligente nel capire quali e-mail meritano questa attenzione speciale. Se ti fidi abbastanza, potrebbe aiutarti a ridurre la frequenza con cui rispondi al telefono durante la cena.

Quindi ecco qua: un giorno intero della tua vita indietro. Se hai un suggerimento per la gestione della posta elettronica che non è incluso qui, faccelo sapere nei commenti.

Vuoi ancora più modi per aumentare la tua produttività? Dai un'occhiata alla nostra demo su richiesta per scoprire come Act-On può aiutarti a semplificare il caos e automatizzare le attività che richiedono tempo.