생산성 팁: 받은 편지함을 관리하는 9가지 도구

우리는 받은 편지함을 관리하는 데 엄청난 시간을 소비합니다. 실제로 매주 시간의 28%를 사용합니다. 이는 McKinsey Global Institute의 보고서에 따른 것입니다. 그들은 매주 13시간의 시간을 이메일을 읽고 정리하고 답장하는 데 사용한다고 추정합니다. 그리고 그것은 단지 일을 위한 것입니다.

이메일도 시간보다 더 많은 비용이 듭니다. The ROI Guy로 알려진 Tom Pisello에 따르면 이메일 과부하로 인해 조직은 매년 사용자당 약 5,000달러의 생산성 손실을 입게 됩니다.

얼마나 많은 이메일?

우리가 관리하는 이메일 수를 고려할 때 이메일에 소요되는 높은 비용과 긴 시간은 놀라운 일이 아닙니다. Radicati Group에 따르면 평균적인 회사원은 하루에 약 78개의 이메일을 받습니다. 하루에 약 37개를 보냅니다. 그것도 낮은 추정치 중 하나입니다. Inbox Detox and the Habit of Email Excellence의 저자인 Marsha Egan은 평균적인 직원이 하루에 100~200개의 이메일을 받는다고 말합니다 .

아마도 Radicati는 근무 시간 동안 보내고 받은 이메일을 세고 있었을 것입니다. 사무실에서 받은 편지함만 관리하는 것이 아니기 때문입니다. 모바일 장치와 변화하는 업무 문화 덕분에 우리 대부분은 거의 항상 통화 중입니다. Good Technology의 연구에 따르면:

• 우리 중 40%는 여전히 오후 10시 이후에도 업무용 이메일을 보내고 읽고 응답합니다.
• 우리 중 50%는 침대에 누워 있을 때 업무용 이메일을 확인합니다.
• 우리 중 69%는 업무용 이메일을 확인하지 않고는 잠들지 않습니다
• 57%는 가족 외출 시 업무용 이메일을 확인합니다.
• 우리 중 38%는 저녁 식사 중에 일상적으로 업무용 이메일을 확인합니다.

이 동작이 친숙하게 들리나요? 이제 당신은 혼자가 아니라는 것을 압니다. 그러나 그것에 대해 무엇을 할 수 있습니까? 받은 편지함을 관리하고 일상과 삶을 되찾는 데 도움이 되는 몇 가지 전략을 살펴보겠습니다.

이메일은 필수입니다

문제는 다음과 같습니다. 이메일 없이는 업무를 수행할 수 없습니다. 이메일에 대한 액세스는 현대 근로자에게 필수적입니다. 인터넷 액세스보다 훨씬 더 중요합니다. 이는 2014년 12월 Pew Research Center 설문조사에 따르면 근로자의 61%가 이메일이 업무 수행에 "매우 중요하다"고 말했습니다. 흥미롭게도 응답자의 54%만이 자신의 업무에서 인터넷을 "매우 중요"하다고 답했습니다.

이메일 및 생산성

Pew의 연구는 또 다른 예상치 못한 정보를 공개했습니다. 넘쳐나는 받은 편지함으로 인한 스트레스, 스팸, 스레드 토론의 고뇌 등 직장 내 이메일의 모든 문제에도 불구하고 직원들은 이메일이 여전히 생산성에 기여한다고 보고했습니다. Pew는 "온라인에서 일하는 성인의 7%만이 인터넷, 이메일, 휴대폰 때문에 생산성이 떨어졌다고 느끼고 46%는 더 생산적이라고 느낍니다."라고 보고합니다.

우리는 농담을 하고 있습니까, 아니면 이것이 정확합니까?

생산성을 비교하는 방법에 따라 달라질 수 있습니다. 이메일의 모든 단점에도 불구하고 전화, 인쇄된 메모, 일반 우편으로 돌아가야 한다면 어떨까요? 이러한 도구를 사용하여 현재 출력을 유지하려면 얼마나 늦게 작업해야 합니까? 우리가 집에 갈 수 있을까요?

받은 편지함 관리를 개선하면 주당 최대 8시간을 절약할 수 있습니다.

우리 시간의 28%를 이메일에 소비한다는 McKinsey 통계는 약간 우울했지만 연구에는 한 가지 빛나는 빛이 있었습니다. 그들은 또한 우리가 이메일을 더 잘 관리한다면 매주 7~8시간을 확보할 수 있다고 말합니다.

McKinsey Global Institute 보고서에 따르면 "소셜 기술을 통한 개선된 커뮤니케이션 및 협업은 상호 작용 작업자의 생산성을 20~25%까지 높일 수 있습니다."

그들은 심지어 이것을 설명하기 위해 차트를 만들었습니다.

나는 당신에 대해 모르지만 내 여덟 시간을 되찾고 싶습니다. 나는 나의 자유로운 날을 원한다!

그래서 나는 이메일 관리를 위한 나만의 최고의 요령과 수년 동안 사람들이 사용하는 것을 본 다른 전술을 나열했습니다. 몇 가지 도구를 찾아 테스트했으며 일부 받은 편지함 관리 철학에 대해서도 탐구했습니다. 아래 목록에 모두 정리되어 있습니다.

적합하다고 생각되는 대로 이 목록에서 선택하고 선택하십시오. 우리 모두는 같은 일을 하고 있어도 조금씩 다른 방식으로 일을 합니다. 따라서 한 사람의 이메일 관리 시스템이 다른 사람에게 정확히 동일하게 작동하는 방법은 없습니다. 그러나 받은 편지함을 관리하는 데 소요되는 시간을 줄일 수 있는 요소가 여기에 있습니다. 약간의 연습을 통해 매주 하루 종일 여유를 가질 수 있습니다. 우리 대부분에게는 몇 시간의 자유 시간이라도 도움이 될 것입니다.

1. 0으로 낮추기

받은 편지함 이론부터 시작하겠습니다. "받은 편지함 제로"에 대해 들어 본 적이 있습니까? 매일 빈 받은편지함으로 이메일을 처리하는 Google에서 개발한 이메일 관리 개념입니다. 주당 4시간 근무와 같이 너무 급진적이어서 마음에 남아 있는 아이디어 중 하나입니다. 자세한 내용은 Inbox Zero에 대한 Google 프레젠테이션을 시청하세요.

이것이 우리의 목표입니다. 모든 이메일이 응답, 보관, 삭제, 보관 또는 나중에 처리되도록 예약된 빈 받은 편지함. 매일 받은 편지함을 0으로 달성하는 것이 현실적이라고 확신할 수는 없지만 일주일에 한 번이라도 빈 받은 편지함을 보는 것이 큰 승리가 될 것입니다.

2. 이메일 확인 횟수 줄이기(가능한 경우)

여러 사무 생산성 전문가는 하루에 세 번만 이메일을 확인하도록 권장합니다. 종종 그들은 충분히 빨리 응답하지 않았기 때문에 아무도 불평하지 않았다고 덧붙일 것입니다. 나는 이것에 대한 아이디어가 훌륭하다고 생각하지만 이것이 작동하는 사무실에서 일한 적이 없습니다. 임원이나 고위 직원에게 더 적합한 팁일 수도 있습니다.

하루에 세 번 이메일을 확인할 수 있고 해고되지 않는(또는 해고의 전조인 게으름뱅이 목록에 올라가지 않는) 사무실에서 일한다면 하루 세 번 규칙을 적용해 보세요.

이 방법을 수정하여 2시간에 한 번씩 이메일을 확인하도록 할 수도 있습니다. 이메일을 입력하고 보내기를 클릭한 다음 이메일에 대한 답을 얻기 위해 책상으로 걸어가기 시작하는 상사나 동료가 없다면 한 시간에 한 번만 이메일을 확인할 수 있을 것입니다.

3. 혼란을 최소화

이메일에 직접 적용되는 전문 주최자가 사용하는 트릭이 있습니다. 옷장이나 차고에서 물건을 어디에 넣어야 하는지 파악하기 전에 관리해야 할 물건의 양을 줄입니다.

받은 편지함에서 이는 가능한 모든 이메일 목록에서 구독을 취소하는 것을 의미합니다. 매일 5개에서 10개의 불필요한 목록을 구독 취소하는 것으로 시작할 수 있습니다. 또는 도구를 사용할 수 있습니다.

Unroll.me가 바로 그것입니다. 그것은 당신이 있는 모든 단일 이메일 목록을 나열하는 우아한 작업을 수행한 다음 한 번의 클릭으로 각 이메일 목록을 구독 취소할 수 있는 기능을 제공합니다. 얼마나 많은 목록에 있는지 확인하는 것은 진정한 모닝콜이 될 수 있습니다. 714개의 이메일 목록을 구독했습니다.

Unroll.me는 다소 무료입니다. 좋아요 또는 트윗으로 "지불"할 의향이 있는 한 사용할 수 있습니다. 구독하고 있는 이메일 목록의 20%에서도 구독을 취소하는 데 사용할 수 있다면 시간을 좀 더 확보할 수 있습니다.

4. 일부 메시지를 자동으로 보관

Gmail, Outlook 또는 기타 이메일 클라이언트를 사용하는 경우 특정 발신자의 이메일을 식별하고 보관할 수 있는 방법이 있습니다. 지정한 폴더에 이메일을 저장하는 옵션도 추가할 수 있습니다. 이는 아직 구독을 취소할 수 없지만 받은 편지함이 꽉 차는 것을 원하지 않는 이메일 구독에 유용할 수 있습니다.

사람들이 보낸 이메일을 자동 보관처리하는 경우 이 기술을 주의해서 사용하세요. 그것을 남용하지 마십시오. 몇 년 전에 내 모든 이메일을 자동으로 보관하고 일주일에 한 번만 검토하는 고객이 있었습니다. 덕분에 시간을 절약할 수 있었지만 두 번이나 즉시 응답해야 하는 이메일을 놓쳤습니다. 또한 그가 나를 "관리"하는 방법을 알게되었을 때 그에 대한 내 의견이 좋지 않았습니다. 사람들의 이메일을 자동으로 보관하는 것은 시간을 절약하는 효과적인 방법일 수 있지만 이로 인해 심각한 악의가 생길 수 있습니다.

하루가 끝날 때 보관된 이메일을 검토하도록 이 기술을 수정했다면 큰 피해 없이 이 방법을 사용할 수 있을 것입니다. 받은 편지함을 깨끗하게 유지합니다. 누군가 긴급한 문제에 대해 즉각적인 답변을 필요로 하는 경우 여전히 폭발의 위험이 있습니다. 물론 받은 편지함이 처리되지 않은 수천 개의 이메일로 가득 찬 경우 긴급 메시지를 놓칠 수도 있습니다.

5. 자동화할 수 있는 것

저는 이것이 이메일 관리에 대한 블로그 게시물일 뿐이라는 것을 알고 있지만 제가 말씀드리려는 두 가지 도구가 여러분의 삶을 바꿀 수 있다고 해도 과언이 아닙니다 .

Zapier와 IFTTT는 우리 대부분이 소프트웨어 개발자 팀을 통해서만 가능하다고 생각했던 작업을 수행할 수 있는 두 가지 저렴한 자동화 도구입니다. 받은 편지함을 정리한 후 여유 시간이 있다면 이 보석 중 하나를 가지고 놀아 보는 것이 좋습니다.

다음은 Zapier가 자동으로 수행할 수 있는 몇 가지 작업입니다.

• 특정 이메일을 Evernote에 저장
• Gmail에서 보내거나 받는 모든 이메일의 첨부파일 보관
• 할 일을 알려주는 주간 이메일 알림 보내기

그리고 IFTTT는 다음을 수행할 수 있습니다.

• 특정 주식이 특정 가격 아래로 떨어지면 이메일을 보냅니다.
• 이메일을 통해 분실폰의 벨소리 켜기
• 웹사이트에서 보낸 모든 양식 확인 이메일에 자신을 참조하도록 한 다음 해당 양식을 받은 편지함의 폴더에 보관하십시오.
• Gmail에서 이메일에 별표를 표시하면 주의할 사항에 대한 알림을 자동으로 생성합니다.

좋아요, 그래서 아마도 당신이 결혼하거나, 아이를 낳거나, 복권에 당첨되었을 때처럼 당신의 삶을 바꾸지는 않을 것입니다. 하지만 저를 믿으세요. 그럼에도 불구하고 그들은 당신의 삶을 바꿀 것입니다.

6. 나중까지 이메일 연기

SaneBox, Right Inbox 및 기타 여러 이메일 관리 도구를 사용하면 이메일을 표시한 다음 나중에 처리할 시간을 예약할 수 있습니다. 마감 시간이 촉박하고 관리 가능한 받은 편지함이 있어야 한다면 이것이 생명의 은인이 될 수 있습니다.

매일, 매주 또는 매월 동일한 이메일을 보내고 싶습니까?

Right Inbox, Zapier 및 기타 여러 이메일 받은 편지함 관리 도구를 사용하면 미리 알림 이메일 또는 다른 종류의 이메일을 특정 예약 시간에 사람들 목록에 보낼 수 있습니다.

누군가가 특정 시간 내에 귀하의 이메일에 답장하지 않은 경우 알림을 원하십니까?

SaneBox 및 기타 도구에는 누군가 회신하지 않은 경우 후속 알림을 생성할 수 있는 기능이 있습니다. 자신에게 미리 알림을 보낼 수도 있습니다.

7. 이메일을 보낼 시간 예약

당신은 늦게 일합니까? 회사 문화에 따라 오전 2시에 이메일을 보내는 것이 좋을 수도 있고 좋지 않을 수도 있습니다. Right Inbox를 사용하면 원하는 시간에 이메일을 보내도록 예약할 수 있습니다. 더 현명하다. 무료 요금제로 한 달에 최대 10개의 이메일을 예약할 수 있습니다. 그 이후에는 한 달에 $5.95입니다.

8. "나중에 읽기" 폴더 만들기

받은 편지함에 들어오는 대부분의 자료는 보고서, 연구 및 기타 문서입니다. 읽기 폴더 또는 두 개의 읽기 폴더가 있으면 도움이 될 수 있습니다. 읽기 자료를 쉽게 캡처하도록 만들어진 Pocket과 같은 도구도 있습니다.

Feedly는 이것의 또 다른 전형적인 예이며 받은 편지함 과잉을 줄이는 또 다른 방법입니다. 새로운 콘텐츠를 파악하기 위해 수십 개의 블로그를 구독하고 있다면 해당 블로그의 RSS 피드로 전환하는 것이 좋습니다. 그런 다음 Feedly 또는 다른 RSS 도구를 사용하여 게시한 내용을 최신 상태로 유지하세요. 여전히 모든 게시물에 액세스할 수 있지만 게시물을 찾기 위해 받은 편지함을 정렬할 필요가 없습니다.

9. Inbox by Gmail 사용

일부 사람들이 생각하는 것만큼 완전히 혁신적이지는 않을 수도 있지만 Inbox by Gmail에는 한 가지 뛰어난 기능이 있습니다. 너의 폰. 받은 편지함을 확인할 필요가 없습니다. 휴대폰을 켜지 않고도 새 이메일과 답장의 첫 문장 정도를 볼 수 있습니다.

Inbox by Gmail을 설정하여 다른 사람으로부터 새 이메일을 받았을 때 차임벨을 울리거나 원하는 소리를 낼 수도 있습니다. 이 앱은 어떤 이메일이 특별히 주의를 기울여야 하는지 알아내는 데 매우 영리합니다. 충분히 신뢰한다면 저녁 식사 중에 전화를 받는 빈도를 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다.

그래서 당신은 그것을 가지고 있습니다 – 당신의 삶의 하루 종일. 여기에 포함되지 않은 이메일 관리 요령이 있다면 댓글로 알려주세요.

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